Progetti Software DATALOG ITALIA SRL LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato. Cosa è la FatturaPA La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche: • il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio; • l' autenticità dell' origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati: • informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’ integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento; • informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti. Pag. 1 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software La filiera, il percorso, le tappe le date Di seguito lo schema che rappresenta l’ecosistema della fatturazione elettronica verso la PA, le tappe e le date (il D.L. 24 aprile 2014, n. 66, art 25, ha anticipato al 31 marzo 2015 la partenza di tutte le PA che non partiranno il 6 Giugno 2014, comprese le PAL) Le tappe e le date: sono circa 9.300 le PA in partenza il 6 Giugno 2014 Pag. 2 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software IL SISTEMA D’INTERSCAMBIO Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA • effettuare controlli sui file ricevuti • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie • il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio: ll Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file: • • file FatturaPA: file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere: o una fattura singola (un solo corpo fattura) o un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione). file archivio: file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l’archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno; di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente. • file messaggio: file XML conforme a uno schema (xml schema). Un file messaggio può essere: o una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti; o un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA; o una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA; o una notifica di mancata consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA; è generalmente seguita da una ricevuta di consegna; o una notifica di esito committente: messaggio che il destinatario invia al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta, la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni; o una notifica di esito: messaggio che il SdI inoltra al trasmittente contenente l’esito segnalato dal destinatario nella notifica di esito committente; o uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un’eventuale Pag. 3 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente; o una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente, per informare della decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio notifica esito; o una notifica di file non recapitabile: messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario. Tutti i messaggi prodotti ed inviati dal Sistema di Interscambio, a eccezione del file dei metadati, vengono firmati elettronicamente mediante una firma elettronica avanzata di tipo XAdES-Bes. IL SERVIZIO OFFERTO da DatalogHUB La norma prevede, vista la complessità del servizio, la figura dell’intermediario: l’Intermediario è colui che, nell’interazione con SdI, invia o riceve i file FatturaPA o i file archivio per conto dell’ Operatore economico e/o dell’ Amministrazione pubblica. Datalog ha ottenuto l’accredito presso Sogei ed è già abilitata come Intermediario per conto degli operatori economici. Pag. 4 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software 1. 2. L’azienda invia a DatalogHub le fatture generate dal software gestionale King. a. DatalogHub riceve le fatture, divide quelle destinate alle PA per le quali è obbligatoria la fatturazione elettronica da quelle destinate a canali diversi. L’azienda non deve cambiare il proprio modo di emettere fatture b. DatalogHub si occupa di applicare i controlli previsti dal SdI c. In caso di errore derivante dai controlli, DatalogHub notifica al cliente, nelle modalità concordate, l’errore, invitando l’azienda a porvi rimedio. d. Per la fatture corrette si procede alla firma digitale in formato Xades-Bes con firma automatica remota. e. Le fatture vengono inviate al SdI cifrate SdI effettua i controlli di sua pertinenza. a. 3. 4. In caso di scarto SdI produce messaggio di scarto che DatalogHub provvederà a notificare all’azienda mittente. Nel caso in cui i controlli SdI non rilevino anomalie, viene inviata la fattura alla PA. a. In caso fallisca la consegna, SdI produce messaggio di mancata consegna che DatalogHub provvederà a notificare all’azienda mittente b. In caso vada a buon fine la consegna, SdI produce messaggio di Ricevuta di consegna che DatalogHub provvederà a notificare all’azienda mittente Se il destinatario (Pa) produce l’esito, SdI riceve la notifica esito committente: a. Se notifica esito committente è errata, SdI lo notifica al committente e DatalogHub provvederà a notificare all’azienda mittente b. Se notifica esito committente ê corretta, DatalogHub provvederà a notificare all’azienda mittente 5. Se il destinatario non segnala alcun esito entro 15 giorni, SdI produce un notifica di decorrenza dei termini al destinatario e a DatalogHub che provvederà alla notifica all’azienda 6. Se SdI è impossibilitato a recapitare il file al destinatario, nei 10 giorni successivi alla trasmissione invia a DatalogHub, che lo notifica all'azienda mittente, una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito; tale notifica è inviata nel caso in cui: 7. a. alla presenza del codice destinatario valorizzato a “999999” e all’impossibilità di identificare univocamente nell’anagrafica di riferimento un