- Agencija za državnu službu BiH

AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
PROCES: PLAĆENA I NEPLAĆENA ODSUSTVA
1
OPIS PROCESA:
Proces obuhvata generiranje plana godišnjih odmora, podnošenje zahtjeva za plaćeno i neplaćeno
odsustvo, praćenje procesa njihovog odobravanja, planiranje odsustva, generiranje rješenja o odsustvu,
kao i generiranje izvještaja o istoriji odsustva.
2
OPIS AKTIVNOSTI
Korak 1. Plan godišnjih odmora
Kreiranje Plana godišnjih odmora
Put: e – Servisi za zaposlene > Odsustva > Plan.
Plan godišnjih odmora rukovodioc kreira na osnovu podnijetih zahtjeva zaposlenika. Podaci iz zahtjeva
zaposlenika unose se u formi Plan.
Broj
Akcija
1
Bira se radno mjesto za koje se kreira plan godišnjih odmora u polje
<Zaposlenje>.
Bira se zaposlenik koji će zamjenjivati zaposlenika koji koristi odmor u
polje <Zamjenik>.
U polje <Plan> bira se plan odmora za koji se odnosi informacija.
2
3
4
5
U polja Dio I i Dio II unose se periodi u kojima će se koristiti djelovi
odmora.
Pritiska se dugme
Plaćena i neplaćena odsustva
Podnesi .
Forma ekrana
Ime/Broj
Odsustva
Plan
Odsustva
Plan
Odsustva
Plan
Odsustva
Plan
Odsustva
Plan
Str. 91
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Kreiranje plana godišnjih odmora (kroz aplikaciju)
Put: Meni – Odsustva – Plan odsustva – Nov.
Otvara se forma Plan Odsustva
Broj
Akcija
1
2
U polje <Naziv> upisuje se naziv plana. Polje je obavezno za
popunjavanje.
Unosi se kratko ime plana u polje <Kratko ime>.
3
U polje <Kod> unosi se kod plana.
4
U polje <Opis> može se unijeti kratki opis plana.
5
U polje <Za organizaciju> iz strukture organizacije bira se
organizaciona jedinica za koju se kreira plan.
U polje <Pripremljeno od> iz spiska personala bira se osoba koja je
pripremila plan.
U polje <Godina> upisuje se godina za koju važi plan.
6
7
8
9
U polje <Krajnji datum unošenja> bira se datum do kog zaposlenici
mogu podnositi zahtjeve za godišnji odmor.
U polje <Broj> unosi se broj plana godišnjih odmora.
10
U polje <Datum> unosi se datum kreiranja plana.
11
Pritiska se dugme
Plaćena i neplaćena odsustva
(Sačuvaj).
Forma ekrana
Ime/Broj
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Kreiranje
Str. 92
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Kreiranje dijelova plana odsustva:
Put: Forma Plan odsustva – Dugme Plan odsustva – Dijelovi. Otvara se forma Djelovi odsustva.
Broj
1
2
3
4
5
6
Akcija
Forma ekrana
Ime/Broj
U polje <Zaposlenik> iz spiska personala bira se zaposlenik za kog se
Plan odsustva:
kreira plan.
Kreiranje
U polje <Dozvoljeni dani> prikazuje se ukupni broj dana koje zaposlenik Plan odsustva:
može koristiti.
Kreiranje
U polja početni i krajnji datumi unose se datumi početka i završetka
Plan odsustva:
dijelova odsustva.
Kreiranje
U polje <Zamjenik> bira se osoba koja će zamjenjivati zaposlenika dok je Plan odsustva:
na godišnjem odmoru.
Kreiranje
U polje <Datum ciklusa> unosi se datum početka novog ciklusa.
Plan odsustva:
Kreiranje
Plan odsustva:
Pritiska se dugme
(Sačuvaj).
Kreiranje
Štampanje plana za godišnji odmor
Put: Odsustva – Planiranje odsustva – Obilježava sekonkretni plan – Štampanje – Plan godišnjih
odmora
Plan se generiše u Word – u i može se sačuvati ili odštampati.
Korak 2. Zahtjev za godišnji odmor
Podnošenje zahtjeva za godišnji odmor pomoću e – Servisi za zaposlene.
Put: HRMIS e - Servisi za zaposlene > Meni > Modul Odsustva > Novi zahtjev za odsustvo
Plaćena i neplaćena odsustva
Str. 93
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Broj
Akcija
1
U polje <Tip> bira se Plaćeno odsustvo.
2
Unosi se početni datum odsustva u polje <Od datuma>.
3
U polje <Zaposlenje> zaposlenik može pregledati svoje radno mjesto i
organizacionu jedinicu kojoj pripada.
