Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO
EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR
DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET
EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF
EUROOPA KONTROLLIKODA
ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO
EUROPEAN COURT OF AUDITORS
COUR DES COMPTES EUROPÉENNE
CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA
EUROPSKI REVIZORSKI SUD
CORTE DEI CONTI EUROPEA
EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA
EUROPOS AUDITO RŪMAI
EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK
IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI
EUROPESE REKENKAMER
EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY
TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU
CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ
EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV
EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE
EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji
Europskog potpornog ureda za azil
za financijsku godinu 2013.
zajedno s odgovorima Ureda
12, RUE ALCIDE DE GASPERI
L – 1615 LUXEMBOURG
TEL.: (+352) 43 98 – 1
FAKS: (+352) 43 93 42
E-POŠTA: ECA-INFO@ECA.EUROPA.EU
INTERNETSKE STRANICE: HTTP://ECA.EUROPA.EU
2
UVOD
1.
Europski potporni ured za azil (u daljnjem tekstu: Ured ili EASO) sa sjedištem
u Valletti osnovan je Uredbom (EU) br. 439/2010 Europskog parlamenta i Vijeća 1.
Zadaća je Ureda pružiti potporu razvoju zajedničkog europskog sustava azila.
Osnovan je s ciljem jačanja praktične suradnje u području azila i pomaganja
državama članicama da ispune svoje europske i međunarodne obveze kako bi
zaštitile ljude kojima je to potrebno. Ured djeluje kao središte stručnog znanja u
području azila. Isto tako, Ured pruža potporu državama članicama čiji su sustavi
azila i prihvata pod posebnim opterećenjem.
INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA
2. Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno
ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornog i kontrolnog sustava
Ureda. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i
analizom jamstava uprave.
JAMSTVENA IZJAVA
3. U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije
(UFEU), Sud je proveo reviziju:
(a) godišnje računovodstvene dokumentacije Ureda, koja se sastoji od
financijskih izvještaja 2 i izvješća o izvršenju proračuna 3 za financijsku godinu
koja je završila 31. prosinca 2013., te
1
SL L 132, 29.5.2010., str. 11.
2
Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka,
izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih
politika, kao i druga pojašnjenja.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
3
(b) zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom
dokumentacijom.
Odgovornost uprave
4. Uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje
računovodstvene dokumentacije Ureda te za zakonitost i pravilnost povezanih
transakcija 4.
(a) Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom
Ureda uključuju izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji
je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima
nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i
primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih
pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik5; te razumne
računovodstvene procjene u danim okolnostima. Direktor odobrava godišnju
računovodstvenu dokumentaciju Ureda nakon što ju je računovodstveni
službenik Ureda pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku
kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da
ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog
stanja Ureda u svim značajnim aspektima.
3
Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji
proračuna.
4
Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328,
7.12.2013., str. 42.).
5
Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik
proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje
je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih
računovodstvenih standarda (IAS) / međunarodnih standarda financijskog
izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene
standarde.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
4
(b) Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih
transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja
uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava
unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za
sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat
pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.
Odgovornost revizora
5. Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću 6
osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije
te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s
međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te
međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim
standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno
jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Ureda
značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i
pravilne.
6. Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i
iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih
transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni
rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od
značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira
Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika
revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i
pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne
sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih
6
Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
5
transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim
okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika,
osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene
dokumentacije.
7. Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da
budu temelj jamstvene izjave.
Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije
8. Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Ureda u svim
značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Ureda na dan
31. prosinca 2013. te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu
godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima
koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.
Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s
računovodstvenom dokumentacijom
9. Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom
dokumentacijom za godinu koja je završila zaključno s 31. prosincem 2013.
zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.
10. Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda. Treba ih razmotriti u
svjetlu činjenice da je 2013. bila prva cijela godina financijske neovisnosti Ureda.
PRIMJEDBE O POUZDANOSTI RAČUNOVODSTVENE DOKUMENTACIJE
11. Tijekom revizije nije bila stavljena na raspolaganje osnova za obračunata
sredstva u visini od 40 000 eura u vezi s rashodima i naknadama za osoblje koje
je stupilo na dužnost 2013. godine.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
6
PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA
12. Od ukupnog broja plaćanja, njih 446 (18 %) izvršeno je nakon roka propisanog
Financijskom uredbom. Takva su plaćanja u prosjeku kasnila 21 dan.
