Manual de Usuario Perfil de Apoyo a la Supervision y - SDIS

CГіdigo: F-TE-017
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APLICATIVO IOPS
PERFIL APOYO A LA SUPERVISIГ“N Y/O
SUPERVISOR
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Contenido
1.
INTRODUCCIГ“N....................................................................................................................... 3
2.
DESCRIPCIГ“N DEL FUNCIONAMIENTO.................................................................................... 4
2.1. Uso de ContraseГ±as.................................................................................................................. 4
2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”. Lineamiento: “Política
Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de 2013............................................................. 4
2.3. Uso de Exploradores ................................................................................................................ 5
2.4. Para tener en cuenta................................................................................................................ 6
3.
ACCESO AL APLICATIVO........................................................................................................... 7
4.
F-AD-SC-001 ............................................................................................................................ 9
5.
4.1.
CalificaciГіn Informe de EjecuciГіn ....................................................................................... 9
4.2.
CalificaciГіn Informe Final de SupervisiГіn ......................................................................... 16
4.3.
GeneraciГіn de Informes de EjecuciГіn y de SupervisiГіn ................................................... 16
CERRAR SESIГ“N ..................................................................................................................... 18
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1. INTRODUCCIГ“N.
El aplicativo Formatos Digitales, es un aplicativo que permite sistematizar los diferentes
formatos utilizados por la entidad convirtiГ©ndolos en formularios que pueden ser
utilizados desde cualquier explorador de internet de versiГіn reciente, estos formatos nos
permiten la generaciГіn de documentos digitales.
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2. DESCRIPCIГ“N DEL FUNCIONAMIENTO
2.1. Uso de ContraseГ±as
El usuario del sistema debe ser consciente que la contraseГ±a es de uso personal e
intransferible y es responsable por el manejo adecuado que de a la misma, la cual no
deberГЎ ser revelada, divulgada o expuesta por ningГєn motivo, evitando exponer a los
sistemas informГЎticos de abuso intencional o accidental, cualquier acciГіn que sea llevada
a cabo bajo esta circunstancia no exime al funcionario de la responsabilidad por algГєn tipo
de daГ±o, pГ©rdida, modificaciГіn, sustracciГіn o eliminaciГіn de informaciГіn sensible a la
entidad.
La asignaciГіn de contraseГ±as para el acceso y uso de las aplicaciones estarГЎ en cabeza de
la SubdirecciГіn de InvestigaciГіn e InformaciГіn previa autorizaciГіn formal del jefe del ГЎrea.
El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que
se generen bajo su autenticaciГіn.
Las cuentas de usuario, funcionarios y contratistas, que se desvinculen de la entidad, o
que se les terminen sus contratos de prestaciГіn de servicios, se desactivaran de
inmediato. Es responsabilidad de los Directores y Subdirectores de las diferentes
dependencias informar oportunamente a la SubdirecciГіn de investigaciГіn e InformaciГіn la
creaciГіn, modificaciГіn y eliminaciГіn de las cuentas de usuarios.
2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”.
Lineamiento: “Política Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de
2013.
La constitución Política de Colombia en su artículo 79, establece que: “todas las personas tienen
derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizarГЎ la participaciГіn de la comunidad en las
decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del
ambiente, conservar las ГЎreas de especial importancia ecolГіgica y fomentar la educaciГіn para el
logro de estos fines”.
Mediante la directiva presidencial 04 de 2012, se fortalece la polГ­tica cero papel, como estrategia
del Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014. “Cero Papel que consiste en la sustitución de los
flujos documentales en papel por soportes y medios electrГіnicos, sustentados en la utilizaciГіn de
TecnologГ­as de la InformaciГіn y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, ademГЎs de los impactos
a favor del medio ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa”.
El acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo EconГіmico, Social, Ambiental y
de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012 – 2016. “Bogotá Humana”, en su segundo eje “un
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territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua”, determina dentro de
su objeto y alcance “(…) Bogotá Humana reconoce La necesidad urgente que tiene el distrito de
superar el modelo de ciudad depredador del medio ambiente (…) se buscará reducir en forma
permanente y creciente la generación de residuos en todas las actividades (…)” en el punto 5:
“Reducir la cantidad de basuras y escombros que produce la ciudad. Se promoverá el cambio en la
cultura del tratamiento de las basuras en la ciudad tenga un nivel que permita la sostenibilidad
ambiental de la ciudad”.
