Guida di ARXivar © 2010 ABLE Tech Srl Nota: si consiglia di verificare la presenza di versioni aggiornate del presente manuale nell'area dow nload del sito w w w .arxivar.it . ARXivar 4.5 Manuale d'uso di ARXivar 4.5 by ABLE Tech Srl ABLE TECH srl Via dell'Artigianato 9/a 25018 Montichiari, BS Tel: 030 96.50.688 030 99.60.136 Fax: 030 81.93.11.60 Filiale di Firenze Via Torta, 70 50019 Sesto Fiorentino Loc. Osmannoro, FI Tel: 055 310389 Guida di ARXivar © 2010 ABLE Tech Srl All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. 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Printed: marzo 2010 4 Guida di ARXivar Tabella dei contenuti Foreword Parte I Introduzione 10 12 1 Presentazione ................................................................................................................................... 12 2 Benvenuti ................................................................................................................................... in ARXivar 16 Specifiche tecniche .......................................................................................................................................................... - ARXivar upgrade 17 Parte II Installazione 22 1 Il Sito................................................................................................................................... di ARXivar (area Download) 22 2 Introduzione ................................................................................................................................... ai DBMS 23 3 Microsoft ................................................................................................................................... SQL Server 25 4 Oracle ................................................................................................................................... 35 5 MySql................................................................................................................................... 39 6 Installazione ................................................................................................................................... ARXivar Server 41 Modalità di archiviazione .......................................................................................................................................................... docum enti 51 Creare il Database .......................................................................................................................................................... di ARXivar 63 Messa in linea.......................................................................................................................................................... del Database DEMO 69 7 Installazione ................................................................................................................................... ARXivar Client 75 8 Aggiornamenti ................................................................................................................................... di ARXivar 80 9 Attivazione ................................................................................................................................... Licenza 86 10 Il file ................................................................................................................................... di configurazione LST 90 Parte III Servizi 93 1 Introduzione ................................................................................................................................... ai servizi Windows di ARXivar 93 2 I file................................................................................................................................... di Log di ARXivar (struttura e posizione) 100 3 Installazione ................................................................................................................................... servizi 102 Servizi Fax .......................................................................................................................................................... 106 Servizio Repository .......................................................................................................................................................... 107 4 Configurazione ................................................................................................................................... servizi 112 Servizio Repository .......................................................................................................................................................... 113 Come fare......................................................................................................................................................... se 119 Servizio Fascicoli .......................................................................................................................................................... 121 Servizio Barcode .......................................................................................................................................................... 122 Servizio OCR.......................................................................................................................................................... 125 Wizard attivazione ......................................................................................................................................................... servizi Full Text 129 Servizio Collegam .......................................................................................................................................................... enti 133 Servizio Backup .......................................................................................................................................................... 142 Servizio schedulazione .......................................................................................................................................................... 146 Servizio Mailer .......................................................................................................................................................... 149 Impostazioni ......................................................................................................................................................... di posta elettronica 154 Parte IV ARXivar Plug-in manager 158 © 2010 ABLE Tech Srl contenuti 5 1 Installazione ................................................................................................................................... 158 2 Configurazioni ................................................................................................................................... in comune 160 3 Elenco ................................................................................................................................... e configurazione Plug-in disponibili. 172 Parte V Configurazione di ARXivar 178 1 Gestione ................................................................................................................................... lingue 178 2 Password ................................................................................................................................... server 181 3 Criptazione ................................................................................................................................... Documenti 183 4 AOO................................................................................................................................... (Aree organizzative) 186 5 Tipologie ................................................................................................................................... e classi documentali 192 Classi Docum .......................................................................................................................................................... entali - Generale 198 Classi Docum .......................................................................................................................................................... entali - Autom atism i 200 Classi Docum .......................................................................................................................................................... entali - Regole Univocità 202 Classi Docum .......................................................................................................................................................... entali - Regole DLL 205 Classi Docum .......................................................................................................................................................... entali - Profilazione sem plificata 214 6 Stati................................................................................................................................... documento 215 7 Utenti ................................................................................................................................... e gruppi 218 Im port utenti.......................................................................................................................................................... di Active Directory 224 Creare un nuovo .......................................................................................................................................................... utente 227 Generali ......................................................................................................................................................... 229 E-Mail ......................................................................................................................................................... 232 Autorizzazioni ......................................................................................................................................................... 239 Stati Validi......................................................................................................................................................... per l'utente 242 8 DSN................................................................................................................................... (Stringhe di connessione) 244 Server collegati .......................................................................................................................................................... 253 9 Configurazione ................................................................................................................................... del profilo documentale 258 Gestione gruppi .......................................................................................................................................................... di dati 263 10 Gestione ................................................................................................................................... Campi aggiuntivi 266 Personalizzare .......................................................................................................................................................... i cam pi aggiuntivi 270 Gestione gruppi .......................................................................................................................................................... cam pi aggiuntivi 280 11 Conservazione ................................................................................................................................... Sostitutiva 282 Parte VI Gestione riservatezze 284 1 Utente ................................................................................................................................... - Stato documento 284 2 Utente ................................................................................................................................... - Aoo - Classe 291 3 Utente ................................................................................................................................... e Gruppi mediate filtri 295 4 Riservatezze ................................................................................................................................... su singolo documento 297 Parte VII ARXivar Client (introduzione) 301 1 ARXivar ................................................................................................................................... Client (Guida rapida comandi) 302 Parte VIII Archiviazione 308 1 Da file ................................................................................................................................... system 312 Cam pi di profilo .......................................................................................................................................................... 319 Profili Predefiniti .......................................................................................................................................................... 323 © 2010 ABLE Tech Srl 5 6 Guida di ARXivar 2 Da scanner ................................................................................................................................... 325 3 Archiviazione ................................................................................................................................... rapida 329 4 Modelli ................................................................................................................................... 330 5 Barcode ................................................................................................................................... 338 Etichetta Barcode .......................................................................................................................................................... 341 Stam panti Barcode .......................................................................................................................................................... 344 Parte IX Ricerche 347 1 Cerca ................................................................................................................................... 348 Cam pi standard .......................................................................................................................................................... 354 Cam pi aggiuntivi .......................................................................................................................................................... 357 Dati profilo .......................................................................................................................................................... 358 Protocollo P.A. .......................................................................................................................................................... 360 Avanzate .......................................................................................................................................................... 362 2 Ultima ................................................................................................................................... ricerca 365 3 Ricerche ................................................................................................................................... rapide 366 4 Ultimi ................................................................................................................................... 30 giorni 367 5 Viste................................................................................................................................... 368 Parte X Strumenti di organizzazione 376 1 Associazioni ................................................................................................................................... 377 2 Fascicoli ................................................................................................................................... 377 3 Relazioni ................................................................................................................................... 377 4 Pratiche ................................................................................................................................... 377 5 Legami ................................................................................................................................... 378 6 Allegati ................................................................................................................................... 378 7 Profili ................................................................................................................................... predefiniti 378 8 Impostazioni ................................................................................................................................... personali 379 9 Conservazione ................................................................................................................................... sostitutiva 381 Parte XI Rubrica 383 1 Caselle ................................................................................................................................... 383 2 Mail................................................................................................................................... 383 3 Memo ................................................................................................................................... 383 4 Task................................................................................................................................... 384 5 Fax ................................................................................................................................... 384 Parte XII Workflow 386 1 Configurazione ................................................................................................................................... 386 2 Designer ................................................................................................................................... (progettazione) 404 Task .......................................................................................................................................................... 414 Task, generali ......................................................................................................................................................... 416 Task, esecutori ......................................................................................................................................................... 422 Task, documenti ......................................................................................................................................................... 428 © 2010 ABLE Tech Srl contenuti 7 Task, operazioni ......................................................................................................................................................... 437 Task, automatismi ......................................................................................................................................................... 441 Task, esiti......................................................................................................................................................... 443 Link .......................................................................................................................................................... 446 Link, azioni ......................................................................................................................................................... 453 Link, fascicolazione ......................................................................................................................................................... 461 Link, operazioni ......................................................................................................................................................... 464 Link, variabili ......................................................................................................................................................... 475 Query ......................................................................................................................................... 484 Link, timer......................................................................................................................................................... e comandi 494 Condizione .......................................................................................................................................................... 497 Condizione ......................................................................................................................................................... - Punti di connessione 499 Processi nidificati .......................................................................................................................................................... 505 Generale ......................................................................................................................................................... 507 Proprietà ......................................................................................................................................................... di collegamento 510 Pausa .......................................................................................................................................................... 515 Variabili di processo .......................................................................................................................................................... 517 Creazione......................................................................................................................................................... e modifica 521 Tim er .......................................................................................................................................................... 525 Sicurezza .......................................................................................................................................................... 530 3 Elementi ................................................................................................................................... Start e Finish 533 Start Finish .......................................................................................................................................................... 534 .......................................................................................................................................................... 535 4 Disegnare ................................................................................................................................... un workflow 536 5 Eseguire ................................................................................................................................... un workflow 554 6 Workflow ................................................................................................................................... (Gestione) 566 Gestione Istruzioni Ricerche Eventi Esegui .......................................................................................................................................................... 567 .......................................................................................................................................................... 571 .......................................................................................................................................................... 571 .......................................................................................................................................................... 571 .......................................................................................................................................................... 572 Parte XIII SDK (Software Development Kit) 574 1 Il Software ................................................................................................................................... Development Kit di ARXivar 574 2 Configurazione ................................................................................................................................... Classi Documentali e chiamanti 576 3 Elenco ................................................................................................................................... Classi, metodi e funzioni 583 Connessioni.......................................................................................................................................................... 585 Im porta - Archivia .......................................................................................................................................................... 587 Ricerche .......................................................................................................................................................... 598 Modifica docum .......................................................................................................................................................... enti 605 Cancellazioni.......................................................................................................................................................... 612 Strum enti di.......................................................................................................................................................... organizzazione 613 Workflow .......................................................................................................................................................... 629 Parte XIV Servizi Web 633 1 Il servizio ................................................................................................................................... web di ARXivar 633 2 Download ................................................................................................................................... e installazione 634 3 Configurazioni ................................................................................................................................... 639 4 Metodi ................................................................................................................................... esposti 644 © 2010 ABLE Tech Srl 7 8 Guida di ARXivar Workflow e task .......................................................................................................................................................... 646 Utenti .......................................................................................................................................................... 653 Aree organizzative .......................................................................................................................................................... 654 Stati .......................................................................................................................................................... 654 Classi docum .......................................................................................................................................................... entali 655 Rubrica e contatti .......................................................................................................................................................... 657 Docum enti e.......................................................................................................................................................... profili 659 Ricerche .......................................................................................................................................................... 666 Fascicoli .......................................................................................................................................................... 669 Gestione cam .......................................................................................................................................................... pi 671 Parte XV ARXivar Fax Connector 674 1 Introduzione ................................................................................................................................... 674 2 Configurazioni ................................................................................................................................... di base - Fax in uscita 676 3 Configurazione ................................................................................................................................... comune a tutti i connettori 681 4 Impostazione ................................................................................................................................... modem - Stringhe di inizializzazione. 688 5 Fax ................................................................................................................................... server Windows Server 2003 690 Installazione.......................................................................................................................................................... del com ponente aggiuntivo Servizio Fax di Window s Server 2003. 691 Selezione della .......................................................................................................................................................... periferica per l’invio e ricezione Fax in Window s Server 2003. 695 Configurazione .......................................................................................................................................................... cartelle di archiviazione Fax inviati e Fax in arrivo in Window s Server 2003. 700 Configurazione .......................................................................................................................................................... avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax di Window s Server 2003. 703 Specifiche relative .......................................................................................................................................................... alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector. 705 Note conclusive .......................................................................................................................................................... 706 6 emFAST ................................................................................................................................... - FAC Sys 707 Configurazione .......................................................................................................................................................... avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax FAC Sys 708 Specifiche relative .......................................................................................................................................................... alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector. 709 Note conclusive .......................................................................................................................................................... 711 7 Zetafax ................................................................................................................................... 711 Configurazione .......................................................................................................................................................... avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax Zetafax 712 Specifiche relative .......................................................................................................................................................... alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector. 713 Note conclusive .......................................................................................................................................................... 715 8 Fax ................................................................................................................................... Maker 715 Configurazione .......................................................................................................................................................... avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax FAXm aker 716 Specifiche relative .......................................................................................................................................................... alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector. 717 Note conclusive .......................................................................................................................................................... 719 9 RightFax ................................................................................................................................... 719 Avvertenze .......................................................................................................................................................... 719 Configurazione .......................................................................................................................................................... avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax RightFax 720 Note conclusive .......................................................................................................................................................... 725 10 ARXivar ................................................................................................................................... Fax Server 726 Frontespizio.......................................................................................................................................................... 727 Aggiunta del.......................................................................................................................................................... logo aziendale 730 Configurazione .......................................................................................................................................................... fax in ingresso 731 ARXivar Fax Server .......................................................................................................................................................... Monitor 731 Parte XVI ARXivar F.A.Q 738 1 Elenco ................................................................................................................................... completo FAQ 739 2 ARXivar ................................................................................................................................... Client 757 3 ARXivar ................................................................................................................................... Server 764 © 2010 ABLE Tech Srl contenuti 9 4 ARXivar ................................................................................................................................... Web 766 5 Database ................................................................................................................................... 768 6 Connettori ................................................................................................................................... FAX 769 7 Installazione ................................................................................................................................... e aggiornamenti 771 8 Servizi ................................................................................................................................... Windows 772 9 Spool ................................................................................................................................... recognition Pro 773 10 Tools ................................................................................................................................... 775 11 Web................................................................................................................................... Services 776 12 Workflow ................................................................................................................................... 778 13 Workflow ................................................................................................................................... Configurazione 778 Indice 780 © 2010 ABLE Tech Srl 9 10 Prefazione Prefazione © 2010 ABLE Tech Srl Parte I 12 Guida di ARXivar 1 Introduzione 1.1 Presentazione © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Prerequisiti minimi Che cos'è? C on ARXivar è possibile creare una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali. Permettendo di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc. Vi permette di gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Pubblicare i documenti sul WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora. Diventa inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse revisioni. ARXivar è uno dei più potenti e flessibili B.P.M. perchè ARXivar è Gestione documentale. C on ARXivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le © 2010 ABLE Tech Srl Introduzione 13 note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda. Configurazione del profilo del documento. Ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall'amministratore per tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca. Ricerche avanzate. E' possibile effettuare all'interno di ARXivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce. Le ricerche che si effettuano più frequentemente possono essere "salvate" e "lanciate" senza dover essere reimpostate. Inoltre è possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca, per un risultato mirato alle singole esigenze. Gestione delle revisioni. In ARXivar un documento archiviato non è più modificabile, in quanto ARXivar garantisce l'integrità dei documenti. E' comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico delle revisioni sempre consultabile. Gestione delle relazioni. E' possibile definire delle relazioni logiche tra documenti assegnando loro anche un nome di riferimento. Attraverso le relazioni è possibile legare tra loro diversi documenti, consultarli ed averne dunque una rapida reperibilità. Pratiche. Le pratiche di ARXivar sono uno strumento utile per organizzare e raggruppare documenti logicamente connessi tra loro( ad esempio documenti che appartengono alla stessa commessa cliente), riproponendo in forma elettronica il classico utilizzo di pratiche cartacee. Modulo Web. Attraverso il modulo WEB possiamo accedere alle nostre informazioni sfruttando un normalissimo browser da qualunque posto nel mondo che abbia un accesso internet, ed eseguire tutte le operazioni di © 2010 ABLE Tech Srl 14 Guida di ARXivar gestione normalmente eseguite sul client tradizionale. Workflow. C on questo Modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre informazioni "attive". Si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono/ possono vedere un documento, firmarlo o distribuirlo. Tutto il flusso viene tenuto sotto controllo. Conservazione sostitutiva. L'Archiviazione ottica è una procedura per cui i documenti cartacei vengono come fotografati usando apposite apparecchiature e memorizzati su dischi ottici, in modo da poter essere facilmente reperiti e visualizzati utilizzando un qualsiasi personal computer. Recognition. Spool Recognition è il modulo che permette di gestire in maniera automatica il ciclo attivo dei documenti aziendali, dall’archiviazione alla spedizione, dalla fascicolazione al reperimento di informazioni di profilo direttamente dall’ERP. Barcode. C on questo modulo è possibile profilare i documenti da archiviare generando un etichetta adesiva ed un codice a barre identificativo del documento, così facendo si può subito acquisire logicamente il documento e solo in un secondo momento acquisirlo fisicamente. 