U polje <Zamjenik> iz spiska zaposlenika, koji ga po pravilima
organizacije mogu zamjeniti, bira svog zamjenika za vrijeme odsustva.
4
5
U donjem dijelu forme Osnovi za odsustvo, da bi podnijeli novi zahtjev,
8
bira se dugme
Novi.
Bira se zakonski osnov za taj tip odsustva u polje <Osnov>. Bira se
Godišnji odmor za državne službenike.
U koloni Dozvoljeno odsustvo zaposlenik vidi koliko mu je dana godišnji
odmor dozvoljeno za tekuću godinu, a u koloni Ostatak odsustva može
vidjeti koliko mu je dana preostalo.
U koloni <Zahtjev> zaposlenik unosi broj dana koji želi koristiti.
9
Bira se dugme
10
Zahtjev je već sačuvan.
6
7
Plaćena i neplaćena odsustva
Sačuvaj na početku reda.
Forma ekrana
Ime/Broj
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Str. 94
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
11
Pritiskom dugmeta
(Sačuvaj) zahtjev za godišnji odmor se šalje
neposrednom rukovodiocu na odobravanje.
Odsustva:
Kreiranje
Popunjavanje forme zahtjev za godišnji odmor (u slučaju kada zaposlenik podnosi zahtjev na papiru, a
operator ga treba unijeti u bazu)
Put: Spisak personala > Bira se zaposlenik > Funkcionalno meni > Kategorija funkcije Odsustva >
Funkcija Zahtjevi za odsustvo > Bira se dugme
(Novi)
Broj
Akcija
1
Unosi se broj zahtjeva za godišnji odmor u polje <Broj>.
2
Unosi se datum zahtjeva za godišnji odmor u polje <Datum>.
3
Unosi se početni datum odsustva u polje <Od datuma>.
4
Unosi se vrijeme trajanja odsustva u polje <Radni dani>.
Plaćena i neplaćena odsustva
Forma ekrana
Ime/Broj
Odsustvo:
Kreiranje
Odsustvo:
Kreiranje
Odsustvo:
Kreiranje
Odsustvo:
Kreiranje
Str. 95
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
5
U polje <Vrsta odsustva> bira se Plaćeno.
6
Bira se osnov za godišnji odmor u polje <Osnov>
7
Pritiska se dugme
Osnovi u zahtjevu.
. Zahtjev se upisuje kao red u detalju
Odsustvo:
Kreiranje
Odsustvo:
Kreiranje
Odsustvo:
Kreiranje
Korak 3. Podnošenje zahtjev za plaćeno odsustvo
Podnošenje zahtjeva za plaćeno odsustvo
Put: HRMIS e – Servis za zaposlene > Meni > Modul Odsustva > Novi zahtjev za odsustvo
Broj
Akcija
1
U polje <Tip> bira se Plaćeno odsustvo.
2
Unosi se početni datum odsustva u polje <Od datuma>.
3
U polje <Zaposlenje> zaposlenik može pregledati svoje radno mjesto i
organizacionu jedinicu kojoj pripada.
U polje <Zamjenik> iz spiska zaposlenika, koji ga po pravilima
organizacije mogu zamjeniti, bira svog zamjenika za vrijeme odsustva.
4
5
U donjem dijelu forme Osnovi za odsustvo, da bi podnijeli novi zahtjev,
biramo dugme
Plaćena i neplaćena odsustva
Novi.
Forma ekrana
Ime/Broj
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Str. 96
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
6
8
Bira se zakonski osnov za taj tip odsustva u polje <Osnov>. Bira se
Plaćeno odsustvo.
U koloni Dozvoljeno odsustvo zaposlenik može vidjeti koliko mu je dana
plaćeno odsustvo dozvoljeno, a u koloni Ostatak odsustva može vidjeti
koliko mu je još dana preostalo.
U koloni <Zahtjev> zaposlenik unosi broj dana koji želi koristiti.
9
Bira se dugme
10
Zahtjev je već sačuvan.
7
11
Sačuvaj na početku reda.
Pritiskom dugmeta
(Sačuvaj) zahtjev za godišnji odmor se
šalje neposrednom rukovodiocu na odobravanje.
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Korak 4. Podnošenje zahtjev za neplaćeno odsustvo
Podnošenje zahtjev za neplaćeno odsustvo
Put: HRMIS Self Service > Meni > Modul Odsustva > Novi zahtjev za odsustvo
Broj
Akcija
1
U polje <Tip> bira se Neplaćeno odsustvo.
2
Unosi se početni datum odsustva u polje <Od datuma>.