13. Šest od 16 standarda unutarnje kontrole još nije provedeno u potpunosti.
PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU
14. Ured je precijenio svoje proračunske potrebe u 2013. godini za 13 % (u
2012. godini: 32 %) te je rezervirano samo 10,4 milijuna iz proračuna od
12 milijuna eura. Prenesena odobrena sredstva iznosila su 2,5 milijuna eura ili
24 % (u 2012. godini: 65 %) ukupnih rezerviranih odobrenih sredstava, od čega
337 031 euro nije bio obuhvaćen pravnom obvezom. Iako ima prostora za
poboljšanje proračunskog planiranja, i precjenjivanje proračunskih potreba i
prijenosi rezerviranih odobrenih sredstava znatno su niži nego prethodne godine.
15. Prenesena rezervirana odobrena sredstva uglavnom se odnose na glavu II.
(drugi administrativni rashodi) u visini od 540 269 eura tj. 31 % rezerviranih
odobrenih sredstava, i glavu III. (operativne aktivnosti) u visini od 1 841 798 eura
(45 % rezerviranih odobrenih sredstava). Većinom se odnose na račune koji još
nisu primljeni i/ili plaćeni na kraju godine ili na slučajeve u kojima određene usluge
još nisu isporučene.
DRUGE PRIMJEDBE
16. Potrebno je poboljšati transparentnost postupaka zapošljavanja: pitanja za
razgovore i pismene ispite određena su tek nakon razmatranja prijava, čime se
povećava rizik utjecaja pojedinačnih prijava na pitanja; selekcijski odbori nisu u
svim slučajevima bodovali sve kriterije za odabir navedene u oglasima za
slobodna radna mjesta; izjave o nepostojanju sukoba interesa koje su potpisali
članovi selekcijskog odbora odnosile su se samo na osobni odnos koji bi
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
7
predstavljao mogući sukob interesa, dok se izričito isključio profesionalni odnos; u
jednom izdvojenom postupku zapošljavanja utvrđeno je nepodudaranje jednog
kriterija prihvatljivosti koji je naveden u oglasu za slobodno radno mjesto i
odgovarajućeg kriterija za odabir u vezi s brojem godina dokazanog
profesionalnog iskustva.
PRAĆENJE PODUZETIH MJERA U VEZI S PRIMJEDBAMA IZ PRIJAŠNJIH
GODINA
17. Pregled poduzetih korektivnih mjera kao odgovor na prošlogodišnje primjedbe
Suda nalazi se u prilogu I.
IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin
Milan Martin CVIKL, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u
Luxembourgu 8. srpnja 2014.
Za Revizorski sud
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Predsjednik
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
1
PRILOG I.
Praćenje poduzetih mjera u vezi s primjedbama iz prijašnjih godina
Godina
Primjedba Suda
Faza korektivne mjere
(Dovršeno / U tijeku / Predstoji / —)
Dovršeno
2012.
Računovodstveni službenik još nije potvrdio
računovodstveni sustav Ureda.
2012.
Prijenos u iznosu od 0,2 milijuna eura nije bio
obuhvaćen pravnom obvezom (ugovorom) te je stoga
bio nepravilan.
—
2012.
Nije obavljen popis fizičkog inventara kako bi se
provjerilo je li sva oprema kupljena za otvaranje Ureda
upisana u registar.
Dovršeno
2012.
Pedeset isplata u vrijednosti od oko 20 % ukupnog
iznosa plaćanja izvršeno je nakon rokova propisanih
Financijskom uredbom.
2012.
Deset od 16 standarda unutarnje kontrole1 još nije
provedeno u potpunosti.
2012.
Proračunske potrebe za 2012. godinu bile su znatno
precijenjene: rezervirano je samo 4,8 milijuna eura od
7 milijuna eura koji su prebačeni nakon dobivanja
financijske neovisnosti.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
—
U tijeku
—
8.7.2014
2
Godina
Primjedba Suda
Faza korektivne mjere
(Dovršeno / U tijeku / Predstoji / —)
2012.