ufficio di fatturazione elettronica associato al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del cessionario/committente riportato in fattura b. alla mancata disponibilità tecnica di comunicazione con il destinatario DatalogHub conserva tutte le fatture e gli esiti/messaggi correlati nei tempi e nei modi previsti dalla norma. Attraverso una apposita sezione del portale DatalogHub sarà possibile verificare lo stato dell’invio delle fatture e gli eventuali esiti collegati. Pag. 5 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software DOMANDE E RISPOSTE 1. Se emetto fattura Elettronica, sono obbligato a conservarla in maniera elettronica sostitutiva? Sì, è obbligatoria la conservazione sostitutiva trattandosi di fatturazione elettronica simmetrica. Nel caso in cui l’azienda non conservi il sezionale IVA in cui sono inserite le fatture alla PA, può scegliere se dedicare un sezionale a tali fatture o se portare in conservazione tutto il sezionale. 2. Entro quanto le PA devono comunicare i codici ufficio ai propri fornitori? La circolare 37 della ragioneria generale dello stato prevedeva la pubblicazioni di tali codici su indicepa.gov.it entro il15/11/2013, ma molte PA hanno ricevuto la circolare da Gennaio 2014. Il censimento sta procedendo a rilento. 3. La PA come comunicano ai loro fornitori i codici IPA ed il loro corretto funzionamento? Così come prescritto negli allegati C e D del DM n. 55 del 3 aprile 2013, le Amministrazioni garantiscono il buon funzionamento del processo di fatturazione, mettendo i propri fornitori nelle condizioni di inserire nelle fatture emesse il corretto Codice Univoco dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica. A tale scopo le Amministrazioni comunicano ai fornitori il Codice Univoco dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica e la data a partire dalla quale il relativo servizio di fatturazione elettronica è operativo per la ricezione della fattura. In particolare per ciascun fornitore le Amministrazioni indicano l’elenco dei contratti vigenti specificando per ciascun contratto il Codice Univoco dell’Ufficio destinatario di fattura elettronica rilasciato dall’IPA e la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è operativo, con un preavviso di almeno 30 giorni solari rispetto a tale data. Per i futuri contratti di fornitura, le Amministrazioni indicano il Codice Univoco dell’Ufficio destinatario di fatturazione elettronica quale dato obbligatorio, da inserire nel contratto, ai fini della stipula dello stesso. Nell’ambio degli adempimenti di cui al D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei contratti pubblici” e D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33, recante norme per il “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”, le Amministrazioni pubblicano altresì sui propri siti internet, insieme alle informazioni relative ai propri contratti di fornitura in essere anche i Codici identificativi degli Uffici destinatari di fatturazione elettronica ad essi associati. Nel caso di eliminazione dall’IPA di un Ufficio destinatario di fatturazione elettronica o di un servizio di fatturazione elettronica, l’Amministrazione comunica tempestivamente ai fornitori tale eliminazione con almeno 60 giorni solari di preavviso indicando il Codice dell’Ufficio di fatturazione elettronica che sostituisce l’Ufficio eliminato e la data a partire dalla quale il relativo servizio di fatturazione elettronica sarà operativo per la ricezione della fattura. 4. In ogni caso dal 6 giugno 2014 le PA avranno ancora tre mesi di tempo per caricare e comunicare i codici ufficio (art 6 comma 5 del decreto)? Sì, le PA avranno ulteriori 3 mesi per comunicare i codici tributi a decorrere dalle date entro le quali si debbono attivare. 5. Con quali tempistiche i fornitori dovranno a quel punto attivarsi con la fattura elettronica? A decorrere dal 6 Giugno le amministrazioni interessate non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tale data, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico. 6. Se il fornitore emette una fattura alla PA, per mantenere la conformità tra numero fattura (assegnato cronologicamente dal software King) e data di emissione deve attendere la risposta di consegna o mancata consegna che può richiedere anche alcuni giorni? Le fatture debbono seguire la normale numerazione prevista dal sezionale. L’azienda che ha inviato la fattura alla PA, entro poche ore, riceve da DatalogHub la notifica di consegna (generata dal sistema d’interscambio) o la notifica di mancata consegna/scarto per errore tecnico (mancata consegna, formato errato, ecc..). La PA deve generare entro 15 giorni dalla data ricezione un esito di accettazione o rifiuto (ulteriore messaggio rispetto alla notifica di cui sopra). L’azienda potrà considerare la fattura come emessa alla ricezione della notifica di consegna. Nel caso in cui non pervenga l’esito (accettazione o rifiuto) entro 15 gg è prevista, da parte del sistema d’interscambio, la creazione di un messaggio di decorrenza dei termini verso la PA e verso l’azienda. Preme sottolineare che tale messaggio non consente all’azienda di ri-trasmettere la fattura con lo stesso numero a differenza del caso in cui, ad esempio, la PA risponda con un esito di rifiuto. 