Tool Web RSE Manuale d'uso - Versione CROSS2 MANUALE D’USO 1. Accesso.........................................................................................................................................2 2. Importazione da CROSS2 .........................................................................................................5 3. Modifica report settimanale .....................................................................................................9 4. Visite reception .........................................................................................................................12 5. Piano di successo personale ................................................................................................14 6. Performance Board ..................................................................................................................16 7. Verbale di riunione ...................................................................................................................19 8. Modulistica .................................................................................................................................22 9. Esci ...............................................................................................................................................22 N.B. Il Tool Web RSE è in continuo miglioramento ed evoluzione. Il presente manuale, che ha unicamente lo scopo di fornire le nozioni fondamentali necessarie al corretto utilizzo dello strumento, potrebbe quindi riportare delle immagini diverse rispetto a quelle presenti nella versione on-line. 1 1. Accesso Il Tool Web RSE (d’ora in avanti abbreviato in TWR) consente una gestione completa dei dati e delle informazioni funzionali alla gestione del Progetto RSE. I principali vantaggi sono rappresentati da: • accesso on line: completa fruibilità da qualsiasi terminale aziendale o in remoto qualora l’Azienda conceda le credenziali di accesso alla VPN propria • trasmissione dei dati in tempo reale (come descritto nel paragrafo “Performance Board” a pag. 17) • integrazione dei sistemi: compilazione automatica Performance Board, definizione Piani di Successo Personale, modulistica per Verbale di riunione, materiali di supporto stampabili (ad es. report settimanali) • manutenzione e aggiornamenti automatici da remoto Il TWR è accessibile dal Portale Extranet PetrA all’indirizzo : https://petra.agi.cpn.vwg/modules/extranet/homeE.aspx Inserire negli appositi campi, indicati dalle frecce rosse in Figura 1, username e password, e cliccare sul tasto “entra” (riquadro rosso). Fig. 1 N.B. Usare unicamente le credenziali di accesso con privilegi da Responsabile Vendite. L’utilizzo di username e password di amministratore di sistema consente l’accesso ma non la corretta gestione del TWR. Una volta entrati, cliccare su “Volkswagen” (freccia rossa in Fig. 2) e, nel menu che appare sotto alla scritta “Vendita”, selezionare “Leader/RSE” (riquadro rosso in Fig. 2). 2 Fig. 2 Si apre una nuova finestra dalla quale, cliccando su “Continua con la navigazione” (freccia rossa in Fig. 3), è possibile passare alla schermata nella quale selezionare l’accesso al TWR (freccia rossa in Fig. 4) e confermare la selezione cliccando su “Entra” (riquadro rosso in Fig. 4). Fig. 3 Fig. 4 Al momento dell’accesso al TWR, l’utente viene posizionato automaticamente nella sezione “Importa da Cross” come indicato dalla freccia rossa in Fig. 5. Nella barra dei menu (bordo verde) è evidenziata la sezione nella quale ci si trova. 3 Fig. 5 4 2. Importazione da CROSS2 Cliccando sul tasto “Sfoglia” (riquadro rosso in Fig. 6) si aprirà una finestra di Windows (riquadro verde in Fig. 6), mediante la quale navigare all’interno del disco rigido del PC fino ad arrivare alla cartella contenente il file da caricare (freccia rossa in Fig. 6). Questo file si estrae automaticamente ogni lunedì nel server di CROSS2 e si trova in: D:\C2\partner\XXXXX\var\files\reports (dove XXXXX è il codice organizzato). Fig. 6 Una volta selezionato il file, cliccando su “Apri” (freccia verde in Fig. 6) la finestra si chiude, permettendo di procedere alla selezione della settimana da importare attraverso il menu a tendina posto di fianco alla scritta “Settimana da importare” (riquadro rosso in Fig. 7). Fig. 7 N.B. Le settimane da importare appaiono in nero, mentre quelle già importate in rosso (Fig. 8). 5 Fig. 8 Una volta selezionata la settimana, sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Importa” (freccia rossa in Fig. 7) per inizia la procedura di importazione. Il sistema verifica che il file selezionato sia conforme; in caso contrario, la procedura verrà interrotta e visualizzato un messaggio con indicata la riga del file non corretta. Nel caso in cui si stia procedendo alla prima importazione o nel caso in cui ci siano dei Venditori nuovi, il sistema chiederà all'utente di riconoscere i Venditori che si stanno per importare per la prima volta. Viene cioè visualizzata una pagina con due box (Fig. 9): in quello di destra vengono elencati i Venditori presenti in BDO in quello di sinistra i Venditori presenti nel file CROSS2 che si sta importando Fig. 9 6 Per associare i Venditori è sufficiente selezionare il nome del Venditore nel box di sinistra e il corrispondente nome del Venditore nel box di destra e cliccare “Associa” (riquadro rosso in Fig. 10). Fig. 10 Una volta associati, i due nomi scompariranno dai relativi box (Fig. 11). Fig. 11 Il sistema permette di saltare questa procedura cliccando su “Skip” (freccia rossa in Fig. 12), tuttavia i dati relativi ai Venditori che non sono stati associati non verranno importati (come indicato dalla finestra bordata in rosso nella Fig. 12). 