Prenesena su rezervirana odobrena sredstva u iznosu
od 3,2 milijuna eura, što predstavlja 65,13 % ukupnih
rezerviranih odobrenih sredstava za razdoblje
financijske neovisnosti2. Ti su se prijenosi odnosili na
glavu I. (rashodi za osoblje) gdje su iznosili 0,3 milijuna
eura, na glavu II. (drugi administrativni rashodi) gdje su
iznosili 1,4 milijuna eura te na glavu III. (operativne
aktivnosti) gdje su iznosili 1,5 milijuna eura. Većinom
se odnose na račune koji još nisu primljeni i/ili plaćeni
na kraju godine, kao i na povrat troškova u vezi sa
stručnjacima koji se tek treba izvršiti. Nadalje, otprilike
0,8 milijuna eura odnosi se na preuređenje poslovnih
prostora Ureda u 2012. godini za koje će plaćanja biti
izvršena nakon konačnog odobrenja3. Međutim, tako
visoka razina prenesenih sredstava nije sukladna
proračunskom načelu jedne godine.
2012.
Iznosi nekoliko proračunskih obveza nisu bili dovoljni
da se pokrije nabava povezane robe i usluga.
Procijenjena količina nabavljene robe i usluga koje
nisu pokrivene iznosila je 0,2 milijuna eura, što je
dovelo do odgovarajuće prekomjerne procjene u
izvještaju o realizaciji proračuna.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
—
—
8.7.2014
3
Godina
Primjedba Suda
Faza korektivne mjere
(Dovršeno / U tijeku / Predstoji / —)
2012.
Ured koordinira razmještanje stručnjaka država članica
za potporu državama članicama u kriznim situacijama
(mjere hitne potpore) te vrši povrat troškova službenih
putovanja stručnjaka na paušalnoj osnovi. Ukupni
povrat troškova službenih putovanja iznosio je otprilike
417 000 eura (24 % ukupnih plaćanja). Povrate
troškova u paušalnom iznosu dobivali su i vanjski
sudionici koji su prisustvovali sastancima u prostorima
Ureda. Troškovi za sastanke predviđeni su različitim
proračunskim linijama te je ukupan iznos nepoznat.
Iako primjena paušalnih iznosa smanjuje
administrativno opterećenje, takvi su iznosi možda veći
od stvarno nastalih troškova.
2012.
Kako bi osigurala prostor za sjedište Ureda, malteška
je vlada ustupila na korištenje jednu zgradu4 te je
ugovorom o najmu s malteškim nacionalnim tijelom za
promet propisano da se prostori „iznajmljuju u gotovom
stanju pri čemu su osigurane ključne usluge”. No, kako
bi se zgrada mogla koristiti, morali su se poduzeti
određeni radovi5 u procijenjenoj vrijednosti od
4,3 milijuna eura, od čega je 3,8 milijuna eura trebala
pokriti Komisija. Većina je radova obavljena do kraja
2012. godine te su malteškoj vladi isplaćeni predujmovi
u visini od 3 milijuna eura. Nadalje, Ured će tijekom
devetogodišnjeg razdoblja platiti 3,7 milijuna eura za
najam.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
—
—
8.7.2014
4
Godina
Primjedba Suda
Faza korektivne mjere
(Dovršeno / U tijeku / Predstoji / —)
2012.
Komisija je upoznala Europski parlament i Vijeće s
ugovorom o najmu prostora, kao i s tim da je bilo
potrebno obaviti neke radove koje će financirati
malteška vlada i Komisija. Iako su proračunska tijela
bila obaviještena o projektu, ne postoje dokazi da su
bila upoznata s očekivanim troškovima i udjelu EU-a u
njima.
2012.
Potrebno je poboljšati transparentnost postupaka
zapošljavanja: nema dokaza da su važnost bodova te
bodovni pragovi za poziv na razgovor ili uvrštavanje na
popis prikladnih kandidata utvrđeni prije razmatranja
prijava, kao ni da su pitanja za razgovore i pismene
ispite određena prije razmatranja prijava.
—
Predstoji
1
Standardi unutarnje kontrole br. 3., 4., 5., 6., 8., 9., 10., 11., 13. i 14.
2
40,32 % kada se u obzir uzme čitava kalendarska godina 2012.
3
Završno odobrenje bilo je u tijeku u svibnju 2013. godine.
