В MANUAL DE MATRICULACIГ“N SICAU UTEQ Calendario AcadГ©mico de matriculaciГіn Periodo 2014-2015, Segundo Periodo AcadГ©mico MatrГculas Ordinarias 6 al 19 de octubre/2014 20 de octubre al 2 de noviembre/2014 MatrГculas extraordinarias Inicio de clases 20 de octubre/2014 De acuerdo con el art.4 del INSTRUCTIVO DE MATRICULACIГ“N EN LA UTEQ, bajo ninguna circunstancia se permitirГЎ la matriculaciГіn de estudiantes una vez concluidos los plazos establecidos. Cronograma de MatriculaciГіn en el SICAU Para fines administrativos se ha establecido el siguiente cronograma de inscripciones en el SICAU: Fecha Гљltimo dГgito de cГ©dula Cursos Tipo MatrГcula Lunes 6 de octubre/2014 0y1 Todos Ordinarias Martes 7 de octubre /2014 2y3 Todos Ordinarias MiГ©rcoles 8 de octubre /2014 4y5 Todos Ordinarias Jueves 9 de octubre /2014 6y7 Todos Ordinarias Viernes 10 de octubre /2014 8y9 Todos Ordinarias Todos Todos Ordinarias Todos Todos Extraordinarias SГЎbado 11 hasta domingo 19 de octubre/2014 Del lunes 20 de octubre al domingo 2 de noviembre/2014 Periodo de matrГculas De acuerdo al Reglamento de SemestralizaciГіn y CrГ©ditos de la UTEQ, a partir del periodo 20132014 las matrГculas son semestrales y por crГ©ditos. El aГ±o lectivo se dividirГЎ en dos periodos acadГ©micos (PPAГ пѓ Primer Periodo AcadГ©mico y SPAГ пѓ Segundo Periodo AcadГ©mico) y en cada uno de ellos habrГЎ un proceso de matriculaciГіn. Por tanto este proceso de matrГcula solo aplica para el periodo que estГЎ por iniciarse. TambiГ©n es importante conocer que las matrГculas serГЎn por crГ©ditos, es decir cada Unidad de Aprendizaje tendrГЎ un nГєmero definido de crГ©ditos en la malla curricular, y los costos por pГ©rdida de gratuidad estarГЎn en funciГіn del nГєmero de crГ©ditos de la Unidad de Aprendizaje. Para mГЎs conocimiento sobre los procesos descritos podemos revisar el Instructivo para el Procedimiento de MatriculaciГіn en la Universidad TГ©cnica Estatal de Quevedo o el Reglamento de SemestralizaciГіn y CrГ©ditos de la Universidad TГ©cnica Estatal de Quevedo. Costos por CrГ©ditos El costo por crГ©ditos se aplicarГЎ para estudiantes incurran en casos de pГ©rdida de la gratuidad, como se establece en la siguiente tabla: MatrГcula MatrГcula por primera ocasiГіn MatrГcula por segunda ocasiГіn MatrГcula por tercera ocasiГіn Costo CrГ©dito MatrГcula Ordinaria ($) MГЎs del 60% crГ©ditos Costo CrГ©dito MatrГcula Extraordinaria ($) MГЎs del 60% crГ©ditos Costo CrГ©dito MatrГcula Ordinaria ($) Menos 60% crГ©ditos Costo CrГ©dito MatrГcula Extraordinaria ($) Menos 60% crГ©ditos 0,00 2,00 6,00 8,00 6,00 8,00 10,00 12,00 15,00 15,00 15,00 15,00 2 В В ANOTACIONES IMPORTANTES Sobre matrГcula En LГnea A partir de este periodo 2014-2015 SPA, solo deberГЎn acercarse a la Unidad de AdmisiГіn y Registro, a entregar documentos los estudiantes que incurran en los siguientes casos: 1) Que ingresen a la UTEQ por primera vez. Es decir estudiantes que provienen de nivelaciГіn o estudiantes que vienen de otras universidades (en estos casos el estudiante deberГЎ acercarse con los requisitos establecidos al final de la pГЎgina) 2) Que tengan valores a pagar en el Comprobante de MatrГcula impreso en el SICAU. En este caso deberГЎn entregar el Comprobante de MatrГcula (2 copias) y el certificado de depГіsito bancario (con 3 copias del mismo) Los demГЎs estudiantes que no incurran en los casos anteriores, deberГЎn enviar los requisitos, escaneados en un solo documento PDF al correo matriculas@uteq.edu.ec . El documento PDF, para enviarlo al correo matriculas@uteq.edu.ec, deberГЎ llevar como nombre el siguiente formato: cГ©dula-apellidos y nombres del estudiante en mayГєsculas, ejemplo: 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf El ASUNTO del correo deberГЎ llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero antepuesto el nombre de la carrera, ejemplo: ASUNTO: IngenierГa Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO Los requisitos de matrГcula son los siguientes: En caso de Estudiantes provenientes del Curso de NivelaciГіn o de otra universidad: • Comprobante de MatrГcula emitida por el SICAU (original y 2 copias). • DepГіsito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores a pagar). • Copia