5250 Emulator Video Capture. Il modulo lavora sulle mappe video 5250 e 5250 emulazione( è indipendente dal tipo di emulatore) e permette di intercettare le informazioni contenute nei singoli campi video e a mezzo di queste richiamare le funzioni di ARxivar come scannerizzazione, apertura o archiviazione di un documento... Integrazione con mail. ARXivar integra nativamente un client di posta elettronica che consente di inviare e ricevere mail e di gestirle in diverse cartelle. Si collega ai diversi server di posta ( Exchange, Notes, POP3). Tutte le mail inviate o ricevute possono essere automaticamente archiviate in ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl Introduzione 15 Integrazione con fax. ARXivar integra nativamente i più comuni fax server per l'invio e la ricezione automatica di fax, tra i quali fax server di Windows 2003 server, Faxsys, Zetafax, Faxmaker etc. Per i fax inviati allega al documento il relativo rapportino di spedizione. SDK. Il Modulo SDK consente ad applicazioni diverse di usufruire di una serie di funzionalità richiamando funzioni native di ARXivar. Il modulo mette a disposizione una serie di classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar. Firma digitale. La firma elettronica costituisce la tecnologia abilitante per la validità giuridica di un documento elettronico. Il modulo provvede a tutte le operazioni di firma, di verifica e di crittografia richieste dal sistema. Provvede inoltre alla marcatura temporale e alla verifica delle firme. OCR. C on ARxivar OC R è finalmente possibile acquisire ed editare il testo dei documenti archiviati tramite scanner. Il testo acquisito viene associato al documento ed in ogni momento è possibile modificarlo ed utilizzarlo per affinare la ricerca dei documenti all'interno del repository utilizzando la funzione di ricerca Full Text. Protocollo PA. ARXivar PA rappresenta un sistema integrato per la gestione dei processi documentali della Pubblica Amministrazione in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni del C NIPA. CD Reader. Mediante l'utilizzo di C D Reader è possibile esportare una o più sezioni di archivio su un C d autoconsistente. Il C D, oltre ai file contenuti nelle sezioni di archivio esportate , contiene un motore di ricerca che permette di individuare i documenti ricercandoli secondo le stesse chiavi sistema documentale. © 2010 ABLE Tech Srl utilizzate dal 16 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 1.2 Benvenuti in ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 prodotto da ABLE Tech Srl vi ringrazia per aver scelto ARXivar ABLE Tech SRL Via dell'Artigianato 9/a 25018 Montichiari - Brescia Telefono: 030 96.50.688 - 030 99.60.136, Fax: 030 81.93.11.60 www.arxivar.it info@arxivar.it Filiale di Firenze Via Torta, 70 50019 Sesto Fiorentino Loc. Osmannoro - Firenze Telefono: 055 31.03.89 © 2010 ABLE Tech Srl Introduzione 17 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 1.2.1 Specifiche tecniche - ARXivar upgrade © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Specifiche tecniche - Prerequisiti minimi e ARXivar Upgrade Prerequisiti minimi - ARXivar Server IMPORTANTE Con sistemi operativi in INGLESE modificare impostazioni internazionali DATA e NUMERO in ITALIANO Windows Server e Desktop Computers. · Microsoft Windows 2000 professional e successivi. · Microsoft Windows Server 2000 e successivi. · Microsoft Windows Server 2003 e successivi per installazioni di ARXivar con attivazione del Servizio Repository. (*) (*) - Per i sistemi operativi famiglia Windows 2000 Microsoft non supporta il Framework 3.5, su tali sistemi operativi non sarà dunque possibile utilizzare il Servizio Repository. Database (RDBMS) · Microsoft SQL Server, versioni gratuite. - Microsoft SQL Server MSDE. - Consigliate - Microsoft SQL Server versioni Express 2005 e successive. · Microsoft SQL Server, versioni a pagamento - SQL Server 2000 standard e successive, © 2010 ABLE Tech Srl 18 Guida di ARXivar - Consigliate versioni a partire da SQL Server 2005 standard e successive. Altri RDBMS ARXivar compatibili. · Oracle (si veda quanto qui esposto) · MySQL (si veda quanto qui esposto) Processori supportati. · Famiglie x86. · Famiglie x64. · Famiglia VM Ware. · Microsoft Virtual PC 2003 e successivi. · Hyper-V. Memoria · Ram - 512 Megabyte (minimo consigliato) · Disco fisso - 90 Megabyte (spazio disco utilizzato). Browser Web supportati · Microsoft Internet Explorer 6 e successivi. · Firefox a partire dalla 3.5. Prerequisiti minimi - ARXivar Client IMPORTANTE Con sistemi operativi in INGLESE modificare impostazioni internazionali DATA e NUMERO in ITALIANO Windows Server e Desktop Computers. · Microsoft Windows 2000 professional e successivi. · Microsoft Windows Server 2000 e successivi. · Microsoft Windows XP o Windows Server 2003 e successivi per installazioni di ARXivar con attivazione del Servizio Repository. Processori supportati. · Famiglie x86. · Famiglie x64. · Famiglia VM Ware. © 2010 ABLE Tech Srl Introduzione 19 · Microsoft Virtual PC 2003 e successivi (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode). · Hyper-V (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode). Memoria · Ram - 1 Gigabyte (minimo consigliato) · Disco fisso - 120 Megabyte (spazio disco utilizzato, tipo istallazione personalizzata-completa). Browser Web supportati · Microsoft Internet Explorer 6 e successivi. · Firefox a partire dalla 3.5. ARXivar Upgrade Premessa Per gli aggiornamenti di versione di ARXivar non sono richieste procedure o particolari precauzioni, tuttavia è meglio attenersi ad alcune regole di base da rispettare in una qualsiasi situazione di installazione o aggiornamento delle vostre postazioni. Incompatibilità di versione. Sono consentiti solo aggiornamenti di versione, due versioni diverse di ARXivar non possono coesistere sulla stessa macchina. Per esempio non è possibile mantenere in linea una 4.4.42 ed installare una 4.5.1, i componenti software condivisi varrebbero sovrascritti dai componenti della seconda versione installata, creando le problemi di incompatibilità, entrambe versioni risulterebbero instabili entrambe le installazioni. Quanto sopra vale qualsiasi sia il cambio di versione, in definitiva è possibile mantenere in linea un'unica versione. · E' possibile installare ARXivar modulo Server e ARXivar modulo Client sulla stessa macchina · Le versioni di ARXivar modulo Client devono coincidere con la versione ARXivar modulo Server. Aggiornamento di versione ARXivar. Per l'aggiornamento dalla vostra versione ad una versione più recente è consigliabile che: · ARXivar Server non sia in esecuzione. © 2010 ABLE Tech Srl 20 Guida di ARXivar · Durante le fasi di aggiornamento nessun client stia utilizzando il prodotto. · C he i servizi siano momentaneamente arrestati. · Lato client la stampante PDF ARXivar deve essere arrestata. · Lato client chiudere Microsoft Outlook. Queste piccole precauzioni consentiranno l'aggiornamento di eventuali componenti software altrimenti in uso, in particolar modo lato client e assicureranno un corretto aggiornamento del database. Un occhio di riguardo per un aggiornamento da una versione 4.2.x ad una versione 4.3.x o successive. Aggiornamenti di versione provenienti, da una ormai obsoleta versione 4.2.x, per una corretta pianificazione dell'evento, è consigliabile richiedere supporto tecnico, tramite compilazione apposito ticket all'area assistenza clienti di ARXivar. Un Aggiornamento dalla versione 4.2.x ad una versione più recente, in base alla quantità di informazioni gestite potrebbe richiedere anche svariate ore di aggiornamento database. Vedere anche: Aggiornamenti di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Parte II 22 Guida di ARXivar 2 Installazione 2.1 Il Sito di ARXivar (area Download) L'area download del sito di ARXivar. I pacchetti per il setup dei moduli di ARXivar sono disponibili su supporto CD-ROM (solo a richiesta), oppure tramite download dalla apposita sezione Download, raggiungibile dalla homepage del sito ufficiale di ARXivar. L' accesso all'area download per i pacchetti di setup è riservata ai soli utenti registrati. Livello di registrazione Esistono due livelli di registrazione, il primo livello di registrazione avviene tramite apposito form di registrazione utente, è possibile accedere al form di registrazione tramite click sul link Registrati presente nel frame di login di figura 1 dalla homepage del sito ufficiale di ARXivar. fig.1, registrazione utente Una volta compilato il form in tutti i sui campi e portato a termine la registrazione, l'utente avrà accesso all'area per il solo download del materiale informativo relativo ad ARXivar. Abletech provvederà all'abilitazione dell'utente al download dei pacchetti di setup. Ricevuta notifica di abilitazione al download l'utente potra accedere liberamente all'area download e da tale area effettuare tutti i download necessari come: Pacchetti di setup, tools, database demo, manualistica e programmi di utility. Per l'utilizzo del software è prevista la procedura di attivazione licenza. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 23 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.2 Introduzione ai DBMS Introduzione ai Database compatibili con ARXivar Premessa Questa sezione introduce delle nozioni di base in relazione ai database compatibili con ARXivar, esponendo i significati di alcuni acronimi che incontrerete durante la lettura dei contenuti della presente guida. Qui non vi verrà fornita una guida dettagliata per i database compatibili con ARXivar, si limiterà a pilotare l'utente sulla scelta del motore di Database ad esseo più congeniale, qui esponendo le principali particolarità dei tre RDBMS utilizzabili con ARXivar. I tre RDBMS compatibili con ARXivar sono: · Microsoft SQL Server · Oracle · MySQL Linea guida e versioni ARXivar compatibili I Data Base Management System (DBMS) ed i Relational database management system (RDBMS) sono prodotti software in grado di gestire i database; le loro caratteristiche sono: capacità di gestire grandi quantità di dati condivisione dei dati fra più utenti e applicazioni utilizzo di sistemi di protezione e autorizzazione per l'accesso ai dati stessi(1 ) ________________________________________________________________________ 1- ARXivar per accedere al s uo RDBMS crea e configura un appos ito utente chiamato utente DM, Possiamo identificare diversi tipi di database, in base alla loro struttura logica: · © 2010 ABLE Tech Srl database gerarchici 24 Guida di ARXivar · database reticolari · database relazionali · database ad oggetti Il modello gerarchico, basato su strutture ad albero nelle quali ogni dato che non sia a livello radice ha uno e un solo padre, è quello che ha conosciuto il maggior utilizzo fino agli anni '80. Il modello reticolare deriva da quello gerarchico, rispetto al quale supera la rigidità della struttura ad albero la dipendenza tra dati. la sua complessità ne ha impedito una larga diffusione. Il modello relazionale organizza i dati in tabelle, basandosi sulle relazioni fra essi, tramite chiavi interne ed esterne. Il modello relazionale implementa le regole di integrità referenziale, regole per aggiornamenti correlati e regole cancellazioni a catena. Il modello ad oggetti infine, il più recente, estende i concetti del modello relazionale adattandoli alla programmazione ad oggetti. I database di tipo relazionale sono, attualmente, di gran lunga i più diffusi e come dice il nome si basa sulle relazioni fra i dati, i quali vengono presentati in forma tabellare. Un database relazionale è composto da un insieme di tabelle, ciascuna composta da righe e colonne. C on il modello relazionale è stato introdotto il linguaggio SQL (Structured Query Language), che consente di operare sui dati tramite frasi che contengono parole chiave. Del linguaggio SQL sono stati pubblicati tre standard, l'ultimo dei quali risale al 1999, conosciuto anche con il nome SQL99 ed è stato pubblicato nel 2000. ARXivar rispetta questo standard, inoltre sempre con il linguaggio SQL consente di interagire e scambiare informazioni con database esterni, un valido esempio lo potete trovare qui. Visto il successo dei database relazionali, gli RDBMS offerti dal mercato non sono pochi (vedi elenco), ARXivar è in grado, cosa di non poco conto, di lavorare con i tre migliori RDBMS presenti sul mercato, nello specifico sono: Microsoft SQL Server - dalle versioni SQL Server 2000 con Service pack 4 e successive, comprese le versioni gratuite MSDE e Express, installate su sistemi operativi Windows a partire dalla versione 2000 (Client e Server) Professional e sucessive le su sistema operativi a partire dalla versione Windows 2000 professional). Oracle - dalla versione 9i.comprese la versione Express (su sistemi operativi Windows a partire dalla versione 2000 (Client e Server) Professional e sucessive le su sistema operativi a partire dalla versione Windows 2000 professional). Versione driver ODBC dalla 11 e successive. ABLE Tech non garantisce la compatibilita con le versioni di Oracle per Linux. MySQL - Versione 5 e successiva, Installato su sistemi operativi Windows e Linux. Versione driver © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 25 ODBC dalla 3.51 e successive. Elenco Segue elenco dei principali RDBMS presenti sul mercato: - IBM DB2 - Filemaker Pro - Informix - Microsoft Access - Microsoft SQL Server - MySql * - Oracle - PostgreSQL * - SQLite * - Sybase * Open source. Vedere anche: Installazione Microsoft SQL Server Installazione di Oracle Installazione MySQL C rea database di ARXivar Installazione di ARXivar Server © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.3 Microsoft SQL Server Installazione di Microsoft SQL Server. © 2010 ABLE Tech Srl 26 Guida di ARXivar - La versione di riferimento utilizzata nel seguente capitolo è Microsoft SQL Server 2005. e Premessa. Per potere utilizzare Arxivar è indispensabile avere un motore di database. Il motore di database è necessario in quanto la struttura portante di Arxivar è il database degli indici, sul quale viene costruita tutta la struttura della nostra applicazione. In questa sezione della guida verrà esposto come procedere per l'installzione della versione gratuita di Microsoft SQL Server 2005, conosciuta anche come SQL Server Express, va sottolineato che Arxivar è in grado di lavorare con i seguenti RDBMS SQL Server (qualsiasi versione), Oracle e MySQL. SQL Server Express. Questa guida, mostra come installare il motore di database “SQL Server 2005 Express”, la versione Express è la versione del motore di Database gratuita e scaricabile dal sito della Microsoft. Le principali differenze tra una versione Express e una versione a pagamento sono: limitazioni sul numero di connessioni contemporane, e limitazioni sulle dimensioni dei database, (maggiori dettagli sull'argomento li potete trovare sempre sul sito Microsoft), non esistono differenze sostanziali tra l'istallazione di una versione a pagamento ed una versione Express. Cosa serve ? © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 27 Per quanto riguarda Microsoft SQL Server 20xx Express, al momento della stesura della seguente guida esistono due differenti versioni: Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services che ad oggi è possibile scaricare qui e Microsoft SQL Server 2005 Express Edition che al momento della stesura della presente guida potete scaricare qui, in entrambe i casi prima di procedere al download dei pacchetti di installazione verificate di scaricare la versione della lingua, che dovrà essere la stessa del sistema operativo che ospiterà il vostro motore di database. Perchè rispettare la localizzazione tra sistema operativo e versione di SQL Server ? Anche se non obbligatorio è consigliabile mantenere la stessa versione della lingua, in caso di differenza si potrebbero incontrare dei problemi quando SQL Server utilizza le regole di confronto essendo queste ultime legate alla lingua di sistema, inoltre durante la creazione di un nuovo database potrebbe essere necessaria una diversa configurazione del parametro "Regole di confronto". Il valore di default per le regole di confronto per l'installazione del Engine in italiano è impostato a "Latin1_General". Un'errata configurazione durante la fase di installazione del vostro RDBMS sia questo Microsoft SQL Server, Oracle o MySQL può compromettere la corretta creazione dei database di ARXivar. Quale versione di Microsoft SQL Server Express consigliamo? La versione SQL Server Express consigliata è "Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Ad v a nce d Se r v ice s ", che al momento della stesura della presente guida è possibile scaricare da qui. C ome già accennato esistono delle differenze tra versioni Express e altre versioni di Microsoft SQL Server. Le versioni Express, oltre possedere delle limitazioni sono anche mancanti di alcune funzionalità. In questa guida saranno tratte solo le funzionalità di nostro interesse, (per maggiori approfondimenti cliccare qui). Full-Text e principali funzionalità di Microsoft SQL 2005 non supportate nella versione Express. Il seguente elenco riporta i componenti principali di SQL Server 2005 non disponibili nella versione Express: - Reporting Services © 2010 ABLE Tech Srl 28 Guida di ARXivar - Notification Services - Integration Services - Analysis Services - R ice r ca f ull-te x t (d is p o nib ile co n Ex p r e s s Ad v ) ( 1) - Servizi OLAP e data mining La funzionalità "Ricerca full-text" viene utilizzata da ARXivar per le ricerche avanzate. __________________________________________________ 1 Il servizio di ricerca full-text è disponibile in Microsoft SQL Server Express Edition with Advanced Services scaricando ed installando Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services come visibile in figura 1 è possibile installare la funzionalità per la ricerca full-text. Sempre con la versione Express Edition with Advanced sarà possibile installare, in una sola volta sia SQL Server Express che Management Studio , ( si veda figura 1). C on SQL Server Express la funzionalità Ricerca full-text non è disponibile e lo strumento Management Studio Express deve essere scaricato ed installato separatamente. ARXivar è comunque in grado di funzionare correttamente anche senza la funzionalità "Ricerca full-text". La ricerca full text sarà comunque disponibile nelle ricerche avanzate di ARXivar ma in forma ridotta. Per cominciare La prima cosa da fare è eseguire il download, del pacchetto di installazione dal sito della Microsoft. I link presenti in questa guida sono ora disponibili, tuttavia potrebbe essere che al momento del loro utilizzo potrebbero essere stati modificati od eliminati, in questo caso potete fare riferimento alla guida ‘Link Utili’ presente su www.arxivar.it nella sezione ‘Documentazione’ dove sono disponibili tutti i link necessari per i download. Oltre al pacchetto di installazione scaricato da internet, o se in vostro possesso, dal C D ROM di installazione di Microsoft SQL Server, il vostro sistema dovrà essere provvisto del Windows Installer 3.0 e Microsoft Framework .Net 2.0(1). Il programma di installazione, qualsiasi sia la versione in vostro possesso eseguirà tutte le verifiche del caso, nel caso dovesse rilevare la mancanza dei prerequisiti necessari, tramite apposite procedure guidate, vi consentirà di scaricare dai siti Microsoft tutto il necessario. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 29 1 - Se il vostro sistema necessita del download di Windows Installer 3.x o del Framework .Net 2.x, prima di effettuare il download dei pacchetti verificare che la versione della lingua corrisponda a quella del vostro sistema operativo. Installare Microsoft SQL Server Express Edition with Advanced Services. In questa sezione sarà mostrato come procedere all'installazione di Microsoft SQL Server Express with Advanced Service, da ora per semplicità chiameremo Express ADV. Saranno visualizzate esclusivamente le maschere dove sarà richiesto il vostro intervento diverso dal semplice ed intuitivo click di avanti o di conferma. Detto ciò si lanci il programma di setup, confermate le maschere per l'accettazione del contratto, controllo dei prerequisiti minimi fare avanti fino alla prima maschera di nostro interesse la maschera di figura 1, togliere il segno di spunta dalla voce Figura 1, le funzionalità da selezionare durante l'installazione di SQL Express Advanced, le funzionalità con la X rossa non saranno installate. Nascondi opzioni di configurazione avanzate che per valore predefinito risulta essere spuntata, questo vi © 2010 ABLE Tech Srl 30 Guida di ARXivar consentirà di abilitare successivamente delle funzionalità necessarie che per default non vengono installate, quindi premere su avanti, (Next nelle versioni in inglese), quindi premere avanti fino quando vi trovate alla maschera di figura 2, dove dovrete selezionare le funzionalità da installare. Selezionare le funzionalità da installare. Assicuriamoci che le funzionalità siano selezionate come da figura 2 e che non compaiano delle ‘X’ colorate in rosso. In questo modo installiamo tutti i componenti necessari. Ancora una volta cliccare sul pulsante avanti fino ad arrivare alla finestra di figura 3 dove andremo a definire il nome istanza da assegnare alla vostra installazione Express ADV. Figura 2, selezione delle funzionalità da installare. Nome istanza di SQL Server. In figura 3 è possibile stabilire in nome della vostra istanza di SQL Server. Per valore predefinito, solo nelle versioni Express il suo valore è posto a SQLExpress, nel caso si facesse avanti per raggiungere tale © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 31 istanza andrebbe indicato nome del server\SQLExpress, nel caso non fossero già presenti altre istanze si consiglia di selezionare Istanza predefinita in questo modo basterà indicare il nome del server per raggiungere la vostra l'istanza di SQL Server. Figura 3, nome della istanza di SQL Server. Stabilito il nome istanza cliccare avanti fino alla finestra di figura 4 Modalità mista (Autenticazione di Windows e autenticazione di SQL Server). Ancora una volta la procedura guidata, come valore di default propone la modalità di autenticazione di Windows, accertarsi di cambiarla selezionando la seconda possibile, cioè la modalità mista. In questo modo sarà possibile accedere a SQL Server sia come utente Windows oppure con l'utente 'sa', l'utente sa è un utente con credenziali amministrative per la gestione di SQL Server, è importante ricordare lka password qui inserità perchè vi sarà richiesta ogni qualvolta dovrete creare un nuovo database per ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl 32 Guida di ARXivar Figura 4, modalità di autenticazione e password utente sa. IMPORTANTE: quando si assegna la password, evitate di inserire caratteri particolari come per esempio gli spazi! Impostazione delle regole di confronto. Quando arrivate alla maschera di figura 5 è importante che lasciate invariati tutti i valori proposti di default dalla procedura guidata di installazione. In figura 4 è visibile quanto proposto da un'istallazione della versione di SQL Express with Advanced Services nella versione italiana, questi parametri ovviamente possono variare a secondo: della lingue del pacchetto di installazione utilizzato, dalla lingua del vostro sistema operativo oppure da quanto impostato in "pannello di controllo / impostazioni internazionali", lasciate inviariato quanto proposto dal pacchetto di installazione. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 33 Figura 5, Impostazione regole di confronto. Configura account utente e amministratore. La maschera di figura 6 è possibile consentire l'accesso a SQL Server ad utenti senza autorizzazioni di amministrazione di eseguire un'istanza separata di SQL Server e di aggiungere l'utente che sta eseguendo l'installazione di SQL Server al ruolo di amministratore. © 2010 ABLE Tech Srl 34 Guida di ARXivar Figura 6, attiva ruoli di amministratore e utenti senza autorizzazioni. Nessuna delle due opzioni influenzano il funzionamento di ARXivar, potete decidere di attivarle oppure no, dipende dai diversi scenari che vi si possono presentare durante la vostra installazione. Eseguita anche questa operazione, non resta che seguire le ultime indicazioni dettate dalla procedura di installazione per terminare con successo la fase di installazione. Installazione di Microsoft SQL Server Management Studio Express. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 35 Microsoft SQL Server Management Studio Express, è un’applicazione visuale, che permette di interagire con il motore di database. Per effettuare il download, come nel caso precedente, rimando alla guida ‘Link Utili’ presente sul nostro sito web oppure scaricare il pacchetto di installazione che al momento della stesura della seguente guida potete trovare qui. Una volta scaricato il pacchetto, eseguite il Setup. La procedura di installazione è semplicissima: dopo avere accettato i termini del contratto di licenza basta scegliere sempre la voce ‘Avanti’ fino ad arrivare alla voce ‘Fine ’per terminare l’installazione. Terminata questa fase iniziale comprensiva delle due installazioni, installazione di SQL Server Express, avete a disposizione il motore di database ed uno strumento grafico che vi permette, in modo molto semplice di accedere ai vostri database. L’unica accortezza che dovete ricordare a questo punto, è quella, al momento dell’accesso all’applicazione, di selezionare la corretta istanza del vostro SQL Server, inserire come nome utente ‘sa’ e come password la password che abbiamo digitato in fase di installazione di SQL Server Express. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.4 Oracle Installazione Oracle. © 2010 ABLE Tech Srl 36 Guida di ARXivar e Premessa Questa sezione espone gli argomenti relativi al mondo Oracle. Vista la vastità e complessità dell'argomento la guida è limitata ad argomenti basilari. Inizieremo con l'amministrazione del database e fondamenti dell'architettura del server Oracle. L'approccio sarà di tipo basilare, per buona fruizione degli argomenti trattati è richiesta un'esperienza minima di uso di un database, anche aver utilizzato Access per la gestione di tabelle relazionate tra di loro, può essere sufficiente. La guida si limita ad aiutarvi nelle fasi preliminari di download e di installazione del prodotto. C onfigurazioni e maggiori approfondimenti li potrete trovare qui. Versione di Oracle compatibile con ARXivar. Per utilizzare Oracle con ARXivar 4.5.1 e consigliabile utilizzare una versione (motore e driver ODBC ) a partire dalla 9i (consigliata 10 e successive). In questa guida all'installazione di Oracle come riferimento, verrà utilizzata la versione 10g Express per Windows. Da tempo è disponibile la 10g, rinnovata sulle tecnologiche per l'accesso ai dati ma sono necessari richiede computer molto potenti. Prerequisiti minimi per la versione 9i (9.2.0.1) , versione per Microsoft Windows. Per la 9i, sono richiesti i seguenti prerequisiti hardware e software : · almeno 256MB di RAM (consigliati 512MB) e 3GB di spazio libero sull'hard-disk · Il sistema operativo deve essere obbligatoriamente di tipo server Microsoft, ovvero NT4, Windows 2000 Server oppure XP. · Sulla macchina di installazione è preferibile che non sia mai stato precedentemente installato alcun software Oracle. Download Puntiamo il nostro browser sul sito di Oracle Italia , individuabile, al momento della stesura della seguente guida, nella parte alta destra della seguente pagina (ques ta pagina web è in italiano, come tutti i prodotti s oftware è cons igliabile ins tallare, il s oftware (s e dis ponibile) ris pettando la localizzazione del s is tema operativo; italiano con italiano, ingles e con ingles e e cos ì via), dal sito della Oracle ad oggi è possibile selezionare la localizzazione tramite il link worldwide, (angolo destro alto). C liccando sulla voce "ALTRI DOWNLOAD" avrete accesso a questa pagina in inglese, la nuova finestra vi mostra i software Oracle suddivisi per tipologia, per velocizzare il tutto cliccate sulla voce "DOWNLOAD" del menu messo per orizzontale, quindi dalla sottovoce di menu selezionate "Database", troverete software Oracle suddivisi per tipologia, tra queste tipologie troverete anche quelle scaricabili gratuitamente, fornite di una particolare licenza che ne consente l'utilizzo in modalità completa, ma solo © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 37 per effettuare prove o sviluppare prototipi di applicazioni e non per fini di lucro. In quest'ultimo caso è obbligatorio l'acquisto delle licenze. Fate scorrere la pagina fino alla sezione di vostro interesse, come da esempio di figura 1. (per raggiungere la pagina di figura uno, fate scorrere completamente la pagina dei download, vi troverete il seguente link "Previous database releases: - Oracle9i") fig. 1, download database Oracle versione 9.2.0.1 Prima di procedere al download è consigliabile leggerne le relative condizioni, quindi per accettare le condizioni selezionare l'opzione Accept. La release in considerazione è distribuita su tre cd, rispettivamente i file 92010NT_Disk1.zip, 92010NT_Disk2.zip e 92010NT_Disk3.zip. Assicuratevi di avere spazio disponibile a sufficienza sul vostro hard-disk, prima di procedere con il download dei tre file vi dovrete registrare. Una volta scaricati i file li dovrete estrarre in tre cartelle differenti. A questo punto, dovrete masterizzare il contenuto di ciascuna cartella su tre C D separati, un C D per singola cartella. Installazione Qualora non dovesse partire l'autorun dovrete inserire il cd 1 nel lettore ed eseguire il file "setup.exe" Dalla finestra di presentazione dovrete scegliere "Inizia installazione". Oracle Universal Installer (O.U.I.) guida l'utente nella scelta delle varie modalità di installazione e delle relative opzioni. Finita l'installazione, dovrete sempre fare riferimento a OUI, presente nel gruppo di programmi "Oracle Installation Products", per installare o rimuovere componenti di Oracle. Per procedere cliccare su "Avanti". Dovrete selezionare la cartella in cui installare il software: in Oracle questo percorso è chiamato Oracle Home e viene gestito tramite una variabile d'ambiente creata dal pacchetto di installazione. Dovrete accettare tutto ciò che ci sarà proposto in automatico ma, se c'è già del software Oracle installato sul computer, occorre modificare questi parametri di configurazione. © 2010 ABLE Tech Srl 38 Guida di ARXivar fig. 2, Definizione della directory Oracle Home Durante la vostra installazione, la Oracle Home è ORA9_HOME corrispondente, a sua volta, alla directory "C :\oracle9". Procedendo vi sarà chiesto viene chiesto quali gruppi di prodotti Oracle desideriamo installare: · Selezionare la prima opzione, Oracle9i Database 9.2.0.1.0, e procedere. · Selezionare la modalità d'installazione, selezionare "Enterprise Edition" Già durante la fase d'installazione Oracle ci da la possibilità di creare un database vuoto avente specifiche caratteristiche. Le scelte sono molteplici, ciascuna avente funzionalità e campi d'applicazione ben precisi. In questa fase dovrete selezionare "Solo software" e continuare. Dovrete proseguire accettando le impostazioni di default ed attendere che venga richiesto di inserire il cd 2 e 3, oppure di fornire il percorso completo delle cartelle "Disk2" e "Disk3" per concludere l'installazione. Documentazione È impossibile pensare di amministrare o semplicemente utilizzare database Oracle senza avere una buona documentazione a portata di mano. Quella fornita dal sito della Oracle, è sicuramente la migliore in circolazione. Oppure potete fare riferimento al seguente forum, che al momento della stesura della seguente guida è disponibile al seguente link. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 39 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.5 MySql Installazione di MySQL e Premessa In questa guida faremo una vasta carrellata sulle caratteristiche e il funzionamento di MySQL; tuttavia, ovvie esigenze di sintesi ci costringono a trascurare alcuni aspetti, per cui va anticipato che non troverete qui documentazione riguardo a caratteristiche avanzate come replication e clustering. Download e installazione di MySql Per il download ci rivolgeremo naturalmente al sito ufficiale di MySQL AB www.mysql.com. La pagina dei download si trova attualmente a questo indirizzo, e qui possiamo verificare qual è la versione raccomandata, cioè la più recente considerata stabile. Per la nostra guida scaricheremo ed installeremo la versione 5 Una volta scelta la versione ci troviamo davanti ad una lista di file scaricabili che si differenziano in base alle piattaforme supportate e al tipo di file che ci interessa. Inoltre abbiamo la possibilità di scegliere se scaricare i file binari eseguibili o i sorgenti da compilare. C i occuperemo qui delle versioni per Windows e per Linux, e per semplicità (oltre che per il fatto che è consigliato dal produttore), utilizzeremo direttamente i file binari. Installazione su Windows © 2010 ABLE Tech Srl 40 Guida di ARXivar MySQL può girare su qualsiasi sistema operativo Windows a 32 bit (quindi da Windows 95 in poi); per poterlo installare sulla nostra macchina ci basta il supporto per TC P/IP e circa 200 Megabytes di spazio disponibile. La situazione ideale tuttavia è quella di un sistema da Windows 2000 in poi (oppure Windows NT), che ci permette di eseguire MySQL come un servizio. Nel nostro esempio faremo riferimento a Windows XP. La scelta del pacchetto da installare è piuttosto semplice: ne abiamo tre a disposizione. · Windows Essentials: come suggerisce il nome, contiene i componenti essenziali per MySQL, ed è fornito con l'installatore Windows. · Windows: è il pacchetto completo, comprensivo di componenti opzionali quali l'embedded server e la benchmark suite. · Without installer: contiene gli stessi file del pacchetto completo, ma non ha l'installatore Windows nÈ il wizard di configurazione. La nostra scelta cade sul pacchetto Windows Essentials, semplicissimo da installare e con tutto quello che serve per l'utente medio. Per scaricare il file selezioniamo il link 'Pick a mirror': nella pagina successiva abbiamo l'elenco dei siti da cui possiamo scaricare il nostro file, preceduto da un questionario nel quale MySQL AB ci chiede alcune informazioni: non siamo obbligati a riempirlo, e possiamo passare direttamente al download (basta selezionare 'No thanks, just take me to the downloads' per scorrere la pagina verso il basso). Scegliamo quindi il mirror più vicino e scaricheremo un file (la dimensione è circa 17 MB, per cui è consigliabile avere una connessione ADSL) il cui nome dovrebbe essere simile a questo: mysql-essential-5.0.15-rc-win32.msi. È arrivato quindi il momento di fare l'installazione: a chi dovesse avere una versione precedente di MySQL già installata sulla propria macchina consigliamo di disinstallarla preventivamente. Solo se avete almeno la versione 4.1.5 installata potete effettuare direttamente l'upgrade seguendo il manuale. Per eseguire l'installazione quindi lanciamo il file .msi, che chiama in causa l'installatore di Windows (attenzione: secondo quanto dichiara il sito ufficiale, è necessario utilizzare la versione 2.0 dell'installatore, quella fornita con Windows XP; chi utilizza sistemi più datati dovrebbe quindi effettuare l'upgrade di Windows Installer consultando questo indirizzo). Verrà quindi avviato l'Installation Wizard di MySQL, che ci guiderà attraverso i seguenti passi: · Per prima cosa ci viene chiesto che tipo di installazione vogliamo eseguire: scegliamo "typical" · A questo punto viene effettuata l'installazione vera e propria, al termine della quale il wizard ci dà la possibilità di effettuare la registrazione a MySQL.com; possiamo saltare questo passo scegliendo 'Skip Sign-Up'; · L'installazione è già terminata, ma l'ultima schermata dell'Installation Wizard ci chiede se vogliamo lanciare il C onfiguration Wizard. Lasciamo selezionata la checkbox per configurare immediatamente il nostro server MySQL.Abbiamo ora la possibilità di scegliere tra una © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 41 configurazione standard o dettagliata. Il nostro consiglio è di optare per la configurazione standard · Ci viene chiesto se vogliamo eseguire MySQL come servizio, se vogliamo lanciarlo automaticamente e se vogliamo includere la directory 'bin' nel path di Windows. Selezioniamo tutte e tre le caselle · L'ultima schermata ci consente di impostare la password di root, digitandola due volte: ovviamente è importantissimo ricordarla, perchè sarà quella che ci consentirà di amministrare il nostro server! Per una migliore sicurezza evitiamo di selezionare la casella che consente l'accesso root da macchine remote, e anche quella che genera un account anonimo. · Dopo avere dato tutte le conferme, l'installazione e la configurazione sono terminate! Dovremmo avere il nostro server installato nella directory "C:/Programmi/MySQL/MySQL Server 5.0/". La sottodirectory "data" è quella che contiene fisicamente le tabelle. Installazione su Linux Questa parte di guida espone esclusivamente informazioni basilari, dando per scontato che la scelta di utilizzare un server Linux corrisponda alle sufficienti conoscenze tecniche e sistemistiche necessarie. MySQL richiede come minimo la versione 2.0 del kernel Linux. Alcuni problemi sono stati segnalati con la versione 2.2.14: se usate questo kernel il consiglio è di fare l'upgrade almeno alla versione 2.2.19 o, meglio, ad una 2.4. Va anche ricordato che buona parte delle distribuzioni Linux comprendono il server MySQL, generalmente in versione 3.23. Il nostro consiglio, in questo caso, è di disinstallare la versione installata prima di installare la 5.0 Per l'installazione su Linux possiamo scegliere fra i pacchetti RPM e quelli nel formato .tar.gz. MySQL AB raccomanda l'utilizzazione dei pacchetti RPM, che troviamo disponibili per tre piattaforme: · x86 · Intel IA64 · AMD64 / Intel EM64T © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.6 Installazione ARXivar Server Come installare ARXivar Server Vedere anche: Messa in linea del Database Demo © 2010 ABLE Tech Srl 42 Guida di ARXivar Premessa Questa procedura descrive le modalità operative per installare Arxivar server. Arxivar è una applicazione software client / server basata su database SQL Server, Oracle oppure MySQL, la procedura guidata per l'installazione di ARXivar Server è suddivisa in tre parti distinte, la prima previo verifica requisiti minimi, installa il programma vero e proprio, la seconda provvede alla creazione del database che varia a secondo del motore di database utilizzato (nella seguente guida sarà fatto riferimento a Microsoft SQL Server), la terza aggiunge i servizi ARXivar all'elenco dei servizi Windows ( services.msc) senza avviarli, sarà compito dell'utente stabilire quali servizi avviare e le relative modalità. Requisiti minimi Arxivar Server può essere installato su una macchina server con sistema operativo Win2000* o successivi, oppure in assenza di una macchina server può essere caricato su un PC con Windows 2000 professional o successivi, con almeno 256Mb di Ram. Il database deve essere caricato possibilmente su una macchina con almeno 256Mb di ram e 4Gb di disco disponibili. (*) - I sistemi operativi antecedenti Windows server 2003 e Windows XP SP3 non supportano il Microsoft Framework 3.5, pertanto con tali configurazioni non è possibile utilizzare il Servizio Repository. Installazione Procuratosi il setup di Arxivar Server e fatta partire la procedura di installazione accettare i termini del contratto di licenza è possibile modificare il percorso in cui installare ARXivar Server (figura 1), viene proposto C :\Programmi\ARC HServer © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 43 Figura 1, cartella di installazione di ARXivar Server. C liccando su avanti verrà mostrata una finestra dove sarà possibile selezionare il motore database da utilizzare con ARXivar (SQL Server, Oracle oppure MySQL). Prima di eseguire l’istallazione, assicurarsi di avere un database server disponibile. I database compatibili sono tutte le versioni Microsoft Sql Server a partire dalla 2000, tutte le versioni gratuite di Microsoft SQL Server a partire dalla MSDE (si consigliano le più moderne versioni Express), Oracle a partire dalla versione 9 e relative versioni gratuite (Express), ultimo Database server utilizzabile con ARXivar è MYSQL (aprendo così la possibilità di utilizzare server Linux per quanto riguarda il server di database). Dopo l’installazione del database anche se la procedura non lo richiede è consigliato eseguire un riavvio del sistema. Indicare quindi il tipo di database (SQL server / Oracle oppure MySQL) sul quale dovrà basarsi Arxivar, cliccare su avanti per passare alla maschera di figura 2. Nome del Server di Database e database di ARXivar La maschera di figura 2 chiede il nome del server e del database, la maschera può differire a secondo del Database server precedentemente selezionato, nell' esempio di figura 2 si sta lavorando con SQL © 2010 ABLE Tech Srl 44 Guida di ARXivar server, nel caso di Oracle verrebbe richiesto l’alias e nome schema. Si consiglia di mantenere il nome ARC HDB proposto dalla procedura. Figura 2, nome server e nome database. A questo punto la procedura prosegue creando e registrando i file necessari ad Arxivar Server; viene anche creata un’ icona di lancio veloce sul desktop. La procedura di installazione esegue delle verifiche sul sistema ospite, nello specifico controlla l'esistenza del file "ARXIMPO.ini" nella cartella "%windir%\system32\Archsystem", questo per stabilire se sul sistema ospite è già stata eseguita una procedura di installazione. Nel caso la procedura rilevi il file ARXIMPO.ini eseguirà il programma per l'aggiornamento DataBase, in caso contrario eseguirà il programma per la creazione di un nuovo Database di ARXivar. Il programma per creare il nuovo database si chiama C reaDB.exe, (si veda creazione database di ARXivar), mentre il programma per l'aggiornamento di un database di ARXivar già esistente si chiama