AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞI (TÜRKİYE ULUSAL AJANSI) ERASMUS+ KA1 – BİREYLERİN ÖĞRENME HAREKETLİLİĞİ AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ BAŞVURU REHBERİ 2014 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Bu rehber, 2014 Erasmus+ Ana Eylem 1 (KA1) Bireylerin Öğrenme Hareketliliği eyleminin alt faaliyeti olan Gençlik Hareketliliği- Avrupa Gönüllü Hizmeti kapsamında başvuru yapmak isteyen ve Türkiye’de faaliyet gösteren kuruluşlara yönelik olarak hazırlanmış yardımcı bir doküman niteliğindedir. Bu rehberin içeriği ile Avrupa Komisyonu’nun temel belgelerinde yer alan bilgiler arasında farklılıklar olması halinde Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanan resmi dokümanlar esas alınacaktır. Hareketlilik faaliyetlerini içeren diğer eylem türleri Ana Eylem 2 ve Ana Eylem 3 alanlarındaki projelere başvurmak isteyenler, Türkiye Ulusal Ajansı’nın resmi internet sitesini inceleyebilirler: http://www.ua.gov.tr/ Ayrıntılı bilgi ve sorularınız için: youthmobility@ua.gov.tr Mevlana Bulvarı No:181 06520 Balgat/ANKARA Tel: +90 312 409 62 15 Faks: +90 312 409 60 09 +90 312 409 60 99 Bu rehber hazırlanırken İngiltere Ulusal Ajansına ait “Key Action 1 (KA1) Guide for Applicants” adlı dokümandan yararlanılmıştır. 1 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI İÇİNDEKİLER GİRİŞ .................................................................................................................................... 3 AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ NEDİR? ............................................................................... 4 BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI ........................................................................12 BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR ....................................12 A.Genel Bilgi .....................................................................................................................13 B.İçerik..............................................................................................................................13 C.Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) .........................................................................................14 D.Projenin Tanımı .............................................................................................................18 E.Katılımcı Profili ..............................................................................................................18 F.Hazırlık ..........................................................................................................................19 G.Ana Faaliyetler ..............................................................................................................21 H.Proje Takibi ...................................................................................................................24 I.Bütçe ..............................................................................................................................26 J.Proje Özeti .....................................................................................................................32 K.Kontrol Listesi ................................................................................................................34 L.Veri Koruma Bildirimi .....................................................................................................34 M.Doğruluk Beyanı ...........................................................................................................35 N.Ekler ..............................................................................................................................35 O.Başvuru Formunun Sunulması ......................................................................................35 BAŞVURU SONRASI DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR: ..................................................37 EK-1: İÇ ORTAKLIK ANLAŞMASI ÖRNEĞİ .......................................................................39 EK-2: AGH FAALİYET TABLOSU ÖRNEĞİ ........................................................................40 EK-3 ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (MANDATE) .................................................................43 2 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI GİRİŞ Erasmus+ Programı eğitim, öğretim, gençlik ve spor alanlarında faaliyet gösteren kurum/kuruluşlara açıktır. Bu alanlarla aktif olarak ilgili olan her hangi bir kamu, özel veya kar amacı olmayan kurumlar hibe başvurusu yapabilirler. Programın genel amaçları şunlardır:  Becerileri ve istihdamı artırmak,  Eğitim, öğretim ve gençlik çalışmalarını modernize etmek,  Genç insanlara odaklanmak. Ana Eylem 1 (KA1) Bireylerin Öğrenme Hareketliliği, bireylere, beceri geliştirme, istihdamlarını artırma ve kültürel farkındalık kazandırma fırsatları sunar. KA1 faaliyetleri kapsamında kurumlar proje yürütmek amacıyla hibe başvurusu yapabilirler. Bu projeler, kurumların öğrenici ve personeline iş tecrübesi, staj, işbaşı eğitimi, eğitim ve öğretmenlik yapma fırsatı sunar. Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından yürütülen KA1 faaliyetleri, şu alt eylem türlerinden oluşmaktadır:  Yükseköğretim öğrencileri ve personeli için hareketlilik projesi,  Mesleki eğitim öğrenici ve personeli için hareketlilik projesi,  Okul personeli için hareketlilik projesi,  Yetişkin eğitimi personeli için hareketlilik projesi,  Gençler ve gençlik çalışanları için hareketlilik projesi. 3 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ NEDİR? 1- Avrupa Gönüllü Hizmeti - AGH ne demektir? Bu faaliyet Avrupa Birliğinin içinde veya dışında bir ülkede, 12 aya kadar uzanan bir sürede, 17 -30 yaş arasındaki gençlerin ücretsiz ve tam zamanlı gönüllü hizmette bulunarak kişisel sorumluluklarını ifade etmelerine olanak tanımaktadır. Genç gönüllüler gençlik bilgilendirmesi ve gençlik politikaları, gençlerin kişisel ve sosyo-eğitimsel gelişimi, sivil katılım, sosyal hizmet, dezavantajlı kimselerin dahil edilmesi, çevre, yaygın eğitim programları ve medya okuryazarlığı, kültür ve yaratıcılık, kalkınma için işbirliği vb. konularla ilgilenen kurum/kuruluşların günlük çalışmalarına katkıda bulunma fırsatını elde etmektedir. Bu formu, gönüllü göndermek veya gönüllü getirmek üzere sunulacak projelerin Koordinatörlüğünü üstlenen (ve koordinatör olarak akredite edilmiş) kuruluşun doldurması gerekmektedir. 2- Uygun Katılımcılar Kimlerdir? Ev sahibi ve Gönderen Kurum/kuruluşların ülkelerinden 17-30 yaş arası gençler dil yeterliliklerine ve mezuniyet derecelerine bakılmaksızın katılımcı olabilirler. 3- Uygun Kurum/Kuruluşlar Hangileridir? Türkiye’de yerleşik, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından Koordinatör Kuruluş olarak akredite edilmiş ve başvuru tarihi itibariyle geçerli akreditasyonu bulunan:  Kar amacı gütmeyen bir kurum/kuruluş, dernek, vakıf, STK’lar,  Yerel düzeyde bir kamu kurum kuruluşu,  Bölgesel veya ulusal düzeyde bir kamu kurum/kuruluşu,  Bölgeler birliği,  Avrupa karasal İşbirliği gruplandırması,  Kurumsal sosyal sorumluluk projeleri yürütmekte olan kar amacı güden kuruluşlar tarafından doldurulacaktır. Bu form kesinlikle gönüllüler tarafından doldurulmamalıdır. 4 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI 4- Katılımcı Kurum/Kuruluşların Görevleri Nelerdir? Koordinatör Kuruluş  Başvuruyu sunar ve Ulusal Ajansa ya da Yürütme Ajansına karşı tüm projenin mali ve idari sorumluluğunu taşır.  Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla işbirliği içinde projenin koordinasyonunu sağlar.  AGH Anlaşmasında belirlenen görev dağılımı doğrultusunda, AGH hibesini, projedeki tüm Gönderen ve Ev Sahibi kuruluşlar arasında paylaştırır.  Gönüllünün/lerin, AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsünün tamamına katılmasını sağlar.  Gönüllüye/lere yerleştikleri Ev Sahibi Kuruluşta destek verir.  Projede yer alan Gönderen ya da Ev Sahibi Kuruluşun/ların idari görevlerinin bazılarını ya da tamamını yerine getirir.  Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla birlikte, projedeki her bir gönüllünün zorunlu AGH grup Sigorta Planına dahil olmasını sağlar.  Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla birlikte ihtiyaç duyan gönüllünün/lerin vize düzenlemelerini yapar. Gerektiğinde Ulusal Ajanslar ya da Yürütme Ajansı vize destek yazısı verebilirler.  Öğrenme ve/veya Youthpass sürecine destek olur. Gönderen, Ev Sahibi Kuruluş ve gönüllü ile birlikte, AGH’lerinin bitiminde isteyen gönüllülere Youthpass sertifikası verir. 