4
U ponudi je opisana kao zgrada u vrhunskom stanju.
5
Sukladno predmetnom ugovoru o bespovratnim sredstvima između Komisije i malteške vlade, to se odnosi npr. na izmjene rasporeda
uredskih prostora, dvostruka prozorska stakla, informatičku i sigurnosnu infrastrukturu, postavljanje konferencijske dvorane, i sl.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
1
PRILOG II.
Europski potporni ured za azil (luka u Valletti, Malta)
Nadležnosti i djelovanje
Područja
nadležnosti
Europske unije
sukladno Ugovoru
(članak 3. Ugovora o
Europskoj uniji te
članci 67., 78. i 80.
Ugovora o
funkcioniranju
Europske unije)
Unija svojim građanima nudi područje slobode, sigurnosti i pravde bez unutarnjih granica, na
kojem je osigurano slobodno kretanje osoba zajedno s odgovarajućim mjerama u pogledu
nadzora vanjskih granica, azila, useljavanja te sprečavanja i suzbijanja kriminala.
Unija razvija zajedničku politiku azila, supsidijarne zaštite i privremene zaštite čiji je cilj svakom
državljaninu treće zemlje kojem je potrebna međunarodna zaštita ponuditi odgovarajući status i
osigurati poštovanje načela zabrane prisilnog udaljenja ili vraćanja imigranta (non-refoulement).
Ta politika mora biti u skladu sa Ženevskom konvencijom od 28. srpnja 1951. i Protokolom od
31. siječnja 1967. o statusu izbjeglica te s drugim odgovarajućim ugovorima.
Za te potrebe potrebno je usvojiti mjere za zajednički europski sustav azila koji obuhvaća:
jedinstveni status azila za državljane trećih zemalja koji je na snazi u čitavoj Uniji; jedinstveni
status supsidijarne zaštite za državljane trećih zemalja kojima je, bez dobivanja europskog azila,
potrebna međunarodna zaštita; zajednički sustav privremene zaštite za raseljene osobe u
slučaju masovnog priljeva; zajedničke postupke za priznavanje ili ukidanje statusa ili supsidijarne
zaštite; kriterije i mehanizme kojima se određuje koja je država članica odgovorna za
razmatranje zahtjeva za azil ili supsidijarnu zaštitu; standarde uvjeta za prihvat podnositelja
zahtjeva za azil ili supsidijarnu zaštitu; partnerstvo i suradnju s trećim zemljama u svrhu
upravljanja priljevom osoba koje podnose zahtjev za azil odnosno supsidijarnu ili privremenu
zaštitu.
U slučaju da se jedna ili više država članica nađe u kriznoj situaciji zbog iznenadnog priljeva
državljana trećih zemalja, mogu se usvojiti privremene mjere u korist dotične države članice ili
dotičnih država članica.
Politika Unije o azilu i njezina provedba uređena je načelom solidarnosti i pravedne podjele
odgovornosti među državama članicama, uključujući i njegove financijske implikacije.
Nadležnosti Ureda
Ciljevi
(Uredba(EU)
br. 439/2010
Europskog
parlamenta i Vijeća
kojom se
uspostavlja Europski
ured za azil)
Ured doprinosi stvaranju zajedničkog europskog sustava azila. Svrha je Ureda je olakšati,
uskladiti i ojačati praktičnu suradnju među državama članicama u mnogim vidovima azila poput:
pružanja praktične i operativne podrške državama članicama; pružanje operativne podrške
državama članicama koje imaju posebne potrebe ili državama članicama čiji su sustavi azila
izloženi velikom pritisku; pružanja znanstvene i tehničke pomoći u vezi s oblikovanjem politika i
zakonodavstvom Unije u svim područjima koja izravno ili neizravno utječu na azil.
Zadaće
–
Trajna potpora: pružanje potpore i davanje poticaja u vezi sa zajedničkom kvalitetom
postupka azila kroz zajedničko osposobljavanje, zajednički kurikulum o azilu i zajedničke
informacije o zemlji podrijetla.
–
Posebna potpora: posebno prilagođena pomoć, jačanje kapaciteta, premještanje, posebna
potpora te posebni postupci kontrole kvalitete.