Aggiornamento.exe, entrambi i programmi, C reaDB.exe e Aggiornamento.exe li potete trovare nella cartella di installazione di ARXivar Server (per default %Programfiles%\ARC HServer) e li potete eseguire anche separatamente dalla procedura di installazione di ARXivar Server. Note aggiuntive (riferimento figura 2) © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 45 Nel campo "Server Name" bisogna indicare il nome del server con installato il vostro RDBMS (SQL Server, Oracle oppure MySQL) Per quanto riguarda Microsoft SQL Server versione Express, se l'installazione è stata eseguita con l'opzione "utilizza istanza predefinita" il campo "Server Name" va compilato con: nome del vostro server \SQLEXPRESS, esempio Server01\SQLEXPRESS. E' possibile controllare il nome istanza con più strumenti, tramite SQL Server Management oppure da "Gestione configurazione SQL Server" dall'apposito gruppo del menu Programmi - Microsoft SQL Server. Nel campo "DataBase Name" dovrete indicare il nome del database che la procedura di installazione andrà a creare od aggiornare. Il programma di setup di ARXivar Server è in grado di rilevare se è già stata eseguita una precedente procedura di installazione, in questo caso il programma di installazione non eseguirà la procedura di creazione del database ma eseguirà la procedura di aggiornamento del database indicato. Mo d a lità d i e s e cuz io ne p e r Cr e a DB o Ag g io r na m e nto d a ta b a s e C reaDB.exe viene eseguito quando: tramite procedura di installazione di ARXivar Server, quando questa viene eseguita per la prima volta, nel caso di successive re installazione la procedura di installazione non eseguirà C reaDB ma un aggiorna database. In entrambe i casi è possibile annullare la creazione o aggiornamento database e procedere con l'installazione di ARXivar Server. C reazione o aggiornamento può essere eseguito manualmente a fine installazione di ARXivar Server. La procedura C reaDB si occupa anche di creare l'utente DM, DM è l'utente utilizzato da ARXivar per accedere al database è possiede privilegi amministrativi. Aggiornamento.exe (programma per l'aggiornamento di database ARXivar all'ultima versione installata) viene eseguita quando: Viene eseguita la procedura guidata per l'installazione di ARXivar server su una macchina dove è già stata precedentemente eseguita un'istallazione di ARXivar Server, in questo caso la procedura cerca di comportarsi come un'aggiornamento. quindi non esegue la procedura per creare un nuovo database ma bensì Creazione del Database di ARXivar Premessa Per questioni di semplicità, il database di riferimento utilizzato è Microsoft SQL Express, essendo le procedure sotto esposte identiche per tutte le rimanenti versioni di Microsoft SQL Server e pressoché identiche anche per i rimanenti RDBMS ARXivar compatibili ( Oracle e MySQL ). © 2010 ABLE Tech Srl 46 Guida di ARXivar Definire il Database Server da utilizzare La creazione del database di ARXivar viene eseguita dal programma C reaDB.EXE presente nella cartella di installazione di ARXivar Server. C reaDB.EXE, oltre che poter essere eseguito dall' utente, viene richiamato ed eseguito automaticamente dalla procedura di installazione di ARXivar Server. Al lancio di C reaDB.EXE viene chiesto di selezionare il tipo di Database server da utilizzare : SQL Server , Oracle oppure MySQL in entrambi i casi vanno poi definiti i parametri di connessione al database server figura (3): Fig. 3, inserimento dei parametri necessari per la creazione del database. Dati di connessione al Database Nome Server: va inserito il nome del server e dell’istanza nel caso in cui sia stata creata (Nomeserver\istanza). Va sottolineato che l' installazione di SQL Server Express di default propone "Istanza denominata SQLEXPRESS", in questo caso in Nome Server dovrete inserire Nome vostro © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 47 Server\SQLEXPRESS. Database: Inserire il nome database.Per default la procedura propone ARC HDB, si consiglia di utilizzare in nome proposto, in caso contrario assicurarsi di non inserire un nome di Database già esistente. Per verificare la disponibilità di un nome di database utilizzare SQL Server management Studio. Password utente 'dm': Inserire la password per l' utente DM, l' utente DM è l' utente che ARXivar utilizza per accedere al database. La password va inserita solo una volta e mai modificata, prendere nota della password utilizzata e conservarla in un ambiente sicuro. Nel caso di creazione di nuovi database sarà nuovamente richiesta la password per l'utente DM, nel caso sia già stata definita durante una creazione database precedente reimpostare la stessa password. IMPORTANTE non modificare mai la password dell'utente DM assegnata con la prima creazione Database. Definizione Login Username: sa per SQL Server e system per Oracle (consigliato) o un utente che abbia tutti i relativi permessi. password: relativa password dell’utente sa/system. E' importante essere sicuri che la password inserita corrisponda alla password dell' utente sa, in caso contrario la procedura di creazione del database non andrà a buon fine. Path Data 1: consiste nel percorso del database per il filegroup1, deve essere un percorso locale coerente con il file system della macchina dove è presente l’ engine del database. Il check controlla se il percorso esiste sulla macchina dove è in esecuzione il C reaDb.exe. Nel caso in cui il motore di database sia installato su un pc diverso bisogna assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag. Path Data 2: come Path Data 1 in questo caso per il secondo filegroup. Se il server dove è presente l' engine del database fossero presenti più hard disk è possibile selezionare un disco fisco diverso da quello utilizzato per Path Data 1, in questo caso le performance dell'engine potrebbero aumentare anche del 50%. E' vivamente sconsigliato distribuire i filegroup su partizioni logiche diverse. Path Log: inserire il percorso per il file del Log delle transazioni, si consiglia di utilizzare il percorso inserito in Path Data 2. Si consiglia di utilizzare quanto proposto per "Dimensioni file Dati (Mb)", "Dimensioni file Log (Mb)" e Max crescita file dati e Log in percentuale. Una volta indicato il tipo e il nome del database principale, si deve decidere la modalità di archiviazione dei file per la area organizzativa (Aoo) che per default viene sempre creata ed associata al nuovo database. Le modalità di archiviazione fisica del documento distinte, su file system oppure su Database. © 2010 ABLE Tech Srl può avvenire tramite due modalità ben 48 Guida di ARXivar Modalità di archiviazione Documenti. Il salvataggio su file system richiede di specificare una cartella condivisa nella quale Arxivar andrà a salvare i file archiviati. Il percorso sarà del tipo \\NomeServer\AFDTShare$, in modo da avere una cartella con condivisione amministrativa, all'interno della quale, la procedura guidata andrà a creare quattro sottocartelle nascoste (Doc,Log,Edit e Mail). - \Doc per i documenti. - \Log per i file di Log. I file di Log di questa cartella contengono tutte le informazioni relative alle operazioni che gli utenti di ARXivar eseguono sui documenti archiviati. - \Edit i Documenti in fase di modifica. - \Mail le mail inviate e ricevute tramite la posta di ARXivar. Nel caso di salvataggio su database la procedura guidata provvederà a creare un secondo database appositamente per archiviare i documenti, i file di log, i documenti in fase di modifica e le mail, quindi sarà nuovamente richiesto di specificare i parametri di connessione al server, il nome del database utilizzato come archivio dei file. Il percorso del database, deve essere un percorso locale coerente con il file system della macchina dove è presente l’engine del database. Il check controlla se il percorso esiste sulla macchina dove è in esecuzione il C reaDB.EXE. Nel caso in cui il motore di database sia installato su un pc diverso bisogna assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag. Maggiori informazioni relative alle modalità di archiviazione dei documenti le potete trovare qui. Dati Area Organizzativa Omogenea. Terminata la fase di scelta del tipo di salvataggio, vanno inseriti i dati della prima area organizzativa di Arxivar del database appena creato (figura 4), per default la procedura guidata del C reaDB.EXE crea sempre AOO (Area Organizzativa Omogenea). © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 49 Fig. 4, parametri AOO di default, i campi con asterisco sono obbligatori. Denominazione: Inserire la denominazione della AOO (Area Organizzativa Omogenea), potete inserire fino ad un massimo di 50 caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio. Codice identificativo: Inserire il codice identificativo della AOO, potete inserire un massimo di 9 caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio. Casella posta: In questo campo potete inserire l'indirizzo di posta elettronica relativo della AOO, il campo non è obbligatorio (un esempio potrebbe essere info@vostrodominio.com). Responsabile: Nominativo del responsabile AOO, per un massimo di 50caratteri, il campo è obbligatorio. Data istituzione: Inserire una data inferiore o uguale alla data odierna, oppure la data di istituzione reale della vostra area organizzativa omogenea. La data di istituzione è un campo obbligatorio. Data Soppressione: la data di soppressione generalmente viene lasciata vuota, se inserita non sarà più possibile accedere ai documenti archiviati per l' AOO in questione. © 2010 ABLE Tech Srl 50 Guida di ARXivar La procedura ora necessita di alcuni istanti per creare il database. Al termine, compariranno una serie di messaggi per informarvi della aggiunta dei servizi ARXivar ai servizi Windows della macchina dove avete installato ARXivar Server. Ora la procedura è effettivamente terminata, e si chiude con una maschera di conferma dell’avvenuta installazione. Note aggiuntive per l'utente DM, (Login al database di ARXivar). DM è l'utente utilizzato per accedere e lavorare con Database di ARXivar e viene creato dal programma C reaDB. ARXivar vi consente di creare e quindi di lavorare con più database, è di fondamentale importanza definire la password dell'utente DM una sola volta, è possibile definirne la password quando creerete il vostro primo database di ARXivar, per esempio durante la prima installazione di ARXivar Server. E' possibile utilizzare una password diversa solo se lavorate con più istanze di SQL Server, tuttavia si consiglia comunque di utilizzare un'unica password per qualsiasi istanza e qualsiasi database ARXivar andrete successivamente a creare. C i si potrebbe trovare nella situazione di dover ripristinare le vostre copie di backup su una nuova istanza del vostro database engine (Hardware upgrade, migrazioni su nuove macchine, disaster recovery ecc..). In scenari simili potrebbe essere necessario creare l'utente DM ex novo. Esistono due differenti modalità per creare l'utente DM: la prima, sconsigliata, è creare manualmente l'utente DM da Management Studio, quindi procedere all'assegnazione di tutti i privilegi amministrativi. La seconda consigliata, è demandare la creazione dell'utente al programma C reaDB, creando un database fittizio e che successivamente andrete ad eliminare (porre particolare attenzione al nome utilizzato per il vostro database fittizio onde evitare l'involontaria cancellazione di un Database contenete informazioni utili), in questo modo la creazione dell'utente DM avverrà sicuramente in modo corretto e non sarà origine di problemi di difficile soluzione. Importante: non accedere mai alla vostri database di ARXivar da Management Studio utilizzando l'utente DM, ma solo ed esclusivamente tramite l'utente sa, in questo modo sarete sicuri che, per esempio, eventuali esecuzioni di creazione tabella non vengano associate al proprietario DM esempio dm.nome_nuova_tabella, anziché dbo.nome_nuova_tabella tabella, nel caso ci si dovesse trovare in situazioni simili chiamate il vostro rivenditore che vi indicherà come ripristinare il corretto proprietario tabelle. Vedere anche: © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 51 C reare un nuovo database per ARXivar, Dati di connessione, Modalità di archiviazione documenti Messa in linea del Database Demo © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.6.1 Modalità di archiviazione documenti Modalità di Archiviazione. Premessa C on ARXivar è possibile stabilire due differenti modalità di archiviazione file (documenti): archiviazione su file system oppure archiviazione su Database. La flessibilità di ARXivar consente di gestire modalità di archiviazione differenti per singola Area Organizzativa (AOO). In figura 1, dove nello schema abbiamo un database denominato ARC HDB il quale gestisce tre aree organizzative codificate come AOO_1, AOO_2 e AOO_3. L'area organizzativa AOO_1 archivia tutti i documenti su file system. La AOO 2 memorizza i documenti in un apposito database "ARC HDB_FILES" e la terza AOO_3 come AOO_1 su file system. Fig. 1, modalità di archiviazione documenti E' importante distinguere il database dei documenti, o database dei file, dal database dei dati. © 2010 ABLE Tech Srl 52 Guida di ARXivar Il Database dei dati (chiamato anche database dei meta dati) contiene tutte le tabelle necessarie alle funzionalità di di ARXivar. Osservando quanto esposto in figura 1 è facile capire che tutti gli oggetti dipendono dalla presenza del database ARC HDB (database dei dati). Diventa necessario creare un secondo database (ARC HDB_FILES di figura 1) quando almeno una delle aree organizzative utilizza la modalità di archiviazione documenti su Database. Se nessuna delle vostre aree organizzative dovesse utilizzare la modalità di archiviazione su database non sarà necessario creare il secondo database. Pro e contro fra le due modalità di archiviazione sono esposte qui esposte. Archiviazione dei documenti su file system (condivisioni amministrative). E' possibile definire la modalità di archiviazione su file system in due modi diversi. Durante la creazione di un nuovo database e precisamente quando viene richiesto di definire il metodo di archiviazione, si veda figura 2, oppure da gestione AOO tramite l'apposito pannello per le Impostazioni di salvataggio (si veda figura 5). Se durante la creazione di un database di ARXivar viene selezionato 'Salvataggio su file system' (figura 2), la procedura di creazione database andrà a creare una condivisione amministrativa, le condivisioni amministrative sono distinguibili dal simbolo $, per esempio nome_mia_condivisione$. La particolarità di una condivisione amministrativa è che non è visibile. Per potervi accedere è necessario: conoscerne il nome ed avere i permessi necessari. Questo vi garantisce un buon livello di sicurezza anche da eventuali attacchi interni. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 53 Fig.2, maschera per la selezione della modalità di archiviazione documenti in ARXivar. La condivisione amministrativa creata per default è AFDTShare$, viene generata e configurata durante la prima installazione di ARXivar Server e più precisamente durante la creazione database. AFDTShare$ fara riferimento al percorso inserito nel campo 'Path di archiviazione (condivisa) per i file di ARXivar visibile in figura 3. Nel caso dovesse già esistere una condivisione con nome AFDTShare$ questa non sarà per nessun motivo sostituita indipendentemente da quanto inserito nella casella di testo "Path di archiviazione (condivisa) per i files di arxivr" di figura 3, questo per non creare discrepanze con precedenti configurazioni. E' possibile consentire che più AOO archivino i documenti nello stesso percorso, quindi nulla vieta di riutilizzare la condivisione amministrativa creata in precedenza. Fig. 3, percorso associato alla condivisione AFDTShare$. © 2010 ABLE Tech Srl 54 Guida di ARXivar E' importante sottolineare che, gestire il salvataggio delle vostre aree organizzative in unica posizione sul file system a lungo andare potrebbe divenire troppo pesante da gestire o semplicemente da sfogliare nel caso di necessità, un' installazione di ARXivar avente sei aree organizzativa con salvataggio in una sola directory condivisa, creerebbe sottocartelle contenenti 60.000 file, questo perchè ARXivar crea una sotto cartella denominata Archive1 passando ad Archive2 e così via ogni 10.000 documenti archiviati. Abletech consiglia di utilizzare la stessa condivisione per più aree organizzative e di operare in uno dei due seguenti modi: Il primo consiste nel creare manualmente tante condivisioni amministrative quante sono le vostre aree organizzative che condividano percorsi diversi da quanto condiviso dalla condivisione di default AFDTShare$, in figura 4 viene mostrato come creare una condivisione amministrativa tramite gestione del computer. E' possibile raggiungere gestione computer dal pannello di controllo di Windows, oppure selezionando la voce "Gestione" del menu contestuale che appare tramite click del pulsante destro del mouse su "Risorse del computer". fig. 4, come associare o modificare il nuovo percorso di archiviazione. Il secondo, migliore perchè ne semplifica la gestione dei backup, consiste nell'utilizzare la condivisione © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 55 AFDTShare$ creata di default. Nel percorso da essa condiviso, creare tante sottocartelle quante sono le vostre aree organizzative, per comodità di riconoscimento assegnare il codice dell'area organizzativa interessata alla sotto cartella appena creata. In figura 5 è visibile un esempio relativo a quanto sopra e che configura il percorso di archiviazione di una ipotetica area organizzativa avente come codice identificativo AOO_1. Esempio struttura file system. Procedura per creare una struttura con salvataggio su file system Installazione d'esempio con 'n' aree organizzative codificate come AOO_1, AOO_2 ecc.. 1 Accedere al vostro file server con le credenziali amministrative. 2 Da start esegui spostarsi in \\NomeFileServer\AFTDShare$ (dove nomeFileServer va sostituito con il nome o l'indirizzo IP del vostro file server). 3 Nella cartella condivisa creare una cartella, rinominare la cartella appena creata in AOO_1 4 Spostarsi in \\NomeFileServer\AFTDShare$\AOO_1 (dove nomeFileServer va sostituito con il nome o l'indirizzo IP del vostro file server). 5 C reare in AOO_1 le cartelle Doc,Log,Edit e Mail (se preferite è possibile nascondere le 4 sottocartelle appena create) - Ripetere le operazioni da 2 a 5 per ogni area organizzativa con modalità di archiviazione documenti su file system, facendo attenzione a rinominare nel modo corretto la cartella (come da punto 3). quindi in configurazione AOO impostare i percorsi di archiviazione per ogni singola area organizzativa come da figura 5. Questa semplice operazione consente di mantenere il file system più ordinato e di procedere con piani di backup più efficienti e di semplice manutenzione. E possibile modificare tali percorsi in qualsiasi momento, le ricerche di ARXivar saranno in grado recuperare il documento nella sua posizione originale, sempre che questi non vengano fisicamente spostati. Importante:Nel caso sia necessario spostare fisicamente tutti i documenti archiviati su file system in un nuovo percorso non basterà modificare i parametri di figura 4. In questo caso sarà necessario eseguire la procedura di utilità denominata SetPath. © 2010 ABLE Tech Srl 56 Guida di ARXivar Fig. 5, come impostare i percorsi per l'archiviazione dei documenti su file system. Archiviazione dei documenti su Data base. E' possibile definire la modalità di archiviazione su database durante la creazione di un nuovo database in base a quanto selezionato nella maschera di figura 2, se viene selezionata la modalita di archiviazione su database (in questo capitolo viene preso in considerazione solo Microsoft SQL Server), sarete indirizzati alla maschera di figura 7 dove vi saranno richiesti i parametri per la creazione del database dei Documenti (figura 7). E' possibile definire la modalità di archiviazione anche in un secondo momento. In questo caso dovrete utilizzare la gestione delle aree organizzative. Selezionata l' area organizzativa di vostro interesse tramite l'apposito pannello di figura 6 vi sarà possibile collegare l'area organizzativa ad un database dei documenti già esistente, dovrete semplicemente impostare i parametri di connessione e verificare la corretta connessione tramite il pulsate 1 di figura 6. Nel caso dovesse servire è possibile creare un nuovo database dei documenti, sempre dal pannello di figura 6 tramite il pulsante 2, in questo caso sarete indirizzati alla maschera di figura 7 dove vi saranno richiesti i parametri necessari per creare il database dove archiviare i vostri documenti. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 57 Fig. 6, stabilire la modalità di archiviazione documenti su Database. Al contrario di quanto consigliato con il salvataggio su file system in questo caso è preferibile creare un solo database per più aree organizzative. C reare tanti database quante sono le aree organizzative renderebbe troppo pesante il lavoro del vostro database engine compreso Creare il Database dei Documenti. La procedura è del tutto simile alla creazione del database di ARXivar, in questo caso non sarà richiesta la password per l'utente DM di ARXivar, già precedentemente assegnata ed il percorso per il secondo Filegroup che in questo caso non è necessario. Bisogna porre particolare attenzione al nome che andrete ad assegnare al database, si consiglia di utilizzare come prefisso il nome assegnato al database dei dati ed un suffisso come _DOC o _FILES, per esempio ARC HDB_FILES oppure ARC HDB_DOC . © 2010 ABLE Tech Srl 58 Guida di ARXivar Fig. 7, parametri per la creazione del database dei documenti. La scelta di archiviare i propri documenti in un database piuttosto che su file system solitamente viene presa in fase di installazione di ARXivar, o quando di crea una nuova area organizzativa, tuttavia nulla vieta di di passare in un secondo momento alla modalità di archiviazione differente da quanto in precedenza stabilito. Note aggiuntive sul cambio modalità di archiviazione documenti. E' possibile modificare la modalità di archiviazione documenti per l'AOO, in qualsiasi momento, perchè per ogni singolo documento ARXivar memorizza le quattro seguenti ed indispensabili informazioni : - Nome del documento (assegnato da Arxivar) - Modalità di archiviazione (su file system o su database) - Supporto (Su cosa) © 2010 ABLE Tech Srl Installazione - 59 Posizione fisica del documento (Direttorio\Stringa di connessione) in figura 6 viene mostrato il pannello contente le informazioni necessarie per il salvataggio documenti su database. E' possibile modificare la modalità di archiviazione di un area organizzativa da configurazione AOO per il salvataggio su file system tramite il pannello raffigurato in figura 4, per il salvataggio dei documenti su database da configurazione AOO tramite il pannello visualizzato in figura 6. Pro e contro Archiviazione su file system. Pro - Possibilità di utilizzare versioni motore database Express (gratuite). - Semplicità nelle politiche di backup dei vostri documenti. - In caso di necessità possibilità di accedere direttamente al documento compresso. Contro - Una più attenta gestione dei criteri di gruppo. Attualmente è la modalità più utilizzata è salvataggio su file system. Archiviazione su Database. Pro - Tutti i documenti sono memorizzati in un unico database. - Non servono particolari credenziali di lettura e scrittura, il tutto avviene tramite l'utente DM di ARXivar. Contro - Non è sufficiente una versione gratuita del motore di database. Attualmente la maggioranze delle installazioni di ARXivar è configurata per l'archiviazione dei documenti su File System. © 2010 ABLE Tech Srl 60 Guida di ARXivar L'utility SetPath Nel caso, per un qualsiasi motivo, vi troviate nella necessita di spostare i vostri database da un server ad un altro, o più semplicemente di dover modificare la struttura del vostro file system, in entrambe i casi dovrete aggiornare il database dei dati. Per "aggiornare il database dei dati" significa informare ARXivar del cambiamento avvenuto. Diversamente non vi sarebbe più possibile visualizzare od aprire i vostri documenti. Nel caso di modifiche strutture, file system, rete, percorsi ecc.. il client di ARXivar riuscirebbe a visualizzare in modo corretto la griglia di ricerca, mostrando tutte le informazioni relative ai documenti che soddisfano i criteri di ricerca, al momento del doppio click sul documento che l'utente desidera visualizzare in risposta si riceverebbe un avviso riportante il seguente messaggio "Il file è danneggiato o irraggiungibile", questo perchè i documenti non sono più archiviati nella posizione relativa all'ultima archiviazione. Lo funzionalità di ARXivar che esegue il riallineamento fra informazione originale e la nuova posizione dei documenti è conosciuta come "Eseguire il SetPath". SetPath è richiamabile da configurazione AOO, previo selezione tramite doppio click sull'area organizzativa da aggiornare quindi selezionando la scheda "Impostazioni di salvataggio" e visualizzando la finestra di figura 8 tramite il click sul pulsante "Sblocca" Dalla finestra "Impostazioni di salvataggio" di figura 8, è possibile optare se eseguire un aggiornamento e quindi un "riallineamento", oppure se creare un nuovo archivio per la modalità di salvataggio su Database. Fig. 8, le due funzionalità messe a disposizione dall'utility Set Path. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 61 L'utilità SetPath va eseguita per quelle aree organizzative interessate da eventuali cambiamenti. La funzionalità SetPath è in grado di stabilire l'ultima modalità di salvataggio utilizzata e si comporterà di conseguenza ed in base alla funzionalità selezionata dalla finestra di figura 8. Funzionalità di SetPath Funzionalità Ultima modalità di selezionata salvataggio Spostamento Archivio Salvataggio su system Comportamento di Set Path file Richiede i nuovi percorsi per le direcctory Doc,Log, Edit e Mail (fig.9) Richiede i parametri di connessione (fig.10) Spostamento archivio Salvataggio su un nuovo database o database verso la nuova posizione del database documenti (cambio stringa connessione). Creazione archivio Creazione archivio nuovo Salvataggio system nuovo Salvataggio database su file Rende possibile la creazione di un nuovo database tramite il pulsante 2 di figura 6. su Rende possibile la creazione di un nuovo database tramite il pulsante 2 di figura 6. nel caso la modalità di salvataggio utilizzata. Se la modalità di salvataggio di partenza era su file system sarà visualizzata la maschera di figura 9, l'utente potrà inserire il nuovo percorso di archiviazione per ogni sotto cartella Doc, Log, Edit e Mail, cliccando sul pulsante esegui la procedura aggiornerà tutte le informazioni necessarie per recuperare i documenti dalla nuova posizione ad essi assegnata. © 2010 ABLE Tech Srl 62 Guida di ARXivar fig. 9, Selezione dei nuovi percorsi per la modalità di salvataggio su file system. Fig. 10, parametri di connessione verso una nuova posizione del database o verso un nuovo database. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 63 Nel caso la precedente modalità di archiviazione avveniva su Database saranno richiesti i nuovi parametri di connessione al database dei documenti. Ø Si consiglia, prima di procedere di eseguire delle copie di Backup. Durante questa operazione nessun utente deve utilizzare ARXivar. Vedere anche: C rea database di ARXivar, Installazione di ARXivar Server © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.6.2 Creare il Database di ARXivar Creazione di un Nuovo Database di ARXivar Premessa Anche in questa parte della guida come già esposto in crea database durante le fasi di installazione di ARXivar Server, per questioni di semplicità, il database di riferimento utilizzato è Microsoft SQL Express, essendo le procedure sotto esposte identiche per tutte le rimanenti versioni di Microsoft SQL Server e pressoché identiche anche per i rimanenti RDBMS ARXivar compatibili ( Oracle e MySQL ). Questa ulteriore sezione di guida dedicata alla creazione di un database di ARXivar, altre a quanto già esposto nella sezione relativa all'installazione di ARXivar Server, deve essere utilizzata come guida di riferimento per chi desidera creare più database di ARXivar da utilizzare con un'unica istallazione. Si consiglia l'utilizzo di più database per sole operazioni di test (test configurazioni classi documentali, riservatezze utenti, processi di Workflow ecc..), in quanto i servizi di ARXivar possono lavorare con un solo database per volta, per questo motivo con database di produzione aggiuntivi sarà necessario prevedere delle installazioni distribuite su più server dove creare il database aggiuntivo e configurare cosi relativi servizi Windows di ARXivar, configurazioni di questo tipo generalmente sono eseguite in affiancamento con un nostro consulente. Creare un nuovo database di ARXivar © 2010 ABLE Tech Srl 64 Guida di ARXivar La creazione del database di ARXivar viene eseguita dal programma CreaDB.EXE presente nella cartella di installazione di ARXivar Server. CreaDB.EXE, oltre che essere richiamato ed eseguito durante le fasi di setup, può essere eseguito dall'amministratore di ARXivar. Importante: Per la creazione ed utilizzo di un secondo Database sono richiesti presenti prerequisiti: · L'operazione dovrà essere eseguita da personale competente. · A parità di Istanza Database usare un nome differente da un nome già in uso (si consiglia di utilizzare un nome differente anche · Non creare un password differente per l'utente DM del database di ARXivar. Utilizzo utility CreaDB Al lancio di C reaDB.EXE viene chiesto di selezionare il tipo di Database server da utilizzare : SQL Server , Oracle oppure MySQL in entrambi i casi vanno poi definiti i parametri di connessione al database server figura (1): © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 65 Fig. 1, inserimento dei parametri necessari per la creazione del database. Dati di connessione al Database Nome Server: va inserito il nome del server e dell’istanza nel caso in cui sia stata definita (Nomeserver\istanza). Va sottolineato che l' installazione di SQL Server Express di default propone "Istanza denominata SQLEXPRESS", in questo caso in Nome Server dovrete inserire Nome vostro Server\SQLEXPRESS. Database: Inserire il nome database.Per default la procedura propone ARC HDB, si consiglia di utilizzare in nome proposto, in caso contrario assicurarsi di non inserire un nome di Database già esistente. Per verificare la disponibilità di un nome di database utilizzare SQL Server management Studio. Password utente 'dm': Inserire la password per l' utente DM, l' utente DM è l' utente che ARXivar utilizza per accedere al database. La password va inserita solo una volta e mai modificata, prendere nota © 2010 ABLE Tech Srl 66 Guida di ARXivar della password utilizzata e conservarla in un ambiente sicuro. Nel caso di creazione di nuovi database sarà nuovamente richiesta la password per l'utente DM, nel caso sia già stata definita durante una creazione database precedente reimpostare la stessa password. IMPORTANTE non modificare mai la password dell'utente DM assegnata con la prima creazione Database. Definizione Login Username: sa per SQL Server e system per Oracle (consigliato) o un utente che abbia tutti i relativi permessi. password: relativa password dell’utente sa/system. E' importante essere sicuri che la password inserita corrisponda alla password dell' utente sa, in caso contrario la procedura di creazione del database non andrà a buon fine. Path Data 1: consiste nel percorso del database per il filegroup1, deve essere un percorso locale coerente con il file system della macchina dove è presente l’ engine del database. Il check controlla se il percorso esiste sulla macchina dove è in esecuzione il C reaDb.exe. Nel caso in cui il motore di database sia installato su un pc diverso bisogna assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag. Path Data 2: come Path Data 1 in questo caso per il secondo filegroup. Se il server dove è presente l' engine del database fossero presenti più hard disk è possibile selezionare un disco fisco diverso da quello utilizzato per Path Data 1, in questo caso le performance dell'engine potrebbero aumentare anche del 50%. E' vivamente sconsigliato distribuire i filegroup su partizioni logiche diverse. Path Log: inserire il percorso per il file del Log delle transazioni, si consiglia di utilizzare il percorso inserito in Path Data 2. Si consiglia di utilizzare quanto proposto per "Dimensioni file Dati (Mb)", "Dimensioni file Log (Mb)" e Max crescita file dati e Log in percentuale. Una volta indicato il tipo e il nome del database principale, si deve decidere la modalità di archiviazione dei file per la area organizzativa (Aoo) che per default viene sempre creata ed associata al nuovo database. Le modalità di archiviazione fisica del documento può avvenire tramite due modalità ben distinte, su file system oppure su Database. Modalità di archiviazione Documenti. Il salvataggio su file system richiede di specificare una cartella condivisa nella quale Arxivar andrà a salvare i file archiviati. Il percorso sarà del tipo \\NomeServer\AFDTShare$, in modo da avere una cartella con condivisione amministrativa, all'interno della quale, la procedura guidata andrà a creare quattro sottocartelle nascoste (Doc,Log,Edit e Mail). © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 67 - \Doc per i documenti. - \Log per i file di Log. I file di Log di questa cartella contengono tutte le informazioni relative alle operazioni che gli utenti di ARXivar eseguono sui documenti archiviati. - \Edit i Documenti in fase di modifica. - \Mail le mail inviate e ricevute tramite la posta di ARXivar. Nel caso di salvataggio su database la procedura guidata provvederà a creare un secondo database appositamente per archiviare i documenti, i file di log, i documenti in fase di modifica e le mail, quindi sarà nuovamente richiesto di specificare i parametri di connessione al server, il nome del database utilizzato come archivio dei file. Il percorso del database, deve essere un percorso locale coerente con il file system della macchina dove è presente l’engine del database. Il check controlla se il percorso esiste sulla macchina dove è in esecuzione il C reaDB.EXE. Nel caso in cui il motore di database sia installato su un pc diverso bisogna assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag. Maggiori informazioni relative alle modalità di archiviazione dei documenti le potete trovare qui. Dati Area Organizzativa Omogenea. Terminata la fase di scelta del tipo di salvataggio, vanno inseriti i dati della prima area organizzativa di Arxivar del database appena creato (figura 4), per default la procedura guidata del C reaDB.EXE crea sempre AOO (Area Organizzativa Omogenea). Fig. 2, parametri AOO di default, i campi con asterisco sono obbligatori. © 2010 ABLE Tech Srl 68 Guida di ARXivar Denominazione: Inserire la denominazione della AOO (Area Organizzativa Omogenea), potete inserire fino ad un massimo di 50 caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio. Codice identificativo: Inserire il codice identificativo della AOO, potete inserire un massimo di 9 caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio. Casella posta: In questo campo potete inserire l'indirizzo di posta elettronica relativo della AOO, il campo non è obbligatorio (un esempio potrebbe essere info@vostrodominio.com). Responsabile: Nominativo del responsabile AOO, per un massimo di 50caratteri, il campo è obbligatorio. Data istituzione: Inserire una data inferiore o uguale alla data odierna, oppure la data di istituzione reale della vostra area organizzativa omogenea. La data di istituzione è un campo obbligatorio. Data Soppressione: la data di soppressione generalmente viene lasciata vuota, se inserita non sarà più possibile accedere ai documenti archiviati per l' AOO in questione. La procedura ora necessita di alcuni istanti per creare il database. Al termine, compariranno una serie di messaggi per informarvi della aggiunta dei servizi ARXivar ai servizi Windows della macchina dove avete installato ARXivar Server. Ora la procedura è effettivamente terminata, e si chiude con una maschera di conferma dell’avvenuta installazione. Note aggiuntive per l'utente DM, (Login al database di ARXivar). DM è l'utente utilizzato per accedere e lavorare con Database di ARXivar e viene creato dal programma C reaDB. ARXivar vi consente di creare e quindi di lavorare con più database, è di fondamentale importanza definire la password dell'utente DM una sola volta, è possibile definirne la password quando creerete il vostro primo database di ARXivar, per esempio durante la prima installazione di ARXivar Server. E' possibile utilizzare una password diversa solo se lavorate con più istanze di SQL Server, tuttavia si consiglia comunque di utilizzare un'unica password per qualsiasi istanza e qualsiasi database ARXivar andrete successivamente a creare. C i si potrebbe trovare nella situazione di dover ripristinare le vostre copie di backup su una nuova istanza del vostro database engine (Hardware upgrade, migrazioni su nuove macchine, disaster recovery ecc..). In scenari simili potrebbe essere necessario creare l'utente DM ex novo. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 69 Esistono due differenti modalità per creare l'utente DM: la prima, sconsigliata, è creare manualmente l'utente DM da Management Studio, quindi procedere all'assegnazione di tutti i privilegi amministrativi. La seconda consigliata, è demandare la creazione dell'utente al programma C reaDB, creando un database fittizio e che successivamente andrete ad eliminare (porre particolare attenzione al nome utilizzato per il vostro database fittizio onde evitare l'involontaria cancellazione di un Database contenete informazioni utili), in questo modo la creazione dell'utente DM avverrà sicuramente in modo corretto e non sarà origine di problemi di difficile soluzione. Importante: non accedere mai alla vostri database di ARXivar da Management Studio utilizzando l'utente DM, ma solo ed esclusivamente tramite l'utente sa, in questo modo sarete sicuri che, per esempio, eventuali esecuzioni di creazione tabella non vengano associate al proprietario DM esempio dm.nome_nuova_tabella, anziché dbo.nome_nuova_tabella tabella, nel caso ci si dovesse trovare in situazioni simili chiamate il vostro rivenditore che vi indicherà come ripristinare il corretto proprietario tabelle. Vedere anche: C reazione del database di ARXivar (Durante le fasi di installazione di ARXivar Server), Dati di connessione, Modalità di archiviazione documenti © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.6.3 Messa in linea del Database DEMO Messa in linea del Database DEMO Premessa Dal sito di ARXivar è possibile scaricare, previo autenticazione, un database di Microsoft SQL Server Express dimostrativo. la presente sezione della guida vi guiderà passo-passo ad un coretto ripristino del Database. Il download è comprensivo di due file in formato compresso (.zip), contenenti il backup di una base dati di ARXivar. Il database demo gestisce tre diverse Aree organizzative, la AOO 01 è contiene dei documenti d'esempio e la sua modalità di archiviazione è su Database, (i relativi file sono contenuti nel secondo file zip denominato De m o Sito File s .z ip ) P r e r e q uis iti r ichie s ti © 2010 ABLE Tech Srl 70 Guida di ARXivar Connessione internet, Utente abilitato all'accesso al sito www.arxivar.it e alla relativa sezione download, Microsoft SQL Server Express e successive, Enterprise Manager per versioni precedenti a SQL Server 2005 o SQL Server Management Studio versioni successive a SQL Server 2000. I m p o r ta nte Al momento della stesura della seguente guida sono disponibili database dimostrativi utilizzabili esclusivamente con Microsoft SQL Server, pertanto non vi sarà possibile usufruire del database Demo nel caso il vostro motore di Database si Oracle o MySQL. Inoltre i nomi dei pacchetti zip ed il nome dei fil di backup in essi contenuti potrebbero per qualsiasi motivo differire da quanto qui esposto. Step delle operazioni da eseguire 1. Download dei file zip. 2. Estrazione dei file contenuti negli zip (è consigliabile estrarre i file direttamente nella cartelle predefinite di SQL). 3. Restore dei due database, DemoSitoDati.bak (Database dei dati) e DemoSitoFiles.bak (Database dei files - contenente dei documenti archiviati d'esempio) 4. Eseguire da ARXivar Server l'utility Set Path (C liccare qui per informazioni dettagliate) 5. C ontrollo incrociato effettiva presenza dei documenti archiviati tramite ricerca completa, nel caso di incongruenze procedere alla cancellazione del profilo. 6. Verificare coerenza percorsi cartelle monitorate sulla base di quanto definito in ARXivar C lient (selettori menu: C onfigura - Generale - C artelle monitorate), controllare che i percorsi qui definiti siano fisicamente presenti sul PC dove installato. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 71 fig. 1, particolare sezione download. Download del Database C ome precedentemente accennato è possibile scaricare una versione del DataBase dati di ARXivar dimostrativa, una volta collegati al sito www.arxivar.it alla sezione Downloads Home » Download » Demo (per raggiungere tale sezione è richiesta l'autenticazione come quanto qua esposto) vi sara possibile procedere al daownload, i pacchetti di vostro interesse dovranno essere: Database demo Dati ed Database demo - Files (si veda quanto esposta in figura 1). Nome del file zip ed estrazione dei file Una volta terminato il download vi troverete, nelle posizioni selezionate per il salvataggio, due file aventi nome DbDemo_Dati.zip e DBDemo_Files.zip, (la nomenclatura dei due file potrebbe differire da quanto qui esposto, fare comunque riferimento a figura 1). Il primo file scaricato "DBDemo_dati.zip" contiene il file DemoSitoDati.bak. Il suo contenuto è relativo al Backup di un database di ARXivar, questo database generalmente viene individuato anche con il nome di Database dei dati, contiene informazioni relative ai dati di appoggio e di configurazione indispensabili al corretto funzionamento di ARXivar, . Il secondo denominato "DbDemo_Files.zip" contiene anch'esso un database di Microsoft SQL Server, avente nome DemoSitoFiles.bak, questo, a differenza del primo contiene una serie di documenti archiviati secondo la modalità di archiviazione su Database. Per maggiori informazioni relative alle diverse modalità di archiviazione si quanto qui esposto. Posizionare nella cartelle corrette i file .Bak estratti dagli zip scaricati. © 2010 ABLE Tech Srl 72 Guida di ARXivar Una volta eseguita l'estrazione dai file compressi (formato di compressione utilizzato è WinZip) vi ritroverete i due seguenti file: DemoSitoDati.bak e DemoSitoFiles.bak, è consigliabile che entrambe i file vengano copiati nella cartella di Backup predefinita di SQL Server, che per valore predefinito è "%PROGRAMFILES%\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Backup", (la pos izione potrebbe differire da quanto es pos to in quanto i percors i predefiniti potrebbero es s ere s tati pers onalizzati durante l'ins tallazione di SQL Server), questa piccola precauzione vi consentirà di aggirare problematiche relative a permessi di lettura e scrittura per utenti Windows che non appartengono a gruppi utenti di SQL Server (esempio SQLServer2005MSFTEUser$) evitando così errori durante le fasi di ripristino dei file di backup. Successivamente quando avrete eseguito con successo il Restore dei dati (il database demo scaricato dal sito ARXivar non è niente altro che un backup di un database dimostrativo), potrete tranquillamente spostare i database a ripristino avvenuto (ovviamente previo indispensabile operazione di unattachment, spostamento database e successiva attachment dei medesimi). Eseguire il Restore del database demo C opiati i due file .bak eseguire management studio e come da immagine 2 tramite tasto destro sul ramo Database selezionare la voce Restore Database, vi si presenta la maschera per selezionare il nome del database da ripristinare (figura 3) dove, nella casella di testo Database di destinazione (To database: per sistemi in inglese), dovrete specificare il nome del database. Potrete specificare un nome qualsiasi, cosa importante don dovrete scegliere un nome di un database già presente. I database da ripristinare saranno due, come già detto uno per i dati d'appoggio (DemoSitoDati.bak) ed il secondo relativo ai documenti archiviati (DemoSitoFiles.bak). L'esempio corrente da per scontato che si inizi con il ripristino del database dei dati. fig. 2; Ripristino di un database da copie Stabilito il nome del database di destinazione sarà necessario stabilirne la periferica d'origine ("From device") esattamente come indicato in figura 3, cliccando sul pulsante indicato dalla freccia di figura 3, a questo punto SQL Server Management apre la finestra "Seleziona Backup" ("Specify Backup"), © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 73 cliccare su Aggiungi. Se avete copiato il file DemoSitoDati.bak come specificato in "Posizionare nella cartelle corrette i file .Bak estratti dagli zip scaricati" dovreste trovarvi come mostrato in figura 4, essendo la cartella di backup predefinita, selezionare quindi il file DemoSitoDati.bak. fig. 3; Maschera ripristina database, nome database di destinazione e selezione device d'origine. Se la selezione del file va a buon fine tornerete nella finestra "Seleziona backup" quindi confermare tramite il pulsante OK, nel caso abbiate rispettato passo-passo le seguenti istruzioni e cliccando sul pulsante OK della maschera "Seleziona backup" si riceve un errore, procedere come segue: fig. 4; seleziona il faile di backup da ripristinare Spostarsi nella cartella dove avete posizionato DemoSitoDati.bak, selezionatelo con il pulsante destro, dal menu contestuale che vi appare selezionare proprietà, quindi dalla finestra proprietà selezionare la scheda "Sicurezza" (Security) dare quindi i permessi di lettura e scrittura all'utente Everyone e ripetere l'operazione. © 2010 ABLE Tech Srl 74 Guida di ARXivar fig. 5, Selezione del set di backup da ripristinare. Se tutto è proceduto per il meglio vi ritroverete nella maschera di figura 3. Dovrete porre particolare attenzione al particolare mostrato in figura 5, particolare riferito alla maschera "Ripristina database". Non va dimenticato che il file che andrete a ripristinare è un download internet, questo ne potrebbe in pregiudicarne l'effettiva l'integrità, per questo motivo è vivamente consigliato eseguire il download tramite tasto destro e selezionando la voce salva oggetto con nome. Fortunatamente SQL Server Management studio esegue tutti i controlli del caso e nel caso il database fosse danneggiato SQL Server Management ci avviserebbe sostituendo, nel nostro caso (si veda figura 5), il nome "DemoSitoDati-C ompleto Database Backup" con "DemoSitoDati-*** Database Backup", i tre asterischi stanno ad indicare che il database è in qualche modo corrotto. In questo caso ripetere il download come sopra indicato e se il problema persiste avvisare quanto prima l'assistenza tecnica di ARXivar. fig. 6, controllare il percorso di destinazione e confermare Giunti a questo punto, dovrete eseguire un ultimo controllo: dalla finestra "Ripristina database", nella parte sinistra alta, sono presenti due voci "Generale" e "Opzioni", cliccando sulla voce "Opzioni" vi ritroverete quanto mostrato in figura 6, dovrete: · Verificare che il percorso proposto corrisponda al percorso desiderato, in caso contrario modificarlo facendo attenzione a non perdere i nomi del file (sopratutto la loro estensione) e in caso di cambiamento del percorso, i nuovi percorsi di ripristino dovranno essere raggiungibili da SQL Server... Il Database SEC ONDARIO su macchine come Note-book e comunque macchine sprovviste di dischi RAID dovranno coincidere, idem per il file di LOG. · Se per caso state VOLUTAMENTE ripristinando un database già esistente, in questo caso dovrete selezionare la casella di controllo "Sovrascrivi il database già esistente". © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 75 Giunti a questo punto dovrete semplicemente ripetere tutte le operazioni anche per il secondo database cioè DemoSitoFiles.bak, ad operazioni di ripristino terminate per per utilizzare l'ambiente demo dovrete eseguire l'allineamento delle strutture dati alla vostra versione di ARXivar e ripristinare i percorsi per recuperare i documenti d'esempio: · Aggiornare il database appena ripristinato alla versione del vostro ARXivar. L'aggiornamento del database alla versione corrente di ARXivar va eseguita tramite il programma di utilità Aggiornamento.exe. Disponibile nella cartella di installazione di ARXivar Server. Per maggiori approfondimenti si veda quanto qua esposto. · Ripristinare i nuovi percorsi per il recupero dei documenti archiviati. Per ripristinare i percorsi di puntamento ai documenti archiviati nel database dei files demo, dovrete utilizzare l'utility Set Path richiamabile da ARXivar Server come quanto qua esposto. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.7 Installazione ARXivar Client Installare ARXivar modulo Client Premessa L'installazione di ARXivar modulo C lient a differenza dell'installazione di ARXivar Server, non richiede la creazione o l'aggiornamento di database ecc.., in definitiva consiste consiste in una semplice procedura guidata, l'utente dovrà semplicemente confermarne l'avanzamento tramite il pulsante Avanti. IMPORTANTE Con sistemi operativi in internazionali DATA e NUMERO in ITALIANO Prerequisiti Windows Server e Desktop Computers. · Microsoft Windows 2000 professional e successivi. · Microsoft Windows Server 2000 e successivi. Processori supportati. © 2010 ABLE Tech Srl INGLESE modificare impostazioni 76 Guida di ARXivar · Famiglie x86. · Famiglie x64. · Famiglia VM Ware. · Microsoft Virtual PC 2003 e successivi (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode). · Hyper-V (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode). Memoria · Ram - 1 Gigabyte (minimo consigliato) · Disco fisso - 120 Megabyte (spazio richiesto installazione ARXivar C lient, personalizzatacompleta). Browser Web supportati · Microsoft Internet Explorer 6 e successivi. · Firefox a partire dalla 3.5. Il pacchetto di Installazione E' possibile procurarsi il file di Setup presso un nostro rivenditore autorizzato oppure, previo registrazione, direttamente da www.arxivar.it alla sezione download. Ottenuto il pacchetto di setup accedere a Windows come amministratore del sistema quindi eseguire tramite un doppio click eseguire ARXivarC lient_V_x-y-z.exe dDove x sara il numero maggiore di versione, y il numero minore e z il numero progressivo di building). Installazione di ARXivar modulo C lient passo-passo 1. Finestra di benvenuto. All' esecuzione del programma di installazione viene mostrata una maschera di benvenuto, premere il pulsante avanti per continuare e passare così alla maschera di punto 2. 2.Conferma Accordi Licenza. Per poter continuare con l'installazione è obbligatorio accettare i termini della licenza di utilizzo del prodotto. Questa maschera potrebbe non essere visualizzata, in quanto il programma di installazione di ARXivar verifica la presenza di una precedente installazione. In caso di verifica positiva la procedura di installazione si comporta come un pacchetto aggiornamento, saranno applicate tutte le precedenti configurazioni di setup, impostante durante la precedente installazione, la procedura di installazione non eseguirà i punti 3 e 4 passando direttamente al punto 6. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 77 3.Nome Utente e nome azienda. Dopo accettato i termini di licenza dovrete inserire un nome utente e il nome della vostra società. 4.Tipo di installazione. La procedura di setup prevede due differenti modalità di installazione, installazione Standard o Personalizzata. · Standard C on l'installazione Standard, la procedura installera il programma ARXivar modulo Client e solo i componenti base necessari alla corretta esecuzione di ARXivar. · Personalizzata L'installazione personalizzata si occupa di installare il programma aggiungendo delle funzionalità aggiuntive diversamente non disponibili. Funzionalità selezionabili (installazione personalizzata) - Base (obbligatorio) - Out Look (Plug-in che consente di archiviare le mail inviate e ricevute in Microsoft Out Look, compatibile con le versioni 2000, XP, 2003 e 2007) - SDK (il Software development Kit di ARXivar, è una libreria dinamica C OM espone grand parte delle funzionalità di ARXivar) - Firma Digitale. - Archiviazione sostitutiva. - Servizi workflow per web (installa i componenti necessari per utilizzare ARXivar Web, richiede IIS installato e correttamente configurato per ASP.NET) - Stampante ARXivar Fax Printer (la stampante fax, da installare se utilizzate i nostri connettori fax) 5.Percorso di Installazione. Da questa maschera l'utente potrà selezionare un percorso diverso dal valore di default "C: \Programmi\ARXivar". 6.Selezione origine Dati. Tramite questa viene stabilito con quale RDBMS lavora ARXivar. Bisogna porre particolare attenzione a questa selezione, nel caso di selezione errata ARXivar modulo C lient non potrà essere eseguito in modo corretto. ARXivar è in grado di lavorare con i seguenti RDBMS, Micorsoft SQL Server, Oracle e MySQL 7.Parametri per la connessione al Database di ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl 78 Guida di ARXivar Tramite questa maschera vi viene richiesto di inserire i parametri necessari per accedere al database di ARXivar. § In "Server Name" dovrete inserire il nome istanza del vostro DBMS, esempio: Server01 oppure Server01\SQLExpress (si vedano note aggiuntive). § In "Database Name" dovrete inserire il nome del vostro database di ARXivar, esempio: ARC HDB Ai fini di una corretta installazione i valori richiesti della maschera di punto 6 non sono obbligatori. I campi "Server Name" è "Database Name" possono essere lasciati vuoti. Note aggiuntive Anche se durante l'installazione la selezione dell'origine dati di ARXivar non è obbligatoria saranno comunque introdotti alcuni concetti fondamentali sull'argomento. Tramite questa maschera vengono memorizzati i valori di default per il login in ARXivar. Se i parametri "Server Name" e "Database Name" sono corretti per accedere ad ARXivar modulo C lient l'utente dovrà semplicemente inserire il suo User Name e relativa password. Per Server Name è sottinteso l' inserimento del nome istanza del vostro motore di database. Facendo riferimento a Microsoft SQL Server il nome dell'istanza viene stabilito durante la fase di installazione del motore di database sul server ad esso dedicato. Per le versioni di Microsoft SQL Server quali: Enterprise, Standard, Workgroup, Developer ecc.. durante la loro installazione, per default non viene impostato nessun nome istanza, ma viene automaticamente configurata l'istanza "MSSQLSERVER", in questo caso nel campo "Server Name" della finestra di punto 6, basterà inserire il nome del vostro server di database, in caso contrario se fosse stato definito un nome istanza diverso da MSSQLSERVER per esempio SQL2005, nel campo Server Name della maschera di punto 6 andrebbe valorizzato con: Nome del vostro server\SQL2005, si veda figura sotto. dove SQL2005 è il nome che è stato assegnato all'istanza di SQL Server. Per le versioni Express le modalità differiscono da quanto sopra. Durante le fasi di installazione di Microsoft SQL Server Express il valore di default impostato è esattamente il contrario di quanto avviene per le versioni a pagamento. Per default viene creata un'istanza avente nome SQLEXPRESS, quindi per raggiungere tale istanza dovrete sempre specificarne il nome, oppure durante l'installazione di SQL Server Express selezionare l'OptionBox con etichetta "Istanza predefinita". Il modo più semplice per risalire al nome istanza di Microsoft SQL Server è dal menu programmi del vostro server, selezionare il gruppo Microsoft SQL Server, Strumenti di configurazione, quindi "Gestione C onfigurazione Server". 8.Finestra procedi. Quando il programma di installazione vi mostra la finestra procedi siete pronti per installare ARXivar modulo C lient. E' anche l'ultima finestra dove è possibile modificare i parametri di installazione cliccando sul pulsante "Indietro", in caso contrario cliccare sul pulsante "Procedi" per dare l'avvio all'installazione di ARXivar modulo C lient. Attendere il termine della vostra installazione che vi sarà segnalato dall'apposita finestra di fine installazione, cliccare sul pulsante chiudi. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 79 Sul vostro Desktop sarà presente l'icona per eseguire ARXivar modulo C lient. Integrazione Microsoft Office. Durante l'installazione potrebbe essere visualizzata la maschera di figura 2 nel caso: - Sul computer non è installato Microsoft Office - Sul computer è installato Microsoft Office ma non è presente il programma Word, in questo caso l'utente dovrà indicare alla procedura di installazione la versione di Office installata. Fig. 2, ARXivar verifica la presenza del pacchetto Microsoft Office. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 80 2.8 Guida di ARXivar Aggiornamenti di ARXivar Come installare ARXivar Server - Aggiornare ARXivar Premessa Questo paragrafo della guida è dedicato alle operazioni per mantenere aggiornato la vostra installazione di ARXivar. Tramite una semplice operazione di Download dal sito ufficiale di ARXivar. Per effettuare il download dei pacchetti di setup o di aggiornamento è richiesta la registrazione al sito. Esistono due livelli differenti di iscrizione al sito di ARXivar, un primo di sola consultazione, in questo caso dalla pagina Download sarà possibile scaricare documentazione limitata a brochure. Tramite registrazione completa sarà possibile effettuare download completi. Prima di procedere all'aggiornamento è consigliabile leggere il seguente paragrafo. Aggiornamento di ARXivar Server Il processo di aggiornamento di ARXivar server consiste nella esecuzione del pacchetto di aggiornamento, disponibile tramite Download dal sito ufficiale di ARXivar. Dalla pagina di download è possibile scaricare anche il pacchetto di installazione. Il pacchetto di installazione, nel caso sia già installata una versione di ARXivar Server, funge da pacchetto di aggiornamento. A differenza del pacchetto di aggiornamento, il setup non verifica le versioni dei vari componenti di ARXivar già installati, effettuando sempre una sovrascrittura degli stessi. Questa modalita esegue anche la registrazione dei componenti nel registro di sistema (questa tecnica potrebbe risultare risolutiva per errori aventi codice 429 e 430 durante l'utilizzo di ARXivar). Il nome del pacchetto, come vedremo più avanti nel seguente paragrafo è di fondamentale importanza e non deve essere rinominato per nessun motivo, già dal nome del file eseguibile che andrete a scaricare, è possibile stabilire la versione dell'aggiornamento: Eseguire l'aggiornamento lato server. · Accedere alla macchina dove installato ARXivar Server con i privilegi amministrativi. · Scaricare il pacchetto di aggiornamento ARXivarPatch_P_x-y-z (C onsigliato) oppure ARXivarServer_V_x-y-z (solo in casi di necessità). · Eseguire il pacchetto tramite doppio click e seguire le istruzioni della procedura guidata. (prima di eseguire un aggiornamento è consigliabile leggere Specifiche tecniche - ARXivar upgrade). © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 81 N.B.: Il pacchetto di aggiornamento (Patch) è in grado di stabilire i moduli installati, per esempio se sulla macchina dove vi è installato ARXivar Server vi fosse installato anche ARXivar modulo Client o Spool Reconition Professional, la procedura guidata di aggiornamento aggiornerebbe tutti i vari componenti, ARXivar Server, ARXivar modulo Client e Spool Reconition Pro. Per quanto riguarda ARXivar modulo C lient, dove all'utente durante la prima installazione viene data la possibilità di selezionare tra installazione standard o personalizzata, il pacchetto di aggiornamento sarà in grado di stabilirne le modalità di installazione scelte dall'utente al momento della prima installazione e si comporterà di conseguenza, aggiornando automaticamente i moduli che erano stati a suo tempo selezionati. Allineamento database (Aggiornamento.exe) Oltre a quanto sopra specificato, l'aggiornamento del prodotto prevede sempre e in ogni caso anche l'aggiornamento della base dati di ARXivar. La base dati di ARXivar viene aggiornata tramite l'utility Aggiornamento.exe (figura 1). Aggiornamento.exe viene direttamente eseguito dalla procedura di aggiornamento oppure dal pacchetto di installazione (in caso sia presente il file %WinDir%\System32\Archsystem\AR XI MP O.ini in caso contrario il pacchetto di installazione richiama il programma Cr e a DB.e x e ) fig. 1, Maschera per l'aggiornamento Database di ARXivar © 2010 ABLE Tech Srl 82 Guida di ARXivar Perchè è importante eseguire Aggiornamento.exe In figura 1 è visibile l'utility Aggiornamento.exe, questa procedura si prende carico di aggiornare il database indicato nella casella di testo "Database:", nel caso di figura 1 "ARC HDB". E' di fondamentale importanza eseguire Aggiornamento.exe ogni qualvolta ARXivar viene aggiornato all'ultima versione disponibile, una nuova versione, per esempio, potrebbe introdurre nuove strutture dati o modificarne di esistenti, un mancato aggiornamento del database ad ogni cambio di versione potrebbe portare a comportamenti di instabilità del prodotto. Quando eseguire Aggiornamento.exe manualmente Aggiornamento.exe è in grado di aggiornare un solo databa se per volta, nel caso siano gestiti più database a fine aggiornamento diventa necessario eseguire Aggiornamento.exe manualmente. Dove si trova Aggiornamento.exe Aggiornamento.exe si trova nella cartella principale di ARXivar Server che per valore predefinito è "%ProgramFiles%\ARCHServer". (Segue legenda argomenti per l'esecuzione di Aggiornamento.exe, riferimenti per Microsoft SQL Server) Nome server SQL: In questa casella combinata dovrete indicare il nome della vostra istanza di SQL Server. Il nome istanza per valore predefinito Microsoft SQL Server utilizza il nome della macchina dove esso risiede. Nel caso la vostra installazione fosse una versione EXPRESS, per valore predefinito Microsoft SQL Server assegna al nome istanza nome macchina\SQLEXPERSS Username: Per l'aggiornamento della base dati di ARXivar viene richiesto l'utente Administrator di SQL server cioè sa Password: Dovrete inserire la password relativa all'utente sa (nomi utenti con privilegi amministrativi sul database sa per Microsoft SQL server, SYSTEM per Oracle, root per MySQL) la password sa è conosciuta solamente da chi ha installato SQL Server, generalmente amministratori di rete o IT Manager. (L'assistenza clienti di ARXivar non può essere a conoscenza di tale password) Aggiornamento ARXivar modulo Client Prima di procedere all'aggiornamento è consigliabile leggere il seguente paragrafo. E' possibile eseguire l'aggiornamento delle postazioni di ARXivar modulo Client, tramite il pacchetto di aggiornamento, precedentemente scaricato dal sito ARXivar, oppure tramite il pacchetto di © 2010 ABLE Tech Srl Installazione installazione (si vedano modalità ARXivar server e nomenclatura pacchetti aggiornamento) 83 in due differenti modalità: · La prima, eseguendo il pacchetto di aggiornamento o installazione tramite doppio click e seguendo le istruzioni della procedura guidata, previo accesso alla macchina con installato ARXivar modulo C lient tramite utente avente privilegi amministrativi. Questa operazione va eseguita su ogni singola postazione ARXivar modulo Client. (sconsigliata) · La seconda, tramite l'apposito Tool di distribuzione e aggiornamento automatico di tutte le postazioni client (Consigliata) Aggiornamento automatico di tutte le postazioni di ARXivar modulo Client. E' possibile aggiornare automaticamente tutte le postazioni di ARXivar modulo Client tramite un apposita procedura di configurazione aggiornamenti. Per accedere alla procedura di configurazione aggiornamento client, procedere come segue: Eseguire ARXivar Server e tramite la voce di menu Configura - Configura Aggiornamenti avrete accesso alla finestra di figura 2. fig. 2, Centro di configurazioni aggiornamento Client. Sarà sufficiente scaricare dal sito ufficiale di ARXivar i pacchetti necessari all'installazione e completare i campi di C onfigurazione aggiornamento client come da figura 2, per una corretta configurazione si consiglia la lettura del successivo argomento "configurazione passo passo". Parametri di esecuzione. Se è attivo il flag ”Avvia client alla fine dell’aggiornamento”, ed è impostato un utente nei parametri di esecuzione, dopo l’avvio automatico, ARXivar si chiuderà dopo pochi secondi, presentando un messaggio di aggiornamento completato. Questa modalità consente di far eseguire ad ARXivar le © 2010 ABLE Tech Srl 84 Guida di ARXivar operazioni amministrative necessarie al primo avvio, senza tuttavia incorrere nelle problematiche di sicurezza che comporta il fatto di mantenere aperto l’applicativo come amministratore. (Per maggiori approfondimenti espandere Configurazione passo passo). Configurazione passo passo · C ome prima operazione dovrete creare una cartella sulla rete, è consigliabile utilizzare una condivisione amministrativa, per esempio in figura 2, sulla macchina SUPPORT è stata creata una condivisione amministrativa avente nome ARXivarUpgrade$, che fa riferimento al percorso fisico del disco C:\ della macchina SUPPORT C: \Pachetti_Uprade_Arxivar. Non è obbligatorio creare una condivisione di tipo amministrativo, potrete semplicemente condividere la cartella. Di fondamentale importanza, come più avanti esposto, è inserire nella maschera di configurazione dei percorsi UNC e non dei percorsi fisici. · Nel percorso stabilito dovrà essere presente il pacchetto di Aggiornamento. I pacchetti di aggiornamento vanno scaricati dal sito ufficiale di ARXivar, (si vedano gli argomenti Aggiornamento ARXivar Server e Aggiornamento ARXivar modulo Client). · La cartella dovrà essere raggiungibile da tutte le macchine Windows con installato ARXivar modulo C lient. nei percorsi A e B dovrete inserire, obbligatoriamente il percorso UNC (\\nome macchina\cartella o condivisione amministrativa \ nome del pacchetto), il nome del pacchetto non va per nessun motivo rinominato, il nome deve rimanere identico a quello trovato al momento del download. E' importante che il percorso sia un percorso UNC in caso diverso la procedura di aggiornamento, che in realtà avviene lato Windows client, cercherà il pacchetto sul file system del client, generando così un errore. · Nel campo A di figura 2 dovrete inserire percorso UNC e nome del file per l'aggiornamento da file di installazione, il file di installazione (si veda nomenclatura file di aggiornamento), in questo caso si comporterà da pacchetto di aggiornamento (maggiori dettagli li trovate in Aggiornamento di ARXivar Server ad inizio paragrafo). Se utilizzate questa modalità il campo B di figura 2 non andrà compilato (in figura 2 lo è per mostrare la differenza tra il nome del file di installazione e il nome del file per l'aggiornamento). Nel campo B di figura 2 (modalità di aggiornamento consigliata), dovrete inserire percorso UNC e nome del file per l'aggiornamento (chiamato anche Patch di aggiornamento versione), questa modalità è quella consigliate e più di sovente utilizzata. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 85 · Tramite i tasti del gruppo C di figura 2, viene data la possibilità di sfogliare il file system per selezionare il nome del pacchetto da utilizzare, i tasti del gruppo D vi consentiranno di eseguire un test di validità sul nome del file. Il controllo non è un controllo di integrità del file, è semplicemente un controllo sulla validità del nome del file. I file per i setup o aggiornamenti devono rispettare delle regole di nomenclatura ben precise. I file di aggiornamento o di installazione non vanno mai rinominati per nessun motivo. Alcune precauzioni: C ome già detto, non vengono eseguiti controlli di integrità sul pacchetto scaricato tramite download. C ome risaputo, i file scaricati da internet potrebbero essere download incompleti o per qualsiasi motivo non integri. Per questo motivo prima di rendere disponibile l'aggiornamento automatico per tutti i client ARXivar della rete, è consigliabile effettuare almeno un aggiornamento in manuale su una singola postazione ARXivar modulo C lient. Ad aggiornamento terminato con successo potrete rendere disponibile l'aggiornamento a tutti i rimanenti client. · Altre opzioni di configurazione: Esegui in modalità silente: Se selezionato l'aggiornamento verrà eseguito in modalità silente, all'utente sarà solamente richiesto di aggiornare ARXivar all'ultima versione disponibile. Impedire apertura programma se non allineato alla versione server: Se selezionato (opzione consigliata) impedisce di utilizzare ARXivar modulo C lient se non allineato alla versione di ARXivar Server... l'utilizzo di versioni non allineate alla versione Server potrebbero compromettere la stabilità del database di ARXivar. Parametri di Autenticazione: In questo riquadro è possibile inserire delle credenziali Utente avente i privilegi di lettura sui percorsi A e B di figura uno, nel caso i client non ne fossero provvisti. Mentre tramite la casella combinata "Avvia client alla fine dell'aggiornamento" se selezionata a fine aggiornamento ARXivar modulo C lient verrà automaticamente aperto. Inseriti i parametri necessari, salvare tramite il pulsante Una volta eseguito il salvataggio della configurazione, tutti gli ARXivar modulo C lient connessi allo stesso database, al momento del prossimo riavvio, e solo nel caso di disallineamento di versione, avviseranno l'utente della disponibilità di una nuova versione del prodotto. Gli utenti potranno decidere se aggiornare oppure no i loro C lient. E' Possibile obbligare l'utente ad aggiornare la propria postazione (opzione consigliata) tramite la casella di controllo "Impedire apertura programma se non allineato alla versione server", di figura 2. Anche per l'aggiornamento dei C lient è bene prendere visione di quanto esposto in Specifiche © 2010 ABLE Tech Srl 86 Guida di ARXivar tecniche - ARXivar upgrade. Nomenclatura file di Aggiornamento. ARXivarPatch_P_x-y-z: Dove ARXivar è il nome del prodotto, dove Patch sta ad indicare che non è un pacchetto di setup, nel caso si trattasse di un pacchetto di setup vi troveremmo Server oppure Client a secondo del prodotto che il pacchetto andrà ad installare. Dove P (di Patch) sta ad indicare che si tratta di un aggiornamento, nel caso si trattasse di un pacchetto di setup vi troveremmo la lettera V (maiuscola). Dove x sta ad indicare il numero principale di versione del prodotto, dove y sta ad indicare il numero secondario di versione, dove z sta ad indicare il numero di revisione (o Build) Al momento della stesura della seguente guida, nella sezione Download del sito di ARXivar tra i diversi pacchetti vi trovereste anche ARXivarPatch_P_4-5-1, che aggiornerebbe, la vostra attuale installazione di ARXivar; qualsiasi essa sia alla versione 4.5.1. Importante: Il salto di versione da una 4.2.x prevede una attenta pianificazione. Per maggiori dettagli si faccia riferimento a quanto esposto in Specifiche tecniche - ARXivar upgrade. ARXivar vi augura un buon aggiornamento, e vi consiglia di mantenere sempre aggiornata la vostra installazione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.9 Attivazione Licenza Come attivare le licenze d'uso. Premessa Per poter utilizzare ARXivar bisogna essere in possesso di una licenza d'uso, in caso contrario l'unico modulo di ARXivar utilizzabile è ARXivar Server. ARXivar Server, come vedremo dagli argomenti esposti dalla presente guida, possiede tutti gli strumenti per l'attivazione di una o più licenze di utilizzo. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 87 Come viene generata una chiave di attivazione licenza? La licenza di utilizzo viene generata tramite un'apposita chiave di attivazione alfanumerica da 16 caratteri (quattro gruppi da quattro caratteri es.: 625D-505C -503F-6149) La chiave di attivazione viene generata ad ogni avvio di ARXivar Server. ARXivar Server può generare n differenti chiavi di attivazione... · Una prima quando la macchina dove viene eseguito ARXivar Serve è connessa ad una rete (LAN, WLAN ecc..) · Una seconda diversa dalla prima, quando la macchina non è in rete. · Una terza, se ARXivar Server viene eseguito da una macchina diversa da quella di installazione, per esempio tramite sfoglia risorse di rete. · Modifiche hardware apportate alla macchina dove viene eseguito ARXivar Server potrebbero generare un ulteriore e differente chiave di attivazione. Come ottenere una o più licenze d'uso? La licenza d'uso viene generata partendo dalla vostra chiave di attivazione, l'operatore dovrà inviare ad ABLE Tech il codice di attivazione da 16 caratteri (quattro gruppi da quattro caratteri es.: 625D-505C 503F-6149), la quale provvederà a rilasciare la relativa licenza d'uso, vedere Licenze ARXivar passopasso In cosa consiste la licenza d'uso? La licenza d'uso è un file avente estensione LIC (esempio mia_licenza.lic). Il file di licenza contiene tutte le informazioni relative a: · Funzionalità di ARXivar attive ed utilizzabili. · Da quanti utenti concorrenti (numero massimo di utenti può utilizzare contemporaneamente la stessa funzionalità). Il file di licenza non può essere utilizzato per una installazione diversa da quella utilizzata per generare il codice di attivazione. Il file di licenza una volta caricato (si veda Licenze ARXivar passo-passo) va conservato in un posto © 2010 ABLE Tech Srl 88 Guida di ARXivar sicuro, potrebbe servire nel caso ARXivar Server generi un codice attivazione diverso determinando così la scadenza della licenza (si veda: come viene attivata una chiave di attivazione licenza?). E' sconsigliato archiviare il file di licenza in ARXivar, perchè nel caso di disallineamento licenza non sarebbe possibile recuperarne una copia. In caso di licenza scaduta o non allineata non è possibile recuperare i file di licenza precedentemente archiviato... E' CONSIGLIABILE conservare il file di licenza in più copie e in direttori facilmente raggiungibili. A questo proposito va sottolineato che un file di licenza può essere utilizzato solo ed esclusivamente sulla macchina che ha generato il codice di attivazione. Tipologie licenze di attivazione Tutti i moduli di ARXivar sono soggetti ad attivazione licenza per l'utilizzo. Le licenze per i moduli di ARXivar possono essere suddivise in due categorie, Base (licenze concorrenti) ed Aggiuntive (numero utenze effettive). I Moduli aggiuntivi sono quelli selezionabili tramite apposita casella di controllo del riquadro Attivazione Moduli in nella scheda Autorizzazioni gestione utenti lato server. I moduli base non necessitano di attivazione e sono sempre disponibili per tutti gli utenti di ARXivar, indipendentemente dal loro numero (numero ARXivar registrati). Ogni modulo ha un suo codice di attivazione e come sopra esposto, per comodità tutti i moduli vengono attivati tramite una unica chiave di attivazione. Ogni singolo codice licenza viene utilizzato per verificare quanti utenti stanno utilizzando lo stesso modulo (stanno occupando lo stesso codice licenza) consentendo cosi l'utilizzo dei moduli base in modalità concorrenziale. Questo meccanismo consente di utilizzare ARXivar anche a un numero di utenti superiore al numero di licenze acquistate, esempio: Licenza ARXivar per 10 postazioni, un numero di utenti Arxivar registrato superiore a 10, quando l' undicesimo utente cercherà di utilizzare una licenza già occupata da 10 utenti riceverà il messaggio di licenza non disponibile. Le licenze dei moduli aggiuntivi non sono di tipo concorrenziale e funzionano a quantità, l'utilizzo delle licenze dei moduli aggiuntivi non sono aggiudicabili tramite concorrenza ma solo tramite Attivazione Moduli in nella scheda Autorizzazioni gestione utenti lato server, dove raggiunto il numero delle licenze acquistate non vi sarà più possibile attivare il modulo ad ulteriori utenti. © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 89 Licenze ARXivar passo-passo 1 - Recuperare il codice di attivazione Eseguire ARXivar Server, dal menu di sinistra selezionare la voce "Licenze Moduli", quindi dal pannello di destra fare doppio click su "Licenze prodotto". Vi appare la maschera "Elenco licenze", in alto è ben visibile il vostro codice di attivazione. fig. 1, il codice di attivazione licenza. Il codice di attivazione è unico per quello specifico scenario hardware e software. Il codice di attivazione differisce se al momento della sua creazione la macchina è non è connessa ad una rete. 2 - Inviare il codice di attivazione. Tramite un semplice doppio click sul codice (la cifra da 16 caratteri separata da trattini di figura 1) , quando riceverete il messaggio "La chiave è stata copiata negli appunti" significa che ora potete incollare il valore della chiave di attivazione dove più vi aggrada, per esempio lo potreste incollare direttamente nel corpo della mail che obbligatoriamente dovrete inviare ad ABLE tech per la richiesta della vostra licenza d'uso. ABLE Tech rilascia licenze d'uso solo dietro vostra gentile richiesta, che dovrete inviare per mail all'indirizzo che vi sarà indicato telefonicamente dall'operatore che seguirà l'attivazione della vostra licenza. 3 - Caricare il file di licenza. Una volta ricevuta la mail in risposta alla vostra richiesta di attivazione dovrete scaricare il file in allegato che sarà un file avente estensione .LIC . Potrete salvare il file dove più vi aggrada. Eseguire ARXivar Server, dal menu di sinistra selezionare la voce "Licenze Moduli", quindi dal pannello di destra fare doppio click su "Licenze prodotto". Vi appare la maschera "Elenco licenze". C liccare sul pulsante "C arica licenze da file". Il pulsante è riconoscibile dall'icona avente una freccia che punta verso l'alto. Tramite la pressione del pulsante vi sarà possibile caricare il file delle licenze. Se la procedura andrà a buon fine otterrete un elenco simile a quanto esposto in figura 2. © 2010 ABLE Tech Srl 90 Guida di ARXivar fig. 2, il file licenze è stato caricato in modo corretto. Congratulazioni - la vostra licenza di ARXivar è ora attiva. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 2.10 Il file di configurazione LST ARXivar ed il file di configurazione DocsSetup.LST Cos'è il file DocsSetup.LST Il file DocsSetup.Lst è il file di configurazione dei moduli ARXivar Server e ARXivar modulo C lient. I file . LST coprono l'identica funzione dei file .Ini. Nel file DocsSetup.lst sono memorizzate le informazioni relative ad alcune configurazione di base dei moduli di ARXivar. Per esempio in ARXivar modulo C lient troveremo nome utente e ultima stringa di connessione verso al database utilizzate nell' ultimo login, alcune preferenze utente ecc... La sessione del file DocsSetup.lst di particolare interesse è la seguente: [Impostazioni] ;connessione Origine=SQL Server Server=SUPPORT Database=ARCHDB © 2010 ABLE Tech Srl Installazione 91 dove viene specificato al software quale sia il database di lavoro. Importante Il file DocsSetup.lst deve essere copiato nelle cartelle degli eseguibili dei servizi di ARXivar nel caso questi siano installati in cartelle diverse da quella di ARXivar Server. Alcune classi esposte dalla libreria AFSDK.DLL necessitano del file DocsSetup.lst, anche in questo caso il file DocsSetup.lst deve trovarsi nella stessa cartella della libreria AFSDK.DLL, che per default è la stessa cartella di installazione di ARXivar modulo C lient, in questo caso AFSDK.DLL per le classi che lo richiedono farà riferimento allo stesso DocsSetup.lst utilizzato dal modulo Client di ARXivar. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Parte III Servizi 3 Servizi 3.1 Introduzione ai servizi Windows di ARXivar 93 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 I servizi Windows di ARXivar. Introduzione ai servizi Windows. Un servizio di Windows è un programma eseguibile che svolge compiti specifici e che è progettato per non dover richiedere l'intervento dell'utente. Normalmente un servizio Windows, salvo diverse modalità di avvio viene avviato contemporaneamente al sistema operativo. Le modalità di avviuo di un servizio Windows sono configurabili tramite le sue proprietà, richiamabili tramite un apposito programma di sistema (si veda figura 1). Il ciclo di vita di un servizio termina allo spegnimento del sistema operativo sul quale è installato, generalmente non richiedo l'iterazione con l'utente e sono sprovvisti di interfaccia grafica. La lista dei servizi attivi appare nell'elenco dei processi di Windows (Task Manager), normalmente associati agli username SYSTEM, SERVIZIO LOC ALE o SERVIZIO DI RETE. I Servizi Windows di ARXivar Le principali funzionalità avanzate di ARXivar sono principalmente basate su servizi Windows, durante l'installazione di ARXivar Server oltre che installare il programma ARXivar Server vengono installati nella stessa cartella tutti i servizi Windows necessari. Alcuni di questi vengono aggiunti all' elenco dei servizi Windows. In figura 1 sono visibili gli otto principali servizi aggiunti automaticamente dalla procedura di installazione. Tutti i servizi ARXivar sono riconoscibili dall prefisso "Arxivar -" © 2010 ABLE Tech Srl 94 Guida di ARXivar Fig. 1, l'elenco dei servizi windows, richiamabile da strumenti di amministrazione, o da riga di comando con services.msc Servizi Windows di ARXivar Tutti i servizi Windows di questo elenco vengono aggiunti dalla procedura di installazione di ARXivar Server, la loro modalità di avvio (Startup Type) è posta a manuale, lo stato (Status) a niente, cioè non sono in esecuzione, e l'utente con cui vengono eseguiti (Log On As) è Servizio Locale (Local System). Sono i principali servizi utilizzati dalle funzionalità avanzate di ARXivar, sono volutamente configurati in questo modo perchè sarà l'utente a decidere quali funzionalità avanzate implementare. Barcode - Si occupa dell'acquisizione massiva di documenti tramite etichetta con codice a barre, consigliato per l'archiviazone di massa del vostro ciclo passivo. Collegamenti - Si occupa di collegare i documenti archiviati in base a regole configurabili dall'utente. OCR - Esegue la scansione OC R dei vostri documenti archiviati rendendo cosi possibili le ricerche FullText. Workflow per Web - Questo servizio consente di l'utilizzo di tutte le funzionalità del Workflow di ARXivar anche in applicazioni Web based. Backup - Servizio per piani di Backup (solo SQL Server versioni precedenti 2005). Fascicoli - Si occupa di fascicolare i documenti archiviati. Mailer - Gestisce la posta elettronica per gli utenti di ARXivar. Service - Gestione notifiche. Forse non tutti sanno che... (Alcune utili note aggiuntive) In alcuni casi può essere necessario verificare che un servizio NON venga avviato prima di un altro. Per © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 95 raggiungere quest’obiettivo Windows mette a disposizione le relazioni di dipendenza tra il servizio Windows interessato e altri servizi Windows. Per esempio in un ambiente con Active Directory il controller di Dominio deve trovare e utilizzare obbligatoriamente il servizio Windows "Server DNS". Il servizio Windows "Accesso rete" (nome interno del servizio “Netlogon”) può essere ritardato per consentire prima l'avvio del servizio Windows "Server DNS". Per compiere quest’operazione è possibile aggiungere il servizio "Server DNS" alla lista delle dipendenze del servizio Windows "Accesso rete". Se per qualsiasi motivo l’avvio del servizio Windows “Server DNS” dovesse fallire, il servizio “Accesso rete” non verrebbe a sua volta eseguito ma resterebbe in attesa fino a raggiungimento del suo TIMEOUT sollevando cosi un errore. In questo paragrafo sarà esposto come creare le relazioni di dipendenza tra servizi Windows. Si dovrà intervenire manualmente sul registro di configurazione tramite l’apposito programma REGEDIT. Tale operazione potrebbe danneggiare in modo permanente la stabilità e funzionalità del vostro sistema. Le operazioni esposte nel seguente parametro vanno eseguite da personale competente. Si consiglia di creare un punto di ripristino del sistema e una copia di sicurezza delle chiavi che si andranno a modificare. ATTENZIONE: l'errato utilizzo dell'Editor del Registro di configurazione può causare seri problemi che potrebbero richiedere il ripristino del sistema operativo. ABLE Tech Srl non garantisce che i problemi derivanti dall'errato utilizzo dell'Editor del Registro di configurazione (RegEdit.exe) possano essere risolti. L'utilizzo dell'Editor del Registro (REGEDIT) è a rischio e pericolo dell'utente. Ag g iung e r e una r e la z io ne d i d ip e nd e nz a . La prima operazione necessaria consiste nell’individuare tramite l’utility di sistema “REGEDIT” la giusta chiave di registro relativa al servizio Windows sul quale si desidera creare una relazione di dipendenza con un altro servizio Windows, la chiave da individuare è la seguente: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\[Nome del serivizio] Dove [Nome del servizio] andrà sostituito con il nome del servizio registrato nell’elenco dei servizi di Windows , che non necessariamente coincide con il nome dell’eseguibile, in figura 2 è visibile la chiave di registro relativa al servizio OC R di ARXivar, in questo caso il nome del servizio registrato nell’elenco Servizi è ARX_OC R e corrisponde al nome dell’eseguibile del servizio OC R. © 2010 ABLE Tech Srl 96 Guida di ARXivar Fig. 2 - Chiave di registro riguardante il servizio OCR di ARXivar. Sempre in figura 2 è evidenziato il valore multi stringa “DependOnService” valorizzato a MSSQLSERVER, ciò significa che il sistema operativo manterrà in attesa di esecuzione il “servizio OC R di ARXivar” fino a quando SQL Server non sarà completamente avviato, se per qualsiasi motivo SQL Server non dovesse partire il servizio OC R, salvo diverse configurazioni (si veda figura 2) resterà in attesa fino a raggiungimento del suo Timeout. Relazioni di dipendenza tra servizi distribuiti. Nel seguente paragrafo sono trattate le relazioni di dipendenza tra servizi installati sulla stessa macchina. Nel caso ci si dovesse trovare nella situazione di dover creare delle relazioni di dipendenza tra servizi Windows installati su macchine o server differenti, segue esempio: servizio OCR installato sul server A, mentre SQL Server è installato sul Server B e si intende creare una relazione di dipendenza tra i due servizi per scenari di questo tipo, si faccia riferimento a quanto esposto in Microsoft MSDN library. In alternativa si potrebbe pensare a servizi Windows scritti ad hoc, che si occupino di rilevare lo stato dei servizi remoti, quindi mettere in relazione di dipendenza questi ultimi con il servizio che si intende ritardare, si potrebbe ulteriormente intervenire tramite operazioni di ripristino servizio (figura 3). © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 97 Fig. 3, ripristino di un servizio E’ possibile verificare se un servizio possiede delle relazioni di dipendenza tramite la finestra delle sue proprietà. Aprire l’elenco dei servizi di windows (figura 1), cliccare con il pulsante destro del mouse sul servizio di vostro interesse e dal menu contestuale che appare selezionare la voce “Proprietà”. Quindi cliccare sulla scheda “Relazioni di dipendenza” in questa scheda, se presenti saranno visualizzati uno o più nomi interni dei servizi, il servizio in questione sarà avviato solo dopo l’avvio dei o del servizio presente in tale elenco. E’ possibile definire più relazioni di dipendenza su un solo servizio. Per questo motivo il valore del registro di sistema che si andrà a modificare per creare la relazione di dipendenza deve essere di tipo multi stringa. Creare una relazione di dipendenza La creazione di una o più relazioni di dipendenza per servizio Windows avviene tramite la modifica del registro di configurazione utilizzando l’utility di sistema Regedit. Da Start – Esegui digitare Regedit. Individuata la chiave di registro da modificare spostarsi sulla parte destra della finestra dell’editor di registro di sistema (figura 4) e verificare la presenza della voce "DependOnService". © 2010 ABLE Tech Srl 98 Guida di ARXivar Se la voce "DependOnService" non fosse presente allora fare clic destro e selezionare Nuovo -> Valore multi stringa, rinominare la voce appena creata in "DependOnService" e premere il tasto Invio. Fare doppio clic sulla voce "DependOnService" e digitare i nomi dei servizi che andranno a creare la relazione di dipendenza. Nell’esempio della figura a fianco (figura 6) viene mostrato come creare la relazione di dipendenza per il servizio Mailer di ARXivar. Nello specifico l’avvio del servizio Mailer di ARXivar sarà ritardato fin dopo l’avvio di SQL Server e del servizio ARXivar fascicoli. Fig. 4, Aggiunta del valore multi stringa. Quando un servizio possiede delle relazioni di dipendenza il suo avvio sarà ritardato fino all’avvio del o dei servizi elencati nel valore multi stringa “DependOnService”. Da notare che il nome o i nomi dei servizio immesso/i, deve corrispondere al nome esatto del servizio presente nella chiave Services del Rgistro di configurazione di Windows, (non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole). E' possibile risalire al nome esatto, utilizzato nel registro di sistema, tramite la finestra proprietà, richiamabile dall’elenco dei servizi di Windows. Il nome utilizzato della chiave Services è quello sottolineato in rosso visibile nella figura 5. In questo caso il nome del servizio corrisponde al nome dell’eseguibile. Quasi sempre il suo nome, conosciuto anche come nome interno, non corrisponde al nome dell’eseguibile del servizio. Il nome da aggiungere al valore multi stringa “DependOnService” deve essere quello relativo al nome interno del servizio , in caso diverso la gestione delle relazioni dipendenza non sarebbe in grado di verificare se tali servizi sono in esecuzione ritardando cosi fino al suo timeout il servizio avente delle relazioni di dipendenza. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 99 Fig. 5, Nome del servizio utilizzato da Windows. Note aggiuntive Ø Nel caso si desiderasse ritardare il più possibile l'avvio di un determinato servizio, si può aggiungere a quest'ultimo una relazione di dipendenza con uno dei servizi che solitamente sono caricati per ultimi. Per conoscere l'ordine di caricamento dei servizi sul proprio computer, è possibile utilizzare un'utility gratuita della Sysinternals che si chiama LoadOrder. Al momento della stesura della seguente guida è possibile scaricare l’utility LoadOrder qui. Ø Gli errori generati da servizi Windows sono registrati nel registro eventi di Windows, visualizzabile da “Strumenti di Amministrazione - Visualizzatore eventi”. A differenza dei servizi Windows tutti i servizi di ARXivar, escluso il Servizio Repository, non scrivono informazioni nel registro eventi di Windows ma generano un file di log. Generalmente una parte del nome dei file di log contiene il nome del servizio che lo genera (in questo caso il nome dell’eseguibile), il file di log è creato nella stessa cartella d’installazione del servizio. Alcuni servizi di ARXivar possono generare anche più file di log, uno contenete tutte le attività relative al servizio ed il secondo contenente esclusivamente gli eventuali errori generati dal servizio in questione. I servizi di ARXivar sono degli eseguibili del tutto identici ai servizi Windows, quindi come tali non possiedono parti d’interfaccia grafica atta all’interazione con l’utente finale, per questo motivo si appoggiano a file di log, dove possono così registrare tutti gli eventi da essi generati. Ø L’esecuzione dei servizi di ARXivar tramite il parametro –INSTALL volutamente non si occupa di creare relazioni di dipendenza con altri servizi Windows, in questo modo si riesce a mantenere una certa flessibilità poiché decidere se creare o non creare relazioni di dipendenza tra servizi è lasciata all’utente finale, cosa non possibile se tale operazione fosse demandata al parametro –INSTALL. L’esecuzione dei © 2010 ABLE Tech Srl 100 Guida di ARXivar servizi ARXivar tramite il parametri –INSTALL viene effettuata, per ogni singolo servizio ARXivar, (escludendo il servizio Repository e servizi per i connettori fax), dal pacchetto di installazione di ARXivar Server, il parametro –INSTALL aggiunge semplicemente gli eseguibili relativi ai servizi di ARXivar all’elenco dei servizi Windows ma non li avvia. Per il suo avvio bisogna procedere nello stesso modo di come si fa con un qualsiasi servizio Windows. 3.2 I file di Log di ARXivar (struttura e posizione) La gestione dei file di Log in ARXivar Premessa In questa sezione vengono esposte le tecniche adottate da ABLE tech per quanto concerne la gestione dei file di log, creati per registrare le informazioni su stati e su operazioni eseguite dai diversi moduli software di ARXivar, quali: servizi Windows, operazioni eseguite dal modulo C lient di ARXivar, ARXivar Server e i diversi programmi di utilità della suite di ARXivar Le due tipologie dei file di log creati da ARXivar. ARXivar lavora con due tipologie distinte di log, una prima (in Abletech identifichiamo questa categoria di log come: log degli errori oppure log avanzati) identifica una categoria di log, per cosi dire "standard", dove vengono registrate informazioni relative a problematiche o errori generati da ARXivar e dai suoi vari componenti, il tipo di informazioni in essi contenute sono: - Data e Ora di registrazione di un determinato evento/azione - Nome dell’oggetto che ha eseguito l’operazione o generato l'errore. - Descrizione della problematica rilevata - Nel caso di log avanzati viene registrata la singola operazione eseguita. I file di log potrebbero contenere informazioni relative a stringhe di connessione, indirizzi IP, configurazioni, nomi utente e password in chiaro, questo dipende in quale fase del programma viene sollevata l'ecezione ATTENZIONE: Verificare sempre con cura il contenuto dei file di log: - Prima di inviare un file di log controllare che non vi siano password o altre informazioni sensibili, in questo caso sostituire le password con asterischi. - Evitare di lasciare copie sparse su PEN-DRIVE o altri supporti mobili, quando terminata la loro consultazione se ne consiglia la cancellazione. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 101 La Seconda categoria dei file di log è strettamente legata ai vostri documenti archiviati (in Abletech identifichiamo questa categoria di log come: log dei documenti) in questi, a differenza della prima categoria esposta, vengono registrate le informazioni relative alle operazioni che vengono effettuate sul singolo documento archiviato, ogni documento ha il suo relativo file di Log e contiene ogni singola operazione eseguita su di esso. - Data, Ora, Nome utente, operazione eseguita sul documento. Questa categoria di log viene creata e mantenuta aggiornata in apposite posizioni, questo dipende dal metodo di archiviazione se i documenti vengono archiviati su file system anche i relativi file di log sono memorizzati in apposita directory. Diversamente, se l'archiviazione avviene su Database i file di logo vengono memorizzati all'interno di una particolare tabella nel database dei documenti... Dove si trovano i file di Log? Log avanzati e Log degli errori vengono creati nella stessa cartella di installazione di ARXivar client per errori generati lato client, e in ARXivar Server per errori generati lato server. C omunque sia dovrete ricercare il file di Log nella stessa cartella di installazione del file eseguibile che solleva l'errore. Mentre i file di log dei Documenti vengono creati in apposite cartelle che possono variare da installazione ad installazione, conoscerne la posizione è relativamente importante, la loro consultazione deve avvenire da ARXivar client e solo per utenti autorizzati. Che nome viene assegnato ai file di Log (Nomenclatura dei file di Log) Il nome del file di log riporta, in almeno una delle sue parti, il nome del file eseguibile che lo ha generato. L’assegnazione del nome al file di log è da ritenersi valida per tutti i file eseguibili di ARXivar, escludendo ARXivar Server e ARXivar C lient, per quest’ultimi il nome del file di log è Errore.log, e si trovano nella stessa cartella dell'eseguibile che li ha generati. Posizione predefinita dei log creati da ARXivar server e client Programma Nome Percorso di default ARXivar C lient (ArchFlow.exe) Errore.log C :\Program Files\ARXivar ARXivar Server (ArchServer.exe) Errore.log C :\Program Files\ ARC HServer Esempi per servizi Windows di ARXivar ed altro: Per esempio il file eseguibile FaxServer2003.exe genera e mantiene il file di log avente nome “Arxivar FaxWin2003InC onnector_Test.log” e la sua posizione è : C :\Programm Files\ARC HServer essendo FaxServer2003.exe memorizzato in tale posizione. © 2010 ABLE Tech Srl 102 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.3 Installazione servizi © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Come Installare i servizi Windows di ARXivar. Premessa La sezione relativa all'installazione dei servizi Windows di ARXivar è suddivisa in tre paragrafi. Nel paragrafo correte troverete la guida relativa ai servizi aventi l'identica procedura di installazione. Per i servizi Fax Server e Servizio Repository troverete, per ognuno un paragrafo dedicato. C ome già accennato in Servizi Windows di ARXivar, tutti gli eseguibili dei servizi di ARXivar vengono installati, tranne alcune eccezioni (si vedano note aggiuntive a piè pagina), con l'installazione di ARXivar Server e nella stessa cartella di ARXivar Server. La cartella di default è %ProgramFiles%\ARCHServer al suo interno troverete diversi eseguibili quelli di nostro interesse sono elencati nella seguente tabella: Nome dell'eseguibile Nome del servizio Nome visualizzato ARX_Barcode.exe Arxivar - Servizio Barcode Arxivar - Servizio Barcode ARX_C ollegamenti.exe ARX_C OLLEGAMENTI ARX_C OLLEGAMENTI. ARX_OC R.exe ARX_OC R Arxivar - Servizio OC R. ARX_WebWorkflow.exe Arxivar - Servizio Workflow per Arxivar - Servizio Workflow per Web. Web (*) Nt_Service_Backup.exe ARXivar backup ARXivar backup. FolderService.exe ARXivar fascicoli ARXivar fascicoli. Mailer.exe ARXivar Mailer ARXivar mailer. AechService.exe ARXivar Service ARXivar Service. (*) - ARX_WebWorkflow.exe è l'unico servizio che viene distribuito tramite il pacchetto di installazione di ARXivar Client. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 103 Servizi Windows di ARXivar Barcode - Si occupa dell'acquisizione massiva di documenti tramite etichetta con codice a barre, consigliato per l'archiviazone di massa del vostro ciclo passivo. Collegamenti - Si occupa di collegare i documenti archiviati in base a regole configurabili dall'utente. OCR - Esegue la scansione OC R dei vostri documenti archiviati rendendo cosi possibili le ricerche FullText. Workflow per Web - Questo servizio consente di l'utilizzo di tutte le funzionalità del Workflow di ARXivar anche in applicazioni Web based. Backup - Servizio per piani di Backup (solo SQL Server versioni precedenti 2005). Fascicoli - Si occupa di fascicolare i documenti archiviati. Mailer - Gestisce la posta elettronica per gli utenti di ARXivar. Service - Gestione notifiche. Tutti i servizi sopra elencati, oltre che installati vengono automaticamente aggiunti all'elenco dei servizi di Windows, il relativo stato viene posto a vuoto (cioè il servizio è fermo) ed il tipo avvio è volutamente settato a "Manuale" (si veda Servizi Windows di ARXivar), questo perchè tutti i servizi di ARXivar prima di essere eseguiti necessitano di una corretta e ben programmata configurazione. Avvio, tipo avvio e utente del servizio vengono stabiliti seguendo le normali procedure di gestione servizi di Windows. Sempre nella stessa cartella %ProgramFiles%\ARCHServer sono presenti altri eseguibili, si tratta di programmi di utilità e altri servizi Windows, quelli che saranno trattati in questa sezione sono i servizi Fax, questa categoria di servizi non vengono volutamente aggiunti all'elenco servizi di Windows, semplicemente perchè ARXivar distribuisce tutto l'occorrente per i server Fax utilizzabili con ARXivar, ma sarà possibile utilizzare solo un servizio tra i sette disponibili. Stabilito quale servizio verrà utilizzato si procederà manualmente alla sua aggiunta all'elenco dei servizi di Windows da riga da Gli eseguibili dei servizi ARXivar e l'argomento -INSTALL (passo-passo) Per aggiungere manualmente un servizio ARXivar all'elenco dei servizi Windows è necessario eseguire il servizio da riga di comando come normalmente si fa con un qualsiasi file eseguibile, in questo caso avendo l'accortezza di passare l'argomento -INSTALL (in maiuscolo). Individuare l'eseguibile del servizio. Per impostazione predefinita gli eseguibili dei servizi vengono diastribuiti nello stesso © 2010 ABLE Tech Srl 104 Guida di ARXivar direttorio di ARXivar Server che è %Programfiles%\ARC HServer, per sistemi Windows in italiano la variabile di ambiente %Programfiles% corrisponde a C :\Programmi. Se l'installazione di ARXivar Server è stata eseguita utilizzando le impostazioni di default da start esegui digitare %Programfiles%\ARC HServer e dare invio, oppure click destro sull'icona di ARXivar server, dal menu contestuale che vi appare selezionare la voce Proprietà, dalla finestra delle proprietà cliccare su Trova destinazione Windows vi mostrerà la cartella di ARXivar Server dove al suo interno troverete tutti gli eseguibili dei servizi Windows di ARXivar. Aggiunta del servizio all'elenco dei servizi Windows. Dalla cartella di ARXivar Server individuato l'eseguibile di vostro interesse selezionarlo con un solo click, quindi aprire la finestra Esegui da Start esegui, dalla casella di testo Esegui dovete cancellare eventuali precedenti comandi eseguiti, quindi tendendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare all'interno della casella di testo il file eseguibile precedentemente selezionato. Nella casella di testo al rilascio del pulsante del mouse sarà inserito il nome dell'eseguibile comprensivo della sua posizione, es.: "C : \Programmi\FacsysIn.exe", aggiungere uno spazio ed inserire -INSTALL (in maiuscolo) in questo modo "C:\Programmi\ARCHServer\ArxivarFaxManConnector.exe" -INSTALL dare invio, attendere qualche secondo fino al messaggio di figura 1 Fig. 1, Messaggio di avvenuta installazione. Se non ricevete nessun messaggio significa che: l'eseguibile da voi selezionato non è un servizio Windows, oppure la sintassi della vostra riga di comando è errata, l'argomento -INSTALL va scritto in maiuscolo, oppure si sono verificati errori durante l'aggiunta del servizio. In questo caso dovreste trovare il relativo file di log. Per togliere un servizio dall'elenco dei servizi Windows utilizzare la stessa passando sostituendo INSTALL con -UNINSTALL, anche in questo caso dovrete ricervere un messaggio che vi informi dell'avvenuta rimozione dall'elenco. Scorciatoie ed informazioni aggiuntive - L'utente che esegue questa operazione deve appartenere al gruppo Administrators, per il servizio aggiunto all'elenco dei servizi tramite -INSTALL è System Local, quindi se l'utente non appartiene al gruppo Administrators sicuramente il servizio darà dei problemi. Non è da © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 105 dimenticare che i servizi ARXivar devono avere i permessi di scrittura e lettura sul vostro file system. - E' possibile aprire la finestra Esegui da tastiera con la combinazione dei tasti Windows + R. - Da qui è possibile recuperare l'elenco dei servizi Windows di ARXivar. Casi particolari. Nel caso vi troviate a dover disinstallare ARXivar Server si potrebbe verificare che qualche servizio quando disinstallato dalla procedura di rimozione non venga eliminato dall'elenco dei servizi di windows, In questo caso, non esistendo più il relativo file eseguibile del servizio dovete procedere procedere come segue. - C on un utente del gruppo Administrators di Windows da start esegui digitare il comando cmd e dare invio. - dalla finestra Command che vi appare dovete digitare quanto segue: SC delete (nome del servizio da rimuovere). Il nome del servizio da passare come argomento al comando SC delete lo dovete tramite la console dei servizi di Windows, dalla finestra proprietà del servizio rimasto in elenco (click con tasto destro del mouse sul servzio, quindi voce proprietà). - Per il comando SC delete è importante utilizzare la finestra richiamabile da start-esegui cmd piuttosto che impartire il comando direttamente da start-esegui, questo perchè dalla shell Command potrete vedere se l'operazione di rimozione termina con successo oppure no. Ricordatevi che se durante queste operazioni la console dei servizi fosse rimasta aperta dovrete aggiornarla tramite l'apposito pulsate aggiorna, oppure con la pressione del pulsante F5, o ancora chiudendo e riaprendo al console servizi Windows. Note aggiuntive (Download librerie OC R) Tutti i servizi vengono installati dalla procedura di setup di ARXivar Server. Per quanto riguarda il servizio OCR, nel caso venga effettuata la scansione OC R per i file aventi le seguenti esensioni: · TIF - JPG - BMP - DCX - GIF - PCX - PNG- PDF In questo caso è richiesto uno specifico pacchetto di setup recuperabile tramite download aggiuntivo relativo alle librerie OCR. A partire dalla versione 4.5.x di ARXivar dovrete effettuare il Download (sezione Tools, librerie OCR) e scaricare il pacchetto tramite il link avente descrizione "Librerie OC R versione 4.5.X o superiore. E' richiesta licenza aggiuntiva NUANCE.", il file di download è di 110Mb circa. Sempre nella stessa area di Download sono disponibili le lib r e r ie OCR compatibili con la versione precedente di ARXivar (valide fino alla versione massima d e lla 4.4.x ) © 2010 ABLE Tech Srl 106 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.3.1 Servizi Fax L'ARXivar ARXivar Fax Connector. Premessa C on il termine ARXivar Fax Connector si indica la tecnologia adottata da ARXivar per consentire la comunicazione tra ARXivar ed i più comuni server FAX . ARXivar risulta essere compatibile con i seguenti Server FAX ARXivar Fax Server (proprietario). Fax Server Windows Server 2003. FacSys. ZetaFax. FaxMaker RaightFax. L'argometo connettori fax è soggetto a nuovi aggiornamenti e nuove aggiunte, per comodità di aggiornamento e manutenzione della guida il capitolo "ARXivar C onnector" lo trovate a fine guida. Vai direttamente al capitolo ARXivar Fax C onnector. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 3.3.2 107 Servizio Repository Installazione del Servizio Repository di ARXivar Vedere anche: configurazione e debug del servizio Repository Premessa: La versione del servizio Repository rilasciata con la versione 4.5.x di ARXivar è la prima versione ufficiale, di conseguenza la seguente guida potrebbe essere sottoposta ad ulteriori modifiche e aggiornamenti fino al rilascio della versione definitiva. La seguente sezione della guida tratta argomenti relativi alla sola installazione del servizio. Per configurazione e verifiche corretto funzionamento vedere argomento correlato: configurazione e debug del servizio Repository Prerequisiti Sistema operativo: tutte le famiglie sistemi operativi Windows: - Windows Server a partire da Windows Server 2003 - Windows Desktop a partire Windows XP Prof SP3. - Windows Server e Desktop com Microsoft Framework 3.5 Service Pack 1. Il Framework 3.5 per le versioni di Windows Server 2008, Windows Vista e Windows Server è installabile non sa pacchetto di setup ma da Componenti aggiuntivi di Windows. - Installazioni di ARXivar con archiviazione su File system, l'utente con cui gira il Servizio Repository dovrà avere i diritti di scrittura e lettura sulle cartelle di archiviazione di ARXivar. Cartella del servizio Repository e installazione servizio. Tramite installazione di ARXivar Server o aggiornamento con Patch di ARXivar viene distribuito e installato il Servizio Repository. Dove viene distribuito ? A fine installazione o aggiornamento viene creata la cartella del servizio Repository (la cartella è " RepoService") la sua Path per valore predefinito è %Programfiles%\ARCHServer\RepoService. In questa cartella vengono distribuiti tutti i componenti necessari per la corretta installazione e configurazione del servizio Repository, compreso l'eseguibile del servizio stesso quale Arxivar.Server.exe" Installazione su sistemi operativi a 64bit C on sistemi a 64bit l'unica operazione richiesta è: © 2010 ABLE Tech Srl "Abletech. 108 Guida di ARXivar copiare il file ChilkatDotNet2.dll che trovate nella cartella %Programfiles% \ARCHServer\RepoService\64bit nella seguente cartella: %WinDir%\Assembly Nel caso questi fosse già presente confermarne la sovrascrittura. Verifica corretta installazione del Servizio Repository (32 e 64 Bit) E' possibile eseguire una prima verifica aprendo la console dei servizi di Windows come segue: - Da riga di comando (Start-esegui) digitare services.msc e dare invio, oppure - Se state leggendo la corrente guida sulla macchina dove avete installato il servizio cliccare qui, oppure - Da pannello di controllo - strumenti amministrativi - Servizi. Nell'elenco dei servizio dovrete individuare la seguente riga: Nell'immagine sopra il servizio si trova nello stato Avviato (Started), a fine installazione o aggiornamento lo troverete nello stato non avviato (C ampo vuoto). - L'installazione installa il servizio Repository ma non lo avvia. - L'aggiornamento di ARXivar tramite Patch, controlla esistenza e stato del servizio, nel caso fosse già installato ferma il servizio, esegue l'aggiornamento e non ne effettua il riavvio. Prima configurazione Il servizio Repository va sempre in ogni caso avviato manualmente a fine configurazione (sia per nuova installazione o sia per aggiornamento tramite Patch), ponendo le proprietà di Stato e Tipo di avvio rispettivamente a "Avviato" e a secondo delle necessità "Automatico" o "Manuale", per installazione definitive ovviamente la proprietà "Tipo di avvio" dovrà essere impostata ad Automatico. Se lasciato in "Manuale" al primo riavvio della macchina il servizio Repository non verrà eseguito. In caso di primo avvio è consigliabile procedere come segue: Da riga di comando (si veda sotto figura 1) eseguire il servizio Repository in modalità debug, eseguendo il file Abletech.Arxivar.Server.exe passando come argomento /debug (l'argomento è case in-sensitive). © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 109 fig. 1, eseguire da riga di comando il servizio repositori in modalità debug. Importante: E' possibile eseguire il servizio di Debug esclusivamente se il servizio e nello stato non avviato. L'esecuzione del servizio da riga di comando quando il servizio è già in esecuzione "Stato: Avviato", si riceve un messaggio di errore visualizzato all'interno di una shell di DOS (con caratteri di colore rosso) informandovi che il servizio è già in esecuzione. (NB.: Il fatto che il servizio stia girando non significa che sia correttamente configurato). Perchè eseguire in modalità debug il servizio Repository. La corretta esecuzione del servizio tramite il parametro /debug produce il risultato simile al particolare di figura 2 contenuto all'interno di una finestra Shell DOS. fig. 2, il servizio repository in modalità di debug. L'esecuzione del servizio in modalità di Debug consente di: - Verificare la corretta funzionalità del servizio - La porta sulla quale il servizio si mette in ascolto. Questa informazione vi consentirà di configurare in modo corretto la vostra installazione di ARXivar per l'utilizzo del servizio Repository, inoltre vi da la possibilità di configurare in modo corretto eventuali Firewall. © 2010 ABLE Tech Srl 110 Guida di ARXivar Prendete nota del numero della porta indicato evidenziato in figura 2 (N.B.: Il vostro potrebbe differire da :8732), l'End Point di vostro interesse dovrà essere net.tcp E' possibile terminare l'esecuzione del servizio in modalità di DEBUG tramite la pressione su tastiera del pulsante Q dove "Comando (? x Help)" nella finestra della Shell di debug del servizio stesso. Una volta chiusa la sessione di debug è possibile aprire la console dei servizi di Windows (start esegui services.msc) ed impostare l'esecuzione del servizio ad Automatico e modificando lo stato in "Avviato". E' possibile modificare le proprietà di un servizio di Windows cliccando con il pulsante destro del mouse sul nome del servizio desiderato e selezionando la voce "Proprietà" dal menu contestuale che vi appare. Abilitare ARXivar al corretto utilizzo del Servizio Repository. fig. 3, Impostazione del servizio repository lkato ARXivar Server. Eseguire ARXivar Server, cliccare su servizi quindi su gestione Configurazione Servizio Repository vi appare la maschera di figura 3 dove, IMPORTANTE dovrete indicare l'indirizzo dell'end point del servizio Repository secondo la seguente forma: protocollo di comunicazione net.tcp:// a seguire l'indirizzo IP della macchina dove avete installato e gira il servizio Repository dunque per esempio a seguire: net.tcp//192.168.2.2 e per finire due punti, numero della porta e indirizzo servizio ottenendo net.tcp://192.168.2.2:8732/Arxivar/Documenti/V1 © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 111 Inserito l'indirizzo dell'End point del servizio Repository dovrete selezionare la casella di controllo Attiva servizio (come mostrato sopra in figura 3). N.B.: Il numero della porta lo potete recuperare eseguendo in modalità di debug il servizio Repository come precedentemente indicato sopra al paragrafo "Perchè eseguire in modalità debug il servizio Repository" L'indirizzo IP corretto lo potete recuperare, eseguendo sulla macchina dove gira il servizio Repository, da riga di comando (start - esegui - cmd, invio ) nella finestra della Shell DOS digitare il comando ipconfig e dare invio Installazione manuale del Servizio Repository Nel direttorio "RepoService", che troverete all'interno della directory principale di ARXivar Server (percorso di default %ProgramFiles%\ARCHServer\). Nella cartella RepoService, troverete tutti i componenti necessari. L'unico file che consente iterazione con l'utente (s i veda: configurazione del s ervizio Repos itory qui) è il file eseguibile del servizio stesso, e si chiama "Abletech.Arxivar.Server.exe". Il servizio viene solamente aggiunto all'elenco dei servizi di Windows durante dalle procedure di installazione o di aggiornamento ARXivar Server. Sarà compito del operatore che segue le operazioni di installazione o aggiornamento stabilirne "Tipo avvio" e "Stato" che dovranno essere: · Stato = Avviato · Tipo di avvio = Automatico Il servizio non viene automaticamente avviato semplicemente perchè prima del suo utilizzo il servizio va configurato. Sempre nella directory "RepoService" presente nella cartella di installazione di ARXivar è possibile trovare dei file aventi le seguenti estensioni: · .InstallLog · .InstallState entrambe sono file di log contenenti informazioni relative alle operazioni di aggiunta del servizio all'elenco dei servizi di Windows, i file di aventi le estensioni .InstallLog ed .InstallState sono in formato testo ed entrambe consultabili tramite un qualsiasi editor di testo. Si consiglia la loro consultazione nel caso il servizio repository non risultasse presente nella console dei servizi di Windows. I rimanenti file del direttorio "RepoService" sono componenti utilizzati dal servizio stesso, non vanno per nessun motivo spostati o modificati. © 2010 ABLE Tech Srl 112 Guida di ARXivar Distribuire il del servizio Repository. E' possibile installare il servizio Repository in posizioni diverse da quella di default, anche su un server diverso da quello utilizzato per ARXivar Server. Basterà copiare tutto il contenuto della cartella RepoService nella nuova posizione. Sulla nuova macchina ospite del servizio Repository dovrà essere presente il Microsoft Framework 3.5, in caso contrario il servizio non sarà in grado di funzionare. Nel caso sia necessario spostare il servizio seguire la seguente procedura: · Se lo stato del servizio Repository è "Avviato" il servizio va arrestato. · Da riga di comando eseguire il servizio passandogli l'argomento /uninstall · A fine dell'esecuzione con argomento /uninstall solo se terminata con successo, SPOSTARE la cartella RepoService o tutto il suo contenuto nella nuova posizione designata. · Dalla nuova posizione e sempre da riga di comando, eseguire il servizio, in questo caso passando l'argomento /INSTALL (il passaggio degli argomenti è case in sensitive) Indipendentemente dalla sua posizione a installazione avvenuta, per poter sfruttare tutte le potenzialità del servizio Repository bisogna eseguirne la corretta configurazione. Solo in questo modo le postazioni ARXivar client, saranno in grado di raggiungere e comunicare con il servizio, si veda Sezione C onfigurazione servizi, paragrafo Servizio Repository. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4 Configurazione servizi © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione dei servizi Windows di ARXivar. premessa C on l'installazione di ARXivar Server vengono distribuiti anche tutti i servizi Windows di ARXivar. Tutti i gli eseguibili dei servizi Windows di ARXivar per default vengono installati nello stesso direttorio di ARXivar Server. Nel C apitolo "Configurazioni servizi" troverete una sezione dedicata ad ogni singolo servizio installato. Le sezioni relative alla configurazione di ogni singolo servizio è raggiungibile da "Vedere anche" di questa pagina, oppure dal menu della guida. Per l'argomento servizi Fax è stato dedicato un intero capitolo a fine guida. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 113 Vedere anche: C onfigurazione del servizio Fascicoli C onfigurazione del servizio Barcode C onfigurazione del servizio Repository C onfigurazione del servizio OC R C onfigurazione del servizio C ollegamenti C onfigurazione del servizio Backup C onfigurazione del servizio di Schedulazione (gestione notifiche) C onfigurazione del servizio Fax (il Capitolo 11è interamente dedicato alla gestione dei servizi fax) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.1 Servizio Repository Configurazione del Servizio Repository. Premessa: In questa sessione della guida viene mostrato come procedere alla configurazione di ARXivar per l'utilizzo del servizio Repository. Vengono esposti gli stessi argomenti già presentati nel paragrafo installazione del servizio Repository. Inoltre nella parte finale della seguente pagina potrete trovate un'apposita sessione "C osa fare se..." Prerequisiti Sistema operativo: tutte le famiglie sistemi operativi Windows: - Windows Server a partire da Windows Server 2003 - Windows Desktop a partire Windows XP Prof SP3. - Windows Server e Desktop com Microsoft Framework 3.5 Service Pack 1. Il Framework 3.5 per le versioni di Windows Server 2008, Windows Vista e Windows Server è installabile non sa pacchetto di setup ma da Componenti aggiuntivi di Windows. - Installazioni di ARXivar con archiviazione su File system, l'utente con cui gira il Servizio Repository © 2010 ABLE Tech Srl 114 Guida di ARXivar dovrà avere i diritti di scrittura e lettura sulle cartelle di archiviazione di ARXivar. Prima configurazione Il servizio Repository va sempre in ogni caso avviato manualmente a fine configurazione (sia per nuova installazione o sia per aggiornamento tramite Patch), ponendo le proprietà di Stato e Tipo di avvio rispettivamente a "Avviato" e a secondo delle necessità "Automatico" o "Manuale", per installazione definitive ovviamente la proprietà "Tipo di avvio" dovrà essere impostata ad Automatico. Se lasciato in "Manuale" al primo riavvio della macchina il servizio Repository non verrà eseguito. In caso di primo avvio è consigliabile procedere come segue: Da riga di comando (si veda sotto figura 1) eseguire il servizio Repository in modalità debug, eseguendo il file Abletech.Arxivar.Server.exe passando come argomento /debug (l'argomento è case in-sensitive). fig. 1, eseguire da riga di comando il servizio repositori in modalità debug. Importante: E' possibile eseguire il servizio di Debug esclusivamente se il servizio e nello stato non avviato. L'esecuzione del servizio da riga di comando quando il servizio è già in esecuzione "Stato: Avviato", si riceve un messaggio di errore visualizzato all'interno di una shell di DOS (con caratteri di colore rosso) informandovi che il servizio è già in esecuzione. (NB.: Il fatto che il servizio stia girando non significa che sia correttamente configurato). Perchè eseguire in modalità debug il servizio Repository. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 115 La corretta esecuzione del servizio tramite il parametro /debug produce il risultato simile al particolare di figura 2 contenuto all'interno di una finestra Shell DOS. fig. 2, il servizio repository in modalità di debug. L'esecuzione del servizio in modalità di Debug consente di: - Verificare la corretta funzionalità del servizio - La porta sulla quale il servizio si mette in ascolto. Questa informazione vi consentirà di configurare in modo corretto la vostra installazione di ARXivar per l'utilizzo del servizio Repository, inoltre vi da la possibilità di configurare in modo corretto eventuali Firewall. Prendete nota del numero della porta indicato evidenziato in figura 2 (N.B.: Il vostro potrebbe differire da :8732), l'End Point di vostro interesse dovrà essere net.tcp E' possibile terminare l'esecuzione del servizio in modalità di DEBUG tramite la pressione su tastiera del pulsante Q dove "Comando (? x Help)" nella finestra della Shell di debug del servizio stesso. Una volta chiusa la sessione di debug è possibile aprire la console dei servizi di Windows (start esegui services.msc) ed impostare l'esecuzione del servizio ad Automatico e modificando lo stato in "Avviato". E' possibile modificare le proprietà di un servizio di Windows cliccando con il pulsante destro del mouse sul nome del servizio desiderato e selezionando la voce "Proprietà" dal menu contestuale che vi appare. Abilitare ARXivar al corretto utilizzo del Servizio Repository. Eseguire ARXivar Server, cliccare su servizi quindi su gestione Configurazione Servizio Repository vi appare la maschera di figura 3 dove, IMPORTANTE dovrete indicare l'indirizzo dell'end point del servizio Repository secondo la seguente forma: protocollo di comunicazione net.tcp:// a seguire l'indirizzo IP della macchina dove avete installato il servizio Repository dunque per esempio a seguire: © 2010 ABLE Tech Srl 116 Guida di ARXivar net.tcp//192.168.2.2 e per finire due punti, numero della porta e indirizzo servizio ottenendo net.tcp://192.168.2.2:8732/Arxivar/Documenti/V1 Inserito l'indirizzo dell'End point del servizio Repository dovrete selezionare la casella di controllo Attiva servizio (come mostrato sotto in figura 3). N.B.: Il numero della porta lo potete recuperare eseguendo in modalità di debug il servizio Repository come precedentemente indicato sopra al paragrafo "Perchè eseguire in modalità debug il servizio Repository" L'indirizzo IP corretto lo potete recuperare, eseguendo sulla macchina dove gira il servizio Repository, da riga di comando (start - esegui - cmd, invio ) nella finestra della Shell DOS digitare il comando ipconfig e dare invio fig. 3, Impostazione del servizio repository lkato ARXivar Server. Verificare le porte già occupate da altri componenti software Sulla macchina dove installato il servizio da: start - esegui - utilizzare il comando netstat -a |more (dove |= al carattere pipe). oppure eseguire il programma netstat come segue: netstat -a 5 impartisce lo stesso comando ripetendo il controllo ogni 5 secondi, (CTRL+C per interrompere il ciclo di controllo). - In caso di problemi verificare le impostazioni del Firewall, se necessario includere nelle impostazioni avanzate del Firewall, sezione acconsenti programmi il programma "Abletech.Arxivar.Server.exe". © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 117 Alcune utili ed importanti considerazioni. · Quando andrete ad inserire l'indirizzo del servizio Repository nulla vi vieta di utilizzare il nome della macchina sulla rete al posto del suo indirizzo IP. Tuttavia è consigliabile utilizzare un indirizzo IP, esempio: net.tcp://192.168.2.2:8732/Arxivar/Documenti/V1 · Assicurativi che la porta non sia già in uso da qualche altro servizio e che non sia bloccata da eventuali Firewall. Nel caso si riceva messaggio di figura 2, significa che il vostro Firewall è attivo, non fermate il Firewall ma acconsentite l'accesso, tramite l'apposito pulsante. (nell'esempio di figura 2 si tratta del Firewall di Windows, la videata potrebbe essere diversa da Firewall a Firewall o da sistema operativo a sistema operativo) fig. 2, il servizzio è bloccato dal firewall · L'utente con cui gira il servizio Repository per default è "Sistema Locale". IMPORTANTE se anche solo una delle AOO di ARXivar utilizza una modalità di salvataggio su © 2010 ABLE Tech Srl 118 Guida di ARXivar File system, l'utente del Servizio Repository dovrà essere un utente con i privilegi massimi solo su tutti i percorsi di archiviazione per tutte le Aree Organizzative Omogenee con modalità di archiviazione su file File System. Modalità di debug servizio Repository E possibile eseguire il servizio Repository in modalità debug nel seguente modo: · Assicurarsi che il servizio non sia nello stato "Avviato" nel caso lo fosse Arrestarlo. · Eseguire il servizio da riga di comando passandogli l'argomento /debug (il passaggio degli argomenti è case in sensitive, sono consentite maiuscole e minuscole). L'esecuzione Già in questa modalità e senza impartire nessun comando sarà possibile vedere eventuali chiamate e come il servizio risponde ad esse. La console del servizio essendo di tipo avanzato, consente all'operatore, tramite dei semplici comandi (si prema "?" e si dia invio per ottenere l'elenco completo) di: · Attivare e disattivare il log · Filtrare l'elenco delle informazioni ricevute a log attivo · Invertire l'attività del filtro. (mos trare i valori che s oddis fano i criteri di filtraggio/mos trare i valori che non s oddis fano i criteri di filtraggio) · Ottenere l'elenco degli End point. In caso di porte già in uso uscire dalla sessione di debug (comando Q) e fare riferimento all'argomento sopra esposto "Porte utilizzate dal servizio Repository" Nel caso si ottenga il messaggio di figura 4 significa che si cerca di attivare più istanze di debug... © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 119 fig. 4, messaggio di essore dalla console di debug. Lato client non è richiesta nessuna configurazione, se dalla finestra di figura 1 non venisse selezionata la casella di controllo attiva servizio, le attività di scrittura e lettura dei documenti di ARXivar avverrano utilizzando la tecnologia standard di ARXivar. In altri casi se il servizio Repository dovesse essere attivo, sia come stato del servizio Windows sia come configurazione in ARXivar server e lato client non ottenente nessun risultato positivo procedere come segue: Dal client ARXivar che non riesce ad archiviare o visualizzare documenti dovrete individuare la cartella %WinDir%\system32\Archsystem, in questa cartella dovrete individuare i file con estensione .XML, il nome è composto da anno,mese e giorno più "_log.xml" esempio "20090723_Log.xml". Una volta individuato potrete aprirlo tramite doppio click, il suo contenuto sarà visualizzato all'interno del vostro Internet Browser predefinito. Questi documenti XML sono i file di log relativi alle chiamate effettuate dal client verso il servizio. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.1.1 Come fare se Come e cosa fare se Verificare le porte già occupate da altri componenti software: © 2010 ABLE Tech Srl 120 Guida di ARXivar Sulla macchina dove installato il servizio da: start - esegui - utilizzare il comando netstat -a |more (dove |= al carattere pipe). oppure eseguire il programma netstat come segue: netstat -a 5 impartisce lo stesso comando ripetendo il controllo ogni 5 secondi, (CTRL+C per interrompere il ciclo di controllo). All’avvio del servizio repository si riceve questo errore: Impossibile avviare il servizio. System.ServiceModel.AddressAccessDeniedException: HTTP non è stato in grado di registrare l'URL http://+:8000/Arxivar/Documenti/. Il processo non dispone dei diritti di accesso a questo spazio dei nomi. Per ulteriori dettag... ecc.. ecc.. Motivazione: L'utente con cui gira il servizio non dispone dei diritti di accesso su uno o più indirizzi utilizzati dal servizio stesso. Soluzione: Come prima cosa dovrete accedere alla finestra dei prompt dei comandi in modalità amministrativa. Per sistemi operativi quali Windows Server 2008 o Windows Vista tutti i comandi eseguiti dalla finestra Esegui sono eseguiti in modalità amministrativa. Se il comando 'Esegui' è disponibile da menu, vi sarà sufficiente cliccare su Perla (equivalente di Start Windows XP o precedenti) quindi Esegui. Nel caso la voce 'Esegui' non fosse disponibile, potrete utilizzare la seguente combinazione di tasti Windows+R, (per tasto Windows ci si riferisce al tasto con il logo Windows), oppure ancor più semplicemente, scrivendo nella nuova casella "Cerca" la parola Esegui, quindi nella finestra "Esegui" impartire il comando cmd e dare invio, in questo modo avrete accesso alla shell in modalità amministrativa, nel caso fosse attivo il controllo utente (UAC ) vi sara richiesto il consenso per continuare, cliccare su continua. Esegui come amministratore su Windows precedenti a Windows Server 2008, Vista e Windows 7: Nei sistemi Windows Server 2003 oppure Windows XP vi sarà possibile accedere alla finestra dei prompt dei comandi tramite il comando cmd, ma tramite pulsante destro del mouse su una qualsiasi voce di menu avente etichetta "Prompt dei comandi" (C ommand Prompt per OS in inglese), quindi selezionare "Esegui Come" (Run as su OS in inglese). Questo vi consentirà di accedere alla finestra Prompt dei comandi come Amministratore indipendentemente dal tipo utente utilizzato durante il login. Eseguire l'utilità Netsh dalla finestra dei prompt dei comandi in modalità amministrativa. Eseguito quanto sopra dalla finestra dei Prompt dei comandi scrivere: netsh http add urlacl url=http://+: 8000/Arxivar/Documenti/ user=DOMINIO\Nome Utente Dove 8000 sostituire il valore con il numero della porta corretto, dove Dominio con il nome del © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 121 Dominio in questione, nel caso la macchina fosse fuori dominio dovrete utilizzare il nome della macchina sulla rete, dove Nome Utente il nome dell'utente con cui gira il servizio. Potrete recuperare numero porta e rimanente percorso URL anche dal registro eventi di sistema (Event Viewer) nel messaggio di errore generato quando cercate di avviare il servizio. Inserito la stringa di comando completa dare invio, dovrete controllare il messaggio che riceverete in risposta, il quale non dovrà contenere ne Warning ne messaggi di Errore, ma ricevere esclusivamente un messaggio di operazione terminata con successo. E' possibile leggere i messaggi ricevuti dalle operazioni eseguite tramite riga di comando solo se eseguite all'interno della finestra "Prompt dei comandi", in altri casi la shell viene immediatamente chiusa e non vi sarà possibile leggerne i messaggi ricevuti. Riavviare il servizio Repository. A questo punto vi sarà sufficiente avviare il servizio. Se il comando Netsh è stato eseguito nel modo corretto il servizio dovrebbe partire girando con l'utente creato ad hoc. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.2 Servizio Fascicoli Configurazione del servizio Fascicoli Per accedere alla configurazione del servizio fascicoli eseguire quanto segue: Eseguire: ARXivar Server e dalle seguenti Coordinate selezionare: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "C onfigurazione Servizio Fascicoli", appare la finestra di figura 1. © 2010 ABLE Tech Srl 122 Guida di ARXivar Fig. 1, configurazione servizio Fascicoli E' possibile configurare il servizio fascicoli con due differenti modalità. La prima ad intervalli regolari ogni 'n' minuti impostati in "Esegui la fascicolazione automatica ogni", se così configurato il servizio eseguirà la fascicolazione dei vostri documenti in modo continuo, nell'esempio di figura 1 una volta ogni ora (60 minuti). La seconda una sola volta al giorno allo scadere dell'orario impostato in "Avvia quotidianamente la fascicolazione alle ore", in questo caso il servizio viene eseguito solo una volta al giorno. Le regole di fascicolazione applicate dal servizio sono create dall'utente tramite l'apposita funzionalità lato client. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.3 Servizio Barcode Configurazione del servizio Bar code. Vedere anche: estensioni file accettate dal servizio barcode. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 123 Per accedere alla configurazione del servizio bar code procedere come segue: Eseguire: ARXivar Server e dalle seguenti: Coordinate selezionare: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "C onfigurazione Servizio Barcode", appare la finestra di figura 1. Fig. 1, configurazione del servizio barcode Il servizio barcode consente l'archiviazione massiva di documenti precedentemente profilati ma non ancora acquisiti Cartella barcode: Definire la cartella dove verranno salvati i documenti acquisiti, generalmente tramite tecniche di scan to folder. Grazie al servizio bar code le immagini presenti nella cartella saranno associate ai profili precedentemente acquisiti. Attiva log dettagliato (1) - Se attivato sarà generato il relativo file di log dettagliato, si consiglia di attivare questa opzione solo durante le fasi iniziali di configurazione, una volta stabilito che la configurazione del servizio copre a pieno le vostre esigenze l'opzione Attiva log avanzato andrebbe © 2010 ABLE Tech Srl 124 Guida di ARXivar disattivata. Opzioni Scansioni Barcode (2 -3 e 4) , 2 attiva la pulizia dei punti neri che a volte è possibile trovare nei bar code non perfettamente stampati. 3 Attiva il log per la segnalazione di bar code orfani, cioè quando il barcode letto non è associabile a nessun profilo. 4 se selezionato tutti gli allegati saranno sovrascritti. Regola di spezzatura pagina (5) - Se selezionato in documenti composti da più pagine l'etichetta del bar code va posizionata sull'ultima pagina. Archiviazione (6) - Se selezionato l'archiviazione del documento avviene con l'utente selezionato, l'utente deve essere selezionato tramite la casella combinata di destra. Estensioni accettate dal servizio barcode. Il componente utilizzato dal servizio barcode o dalla scansione di documenti con etichetta barcode, è in grado di individuare codici Barcode all'interno dei vostri documenti solo se questi rientrano nelle seguenti categorie: TIF (bianco nero e colore, colore sconsigliato) - JPG - BMP - GIF - PDF (sia vettoriale che immagine) PNG Il componente utilizzato per la rilevazione dei codici a barre, in realtà effettua una conversione del formato di partenza (TIF,JPG,BMP,GIF,PDF e PNG) nel formato BMP in bianco nero, questo permette una pulizia del codice a barre stesso, diminuendo esponenzialmente la percentuale di errore in lettura barcode. Tra tutti i formati sopra citati non danno alcun problema, escludendo il formato TIF a colori essendo quest'ultimi uno dei formati immagine più pesante da gestire, se ne sconsiglia l'utilizzo in accoppiata al servizio Barcode. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 3.4.4 125 Servizio OCR Configurazione del Sevizio OCR. Vedere anche: Wizard per attivazione servizi Full-Text Premessa Il servizio OCR consente di estrapolare testo dai vostri documenti, questo vi consentirà di ritrovare i vostri documenti non solo impostando criteri di ricerca su campi di profilo ma estendendo questa possibilità anche sul contenuto di tutto un documento, immagini escluse. Questa tecnologia, nell'arco degli anni a conosciuto diverse implementazioni e sviluppi, anche ARXivar, che ne ha seguito sviluppi e migliorie vuole mantenere aggiornato il servizio basato sulla tecnica del riconoscimento ottico dei caratteri. A partire dalla versione 4.5.1 viene distribuito il nuovo componente software che si occupa di catturare tutto il testo contenuto nei vostri documenti utilizzando cosi la nuova tecnologia in esso contenuta. Per maggiori chiarimenti si vedano specifiche tecniche a piè pagina. Servizio OCR Per accedere alla configurazione del servizio OC R procedere come segue: Eseguire: ARXivar Server e dalle seguenti: Coordinate selezionare: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "C onfigurazione Servizio OC R", appare la finestra di figura 1. © 2010 ABLE Tech Srl 126 Guida di ARXivar Fig. 1, finestra per la configurazione del servizio OCR Il servizio OC R esegue l'OC R dei documenti archiviati in ARXivar su quanto stabilito in regole di acquisizione OC R, dove è possibile definire per ogni Area organizzativa quali saranno le classi documentali prese in considerazione dal servizio OC R. Frame Impostazioni Generali - Data ultima lettura. Questo parametro viene aggiornato automaticamente dal servizio stesso. Modificando il valore della data e orario ultima lettura, ad una data o orario precedenti l' ultima data di lettura il servizio rieseguirà la scansione OC R su tutti i documenti che soddisfano le regole di acquisizione OC R. Minuti Ciclo Servizio. E' possibile definire in minuti la frequenza di esecuzione servizio, esempio Minuti ciclo servizio = 60' le regole di acquisizione OC R saranno eseguite una volta ogni ora. Attiva Log dettagliato attività. Questa casella di controllo se selezionata consentirà di tracciare tutte le operazioni eseguite dal servizio OC R in apposito file di log. Si consiglia di attivare la tracciabilità log solo durante le fasi iniziali di configurazione servizio. Quando stabilito che il servizio OC R esegue il suo lavoro come stabilito questa modalità andrebbe disattivata e riattivata solo in caso di necessità. Frame Regole di acquisizione OCR - Area Organizzativa. Dalla casella combinata "Area organizzativa" è possibile selezionare l'Area organizzativa per consentire il © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 127 caricamento delle relative tipologie documentali sulle quali il servizio OC R andrà ad effettuare l' acquisizione OC R. Selezione tipologia documentale. L'esplosione delle tipologie documentali avviene per singola Area Organizzativa. Selezionata la AOO viene una struttura ad albero contenente tutte le tipologie documentali figlie della AOO in quel momento selezionata. Per decidere quale tipologia documentale sarà presa in considerazione dal servizio OC R è sufficiente spuntare la casella di controllo posta alla sua sinistra. Per selezionare tipologie documentali figlie di altre AOO sarà sufficiente cambiare l'area organizzativa e selezionare le tipologie documentali da sottoporre all'acquisizione OC R. Attiva OCR su nuovi documenti Tramite questa casella di controllo è possibile forzare l'acquisizione OC R sul documento al momento della sua archiviazione. Revisioni La scheda revisioni consente di impostare le regole di acquisizione OC R nello stesso modo di "Impostazioni regole di acquisizione OC R su nuovi documenti", in questo caso il servizio OC R applicherà le regole di acquisizione quando viene creata una revisione su un documento già archiviato. Specifiche tecniche del nuovo componente per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) A partire dalla versione 4.5.1 di ARXivar tutte le operazioni di acquisizione testo tramite OCR sono delegate lato server. Non avrà più significato scaricare dai nostri server le librerie OCR per client, ammesso non si stia lavorando utilizzando ancora la precedete tecnologia che sarà disponibile solo per versioni 4.5.x installate tramite upgrade software di una versione precedente la 4.5.1. Alcuni esempi. C hi aggiorna ARXivar ad una versione 4.5.x provenendo da una 4.4.x o precedenti (s i veda Specifiche tecniche - ARXivar Upgrade) potrà utilizzare la precedente tecnologia oppure sfruttare la nuova, che viene distribuita tramite l'aggiornamento. C hi installera direttamente la nuova versione di ARXivar 4.5.1 il servizio sarà configurato per default con la nuova tecnologia, nel caso si volesse comunque utilizzare la precedente tecnologia dovrà procedere come quanto qui esposto. © 2010 ABLE Tech Srl 128 Guida di ARXivar Note tecniche e di configurazioni delle due differenti tecnologie Premessa: Il servizio OC R rilasciato con la versione 4.5.x di aggiornamento si avvia automaticamente utilizzando la precedente tecnologia in modo da poter evadere le richieste di OC R di tutta una serie di estensioni di documenti quali: · DOC - XLS - PPT - RTF - TXT - LIC - XML - SQL · PDF (no PDF immagine solo vettoriali grazie al componente xpdfviewer) Questa tipologia di documenti non richiede la registrazione di nessun tipo di licenza, sia con nuova e sia con la vecchia tecnologia. Mentre per i documenti aventi le seguenti estensioni: · TIF - JPG - BMP - DCX - GIF - PCX - PNG · PDF (sia immagine che vettoriali con vecchia o nuova tecnologia) essendo documenti di tipo immagine necessitano di una licenza di utilizzo con entrambe le tecnologie (nuova o precedete) . La registrazione della licenza sarà richiesta solamente per la nuova tecnologia, le licenze precedentemente installate con versioni antecedenti la 4.5.x continueranno ad essere valide e potranno essere comunque utilizzate. L'attivazione di una tecnologia piuttosto che l'altra, prevede la modifica del file DocsSetup.LST lato server. Il file DocsSetup.LST lo trovate nella cartella di installazione di ARXivar Server, ed è modificabile con un qualsiasi edito di testo (consigliato notepad.exe o simili, per evitare l'aggiunta involontaria di caratteri speciali), la modifica di questo file deve essere fatta da persone esperte, si consiglia copia di backup). Alcuni scenari di configurazione: 1. Aggiornamento di una 4.2.x, 4.3.x o 4.4.x con servizio OCR installato: · Nel file DocsSetup.LST non viene inserita la chiave OMNIPAGE o viene inserito “OMNIPAGE = 0” · Il servizio lavora in modalità precedente teconologia (Componenti LEAD) 2.Aggiornamento di una 4.2.x, 4.3.x o 4.4.x con servizio OCR non installato: · Nel file DocsSetup.LST viene inserita la chiave “OMNIPAGE = 1” · Il servizio quando verrà installato lavorera in modalità OMNIPAGE · Dovrà essere acquistata la licenza OCPL (per la nuova tecnologia) © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 129 3. Installazione di una 4.5.1 o aggiornamento di una versione BETA o Release Candidate della 4.5 · Nel file ini viene inserita la chiave “OMNIPAGE = 1” · l servizio quando verrà installato lavorerà in modalità OMNIPAGE · Dovrà essere acquistata la licenza OCPL (per la nuova tecnologia) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.4.1 Wizard attivazione servizi Full Text Wizard per l'attivazione dei servizi Full-Text Premessa Il servizio OCR di ARXivar trova la sua maggiore utilità nelle ricerche per contenuto dei documenti, se attivo eseguirà un'estrapolazione del testo contenuto nei documenti che ne rispettino i prerequisiti richiesti. Il testo così ottenuto viene memorizzato in un apposito campo del database di ARXivar, e messo a disposizione del motore di ricerca di ARXivar. Per esempio si potrebbe richiedere ad ARXivar di restituire tutti i documenti di tipo Fattura di vendita dove sia contenuta la parola "IVA al 18%", in questo caso si parla di ricerche semplici tramite predicato LIKE. Le ricerche semplici non richiedono necessariamente la presenza di un servizio Full-Text, mentre la richiesta di ricerche più complesse, come ricercare documenti che contengano le seguenti porzioni di testo "IVA al 18" AND "Servizio di Hosting" OR "Servizio manutenzione" AND "(BS)". Altre combinazioni possibili sono mostrate in figura 1 (si veda finestra di ricerca di ARXivar C lient ). Ricerche di questo tipo richiedono un servizio di Full-Text e rispettivo catalogo. I servizi di Full-Text Per consentire ricerche complesse il motore di ricerca dei documenti di ARXivar si integra completamente con i servizi Full-Text forniti dai tre RDBMS compatibili con ARXivar e cioè Microsoft SQL Server, Oracle e MytSQL. Se la versione del vostro motore di Database fosse sprovvista del servizio Full-Text, il servizio OC R eseguirà comunque l'estrapolazione dei contenuti in formato testo dei vostri documenti, ma non vi sarà © 2010 ABLE Tech Srl 130 Guida di ARXivar possibile sfruttare a pieno le potenzialità di ricerca messe a disposizione dai cataloghi Full-Text. fig.1, questa finestra è visualizzabile dalla finestra di ricerca di ARXivar, solo in presenza di cataloghi full-text. In questo paragrafo saranno esposte le modalità di attivazione del servizio Full-Text di SQL Server versioni 2005 e successive, o Express Edition with Advanced Services, per i rimanenti RDBMS utilizzabili con ARXivar fare riferimento direttamente ai siti ufficiali dei produttori, (Oracle - MySQL). Verificare la presenza del servizio Full-Text. Per quanto riguarda Microsoft SQL Server, il modo più semplice per verificare la presenza del servizio Full-Text è tramite Start - Programmi - Microsoft SQL xxxx - Strumenti di configurazione - Gestione configurazione SQL Server. (il servizio Full-Text di Microsoft SQL server, nelle versioni Express Advanced non viene installato di default, ma solo tramite installazione personalizzata). In figura 2, raggiungibile da "Gestione configurazione SQL Server", è ben visibile il servizio Full-Text nello stato Avviato e nella modalità di avvio Automatico. fig. 2, la presenza e lo stato del servizio full-text di Microsoft Sql Server © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 131 In ARXivar server, e precisamente alle coordinate di menu, Configurazione - Gestione Full-Text, vi sarà possibile, tramite la maschera di figura 3, eseguire la procedura guidata per creare un catalogo Full-Text, e schedularne i necessari aggiornamenti impostando un orario giornaliero di esecuzione. Va evidenziato che nel caso il sevizio Full-Text non fosse nello stato di figura 2, e in special si trovasse nello stato interrotto, la procedura guidata di figura 3, sarà in grado di avviare il servizio, cambiandone lo stato da Interrotto ad In esecuzione. La modalità di avvio, nel caso lo fosse Manuale resterà tale, In questo caso sarà vostro compito modificare la modalità di avvio da Manuale ad Automatico. In caso contrario al primo riavvio del server il servizio Full-Text resterebbe fermo, ed il vostro catalogo aggiornato alla sua all'ultima elaborazione... risultato: la ricerca Full-Text fallirebbe per i documenti archiviati a partire dalla data successiva l'ultimo riavvio del sistema, causando così problemi di difficile individuazione. fig. 3, procedura guidata per attivazione servizio full texr ed schedulazione agiornamento catalogo. Un'altra utile funzione della finestra di figura 3 è l'importazione di un eventuale dizionario di parole da non considerare. Il termine tecnico utilizzato per identificare dizionari di questo tipo è Noise (tradotto sarebbe rumore, disturbo). Per default, i dizionari Noise hanno il seguente nome: Noise.localizzazione, esempio Noise.ita per i termini in italiano, Noise.eng per i termini inglesi e così via. Utilizzare i file Noise consente di mantenere i cataloghi Full-Text più leggeri non tenendo in considerazione particolari termini che sicuramente non saranno presenti nei vostri documenti. © 2010 ABLE Tech Srl 132 Guida di ARXivar La ricerca full-text viene eseguita su parole e frasi utilizzando le regole di una determinata lingua, per questo motivo, quando si installa Microsoft SQL Server si consiglia di rispettare la localizzazione del sistema: (Windows in Italiano - SQL Server in Italiano). Gli indici di ricerca full-text vengono generati in base a particolari tipi di colonne delle tabelle dei database presenti nella vostra istanza di SQL server, il servizio di full text di Microsoft SQL Server tiene in considerazione solo le colonne che rispettano gli appropriati tipi di dato (char, varchar, nvarchar, varbinary[max] e image). Le funzionalità del servizio Full-Text sono disponibili indipendentemente da ARXivar, ARXivar non fa altro che sfruttare a pieno le potenzialità di questa tecnologia. C ome già detto il servizio Full-Text è disponibile anche nelle versioni gratuite di Express, ma come è noto tali versioni non comprendo il servizio Agent di SQL creando cosi una limitazione, che si traduce nell'impossibilità di utilizzare questa tecnologia nelle istanze utente di SQL Server. Si veda Funzionalità valide solo per versioni Microsoft SQL server qui a seguire. Funzionalità valide solo per versioni di Microsof SQL Server a pagamento. Tramite l'utilizzo della procedura guidata per la gestione Full-Text di ARXivar Server (figura 3); a fine elaborazione oltre che avviare il servizio Full-Text, (n.b. la procedura guidata avvia solo il servizio Full-Text, non ne cambia la m o d a lità d i a v v io , che rimarrebbe manuale se impostata come tale). ARXivar Server crea anche un Job di nome ArxFTJob, si veda figura 4. Sarà possibile interagire con tale processo, tramite un'istanza utente (Management SQL Studio) esclusivamente con versioni diverse da quelle Express. Questo perchè solo per tali versioni Microsoft ha introdotto questo tipo di limitazione. fig. 4, il processo per l'aggiornamento del catalogo full-txt. Questa limitazione comunque non pregiudica l'utilizzo di ricerche Full-Text da parte di ARXivar Client che sarà comunque in grado di sfruttare tutte le potenzialità messe a disposizione da un catalogo Full-Text correttamente installato. Non vi sarà possibile eseguire manualmente il processo di aggiornamento del catalogo Full-Text (figura 5). Sempre per la mancanza del servizio Agent non vi sarà possibile eseguire altre operazioni di controllo, gestione degli avvisi ed altre operazioni di amministrazioni. Questo non vi deve portare a pensare che il servizio Full-Text installato tramite una versione Express sia mancante di funzionalità, in realtà è completo di tutte le sue funzionalità come se fosse stato installato con una versione di SQL Server a pagamento, la vera limitazione imposta da Microsoft è la mancanza del servizio di Agent, che ne impedisce l'interfacciamento con l'utente. Avvisi e notifiche, comodamente consultabili tramite SQL Agent lo sono altrettanto tramite l'Event Viewer del sistema operativo dove installata la vostra istanza di Microsoft SQL Server Express Edition with Advanced Services. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 133 fig. 5, Termine dell'essecuzione dell'aggiornamento catalogo eseguito tramite l'agent di SQL Server Altre informazioni a tale riguardo, saranno a breve disponibili sul sito ufficiale di ARXivar nella sezione FAQ. Quando la sezione FAQ sarà disponibile vi sarà comodamente possibile raggiungere le FAQ di ARXivar cliccando su questo Link che sarà opportunamente attivato. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.5 Servizio Collegamenti Configurazione del servizio Collegamenti Premessa Il servizio consente la creazione di associazioni tra documenti in modo automatico ed è probabilmente uno degli esempi più validi di interfacciamento tra ARXivar e realtà già esistenti. Tipicamente le informazioni relative alle relazioni tra alcune tipologie di documenti sono già contenute all’interno degli ERP come offerte, preventivi, ordini, fabbisogni, documenti di trasporto, fatture, dati contabili, anagrafiche clienti fornitori, ecc.. Il servizio permette di estrarre queste informazioni e relative relazioni ed utilizzarle per relazionare a sua volta i documenti archiviati in Arxivar. © 2010 ABLE Tech Srl 134 Guida di ARXivar Il servizio collegamenti entra in funzione ogni qual volta venga archiviato un documento nuovo della classe documentale definita oppure quando viene modificato un documento anche in questo caso, della classe documentale definita all’interno di ARXivar, con o senza abilitazione alla revisione. Modalità di esecuzione del servizio. Le modalità di utilizzo del servizio sono tre. - Tramite gestione servizi di Windows. - C on iterazione dell'utente da ARXivar client (Pannello di ricerca, menu comandi, cassetto Organizza, sezione Relazioni, voce Ricalcola con servizio). - Tramite apposita funzione esposta dal Software Development Kit di ARXivar. La configurazione del servizio Collegamenti è raggiungibile da ARXivar Server, tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "C onfigurazione Servizio C ollegamenti", appare la finestra di figura 1. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi fig.1, configurazione servizio collegamenti 135 00 Impostazioni Generali - Amministra automaticamente il calcolo delle relazioni Attivare il flag , per far partire il servizio collegamneti e tenere traccia dei documenti che devono essere elaborati da questo servizio. Minuti ciclo servizio È poi necessario impostare l’intervallo di tempo tra un ciclo e l’altro del servizio, questa impostazione è resa possibile tramite la casella di testo "Minuti ciclo servizio". Data ultima lettura In “Data ultima lettura” viene mostrata l’ultima data/orario di elaborazione dei documenti con questo servizio. Indica cioè l’ultima volta che il servizio ha effettuato un controllo per l’elaborazione dei documenti. E' possibile forzare una nuova esecuzione del servizio inserendo una data/ora precedente data/ora di sistema, è possibile apportare questa modifica tramite il pulsante © 2010 ABLE Tech Srl . 136 Guida di ARXivar Abilita la scrittura del log dettagliato per il Debug La casella di controllo “Abilita la scrittura del log dettagliato per il Debug” se selezionata consente di scrivere un log contenete ogni singola operazione eseguita dal Servizio C ollegamenti, in modo da poter eseguire un controllo dettagliato delle diverse fasi di elaborazione del servizio. C ome sempre si consiglia di utilizzare questa funzionalità solamente in caso di necessità, generalmente viene attivata durante le prime fasi di configurazione del servizio o modifica delle stesse. E bene sapere che i log dettagliati se lasciati attivi nel giro di poco tempo creano dei file di testo di notevoli dimensioni. Servizio relazioni e classi documentali Il servizio relazioni è in grado di creare delle relazioni tra documenti appartenenti a diverse classi documentali, tuttavia necessità si una classe documentale di riferimento. Per esempio si potrebbe decidere di creare delle relazioni tra documenti partendo dalle fatture di vendita, in questo caso saranno messi in relazione documenti del tipo: documenti di consegna (DDT), ordine/ordini clienti, offerta/offerte clienti, in definitiva tutti i documenti emessi fino alla fattura cliente finale, l' obbiettivo finale è quello di rendere possibile la ricerca di tutto i documenti tra di loro relazionati. Premere questo pulsante per selezionare la classe documentale di partenza. alla sua pressione deve apparire l'apposita finestra per la selezione della classe documentale. Selezionare questo pulsante per creare una nuova regola di connessione tramite la finestra di figura 2. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 137 fig. 2, particolare della finestra per le impostazioni delle relazioni tra diverse tipologie documentali Nome regola: In questa casella di testo dovrete inserire il nome della regola, il servizio collegamenti è in grado di lavorare con più regole. Questo campo vi consente di identificare in modo specifico la regola e di poterla poi richiamare per eventuali successive modifiche. Area Organizz.: Tramite questa casella combinata vi sara possibile selezionare l'eventuale area organizzativa sulla quale desiderate limitare la ricerca dei documenti da collegare, se lasciata vuota saranno tenute in considerazione tutte le Aree organizzative. Fonte dati: Tramite il pulsante posto alla destra del campo fonte dati è possibile selezionare la fonte dati dalla quale reperire le informazioni grazie alle quali il servizio sarà in grado di mettere in relazione più documenti anche di tipologie differenti. La fonte dati puo essere di qualsiasi tipo ed utilizza le stringhe di connessione configurabili in ARXivar Server, dal menu C onfigurazione, quindi Stringhe di connessione, dove è possibile definire connessioni tramite driver ODBC , Microsoft OLEDB, file DNS e una connessione interna (verso lo stesso database di ARXivar). L'argomento stringhe di connessione non viene trattato in © 2010 ABLE Tech Srl 138 Guida di ARXivar questo paragrafo, per ora ci basta sapere che è lo strumento utilizzato dal servizio collegamenti per reperire, se necessario le informazioni da fonti dati esterni come potrebbe essere il vostro gestionale. Un esempio pratico Pensando ad una fattura di vendita, salvo casi estremi o vendita al dettaglio, una fattura di vendita è preceduta o addirittura generata da uno o più documenti di consegna (DDT), che a loro volta sono preceduti o generati da uno o più ordini cliente, che loro volta sono preceduti un numero un'offerta e cosi via a secondo delle realtà di interesse... Detto ciò, l'obbiettivo del servizio collegamenti è quello di creare un legame logico tra queste diverse tipologie documentali consentendone cosi una maggiore tracciabilità dei documenti delle diverse informazioni in essi contenute. Il tutto tramite il recuperò e relativa messa in relazione delle informazioni recuperate durante la profilazione del documento e quelle mancanti vengono recuperate direttamente da una fonte dati esterna. Definizione delle variabili e delle query da effettuare sulla fonte dati selezionata. Tramite questo pulsante è possibile creare le variabili da associare ad uno specifico campo di profilo (standard ed aggiuntivi) appartenenti alla classe documentale di partenza (nel nostro caso Ammin. FattCli di figura 1) ARXivar, queste variabili serviranno poi nella costruzione della clausola Where nella query di estrazione che il servizio andrà ad eseguire sull'origine dati definita in Fonte Dati. fig. 3, Query di estrazione su fonte dati esterna. Come il servizio valorizza le variabili da utilizzare nelle query di estrazione. In figura 3 viene mostrato un esempio pratico, dove la variabile CodCli sarà valorizzata durante l'elaborazione del servizio relazioni che andrà a recuperarne il valore dal campo Destinatario, quest'ultimo è il campo di profilo valorizzato da una precedentemente archiviazione in ARXivar delle fatture di vendita, per la precisione archiviate con la tipologia documentale Ammin.FattCli (fatture clienti) la stessa selezionata per questa regola. (Altre tipologie documentali non saranno tenute in considerazione). Valorizzata la variabile C odC li CodCli, nell'esempio di figura 3 stiamo utilizzando solo una variabile nulla vi vieta di utilizzare tante quanto necessario. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 139 Come il servizio esegue la query di estrazione. Il servizio eseguirà la query di estrazione recuperando i dati dalla fonte dati esterna selezionata in fase di definizione regola.La o le variabili da voi create saranno ora utilizzate per costruire i filtri necessari per la clausola WHERE. Nell'esempio di figura 3 saranno estratte tutte le fatture di vendita emesse dove il codice cliente (DBEsterno.Fatture.C odC li) è uguale al valore della variabile CodCli. Si presume che Il risultato della query contenga tutti i valori necessari, come per esempio le chiavi esterne che consentano di risalire ai DDT emessi per le fatture cosi estratte ed utilizzati nei passi successivi. La Query di estrazione viene eseguita su una tabella Fatture di un ipotetico database esterno, qui chiamato DBEstrerno, la sintassi dello script per la query di estrazione è di pura fantasia. La definizione di script corretti richiede la conoscenza del linguaggio SQL, il dialetto può variare da database a database. L'argomento sintassi di SQL non sarà trattato in nessun punto di questa guida. Cancellare una variabile Tramite questo pulsante è possibile eliminare una variabile precedentemente selezionata. Non è consentito modificare una variabile precedentemente creata in caso di errore bisogna procedere alla sua cancellazione e ricreare Utilizzo della variabile selezionata all'interno della SELECT Tramite questo pulsante è possibile spostare la variabile selezionata dall'elenco allo script che state creando nell'apposito riquadro, in questo modo è possibile evitare errori di sintassi, lo script si aspetta le vostre variabili nel formato <~NomeVariabile~>. Utilizzare le funzioni vb script Tramite questo pulsante è possibile creare delle funzioni script sui valori contenuti nelle variabili da voi definite, alcuni funzioni utilizzabili sono Left, Mid, Right, SubStr ecc... il nome della variabile deve essere sostituito da %%, per ottenere il primo carattere di sinistra della variabile C odC li dovrete definire la funzione in questo modo Left("%%",1). Aggiunta di una colonna od il suo valore Tramite questo pulsante è possibile aggiungere un campo di ARXivar all'interno dello script della query di estrazione, il campo sarà prelevato direttamente dall'elenco dei campi profilo, compresi i campi aggiuntivi della classe documentale di partenza. L'utilizzo del pulsante consente di aggiungere il campo utilizzando la sintassi corretta. E' da tenere presente che torna difficile individuare la natura di un errore all'interno di un costrutto script, il tasto verifica Select successivamente trattato non è in grado di stabilire l'origine esatta dell'errore. © 2010 ABLE Tech Srl 140 Guida di ARXivar Testare la sintassi dello script Tramite questo pulsante è possibile verificare eventuali errori nella query che state costruendo nell'apposito riquadro. La verifica ne simula l'esecuzione evidenziando possibili errori di sintassi, ciò non significa che venga poi restituito un set di record corrispondente alle vostre aspettative. Durante le fasi di configurazione è consigliabile attivare la scrittura del log avanzato. Definizione regola (fine parte prima) C ostruita la query per l'estrazione delle informazioni da una fonte dati esterna, avrete costruito solo la base di partenza della vostra regola. Ora si dovrà procedere nella definizione delle regole per la ricerca dei documenti precedentemente archiviati in ARXivar, con i quali il servizio provvederà a creare le relazioni logiche necessarie tramite i campi di profilo che soddisfano quanto stabilito dalla regola da voi creata. Su quali tipologie documentali il servizio Relazioni dovrà individuare i documenti da relazionare Tramite questo pulsante (di figura 4) passerete alla seconda fase. Prima di procedere vi sarà richiesto di salvare la regola, salvata la regola il passo successivo consiste nel definire su quali classi documentali il servizio dovrà effettuare le ricerche per creare le relazioni tra documenti.E' possibile considerare tutte le classi documentali di ARXivar, oppure limitare la ricerca solo per la o più classi documentali. Stabilire quali campi di profilo il servizio deve utilizzare per cercare il corrispondente valore nel campo della tabella esterna La pressione del tasto determina, dopo il salvataggio della regola, l'apertura di un'apposita finestra che vi consentirà di selezionare il nome del campo di Profilo che il servizio dovrà usare per creare la relazione in base al valore contenuto nel campo della tabella esterna selezionabile da figura 5. Se il valore del campo di profilo selezionato per la comparazione sarà uguale al valore contenuto nel campo della tabella esterna il documento in questione sarà candidato per la relazione. fig. 4, selezione dei campi da utilizzare per la ricerca. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 141 fig. 5, elenco dei campi tabella esterna Stabilire il grado di relazione tra documenti L'ultimo passo per la creazione di una regola di relazione documenti è visibile in figura 6 dove è possibile istruire il servizio Relazioni sull'operazione da eseguire quando vengono rilevate delle possibili relazioni tra documenti. Sempre tramite figura 6 è possibile stabilire la direzione della relazione che il servizio andrà a creare. Attiva la creazione di una relazione Tramite la casella di controllo "Attiva la creazione di una relazione" è possibile stabilire se il servizio deve creare la relazione tra i documenti candidati oppure non li deve tenere in considerazione. fig. 6, qui vengono definite le modalità di relazione tra documenti. Tipo parentela e direzione della relazione, (figlio-padre o padre-figlio) Tramite i due pulsanti di opzione di figura 6 è possibile stabilire il tipo di relazione che il servizio dovrà creare. E' Possibile stabilire se il documento processato (valido per la relazione) diventerà figlio del documento oppure il padre, questo ne determinerà la direzione della relazione. Esempio Offerta cliente, ordine cliente, DDT C lienti, Fattura vendita, oppure, Fattura - DDT - Ordine Offerta, oppure DDT - Fattura, Offerta - Ordine ecc... Questo sarà reso possibile da quante classi © 2010 ABLE Tech Srl 142 Guida di ARXivar andrete a definire, più entrerete nel dettaglio più vi sarà possibile associare eventi di tipo diverso come esposto in figura 7. fig. 7, tre calassi documentali 3x3 diverse possibilità di tipo relazione. Modifica Tramite questo pulsante è possibile modificare un tipo ricerca, selezionado campi di profilo o campi tabella esterna diversi da quanto precedentemente selezionato. Elimina Tramite questo pulsante è possibile eliminare una selezione campi e relativi eventi associati. Nuovo evento associato Tramite questo pulsante è possibile creare una nuova associazione eventi, si veda figura 6 e 7. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.6 Servizio Backup Configurazione del Servizio Backup. Premessa. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 143 Il servizio di Backup è compatibile solo con le versioni di Microsoft SQL Server precedenti la versione SQL Server 2005. Il servizio di backup distribuito con ARXivar Server è in grado di funzionare esclusivamente con la versione di Microsoft SQL Server 2000 e relativa versione gratuita, conosciuta come MSDE. Abletech ha deciso di distribuire con ARXivar Server uno strumento da poter utilizzare con le versioni datate del motore di database (gratuite e non), essendo sempre più difficile trovare delle applicazioni adatte a coprire la mancanza di uno strumento di Backup non presente nelle versioni gratuite di SQL Server. Per accedere alla configurazione del servizio OC R eseguire quanto segue: da Modulo: ARXivar Server Tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "Servizio di Backup database atomizzato" per quanto riguarda la procedura di schedulazione servizio. Per quanto riguarda la sua console: Tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "C onsole di Backup/Restore database." Schedulazione piano di backup Nel frame Autenticazione di figura 1, dovrete inserire le credenziali di autenticazione, in modo che il servizio sia in grado di accedere alla vostra istanza di SQL Server. Una volta inserite tramite il pulsante Test C onnection sarà possibile verificarne la validità. Backup/Restore file Name Tramite il pulsante © 2010 ABLE Tech Srl vi sarà possibile selezionare posizione e nome del vostro file di backup. 144 Guida di ARXivar fig. 1, La maschera per la schedulazione del servizio Backup Pianificazione Backup In questo frame potrete stabilire in quali giorni eseguire il backup , a partire da quale orario. Inoltre tramite la casella di controllo Log Avanzato se spuntata vi sarà possibile creare il relativo file di log. Console di Backup e restore database Il servizio di Backup di ARXivar è l'unico servizio richiamabile da due voci di menu separate, la prima voce "Servizio di Backup database atomizzato" vi consente di visualizzare la maschera di figura 1 e di schedulare i vostri piani di backup, mentre la seconda "C onsole di Backup/Restore database." accede alla maschera di figura 2. Tramite questa console vi sarà possibile eseguire, in tempo reale, una copia di backup del vostro database, oppure di eseguirne un ripristino tramite il pulsante Restore. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 145 fig. 2, Console per il Backup/Restore del vostro database di ARXivar Autenticazione Nel frame Autenticazione di figura 2, dovrete inserire le credenziali di autenticazione, in modo chela console sia in grado di accedere alla vostra istanza di SQL Server. Una volta inserite tramite il pulsante Connetti se le credenziali saranno state inserite in modo corretto riceverete il messaggio di "C onnessione al server avvenuta con successo" controlli come la casella combinata "Database to Backup/Restore", i pulsanti Browse, BackUp e Restore modificheranno il loro stato da disabilitato ad abilitato. Database to Backup/Restore Tramite questa casella combinata è possibile selezionare il database di cui si desidera eseguire il Backup oppure un ripristino (Restore). Pulsante Browse Tramite il pulsante browse vi sarà possibile sfogliare il vostro file system per decidere dove salvare il file di Backup oppure selezionare il file di un precedente backup ed eseguirne così il suo ripristino. Pulsante Backup Tramite il pulsante backup si darà inizio alle copie. Pulsante Restore Tramite il pulsante Restore si darà inizio al ripristino dei dati. © 2010 ABLE Tech Srl 146 Guida di ARXivar E' consigliabile che durante le operazioni di Backup o di ripristino nessun utente stia sia connesso ad esso tramite l'utilizzo di ARXivar. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.7 Servizio schedulazione Configurazione del servizio schedulazione. Vedere anche: Workflow (Eventi), Workflow Designer, Workflow Timer, Workflow Link, Timer e C omandi Premessa: Tramite Il servizio di schedulazione (figura 1) è possibile attivare una serie di funzionalità di ARXivar come l' invio di notifiche al verificarsi di particolari eventi, per lo più legati alla gestione di attività ( Workflow) e movimentazione/scadenza dei documenti. Per accedere alla configurazione del servizio di schedulazione da Modulo: ARXivar Server Tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare "Servizio di schedulazione" per accedere alla finestra di figura 1, Attiva servizio di avanzamento automatico task. Se selezionato attiva l'avanzamento di una attività (task) di Workflow, per tutti gli utenti di ARXivar questa funzionalità e poi personalizzabile a livello utente. L'argomento viene approfondito al paragrafo Workflow. Attiva servizio workflow per evento scadenza documento Se selezionato attiva il servizio di Workflow alla scadenza di un documento, l'argomento viene approfondito in configurazione profili ed eventi © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 147 fig. 1, configurazione del servizio schedulazioni. Attiva servizio di notifica della movimentazione via SMTP Se selezionato "Attiva il servizio notifica della movimentazione dei documenti archiviati in ARXivar via SMTP", i parametri necessari per il recapito della notifica sono definibili tramite la finestra di figura 2, richiamabile tramite il pulsate dove sarà possibile definire l'indirizzo mail del destinatario (generalmente l'amministratore di ARXivar), un campo descrittivo e un campo per l'inserimento dell'oggetto della mail. Attiva servizio di notifica scadenza volumi di conservazione sostitutiva via SMTP Se selezionato "Attiva servizio di notifica scadenza volumi di conservazione sostitutiva via SMTP", i parametri necessari per il recapito della notifica sono definibili in figura 3, richiamabile tramite il pulsante , i valori sono condivisi con il destinatario della notifica relativa alla movimentazione dei documenti, in questo caso è possibile stabilire quanti giorni prima della scadenza dovra essere inviata la notifica e decidere quale utente di ARXivar sarò il mittente dell'invio notifica. Attiva servizio Timer di controllo workflow Se selezionato attiva la gestione dei timer nei vostri workflow (si veda Workflow - Designer). Attiv a s e r v iz io a v v io b a tch wo r kf lo w Se selezionato consente l'avvio dei workflow configurati lato C lient (si veda Workflow eventi) per l'esecuzione in backgroud delle attivtà di workflow. © 2010 ABLE Tech Srl 148 Guida di ARXivar fig. 2, Parametri per l'invio delle notifiche fig. 3, parametri per l'invio della notifica su scadenza volumi conservazione sostitutiva Vedere anche: Workflow (Eventi), Workflow Designer, Workflow Timer, Workflow Link, Timer e C omandi © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 149 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.8 Servizio Mailer Configurazione del Servizio Mailer. Premessa Arxivar al suo interno possiede un client di posta simile ai comuni client di posta come Outlook Express, e proprio come questi per inviare le e-mail fa uso di server SMTP (es. EXC HANGE ). Per questo è necessario impostare l’account SMTP (per l’invio) e gli account POP3 (per la ricezione) da ARXivar Server. per accedere alla configurazione del servizio Mailer accedera da Modulo: ARXivar Server Tramite le coordinate di menu: Menu management - Posta elettronica - dal menu di destra selezionare "Impostazioni SMTP e Mailer", appare la finestra di figura 1. © 2010 ABLE Tech Srl 150 Guida di ARXivar fig 1, la maschera per la configurazione del servizio Mailer. Impostazioni SMTP e Mailer L’account SMTP è necessario per poter inviare posta elettronica verso l’esterno. A differenza dei normali client di posta elettronica, in ARXivar è necessario configurare un solo account per la spedizione; tutti gli utenti di ARXivar utilizzeranno tale account per la connessione al server di posta remoto e per l’invio, l’account SMTP viene impostata nel frame "Impostazioni SMTP" di figura 1, mentre il POP3 viene configurato per ciascun utente nella scheda “Mail” del pannello “Utenti e gruppi”. Server: Dovrete inserire l' indirizzo del server SMTP fornito dall’ISP, se nella vostra azienda utilizzate Microsoft Exchange in questo campo andrà indicato il nome o l’indirizzo IP del vostro server con installato Microsoft Exchange. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 151 Account Name: Nome utente utilizzato per connettersi al server SMTP (fornita dall’ISP). Account Password: Password dell’utente definito in Account Name. Port: Il numero della porta per il servizio SMTP del server remoto. Solitamente si utilizza la porta 25 (impostata di default). Accesso Anonimo: Se spuntato non è necessaria l’autenticazione dell’utente al server SMTP. Accesso SSL: Da spuntare se il richiesto dal vostro server SMTP (fare riferimento al vostro ISP). SSL è l’acronimo di Secure Sockets Layer ed è una tecnologia per la protezione delle comunicazioni tra un client e un server. Va segnalato che per un computer che esegue Microsoft Exchange e nel quale è configurato il ruolo "Access client", SSL viene utilizzato per garantire la protezione delle comunicazioni tra il server i client. Per client sono intesi: tutti i dispositivi mobili, i computer all'interno della rete di un'organizzazione e quelli esterni. Se si utilizza un accesso SSL si dovrà definire un Account Name e un Account Password conosciuti dal server SMTP, in caso contrario la verifica account fallirà, così come l’invio di posta verso l’esterno, sia tramite il client ARXivar che tramite il servizio Mailer. Accesso SSL/TLS: Se spuntato utilizza i protocolli SSL e TLS, da spuntare se richiesto dal vostro ISP, o dalla configurazione del vostro Microsoft Exchange. L'utilizzo del protocollo TLS in SMTP offre autenticazione basata sui certificati e consente trasferimenti di dati con protezione avanzata utilizzando chiavi di crittografia simmetriche. Nella crittografia a chiave simmetrica, anche denominato segreto condiviso, la stessa chiave viene utilizzata per crittografare e de crittografare il messaggio. Il protocollo TLS utilizza un algoritmo in combinazione con una chiave segreta condivisa per garantire che i dati non sono stati modificati durante la trasmissione. Se si utilizza un accesso SSL/TLS si dovrà definire un Account Name e un Account Password conosciuti dal server SMTP, in caso contrario la verifica account fallirà, così come l’invio di posta verso l’esterno, sia tramite il client ARXivar che tramite il servizio Mailer. Account Name e Account Password: sono richiesti dalla maggior parte dei server di posta remoti; tuttavia alcuni ISP non richiedono l’autenticazione e permettono un accesso anonimo. Per abilitare tale funzione è sufficiente selezionare il © 2010 ABLE Tech Srl 152 Guida di ARXivar segno di spunta vicino alla voce “Accesso Anonimo”. In questo caso non sarà obbligatorio definire nome utente e password. Pulsante Verifica Account: Il tasto “Verifica Account” permette di effettuare un test di connessione. Se i parametri sono corretti, verrà visualizzato un messaggio di conferma; in caso contrario, verrà riportato il messaggio di errore restituito dal server SMTP. Questa funzionalità è molto utile in fase di configurazione per verificare il corretto funzionamento del servizio. ARXivar Mailer E' il servizio utilizzato per la spedizione e la ricezione delle mail. Questo servizio viene normalmente installato sulla macchina dove risiede il modulo server di ARXivar ed è il responsabile della connessione fisica ai server di posta SMTP e POP3 remoti. ARXivar Mailer interroga i server di posta remoti ad intervalli regolari., la cui durata viene impostata attraverso i campi "Scarica Email ogni". “Scarica Email ogni ... minuti” e “Invia Email ogni ... minuti”. Scarica Email ogni In questo campo dovrete definire ogni quanti minuti il servizio dovrà verificare sui server di posta sono presenti dei messaggi da scaricare per gli utenti di ARXivar. Nell’esempio il servizio ARXivar Mailer effettuerà una connessione ai server di posta remoti per scaricare la posta ogni 1 minuto. Se l’intervallo in minuti non è impostato verrà utilizzato un intervallo di default di 10 minuti. Se non è necessario avere un controllocontinuo sulle mail in entrata è consigliabile impostare una frequenza di 15-20 minuti. Invia Email ogni Questo parametro imposta la frequenza di invio mail. Abilita Log transazioni Questa casella di controllo se selezionata crea ed aggiorna un file di log contenete le informazioni sulle attività svolte dal servizio, anomalie comprese. Si consiglia di attivare questa funzionalità solamente durante le prime fasi di configurazione del servizio. © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 153 Esegui Workflow su mail ricevute Questa casella di controllo se selezionata forza il controllo su eventuali processi di workflow scatenati alla ricezione di posta tramite POP3, oppure dalla archiviazione di messaggi di posta "eml" tramite cartelle monitorate (si veda argomento successivo). Si consiglia di attivare questa funzionalità solo in presenza di processi di Workflow aventi tali caratteristiche. Impostazioni e monitoraggio cartelle fig. 3, Impostazioni monitoraggio cartelle per messaggi di posta eml Il frame di figura 3 consente di configurare tutti i parametri necessari per il monitoraggio di cartelle, appositamente pensate per l'archiviazione di mail. E' possibile alimentare le cartelle tramite un modulo aggiuntivo di ARXivar chiamato "Exchange Connector", con un qualsiasi altro strumento o salvando manualmente le mail dal vostro client di posta che salvi i le mail con estensione .eml Abilita Monitoraggio cartelle per archiviazione EML Selezionare la casella di controllo "Abilita monitoraggio cartelle per archiviazione files EML" per attivare il servizio, se non attivata i file in essa inseriti non saranno processati. Controlla cartelle ogni [...] secondi Inserire in secondi la frequenza di controllo sulle cartelle da monitorare. © 2010 ABLE Tech Srl 154 Guida di ARXivar Tramite questo pulsante è possibile creare una nuova cartella dove salvare i vostri messaggi con estensione .eml, il servizio manterrà monitorate le cartelle qui definite e provvederà all'archiviazione automatica delle stesse. Al termine dell' importazione. Tramite quanto selezionato in 'Al termine dell' importazione' sarà possibile eliminare il file .eml a fine importazione, oppure anziché eliminare il file è possibile aggiungere un estensione. Nell'esempio di figura 3 sarà aggiunta l'estensione .done al posto di .eml ed i file resteranno nella cartella monitorata. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 3.4.8.1 Impostazioni di posta elettronica Configurazione del Servizio Mailer - impostazioni Posta elettronica Premessa ARXivar tramite una serie di componenti software quali: Plug-in per Microsoft Office Outlook (versioni XP,2000,2003 o2007), Servizio Mailer attivabile o direttamente da ARXivar C lient (nb: alcuni di questi componenti sono attivabili dietro apposita licenza), è in grado di archiviare automaticamente le vostre Mail. Profilazione archiviazione posta elettronica. E' possibile archiviare automaticamente la posta elettronica, sia in entrata che in uscita. In caso di archiviazione automatica, l'assegnazione della classe documentale e dello stato è gestito in modo completamente parametrizzato. E' possibile stabilire i parametri per la selezione di classe e stato documento al momento dell'archiviazione di una mail da diversi punti e per differenti livelli di assegnazione. E possibile stabilire i parametri per l'archiviazione di Mail in ARXivar Server - Posta elettronica Impostazioni posta elettronica (figura 1), i parametri qui inseriti saranno letti ed utilizzati dalla procedura nel caso non siano già configurati lato utente in ARXivar server (quando incontrerete in altri punti della guida "Lato utente da ARXivar server" ci si riferisce a quanto qui esposto) © 2010 ABLE Tech Srl Servizi 155 fig. 1, Parametri di configurazione per archiviazione automatica della posta elettronica (entrata e uscita) Default posta in ingresso In questa scheda vi basterà definire la classe documentale e stato del documento da assegnare alle mail in entrata. Default posta in uscita In questa scheda vi basterà definire la classe documentale e stato del documento da assegnare alle mail in uscita. Impostazioni Attiva riservatezze utente per gli allegati di posta elettronica Se selezionato agli allegati di posta elettronica saranno applicate le regole di riservatezza utente. Ignora X-Uidl nel calcolo dell'Hash del messaggio Se selezionato esclude il valore dell'Header X-UIDL dal calcolo dell'Hash. Nel caso la configurazione di un'account di posta stabilisca di mantenere una copia dei propri messaggi sul server, i vari processi che si occupano di scaricare i messaggi, dovranno essere in grado di stabilire se un messaggio è già stato scaricato oppure no, semplicemente per evitare di scaricare più volte lo stesso messaggio. Gli algoritmi di controllo di questo tipo, si basano su gli header del messaggio e sul calcolo del valore hash del messaggio stesso. Gli header di un messaggio sono convenzionalmente identificati tramite nomi di campi che ne indicano il contenuto stesso, come gli intuibili "From:,To: e Date:" alcuni nomi di Header, sono in comune per tutti i client di posta. Altri hanno una X seguita da trattino (X-), quello che segue dopo il trattino varia da client a client, sarà compito del client di posta attribuire il giusto significato al nome completo di Header, Microsoft Office Outlook utilizza X-UIDL (che sta per User ID Locator). Utilizza il viewer Eml di ARXivar Se selezionato consente di visualizzare le mail .eml tramite il visualizzatore interno di ARXivar senza © 2010 ABLE Tech Srl 156 Guida di ARXivar utilizzare programmi esterni. © 2010 ABLE Tech Srl Parte IV 158 Guida di ARXivar 4 ARXivar Plug-in manager 4.1 Installazione Installazione di ARXivar Plug-in Manager. Premessa: Questa parte della guida è dedicata alle modalità operative per l'installazione del modulo aggiuntivo chiamato "Plug-in Manager". Plug-in Manager consente di configurare dei moduli aggiuntivi alla suite ARXivar. Prerequisiti: L'utilizzo di ARXivar Plug-in Manager richiede · ARXivar Server/C lient - Solo per Plug-in aventi interazioni dirette verso componenti di ARXivar C lient o ARXivar Server (esempio: Importazione di Utenti / Gruppi). · Microsoft Framework 3.5 (obbligatorio per tutti i Plug-in). Il pacchetto di Installazione: Il pacchetto di installazione del Plug-in Manager è scaricabile dal sito di ARXivar www.ARXivar.it (sezione Download - Software - Tools), il download richiede la registrazione al sito e la relativa abilitazione per i download. Fig. 1, download del pacchetto di installazione. Scaricato il pacchetto vi ritroverete nella cartella da voi selezionata per il download il file zip ARXPM.zip contenente il pacchetto di installazione sotto forma di eseguibile "ARXPM.exe". Al momento della stesura della presente guida il pacchetto di installazione prevede: · Installazione del Plug-in Manager vero e proprio. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 159 · Distribuzione del Plug-in per la conversione di file TIFF o file PDF in PDF/A · Distribuzione del Plug-in per l'importazione utenti di ARXivar da tabella esterna. · Distribuzione di DLL scritte per il Microsoft framework (versioni 3.5 e successive) che vi consentiranno di creare in completa autonomia di ulteriori Plug-in per la suite ARXivar. Il rilascio di nuovi Plug-in avverrà sempre previo download del pacchetto ARXPM.zip. Installare il Plug-in Manager. Eseguire tramite doppio click il file ARXPM.exe. Sono richieste le credenziali amministrative, in caso contrario non sarà possibile portare a termine con successo l'installazione di ARXivar Plug-in Manager. La procedura di installazione è un normale wizard dove vi sarà richiesto di accettare il contratto di licenza e di cliccare sui pulsanti avanti come mostrato in figura 2. fig. 2, wizard per l'installazione di ARXivar Plug-in manager. dovrete necessariamente cliccare su avanti fino ad arrivare alla maschera di figura 3. fig. 3, selezione del plug-in da installare. © 2010 ABLE Tech Srl 160 Guida di ARXivar La maschera di figura 3 mostra i plug-in ad oggi disponibili, selezionare il plug-in di vostro interesse e cliccare su avanti. E' comunque consigliabile selezionare tutti i plug-in in quanto questa fase si limita alla loro distribuzione, l'utilizzo del plug-in richiede una successiva fase di configurazione qui esposta. a fine installazione troverete nel menu programmi quanto esposto in figura 4 e 5. fig.4, il menu per richiamare Il Plugin manager (Windows vista e Windows 7). A fine installazione potrete accedere alla configurazione dei plug-in precedentemente installati tramite la voce di menu di figura 4 o figura 5 in base al sistema operativo da voi utilizzato. fig.5, il menu per richiamare Il Plugin manager con Windows XP. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 4.2 Configurazioni in comune Configurazione di ARXivar Plug-in Manager (configurazioni in comune a tutti i plugin). vedere anche: C onfigurazione motore di Logging, C onfigurazione Server SMTP per invio notifiche. Premessa: © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager La presente sezione della guida mostra le 161 operazioni da eseguire per procedere ad una corretta configurazione ed attivazione dei Plug-in ad oggi distribuiti. Tenendo presente che la prima parte di configurazione è comune a tutti i Plug-in compatibili con ARXivar Plug-in Manager (da ora in poi per comodita ARXPM). Al termine della installazione del pacchetto ARXivar PM è possibile procedere alla configurazione dei Plug-in installati. Configurazione di ARXivar Plug-in Manager. Ad installazione del pacchetto ARXPM.exe terminata con successo , dal menu programmi è possibile eseguire il programma selezionando la voce "ARXivar Plugin Manager", sarà visualizzata la maschera di figura 1. La maschera di figura 1, avente titolo "Importatore [1.0.0.1]" (dove [1.0.0.1] si fa riferimento alla versione attualmente installata), è la prima videata step dello wizard che consente la configurazione dei diversi Plug-in distribuiti. Al momento della stesura della presente guida sono disponibili due Plug-in: · Il primo rende possibile la conversione di file di tipo TIFF o PDF in file di tipo PDF/A. · Mentre il secondo consente la definizione di nuovi utenti di ARXivar recuperando tutte le informazioni necessarie da un database esterno. Operazioni di configurazione in comune. Qualsiasi Plug-in necessità del caricamento e relativa configurazione licenze di due componenti (per la precisione rappresentate da due librerie DLL scritte per il framework 3.5 di Microsoft). Il primo oggetto identificato con il nome "Readers" ed il secondo porta il nome "Writers". Le operazioni di caricamento e registrazione licenze dei principali componenti "Reader" e "Writer" non differenziano da Plug-in a Plug-in, le uniche differenze stanno nei nomi degli oggetti rappresentanti il componente Reader ed il componente Writer che l'operatore dovrà selezionare prima di procedere con le successive operazioni di configurazione. Alcuni esempi: per configurare il Plug-in che consente la conversione di file di tipo immagini TIFF o PDF in tipo file PDF/A sarà necessario caricare l'oggetto Reader selezionando da file system il seguente file DLL: %ProgramFiles%\ARXivar PM\Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Reader_FileWatcher.dll mentre per quanto riguarda l'oggetto Writer sarà necessario caricare la seguente DLL: %ProgramFiles%\ARXivar PM\Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Base.Writer_ConvertPdfa.dll (%ProgramFiles%\ARXivar PM\ è il percorso predefinito e stabilito dal pacchetto di installazione, tale percorso potrebbe differire da quanto qui esposto). C ome già anticipato i primi step relativi alla configurazione di ARXPM (figure 1,2 e 3) non differenziano da Plug-in a Plug-in, l'unica differenza la troverete nel nome delle dll da selezionare per gli oggetti Reader e Writer. © 2010 ABLE Tech Srl 162 Guida di ARXivar Caricamento delle DLL. Premere il pulsante C aricamento DLL (pulsante evidenziato in figura 1), il wizard passerà automaticamente alla pagina di figura 2. fig.1, Maschera principale del wizard per la configurazione dei plug-in di ARXivar. Dalla seconda pagina del wizard di configurazione (figura 2 sezione 1) cliccare sul pulsante evidenziato dal cerchio rosso (sezione 2 di figura 2). La pressione di questo pulsante vi consentirà di sfogliare il vostro file system (figura 2 sezione 3). L'operazione per la selezione delle DLL relative al Plug-in che intendete utilizzare va ripetuta due volte, la prima per il componente Reader, la seconda per il componente Writer. Per le DLL da selezionare si veda l'elenco qui esposto. La selezione dei componenti, per valore predefinito punta al seguente percorso %ProgramFiles% \ARXivar PM (dove %ProgramFiles%, percorso definito dall'utente durante la fase di installazione di ARXPM), nel caso il click su non dovesse posizionarvi nel percorso predefinito dovrete posizionarvi nella cartella di installazione di ARXPM, dove vi troverete una serie di file avente come prefisso Abletech.Services... ... ... .DLL La selezione di una DLL errata sarà seguita da un messaggio di avviso, mentre la selezione di una DLL valida sarà seguita dalla visualizzazione della maschera di figura 3, dove sarà possibile inserire la licenza. C ome spiegato nel paragrafo "C aricamento licenze", ogni singolo componente richiede un apposito codice, Riepilogo dei pulsanti per la gestione dei componenti Reader e Writer. Torna alla pagina precedente del ARXivar Plug-in Manager. caricamento dei componenti (Reader e Writer). Avvia la procedura per il Elimina il componente selezionato dall'elenco DLL. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 163 Avvia la procedura per il caricamento delle licenze per il componente selezionato in Elenco DLL. fig. 2, caricamento delle DLL necessarie al funzionamento del Plag-in. Caricamento licenze. Una volta selezionato il componente desiderato, indipendentemente che si tratti del componente Reader o Writer (si veda elenco componenti Plug-in disponibili qui esposto), automaticamente verrà mostrata la maschera di figura 3. Sarà sufficiente inserire il codice relativo alla licenza e la sua data di scadenza. Le modalità per la ricezione dei codici di licenza sono esposte nella parte bassa della maschera di figura 3. In sintesi vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante copia, evidenziato in rosso di figura 3, il quale copiera nella vostra clip board il codice macchina (chiamato anche codice di attivazione) che successivamente dovrete copiare nel corpo della mail di richiesta. La e-mail andrà inviata all'indirizzo indicato nella maschera di figura 3 (al momento della stesura di questa guida all'indirizzo licenze@abletech.it). Si potrebbe ottenere un codice di attivazione simile al seguente "625O-505C -503F-6149", è richiesta l'operazione di copia e incolla dello stesso semplicemente per non confondere eventuali zeri con lettere maiuscole O, tale errore di trascrizione darebbe origine a codici licenze non validi. © 2010 ABLE Tech Srl 164 Guida di ARXivar fig. 3, Caricamento licenze. Inserito il codice di licenza e data scadenza cliccare sul pulsante conferma, il wizard vi rimanda alla maschera di figura 4. Questa operazione va effettuata sia per il componente Reader, sia per il componente Writer. C omponente Reader e componente Writer, richiedono ognuno un proprio codice di licenza. In figura 4 sezione 1 è possibile vedere un componente Reader non ancora licenziato. I componenti, Reader o Writer non correttamente licenziati sono facilmente riconoscibile dalla particolare icona rappresentante un segnale di divieto, si noti la differenza tra un componente avente la licenza caricata in modo corretto (figura 4 sezione 2). fig. 4, componente Reader licenziato e non. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 165 E' possibile caricare la licenza anche in un secondo momento, semplicemente selezionando il componente da licenziare in Elenco DLL e successivamente cliccare sul pulsante con l'icona rappresentante la chiave (Figura 4 sezione 3). La pressione di tale pulsante richiama la finestra di figura 3 tramite la quale è possibile ripetere le operazioni per il caricamento della licenza. Configurazione associazioni (operazioni in comune per tutti i Plug-in) fig. 5, Pulsante per accedere alla pagina delle configurazioni. Riepilogo dei pulsanti per la gestione Configurazione associazioni (operazioni in comune per tutti i Plug-in) Torna alla pagina precedente del ARXivar Plug-in Manager. Avvia la procedura per la definizione di una regola di associazione tra i componenti Reader e Writer. La definizione di una associazione avviene tramite la maschera di figura 6. Le operazioni per la definizione del nome di una associazione tra componente Reader e Writer è comune a tutti i plug-in gestiti tramite ARXPM, mentre la sua successiva configurazione è specifica per singolo Plug-in. Le differenti configurazioni per singolo plug-in sono trattate in un'apposita sezione raggiungibile tramite il seguente Link dove troverete un elenco di tutti i plug-in al momento disponibili con le relative modalità di configurazione. fig.6, Definizione di una associazione tra componente Reader e Writer. © 2010 ABLE Tech Srl 166 Guida di ARXivar Pulsanti per la configurazione e parametrizzazione dei componenti Reader e Writer, entrambe i pulsanti richiamano procedure personalizzate per singola associazione componenti Reader/Writer relativa allo specifico Plug-in, (per l'elenco completo delle differenti modalità di configurazione si veda quanto qui esposto). Prima di procedere con la configurazione delle regole è necessario selezionare l'associazione "Reader/ Writer" dall'elenco di figura 7, tramite (pulsante di sinistra) ARXivar Plug-in Manager richiamera l'apposita maschera per la definizione delle regole che saranno utilizzate/consumate dal componente "Reader". Tramite (pulsante di destra) andrete a definire le regole utilizzate dal componente "Writer". C ome già detto ogni singolo plug-in richiede una definizione regole per i componenti Reader e Writer personalizzata in base alle operazioni eseguite dal plug-in stesso. Per esempio un Plug-in che si occupa di convertire dei documenti da un formato ad un altro potrebbe richiedere: · La cartella dove recuperare i documenti da convertire. · La cartella dove salvare i documenti convertiti nel formato previsto. · Definire una cartella dove il plug-in andrà a depositare i documenti che non è riuscito a convertire. Oppure, un secondo esempio potrebbe essere relativo ad una configurazione per un Plug-in che si occupi di eseguire una modifica di massa di profili documentali su documenti appartenenti ad una specifica classe documentale. · Richiedere la classe documentale di partenza. · Richiedere quali campi di profilo saranno sottoposti a modifica. · Stabilire i nuovi valori da assegnare ai campi di profilo sottoposti a modifica. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 167 fig.7, elecno delle associazioni componente Reader e Writer. Attualmente i Plug-in disponibili sono: Il plug-in per la conversione di documenti di tipo PDF e TIF in Pdf-a e il Plug-in per l'import da una fonte dati esterna di utenti e gruppi nel database di ARXivar. Le modalità per la configurazione delle regole per specifico plug-in sono qui disponibili: Pdf-a C onverter e Database User-Group Import. Elimina la configurazione selezionata dall'elenco delle configurazioni di figura 7. Questo pulsante esegue il processo selezionato. L'esecuzione è priva di interazione con l'utente, l'unica informazione disponibile è data dai file di log o dallo stato della colonna stato visibile nella finestra di figura 7 dove viene riportata la dicitura "Elaborazione in corso" quando il relativo plug-in è stato mandato in esecuzione dall'utente. Utilizzare questo pulsante per la creazione del comando da utilizzare nelle configurazioni di schedulazione dei processi. © 2010 ABLE Tech Srl 168 Guida di ARXivar fig.8, creazione del comando per l'esecuzione btach del plug-in. Tramite il pulsante evidenziato in figura 8 è possibile copiare nella clip board il comando da utilizzare per l'esecuzione in modalità background del plug-in selezionato. Si ricorda che la selezione del plug-in avviene sempre dall'elenco delle associazioni mostrato sopra in figura 7. E' inoltre possibile eseguire il plug-in tramite una o più pianificazioni di Windows utilizzando il comando generato tramite il pulsante . Tramite questo pulsante è possibile visualizzare i Log dei processi, consente la visualizzare log relativi a processi in corso o già terminati. Durante la visone dei log si tenga presente che gli eventi in essi tracciati vengono esposti in ordine decrescente. Il contenuto dei log è configurabile secondo quanto esposto nel successivo paragrafo "Configurazione e gestione del logging" Configurazione e gestione del Logging (operazioni in comune per tutti i Plug-in) Tramite questo pulsante è possibile parametrizzare le scritture dei file di Log, configurandone comportamento e modalità di logging, si veda figura 8. E' possibile sfogliare i file di log tramite un apposito pulsante il quale utilizzo sarà mostrato più avanti in questa sezione della guida. La configurazione per la gestione dei log visibile in figura 9 è suddivisa su tre livelli ed ha valore indipendentemente dal plug-in utilizzato (ha effetto su tutti i plug-in gestiti da AR XP M): Inserisci una riga di Log quando: Questa sezione consente di stabilire quanto il motore di logging dovrà aggiornare il log in questione. E' possibile aggiornare il file di log al verificarsi degli eventi qui selezionati quali: · Inizia un importazione: questo evento sarà generato solo da operazioni eseguite tramite il componente Reader, un esempio valido potrebbe essere riferito al plug-in pdf-a converter, per la precisione quando il suo componente Reader inizia ad importare i file (TIF o PDF) che successivamente saranno convertiti in pdf-a. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 169 · Ad ogni evento di Input: al verificarsi di qualsiasi evento di input, tornando all'esempio del pdfa converter quando il componente Reader incontra un nuovo file da processare. · Al termine del processo di lettura: in questo caso quando il componente Reader termina i processi di lettura e demanda il controllo al componente Writer. Per il componente Writer varranno, se selezionate le stesse impostazioni di logging, in questo caso su eventi di output quali: Termina l'importazione che se selezionata al verificarsi dell'evento verrà aggiunta una nuova riga di log, idem per "Ad ogni tentativo di output" che si occupa di aggiungere una riga di log ogni qual volta viene eseguita un'operazione di output (tornando all'esempio del pdf-a converter quando il plug-in inizia a generare il file convertito in pdf-a) e stessa cosa per il flag "Ad ogni output completato" il motore di logging aggiungerà una nuova riga al log che traccierà l'evento di fine output. fig. 9, parametri per la configurazione del motore di logging. La seconda modalità di parametrizzazione la troviamo in "Modalità di Debug" ed è relativa al livello di tracciabilità di debug dei due componenti di plug-in Reader e Writer. Questa sezione consente di stabilire il livello di tracciabilità log per entrambe i componenti del plug-in in questione. E' consigliabile selezionare tutti e tre i livelli, quindi oltre il livello di Error (che per valore predefinito troverete gia selezionato) vanno selezionati anche i livelli Information e Warning esclusivamente © 2010 ABLE Tech Srl 170 Guida di ARXivar durante le fasi di start up del plug-in in questione. Verificato che il tutto funziona secondo quanto previsto i livelli Information e Warning andrebbero disattivati · Information: traccia tutti praticamente tutte le istruzioni eseguite dai componenti, reader o writer oppure entrambe. · Warning: traccia esclusivamente i messaggi di avviso quali situazioni critiche o ritenute tali per i componenti, reader o writer oppure entrambe. · Error: traccia tutti gli errori sollevati dai componenti, reader o writer oppure entrambe. La sezione Mail consente la configurazione per l'invio di mail all'indirizzo specificato nell'apposita casella di testo "Indirizzo email a cui inviare le segnalazioni:" al verificarsi di particolari eventi. La configurazione invio mail consente di stabilire quando inviare tale notifica, gli eventi previsti e selezionabili sono: · Al termine di ogni l'elaborazione: come dice l'etichetta della casella di controllo verrà inviata una e-mail al termine di ogni elaborazione. · Al termine ogni elaborazione che ha avuto messaggi di warning: al termine di elaborazioni che abbiano sollevato degli avvisi di avvertimento. · Al termine di una elaborazione che ha avuto dei messaggi di errore: al termine di elaborazioni che abbiano sollevato degli errori. Questa funzionalità torna particolarmente utile in quanto questa tipologia di elaborazioni sono prive di interfaccia utente in quanto terminate le fasi di start up e configurazioni nella maggioranza dei casi saranno elaborazioni lato server. L'invio delle mail richiede la configurazione dei parametri relativi ad un server SMTP per la posta in uscita, tale configurazione viene esposta nel successivo paragrafo "Configurazione server SMTP per l'invio di notifiche tramite mail e file di Log". Configurazione server SMTP per l'invio di notifiche tramite mail e file di Log. Tornando alla maschera principale del ARXivar Plug-in Manager tramite il pulsante mostrato dal particolare di figura 10 è possibile accedere alla maschera mostrata in figura 11 tramite la quale sarà possibile inserire tutti i parametri necessari per poter utilizzare in modo corretto un server SMTP, indispensabile per poter inviare delle mail secondo quanto stabilito in "Gestione Log di associazione", argomento trattato nel precedente paragrafo raggiungibile tramite il seguente Link. fig.10, accesso alla configurazione SMTP e Log © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 171 Tramite la maschera di figura 11 è possibile configurare un server SMTP indispensabile per l'invio di notifiche tramite posta elettronica. Inoltre dovrete indicare l'indirizzo mail da utilizzare come mittente per le e-mail che saranno inviate tramite il server SMTP qui configurato. Oltre l'indirizzo e-mail del mittente, dovrete indicare anche il testo da inserire nell'oggetto della e-mail, tenendo presente che tale oggetto sarà utilizzato indipendentemente dai plug-in configurati (lo stesso oggetto per tutti i plug-in configurabili), si consiglia quindi l'utilizzo di un testo generico che possa andare bene indipendentemente dal plug-in configurato, un esempio di oggetto potrebbe essere: "ARXivar Plugin - Notifica fine elaborazioni...", il destinatario sarà comunque in grado di stabilire di quale plug-in si tratta semplicemente dal corpo della mail che conterrà il file di log nel formato selezionato nella sezione "Log" (stessa maschera di figura 11, si veda la sezione Log). fig. 11, configurazione server SMTP e file di log. Sezione Log C onsente di selezionare il tipo di log da utilizzare, XML: se selezionato il log generato sarà nel formato XML (consigliato), "Event Viewer" tramite il registro eventi di sistema, oppure è possibile definire un registro personalizzato in questo caso sarà necessario specificarne il nome nell'apposita casella di testo " Nome del Registro". © 2010 ABLE Tech Srl 172 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 4.3 Elenco e configurazione Plug-in disponibili. Configurazione di ARXivar Plug-in Manager (Elenco plug-in disponibili) Premessa: Questa sezione della guida è dedicata all'elenco dei Plug-in disponibili e alle relative modalità di configurazione. Elenco Plug-in vai a: C ome configurare il Plug-in Write pdf-a Nome Plug-in : Write pdf-a Descrizione : C onversione di file di tipo TIFF o PDF in file PDF/A Componente Reader : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Reader_FileWatcher.dll Componente Writer : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Base.Writer_ConvertPdfa.dll vai a: C ome configurare il Plug-in Import Utenti e gruppi Nome Plug-in : Importazione di Utenti / Gruppi Descrizione : Esegue importa di utenti e gruppi recuperando le informazioni necessarie da Database. Componente Reader : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.DBReader.dll Componente Writer : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Base.UsersAndGroup.dll Come configurare il Plug-in Write pdf-a La configurazione del Plug-in Write pdf-a è suddivisa i quattro semplici passaggi: © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 1.Associazione tra Reader e Writer, tramite il seguente pulsante 173 potrete accedere alla apposita maschera di figura 1, avente come titolo "Nuova associazione", sarà sufficiente assegnare un nome alla associazione che state definendo e selezionare i relativi componenti tramite un click su di essi. fig.1, Associazione componenti reader writer. La casella di controllo avente etichetta "Le operazioni di import dovranno terminare appena la coda sarà terminata" che per valore predefinito risulta essere selezionata consente la conclusione del programma di conversione quando nella cartella sorgente (cartella dove posizionare i file da convertire in pdf-a) non conterrà più nessun documento da convertire. Se selezionata il programma continuerà a rimanere in ascolto. Inserito il nome della associazione, selezionati tramite un solo click entrambe i componenti Reader e Writer ed operata la vostra scelta relativa al comportamento del plug-in a coda terminata cliccare su crea per passare al punt 2. 