Por tal razГіn, se ha establecido el lineamiento para la implementaciГіn y apropiaciГіn de una
CULTURA AMBIENTAL al interior de la SecretarГ­a Distrital de IntegraciГіn Social, donde los
funcionarios y contratistas, apoyado desde el ГЎrea de GestiГіn Ambiental, se comprometen a
minimizar el impacto ambiental negativo, formulando el lineamientos hacia una cultura … “cero si
se puede”
El objetivo general del lineamiento hacia una cultura … “cero si se puede” , es generar una cultura
ambiental dentro de la entidad, enmarcada en un sistema de mejora continua transversal a cada
uno de los procesos que permita interactuar sinГ©rgicamente con la misionalidad y el talento
humano de la SDIS mediante la adopciГіn e implementaciГіn de las polГ­ticas necesarias para el
Гіptimo uso de los recursos (Residuos sГіlidos aprovechables, agua, energГ­a y papel), enmarcado en
un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes,
procesos, actividades e individuos de las actividades misionales de la entidad, estableciendo
cuatro polГ­ticas estratГ©gicas:
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1.
2.
3.
4.
PolГ­tica Cero Papel
PolГ­tica Cero Desperdicio de Agua
PolГ­tica Cero Desperdicio de EnergГ­a
PolГ­tica Cero Basura
De acuerdo con lo anterior, se solicita a todos los funcionarios y contratistas de la entidad para
que en el menor tiempo posible implementen el lineamiento y sus cuatro polГ­ticas estratГ©gicas de
la presente directiva, los cuales permiten desarrollar prГЎcticas ambientales de prevenciГіn y
mitigaciГіn de los impactos ambientales y el cumplimiento de los demГЎs lineamientos, planes,
programas y polГ­ticas emitidas por el ГЃrea de GestiГіn Ambiental.
2.3. Uso de Exploradores
Para una mejor experiencia en el manejo de la aplicaciГіn se recomienda utilizar los
siguientes navegadores:
Google Chrome
Mozilla Firefox
Opera
Safari
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2.4. Para tener en cuenta
Desplazamiento: Desplazarse por el formato con la tecla Tab. UbicaciГіn de la tecla Tab, en
la siguiente imagen:
Formato Fecha:
Para los campos que soliciten fecha, utilizar el formato:
DD/MM/AAAA, coloque en nГєmeros el dГ­a, el mes, siempre usando dos (2) dГ­gitos y el aГ±o
con cuatro (4) dГ­gitos.
Explorador de Internet:
Puede utilizar cualquier explorador de internet, para
acceder al aplicativo, entre ellos puede encontrar: Internet explorer a partir de la versiГіn 10,
google chrome, mozilla firefox, entre otros.
Si su equipo tiene instalado el sistema operativo Windows XP, por favor no utilice internet
explorer, pues la mГЎxima actualizaciГіn que este explorador permite en este sistema
operativo es la versiГіn internet explorer 8. En este explorador el aplicativo no funciona
debidamente. Se sugiere para estos casos la instalaciГіn del explorador: google chrome.
Formato NГєmero: Para los campos que soliciten valores, NO utilizar puntos, comas, ni ningГєn
tipo de separador, esto es: si el valor que paga por salud el $153.500, escriba en el campo
153500. Tampoco utilice signo pesos ($) Гі signo porcentaje (%). En caso de tener que utilizar
decimales el tipo de separador recomendado es el punto (.).
Tipo de Anexos: Es importante tener en cuenta que solo se puede cargar un archivo por
cada tipo de anexo. Esto es, si el pago de salud y pensiГіn contiene dos (2) recibos o dos (2)
hojas, conviГ©rtalo en un solo archivo y adjГєntelo. Debe seguir el mismo procedimiento si su
bitГЎcora de actividades contiene mГЎs de un archivo; conviГ©rtalo en uno solo para poder
adjuntarlo al informe.
Los archivos pdf que se carguen a cada informe NO pueden tener un peso superior a 2 megas.
Si su archivo pdf, pesa mГЎs de 2 megas, el aplicativo le mostrara una ventana con un error y
no le permitirГЎ subir el archivo.
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3. ACCESO AL APLICATIVO
Para ingresar al aplicativo digite en la barra de direcciones de su explorador de internet:
iops.sdis.gov.co, seguido de la tecla: Enter. (Por favor ni digite www., o http://).
