Upravljanje ugovorima

SAP Sourcing/SAP CLM
Napredna strateška nabava i upravljanje ugovorima
Gordan Flego, b4b d.o.o
SAP Forum, 4.6.2014
Sadržaj
1. SAP Soucing – uvod
2. SAP Strategic Sourcing - pregled
3. SAP Contract Lifecycle Management – pregled
4. Metode implementacije i integracije
Dijelovi
SAP Sourcing - uvod
Strateška nabava (ugovaranje)
Institucionalni proces nabave koji kontinuirano poboljšava i provjerava aktivnosti u nabavi.
Strateška nabava je dio upravljanja lancem opskrbe.
Upravljanje ugovorima
Upravljanje ugovorima s kupcima, dobavljačima ili zaposlenicima. Upravljanje ugovorima uključuje
pregovaranje oko uvjeta i praćenje ispunjavanja tih uvjeta, te dokumentiranje i prihvaćanje bilo
kakvih promjena ili dodataka koji se mogu pojaviti tokom izrade ili izvođenja. Definira se kao
proces koji sistematski i učinkovito upravlja izradom, provođenjem i analizom ugovora u svrhu
povećanja financijskog i operativnog izvođenja, te smanjenjem rizika.
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
3
Funkcionalnosti (1/2)
SAP Sourcing - uvod
Aplikacija uključuje funkcionalnosti koje omogućuju:
Upravljanje troškovima i usklađenošću
kroz opsežna izvješća i analize
Fleksibilna i adaptivna konfiguracija
korištenjem predložaka, izvješća, pregleda, korisničkih prava pristupa i prihvaćanje informacija ovisno
procesima specifičnim za organizaciju
Kategorije i upravljanje projektima
kroz povezivanje svih nabavnih aktivnosti specifičnog projekta u svrhu praćenja rezultata i odluka tokom
trajanja projekta. Dodatno, praćenje statusa projekta, opterećenja učesnika i mogućnosti smanjenja troškova
Prilagodljivi zahtjevi za ponude, aukcije i optimizacija ponuda
automatizacija kreiranja zahtjeva, prijedloga, ponuda i aukcija. Moguća je analiza ponuda putem zajedničkog
bodovanja, težinskog bodovanja prema različitim atributima, ukupnoj vrijednosti kalkulacije i uspoređivanjem.
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
4
Funkcionalnosti (2/2)
SAP Sourcing - uvod
Aplikacija uključuje funkcionalnosti koje omogućuju:
Upravljanje životnim ciklusom ugovora
Funkcionalnost omogućuje generiranje, pregovaranje i upravljanje svim ugovorima u zajedničkom
repozitoriju. Korisnik može kreirati biblioteku standardnih ugovora i članaka ugovora kako bi se nametnuli
pravni standardi prilikom procesa generiranja ugovora. Na kraju omogućeni su i prilagodljivi procesi
odobravanja ugovora korištenjem različitih faktora i njihovih kombinacija kao što su vrijednost ugovora ili
kategorija troška
Upravljanje dobavljačima
Postavljanje jedinstvenog repozitorija dobavljača koji podržava portal za dobavljače u kojem se dobavljači
mogu sami registrirati, održavati svoje profile i kategorije nabave, slati datoteke, sudjelovati u diskusijama,
odgovarati na zahtjeve za ponudu i aukcije, pregledavati svoje rezultate i vidjeti aktivne događaje i ugovore.