7 Fig. 12 Questa procedura viene richiesta solo alla prima importazione o qualora nel file CROSS fossero presenti Venditori non ancora associati (perchè nuovi o perchè “skippati” in precedenza). Il sistema salva le associazioni. Quando tutti i Venditori presenti nel file CROSS2 sono stati riconosciuti, la procedura di importazione viene completata saltando questo passaggio. N.B. con questa importazione i dati relativi ai giorni lavorati dal Venditore non vengono importati. Per inserirli manualmente vedi il capitolo successivo “Modifica report settimanale” (pag. 9). 8 3. Modifica report settimanale Per poter modificare i dati precedentemente importati è necessario spostarsi nella sezione “Modifica report settimanale” (riquadro rosso in Fig. 13) presente sul menu principale. In questo modo si accede ad una pagina nella quale selezionare il Venditore (Fig. 14) e la settimana (Fig. 15) di cui si vogliono modificare i dati. MARIO ROSSI Fig. 13 Fig. 14 Fig. 15 N.B. Si noti che nell’elenco della Fig. 15 compaiono solo alcune settimane, per la precisione quelle per cui è già stata effettuata l’importazione. 9 Completata la selezione, cliccando su “Prosegui” (freccia rossa in Fig. 15), viene visualizzato il modulo per la modifica (Fig. 16). I valori che compaiono in ogni campo sono quelli precedentemente importati. N.B. E' possibile modificare i dati relativi a settimane precedentemente inserite solo se non è ancora stata generata la Performance Board relativa alla settimana da modificare. Fig. 16 Modificare i dati e cliccare su “Salva” (freccia rossa in Fig. 16). Se tutti i valori sono corretti (numerici interi per gli step di vendita e numerico decimale per i giorni lavorati), i nuovi dati vengono salvati, altrimenti viene mostrato un errore in corrispondenza dei valori errati. 10 N.B. Come anticipato nella sezione “Importazione da CROSS2” (pag. 8), all’interno della sezione “Modifica report settimanale” vanno inseriti anche i giorni lavorati (freccia verde in Fig. 16). 11 4. Visite reception In questa sezione è possibile inserire e modificare i valori delle visite settimanali alla reception in Concessionaria. Per inserire il valore, selezionare la settimana (freccia 1 in Fig.17), inserire il dato nell’apposito campo “Totale visitatori” (freccia 2 in Fig.17) e cliccare “Inserisci” (freccia 3 in Fig. 17). Fig. 17 N.B. le settimane selezionabili sono solo quelle in cui non è ancora stato inserito nessun dato e di cui non è ancora stata generata la performance board. Per modificare il numero di visite alle reception inserito in precedenza, cliccare sul link “Modifica visite settimanali già inserite” (riquadro rosso in Fig. 18). Fig. 18 Verrà visualizzato un modulo uguale a quello per l'inserimento, con il valore dei visitatori inserito in precedenza (Fig. 19). 12 Fig. 19 Modificare il dato e cliccare “Inserisci” (freccia rossa in Fig. 19). N.B. le settimane selezionabili sono quelle in cui è già stato inserito un valore e di cui non è ancora stata generata la performance board. 13 5. Piano di successo personale In questa sezione à possibile inserire gli obiettivi di vendita di ciascun Venditore. Selezionare la settimana LUIGI VERDI Selezionare il Venditore Scegliere il periodo di confronto Cliccare per visualizzare il Piano di Successo Personale Fig. 21 Cliccando sulla relativa voce del menu (riquadro rosso in Fig. 21), si accede ad una pagina che permette di selezionare: la settimana di riferimento il Venditore di cui si vuole visualizzare il Piano di Successo Personale il periodo sul quale calcolare le medie. Cliccando “Visualizza”, viene mostrato il Piano di Successo Personale (Fig. 22). Fig. 22 14 In questa sezione vanno inseriti gli obiettivi della settimana in corso, il Potenziale di Miglioramento, le Azioni consigliate e le vendite più probabili (Hot Leads). Cliccando su “Salva piano di successo” (cerchiato in rosso in Fig. 22), tutti i dati inseriti verranno salvati. Per aggiornare le percentuali degli obiettivi appena inseriti, cliccare su “Aggiorna percentuali obiettivi” (riquadro verde in Fig. 22). N.B. I dati relativi alle settimane di cui si è già creata la Performance Board non saranno più modificabili. 