5 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Gönderen Kuruluş  Hazırlık - Gönüllüye bir Ev Sahibi Kuruluş bulunmasında ve onunla temasa geçilmesinde yardımcı olur. - Projelerine katılmadan once gönüllünün/lerin bireysel ihtiyaçlarına ve öğrenme fırsatlarına göre onlara yeterli hazırlığı sağlar. Bu hazırlığı Avrupa Komisyonu’nun hazırladığı Gönüllü Eğitimi: Rehber İlkeler ve Asgari Kalite Standartları doğrultusunda yapar (bkz. http://ec.europa.eu/youth/youth-in-action-programme/doc405_en.htm).  Gönüllü hizmet sırasında iletişim - Proje süresince gönüllüyle/lerle ve Ev Sahibi Kuruluşla/larla sürekli iletişim halinde olur.  Gönüllünün dönüşünden sonra - Gönüllünün proje bittikten sonra ülkesine döndüğünde yaşadığı topluma yeniden entegre olmasına yardımcı olur. - Gönüllülere deneyimlerini ve öğrenme çıktılarını paylaşmaları ve değiş tokuş etmeleri içinı fırsat sunar. - Gönüllülerin, gönüllü hizmet deneyimlerinin ve öğrenme çıktılarının yaygınlaştırılmasını ve bunlardan yararlanılmasını teşvik eder. - Gönüllülere, başka eğitim, öğrenim ve istihdam imkânları konusunda rehberlik sağlar. - Gönüllünün ikamet ülkesindeki Ulusal Ajans tarafından düzenlenecek yıllık AGH etkinliğine katılmasını sağlar. 6 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Ev Sahibi Kuruluş  Rehber (Mentor) - Gönüllüye kişisel destek/öğrenme-youthpass sürecinde destek sağlamaktan sorumlu bir rehber belirler.  Görevle ilgili destek - Tecrübeli personeli aracılığıyla gönüllüyü, gönüllü hizmet sürecinde gözlemler ve ona rehberlik sağlar.  Kişisel destek - Gönüllüye kişisel/öğrenme-youthpass sürecinde destek sağlar. - Gönüllüye yerel topluma entegre olma, diğer gençlerle tanışma, sosyalleşme, boş zaman etkinliklerine katılma, vb. fırsatları sunar. - Mümkün olduğu kadarıyla gönüllünün diğer AGH gönüllüleriyle iletişim kurmasını teşvik eder.  AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsü ve dil desteği - Gönüllünün varış sonrası eğitimine ve ara değerlendirme toplantısına katılmasını sağlar. - Gönüllü için dil öğrenimi fırsatı sunar.  Gönüllü Hizmet ilkeleri - AGH’nin genel erişilebilirliğini sağlamak: Ev Sahibi Kuruluşlar gönüllüleri, belli bir etnik gruba ya da dine mensubiyetlerine, cinsel yönelimlerine, siyasi düşüncelerine göre belirleyemedikleri gibi, gönüllüleri seçerken belli nitelikleri ve eğitim seviyesini de şart koşamazlar. - Gönüllülere, fikirlerini, yaratıcılıklarını ve deneyimlerini ortaya koyabilmelerini mümkün kılacak iyi tanımlanmış görevler sunmak. - Gönüllüler için açık öğrenme hedefleri belirlemek.  Barınma ve yeme-içme - Gönüllülere uygun barınma ve yeme-içme imkanları sunmak (ya da tatil sürelerini de kapsayacak şekilde yemek parası vermek). 7 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI  Yerel ulaşım - Gönüllülerin yerel ulaşım araçlarından yararlanmasını sağlamak.  Cep harçlığı - Gönüllüye belirlenmiş cep harçlığını haftalık ya da aylık olarak vermek. 5- Proje Süresi Ne Kadardır? Proje hedefleri ve planlanan faaliyetlerin türüne bağlı olarak, başvuru aşamasında seçilmek koşulu ile proje süresi maksimum 24 ay olabilir. 6- Faaliyet Süreleri Ne Kadardır? Kısa dönemli projeler için en az 14 gün ve en fazla 59 gün, uzun dönemli projeler için en az 2 ay ve en fazla 12 aydır. 7- Projeye Sağlanan Hibe Destekleri Nelerdir? 1.Kurumsal destek 2.Seyahat desteği 3.Bireysel destek 4.Cep Harçlığı 5.Dil desteği (Ev sahibi Kuruluşlar için) 5.Özel ihtiyaç desteği 6.İstisnai masraflar 7. Sigorta 8- Başvuru Nereye Yapılır? Başvurular, başvuran kuruluşun yerleşik bulunduğu ülkedeki Ulusal Ajansa yapılır. 9- Başvuru Nasıl Yapılır? Erasmus+Programı çerçevesinde tüm başvurular e-formlar üzerinden online yapılmaktadır. Posta, kargo, faks veya e-posta ile gönderilen başvuru formları kabul edilmeyecektir. Erasmus+ Programında bireysel başvuru kabul edilmemektedir. 8 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI 10- Başvuru Ne Zaman Yapılır? Başvuru sahipleri hibe başvurularını aşağıdaki tarihler itibariyle sunmalıdır: - Aynı yıl 17 Haziran-31 Aralık (bu günler dahil) tarihleri arasında başlayan projeler için en geç 17 Mart 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00) - Aynı yılın 01 Ağustos’u ile takip eden yılın 28 Şubat’ı arasında başlayan projeler için en geç 30 Nisan 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00) - Takip eden yılın 01 Ocak’ı ile 30 Eylül’ü arasında başlayan projeler için en geç 01 Ekim 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00) LÜTFEN DİKKAT !!! Başvurular, Türkiye saati ile 13:00’dan önce sisteme yüklenmelidir. Örneğin: Projeniz 10 Ağustos 2014 tarihinde başlayacaksa, en geç 17 Mart 2014 ya da 30 Nisan 2014 tarihinde başvuru sunulmalıdır. 11- Başvuru Öncesi Yapılması Gereken İşlemler Nelerdir? Erasmus + Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar; Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalının Tekil Kayıt Sistemine (Unique Registration Facility: URF) kayıt yaptırmak ve 9 (dokuz) haneli PIC numarası (Kullanıcı Tanımlama Kodu) almak zorundadır. Bu numara başvuru yapmak isteyenlerin başvuru formlarına ulaşmalarını sağlayacak ve Ulusal Ajansların yararlanıcı kurum/kuruluş/gruplar ile yapılacakları tüm iletişimlerinde kullanılacaktır. 12- PIC Numarası almak için izlenmesi gereken adımlar1:  European Commission Authentication Service (ECAS) (Avrupa Komisyonu Doğrulama Hizmeti) kaydı,  ECAS Kayıt Sayfası; http://bit.ly/1eQkFOO  ECAS Kayıt Rehberi; http://bit.ly/1hEYDit  Unique Registration Facility (URF) (Katılımcı Portalı Veritabanı) kaydı,  ECAS Kayıt Sayfası; http://bit.ly/1l0PMqU  URF Kayıt Rehberi http://bit.ly/1dBuaCF 1 Başvuru sürecine dair tüm bilgiler için Ulusal Ajansın web sayfasını mutlaka inceleyin: http://www.ua.gov.tr/programlar/erasmus-program%C4%B1/gen%C3%A7lik-program%C4%B1/ba%C5%9Fvuru-s%C3%BCreci 9 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI  Kaydınızın tamamlanabilmesi için URF’ye yüklenmesi gerekli olan belgeler aşağıdadır:  Tüzel Kişilik Formu http://bit.ly/1hgKfNy  Finansal Bilgi Formu http://bit.ly/1cJMir9 ,  Proje toplam hibesi 60.000 Avro’dan fazla ise finansal kapasite analizi için gerekli ilave belgeler (detaylar için lütfen Erasmus+ Program Rehberi’nin C Bölümüne bakınız). Başarılı bir kayıt işleminin sonunda kurum/kuruluş/grubunuza bir PIC numarası verilecektir. Başkanlığımız tarafından hazırlanan ECAS ve PIC Numarası rehber videolarını izlemek için tıklayınız. Hibe Ölçütleri Projenizin içerik değerlendirmesi bağımsız dış uzmanlar tarafından yapılacak olup, değerlendirme aşağıdaki ölçütlere göre yapılacaktır. Projenin uygunluğu (azami 30 puan)  Teklifin aşağıdaki unsurlar ile uygunluğu: - Eylemin hedefleri ve öncelikleri (Lütfen “Hareketlilik Projelerinin Amaçları Nelerdir” bölümüne bakınız) - Katılımcı kuruluşların ve bireysel katılımcıların ihtiyaçları ve hedefleri  Teklifin aşağıdaki unsurlar için ne ölçüde uygun olduğu: - Katılımcılar için yüksek kaliteli öğrenme çıktıları üretmek - Katılımcı kurum/kuruluşların kapasitelerini ve uluslararası kapsamını güçlendirmek - Projenin ne ölçüde imkânları kısıtlı gençleri kapsadığı - 10 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Proje tasarımının ve - uygulamasının Proje teklifinin tüm aşamalarının açıklığı, bütünlüğü ve kalitesi (faaliyetlerinin hazırlanması, uygulanması ve takibi) kalitesi - Proje hedefleri ve teklif edilen faaliyetler arasında tutarlılık (azami 40 puan) - Katılımcılara sağlanan hazırlık faaliyetlerinin kalitesi - Uygulamaya yönelik düzenlemelerin, yönetim ve destek usullerinin kalitesi - Teklif edilen katılımcı yaygın öğrenme yöntemlerinin kalitesi ve projenin tüm aşamalarında gençlerin aktif katılımı - Katılımcıların öğrenme çıktılarının tanınması ve doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi ve Avrupa şeffaflık ve tanınma araçlarının tutarlı bir şekilde kullanımı - Hareketlilik faaliyetlerine katılımcıları seçmek ve/veya bunları dâhil etmek için kullanılan tedbirlerin yerindeliği - Gerek katılımcı/kuruluşlar arasında, gerekse diğer ilgili Etki ve  paydaşlarla işbirliği ve iletişimin kalitesi Proje çıktılarını değerlendirmeye yönelik tedbirlerin kalitesi yaygınlaştırma  - Projenin potansiyel etkisi: doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi ve Avrupa Proje döngüsü içinde ve sonrasında şeffaflık ve tanınma araçlarının tutarlı birBireysel şekilde katılımcılar kullanımı (azami 30 puan) ve katılımcı kuruluşlar üzerinde - Yerel, bölgesel, seviyesinde ulusal projeye seviyede doğrudan ve/veya katılan Avrupa kuruluşlar ve bireylerin dışında  Katılımcı kuruluşların içinde ve dışında projenin çıktılarını yaygınlaştırmayı amaçlayan tedbirlerin yerindeliği ve kalitesi Hibe tahsisi açısından dikkate alınabilmesi için bir teklif en az 60 puan almalıdır. Ayrıca, yukarıda belirtilen hibe ölçütlerinin her bir kategorisinde azami puanın en az yarısını alan teklifler (başka bir deyişle “proje uygunluğu” ve "etki ve yaygınlaştırma" kategorileri için asgari 15’er puan; “projenin tasarımının ve uygulamasının kalitesi” kategorisi için 20 puan) hibe tahsisi için dikkate alınacaktır. 