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
5
Korisničko sučelje
SAP Sourcing - uvod
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
6
Radna površina
SAP Sourcing - uvod
Svaki korisnik ima definiranu radnu
površinu preko centralnog predloška, ali
korisnici mogu:
• Modificirati radnu površinu dodajući,
skrivajući ili mijenjajući kanale informacija
(npr. kalendari događaja, to-do, izvješća o
aktivnosti, materijali za školovanje)
• Kreirati dodatne stranice radne površine s
prilagođenim sadržajem
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
7
Sadržaj
1. SAP Soucing – uvod
2. SAP Strategic Sourcing - pregled
3. SAP Contract Lifecycle Management – pregled
4. Metode implementacije i integracije
Brzi dolazak do dodatne vrijednosti
SAP Strategic Sourcing - pregled
 Omogućava proces strateške
nabave kroz sve kategorije
troškova
 Daje strategije nabave i
mogućnosti upravljanja
projektima
 Upravlja identifikacijom,
kvalifikacijom i uključivanjem
dobavljača
 Daje napredne alate za ZZx i
aukcije, te predloške
 Omogućava efikasne
pregovore, evaluaciju i odabir
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
9
Fokus funkcionalnosti
SAP Strategic Sourcing - pregled
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
10
Fokus funkcionalnosti
SAP Strategic Sourcing - pregled
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
11
Što su projekti
SAP Strategic Sourcing - pregled
Osigurava da svi učesnici rade po dogovorenoj metodologiji strateške nabave
Kroz forme omogućava reviziju i praćenje kategorija nabave
Prostor za suradnju timova strateške nabave kako bi se prikupili svi potrebni dokumenti
(specifikacije, ROI podaci, potrebe) i razmjenjivale ideje
Prikupljanje podataka o uštedama (stvarni/predviđeni)
Osigurava da si svi manageri obaviješteni i da mogu odobriti ključne točke projekta
Pruža predloške (kontinuirano unaprjeđenje)
Razvoj
strategije
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
Kvalifikacija
dobavljača
Kategorije
nabave
Obrada
ponuda
Finalizacija
ugovora
Upravljanje i
nadzor
12
Što su ZZx?
SAP Strategic Sourcing - pregled
ZZx je osnovni termin za sve tipove dokumenata gdje postoji interakcija s dobavljačima za
koju se želi optimizirati izmjena pitanja/odgovora i komercijalnih ponuda
Postoje dva tipa:
Javni ZZX – Dostupne svim dobavljačima
Pozivni ZZX – dostupne poznatim dobavljačima, putem maila
ZZx omogućavaju
Standardizaciju procesa ponuda
 Biblioteka rasporeda na osnovu procesa strateške nabave
 Biblioteka upitnika za prikupljanje informacija o dobavljačima i proizvodima
 Informacijske biblioteke koje daju standardne podatke, instrukcije i privitke
Suradnju svih učesnika na događaju
 Definiranje kriterija za analizu
 Bodovanje i analiza odgovora dobavljača
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
13
Upotreba ZZx
SAP Strategic Sourcing - pregled
ZZx proces
Prikupljanje ponuda dobavljača za specifične proizvode i usluge
Prikupljanje dodatnih podataka koji će se evoluirati kao dio kriterija odabira
Pripremiti dobavljačima svu potpornu dokumentaciju potrebnu za odgovor
Olakšati proces odabira s automatskim i skupnim bodovanjem
Dokumentiranje procesa odabira za kasniju reviziju
Dokumentiranje zašto je neki od dobavljača odabran ili ne
Dokumentiranje da su u procesu sudjelovali i razmatrani različiti dobavljači
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
14
Analiza odgovora na Zahtjev Za Ponudom
SAP Strategic Sourcing - pregled
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
15
Što su aukcije
SAP Strategic Sourcing - pregled
Aukcije omogućavaju kompetitivni proces nadmetanja ponudama
Pružaju korisnicima samouslužni web pristup i kolaborativni alat za kreiranje i održavanje aukcijskih
događaja
Podržavaju različite aukcije, prema višoj ili nižoj cijeni
Pružaju podršku za različite aukcijske strategije




Standardno i otvoreno nadmetanje
Anonimno, uz pristup samo određenim atributima položaja na nadmetanju
Automatsko produžavanje nadmetanja
Transformacije i muti valutno nadmetanje
Aukcije je najbolje koristiti u slučajevima kada je nadmetanje za veće količine standardnih
proizvoda koji se mogu uspoređivati kod više dobavljača.