de CГ©dula y papeleta de votaciГіn vigente (a color) • Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) • Certificado MГ©dico y OdontolГіgico otorgado por un Centro de salud PГєblica • Copia a color del TГtulo de Bachiller • 1 Foto a color tamaГ±o carnet • Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la repГєblica • En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS En estos casos el estudiante deberГЎ entregar la carpeta con los documentos fГsicos en la Unidad de AdmisiГіn y Registro de la UTEQ En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ: Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF: • Comprobante de MatrГcula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el estudiante y escanearlo) • CГ©dula y papeleta de votaciГіn vigente • Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) • En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS En este caso, el documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo matriculas@uteq.edu.ec 3 В В COLORES DE CARPETAS MANILAS Los estudiantes provenientes del curso de nivelaciГіn o de otra universidad deberГЎn traer una carpeta colgante de los colores que se especifican a continuaciГіn: FACULTAD/UNIDAD FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS COLOR DE CARPETA VERDE FACULTAD DE CIENCIAS AMBIENTALES AMARILLO FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES CELESTE FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA ROJA FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS BEYS UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA AZUL NOTA: ADICIONALMENTE DEBERAN TRAER UNA CARPETA COLGANTE DE COLOR AMARILLO PARA TODAS LAS FACULTADES 4 В В Sobre atenciГіn en el SICAU A partir de este periodo 2014-2015 SPA, no habrГЎ atenciГіn del personal administrativo del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda consulta, reclamo o sugerencia lo deberГЎn hacer los estudiantes al correo sicau@uteq.edu.ec, indicando su nГєmero de cГ©dula, nombres y apellidos completos y el problema, reclamo o sugerencia. Los administradores del SICAU le contestarГЎn al mismo correo electrГіnico. Incluya todos los datos que crea conveniente pero sea breve y conciso en la explicaciГіn de su inconveniente. Sobre valores a pagar (pГ©rdida de gratuidad) Solo deben salir valores a pagar en dos situaciones: 1) Cuando se estГЎ matriculado en materias por segunda o tercera ocasiГіn 2) Cuando estГЎ matriculado en menos del 60% de los crГ©ditos posibles correspondiente a un semestre (es decir, cuando se matricula en pocas materias de un semestre) Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor a pagar. Escriba un correo a sicau@uteq.edu.ec, para que le indiquen si su valor a pagar estГЎ correcto. 5 В В InscripciГіn de la matrГcula a travГ©s del SICAU El proceso de inscripciГіn se realizarГЎ mediante el Sistema InformГЎtico de Control AcadГ©mico Universitario – SICAU, al mismo que se puede acceder a travГ©s de la pГЎgina principal de la UTEQ: www.uteq.edu.ec Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link MatrГculas Y luego en el siguiente Гcono: En los casos de: terceras matrГculas, estudiantes procedentes de otras carreras o estudiantes de otras universidades se usarГЎ el siguiente link: Nota: mГЎs adelante se describen pasos previos que deberГЎn realizar los estudiantes en estos casos para poder matricularse. 6 В В Luego se debe proceder a llenar el formulario de ActualizaciГіn de Datos en el siguiente link Procedemos entonces a ingresar el nГєmero de cГ©dula en el cuadro de texto, como se muestra en la imagen. Y luego damos click en el botГіn SEGUIR. 7 В В Proceder a llenar los datos como se indica: Una vez llenados los datos en cada uno de los formularios, damos click en SEGUIR. Luego aparecerГЎ la pantalla para subir la foto que se imprimirГЎ en el comprobante de matrГcula y en el carnet estudiantil. Luego debemos dar click en AGREGAR. 8 В В Escogemos la fotografГa y damos click en Abrir. OJO: La fotografГa debe ser tipo carnet. No se aceptarГЎn en el comprobante, fotografГas de cuerpo entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal de la imagen. Luego damos click en SUBIR y aparecerГЎ la foto en el recuadro como se indica: 9 В В Luego le damos click en SEGUIR y aparece la siguiente pantalla. 