11 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI Genel Açıklamalar Başvuru formunu doldurmadan önce ECAS üyeliğinizin bulunması ve kurumunuza ait PIC numarası almış olmanız gerekmektedir. Elektronik form, Başkanlığımız Elektronik Proje Yönetim Sistemi (TURNA)’nden indirilebilir. Bunun için kurumunuzun TURNA sistemine kayıt olması gerekmektedir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, “Başvuru Formları” sekmesinden “Gençlik Hareketliliği” başvuru formunu indirebilirsiniz. Doğru formu indirdiğinizden emin olunuz. Elektronik form PDF formatında olduğu için bilgisayarınızda Adobe Reader 10 ya da daha yüksek versiyonunun yüklü olması gerekmektedir. Formun boş halini bilgisayarınıza indirip tüm bölümleri aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda eksiksiz bir şekilde doldurunuz. Form indirildikten sonra bilgisayarınıza PDF olarak kaydedilmelidir. Formda bazı bölümler dolu olarak gelecek ve bazı bölümlerdeki hesaplamalar form tarafından otomatik olarak yapılacaktır. Bu bilgilerin doğruluğunun tarafınızca kontrol edilmesi gerekmektedir. Formun onay işleminin yapılabilmesi için zorunlu alanların doldurulması gerekir. Gri renkli alanlar, “Önceden doldurulmuş veya hesaplanmış” alanlar olup üzerlerinde değişiklik yapılamaz. Bazı bölümlerde “+” ya da “–“ butonlarını kullanarak formlara satır/sütun eklenebilir veya çıkarılabilir. Verilerinizin kaybolmaması için girdiğiniz bilgileri sık sık kaydetmeniz önemlidir; kayıt işlemine ara verip daha sonra kaldığınız yerden devam etmeniz mümkündür. BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR 1. Ana Eylem 1 (KA105) başvuru formu Gençlik Değişimleri, Avrupa Gönüllü Hizmeti ve Gençlik Çalışanlarının Hareketliliği faaliyetleri için yapılabilmektedir. Eğer aynı Gençlik Hareketliliği Projesinde Gençlik değişimleri, Avrupa Gönüllü Hizmeti ve Gençlik Çalışanlarına Yönelik Eğitim ve Ağ Kurma faaliyetlerine başvuruyorsanız, faaliyetleri birbirine karışmayacak şekilde çok açık ve anlaşılır olmasına dikkat ederek planlayınız. 2. Form İngilizce de doldurulabilir ancak, Dış uzmanların değerlendirme kolaylığını sağlamak ve bütünsellik açısından formun Türkçe doldurulması tavsiye edilir 12 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI 3. Proje başvuruları için 3 dönem bulunmaktadır. Her yıl için Program Rehberinde yazan son başvuru tarihleri ve proje başlama /bitiş tarihlerine dikkat ettiğinizden emin olunuz. A. Genel Bilgi Bu bölüm başvuru formunu oluşturan ana bölümlerin içeriğini kısaca açıklamaktadır. B. İçerik Bu bölümde, yapılan başvuruya ilişkin bazı alanlar (Program, Ana Eylem, Eylem, Eylem Türü, Teklif Çağrısı Yılı, Dönem ve Son Başvuru Tarihi) doldurulmuş halde gelecektir. Yararlanıcılarımızın dolu olarak gelen alanların doğruluklarını kontrol etmeleri gerekmektedir. Bu bölümde sadece formun doldurulduğu dilin seçilmesi gerekir. B.1. Projenin Tanımı Projenin Başlığı: Söz konusu hareketlilik projeniz için bir proje başlığı yazınız. Proje Başlangıç Tarihi: Projenizin başlangıç tarihine göre bir son başvuru tarihi belirlenmiştir. Ya da tersinden söyleyecek olursak, son başvuru tarihine göre bir başlangıç tarihi. Aşağıda buna ilişkin tabloyu bulabilirsiniz: Proje Başlangıç Tarihi Aşağıdaki Son Başvuru Tarihi Aralıklardaysa 17 Haziran-31 Aralık 17 Mart 1 Ağustos- 28 Şubat 30 Nisan 1 Ocak- 30 Eylül 1 Ekim Örneğin: Projeniz 10 Ağustos 2014 tarihinde başlayacaksa, en geç 17 Mart 2014 ya da 30 Nisan 2014 tarihinde başvuru sunulmalıdır. LÜTFEN DİKKAT !!! Proje Başlama tarihleri E+ program klavuzunda yazdığı ve yukardaki tabloya yazıldığı gibi olmalıdır. Örneğin; 30 Nisan’da sunulan bir proje 1 Ağustos tarihinden önce başlayamaz. 13 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Projenin Toplam Süresi: Projelerin süresi 3 ay ile 24 ay arasında olabilir. Başvuru formunda proje süresinin belirtilmesi gerekir. ( Not: Proje süresi ve faaliyet süresi farklı kavramlardır.) Proje Bitiş Tarihi: Proje bitişi, proje başlangıç tarihine göre belirlenmesi gereken bir tarihtir. Diyelim ki proje 1 Ağustos 2014’te başladı. Proje en fazla 24 ay sürebileceği için proje bitiş tarihi en geç 31 Temmuz 2016 olabilir. Ayrıca hizmetler bittikten sonra uygun bir değerlendirme, takip, sonuçların yaygınlaştırılması ve kullanılması etkinlikleri yapılmasını mümkün kılacak bir proje bitiş tarihi belirlenmelidir. Örneğin bir hizmet 1 Temmuz 2015’da bitmişse proje bitişi için 1 Eylül 2015 tarihinin belirlenmesi ideal bir değerlendirme süreci için elverişli bir zaman dilimini ifade edecektir. Başvuru Sahibi Kurum/Kuruluşun Tam Yasal Adı (Latin karakterlerle): Bu alan PIC numarası alınırken girilen bilgilerle uyumlu olarak doldurulmalıdır. B.2. Başvuran Kurum/Kuruluşun Ulusal Ajansı Ulusal Ajansın Kimlik Bilgisi: Başvuru yapacağınız ajansın kimlik bilgisini seçiniz. Türkiye Ulusal Ajansı seçilecektir. C. Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) C.1. Başvuran Kurum/Kuruluş Bu bölümde başvuru yapan kurum/kuruluşla ilgili bilgiler istenmektedir. Kurumunuza ait PIC numarasını giriniz ve “PIC’i Kontrol Et” butonuna basarak gelen bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz. Bilgilerinizde bir değişiklik olması durumunda “Katılımcı Portalı (The Participant Portal)”nda gerekli güncellemeleri yapınız. C.1.1. Profil Bu bölüm önceden doldurulmuş olarak gelecektir; bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz. Bilgilerinizde değişiklik olması durumunda “Katılımcı Portalı (The Participant Portal)”nda gerekli güncellemeleri yapınız. Aşağıdaki tablolarda, kuruluşların türüne göre bütçede ortaya çıkan farklılıkları görebilirsiniz. Tanımlanan her iki durum, aynı proje için aynı hibe kalemleri üzerinden hesaplanmıştır. 14 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI 1.DURUM: ’Kamu Kurumu olarak’’ sadece ulusal ve bölgesel yapıda olanlar (Bakanlıklar, Bölge Müdürlükleri ve Kalkınma Ajansları, vb.) ‘‘EVET’’ i seçeceklerdir. 2.DURUM: Valilikler, Belediyeler, Kaymakamlıklar, İl Müdürlükleri, okullar ve üniversiteler gibi yerel Kamu kuruluşları, gençlik grupları ve diğer tüm kar amacı gütmeyen kuruluşlar “HAYIR” seçeneğini seçeceklerdir. 15 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI C.1.2. Akreditasyon Avrupa Gönüllü Hizmeti Faaliyetine katılan tüm katılımcı kurum/kuruluşlar geçerli bir AGH akreditasyonuna sahip olmalıdırlar. Bu formu doldurmadan önce Merkez Başkanlığımız tarafından mutlaka koordinatör kuruluş olarak akredite edilmiş olmak gerekmektedir, aksi halde başvuru yapılamaz. Akreditasyon türü kısmında bunu belirtiniz. LÜTFEN DİKKAT!!! Akreditasyon Referans Numarası kısmında size verilmiş olan numarayı belirtmeniz gerekmektedir. Ayrıca, proje ortaklarınız için de ilgili kısımlara ortaklarınızın kendi Ulusal Ajansları tarafından verilmiş akreditasyon numaralarını girmeniz gerekmektedir. C.1.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim Bu bölümde kurumunuz kısaca tanıtılmalıdır; kurumunuzun mevcut durumu, konumu, proje yönetme kapasitesi açık bir şekilde yansıtılmalıdır. Kurumunuzun personel sayısını, varsa özel ihtiyaç sahibi kişileri, yer aldığı coğrafi bölgenin özelliklerini, varsa proje deneyimleri ve projeniz açısından önemli gördüğünüz diğer hususları belirtiniz. Bu başvurudan önceki son 12 ay içerisinde herhangi bir Avrupa Birliği programına hibe için başvurdunuz mu veya hibe aldınız mı?: Bu başvuru öncesi son 12 ay içerisinde herhangi bir AB programına başvuru yaptıysanız ya da hibe aldıysanız “evet” seçeneğini işaretleyiniz. Proje sayısı birden fazla ise, “+” butonunuyla ilave satır ekleyip gerekli bilgileri giriniz. C.1.4. Yasal Temsilci Bu bölümdeki tüm alanların doldurulması gerekmektedir. Dernek, vakıf başkanı ya da kurum adına kurum başkanı yasal temsilci olmalıdır. Başvurunuzun kabul edilmesi durumunda hibe sözleşmesi bu kişi tarafından imzalanacaktır. Eğer yasal temsilcinin irtibat adresi başvuru yapan kurumun adresinden farklıysa, formdaki kutucuğun işaretlenmesi ve irtibat bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. İpucu: Yasal temsilci imzasıyla kurum/kuruluşu yükümlülük altına sokmaya yetki sahibi kişidir. Dernek Başkanı, Vakıf Müdürü, Belediye Başkanı, Vali projelerde doğal yasal 16 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI temsilcidir. Kurum kuruluşun en üst amiri, dilerse yasal temsilci olarak başka birini yetkilendirebilir. C.1.5. İrtibat Kişisi İrtibat kişisi, yasal temsilci tarafından belirlenir. Başvuru sürecinde, proje kabul edildiği takdirde hibe sözleşmesi aşamasında ve proje süreci boyunca irtibat kurulacak kişidir. C.2. Ortak Kuruluş Avrupa Gönüllü Hizmeti başvuruları başvuran (koordinatör) kuruluşun yanı sıra en az bir ortakla gerçekleştirilir.. Her ortak kuruluşun bir PIC numarası olması gerekmektedir. Ortak kuruluşlarla ilgili bilgileri eklerken kendi kuruluşunuz için ekleme yaparken kullandığınız prosedürü izleyiniz. C.2.1. Profil Ortağınızın profil bilgilerini dolduracaksınız. C.2.2. Ortak Kuruluş Ortak kuruluşunuzun ne türde akreditasyon aldığı bilgisini (Ev sahibi kuruluş, Gönderen kuruluş, Koordinatör Kuruluş) doldurmanız gerekmektedir. Akreditasyon türü kısmında bunu belirtiniz. Akreditasyon Referans Numarası kısmında onlara verilmiş olan numarayı belirtiniz. C.2.