3
U polje <Zaposlenje> zaposlenik može pregledati svoje radno mjesto i
organizacionu jedinicu kojoj pripada.
U polje <Zamjenik> iz spiska zaposlenika, koji ga po pravilima
organizacije mogu zamjeniti, bira svog zamjenika za vrijeme odsustva.
U donjem dijelu forme Osnovi za odsustvo, da bi podnijeli novi zahtjev,
4
5
biramo dugme
Plaćena i neplaćena odsustva
Novi.
Forma ekrana
Ime/Broj
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Str. 97
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
6
8
Bira se zakonski osnov za taj tip odsustva u polje <Osnov>. Bira se
Neplaćeno odsustvo.
U koloni Dozvoljeno odsustvo zaposlenik vidi koliko mu je dana plaćenog
odsustva dozvoljeno, a u koloni Ostatak odsustva može vidjeti koliko mu
je još dana preostalo.
U koloni <Zahtjev> zaposlenik unosi broj dana koji želi koristiti.
9
Bira se dugme
10
Zahtjev je već sačuvan.
7
11
Sačuvaj na početku reda.
Pritiskom dugmeta
(Sačuvaj) zahtjev za godišnji odmor se
šalje neposrednom rukovodiocu na odobravanje.
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Odsustva:
Kreiranje
Korak 5. Slanje e-mail rukovodiocu
Slanjem zahtjeva za odsustvo, rukovodioc dobija e-mail kojim se obaviještava da ima zahtjev koji
čeka odobravanje.
Korak 6. Naznačivanje zamjenika
Zamjenik kojeg je zaposlenik odredio dobija e-mail sa obavještenjem.
Korak 7. Odbijanje zahtjeva za odsustvo
Rukovodioc otvara zahtjev. Pregledava. Upoređuje sa odsustvima drugih zaposlenika. Ukoliko je
neosnovan, rukovodioc odbija zahtjev pritiskom dugmeta
Plaćena i neplaćena odsustva
.
Str. 98
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Korak 8. Obavještenje o odbijenom zahtjevu
Šalje se e-mail o odbijenom zahtjevu zaposleniku i HR operatoru.
Korak 9. Promjena perioda odsustva
Rukovodioc može predložiti promjena datuma odsustva:
Bira dugme
Vrati za korekciju.
U otvoreno polje upisuje komentar (pr. datum koji predlaže). Bira dugme Potvrdi.
Korak 10. Usvajanje konačne odluke zaposlenika
Zahtjev se vraća zaposleniku za korekciju
Zaposlenik otvara zahtjev. Bira dugme
ponovo ga poslati.
Plaćena i neplaćena odsustva
Uredi. Može promjeniti osnov odsustva i broj dana I
Str. 99
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Korak 11. Odbijanje zahtjeva
Rukovodioc se ponovo logira. Otvara korigovan zahtjev.
Ukoliko ga želi odbiti, bira dugme Odbaci.
odbijen.
Zaposlenik dobija e-mail da mu je zahtjev
Korak 12. Odobravanje zahtjeva
Ukoliko rukovodioc želi odobriti zahtjev, pritiska dugme
Automatski se zahtjev za odsustvo prenosi u aplikaciju HRMIS.
Odobri.
Korak 13. Kreiranje rješenja za odsustvo
Put: Spisak personala > bira se zaposlenik > funkcionalno meni Odsustva > Zahtjevi za odsustvo >
Otvara se kreirani zahtjev za odsustvo.
Plaćena i neplaćena odsustva
Str. 100
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Detalj: Zamjenici
Broj
Akcija
1
Bira se osnov za zamjenu u polje <Osnov>.
2
Iz spiska personala bira se zamjenik koji će mijenjati zaposlenika dok
je na odmoru u polje <Zaposlenik>.
Forma ekrana
Ime/Broj
Odsustvo:
Detalj zamjenici
Odsustvo:
Detalj zamjenici
Detalj: Obrazloženje
3
Unosi se tekst obrazloženja u polje <Obrazloženje>.
Odsustvo: Detalj
zamjenici
Detalj: Pravni osnovi
4
Iz prethodno kreirane nomenklature bira se pravna pouka koja je dio
teksta rješenja za godišnji odmor u polje <Pravni osnovi>.
Plaćena i neplaćena odsustva
Odsustvo: Detalj
Pravni osnovi
Str. 101
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Detalj: Potpisnici
5
Iz prethodno kreiranog spiska potpisnika bira se potpisnik dokumenta Odsustvo:
u polje <Potpisnik>.
Kreiranje
Detalj: Dodatni atributi
6
Bira se dio odmora za koji se odnosi zahtjev u polje <Podjela
odsustva>.