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
16
Tipovi dokumenata, predlošci i poslovni dokumenti
SAP Sourcing - pregled
Poslovni
dokument
Predložak
Tip
dokumenta
dokumenta
Tip
Tip
dokumenta
•
•
Poslovni
dokument
•
dokumenta
•
•
Osnova za sve predloške
i poslovne dokumente
Priloženi tipovi:
• Projekt
• ZZx
• Aukcija
• Okvirni sporazumi
• Dobavljač
• Korisnički tip
dokumenta
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
•
•
•
•
Osnova poslovnih
dokumenata (opcija)
Sadržaj istovrsnih
dokumenta kako bi se
smanjio repetitivni rad
Postavlja metodologiju
Primjeri: Projekt, ZZx,
aukcija, okvirni
sporazumi
Poslovni
dokument
•
Osnova za aktivnosti
strateške nabave i
upravljanja
Mjesta za držanje svih
dokumenata događaja
(prilozi, diskusije)
Mogu biti kreirani iz
predložaka, tipova ili
ad hoc
Primjeri: Projekt, ZZx,
okvirni sporazum
Biblioteke
Arhiva standardnog sadržaja kao što su rasporedi
događanja, forme, pitanja, uvjeti događaja i mogu se
koristiti u predlošcima i poslovnim dokumentima. Ako se
biblioteka poveže sa predloškom svaka promjena u
biblioteci se vidi i u predlošku.
17
Upravljanje dobavljačima
SAP Strategic Sourcing - pregled
ERP dobavljač vs SAP Sourcing dobavljač
ERP – uključuje sve potrebne podatke za rad i plaćanje dobavljača
Sourcing – samo minimalni set podataka potreban za natječaje
 ERP dobavljači
 Kreirani ručno u SAP Sourcing
 Samoregistrirani dobavljači
Scorecard
Praćenje rada dobavljača tokom vremena
Kvalitativni i kvantitativni parametri
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
18
Analiza kumulativnih ušteda ostvareno/planirano
SAP Strategic Sourcing - pregled
Vjerojatno najvažnije
izvješće u SAP Sourcing
Pruža informacije:
• Postoji li dovoljno
projekata koji će
omogućiti postizanje
godišnjeg plana ušteda
• Jesu li stvarne uštede u
skladu s planiranim
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
19
Sadržaj
1. SAP Soucing – uvod
2. SAP Strategic Sourcing - pregled
3. SAP Contract Lifecycle Management – pregled
4. Metode implementacije i integracije
Brzi dolazak do dodatne vrijednosti
SAP CLM - pregled
 Automatizacija ciklusa
kreiranja ugovora od
prijedloga do odobrenja
 Uključuje kontrolu sadržaja
ugovora s člancima i
bibliotekama predložaka
 Repozitorij ugovora s
kontrolom pristupa i
izvještavanjem
 Uključuje standardnu
integraciju sa SAP ERP
MM-om u svrhu usklađivanja
ugovora
 Duboka integracija procesa
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
21
Fokus funkcionalnosti
SAP CLM - pregled
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
22
Fokus funkcionalnosti
SAP CLM - pregled
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
23
Osnovne značajke
SAP CLM - pregled
Centralni repozitorij svih osnovnih sporazuma, te sporazuma s pripadajućim ugovorima
Omogućava i nameće standardni proces upravljanja ugovorima putem
 Praćenja planiranih i stvarnih datuma ključnih aktivnosti i točaka
 Automatskog usmjeravanja ugovora na odobrenje
Zajednički rad unutar organizacije na izradi ugovora, koji mora biti odobren kako bi se predao
dobavljaču
Pregovaranje oko točaka ugovora s dobavljačima putem „check-in/check-out” procesa tako da uvijek
postoji samo jedna službena verzija ugovora
Čvrsta kontrola nad ugovorima i rješavanje uobičajenih problema kao što su neujednačeni jezik,
nepotpuna odobrenja, dugi ciklusi izrade, limitirana vidljivost ili usklađenost
SAP CLM podržava kompletni proces upravljanja ugovorima i sve tipove ugovora, te integracijom s
ERP-om podržava usklađenost ugovora
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
24
Terminologija
SAP CLM - pregled
Glavni sporazum i sporazum odnose se na poslovne dokumente kreirane u SAP Sourcing aplikaciji:
 Glavni sporazumi i sporazumi sadrže strukturirane metapodatke koji definiraju fizički dokument ugovora
 Ovi metapodaci omogućavaju korisnicima pretraživanje postojećih ugovora s dobavljačima i pregledavanje uvjeta ugovora
 Metapodaci u glavnim sporazumima i sporazumima mogu također pokrenuti proces obnavljanja ugovora
Termini SAP Sourcinga:
 Glavni ugovor je samostalni ili nadređeni poslovni dokument
 Sporazum je bilo koji poslovni dokument podređen nekom drugom dokumentu
 Ova terminologija može biti usklađena s terminologijom korisnika
Naziv ugovor odnosi se na elektronski ili fizički ugovor potpisan s dobavljačem
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
25
Proces upravljanja ugovorima
SAP CLM - pregled
Osnovni sporazum je centralna
komponenta
• Sadrži metapodatke koji
definiraju fizički ugovor
• Metapodaci se koriste za
pretraživanja i pregled
dokumenata, mogu pokretati
proces obnavljanje ugovora
• Metapodaci se mogu kreirati iz
predložaka ili tipova dokumenata
Termin „Ugovor” u SAP CLM
predstavlja pravni dokument
potpisan između partnera.