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim Ortak kuruluşunuzu kısaca tanıtınız. Ortağınızın bu başvuruya ilişkin alanlarda faaliyetlerinin ve deneyimlerinin neler olduğunu açıklayınız. Bu başvuruda yer alacak ortağınızın kilit personelinin ( proje sorumlusu ve mentörünün ) beceri ve uzmanlıkları konusunda bilgi veriniz. C.2.4. Yasal Temsilci Bu bölümdeki tüm alanların ortağınız adına doldurulması gerekmektedir. Ortağınız olan kuruluştan dernek ise dernek başkanı, vakıf ise vakıf başkanı ya da kurum adına kurum başkanı yasal temsilci olmalıdır. 17 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI D. Projenin Tanımı Bu projeyi nasıl yürütmek istediğinizi, amaçlarınızı ve bu proje ile ele almak istediğiniz konuları belirtiniz. Projenizin ele aldığı en temel konular nelerdir? Listeden projenizle ilgili en fazla üç konu seçebilirsiniz. Bu alandaki konular sizin projenizle ilgili değil ise bu bir sorun oluşturmaz. “+” ya da “-“ butonlarını kullanarak konu ekleyebilir veya çıkarabilirsiniz. Eğer üçten fazla ilgili konu varsa en önemli olduğunu düşündüğünüz üç konuyu seçiniz. E. Katılımcı Profili AGH’ ye katılacak gönüllüler için genel kural şudur: 17-30 yaşları arasında olmak ve bir program veya ortak ülkelerden birinde ikamet ediyor olmak. İşte bu genel kurala dayalı olarak projeye katılan gönüllülerin profillerinin nasıl olduğu; boş AGH kontenjanlarının nasıl duyurulduğu; gönüllülerin adaylar arasından nasıl seçildiği ve şeffaf bir seçim sürecinin nasıl sağlandığı; gönüllülerin profili ve ilgi alanları ile hizmetin niteliklerinin nasıl eşleştirildiği ve kızerkek dengesini nasıl sağlayacağınız konusunda bilgi veriniz. Önemli! 18 yaşından küçük gönüllülerin projede yer alabilmesi için ailelerinin resmi muvafakatı gereklidir. E.1. İmkanları Kısıtlı Katılımcılar Bu kısımda projenizde imkânları kısıtlı gençlere yer verecekseniz bunların niçin imkânları kısıtlı gruba dâhil edildiğini ve bunları projenize dâhil etmedeki amaç ve motivasyonunuzu açıklayınız. E.2. Öğrenme Çıktıları Bu bölümde proje sonucunda katılımcıların hangi yetkinlikleri (bilgi, beceri ve tutum/davranış) kazanmaları ya da geliştirmelerinin beklendiğini anlatınız. Bu kazanımlar çeşitlilik arz edebilir, her projeye göre farklılıklar gösterebilir. Ancak, projenizin amaçlarıyla söz konusu öğrenme çıktılarının birbiriyle bağlantılı olması gerekir. Ayrıca, bu öğrenme çıktıları gönüllülerinizle ilgili olmalı ve projede belirlediğiniz ihtiyaçlarınızı da karşılamalıdır. Projenizde gönüllülerin kazandığı yetkinlik ve deneyimleri belgelemek için YouthPass belgesi edineceklerdir. Youthpass proje süresince kazanılan yaygın ve sargın öğrenme deneyimini 18 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI (öğrenme çıktıları) tanımlamakta ve doğrulamaktadır. Youthpass aynı zamanda proje faaliyetleri boyunca katılımcıların öğrenme süreci konusunda daha fazla bilinçlendirilmelerine yardım eden bir araç olarak da kullanılabilir. Youthpass hakkında daha fazla bilgi ve destek için lütfen www.youthpass.eu internet sitesindeki Youthpass rehberi ve ilgili dokümanları inceleyiniz. Bunun dışında edinilen yetkinlikleri belgeleme amacıyla herhangi bir ulusal araç/belge kullanmayı planlıyorsanız lütfen bunları belirtiniz. Söz konusu belgelerin nasıl kullanılacağını da kısaca açıklayınız. F. Hazırlık Bu bölümde projenize hazırlanırken ortağınızla beraber ne tür faaliyetler planladığınızı belirtiniz. F.1. Uygulamaya Yönelik Düzenlemeler Projenin uygulamaya yönelik ve lojistik konuları nasıl ele alınacak? (örneğin katılımcıların seyahati, konaklaması, sigortası, güvenliği ve korunması, vize, sosyal güvenlik, rehberlik ve destek, ortaklar ile hazırlık toplantıları vs.) Bu çalışmaların nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını ayrıntılı olarak anlatınız. Bu çalışmalarda hangi katılımcıların ya da ortakların sorumluluk alacağını belirleyiniz. Gönüllülerin seyahat ve konaklamaları sırasında karşılaşabilecekleri riskleri önlemek ve güvenliklerinin sağlanması hususunda alınacak tedbirler ayrıntılı olarak planlanıp bu bölümde anlatılmalıdır. Proje süresince katılımcıların, proje faaliyetlerini gerçekleştirmelerine engel olabilecek risklerin ortadan kaldırılmasıyla ilgili tedbirler de bu kapsama girer. F.2. Proje Yönetimi Kalite ve yönetim konularını nasıl ele alacaksınız? (örneğin ortaklar ile anlaşmalar, gönüllüler ile öğrenme sözleşmesi yapmak vb.) Ortaklık Yetki Belgesi (Mandate): Eski başvuru formlarında Koordinatör kuruluşlar formun 3.cü bölümünü (Part III) ortaklarına doldurtup imzalatıyorlardı. Erasmus+ döneminde bunun yerine, Ortaklık Yetki Belgesi 19 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI oluşturulmuştur. Ortaklık yetki belgelerinin formatı TURNA sisteminden (başvuru formu listesi) veya aşağıdaki adresten indirilebilir: Ortaklık Yetki Belgeleri. Yabancı ortaklar için İngilizce form, Türkiye’den ortaklar için Türkçe form kullanılabilir. Ortak ile birlikte koordinatör tarafından da imzalanmalıdır (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte). Taranarak e-form’a eklenmesi yeterlidir, ulusal ajansa postalanmayacaktır. "Project title" yazan here yere proje adı yazılmalıdır (üst bilgi alanı dahil). "Partner" yazan bölümlerde ortağın bilgisi, "coordinator" yazan bölümlerde ise koordinatörün bilgisi girilmelidir. Önemli: Ortaklık Yetki Belgelerinin, tercihen başvuru aşamasında bu mümkün olamıyorsa en geç sözleşme aşamasından önce taranarak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Yetki belgesi örneği (Ek-3)Turna’dan indirilebilir. Ortaklar ve Gönüllü ile İç Ortaklık Anlaşması (Activity Agreement) AGH projesine katılan tüm kurum/kuruluşlar ortakları arasında bir iç anlaşma imzalamaları önemle tavsiye edilmektedir. Böyle bir anlaşmanın amacı, projede yer alan tüm taraflar için sorumlulukları, görevi ve mali katkıyı açıkça tanımlamaktadır. AB hibesinin nasıl dağıtılacağı ve hangi maliyeti karşılayacağı hususunda ortaklaşa karar vermek katılımcı kuruluşlara kalmıştır.  Proje başlığı ve başvuru sahibi kurum/kuruluş ile hibe veren Ajans arasındaki hibe anlaşmasına referans;  Projede yer alan tüm katılımcı kurum/kuruluşların isimleri ve iletişim bilgileri;  Her katılımcı kurum/kuruluşların rolü ve sorumlulukları;  Katılımcı kuruluşlar arasında ödeme ve bütçe transferlerinin usulleri yer almalıdır. Bu uygulama projedeki her bir ortağın çıkarlarını korumak açısından şiddetle tavsiye edilmesine rağmen, böyle bir anlaşma ortaklar arasında bir iç belge olarak kalmaktadır; hibeyi veren Ulusal Ajans tarafından talep edilmeyecektir  Ayrıca ülkelerinden ayrılmadan önce her bir AGH gönüllüsü gönderen ve ev sahibi kuruluşu ile gönüllülük anlaşması imzalamak zorundadır. Bu anlaşma AGH sırasında gönüllünün yürüteceği görevleri ve amaçlanan öğrenme çıktılarını tanımlamaktadır. Anlaşmanın parçası olarak, gönüllü AGH’den ne beklemesi gerektiğine, Youthpass’in nasıl kullanılacağına ve faaliyetin sonunda sertifikanın nasıl alınacağına ilişkin bilgileri içeren bir bilgi paketi alacaktır. 20 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Böyle bir anlaşma ortaklar ve gönüllüler arasında bir belge olarak kalmaktadır; hibeyi veren Ulusal Ajans tarafından istenmeyecektir. Örnek bir çalışmayı Ek II’ de bulacaksınız. Söz konusu belgeyi Turna’dan da indirebilirsiniz. F.3. Katılımcıların Hazırlıkları Bu bölümde gönüllülerin nasıl hazırlanacağı, eğitileceği ve destekleneceğine ilişkin bilgiler verilmelidir. Ayrıca gönüllülere kişisel desteğin mentor tarafından nasıl sağlanacağını ve ayrıca gönüllülere yapacakları görevle ilgili desteği (oryantasyon, ayrılış öncesi, varış sonrası ve ara değerlendirme eğitimleri vb.) ve gönüllülerin dil desteği ile ilgili eğitimlerin nasıl sağlanacağı konusunda bilgi veriniz. Özellikle ayrılış öncesi eğitimi, AGH kurum/kuruluşlarının (genellikle gönderen veya koordinatör kuruluş) sorumluluğundadır ve gönüllülere beklentileri hakkında konuşma, motivasyonlarını ve öğrenme araçlarını geliştirme fırsatı sağlar. Buna ek olarak projeniz kapsamında risk önleme ve kriz yönetimi konularına genel yaklaşımınızı ve projenizin gönüllülerin diğer kültürlere olumlu bir yaklaşım sergilemesine nasıl katkıda bulunacağı, farklı kültürlerden ve geçmişlerden gelen gençlerle kültürlerarası diyalog kurmasına nasıl katkıda bulunacağı, önyargı, ırkçılık gibi dışlanmaya yol açan tutum ve davranışların engellenmesine nasıl katkıda bulunacağı, hoşgörü ve farklılıklara anlayış gösterme duygusunun güçlenmesine nasıl yardımcı olacağı belirtilmelidir. G. Ana Faaliyetler Projenizde yapmayı planladığınız faaliyetler ve detayları hakkında bilgi veriniz. Proje ortağınızla beraber ne tür bir işbirliği içerisinde olmayı planladığınızı ve ortağınızın faaliyetlerde rolünün ne olacağını belirtiniz. Bu bölümde genel olarak faaliyetlerinizden bahsettikten sonra Faaliyet Tablosunu ayrıca sisteme yüklemeniz gerekmektedir. Bakınız EK-2 (Turna’dan indirilebilir) LÜTFEN DİKKAT !!! Başvuru Klavuzunun ilgili kısmında ‘’Faaliyet türü, faaliyetin gerçekleşeceği yer(ler), planlanan tarihler, kullanılan çalışma yöntemleri, dahil olan ülkeler ve herbir proje ortağının faaliyetteki rolü’’ belirtilmelidir denilmiştir. Bu bilgilerin hepsinin ilgili bölümde doldurulması –başvuru formunun eksiksiz doldurulmuş olarak kabul edilmesi içingereklidir. 