Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS) Ön Muhasebe Modülü Tunahan ALTINTOP Ali YILDIRIM İçindekiler • Giriş • Kullanıcı Hiyerarşisi • Modül Kullanıcısı Tanımlama • Modül Teorik Akış Diyagramı • Modülün Kullanıcılar Bazlı Kullanım Talimatı • Önemli Hatırlatmalar • Uygulama 2 Giriş Giriş • Ön Muhasebe Modülü, sağlık tesisleri bazında TDMS fişlerinin ön kayıtlar şeklinde oluşturulması ve yöneticiler tarafından onaylanarak gerçek TDMS fişlerine dönüştürülmesi süreçlerini içermektedir. • Amaç, tahakkuk birimlerinde TDMS harici kayıt yapılarını (Excel, vb.) devre dışı bırakarak daha kurumsal ve hatasız bir yapı oluşturmaktır. • Modül sayesinde, muhasebe birimlerine mesafesi fazla olan sağlık tesisleri, ön muhasebe kayıtları şeklinde fiş kesebilecek ve bu fişler muhasebe birimindeki kullanıcılar tarafından onaylanarak gerçek TDMS fişlerine dönüştürülebilecektir. • Modül sayesinde, muhasebe birimlerindeki fiş kesme işlemleri yükü azalacak ve ilgili personeller daha çok yönetimsel konulara odaklanabilecektir. • Hedef, hiyerarşik kontroller sayesinde yapılan hataları azaltmak ve sağlıklı denetim mekanizması oluşturmaktır. 4 Kullanıcı Hiyerarşisi Kullanıcı Hiyerarşisi • Modül senaryosunda iki tip kullanıcı mevcuttur. • Bunlar: Muhasebe Birimi Kullanıcısı Modül Kullanıcısı 6 Kullanıcı Hiyerarşisi Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Var/Var Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Yok/Var/Var Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Yok/Var Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Var/Var/Yok 7 Kullanıcı Hiyerarşisi x x 8 Modül Kullanıcısı Tanımlama Modül Kullanıcısı Tanımlama • Modül kullanıcısı olarak tanımlanacak kullanıcılara, en alt seviye sağlık tesisi bazında, «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verilmesi gerekmektedir. • Bu yetki, muhasebe birimi yönetici kullanıcısı tarafından Yönetim->Kullanıcı İşlemleri sayfasından verilmektedir. 10 Modül Kullanıcısı Tanımlama • Kırmızı okla gösterilen kısımdan sağlık tesisi seçilmeli daha sonra yeşil okla gösterilen kısımdan «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verilmelidir. 11 Modül Kullanıcısı Tanımlama • Sağlık tesisinin seçim örneği kırmızı okla gösterilmektedir. 12 Modül Kullanıcısı Tanımlama • Yetkinin verilmesi için, sol resimde kırmızı okla gösterilen buton tıklanmalı ve listeden sağ resimde kırmızı okla gösterilen «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verilmelidir. 13 Modül Teorik Akış Diyagramı Modül Teorik Akış Diyagramı Başlangıç Kaydın Girilmesi Durum: İptal Durum: Onaysız Evet Gerçek Fiş Silindi? Kontrole Gönder Durum: İade Hayır Durum: Kontrolde Düzenle ve Tekrar Kontrole Gönder İade Onay? İade? Onay Evet Durum: Onaylandı 10 Gün Kuralı? Hayır Islak İmzalı Belgeleri İlet Bitiş 15 Modülün Kullanıcılar Bazlı Kullanım Talimatı Modülün Kullanıcılar Bazlı Kullanım Talimatı Muhasebe Birimi Kullanıcısı Modül Kullanıcısı Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Var/Var Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Yok/Var/Var Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Yok/Var Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Var/Var/Yok 17 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Modül kullanıcısı, TDMS’ de «Muhasebe İşlemleri» menüsüne girdiğinde, aşağıdaki ekran ile karşılaşmaktadır. 18 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Modül kullanıcısı, «Muhasebe İşlem Fişi» ve «Ödeme Emri Fişi» türlerinde ön muhasebe kayıtları ve ekleri girebilmekte, • «Fiş Listesi» ekranından da bu sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe fişlerinin durumu takip edilebilmekte, • «Yardımcı Defter» ekranından ön muhasebe kayıtlarına ait yardımcı defter işlemleri gerçekleştirilebilmekte, • «Ön Muhasebe Modülü Yardım» linkinden, yardım dokümanını indirebilmektedir. 