7. Quando partirà la PA locale? Ad oggi non vi è nulla di ufficiale ma il Decreto sarebbe in fase avanzata di discussione da parte della Conferenza Stato-Regioni. Lo schema del Decreto attuativo dovrebbe prevedere il termine del 6 giugno 2015 anche per gli Enti Locali, che potrebbero avere, quindi, 16 mesi per adeguarsi. Il D.L. 24 aprile 2014, n. 66, art 25, ha anticipato al 31 marzo 2015 la partenza di tutte le PA che non partiranno il 6 Giugno 2014, comprese le PAL Pag. 6 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software 8. Riguardo ai codici univoci che devono comunicare le PA, i Clienti come si devono muovere? Devono chiederli loro alle varie PA a cui fatturano? La PA è obbligata per norma a comunicare i codici e le regole di utilizzo ai propri fornitori (esempio l’agenzia delle entrate a parità di partita IVA ha un codice ufficio per regione). Tutto ciò premesso, il software gestionale King ha tabella aggiornata con i codici ufficio disponibili. 9. I termini di pagamento della Fattura a cosa sono legati? Sono legati all’esito di avvenuta consegna. 10. Il SDI restituisce sempre un esito? Se non restituisce esito cosa si deve fare? SDI restituisce sempre gli esiti. L’unica eccezione è prevista per l’esito di accettazione/rifiuto da parte della PA che, se non viene generato entro 15 gg, innesca un evento sul sistema d’interscambio che prevede la generazione di un esito di decorrenza dei termini che verrà inoltrato alla PA e all’azienda. 11. Nel caso di mancata risposta da parte della PA entro 15 giorni, il Cliente cosa deve fare con la sua fattura, la storna, emette nota di credito, aspetta? Premesso che SdI questo è solo un sistema di veicolazione, l’esito opponibile è quello di consegna alla pubblica amministrazione (opponibile come avvenuto invio alla stregua della raccomandata). L’ulteriore esito di accettazione o rifiuto è un messaggio opzionale che la pubblica amministrazione può emettere. E’ evidente che se c’è un rifiuto, a seconda degli accordi con la PA, il cliente potrà riemettere la fattura modificata oppure emettere NC e nuova fattura. Se invece decorrono i 15 gg, semplicemente il processo per quella fattura è concluso stando a significare che la PA non potrà più inviare esiti. Ciò non esclude che la PA, attraverso altri canali, decorsi i 15 gg, comunichi al suo cliente che la fattura NON vada bene. A quel punto l’azienda si ritroverà nella condizione di emettere NC e nuova fattura. 12. Quando può considerarsi emessa la fattura? Come meglio specificato nella circolare interpretativa n°1 del DM 55/2013, combinando quanto previsto dal DM 55/2013 e dal DPR 633/1972 si ha prova dell’emissione della fattura alla ricezione da parte del SdI dell’esito di avvenuta consegna, ovvero alla comunicazione dall’esito di mancata consegna, ovvero attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. 13. Cosa è il codice di “default” e quando posso utilizzarlo? E’ il codice destinatario IPA valorizzato a “999999” (valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014. Tale codice può essere così valorizzato solo nel caso in cui l’amministrazione non sia censita in IPA, nemmeno con un codice destinato all’ufficio centrale di fatturazione. Se rispettata tale condizione SdI emette, ad avvenuto invio della fattura, un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Pag. 7 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software QUADRO LEGISLATIVO DI RIFERIMENTO Quadro di riferimento generale: • Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (Gazzetta Ufficiale numero 300 del 28 dicembre 2007) come modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011. È’ la norma che istituisce (articolo 1, commi 209-214) l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). • Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell’articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007 (Gazzetta Ufficiale numero 103 del 3 maggio 2008). Primo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, individua nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI. • Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, comma 213, della legge 24 dicembre 2007, numero 244 (Gazzetta Ufficiale numero 118 del 22 maggio 2013). Secondo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, rappresenta il regolamento che definisce il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, numero 633, come modificato dalla Legge numero 228 del 24 dicembre 2012 (Legge di Stabilità). • La legge di Stabilità recepisce nell’articolo 1, commi 324-335 la Direttiva 2010/45/UE modificando il DPR 633/72. Gli articoli 21 e 39 modificati contengono la definizione di fattura elettronica, le caratteristiche e i requisiti tecnici della stessa, esempi di modalità tecniche per garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto della fattura elettronica e modalità di conservazione. • Direttiva comunitaria 45 del 2010 relativa al sistema comune d'imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione elettronica La direttiva modifica, per quanto concerne le norme in materia di fatturazione, la direttiva 2006/112/CE, dettando una serie di indicazioni e misure di semplificazione circa le modalità di emissione, gestione e conservazione della fattura elettronica. • Direttiva 2006/112/CE del Consiglio Europeo del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto. È la Direttiva che fissa le condizioni e le norme riguardanti l’imposta sul valore aggiunto per assicurare il corretto funzionamento del mercato interno UE. • Decreto del 23 gennaio 2004 recante "modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (Gazzetta Ufficiale del 3 febbraio 2004, numero 27). Il decreto disciplina, ai fini tributari, l’emissione, la conservazione e l’esibizione dei documenti informatici, nonché la conservazione digitale dei documenti analogici • Circolare MEF interpretativa n°1 del 31 Marzo 2014 relativa all Decreto 3 aprile 2013, n.55, in tema di Fatturazione Elettronica verso la PA. • Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 Pag. 8 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software