21 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI ÖNERİ !!! Faaliyet tariflerini, gönderen-ev sahibi kuruluş ve gönüllü bilgileri Gönüllü Bilgileri Tablosuna girilerek; tablo, ekler kısmında boş yer kalması halinde excel dosyası olarak eklenilebilir. Örnek olarak: G.1. Faaliyet Detayları Gerçekleştirmeyi planladığınız tüm faaliyetler bu bölümde listelenmelidir. Bu formda belirtilmeyen faaliyetler desteklenmez. Daha sonraki tarihlerde Ajans tarafından bazı değişiklikler teklif edilebilir ve uygun görüldüğü takdirde onaylanabilir, fakat faaliyet eklenmesi durumunda hibe artışı yapılmayacaktır. Faaliyet No: Otomatik olarak gelecektir. Faaliyet Türü: Açılan kutudan seçilecektir. Açıklamalar yukarıda verilmiştir. Katılımcı Sayısı: Toplam katılımcı sayısını giriniz. Özel İhtiyaç Sahibi Katılımcılar: Özel ihtiyaç sahibi katılımcıların toplam sayısını yazınız. Bu sayı yukarıda belirtilen toplam katılımcı sayısına dahildir. Kişilerin özel ihtiyaç sahibi olduğu belgelendirilmelidir. Refakatçiler: Özel ihtiyaç sahibi katılımcılara refakat etmesi gereken kişilerin sayısını yazınız. Bu sayı yukarıda belirtilen toplam katılımcı sayısına dahildir. Bu uzun dönemli bir faaliyet midir? Kısa süreli mi yoksa uzun dönem AGH olup olmadığı bilgisi girilmelidir. Uzun dönemli aktiviteler 59 günün üzerinde olan aktivitelerdir. Akış No: Akış kavramı, bir faaliyetteki hareketlilikleri ifade etmek için kullanılır. Aynı yere, aynı süre ve aynı faaliyet için yapılan hareketlilikler tek akış olarak kabul edilebilir. Bir akışın 22 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI katılımcı sayısı birden fazla olabilir. Aynı ülkeden giden/gelen gönüllülerin aynı zaman diliminde ve aynı faaliyette yer almaları durumunda, sayılarının en fazla 2 olması önemle tavsiye edilir. Faaliyetin ayrıntıları olan süre ve gidilecek yer gibi bilgilerde değişiklik olduğunda yeni bir akış eklenmesi gerekir. Akış sayısı I. bölümündeki bütçe hesaplamasında kullanılır. “+” ve “-“ kullanılarak yeni akış eklenebilir ya da çıkarılabilir. Gönderen Ülke: Eğer projede yurtdışına gönüllü gönderilecekse, Türkiye yazılacak; projede gönüllülere Türk ortak ev sahipliği yapacaksa, gönderici kuruluşun/kuruluşların ülkeleri yazılacak. Gidilecek Ülke: Bu alan, gidilecek ülkeye göre günlük bireysel destek tutarının hesaplanmasında kullanılacaktır. Gidilecek ülke adı girildiğinde bireysel destek tutarı otomatik olarak bütçe tablosunda görülecektir. Ayrıca, yukarıdaki ifadeye benzer şekilde, proje Türkiye de yapılacaksa, buraya Türkiye yazılacak ve hibe ona göre hesaplanacaktır. Süre(ay): Yol hariç faaliyet süresidir. 2 ay ile 12 ay arasındaki faaliyetlerdir. Hesaplama, faaliyetin gerçekleşeceği yere göre süre üzerinden yapılır ve tamamı ödenir; fakat, başvuru, kar amacı güden bir kuruluş, ulusal veya bölgesel bir kamu kuruluşu ise hibenin %50 si tahsis edilir. Süre (gün): Yol hariç faaliyet süresidir. 14 gün ila 59 gün arası faaliyetleri kapsar. Hususlar yukarıda belirtilenlerle aynıdır. DİKKAT: Bireysel Destek ve Kurumsal Destek kalemlerinin hesaplanması kısa dönem ve uzun dönem AGH için farklıdır. Kısa Dönem gün bazlı, uzun dönem ise ay bazlı hesaplanmaktadır. Katılımcı Sayısı: Her faaliyete/akışa kaç kişinin katılacağını gösterir. Bütçe hesaplaması katılımcı sayısına göre otomatik olarak yapılır. Projeniz devam ederken planlanmış olan bazı faaliyetlerde değişiklikler olabilir, ancak faaliyetlerin değişmesi durumunda hibe artırımı yapılamaz. *Başvuru formunun ‘’ekler’’ kısmına lütfen bir faaliyet programını ekleyiniz. Bir örneğini bu kılavuzun Ek-2 kısmında bulabilirsiniz. 23 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI G1.1. Faaliyetlerin ve Katılımcıların Özetleri Bu bölümde faaliyet numarası ile birlikte katılımcı sayısı otomatik olarak gelmektedir. Kontrol etmeniz önerilmektedir. LÜTFEN DİKKAT !!! Projeniz AGH projesi ise ilgili kısımda Gençlik Gönüllülüğü ibaresi yazmalıdır. Ayrıca, eFormda, Ortakların bulunduğu ülkelerin Program Ülkesi mi yoksa Ortak Ülke mi olduğu doğru şekilde belirtilmelidir. H. Proje Takibi Projenin faaliyetleri sonunda ne gibi sonuçlar elde edileceği açıklanmalıdır. 24 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI H.1. Etki Projenizin katılımcılar ve kurum/kuruluşlar üzerinde beklenen etkileri anlatılmalıdır. Projenin, katılımcıların bilgi, beceri ve davranışları üzerindeki olumlu etkileri ile mesleki gelişimleri, daha ileri seviyede bilgiye ulaşmaya yönelik becerileri ve yaşam kalitelerine sağladığı katkılardan da bahsedilebilir. Bu etkilerin gerçekçi ve projenizle ilgili olması beklenmektedir. Bireyler üzerindeki etkilerinin yanısıra, kurumsal açıdan da yönetim yapısında, müfredatta, Avrupa boyutunda ve personelin motivasyonu gibi alanlarda beklenen etkilere yer verilmesi gerekir. H.2. Proje Sonuçlarının Yaygınlaştırılması Erasmus+ Programı, yaygınlaştırma faaliyetlerine özel önem vermektedir. Bu nedenle başvuruda proje sonuçlarınızı yaygınlaştırmak için iyi bir planınızın olması projenizi güçlendirecektir. Proje çıktılarının yaygınlaştırılması faaliyetler bittikten sonra yapılacaktır. İyi bir yaygınlaştırma planı sadece faaliyete değil faaliyetin sonuçlarına da odaklanmalıdır. Faaliyetin yapılmış olmasının yanısıra somut sonuçlarının ortaya konması, yaygınlaştırma faaliyetlerinin yapılması ve etkisinin daha çok kişiye ulaşması önemlidir. Ne tür yaygınlaştırma faaliyetleri yapacağınız size bağlıdır. En yaygın olarak kullanılan yaygınlaştırma araçları; sunumlar, konferanslar, çalıştaylar, broşürler, bültenler ve kitapçıklar; yerel ve ulusal basında ilan, gazete çıkarma; yeni kurs ve eğitim materyalleri oluşturma ve web sayfası şeklinde sıralanabilir. H.3. Değerlendirme Projenizin amaçlarına ve sonuçlarına ulaşıp ulaşmadığını, ulaştıysa ne ölçüde ulaştığını değerlendirmek için hangi faaliyetleri yürüteceğinizi açıklayınız. Yapılan bu değerlendirme tüm öğrenme çıktılarını öne çıkarmalıdır. Değerlendirme sadece proje bitiminde değil, proje öncesinde ve proje devam ederken de yapılmalıdır. Böylece; proje devam ederken amaçlara uygun gerekli düzenlemeler ve uyarlamalar yapılabilir. 25 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI I. Bütçe Erasmus + bütçesi, projenize olan hibe desteğini ifade etmekte olup bütün masrafları kapsıyor olmayabilir. KA1 içinde yer alan Avrupa Gönüllü Hizmetine başvuru yaparken yüzdelik olarak aşağıda yer alan kalemlerde destek alınacaktır:  Seyahat  Bireysel Destek  Kurumsal Destek  Dil Desteği  Özel İhtiyaç Desteği  İstisnai Masraflar Başvuru sahibi, başvuru sırasında proje bütçesini aşağıdaki sayfalarda belirtilen oranlara göre hesaplayıp geçici proje bütçesini oluşturmalıdır. Eğer yanlış hesaplama yapılmışsa sadece başvuru sırasında talep edilen miktara kadar olan kısım dikkate alınacaktır. Ayrıca, Başvuru sahibi bütçenin başvuru formunda yazılan akitivite ile uyumlu olduğunu garanti etmek durumundadır. Türkiye Ulusal Ajansı, başvuruda talep edilen miktardan fazla hibe tahsis edememektedir, dolayısıyla başvurunuzu tamamlayıp onaylamadan önce lütfen bütçe kalemlerinizi tekrar kontrol ediniz. Başvuru sırasında, eForm üzerinde bilgiler girildikten sonra sistem tarafından otomatik hesaplama, formun ilgili sayfasındaki ‘’onayla’’ butonuna tıkladıktan sonra yapılacaktır. Formu düzeltebilmek ve yükleyebilmek için internete bağlı olmanız ve her sayfa için ‘’onayla’’ butonuna tıklamanız gerekir. I.1. Seyahat Seyahat masrafları birim maliyet üzerinden hesaplanmakta olup yeni dönemde Avrupa Komisyonunun belirlediği bir sistem üzerinden gidiş-dönüş olarak mesafe bazında hesaplanacaktır. İlgili mesafe hesaplayıcıya şu linkten ulaşılabilir: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm. 26 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI Programda çıkan mesafenin, Erasmus+ program rehberinde ve aşağıda yer almakta olan birim maliyet için gidiş ve dönüş olarak hesaplandığı unutulmamalıdır. Birim maliyet tablosu