19 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Örnek Muhasebe İşlem Fişi Girişi 20 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Örnek Ödeme Emri Belgesi Girişi-1 21 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Örnek Ödeme Emri Belgesi Girişi-2 22 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Bütün ön muhasebe kayıtlarının üst kısımlarında bir durum çubuğu bulunmaktadır. • Ön muhasebe kaydı ilk oluştuğunda bu çubuk mavi renklidir. Kaydın durumu, «Onaysız» dır. Bu aşamadaki kayıt, muhasebe birimi kullanıcısı tarafından onaylanamaz veya iade edilemez. • «Onaysız» durumdaki kaydın durum çubuğundan, kaydı oluşturan kullanıcı «Kontrole Gönder» diyerek; kaydı yöneticinin onaylayabileceği veya iade edebileceği «Kontrolde» durumuna çevirebilmektedir. 23 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «Kontrolde» durumundaki bir ön muhasebe kaydının durum çubuğu gri renktedir. Bu durumdaki kayıt, muhasebe birimi kullanıcısı tarafından onaylanabilmekte veya gerekçe yazılarak iade edilebilmektedir. • Modül kullanıcısı tarafından «Kontrolde» durumundaki kayıtlarda herhangi bir güncelleme veya dosya yükleme işlemi yapılamamaktadır. 24 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «Onaylandı» durumundaki kaydın durum çubuğu yeşil renktedir. Modül kullanıcısı, gerçek TDMS fişi okuma yetkisine de sahip olduğundan, bu çubuktan ilgili fişe erişim sağlayabilmektedir. • Ön muhasebe kayıtları, ilk onaylandıklarında durum çubuğunda açıklama olarak, «Islak İmzalı Belgeler İletilmedi» ibaresi yer almaktadır. • Durum çubuğunda ayrıca, onaylayan kullanıcı ve işlem tarihi gibi bilgiler de yer almaktadır. 25 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «İade Edildi» durumundaki kaydın durum çubuğu sarı renktedir. Modül kullanıcısı, iade gerekçesinde belirtilen gerekli düzeltmeleri yaparak «Tekrar Kontrole Gönder» işlemini yapabilmektedir. • Durum çubuğunda ayrıca, iade eden kullanıcı ve işlem tarihi gibi bilgiler de yer almaktadır. 26 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Onaylanan bir kayıt sonrasında oluşturulan gerçek fiş muhasebe birimi kullanıcısı tarafından silinirse, ön muhasebe kaydı da otomatik olarak «İptal Edildi» durumuna dönüşmektedir. Bu durumdaki kayıtların durum çubuğu kırmızı renktedir. • Durum çubuğunda ayrıca, iptal eden kullanıcı ve işlem tarihi gibi bilgiler de yer almaktadır. 27 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Modül kullanıcısı, ön muhasebe kaydını oluşturduktan sonra ek olarak dosyalar yükleyebilmektedir. • Sadece «Onaysız» ve «İade Edildi» durumlarında dosya ekleme veya ön muhasebe kaydı üzerinde düzeltme işlemleri yapılabilmektedir. 28 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Ön muhasebe kayıtlarına eklenebilecek dosya formatları «.jpeg» ve «.pdf» dir. Aynı dosya birden fazla kez yüklenemez. • Ön muhasebe kayıtlarına 5MB’ dan küçük en fazla 5 adet dosya yüklenebilmektedir. • Modül kullanıcısı yüklenen dosyaları, görüntüleyebilmekte veya silebilmektedir. 29 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Modül kullanıcısı, başka bir modül kullanıcısının oluşturmuş olduğu ön muhasebe kaydını hiçbir şekilde müdahale edemez. • Ön muhasebe kayıtları onaylandıktan sonra ıslak imzalı belgelerin muhasebe birimine iletilmesi için tanına süre, 10 gündür. 10 günü aşan en az bir kaydın bulunması durumunda ön muhasebe kaydı girilmesi engelletilmektedir. 