–
Hitna potpora: organiziranje solidarne pomoći za države članice suočene s posebnim
opterećenjem pružanjem privremene potpore i pomoći kako bi se popravio ili ponovno
izgradio sustav azila.
–
Potpora u pogledu informacija i analiza: razmjena i objedinjavanje informacija i
podataka, analiza i procjena – ne samo usporedba i razmjena informacija nego i zajednička
analiza trendova i zajednička procjena.
–
Potpora trećim zemljama: pružanje potpore vanjskim dimenzijama, pružanje potpore
partnerstvu s trećim zemljama kako bi se iznašla zajednička rješenja, primjerice jačanjem
kapaciteta i programima za regionalnu zaštitu te koordinacija aktivnosti država članica u vezi
s preseljenjem.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
2
Upravljanje
Upravni odbor
Sastav
Upravni odbor Ureda sastoji se od jednog člana iz svake države članice osim Danske, dvaju
članova iz Europske komisije i jednog člana UNHCR-a bez prava glasa. Svi članovi upravnog
odbora imenuju se na temelju iskustva, stručne odgovornosti i visoke razine stručnog znanja u
području azila.
Hrvatska je bila pozvana da u svojstvu promatrača sudjeluje na svim sastancima upravnog
odbora i drugim važnim sastancima sve dok 1. srpnja 2013. nije postala punopravnom članicom
Ureda nakon stupanja na snagu Ugovora o pristupanju između EU-a i Hrvatske od
9. prosinca 2011.
Danska, Island, Lihtenštajn, Norveška i Švicarska pozvani su da kao promatrači sudjeluju na
svim sastancima upravnog odbora i drugim važnim sastancima.
Zadaće
Ključne funkcije upravnog odbora, kao tijela Ureda zaduženog za upravljanje i planiranje,
iznesene su u članku 29. Uredbe o osnivanju Ureda te uključuju imenovanje izvršnog direktora i
donošenje programa rada Ureda i njegovih godišnjih izvješća te općeg proračuna Ureda. Snosi
krajnju odgovornost za osiguravanje da Ured djelotvorno vrši svoje dužnosti.
Izvršni direktor
Izvršni direktor, koji je neovisan u obavljanju svojih zadaća, pravni je zastupnik Ureda
odgovoran, između ostaloga, za administrativno upravljanje Uredom te za provedbu programa
rada i odluka upravnog odbora. Izvršni direktor Ureda je dr. Robert K. Visser, koji je stupio na
dužnost 1. veljače 2011. Njegov mandat traje pet godina i može se jednom obnoviti na dodatne
tri godine.
Savjetodavni forum
Ured je uspostavio savjetodavni forum u skladu s člankom 51. Uredbe o osnivanju Ureda.
Savjetodavni forum omogućuje Uredu osiguravanje bliskog dijaloga s organizacijama civilnog
društva te relevantnim nadležnim tijelima. Savjetodavni forum predstavlja mehanizam razmjene
informacija i prikupljanja znanja između Ureda i organizacija civilnog društva te relevantnih tijela
koja djeluju u području azila. U skladu s Uredbom o osnivanju Ureda, savjetodavni forum
održava plenarne sastanke najmanje jednom godišnje. Uz to, Ured ima godišnji kalendar
savjetovanja za organizaciju raznih savjetodavnih metodologija i aktivnosti, tj. stručnih
sastanaka, radionica, seminara i internetskih savjetovanja.
Unutarnja revizija
Služba Europske komisije za unutarnju reviziju.
Vanjska revizija
Europski revizorski sud.
Tijelo zaduženo za davanje razrješnice
Europski parlament na preporuku Vijeća.
Sredstva stavljena
na raspolaganje
Uredu u 2013.
Završni proračun
12 milijuna eura
Osoblje na dan 31. prosinca 2013.
Odobrena radna mjesta (privremeni zaposlenici): 45 Popunjena radna mjesta: 44
Ostala mjesta (ugovorno osoblje i ustupljeni nacionalni stručnjaci): 32 Popunjena radna mjesta:
27
Ukupno radnih mjesta: 77
Popunjena radna mjesta: 71, a dodijeljene su im sljedeće dužnosti:
Proizvodi i usluge
u 2013.