şu şekildedir: 0 - 99 km €0 100 - 499 km € 180 500 - 1999 km € 275 2000 - 2999 km € 360 3000 - 3999 km € 530 4000 - 7999 km € 820 8000 km + € 1100 ÖRNEK: ÖNEMLİ: Klavuzda 0-99 km nin hemen altında yer almakta olan 10-99 km ibaresi hatalı olduğu ve bütçe hesaplanmasında sorun olabileceği için seçilmemelidir: 27 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI I.2. Bireysel Destek Bireysel Destek, Gönüllü hizmeti yapılacak ülke ve faaliyet süresi üzerinden birim maliyet olarak hesaplanır. Gönüllünün cep harçlığı olarak düşünüldüğü için yiyecek ve konaklama ücreti olarak düşünülemez, o masrafların yerine sayılamaz. AGH 14 ila 59 gün (AVRO/gün) 2 ila 12 ay (AVRO/ay) Belçika 4 110 Bulgaristan 3 70 Çek Cumhuriyeti 4 90 Danimarka 5 145 Almanya 4 110 Estonya 3 85 İrlanda 5 125 Yunanistan 4 100 İspanya 4 105 Fransa 5 115 Hırvatistan 4 90 İtalya 4 115 Güney Kıbrıs R. Y. 4 110 Letonya 3 80 Litvanya 3 80 Lüksemburg 4 110 Macaristan 4 90 Malta 4 110 Hollanda 4 110 Avusturya 4 115 Polonya 3 85 Portekiz 4 100 Romanya 2 60 Slovenya 3 85 Slovakya 4 95 Finlandiya 4 125 İsveç 4 115 İngiltere 5 140 Makedonya 2 60 28 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI AGH 14 ila 59 gün (AVRO/gün) 2 ila 12 ay (AVRO/ay) İzlanda 5 135 Lihtenştayn 5 120 Norveç 5 135 İsviçre 5 130 Türkiye 3 80 Ortak Ülke 2 55 I.3. Kurumsal Destek *Hesaplanmış oran aktivitenin geçtiği yere ve eğer başvuran Kurum kar amacı güden, kurumsal sosyal sorumluluk yapan işletmeler, bölgesel ve/veya ulusal düzeyde bir kamu kurumu kapsamına giriyorsa (Kalkınma Ajansları, Bakanlıkların Merkez Teşkilatları ve Bölge Müdürlükleri, kâr amacı güden kuruluşlar gibi) bu oran % 50 oranında düşürülür. AGH 14 ila 59 gün (Avro /gün) 2 ila 12 ay (Avro /ay) Belçika 20 590 Bulgaristan 17 500 Çek Cumhuriyeti 17 490 Danimarka 21 630 Almanya 18 520 Estonya 18 520 İrlanda 21 610 Yunanistan 21 610 İspanya 18 530 Fransa 19 570 Hırvatistan 19 570 İtalya 21 610 Güney Kıbrıs R. Y. 21 610 Letonya 19 550 Litvanya 18 540 29 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI AGH 14 ila 59 gün (Avro /gün) 2 ila 12 ay (Avro /ay) Lüksemburg 21 610 Macaristan 17 510 Malta 20 600 Hollanda 21 620 Avusturya 18 540 Polonya 18 540 Portekiz 20 600 Romanya 17 500 Slovenya 20 580 Slovakya 19 550 Finlandiya 21 630 İsveç 21 630 İngiltere 21 630 Makedonya 15 440 İzlanda 21 610 Lihtenştayn 21 610 Norveç 21 630 İsviçre 21 620 Türkiye 17 500 Ortak Ülke 15 440 I.4. Dil Desteği Faaliyete gitmeden önce veya faaliyet boyunca katılımcıların gönüllü görevlerini gerçekleştirmek için kullanacakları dil bilgisini iyileştirmek amacıyla katılımcılara sunulan destek ile bağlantılı maliyeti ifade etmekte olup birim maliyet üzerinden hesaplanır. Yalnızca 2 ila 12 ay süren faaliyetler için Dil desteği ihtiyacı olan katılımcı başına 150 AVRO olarak belirlenmiş olup başvuru sahipleri, katılımcıların merkezi online hizmet tarafından 30 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI sunulmayan dillere olan ihtiyaçları temelinde faaliyetin öğretim dili ile ilgili destek talep etmelidir. Çevrimiçi dil desteği sağlanan diller (Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca ve İtalyanca) dışındaki dillerde program kılavuzunda dil desteği için belirlenen kurallar çerçevesinde ve öngörülen miktarlarda dil desteği için hibe talep edilebilir. Çevrimiçi Dil Desteği sağlanan dillerde hibe desteği talep edilemez. Dil desteği için hibe talep edildiğinde bu desteğin kurumsal bir yapı tarafından verilmesi ve muhasebe kurallarına uygun bir belge (fatura) ile belgelendirilmesi gerekmektedir. Aşağıda bir hesaplama örneği görebilirsiniz: Grup 1’de yer alan dillerdeki değerlendirme ve derslerin Avrupa Komisyonu tarafından düzenlenen online dil hizmeti aracılığıyla desteklenmesi planlanmaktadır. Hizmetin kullanılabilir olması durumunda, dil desteği, bu dillere hibe sağlanmasından ziyade, online değerlendirme ve online dil dersleri şeklinde sağlanacaktır. Grup 2’de yer alan dillerde dil hazırlığı, farklı dil hazırlığı şekilleri (Örneğin; geleneksel kurslar, bireysel çalışma vs.) için kullanılabilecek hibeler aracılığıyla desteklenecektir. Dil hazırlığı hareketlilik öncesinde veya esnasında gerçekleştirilebilir. I.5. Özel İhtiyaç Desteği Engelli katılımcılar ile doğrudan ilişkili ek maliyeti ifade eder ve gerçekleşen maliyet üzerinden hesaplanıyor olup gerçekleşen maliyetin %100 ünü kapsar. Özel ihtiyaç desteği, Başvuru sırasında başvuru formunun ilgili kısmına yazılmak zorundadır. Ayrıca, Özel ihtiyaç desteği gerekçelendirilmelidir. 31 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI I.6. İstisnai Masraflar İstisnai masraflar kalemi, gerçekleşen maliyet üzerinden hesaplanıyor olup aşağıdaki maddeleri kapsar:  Vize ve vize ile bağlantılı maliyet ve ikamet izinleri maliyeti,  Aşı maliyeti  Ön Hazırlık Ziyareti esnasında katılımcıların konaklaması ile bağlantılı maliyet  İmkânı kısıtlı gençlerin katılımı halinde, güçlendirilmiş rehberlik ve özel hazırlığa destek amaçlı maliyet İstisnai maliyetler, başvuru aşamasında Başvuru formunun ilgili kısmına yazılmak zorundadır zira başvurudan sonraki hiç bir süreçte istisnai masraflar kalemi güncellenememekte veya başvuruda herhangi bir hibe talep edilmemişse, ilerleyen süreçte tekrar talep edilememektedir. ÖRNEK: J. Proje Özeti Başvuru sahibi, başvuru kapsamında sunmuş olduğu projesini bütün yönleriyle açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanarak özetlemelidir. Proje özeti, herkese açık olacağından ve AB Komisyonu ve Ulusal Ajans dokümanlarında kullanılacağından önemli bir metin niteliğindedir ve gereksiz ifadelerden kaçınılmalıdır. Proje özetinin anlaşılır ve açık olmasına dikkat edilmeli ve aşağıdaki hususlara yer verilmelidir: - Projenin arka planı (background) ve bağlamı (context), - Projenin hedefleri, - Katılımcı ülke ve kuruluşlar, gönüllü sayısı ve profilleri, 32 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI - Projeyi yürütürken kullanılacak yöntem, - Proje sonuçlarının kısaca anlatılması, öngörülen etkileri ve uzun dönemdeki potansiyel faydaları. Proje özetinizin İngilizce çevirisini açık ve anlaşılır şekilde yazınız. J.1. Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) Listesi Bu tablo, başvuru formunun önceki bölümlerinden alınan bilgilere göre dolu olarak gelecektir. J.2. Bütçe Özeti Bu tablo, proje kapsamında yapılacak faaliyet sayısı, faaliyet türü ve talep edilen hibe miktarı konusunda özet bilgiler sunar. Aşağıda verilen ek tablo ise, kurumsal destek hibesine ilişkin genel toplamı vermektedir. J.2.1. Toplam Proje Hibesi “Hesaplanan Hibe” kısmı, daha önce girilen verilere göre dolu olarak gelecektir. Ancak “Talep edilen hibe” kısmının doldurulması gerekmektedir. Talep edilen hibe kısmı başvuru sahibininin manuel olarak hesaplama yaparak doldurması gereken bir alandır. Bu alan kontrol amaçlı doldurulacaktır. İdeali “Hesaplanan Hibe” ve “Talep edilen hibe” alanlarınınn aşağıdaki gibi eşit olmasıdır. Manuel olarak hesaplanan hibe tutarı ile başvuru formunun hesapladığı hibe miktarı arasında fark var ise, bütçe kalemlerinin yeniden gözden geçirilmesi gerekecektir. 33 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI K. Kontrol Listesi Projenizi Ulusal Ajans’a online olarak sunmadan önce, başvuru formunuzun Program Rehberinde belirtilen uygunluk kriterlerini yerine getirdiğinden emin olunuz ve aşağıdaki hususları kontrol ediniz. - Kullandığınız form KA1 başvuru formu mu? - Başvuru formundaki ilgili kısımların hepsi eksiksiz dolduruldu mu? - Başvuru formu, kuruluşunuzun ilgili olduğu ülkenin ulusal ajansına mı gönderildi? - Başvuru Formu, Erasmus + Program Ülkelerinden birinin dili ile mi dolduruldu? - Aşağıdaki belgeleri eklediniz mi? - Kuruluşun yasal temsilcisi tarafından imzalanmış olan Doğruluk Beyanı - Her ortak için hazırlanmış ve imzalanmış Avrupa Komisyonunun belirlediği formattaki mandate formları - Gençlik başvuruları için Gençlik Faaliyet Tablosu -Tüm ortaklar, hukuksal statülerinin bir kanıtı olarak gerekli bütün belgeleri katılımcı portalına yükledi mi? - Hibesi 60.000 € nun üzerinden olan başvurular için, bilanço/gelir-gider tablosu katılımcı portalına eklendi mi? (Kamu kurumları ve Uluslararası Örgütlerden talep edilmemektedir.). -Program Rehberindeki son başvuru tarihleri ile başvuru uyumlu mu ? - Formun nihai halini kaydettiniz ve kendiniz için çıktı aldınız mı? L. Veri Koruma Bildirimi Başvuru sahiplerinin Doğruluk Beyanını imzalamadan önce veri koruma bildirimini okumaları gerekir. 