Glossario e Terminologia Voce HTTP NAS OCR RDBMS/DB SLA (LdS) SFTP UDA VPN XML Archiviazione elettronica Certificato qualificato Conservazione sostitutiva Documento Documento analogico Documento originale analogico Documento digitale Documento informatico rilevante ai fini tributari Documento unico originale non Documento originale unico Documento modificabile statico non Esibizione Evidenza informatica Firma elettronica Firma elettronica qualificata Descrizione HyperText Transfer Protocol Network Attached Storage, sistema di memorizzazione centralizzato e condiviso Optical Character Recognition Relational Data Base Management System / Data Base Service Levels of Agreement -Livelli di Servizio offerti e contrattualizzabili Secure File Transfer Protocol Unità di Archiviazione, contenitore di unità documentali Virtual Private Network – rete privata interaziendale eXtensible Markup Language Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione. Certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati all’allegato II della medesima direttiva. Il certificatore è colui che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime. Processo effettuato con le modalità previste nel D.M. 23 gennaio 2004 e nella delibera CNIPA 11 del 2004. Rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo. Si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro. Documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono “statici non modificabili” (articolo 3, comma 1, lettera a), del decreto). In particolare, ai sensi dell’articolo 1, comma 2 lettera a), del decreto per documento statico non modificabile si intende il documento informatico il cui contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo. A questi fini, il documento informatico non deve contenere “macroistruzioni” o “codici eseguibili”, tali da attivare funzioni idonee a modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati. Documento per il quale è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Nella pratica un documento è originale non unico: -deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; -deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; -il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi. Se non è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Ad esempio libri sociali, assegni bancari, cambiali. Vedi “Documento informatico rilevante ai fini tributari”. Tale definizione non è presente nella delibera CNIPA 11/2004 né nel codice dell’amministrazione digitale. In generale un formato di per sé non assicura la staticità e l’immodificabilità di un documento informatico. Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia. Sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. Ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera q), del Codice, per firma elettronica si intende “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica”. Ai sensi della successiva lettera r), per firma elettronica qualificata si intende “la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui Pag. 9 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560 Progetti Software Hash (funzione di) HSM Impronta Marca temporale Memorizzazione Processo di conservazione Responsabile della Conservazione (RDC) Riferimento temporale Riversamento diretto Riversamento sostitutivo Sottoscrizione elettronica Supporto ottico (di memorizzazione) PA SdI XAdES-Bes quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica”. Funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali. Hardware Sign Machine. E’ una macchina con i certificati di firma a bordo, che non richiede digitazione di alcun PIN. Tale hardware ê definito come “applicabile”, tuttavia, ad oggi, non è stata pubblicata la lista dei macchinari certificati. Dal punto di vista operativo il suo utilizzo ê da ritenersi al momento “imprudente” e quindi non applicabile. Sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima sequenza di un’opportuna funzione di hash. È un’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale, che, a sua volta, ê un’informazione contenente la data e l’ora associata ad uno o più documenti informatici. Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici. Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 del decreto. E’ la persona di alto livello a massima reperibilità che deve garantire e controllare il processo della conservazione sostitutiva. Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l’operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione elettronica ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso. Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalità. Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell'articolo 3, comma 2, e nell'articolo 4, comma 4, della delibera CNIPA. Apposizione sul documento della firma elettronica qualificata, al fine di garantire la certezza sull’identità del firmatario e sull’integrità del documento. Mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD). Pubblica Amministrazione Sistema d’interscambio: La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello stato debba avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) XML Advanced Electronic Signatures. Firma digitale per file XML ai sensi della direttiva Europea 1999/93/EC regolata dall’articolo 23 della delibera CNIPA 45/2009. Pag. 10 di 10 Datalog Italia s.r.l. P.Iva 12293460155 C.F. 12293460155 Via Pietro Nenni n. 10 20093 Cologno Monzese (MI) Cap.Soc. € 110.000,00 i.v Telefono: +39 02 26715.1 http:// www.datalog.it Fax: +39 02 26715.251 datalog@datalog.it Iscritta al Registro delle imprese di Milano, n° 1544560
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