–
operativni zadatci: 43
–
administrativni zadatci i pružanje podrške: 28
Aktivnosti Ureda mogu se podijeliti na pet ključnih područja: trajna potpora, posebna potpora,
hitna potpora, potpora u pogledu informacija i analiza te potpora trećim zemljama.
Trajna potpora: Kada je riječ o osposobljavanju, Ured je organizirao 13 edukacija za
osposobljavanje voditelja osposobljavanja, izradio tri nova modula za osposobljavanje i ažurirao
šest postojećih, izradio dva priručnika za osposobljavanje i tzv. training cockpit (sustav za
prikupljanje i analizu podataka o aktivnostima osposobljavanja na razini država članica i EU-a),
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
3
osmislio novu metodu učenja, organizirao godišnji didaktički seminar, dva sastanka nacionalnih
kontaktnih mjesta na temu osposobljavanja i sastanak s referentnom skupinom za
osposobljavanje.
Djelovanjem Ureda u vezi s kvalitetom postupaka i odluka koje se odnose na azil obuhvaćen je
razvoj matrice Ureda za kvalitetu, organizacija četiriju tematskih sastanaka o praktičnoj suradnji i
sastanak nacionalnih kontaktnih mjesta na temu kvalitete.
Kada je riječ o informacijama o zemlji podrijetla (COI), Ured je usvojio pristup za mrežu COI-ja,
uspostavio tri posebne mreže COI-ja za Siriju, Somaliju i Pakistan, putem zajedničkog europskog
portala COI-ja stavio na raspolaganje 2108 novih dokumenata u vezi s COI-jem, organizirao dva
sastanka nacionalnih administratora zajedničkog portala, dva sastanka strateške mreže COI-ja i
deset radionica i seminara usmjerenih na pojedinačne zemlje. Osim toga, Ured je izradio i
usporednu analizu u vezi sa zapadnim Balkanom i održao edukaciju o portalu COI-ja.
U području maloljetnika bez pratnje, Ured je izdao publikaciju pod naslovom „EASO age
assessment practice in Europe” (hrv. Praksa Ureda u vezi s procjenom dobi u Europi),
organizirao je četiri sastanka o praktičnoj suradnji, godišnju konferenciju o maloljetnicima bez
pratnje te je proveo istraživanje o traženju obitelji.
Ured je ažurirao popis dostupnih jezika za izravno prevođenje u državama članicama, sudjelovao
na relevantnim sastancima agencija za pravosuđe i unutarnje poslove o trgovini ljudima te
ojačao suradnju s predstavnicima Sudova.
Posebna potpora: Ured je pružio posebnu potporu Švedskoj i Italiji. U slučaju Švedske, Ured je
održao posebnu edukaciju o dvama modulima Ureda, dok je u slučaju Italije Ured pridonio
provedbi plana za posebnu potporu kojim je obuhvaćeno 45 potpornih aktivnosti. U deset
potpornih timova razmješteno je dvadeset pet stručnjaka koji su održali šest tematskih radionica
o Dublinskoj uredbi i COI-ju, mapirali sustav prihvata u Italiji i održali edukacije za potrebe
talijanskog pravosudnog sustava. Osim toga, Ured je organizirao i dva sastanka o praktičnoj
suradnji na temu premještanja, sudjelovao na prvom godišnjem forumu o premještanju, kao i u
radnoj skupini za Sredozemlje, što ulazi u osam mjera predviđenih za Ured.
Hitna potpora: Ured je pružio hitnu potporu Grčkoj i Bugarskoj, razmjestivši četrdeset devet
stručnjaka u dvadeset pet potpornih skupina za azil. Proveden je projekt Ureda i UNHCR-a za
Grčku u vezi s obradom otvorenih slučajeva te je u suradnji s agencijom Frontex na rumunjskoj i
mađarskoj granici provedena vježba za hitne slučajeve. Ured je organizirao tri sastanka
nacionalnih kontaktnih mjesta za intervencijske skupine za azil.
Potpora u pogledu informacija i analiza: Ured je objavio godišnje izvješće o stanju azila u
EU-u za 2012. godinu, tri tromjesečna izvješća o azilu i dvanaest mjesečnih izvješća o azilu.
Osim toga, Ured je izradio II. fazu sustava za pravovremeno obavješćivanje i pripravnost.