AparecerГЎ la direcciГіn como aparece en la imagen a continuaciГіn:
Una vez se valide la URL, aparecerГЎ la siguiente ventana:
Ingrese su usuario y su contraseГ±a. De acuerdo con los lineamientos de la SubdirecciГіn de
InvestigaciГіn e InformaciГіn, el usuario y contraseГ±a que se utiliza en este aplicativo es el
mismo que se utiliza en el aplicativo de inventarios.
Siempre su usuario es su nГєmero de cГ©dula. Si es la primera vez que va a ingresar, su
contraseГ±a es el nГєmero de cГ©dula escrito al revГ©s, esto es:
Usuario:
ContraseГ±a:
12345678
87654321
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En caso de olvido de contraseГ±a, por favor haga una solicitud de cambio de contraseГ±a,
envГ­e un correo a la siguiente direcciГіn: mesadeservicio1035@sdis.gov.co, escriba
claramente su requerimiento, e incluya sus datos bГЎsicos: nГєmero de documento de
identificaciГіn, nombre completo y de ser necesario incluya el nГєmero de contrato y la
vigencia. TambiГ©n sea claro en cuanto al aplicativo que estГЎ utilizando o para el cual
requiere el soporte.
Cuando el usuario y la contraseГ±a sean validados el aplicativo le mostrarГЎ el menГє con la
opciГіn del formulario: F-AD-EC-02, seguido de la opciГіn: F-AD-SC-001, como lo muestra la
imagen a continuaciГіn, de clic sobre la opciГіn F-AD-SC-001:
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4. F-AD-SC-001
De clic sobre el menГє F-AD-SC-001.
4.1.
CalificaciГіn Informe de EjecuciГіn
La lista a continuaciГіn es la misma que se vera tanto en el perfil de Apoyo a la SupervisiГіn
como en la del perfil del Supervisor.
El aplicativo le mostrarГЎ una lista que contiene los informes que se encuentran bajo su
perfil; estos son los informes que le corresponde calificar y aprobar o no aprobar. Los
datos que encontrara en cada registro son:
NГєmero del contrato.
Fecha del contrato. (Fecha de firma o suscripciГіn)
Nombre del contratista.
Periodo de presentaciГіn del informe. (Fecha inicial y fecha final del periodo)
Soportes. (anexos o archivos que el contratista adjunto al informe de ejecuciГіn)
Actividades. (Corresponde al nГєmero de actividades o la cantidad de actividades que
el contratista incluyo en su informe de ejecuciГіn.)
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Para diferenciar los informes, de acuerdo con la imagen anterior, tenga en cuenta lo
siguiente:
Los registros que aparecen sin indicador al lado del nГєmero del contrato,
corresponden a los informes que no han sido revisados por el Apoyo a la SupervisiГіn.
Estos son los que debe calificar el Apoyo a la SupervisiГіn.
Los registros que aparecen con un indicador de color Verde al lado del nГєmero del
contrato, corresponden a los informes que ya fueron calificados por el Apoyo a la
SupervisiГіn y que estГЎn listos para que el Supervisor del contrato los califique y
autorice.
Los registros que aparecen con un indicador de color Rosado al lado del nГєmero del
contrato, corresponden a los informes que no tienen asignado un Apoyo a la
SupervisiГіn y por tanto el Supervisor debe hacer la calificaciГіn completa del informe.
Para empezar la calificaciГіn de los informes de supervisiГіn, ubique el puntero del mouse
sobre el nГєmero del contrato que va a revisar y haga un clic sobre Г©l; el aplicativo le
desplegarГЎ el formato de informe de supervisiГіn. Para calificar el informe de supervisiГіn
por parte del Apoyo a la SupervisiГіn y/o Supervisor, haga clic sobre el botГіn Nuevo, este
comando activa la ediciГіn del formato. Si Ud., no da clic sobre este botГіn no podrГЎ iniciar
la respectiva verificaciГіn.
De acuerdo con la imagen a continuaciГіn:
Para visualizar las actividades que incluyo el contratista en el informe de ejecuciГіn,
haga clic sobre el nГєmero correspondiente en la columna Actividades, se desplegarГЎn
las actividades.
Apoyo a la SupervisiГіn: Escriba el nГєmero de cГ©dula de ciudadanГ­a del apoyo a la
supervisiГіn y oprima la tecla Tab, en el siguiente campo aparecerГЎ automГЎticamente
el nombre correspondiente.
ВїSe reporta algГєn desempeГ±o deficiente o a mejorar?:
botГіn SГ­ o No, segГєn corresponda.