Jedan „Osnovni sporazum” može
sadržavati više ugovora.
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
26
Osnovni sporazumi i ugovori
SAP CLM - pregled
Osnovni sporazum
 Skup metapodataka koji definiraju ugovor ili set ugovora
 Broj ugovora, naziv, datum početka i završetka važenja,
kategorija, dobavljač, organizacijska jedinica, članovi tima
 Nositelj na kojeg se naslanjaju svi pripadajući ugovori
Ugovor:
 MS Word dokument koji sadrži sve uvjete ugovora i sve
pripadajuće priloge
 Fizički dokument koje potpisuje i izvršava dobavljač
 Može biti više ugovora unutar glavnog sporazuma
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
27
Proces kreiranja ugovora
SAP CLM - pregled
Dvije osnovne komponente za kreiranje ugovora
Postavljanje: članci ugovora, poglavlja i biblioteke predložaka
Potrebno je unaprijed kreirati
sadržaj standardnih dijelova
biblioteke u skladu s
organizacijskim pravilima (pravni,
nabavni) i zakonodavstvom
Generiranje ugovora
 Kapitalna oprema
 Proizvodi
 Usluge
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
Osnovna tri predloška koji se
mogu napraviti iz postojećih MS
Word dokumenata. Vjerojatno će
se morati prilagođavati svakom
predmetu i ponovno potvrđivati
sadržaj (npr. pravno).
28
Sadržaj
1. SAP Soucing – uvod
2. SAP Strategic Sourcing - pregled
3. SAP Contract Lifecycle Management – pregled
4. Metode implementacije i integracije
Tri metode implementacije
Implementacija i integracija
Stalni pristup podacima za
mobilne korisnike
„SaaS” ili „Oblak” za korisnike
koji trebaju brzi pristup,
standardne usluge i najniži TCO.
Tradicionalniji pristup za
korisnike koji trebaju duboku
prilagodbu, dodatni razvoj,
integraciju.
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
30
Tehnička integracija
Implementacija i integracija
Matični podaci
 Ažuriranje matičnih podataka dobavljača iz SAP ERP sustava
 Ažuriranje matičnih podataka materijala iz SAP ERP sustava
 Ažuriranje dodatnih matičnih podataka iz SAP ERP sustava
Strateška nabava
 Zahtjevnica u SAP ERP i prijenos informacija na osnovu poslovnih pravila
u SAP Sourcing
 Kreiranje novog dobavljača u SAP ERP sustavu (ako je potrebno)
Upravljanje ugovorima
 Kreiranje sporazuma kao ugovora u SAP ERP sustavu
 Kreiranje novog dobavljača u SAP ERP sustavu (ako je potrebno)
Značajke
 Podržava SAP 4.6c i više
 Dodatna integracija podataka i procesa u FI i MM
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
31
Procesna integracija
Implementacija i integracija (jedan ERP)
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
32
Procesna integracija
Implementacija i integracija (više ERP-ova)
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.
33
Hvala
Informacije za kontakt:
Gordan Flego
b4b d.o.o.
Ulica grada Vukovara 271
Zagreb, Hrvatska
gordan.flego@b4b.hr
© 2014 b4b d.o.o. All rights reserved.

Download Report