Odsustvo:
Kreiranje
Štampanje Rješenja o korištenju godišnjeg odmora
Otvara se konkretni zahtjev za odsustvo.
Da bi se odštampalo Rješenje o odsustvu, bira se dugme
Štampanje i Rješenje o odsustvu.
Rješenje se generiše u Word-u, ukoliko je potrebno može se dopuniti i promjeniti, ili se direktno
sačuvati.
Plaćena i neplaćena odsustva
Str. 102
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Korak 14. Zavođenje rešenja o odsustvu u djelovodstvo
Zavođenje Rješenja o odsustvu u djelovodstvo
Put: Spisak personala > Bira se zaposlenik > Funkcionalno meni > Kategorija funkcije Odsustva >
Funkcija Zahtjev za odsustvo > Otvara se zahtjev > Pritiska e dugme
1
Bira se djelovodstvena knjiga u koju će se dokument zavesti.
.
Djelovodstvo
Detalj: Djelovodstvo
2
3
4
5
6
Unosi se serija i broj dokumenta u djelovodstvo u polje <Serija/
Broj>. Sistem automatski daje slijedeći broj dokumenta, koji se može
popraviti.
Unosi se datum zavođenja dokumenta u Djelovodstvu u polje
<Datum>.
Pritiska se dugme
.
Pritiska se dugme
.
Dokument dobija broj i datum zavođenja. Status mu je Zaveden.
Plaćena i neplaćena odsustva
Djelovodstvo
Djelovodstvo
Djelovodstvo
Djelovodstvo
Djelovodstvo
Str. 103
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Korak 15. Prekid odsustva
Put: Spisak personala > bira se zaposlenik > funkcionalno meni > Odsustva > Zahtjevi za odsustvo.
Otvara se konkretno odsustvo. Bira se dugme Drugi – Prekid odsustva
Otvara se forma Prekid odsustva
U polje datum prekida odsustva unosi se datum. Bira se dugme Prekid odsustva.
Korak 20. Zavođenje prekida odsustva u djelovodstvo
Broj
1
Akcija
Pritiska se dugme
Plaćena i neplaćena odsustva
.
Forma na ekran
Ime/Broj
Zaposlenje
Djelovodstvo
Str. 104
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
2
Bira se djelovodstvena knjiga u koju se zavodi dokument.
Djelovodstvo
Detalj: Djelovodstvo
Plaćena i neplaćena odsustva
Str. 105
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
3
Djelovodstvo
4
Unosi se serija i broj zavedenog dokumenta u polje <Serija/ Broj>.
Sistem automatski daje slijedeći redni broj koji se može popraviti.
Unosi se datum zavođenja naredbe u djelovodstvo u polje <Datum>.
5
Pritiska se dugme
.
Djelovodstvo
Pritiska se dugme
.
6
7
Dokument dobija broj i datum zavođenja. Status mu se mijenja u
zaveden.
Djelovodstvo
Djelovodstvo
Djelovodstvo
Korak 16. Generiranje dokumenta – odluka o prekidu odsustva
U formi Zahtjevi za odsustvo konkretnog zaposlenika obilježava se zahtjev koji je prekinut.
Bira se dugme Štampanje – Naredba o prekidu odsustva. Naredba se generiše u Word-u, ukoliko je
potrebno može se dopuniti i promjeniti, ili se direktno sačuvati.
Korak 17. Vraćanje ostalih dana odsustva
Sistem automatski vraća neiskorištene dane odsustva. Ostatak dana zaposelnik može pregledati u
formi Zahtjev za odsustvo tokom podnošenja zahtjeva kroz Self Service.
Korak 18. Istorija odsustva zaposlenika
Put: HRMIS Self Service > Meni > Modul Personal > Informacija o zaposlenicima > Odsustva
Plaćena i neplaćena odsustva
Str. 106
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Otvaraju se informacije o konkretnom zaposleniku i mogu se pregledati sve informacije o njegovim
plaćenim i neplaćenim odsustvima.
Korak 19. Generiranje izvještaja o historiji odsustva
Put: Modul Odsustva > Izvještaji
Startira se izvještaj Odsustva za zaposlenike u periodu
Postavljaju se parametri izvještaja:
Plaćena i neplaćena odsustva
Str. 107
AGENCIJA ZA DRŽAVNU SLUŽBU
BH-HRMIS
INFORMACIONI SISTEM ZA UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA
Pritiska se dugme
odštampati.
Plaćena i neplaćena odsustva
Potvrdi. Izvještaj se startira u Excel – u i može se uređivati ili
Str. 108

Download Report