10 В В Al finalizar el Гєltimo formulario nos debe aparecer el siguiente mensaje, y le damos click en SEGUIR 11 В В Una vez concluido el proceso de ActualizaciГіn de Datos, procedemos a la inscripciГіn ingresando el nГєmero de cГ©dula y el resultado de la operaciГіn matemГЎtica que se solicita por seguridad. Luego de dar click en Seguir accedemos a la siguiente pantalla: Verificamos la carrera correcta y le damos click en Registrar. 12 В В Luego se nos presenta una pantalla con dos listados de Unidades de Aprendizaje: las que tenemos aprobadas y las que nos falta por aprobar: Las Unidades de Aprendizaje en las cuales no haya profesores asignados para este semestre nos saldrГЎn con la frase NO SE ABRE en color rojo. Las Unidades de Aprendizaje a las que el estudiante puede optar aparecerГЎn en con un check box: Al dar click en el check box establecemos nuestra voluntad de tomarla en el presente semestre, tal como se indica en el cГrculo de color azul: En este ejemplo hemos escogido tres Unidades de Aprendizaje. 13 В В TambiГ©n podemos seleccionar el paralelo como se indica con el cГrculo rojo. La primera letra corresponde al Paralelo (en este caso el A) y lo siguiente es el semestre al cual pertenece la Unidad de Aprendizaje que se eligiГі (7S = sГ©ptimo semestre). Debemos tomar en cuenta que si escogemos un nГєmero de crГ©ditos inferior al 60% correspondientes a este semestre, perderemos la gratuidad, ya que asГ lo establece la LOES. En esos casos nos aparecerГЎ el siguiente mensaje: Usted toma '12' de 31 crГ©ditos del semestre 7, lo cual es menos del 60%, por lo tanto pierde la gratuidad. En cualquier caso podemos avanzar dando click en Finalizar: NOTA: No debemos olvidarnos que la matrГcula a partir del periodo anterior es SEMESTRAL, por tanto solo debemos escoger las Unidades de Aprendizaje que deseemos ver en este aГ±o 20142015 Primer Periodo AcadГ©mico. Recomendamos escoger todas las disponibles en el semestre correspondiente, caso contrario podrГamos tener inconvenientes en el futuro al no poder tomar Unidades de Aprendizaje que tengan como requisito una de las que deseemos tomar. La suma del nГєmero de crГ©ditos es de mГЎximo 30 por semestre. El sistema le indicarГЎ un aviso en caso de haber sobrepasado ese nГєmero de crГ©ditos en su matrГcula, y le permitirГЎ la rectificaciГіn respectiva. Los estudiantes deberГЎn escoger entre las Unidades de Aprendizaje que se les presenten incluyendo los proyectos integradores. 14 В В Una vez que demos click en Finalizar el sistema nos presentarГЎ la siguiente pantalla: Una vez aquГ, damos click en cualquiera de los dos botones indicados y procederemos a imprimir el Comprobante de MatrГcula: 15 В В La informaciГіn mГЎs relevante del comprobante es la siguiente: • • • • • • Datos personales del estudiante El valor a cancelar en los casos previstos. Las Unidades de Aprendizaje que hemos escogido. El tipo de matrГcula. Fecha de caducidad del comprobante. Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ. ConfirmaciГіn de la MatrГcula Una vez impreso el Comprobante de MatrГcula y en caso de tener valores a cancelar, debe proceder al respectivo depГіsito en la cuenta bancaria de la universidad: Cta. Corriente del BANCO DE FOMENTO NГєmero Cta: 0240065674 Nombre Cta: INGRESOS-UTEQ OJO: los comprobantes de matrГculas ordinarias (junto con demГЎs documentos de matrГcula sean digitales o impresos, segГєn el caso) se receptarГЎn en la Unidad de AdmisiГіn y Registro de la UTEQ (ya sea mediante correo electrГіnico o ventanilla, segГєn el caso) hasta 3 dГas luego de vencido el plazo de matrГculas ordinarias, e igual procedimiento se llevarГЎ con las matrГculas extraordinarias. Cumplido ese plazo no se receptarГЎn documentos y la universidad no se responsabilizarГЎ valores depositados en la cuenta de la UTEQ. Tampoco es obligaciГіn de la UTEQ la recepciГіn de documentos fuera de ese plazo. De no tener valores que cancelar no es necesario que se acerque a la instituciГіn bancaria. Los requisitos de matrГcula son los siguientes: En caso de Estudiantes provenientes del Curso de NivelaciГіn o de otra universidad: • • • • • • • • • Comprobante de