34 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI M. Doğruluk Beyanı Başvuru sahibi kurum/kuruluşun yasal temsilcisi Doğruluk Beyanı sayfasının kağıt çıktısını almalı, dikkatli bir şekilde okumalı, beyan bölümünü el yazısı ile doldurmalı ve imzalamalı, varsa kurum mührünü tatbik etmelidir. Onaylanan Doğruluk Beyanı taranıp başvuru formu sunulmadan önce formda yer alan “Ekler” bölümüne eklenmelidir. N. Ekler Kurum yasal temsilcisi tarafından onaylanmış olan “Doğruluk Beyanı” belgesi, “Mandate”(Ortaklık Yetki) belgesi ve Gönüllü Faaliyet tablosu başvuru formuna eklenecektir. Belge yüklemek için kutunun sağ tarafında bulunan “ekle” butonuna basınız ve ilgili belgeyi bilgisayarınızdan bularak yükleyiniz. Yanlışlıkla yüklenen belgeler “çıkarınız” butonuna basılarak çıkarılabilmektedir. O. Başvuru Formunun Sunulması O.1. Veri Onaylama Formu elektronik olarak sunmadan önce, her sayfayı “Onayla” butonuna basarak onaylamayı unutmayınız. Formunuzun yalnızca nihai versiyonu elektronik olarak sunulacaktır. O.2. Standart Başvuru Formu Sunma Süreci Faks, posta veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik 35 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI yapamazlar. Başvuru sahibi kurum/kuruluş(lar), başvuru formlarını sunmadan önce forma son şeklini verdiklerinden emin olmalı ve gerekirse sunmadan önce tekrar gözden geçirmelidir. Sisteme en son yüklenen form geçerli form olarak kabul edilecektir. Başvuru formunun sisteme yüklenebilmesi için bilgisayarınızın internet bağlantısı olması gerekmektedir. Tekrar hatırlatmak gerekirse, formu yüklemeden önce, formun bütün bölümlerinin onaylanmış ve bütün eklerin başvuru formuna eklenmiş olması gerekir. Başvurunuzu yapmadan önce, sunma işlemi sırasında ve daha sonra doğabilecek teknik sorunlara karşı, formun nihai halini bilgisayarınıza kaydetmeniz önerilir. Başvuru sahiplerinin, başvurularını 30 Nisan 2014, Pazartesi günü saat 13:00’a (Başvurularda Brüksel saatiyle öğle 12:00 esastır) kadar yapmaları gerekmektedir. Farklı bir zaman diliminde yer alan ülkelerde bulunan başvuru sahipleri reddedilmemek adına saat farklılıklarını göz önünde bulundurmalıdır, bu konuda sorumluluk başvuru sahibine aittir. Son başvuru saatinden sonra yapılacak başvurular kesinlikle geçersiz sayılacaktır. O.3. Alternatif Başvuru Formu Sunma Süreci Faks, posta/kargo veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik yapamazlar. O.4. Başvuru Sunum Özeti Bu tablo, yapılmış olan tüm başvuru formu sunma girişimlerine ilişkin ek bilgi (log) sunmaktadır. Bu bilgiler birden fazla başvuru sunulması durumunda Ulusal Ajanslar için özellikle yararlıdır. “O.2.” bölümündeki süreç tamamlandıktan sonra, başvurunun çevrimiçi olarak gönderildiği tarih ve saat aşağıdaki ekran görüntüsü gibi olacaktır. 36 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI O.5. Formu Yazdırma Başvuru formlarının kâğıt çıktıları Ulusal Ajans’a posta yoluyla gönderilmeyecektir. Ancak, başvuru sahiplerinin formların kâğıt çıktılarını saklamalarında yarar vardır. BAŞVURU SONRASI DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR: 1. Aşağıdaki dosyaların başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir.  Doğruluk Beyanı  Faaliyet Tablosu  Her bir ortak için Ortaklık Yetki Belgesi (Mandate)  Gönüllü Bilgileri Tablosu (Önerilir) bkz. ‘G bölümü’ 5 adet dosya ekleme alanı bulunduğundan Mandate (Ortaklık yetki belgelerinin) doğruluk beyanı ile birlikte tek bir dosya olacak şekilde taratılıp eklenmesi önerilir. Bu dosyalar,  PDF  DOC (a pre-2007 word document)  DOCX (a post-2007 word document)  XLS (a pre-2007 excel file)  XLSX (a post-2007 excel file) 37 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI  JPG (an image file in jpeg format)  TXT (a text document)  ODT (open office word processor document)  ODS (open office spreadsheet document) olabilir ve toplamda 5120 kb’yi geçmemelidir. 2. Ön Hazırlık Ziyareti (ÖHZ) nin faaliyetin gerçekleşeceği ülkede öngörülmesi tavsiye olunur. Zira, ÖHZ’ nin en önemli amaçlarından biri de tüm ortaklarla birlikte proje ortamının ziyareti, eksikliklerin tespiti gibi hususlardır. ÖHZ’nin faaliyetin gerçekleşeceği ülke dışında öngörülmesi halinde, bunun sağlam nedenlerle gerekçelendirilememesi, Proje kabul edilse bile ÖHZ bütçesinin kabul edilmemesi durumuna yol açacaktır. 3. Her bir proje ortağıyla İç Ortaklık Antlaşması’nın imzalanması şiddetle önerilir (Ortaklık yetki belgelerinden ayrı olarak) İç ortaklık anlaşması kriz durumlarında ortaya çıkan sorunların başvuran tarafından müdahale edilmesine yardımcı olacak bir belgedir. Ek 1_de İç Ortaklık Anlaşması’nın formatı bulunmaktadır. 38 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI EKLER: EK-1: İÇ ORTAKLIK ANLAŞMASI ÖRNEĞİ: Agreement with Volunteer(s) and between the Organizations for EVS – ‘’Project Title’’ 20XX-1-TR01-KA105-XXXXXX Project Title : XXX Project Date: : DD/MM/YYYY – DD/MM/YYYY ( X weeks/months) This agreement shall govern regulations between Name : XXX Address : XXX EI Nu. Project title : 20XX-1-XX01-KA110-XXXXXX : XXX Project Ref. Number: 20XX-1-TR01-KA105-XXXXXX as the Host Organisation on the one hand and Name : XXX Address : XXX EI Nu: : 20XX-1-TR01-KA110-XXXXXX as the Sending Organisation on the other hand Name : XXX Date and place of birth : XXX Address : XXX as the Volunteer(s). 39 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI A. Responsibilities of the host organisation The host organisation shall undertake: 1. To prepare the volunteer for the project at XXX. 2. To provide necessary conditions for the volunteer in order that he will be able to carry out his volunteering activities properly. 3. To provide him/her accommodation. 4. To provide him/her breakfast, lunch and dinner. 5. To provide 2 days every week plus 2 more free days every month. 6. To provide him/her a mentor. 7. To provide him/her ticket for the local transport 8. To provide him/her the volunteer allowance (X EUR) every month. B. Rights of the host organisation 1. The host organisation has the right to expect from the volunteer to carry out his/her project according to the Programme Rules. 2. Host Organization could change the schedule in accordance with the volunteer. C. Responsibilities of the sending organisation 1. To help the volunteer in arranging his/her travel in ‘‘the country where the project takes place’’. 2. To arrange the AXA insurance. 3. To arrange the procedures of the visa. 4. To prepare the volunteer for his/her voluntary work in ‘‘the country where the project takes place’’ in the best possible way (what it means to go abroad, what is a voluntary service, practical questions, questions concerning the project and responsibilities-rights... etc.) 5. To give him/her assistance during the project and monitor the volunteer in an appropriate manner after his/her return. D. Rights of the sending organisation 1. To get the money for their work, which will be transferred to the bank account of the organisation after the coordinating organisation received the grant. E. Division of the community grant 1. The sending organisation is entitled to get reimbursement of real costs according to the invoices for covering the volunteer’s return travel cost, and X EUR for sending activities. (Also, sharing of the part of grant is negotiable between the organizations.) 2. The host organisation is entitled to get X EUR/month as host activity cost and X EUR/month as a volunteer allowance. The later amount will be paid to the volunteer in cash at the beginning of every month. 40 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI F. Responsibilities of the volunteer 1. To do his/her job according to the rules of X Organization and Agreement. 2. To work max 7 hours per a day which is max 35 hours per week. 3. To organize activities with organization team. 4. To report his/her activities. 5. To communicate with local youth. 6. To make evaluation and give feedback. 7. To be in touch with the people from organisation during the activities. G. Rights of the volunteer 1. To get the necessary conditions in order that he/she will be able to carry out volunteering activities properly. 2. To get proper accommodation. 3. To have 2 days off per week (2 days of 7 days) plus 2 more days off per month. 4. To get a mentor. 5. To get the opportunity to learn ‘’the target’’ language during his/her stay. 6. To get the chance to meet other volunteers in the city. 7. To get support for local transportations. 8. To receive the volunteer allowance every month. XXX XXX President Passport nr: …………………. XXXX Volunteer(s) Sending organization I confirm that I have never joined an EVS project or one no longer than 2 months. 