30 Modül Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «Fiş Listesi» ekranından sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe fişlerinin durumu takip edilebilmektedir. Arama formundan istenilen kriterlerde süzme yapılabilmektedir. 31 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Muhasebe birimi kullanıcısı, TDMS’ de «Muhasebe İşlemleri» menüsüne girdiğinde, aşağıdaki ekran ile karşılaşmaktadır. 32 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Muhasebe birimi kullanıcısı, «Fiş Listesi» ekranından sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe fişlerinin, durumu takip edilebilmekte, onay veya iade işlemlerini gerçekleştirebilmekte, • «Yardımcı Defter» ekranından ön muhasebe kayıtlarına ait yardımcı defter işlemleri gerçekleştirilebilmekte, • «Ön Muhasebe Modülü Yardım» linkinden, yardım dokümanını indirebilmektedir. 33 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «Onaysız» durumundaki kayıt, muhasebe birimi kullanıcısı tarafından görüntülenebilir fakat onaylanamaz veya iade edilemez. • Muhasebe birimi kullanıcısı, herhangi bir ön muhasebe kaydı girme veya güncelleme işlemi yapamamaktadır. Bununla ilgili uyarı kayıt içerisinde mevcuttur. 34 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «Kontrolde» durumundaki bir ön muhasebe kaydının durum çubuğu gri renktedir. Bu durumdaki kayıt, muhasebe birimi kullanıcısı tarafından onaylanabilmekte veya gerekçe yazılarak iade edilebilmektedir. 35 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «Onaylandı» durumundaki kaydın durum çubuğu yeşil renktedir. Muhasebe birimi kullanıcısı, gerçek TDMS fişi okuma yetkisine de sahip olduğundan, bu çubuktan ilgili fişe erişim sağlayabilmektedir. • Ön muhasebe kayıtları, ilk onaylandıklarında durum çubuğunda açıklama olarak, «Islak İmzalı Belgeler İletilmedi» ibaresi yer almaktadır. • Kayıtla ilgili ıslak imzalı belgeler muhasebe birimine ulaştığında, muhasebe birimi kullanıcısı tarafından «Islak İmzalı Belgeler Geldi» butonu kullanılmalıdır. 36 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • «İade Edildi» durumundaki kaydın durum çubuğu sarı renktedir. • Muhasebe birimi kullanıcısı, durum çubuğundaki, iade eden kullanıcı ve işlem tarihi gibi bilgileri görebilmektedir. Düzeltme işlemleri modül kullanıcısı tarafından yapılmaktadır. 37 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Onaylanan bir kayıt sonrasında oluşturulan gerçek fiş muhasebe birimi kullanıcısı tarafından silinirse, ön muhasebe kaydı da otomatik olarak «İptal Edildi» durumuna dönüşmektedir. Bu durumdaki kayıtların durum çubuğu kırmızı renktedir. • Durum çubuğunda ayrıca, iptal eden kullanıcı ve işlem tarihi gibi bilgiler de yer almaktadır. 38 Muhasebe Birimi Kullanıcısının Kullanım Talimatı • Modülden oluşturulup ıslak imzalı belgeleri iletilmeyen gerçek TDMS fişlerinin, Toplu Fiş İşlemlerinden yevmiyeleştirilmesi engellenmiştir. • Bu sayede onaylanan ön muhasebe kayıtlarına ıslak imzalı belgeleri gelmeden iptal hakkı tanınmış olmaktadır. 39 Önemli Hatırlatmalar Önemli Hatırlatmalar • TDMS’ de bazı modüllerden otomatik olarak oluşturulan fişler, ön muhasebe modülünden oluşturulamamaktadır. • Bu modüller; Kira Modülü, Personel Giderleri (Ek Ödeme), Sağlık Turizmi, Hesap Kapatma, Gönderme Emri Kapatma ve Teminat Mektubu Takip Modülü dür. • Personel Giderleri modülünden oluşturulan fişlerin ön muhasebeye açılması ile ilgili analiz ve çalışmalar devam etmektedir. • Ön muhasebe modülünden onaylanarak oluşturulan gerçek fişlerde herhangi bir güncelleme yapılamamaktadır. Bu durum, bazı gelir tahakkuklarının tarih düzenlemelerinde sıkıntı oluşturmaktadır. Bu ve benzer durumların tespit edilerek düzenlenmesi planlanmaktadır. 41 Uygulama Teşekkürler