MatrГcula emitida por el SICAU (original y 2 copias). DepГіsito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores que pagar). Copia de CГ©dula y papeleta de votaciГіn vigente (a color) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) Certificado MГ©dico y OdontolГіgico otorgado por un Centro de salud PГєblica Copia a color del TГtulo de Bachiller 1 Foto a color tamaГ±o carnet Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la repГєblica En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS En estos casos el estudiante deberГЎ entregar la carpeta con los documentos fГsicos en la Unidad de AdmisiГіn y Registro de la UTEQ 16 В В En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ: Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF: • Comprobante de MatrГcula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el estudiante y escanearlo) • CГ©dula y papeleta de votaciГіn vigente • Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) • En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS El documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo matriculas@uteq.edu.ec NOTA: En los casos en los cuales el estudiante NO tiene valores a cancelar: no debe acercarse a entregar ningГєn documento adicional en la UTEQ. Solo enviar los requisitos escaneados al correo matriculas@uteq.edu.ec En los casos en los cuales el estudiante SI tiene valores a cancelar: debe acercarse a entregar en la Unidad de Registro lo siguiente: • 2 copias del Comprobante de MatrГcula emitida por el SICAU • Original y 3 copias del comprobante de depГіsito bancario Los documentos deben ir en el orden establecido. Cuando entregue estos documentos en la Unidad de AdmisiГіn y Registro o cuando los envГe por correo, se revisarГЎ que todo estГ© correcto y procederГЎ a registrar en el SICAU su matrГcula y habrГЎ concluido el proceso. Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteraciГіn de alguno de los documentos solicitados, la universidad procederГЎ a anular la matrГcula. 17 В В Terceras MatrГculas Los estudiantes que deseen obtener tercera matrГcula deberГЎn enviar una solicitud en papel Universitario al Coordinador de carrera, adjuntando las respectivas causales y las evidencias acadГ©micas que certifiquen la excepcionalidad de su peticiГіn. El Coordinador de la Carrera, presentarГЎ un informe al Decano de la Facultad en 48 horas, respecto a lo solicitado por el estudiante sobre la solicitud de Tercera MatrГcula, quiГ©n enviarГЎ a la Unidad de AdmisiГіn y Registro, la autorizaciГіn de matrГcula para ser asentado en el SICAU. Las Unidades de Aprendizajes o mГіdulos que puede tomar el estudiante, deberГЎn ser definidas por el Coordinador de Carrera en su informe, donde se deberГЎ incluir la de tercera matrГcula, y estas no podrГЎn superar el 40% de los crГ©ditos posibles en el semestre correspondiente. La impresiГіn del Comprobante de MatrГcula y el pago de tercera matrГcula lo realizarГЎ el estudiante luego de asentada su matrГcula en el SICAU, para ello deberГЎ dar click en el Гcono que se muestra a continuaciГіn: Y luego continuar con el trГЎmite respectivo. 18 В В Estudiantes procedentes de otras carreras o de otras universidades Los estudiantes que provengan de otras universidades o de otras carreras, deberГЎn enviar una solicitud en papel Universitario al Coordinador de carrera. El Coordinador de la Carrera, presentarГЎ un informe al Consejo Directivo de la Facultad o al decano, quiГ©n cursarГЎ a la Unidad de Registro la autorizaciГіn de matrГcula para ser asentado en el SICAU, con el respectivo cuadro de Unidades de Aprendizaje (modalidad presencial) o MГіdulos (modalidad semipresencial) convalidadas y sus calificaciones. La impresiГіn del Comprobante de MatrГcula y el pago de tercera matrГcula lo realizarГЎ el estudiante luego de asentada su matrГcula en el SICAU, para ello deberГЎ dar click en el Гcono que se muestra a continuaciГіn: Y luego continuar con el trГЎmite respectivo. 