Haga clic sobre el
Cumplimiento del Objeto:
Escriba las observaciones pertinentes. Campo
de texto que le permite digitar texto sobre el cuadro o copiar y pegar desde otro
documento.
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Anexos:
De acuerdo con la imagen a continuaciГіn, existen dos (2) tipos de anexos, el
primero corresponde al pago de “Salud, Pensión y Riesgos Profesionales”, el segundo
corresponde a la “Bitácora de Actividades”. Para ver el archivo haga clic sobre el icono
correspondiente al anexo, se abrirГЎ el archivo adjunto en una venta o pestaГ±a adicional
dependiendo del explorador que estГ© utilizando:
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Posteriormente, debe calificar una a una las obligaciones especГ­ficas, las opciones de calificaciГіn,
son:
Deficiente.
A mejorar.
Satisfactorio.
Sobresaliente.
No aplica.
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La Гєltima parte del formato contiene las siguientes opciones.
Recomendaciones o sugerencias acerca del desempeГ±o del contratista. Cuadro de texto,
escriba la observaciГіn correspondiente.
Declaraciones y propuestas del contratista ante un eventual desempeГ±o deficiente o a
mejorar de las obligaciones. Cuadro de texto, escriba la observaciГіn correspondiente.
Resultado esperado al momento de finalizar el contrato. Cuadro de texto, escriba la
observaciГіn correspondiente.
Riesgo en el manejo de los recursos. Cuadro de texto, escriba la observaciГіn
correspondiente.
ВїExiste plan de mejoramiento? De clic sobre el botГіn SГ­ o No, segГєn corresponda.
ВїEntregГі informe de ejecuciГіn? De clic sobre el botГіn SГ­ o No, segГєn corresponda.
ВїProcede pago en este periodo? El Apoyo a la SupervisiГіn, puede dar clic sobre el botГіn NO,
si el informe debe ser devuelto. El Supervisor y solo el Supervisor, podrГЎ dar clic sobre el
botГіn SI y el informe queda debidamente aprobado.
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InformaciГіn cualitativa y cuantitativa de la ejecuciГіn del contrato / convenio, de acuerdo a
las metas del proyecto al que pertenece. Cuadro de texto, escriba la observaciГіn
correspondiente.
Otras observaciones relevantes del supervisor. Cuadro de texto, escriba la observaciГіn
correspondiente.
Recuerde guardar la informaciГіn. El aplicativo le mostrara una ventana de confirmaciГіn, asГ­:
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Una vez haya terminado de calificar el informe de supervisiГіn y haya grabado la informaciГіn
correspondiente, de clic sobre el encabezado de columna “Contrato”, el aplicativo le volverá a
mostrar la lista. Repita el procedimiento para los siguientes informes que va a calificar.
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4.2.
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CalificaciГіn Informe Final de SupervisiГіn
Cumplimiento de Objeto y Obligaciones Contractuales: De clic sobre el botГіn SГ­ o No, segГєn
corresponda, en el cuadro de texto escriba la observaciГіn a que haya lugar.
Cumplimiento de Aportes a Seguridad Social Integral y/o Parafiscales: De clic sobre el botГіn
SГ­ o No, segГєn corresponda.
Observaciones del Supervisor / Interventor: En el cuadro de texto escriba la observaciГіn a
que haya lugar.
4.3.
GeneraciГіn de Informes de EjecuciГіn y de SupervisiГіn
EstГЎ calificaciГіn le corresponde hacerla Гєnicamente al supervisor del contrato. Consiste
en dar clic en el botГіn SГ­ de la opciГіn ВїProcede pago en este periodo?. Una vez el
supervisor del contrato grabe la informaciГіn, automГЎticamente se generarГЎn los archivos
pdf correspondientes a los informes de ejecuciГіn y de supervisiГіn.
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El informe desaparecerГЎ de la lista de calificables en el perfil Apoyo a la SupervisiГіn y/o
Supervisor.
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5. CERRAR SESIГ“N
Para cerrar su sesión, haga clic sobre la opción “Salir”, del menú.
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE
Patricia Casas RodrГ­guez
Virginia AlemГЎn Casas
Carlos Vladimir Cobo RamГ­rez
CARGO
Contratistas la SubdirecciГіn de
InvestigaciГіn e InformaciГіn
Subdirectora de la SubdirecciГіn de
InvestigaciГіn e InformaciГіn
Director de la DirecciГіn de AnГЎlisis y
DiseГ±o EstratГ©gico
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