15 6. Performance Board In questa sezione è possibile visualizzare e/o generare la Performance Board (da qui in avanti abbreviata in “PB”) definitiva relativa ad una specifica settimana. Cliccando sulla relativa voce del menu (riquadro rosso in Fig. 23), si accede ad una pagina in cui selezionare la settimana in analisi (menu a tendina indicato dalla freccia rossa in Fig. 23) ed il periodo di riferimento per il calcolo delle medie (riquadro verde in Fig. 23). Una volta selezionati settimana e periodo di confronto sarà sufficiente cliccare su “Visualizza” (freccia verde in Fig. 23) per visualizzare la Performance Board generata. Fig. 23 N.B. Le settimane in rosso sono quelle per cui è già stata inviata la PB, quelle in nero sono quelle per cui la PB non è ancora stata inviata. Dopo aver verificato che i dati inseriti nelle PB siano corretti, sarà sufficiente cliccare su “Invia performance board” (riquadro rosso in Fig. 24) per inviarlo a: • RCZ competente • RSE competence center e potrà stamparla cliccando su “Esporta in pdf” (riquadro verde in Fig. 24). Qualora la PB non venga inviata entro le ore 24.00 del martedì di ogni settimana, il Responsabile Vendite riceverà una mail di sollecito per l’invio della stessa in modo da garantire la continuità e la puntualità dell’invio delle PB. N.B. Le medie visualizzate nella PB sono attendibili solo se sono state generate tutte le PB relative al periodo selezionato. 16 Qualora la visualizzazione della PB richiedesse più pagine, selezionando l’opzione “Mostra intestazione sopra la tabella” l’intestazione delle colonne superiori verrà riportata all’inizio di ogni singola pagina (freccia rossa in Fig. 24). Fig. 24 Una volta inviata, la PB non sarà più modificabile in nessun modo. Per questo motivo l’operazione di invio richiede di essere confermata cliccando sul tasto “Ok” presente nella finestra di avviso riportata in Fig. 25. Fig. 25 Rimarrà comunque la possibilità di consultarla e/o stamparla in qualsiasi momento, come evidenziato dal riquadro rosso in Fig. 26. 17 Fig. 26 18 7. Verbale di riunione La sezione “Verbale riunione” (riquadro rosso in Fig. 27) permette di accedere ad un modulo dedicato all’inserimento dei piani d’azione e dei correttivi condivisi durante la riunione di team. Sarà sufficiente selezionare la settimana in analisi dalla finestra a tendina indicata dalla freccia rossa e cliccare “Visualizza verbale” (freccia verde in Fig. 27). N.B. Come ricordato dal testo contenuto nella casella a sfondo rosso in Fig. 27, è possibile visualizzare solo il verbale di riunione delle settimane per le quali è già stata inviata la PB. Fig. 27 All’interno del verbale di riunione vengono riportate automaticamente le voci relative agli step del processo di vendita nei quali non è stato raggiunto l’obiettivo (colonna “Argomento” in Fig. 28). La colonna “% ragg.” riporta la percentuale di raggiungimento dell’obiettivo (ad es. il valore cerchiato in rosso in Fig. 28 indica che il risultato conseguito corrisponde al 37% dell’obiettivo assegnato al team vendite). Le caselle di testo nella colonna “Piano d’azione” consentono di inserire le misure migliorative concordate in fase di riunione di team per ciascuna delle voci sotto obiettivo. Ognuna di queste misure avrà poi un referente (da indicare nella corrispondente casella di testo della colonna “Responsabile”) ed una scadenza entro la quale si stabilisce di mettere in atto ognuna delle misure concordate (casella di testo sotto alla colonna “Termine”). Una volta terminata la compilazione, sarà sufficiente cliccare su “Invia verbale riunione” (freccia verde in Fig. 28) per inviarlo via mail a: • • • team vendite Concessionaria RCZ competente RSE competence center. 19 Fig. 28 N.B. Una volta inviato, il verbale non sarà più modificabile in alcun modo, come ricordato dalla finestra di conferma riportata in Fig. 29. Visualizzando nuovamente un verbale già inviato via mail, si potrà notare che il comando “Invia verbale riunione” non è più disponibile, mentre rimane “Salva ed esporta in pdf”. Fig. 29 Rimarrà comunque possibile esportarlo (ed eventualmente stamparlo) in qualsiasi momento in versione pdf cliccando su “Salva ed esporta in pdf” (freccia rossa in Fig. 28). Nel caso in cui nella settimana per la quale viene visualizzato il piano d’azione fossero stati raggiunti (o superati) tutti gli obiettivi, il verbale riporterà la voce “Tutti gli step di vendita hanno raggiunto gli obiettivi” (riquadro rosso in Fig. 30) e le percentuali risulteranno non disponibili. Sarà tuttavia possibile inserire fino a 3 misure correttive e/o migliorative. 20 Fig. 30 21 8. Modulistica Nella sezione Modulistica sono presenti i link per scaricare la versione PDF dei moduli utili alla gestione delle attività RSE. A titolo di esempio, non esaustivo, in questa sezione si trovano: il report settimanale dei Venditori, il modulo della reception, le definizioni RSE, il manuale TWR nella versione inserimento manuale, CROSS2 e scheda elettronica. N.B. È consigliabile aprire i moduli cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando dal menu a tendina la voce “Apri in un’altra finestra” (freccia rossa in Fig. 20). Nella nuova finestra sarà poi possibile procedere alla stampa. Fig. 20 9. Esci Per uscire dal TWR è sufficiente cliccare sulla voce “Esci” del menu principale (riquadro rosso in Fig. 31). Fig. 31 Per accedere nuovamente è necessario chiudere la finestra attiva ed inserire nuovamente le credenziali di accesso, come indicato nella sezione “1. Accesso” del presente manuale. 22
© Copyright 2024 Paperzz