19 В В AnulaciГіn de MatrГculas Para anular su matrГcula el estudiante deberГЎ dirigir una solicitud al decano de la facultad en papel universitario, indicando: • • • • Sus nombres apellidos y nГєmero de cГ©dula La carrera a la cual se matriculГі Las Unidades de Aprendizaje en las cuales desea anular su matrГcula El motivo de la anulaciГіn de la matrГcula. La solicitud no puede exceder los 30 dГas calendario, posteriores al inicio de clases. Bajo ningГєn motivo se anularГЎ matrГculas cuya solicitud se realice luego de ese periodo. 20 В В Respuestas a posibles problemas: ВїSi tengo problemas en las calificaciones dГіnde debo acudir? Puede enviar un correo a sicau@uteq.edu.ec o acudir a la facultad a la cual usted pertenece ВїSi el sistema no refleja el colegio donde estudie o el cantГіn donde nacГ, donde acudo? Puede enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando todos los datos que nos puedan ser Гєtiles, si falta un cantГіn: enviar nombre cantГіn y provincia a la cual pertenece. Si falta un colegio, enviar el nombre del colegio, el tipo de colegio (fiscal, fisco misional, particular, etc.), el cantГіn donde se ubica el colegio. ВїSi no aparezco en el sistema, quГ© debo hacer? Enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando su nГєmero de cГ©dula, sus nombres y apellidos, la carrera que cursa, el semestre y el paralelo. El sistema no responde. ВїQuГ© debo hacer? Puede ser un problema del explorador de Internet, intente con otro, existen varios, Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera, etc. Si el problema persiste intente con otro computador, pueda que el que estГЎ usando tenga algГєn problema de configuraciГіn o virus. Si el problema aГєn persiste envГe un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando el inconveniente, su nГєmero de cГ©dula, sus nombres, apellidos, la carrera que cursa y describa el problema que presenta. El sistema no me permite ingresar al formulario de ActualizaciГіn de Datos. ВїQuГ© debo hacer? Enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando el inconveniente, su nГєmero de cГ©dula, sus nombres y apellidos y la carrera que cursa. ВїQuГ© debo hacer si mis datos personales son errГіneos? Debe enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando todos los datos que nos puedan ser Гєtiles, si falta un cantГіn: enviar nombre cantГіn y provincia a la cual pertenece. En el sistema aparece que debo tomar Unidades de Aprendizaje que ya aprobГ©. ВїQuГ© debo hacer? Enviar un mail a sicau@uteq.edu.ec indicando su nГєmero de cГ©dula, sus nombres y apellidos y la carrera que cursa. AdemГЎs de la o las Unidades de Aprendizaje en las cuales tiene el problema. No se inscriba en el SICAU hasta que el problema estГ© solucionado. TambiГ©n puede acercarse a la secretarГa de su facultad, para averiguar que ocurriГі en su caso. 21 В В ВїDГіnde puedo consultar mi historial de calificaciones? En el link NOTAS, usted puede consultar su registro de calificaciones. He perdido mi comprobante de matrГcula. ВїEs posible imprimirlo nuevamente? Lo puede hacer dando click en siguiente link: В В Ingresar el nГєmero de cГ©dula y la suma y dar click en seguir: Luego en Registrar 22 В В Y luego en IMPRIMIR REGISTRO DE MATRГЌCULA ВїEscogГ demГЎs una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, quГ© debo hacer? Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situaciГіn para la baja de esa materia. Tiene solo 30 dГas luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese periodo no es viable el trГЎmite. ВїOlvidГ© escoger una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, quГ© debo hacer? Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situaciГіn para la inclusiГіn de esa materia. Tiene solo 30 dГas luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese periodo no es viable el trГЎmite. Esto no se aplica a estudiantes de segundas o terceras matrГculas, en esos casos, no hay forma de aГ±adir mГЎs Unidades de Aprendizaje de las seleccionadas por el estudiante. ВїCГіmo puedo saber si estoy correctamente matriculado? En el link NOTAS, usted puede consultar todas las materias en las cuales estГЎ matriculado. 23 В В En la columna de ESTADO, tendremos la palabra INSCRITO cuando el estudiante realiza la inscripciГіn en el SICAU. Una vez entregado o enviados los requisitos a la Unidad de AdmisiГіn y registro, aparecerГЎn las materias en el estado como MATRICULADO 24 В В
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