20XX-1-XX01-KA110-XXXXXX XXX President XXX Host Organization 20XX-1-XX01-KA110-XXXXXX 41 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI EK-2: AGH FAALİYET TABLOSU ÖRNEĞİ: Gönderen Kuruluş Ad Evsahibi Kuruluş PIC Numarası Koordinatör Kuruluş PIC Numarası Ad Ad PIC Numarası Program Çalışma saatleri Pazartesi Salı Çarşamba Perşembe Cuma Cumartesi Pazar Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı hafta sonu hafta sonu (SABAH) Başlangıç saati Bitiş saati 09:30 11:30 11:30 12.00 kahve molası kahve molası kahve molası kahve molası kahve molası hafta sonu hafta sonu 12:00 14:00 ön çalışma atölyelerine destek vermek ön çalışma atölyelerine destek vermek ön çalışma atölyelerine destek vermek ön çalışma atölyelerine destek vermek ön çalışma atölyelerine destek vermek hafta sonu hafta sonu Başlangıç saati Bitiş saati Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı 14:00 16:00 öğle yemeği ve dinlenme zamanı öğle yemeği ve dinlenme zamanı öğle yemeği ve dinlenme zamanı öğle yemeği ve dinlenme zamanı öğle yemeği ve dinlenme zamanı hafta sonu hafta sonu Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı hafta sonu hafta sonu Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Hastanedeki çalışanların Hastanedeki çalışanların günlük işlerine yardım günlük işlerine yardım etmek etmek Hastanedeki çalışanların günlük işlerine yardım etmek Hastanedeki çalışanların Hastanedeki çalışanların günlük işlerine yardım günlük işlerine yardım etmek etmek (ÖĞLE) (ÖĞLEDEN SONRA) Başlangıç saati Bitiş saati 16:00 18:00 eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri eğitim ve eğlence atölyeleri (AKŞAM) Başlangıç saati Bitiş saati Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Öngörülen faaliyetlerin tanımı Ek standart haftalık program için, lütfen yukarıdaki satırları aşağıya kopyalayınız 42 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI EK-3 ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (MANDATE):  İngilizce versiyonunun aslı için tıklayınız. Aşağıda bir örnek yer almaktadır. MANDATE2 I, the undersigned, [forename and surname of the legal representative of the partner organisation signing this mandate], representing, [full official name of partner organisation] [ACRONYM] [official legal status or form]3 [official registration No]4 [full official address] [VAT number], hereinafter referred to as "the partner organisation" or "my organisation", for the purposes of participating in the project [Title] under the Erasmus+ programme (hereinafter referred to as "the project") hereby: 1. Mandate [full official name of the coordinator] [ACRONYM] [official legal status or form] [official registration No]5 [full official address] 2 3 4 5 One original version of this Annex to be included for each partner organisation except for the coordinator. To be deleted or filled in according to the "Legal Entity" form To be deleted or filled in according to the "Legal Entity" form To be deleted or filled in according to the "Legal Entity" form 43 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI [VAT number], represented by [forename, surname and function of the legal representative of the coordinator] (hereinafter referred to as "the coordinator”) To submit in my name and on behalf of my organisation the project application for funding within the Erasmus+ programme to [Name of the National Agency where the application is going to be submitted] in [Name of the country] hereinafter referred to as "the National Agency” In case the project is granted by the National Agency, to sign in my name and on behalf of my organisation the grant agreement and its possible subsequent amendments with the National Agency. 2. Mandate the coordinator to act on behalf of my organisation in compliance with the grant agreement. I hereby confirm that I accept all terms and conditions of the grant agreement and, in particular, all provisions affecting the coordinator and the other beneficiaries. In particular, I acknowledge that, by virtue of this mandate, the coordinator alone is entitled to receive funds from the National Agency and distribute the amounts corresponding to my organisation's participation in the project. I certify that the information related to my organisation contained in this application is correct and that my organisation has not received/applied for any other EU funding to carry out the activity which is the subject of this project application. I hereby accept that my organisation will do everything in its power to help the coordinator fulfil its obligations under the grant agreement, and in particular, to provide to the coordinator, on its request, documents or information may be required in relation to the grant agreement. I hereby declare to agree on behalf of my organisation that the provisions of the grant agreement shall take precedence over any other agreement between my organisation and the coordinator that may have an effect on the implementation of the grant agreement, including this mandate. This mandate shall be annexed to the [project application/grant agreement]6 and shall form an integral part of the grant agreement in case the project is selected for funding. 6 Choose as appropriate depending on when the mandate is submitted 44 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI SIGNATURE [forename, surname, function of the legal representative of the mandating partner organisation] [signature] Done at [place], [date] [forename and surname of the legal representative of the coordinator], [full official name of the coordinator] [ACRONYM] [signature] Done at [place], [date] In duplicate in English 45 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (TÜRKÇE):  Türkçe versiyonunun aslı için tıklayınız. Aşağıda bir örnek yer almaktadır. 1. MADDE ……….7 tarafından temsil edilen, ………. adlı kamu/özel kurumu8 (Bundan sonra “Ortak Kurum” veya “Kurumumuz” olarak anılacaktır.) (Adres: …….……., Vergi Numarası: …………., Kurum Sicil/Kayıt Numarası9 (varsa):…….) temsilen bu yetki belgesini imzalayan kişi olarak ben; Erasmus+ Programı kapsamındaki ……………10 başlıklı projeye katılmak amacıyla, Kurumumuz adına Erasmus+ Programı kapsamında hibe almak için Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı’na (Bundan sonra “Ulusal Ajans” adıyla anılacaktır) proje başvurusu yapması ve; Hibe desteği alması halinde, Kurumumuz adına Ulusal Ajansla hibe sözleşmesi ve sonradan düzenlenmesi muhtemel sözleşme değişikliklerini imzalaması için; ……….11 tarafından temsil edilen, ………. adlı kamu kurumuna/özel kuruma12 (Bundan sonra “Koordinatör Kurum” olarak anılacaktır.) (Adres: …….……., Vergi Numarası: …………., Kayıt Numarası13 (varsa):…….) yetki veriyorum. 2. MADDE Koordinatör Kurum ve diğer yararlanıcıları etkileyen tüm şartlar başta olmak üzere hibe sözleşmesinin tüm hüküm ve şartlarını kabul ettiğimi beyan ederim. Özellikle, bu yetki belgesine istinaden Koordinatör Kurumun, Ulusal Ajans’tan hibe almaya ve Kurumumuzun proje ortaklığıyla ilgili hibe tutarlarının dağıtımını yapmaya tek başına yetkili olduğunu kabul ederim. Bu başvuruya ortak olan Kurumumuzla ilgili bilgilerin doğru olduğunu ve Kurumumuzun bu proje başvurusu konusunda bir faaliyet gerçekleştirmek için başka herhangi bir Avrupa Birliği hibesi için başvurmadığımı veya hibe almadığımı doğrularım. Kurumumuzun, hibe sözleşmesinde yer alan sorumluluklarını yerine getirme konusunda Koordinatör Kuruma yardım etmek için elinden gelen her şeyi yapmayı; özellikle, 7 Kurumun yasal temsilcisinin adı, soyadı ve görevi “Tüzel Kişilik” belgesinde belirtilen bilgilere göre biri seçilmeli, diğeri silinmelidir. 9 “Tüzel Kişilik” belgesinde yer alan bilgilere göre doldurulmalı veya “Kurum Kayıt Numarası ifadesi” silinmelidir. 10 Proje başlığı yazılmalıdır. 11 Kurumun yasal temsilcisinin adı, soyadı ve görevi 12 “Tüzel Kişilik” belgesinde belirtilen bilgilere göre biri seçilmeli, diğeri silinmelidir. 13 “Tüzel Kişilik” belgesinde yer alan bilgilere göre doldurulmalı veya “Kurum Kayıt Numarası ifadesi” silinmelidir. 8 46 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI gerektiğinde Koordinatör Kuruma hibe sözleşmesiyle ilgili gerekli bilgi ve belgeleri vermeyi kabul ederim. Temsil ettiğim kurumun proje başvurusuna ilişkin eleme ölçütlerinin herhangi biri kapsamına girmediğini ve proje başvuru formunda teklif edilen iş programı veya faaliyetleri tamamlayacak idari ve finansal kapasiteye sahip olduğunu beyan ederim. Hibe sözleşmesi hükümlerinin, bu yetki belgesi dahil Kurumumuz ve Koordinatör Kurum arasında imzalanan ve hibe sözleşmesinin uygulanmasında etkisi olabilecek diğer herhangi bir sözleşmeye göre öncelikli olacağını Kurumumuz adına beyan ederim. Bu yetki belgesi, ………….. başlıklı proje başvurusu/hibe sözleşmesinin14 eki olacak ve projenin hibe desteği alması durumunda hibe sözleşmesinin ayrılmaz parçasını oluşturacaktır. Koordinatör Kurum Yetki Veren Ortak Kurum …………………… …………………… Adına İmza Adına İmza ……………… (Yasal temsilcinin adı, soyadı) ……………… (Yasal temsilcinin adı, soyadı) ……………… ( Yasal temsilcinin görevi) ……………… ( Yasal temsilcinin görevi) Yer ve Tarih: Yer ve Tarih: Mühür/Kaşe Mühür/Kaşe Not: Bu belge iki nüsha halinde düzenlenecektir. 14 Yetki Belgesinin ne zaman (başvuru sırasında veya hibe sözleşmesi öncesi) sunulduğuna bağlı olarak biri seçilmeli diğeri silinmelidir. 47