Potpora trećim zemljama: Ured je usvojio strategiju za vanjsko djelovanje, sudjelovao u
Praškom procesu, u partnerstvu EU-a za mobilnost s Tunisom i Marokom te u dijalogu o
migraciji, mobilnosti i sigurnosti s Jordanom. U prosincu 2013. godine s tim trima zemljama
dogovoren je projekt u kontekstu Instrumenta za europsko susjedstvo i partnerstvo. Na koncu,
Ured je organizirao dva sastanka o praktičnoj suradnji, jedan na temu preseljenja i drugi na temu
vanjske dimenzije zajedničkog europskog sustava azila, te sudjelovao u dvjema radionicama
Instrumenta za razmjenu informacija o tehničkoj pomoći (TAIEX).
Kada je riječ o organizaciji Ureda, Ured je organizirao četiri sastanka upravnog odbora, usvojio
tri odluke upravnog odbora, potpisao radni sporazum s UNHCR-om i Agencijom Europske unije
za temeljna prava (FRA), održao treći savjetodavni forum i pružio savjete civilnom društvu o
raznim temama. Ured je usvojio višegodišnji program rada za razdoblje od 2014. do
2016. godine. Na koncu, Europska komisija provela je 2013. godine evaluaciju učinka praktične
suradnje Ureda na azil i zajednički europski sustav azila.
Izvor: Prilog je dostavio Ured.
ADB001948HR04-14PP-CH079-14APCFIN-RAS-2013_EASO-TR.DOC
8.7.2014
European Asylum Support Office
ODGOVOR UREDA
11.: Provedena je samo gruba procjena obračunatih sredstava te je Europski potporni ured za azil
čekao da Ured za upravljanje individualnim materijalnim pravima i njihovu isplatu (PMO) potvrdi sva
prava koja bi zaposlenici koji su stupili u službu 2013. trebali primiti.
12.: Ured je do ljeta 2013. znatno smanjio broj zakašnjelih plaćanja; međutim zbog značajnog
povećanja količine posla aktivnosti u vezi s krajem godine plaćanja su opet kasnila u posljednjem
kvartalu 2013. Uvedeni su novi postupci poput masovnih plaćanja kako bi se smanjila stopa
zakašnjelih plaćanja.
13.: U tijeku je provedba šest standarda unutarnje kontrole koji će cijelosti biti provedeni 2014.
14.: Ured potvrđuje znatno poboljšanje svog proračunskog upravljanja u 2013. te će neprestano
pratiti izvršavanje proračunskih obveza. Ovo će osigurati visoku stopu izvršenja proračuna i redovit
prijenos sredstava.
Ured je uveo sustav mjesečnog nadzora i izvještavanja o utvrđenim proračunskim obvezama kako bi
se osigurala pravovremena opozivanja i ograničili prijenosi na godinu n+1 do iznosa koji je
neophodan i dovoljan za pokrivanje postojećih pravnih obveza.
16.: Pitanja za razgovore i pismene ispite sastavljena su u skladu sa zahtjevima radnog mjesta, kao
što je navedeno u oglasu za slobodno radno mjesto. Osiguravanje povjerljivosti glavni je razlog zbog
kojeg pitanja nisu sastavljena prije preliminarnog sastanka.
Za određeni broj kriterija koji su ključni za radno mjesto, poput vještina izvrsnog planiranja i
rješavanja problema, postoji rizik da bi ocjenjivanje bilo nepravedno ako bi se provodilo na temelju
prijavnog obrasca. Kako bi povećao transparentnost, Ured navodi sve kriterije koji će se ocjenjivati
tijekom razgovora u skladu s određenim stavkom oglasa za slobodno radno mjesto. Ured je u skladu
s primjedbama Europskog revizorskog suda izmijenio izjavu o nepostojanju sukoba interesa za
selekcijske odbore. Osim toga, smjernice o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njime
potpisane su 29. studenog 2013.
17.: Važnost bodova i bodovni pragovi utvrđeni su prije razmatranja prijava. U skladu s politikom
zapošljavanja Ureda, prag za poziv na razgovor ili uvrštavanje na popis prikladnih kandidata je 70% i
primjenjuje se na sve selekcijske postupke. Nadalje, u zapisnicima o selekcijskim postupcima navodi
se da je prag unaprijed određen.
EASO reply - HR

Download Report