2.Definito quanto sopra, vi troverete con il wizard come mostrato in figura 2, tramite i seguenti pulsanti potrete configurare le regole, il pulsante di sinistra configura le regole che saranno gestite dal componente reader, mentre il pulsante di destra è possibile configurare le regole che saranno gestite dal componente Writer, in questo caso il componente si occupa della conversione dei file dal formato pdf oppure tiff in pdf-a. © 2010 ABLE Tech Srl 174 Guida di ARXivar fig.2, Elenco delle configurazioni associazione componenti Reader e Writer. 3. Definita l'associazione dei componenti reader e Writer, cliccare sul seguente pulsante per accedere alla maschera di figura 3 dove dovrete definire le regole necessarie per il funzionamento del componente Reader: a. Assegnare un nome alla regola, esempio "Regole di lettura" oppure "Regole monitoraggio cartella sorgente". b. Tramite l'apposito pulsante dovrete selezionare il percorso dove il componente Reader potrà recuperare i file di partenza e che successivamente andranno convertiti dal componente Writer. c. La selezione della cartella cadrà su un percorso precedentemente definito. La cartella potrebbe anche essere la stessa utilizzata per gestioni del tipo Scan-to-folder. In questo caso dovrete considerare quanto segue: l'utente con cui gira il Plug-in converter pdf-a dovrà avere i diritti necessari per accedere alla cartella. La conversione dovrà essere eseguita quando sicuri della presenza dei documenti da convertire e che non vi siano scansioni in corso. d. C liccare sul pulsante Aggiungi/Modifica regola per aggiungere la cartella selezionata, è possibile aggiungere n cartelle di input desiderate tenendo in considerazione i relativi tempi di elaborazione che saranno proporzionali al numero di cartelle da processare. e. C liccare su salva per confermare il tutto. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Plug-in manager 175 fig.3, regole per il componente Reader. E' possibile eliminare dei percorsi precedentemente selezionati come mostrato in figura 3. 4. Tramite il seguente pulsante è possibile configurare le regole che saranno utilizzate dal componente Writer che in questo caso si occupa della conversione di file tiff o pdf in pdf-a, dove sarà sufficiente definire la cartella dove il componente Writer dovrà depositare i documenti così convertiti. Definire una cartella dove depositare i file non convertiti. Dalla casella combinata "C olonna che contiene i dati (byte[]) selezionare il valore mostrato in figura 4 (il plug-in Write pdf-a, consente la sola selezione mostrata in figura). Dalla casella combina "C olonna che contiene il nome del file di input" selezionate il valore desiderato, nel caso la regola di configurazione del componente Reader preveda più cartelle è consigliabile selezionare Nome del Parametro di input. Definiti tutti i parametri cliccare su salva. fig.4, regole per il componente Writer. © 2010 ABLE Tech Srl 176 Guida di ARXivar Tramite questo pulsante è possibile parametrizzare le scritture dei file di Log. Per maggiori chiarimenti si veda quanto esposto in C onfigurazioni in comune. Questo pulsante vi consente di eseguire e testare immediatamente quanto configurato, questa operazione è comune a tutti i plug-in configurati con ARXPM, per maggiori chiarimenti si veda quanto esposto in C onfigurazioni in comune. Questo pulsante vi consente di eseguire quanto configurato in background, questa operazione è comune a tutti i plug-in configurati con ARXPM, per maggiori chiarimenti si veda quanto esposto in C onfigurazioni in comune. Tramite questo pulsante è possibile visualizzare i log dei processi, consente la visualizzare log relativi a processi in corso o già terminati. Durante la visone dei log si tenga presente che gli eventi in essi tracciati vengono esposti in ordine decrescente. Come configurare il Plug-in Import Utenti. Pagina in costruzione © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Parte V 178 Guida di ARXivar 5 Configurazione di ARXivar 5.1 Gestione lingue © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione di ARXivar - Gestione lingue Premessa C on il rilascio della versione 4.5.1 di ARXivar è stata introdotta la gestione della localizzazione, ARXivar ora è un prodotto multilingua in grado di lavorare con tutte i linguaggi esclusi linguaggi come Greco, C irillico, Arabo, C inese ecc.... ARXivar gestisce tre differenti linguaggi predefiniti e non modificabili dall'utente, (più avanti nel nella seguente guida saranno esposte le differenze tra linguaggi predefiniti e linguaggi definibili dall'utente). I linguaggi predefiniti sono: Inglese, Spagnolo ed Italiano. Al momento della stesura della seguente guida ARXivar mette a disposizione due linguaggi tra i tre predefiniti. Già dalla prima installazione sarete in grado di utilizzare ARXivar con i linguaggi Italiano e Inglese, interesse vi sarà sufficiente selezionare la lingua desiderata al momento del login di entrambe i moduli principali di ARXivar, Server e Client, (si veda figura 2). La presenza di due AT consecutivi (@@) come prefisso ad un'etichetta mettono in evidenza la mancanza del dizionario. In mancanza del dizionario relativo al linguaggio selezionato ARXivar utilizzerà, per valore predefinito, la lingua Italiano. fig. 1, Selezione della lingua. Configurazione e gestione della localizzazione in ARXivar. La procedura è raggiungibile da ARXivar Server, selezionando le voci di menu "Configurazione" - " Gestione Lingue", apparirà quindi la maschera di figura 2. C ome già anticipato ARXivar utilizza tre differenti linguaggi predefiniti, che in ordine sono "Inglese", "Spagnolo" e "Italiano". La lingua predefinita, per quanto riguarda ARXivar Server e ARXivar C lient è Italiano , mentre © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 179 fig. 2, Maschera per la gestione delle lingue. (ARXivar Server) per i servizi Windows di ARXivar la lingua predefinita è Inglese. A tale proposito va segnalato che viene garantita la corretta gestione della localizzazione solo se le opzioni di impostazione della lingua del vostro sistema siano correttamente configurate, in caso contrario potreste incontrare problemi con stringhe di caratteri contenenti il simbolo dell'euro ( ). Le tre localizzazioni predefinite. (al momento della stesura della seguente guida i linguaggi disponibili sono Inglese e Italiano) Le tre lingue predefinite di ARXivar, "Inglese","Spagnolo" e "Italiano" non potranno essere ne eliminate ne modificate. E' comunque possibile esportare uno dei tre linguaggi predefiniti, adattarlo secondo le vostre esigenze e successivamente reimportalo, rendendo cosi possibile selezionare la nuova lingua. In figura 2 è visibile una 4 lingua cosi aggiunta. Un dizionario personalizzato è facilmente individuabile da quelli di default da diverse proprietà. · L'icona di una lingua personalizzata differisce da quelle di default. L'icona di un linguaggio predefinito riporta la bandiera della nazione di origine. · Il codice di un linguaggio di default è la sigla stessa della nazione mentre il codice di un linguaggio © 2010 ABLE Tech Srl 180 Guida di ARXivar personalizzato riporta un numero progressivo gestito da ARXivar. Significato delle colonne Attiva: Se riporta il valore SI sta a significare che rientra nei linguaggi selezionabili dall'utente al momento del login. Originale: Se riporta il valore SI sta a significare che il dizionario utilizzato rientra tra i dizionari originali, rilasciati con l'installazione o eventuali successivi aggiornamenti ARXivar. Una lingua originale non potrà essere eliminata ne modificata. Personalizzata: Se riporta il valore NO sta a significare che non rientra tra le lingue personalizzate. La colonna " Personalizzata" con un valore diverso da NO indica l'avvenuta personalizzazione del relativo dizionario associato alla lingua. La personalizzazione di un dizionario è di default è l'unica modifica apportabile ad una lingua Originale di ARXivar. Significato dei pulsanti maschera "Gestione lingue" Pulsante "Nuova" C onsente di creare una nuova lingua. Questa operazione predispone ARXivar all'utilizzo di un nuovo dizionario, vi sarà possibile gestire il nuovo dizionario tramite i rimanenti pulsanti sotto esposti "Importa Lingua", "Esporta Lingua" ed "Elimina Lingua". Pulsante "Elimina" C onsente di eliminare la lingua selezionata escluse le lingue aventi SI nella colonna "Originale". Pulsante "Esporta Lingua" C onsente di esportare la lingua selezionata, comprese le localizzazioni originali "Inglese","Spagnolo" e "Italiano". L'esportazione di una lingua originale può essere un ottimo punto di partenza per la definizione di lingue personalizzate. Quando si esporta una lingua viene esportato il relativo dizionario. Il dizionario viene esportato in un file di testo aventi due possibili formati: formato Csv oppure formato Lng. La struttura del file C sv rispetta le seguenti specifiche: separatore di colonna è un punto e virgola (;), intestazioni di colonna: PROG per la prima colonna, TYPE per la seconda e VALLANG per la terza, segue una porzione del dizionario " Italiano" come esempio: PROG;TYPE;VALLANG afsdk.frmCampoProf;Caption;Campo afsdk.frmCampoProf;CheckCodice.Caption;Codice identificatore destinatario afsdk.frmCampoProf;CheckMitt.Caption;Codice identificatore mittente afsdk.frmCampoProf;FrameLista.Caption;Campo Esterno I file in formato Lng copiano la struttura dei file .Ini di Windows, segue porzione del dizionario "Italiano " in formato Lng [afsdk.frmCampoProf] Caption=Field © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 181 CheckCodice.Caption=recipient's ID-code CheckMitt.Caption=sender's ID-code FrameLista.Caption=External field Label1.Caption=Field name: Label2.Caption=Double-click the list field in order to select it Label3.Caption=Field name: Label4.Caption=Default value: I dizionari personalizzati creati ex novo, deciso il formato, dovranno rispettare le strutture di sopra esposte. Un file non conforme potrebbe generare errori durante l'utilizzo di ARXivar. Pulsante "Importa Lingua" Tramite il pulsate importa è possibile importare un nuovo dizionario. Pulsante "Reset" Ripristina la configurazione originale delle lingue. Eliminando dall'elenco eventuali lingue personalizzate. Definire la lingua di default per i servizi di ARXivar: C onsente di stabilire quale lingua, tra quelle presenti in elenco dovra essere utilizzata dai servizi Windows di ARXivar. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.2 Password server © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione di ARXivar - Password server Premessa Le configurazioni di ARXivar vengono gestite tramite il modulo ARXivar Server, indipendentemente dalla modalità di archiviazione utilizzata, configurazioni e impostazioni vengono memorizzate in un apposito database, chiamato database dei dati, da non confondere con un secondo database gestito da ARXivar chiamato database dei files o documenti utilizzato, come dice il nome, per archiviare i documenti delle aree organizzative aventi la modalità di salvataggio configurata su Database, per maggiori chiarimenti si legga quanto QUI esposto. In figura 1 sono visibili tutte le voci grazie alle quali è possibile stabilire le diverse modalità di configurazione della vostra Installazione. © 2010 ABLE Tech Srl 182 Guida di ARXivar fig 1, il menu diARXivar Server L'accesso a queste voci va protetto da modifiche non autorizzate, in quando un'errata configurazione potrebbe compromettere in parte o anche tutto il funzionamento di ARXivar stesso. La password di default fin dalla prima installazione è ARX in maiuscolo, la password di ARXivar server è case sensitive (arx è diverso da ARX), in caso di password inserita in modo errato non riceverete nessun avviso, semplicemente non sarà possibile accedere ad ARXivar Server in quanto vi sarà richiesto di inserire nuovamente la password, il numero di tentativi è infinito. Modalità di accesso. C ome avrete notato, l'accesso al modulo ARXivar server differisce dall'accesso al modulo ARXivar C lient. Per accedere al modulo di ARXivar C lient è necessaria l'autenticazione, nome utente e password di ARXivar, questo non solo per motivi di sicurezza ma anche perchè in ARXivar le informazioni legate all'utente sono di fondamentale importanza per il suo corretto funzionamento. Lato Server (quando si parla di lato si fa riferimento al modulo ARXivar Server), l'accesso non richiede autenticazione da parte dell'utente di ARXivar, quindi potenzialmente chiunque abbia accesso alla macchina con l'installazione del vostro modulo ARXivar server potrebbe tranquillamente accedervi. Protezione delle impostazioni di ARXivar tramite password. E' possibile proteggere l'accesso alle varie procedure di configurazione di ARXivar utilizzando impostando la password per accedervi. Questo livello di protezione è conosciuto come password server di ARXivar Impostare la password server di ARXivar Per impostare la password server procedere come segue: · Aprire ARXivar server. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 183 · Selezionare la voce "Configurazione" quindi "Password Server" · Inserire la password da voi scelta · Inserire conferma password · Salvare provare a chiudere ARXivar Server, eseguire nuovamente ARXivar Server, ora per accedere dovrete inserire la password precedentemente definita. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.3 Criptazione Documenti © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione di ARXivar - Criptazione dei documenti Premessa ARXivar, indipendentemente dalla modalità di archiviazione utilizzata al momento della archiviazione di un documento provvede alla sua compressione, archiviando di fatto uno file ZIP. E' possibile decidere di proteggere da password i documenti cosi compressi, apponendo una password al file zip, in questo modo oltre che a ridurre lo spazio utilizzato dalla archiviazione dei documenti, è possibile aggiungere un ulteriore livello di protezione per i vostri documenti. Nel caso si volesse accedere ad un documento archiviato, senza utilizzare ARXivar ma direttamente da esplora risorse, individuato il documento da aprire, sarà necessario essere a conoscenza di tutti i criteri di protezione applicati. ATTENZIONE: In caso di abilitazione Proteggi zip con password" oppure "Proteggi zip con algoritmo di crittografia a 128bit" sarà necessario chiudere e riavviare tutti gli ARXivar Client, in questo modo verranno applicate le nuove modalità di protezione. Se ARXivar C lient non viene riavviato eventuali archiviazioni non potranno applicare le nuove impostazioni di protezione. TODO Livello di criptazione La gestione criptazione dei documenti è raggiungibile tramite il modulo di ARXivar Server, tramite le © 2010 ABLE Tech Srl 184 Guida di ARXivar coordinate di menu: Configurazioni - Criteri di criptazione. Selezionando la voce di menu "Criteri di criptazione" viene visualizzata la finestra di figura 1. fig. 1, impostazione criteri di protezione dei documenti. Gestione password. C on questo pulsante sarà possibile, tramite apposita finestra (figura 2) inserire la password da applicare ai file Zip dei documenti. La presenza di asterischi nella casella di testo "Inserisci password", della finestra "Password documenti" sta a significare che è già stata precedentemente inserita una password. Per inserire una nuova password non è necessario essere a conoscenza dell'ultima password utilizzata, ma vi sarà sufficiente inserirne una nuova e ridigitarla nell'apposito campo Conferma password. Premere quindi il pulsante sul pulsante "OK" per salvare la nuova password. La presenza di una password non significa che questa venga utilizzata per proteggere i file zip dei vostri documenti. Per proteggere i file zip dovrete selezionare la modalita di protezione tramite: Proteggi zip con password Tramite questa opzione a scelta obbligatoria è possibile stabilire se applicare il criterio di protezione tramite password. Se selezionata "Attiva protezione con password" e non risulti archiviata nessuna precedente password, automaticamente sarà visualizzata la finestra di figura 2, dove vi sarà possibile definire la nuova password da utilizzare. A questo punto potrete salvare le impostazioni cosi inserite. Importante: Questa configurazione non è retroattiva, ciò significa che gli zip contenenti tutti i © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 185 documenti precedentemente archiviati non saranno protetti da password. La protezione tramite password viene applicata a partire dalle archiviazioni successive. Proteggi zip con algoritmo di Cryptazione a 128 bit. Tramite la selezione di questa opzione a scelta obbligatoria si utilizza un livello di C riptazione a 128Bit, in questo modo il motore di ARXivar provvederà a criptare il contenuto del documento. Tale funzionalità richiede la definizione obbligatoria della password (si veda quanto sopra esposto), la password inserita viene utilizzata come chiave privata per la criptazione a 128bit del documento. Questo garantisce una protezione del documento contro eventuali tools di password recovery, potenzialmente validi per poter recuperare la password applicata ad un file Zip e quindi accedere al contenuto di file zip protetti di sola password. Mentre, applicando una protezione con algoritmo di criptazione a 128 bit sarà possibile estrarre un documento dallo zip, ma non essendo in possesso della chiave privata di decriptazione diventerà praticamente impossibile leggere il contenuto del documento estratto. fig. 2, Gestione password dei documenti. Alcuni consigli: Nel caso si opti per un livello di protezione tramite utilizzo di sola password sullo zip, si consiglia l'utilizzo di password complesse, composte da caratteri che prevedano maiuscole e minuscole, simboli e cifre. E' bene che tali password non siano di lunghezza inferiore ai 16 Byte. La lunghezza della password non diventa di fondamentale importanza se utilizzata come chiave privata per il calcolo dell'algoritmo di criptazione a 128bit (seconda opzione di protezione, in questo caso non è possibile accedere a tale chiave perchè non viene memorizzata nello zip). A tale proposito si ricorda che il livello di protezione del documento non impedisce l'accesso allo zip. Eventuali "malintenzionati" potranno si estrarre il contenuto di tali zip ma non essendo in possesso della chiave privata non potranno decriptare il contenuto dei documenti. ARXivar consente di modificare la password ogni qual volta lo riteniate opportuno, questo perchè il motore di ARXivar è in grado di accedere a qualsiasi documento utilizzando la password corretta. Il tutto © 2010 ABLE Tech Srl 186 Guida di ARXivar è reso possibile grazie il salvataggio della stessa in un'apposito campo nascosto del profilo documentale. E' importante che: Nel caso decidiate di applicare un sistema di scadenza password, qualsiasi esso sia e bene conservare in posto sicuro tutte le password utilizzate, annotandone "Password" e "data validità della stessa". Quanto sopra vi consentirà di poter accedere ad un file zip contenente un documento precedentemente archiviato con ARXivar, il tutto senza necessariamente dover utilizzare ARXivar Client. E' possibile recuperare il periodo di archiviazione e quindi al relativo periodo di validità password tramite la data di modifica dello zip in questione. Al momento della stesura della stesura della presente guida, la gestione delle password di protezione documento non prevede nessun automatismo di scadenza/rinnovo, il tutto va manualmente gestito dall'amministratore. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.4 AOO (Aree organizzative) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione di ARXivar - AOO (Aree organizzative omogenee) Premessa Questa capitolo vi introduce agli argomenti riguardanti la configurazione di ARXivar, leggere con attenzione questi capitoli della guida vi sarà d'aiuto ad una corretta configurazione del prodotto ARXivar. ARXivar già dalla prima installazione senza particolari interventi di configurazione risulta essere funzionante. E' possibile gestire i vostri documenti tramite un solo utente, l'utente Admin, che viene automaticamente creato e configurato durante le fasi di installazione.Lo stesso vale per la tipologia documentale "Generico - C orrispondenza generica" e per l' area organizzativa omogenea da voi configurata durante la fase di creazione del vostro primo database di ARXivar. Ovviamente quanto sopra non può bastare, quindi solo un'attenta configurazione vi consentirà di sfruttare al meglio tutte le potenzialità di ARXivar. Grazie alle diverse modalità di configurazione del © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 187 prodotto vi accorgerete come sia possibile riuscire a coprire le più svariate esigenze legate alle più differenti realtà di interesse di una qualsiasi Area Organizzativa Omogenea. Identificazione di Aree Organizzative Omogenee Il concetto di identificazione delle AOO è stato introdotto dal DPR 428, abrogato e sostituito dal DPR 445/2000. Un' area organizzativa omogenea è all'atto pratico un'insime di unità organizzative (UO) afferenti a una medesima organizzazione. La AOO per considerarsi tale deve usufruire di un medesimo sistema di gestione interna dei flussi documentali. Molto probabilmente si constaterà che queste Aree (uffici, reparti ecc..) coincidono con "luoghi" ove effettuano la creazione, registrazione e manipolazione di documenti. Questa è una, se non la primaria causa del rallentamento del flusso documentale, cioè delle informazioni e la generazione di dati ridondanti, esempio l'apertura di fascicoli già esistenti, versioni differenti dello stesso documento e cosi via discorrendo. Quindi per fare in modo che queste Aree possano essere promosse ad AOO si va a sostituire quanto sopra con l'utilizzo di strumenti informatizzati che centralizzino il flusso delle informazioni sotto tutte le loro forme. Livelli di protezione ed accesso ai parametri di configurazione Le configurazioni di ARXivar andrebbero eseguite da personale esperto. E' sconsigliabile che un numero limitato di persone sia in grado di accedervi, questo perchè solo una corretta ed attenta configurazione del prodotto ne garantisce stabilità e affidabilità alle moltecipli funzionalità di ARXivar. Non sempre è possibile guidare l'utente ad una corretta configurazione del prodotto... porre regole troppo rigide limiterebbe la flessibilità del prodotto, limitandolo in usabilità. E' Possibile limitare l'accesso al modulo Server di ARXivar impostando una password tramite un'apposita procedura richiamabile tramite le coordinate di menu, ARXivar Server - Management - C onfigurazione - Password Server. La password non ha scadenza, per togliere la protezione vi sarà sufficiente accedervi ed cancellare quanto inserito in "Inserisci password" fig. 1, password per accedere al modulo server di figura 1. E' consigliabile togliere la password di accesso al modulo server di ARXivar solo se il © 2010 ABLE Tech Srl 188 Guida di ARXivar livello protezione di accesso alla macchina Windows è alto. L'accesso di più persone alla configurazione del prodotto, anche se esperte, potrebbe generare delle problematiche di difficile individuazione. In impianti ARXivar già da tempo avviati, una qualsiasi modifica andrebbe prima attentamente valutata, al contrario durante le prime fasi è consigliabile, magari lavorando con database di prova, testare le diverse configurazioni fino a trovare la soluzione ottimale. Gestione e configurazione AOO In ARXivar C reare e gestire un'AOO è estremamente semplice. Per iniziare eseguire ARXivar Server, quindi dal menu Management selezionare la voce Aree Organizzative, successivamente con un doppio click sulla voce del menu di destra "Elenco delle Aree Organizzative" avrete accesso all'elenco delle AOO configurate. Per impostazione predefinita, durante le fasi di installazione di ARXivar Server, viene creata la AOO di partenza che sarà dunque visibile e selezionabile, modificabile ma non va eliminata per nessun motivo. Creare una nova AOO Dalla finestra Elenco Aree Organizzative di figura 3 è tramite questo pulsante è possibile creare una nuova AOO tramite la finestra di figura 4. Quando si procede alla creazione di una nuova AOO è consigliabile utilizzare un codice parlante (esempio 02.UO2 di figura 3), questo per renderne più semplice la ricerca. La selezione di una Area Organizzativa Omogenea generalmente avviene tramite casella combinata (C omboBox), utilizzare una codifica parlante come potrebbe essere il codice della AOO Unità Operativa Demo 2 di figura 2, in questo modo l'utente sarà in grado di distinguere a colpo d'occhio l'AOO. Diverse indicizzazioni del database di ARXivar hanno in chiave il codice AOO, una corretta codifica potrebbe anche aumentare le prestazioni del vostro database. Modificare i dati di una AOO Tramite questo pulsante è possibile modificare l'AOO selezionata dall'elenco. E' possibile entrare in modifica dell'AOO selezionata anche tramite un doppio click. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 189 fig.2, Elenco AOO (Aree Organizzitive Omogenee) Come eliminare una Area Organizzativa Omogenea AOO Tramite questo pulsante potrete eliminare la AOO selezionata, la cancellazione di una AOO è resa possibile solo se non esistono più oggetti relazionati alla medesima. L' Area Organizzativa Omogenea di default non va per nessun motivo eliminata!!! anche se non possiede nessun elemento figlio come una Classe documentale, Utente, Gruppo, Documento ecc.. Come duplicare copiare un Area Organizzativa Omogenea Tramite questo pulsante è possibile duplicare una Area Organizzativa in una nuova. La procedura di copia duplicherà i dati della AOO di partenza e cioè la AOO selezionata al momento della click sul pulsante copia. Vi saranno richiesti il nuovo codice e la nuova descrizione da associare alla AOO di destinazione. Nella finestra Area Organizzativa Omogenea troviamo: Due schede, la prima chiamata "Dati Generali" dove sarà possibile aggiornare i dati relativi all'area organizzativa omogenea tramite i seguenti campi: Codice identificativo: Inserire il codice della nuova AOO. La lunghezza massima consentita è di 9byte alfanumerici come lettere, numeri e separatori quali trattino, punto, Barra ecc.. una volta salvate le informazioni relative alla nuova area organizzativa non è più possibile modificare il codice. Si consiglia di utilizzare codici parlanti per renderne più facile l'identificazione in fase di profilazione o di ricerca dei documenti. Il campo Codice Identificativo è un campo obblogatorio. Denominazione: In questo campo va inserita la denominazione dell'AOO, il campo è puramente descrittivo. © 2010 ABLE Tech Srl 190 Guida di ARXivar Il campo denominazione è obbligatorio, se non inserito non vi sarà possibile procedere con il salvataggio della AOO o delle modifiche ad essa apportate. Casella di posta: Nel campo casella di posta è possibile inserire la vostra mail aziendale, come potrebbe essere info@vostrodominio.com oppure se l'indirizzo mail della vostra Posta Elettronica C ertificata (PEC). Il campo casella di posta non è un campo obbligatorio, anche se non inserito vi sarà possibile salvare. Responsabile: Nel campo Responsabile dovrete inserire il nome e cognome del responsabile AOO. Il campo Responsabile è un campo obbligatorio. Data istituzione: In questo campo dovrete indicare la data di istituzione della AOO, la data deve essere uguale o precedente la data di sistema. Il campo Data istituzione è un campo obbligatorio. Data soppressione: Inserire la data solo se la AOO è stata soppressa, questo campo non è obbligatorio, l'inserimento di una data valida ne determina la soppressione, di conseguenza non sarà più possibile utilizzare una AOO avente una data di soppressione. Nella seconda scheda "Impostazioni di salvataggio" della finestra Area Organizzativa Omogenea, raggiungibile come già esposto nel presente capitolo è possibile configurare la modalità di salvataggio dei documenti della AOO in questione (selzionata). Oltre a quanto troverete esposto in modalità di salvataggio è consigliabile vedere anche quanto esposto sull'utility SetPath. Identificativo Organizzazione Nella stessa finestra "Elenco Aree Organizzative" selezionando la scheda "Identificativo Organizzazione" (si veda particolare di figura 3) la scheda identificativo organizzazione è suddivisa in tre differenti sezioni:"Generale", "Impersonate" e "Blocco Aoo" fig. 3, la scheda Identificativo Organizzazione © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 191 Generale Nella sezione generale è possibile definire il codice Identificativo IDPA ed la descrizione relativa alla vostra organizzazione. Queste informazioni non sono obbligatorie, se inserite potrete utilizzarle nella configurazione della stampa etichette Barcode. Impersonate In alcuni scenari ci si potrebbe trovare costretti a lavorare con utenti Windows non appartenenti al gruppo Administrators... In scenari di questo tipo, ed in special modo con Aree organizzative che archiviano su file system, gli utenti senza diritti amministrativi non riuscirebbero a raggiungere le condivisioni amministrative di ARXivar, si veda AFDTShare$, qualsiasi tentativo di archiviazione o lettura documento fallirebbe. Tramite l'Impersonate anche gli utenti senza diritti amministrativi saranno impersonati come un utente Administrator, sarà sufficiente tramite la sezione Impersonate definire quanto segue: in User Name: inserire il nome utente, si consiglia Administrators di dominio, oppure un utente appartenente al gruppo Administrators.. in Password: inserire la password (Password di Administrator) in Dominio: inserire il nome dominio Oltre quanto sopra, grazie all'Impersonate è possibile lavorare anche con macchine Windows fuori dominio, vi basterà eseguire questi semplici passi: a) C reare un nuovo utente con i diritti amministrativi per la macchina dove ARXivar archivia i documenti (si veda AFDTShare$) b) C reare lo stesso utente su tutte le macchine Windows fuori dominio, ovviamente solo le macchine che dovranno accedere in lettura e scrittura sul server di archiviazione, (si veda AFDTShare$). c) In Impersonate inserire le stesse credenziali dell'utente appena creato in questo caso vi basterà specificarne lo User Name e password d) In questo caso NON INSERIRE IL NOME DOMINIO nel campo Dominio. In questo modo anche i client Windows saranno in grado di lavorare senza problemi di autenticazione perchè saranno, grazie a questa configurazione, "Impersonati" tramite le credenziali dell'utente cosi creato. Blocco Aoo La sezione Blocco Aoo è disponibile solo una casella di controllo avente la seguente etichetta: Bloccare le aree organizzative su AOO di lavoro, se selezionata l'utente di ARXivar potrà lavorare solo con l'AOO selezionata in fase di login. Questa opzione consente all'utente di lavorare solo su AOO di sua competenza. © 2010 ABLE Tech Srl 192 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.5 Tipologie e classi documentali © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione di ARXivar - Tipologia documento e classe documento Vedere anche: Generale, Automatismi, Regole univocità, Regole DLL, Profilazione semplificata Premessa Tipologie e relative classi documentali sono il cuore del documentale, solo da una loro un'attenta configurazione ne conseguirà una migliore organizzazione e scalabilità del vostro documentale. Questa parte di guida vi introduce alla gestione e definizione di tipologie e classi documentali, a fine consultazione sarete in grado di: · C reare delle nuove tipologie documentali e definirne le relative classi documento. · Modifica dei parametri di configurazione delle classi documentali. · C ancellazione delle tipologie e classi documentali. Definizione tipologia documentale e classe documento Per tipologia documentale si intende un raggruppamento di documenti appartenenti allo stesso tipo, per esempio si potrebbe fare riferimento al ciclo attivo di una qualsiasi organizzazione; i documenti appartenenti al "Tipo - Ciclo attivo" sono Fatture di Vendita, DDT cliente, Offerte cliente ecc... i documenti appartenenti ad una certa tipologia documentale possono essere a loro volta identificati ed associati ad una specifica classe documentale di appartenenza. In ARXivar è possibile gestire un numero illimitato di classi documentali per le più disparate tipologie documentali rendendo cosi ARXivar adattabile a qualsiasi realtà di interesse. Ad esempio, si possono definire come tipi di documento Vendite le fatture cliente, i documenti di trasporto, le note di credito. Per il tipo documenti "Qualità" i manuali tecnici, istruzioni operative, Schede di lavoro, Fattibilità ecc… ciascun documento apparterrà a una sola classe documentale figlia di una tipologia documentale ben definita... Le tipologie vengono definite in base alle abitudini e alle particolari esigenze aziendali. Potrete definire le vostre classi documentali rispettando le consuetudini lavorative degli utenti, o introdurre di nuove o ancora utilizzare configurazioni miste. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 193 In ARXivar è possibile distribuire le tipologie documentali su una struttura gerarchica a tre livelli (radice/ i, Ramo/i, Foglia/e). Una struttura a tre livelli risulta essere il compromesso migliore, in alcune configurazioni sono risultati sufficienti anche solo due, un quarto livello è sempre risultato di troppo. Qualche esempio Fare riferimento a quanto esposto in figura 1, dove è visibile una struttura esplicativa con alcune tipologie di documento già caricate. C on l'esempio di figura uno, ARXivar sarà in grado di gestire l'archiviazione di documenti generati dalla corrispondenza ordinaria sia in entrata che in uscita, documentazione generata dalla posta elettronica (e-mail) in entrata e in uscita. Mentre per quanto riguarda l'amministrazione, tramite [AMM] - AMMINISTRAZIONE, saremo in grado di archiviare e gestire documenti del tipo: Fatture di vendita, documenti di trasporto cliente, offerte clienti. Il ciclo passivo è separato dal precedente ciclo attivo grazie al ramo [C PASSIVO] , tramite i suoi sotto livelli (figli) ARXivar sarà in grado di archiviare e gestire tipi documento quali fatture di acquisto e i DDT fornitori. Per una corretta e flessibile gestione dei vostri documenti una attenta analisi e pianificazione diventa di impagabile e fondamentale importanza... prima di iniziare con la configurazione delle vostre classi documentali e bene impadronirsi di alcuni concetti fondamentali quali: a) - ARXivar per la gestione delle tipologie documentali utilizza una struttura ad albero con un massimo di tre livelli Livello I, Livello II e Livello III (RADIC E - RAMO - FOGLIA ), segue un esempio : Radice [GENERIC O] - C ORRISPONDENZA GENERIC A Rami sono: [PO] - ORDINARIA per la posta ordinaria e [PE] - ELETTRONIC A per la posta elettronica. Foglie del Ramo [PO] - ORDINARIA sono [PO-IN] ordinaria in entrata e [PO-US] ordinaria in uscita. Foglie del Ramo [PE] - ELETTRONIC A sono [PE-IN] elettronica in entrata e [PE-US] elettronica in uscita. b) - E' pressoche possibile definire un numero illimitato di Radici (1° livello), un numero illimitato di di Rami (2° livello) e un numero illimitato di foglie (3° livello). c) - E' possibile archiviare un documento solo associandolo al livello più alto (foglia) della tipologia documentale di appartenenza. © 2010 ABLE Tech Srl 194 Guida di ARXivar d) - C iascuna tipologia di documenti può essere configurata su uno, due o tre livelli gerarchici a seconda delle necessità, quindi in ARXivar è possibile definire strutture miste, segue esempio: Radice è [GENERIC O] - C ORRISPONDENZA GENERIC A per la corrispondenza generica archivia i documenti con le classi documentali definite a livello II. Foglia [PO-IN] ordinaria in entrata Foglia [PO-US] ordinaria in entrata Foglia [PE-IN] ordinaria in entrata Foglia [PE-US] ordinaria in uscita Radice [AMM] - AMMINISTRAZIONE I documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo saranno archiviati con quanto definito a livello II Foglia [FAT-VEN] Fatture di vendita Foglia [FAT-AC Q] Fatture Acquisto Foglia [DDT-C ] DDT C lienti Foglia [DDT-F] DDT Fornitori Radice [MDLG] - Modulistica generica interna. I documenti relativi alla modulistica interna saranno archiviati con quanto definito a livello I. E' consigliabile utilizzare i tre livelli messi a disposizione (radice, ramo, foglie). Una struttura a tre livelli ne consegue una maggiore scalabilità. La definizione di un Tipo comporta numerosi vantaggi, quali la possibilità di consultare tutti i documenti di quella tipologia, assegnare i permessi agli utenti in base al loro tipo di attività (ad esempio abilitare solo i tecnici alla realizzazione delle specifiche di prodotto, e solo i commerciali alla creazione di offerte al cliente). C onfigurare una tipologia di documenti significa associarli ad una classe documentale valorizzando le proprietà della stessa tramite l'apposita maschera di figura 3 Creare una classe documentale Dal menu principale di ARXivar Server, selezionare dal pannello di sinistra la voce Classi Documenti, nel pannello di destra (figura 1) vi apparirà una struttura ad albero riportante le classi documentali fino a quel momento definite. Per default ARXivar crea una tipologia documentale, quindi al vostro primo accesso troverete solamente © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 195 la voce [GENERIC O] - C ORRISPONDENZA GENERIC A. fig.1, Elenco classi documentali. Tramite questo pulsante potrete aggiungere un nuovo tipo di documento. E' possibile aggiungere un nuovo tipo documento pervio selezione di un elemento padre. fig. 2, aggiunta di un nuovo tipo documentale © 2010 ABLE Tech Srl 196 Guida di ARXivar Significato campi della maschera tipo Nuovo tipo documento. In questa sezione verrà esposto il significato dei campi per la creazione di un nuovo tipo documento Elemento di: Riporta la descrizione del livello padre di provenienza. Codice: Inserire il codice per il tipo documento, sono previsti un massimo di 9 caratteri ed è un campo obbligatorio. Descrizione: Inserire la descrizione del tipo documento, sono previsti un massimo di 255 caratteri ed è un campo obbligatorio. Stato: E' riferito allo stato del documento, (attivo / sospeso) ed indica la sua validità o meno. Lo stato sospeso su una tipologia documentale ne impedisce l'archiviazione ma non la visualizzazione di documenti precedentemente archiviati. Durante la creazione di una nova tipologia documentale, questa proprietà non ha nessun valore operativo, se non quello di modificarne l'icona ad essa associata da poter utilizzare a mo di promemoria, al contrario assume un valore operativo quando al nuovo tipo documento saranno definite le proprietà della classe documentale di appartenenza. Stato documento: E' Possibile definire un valore di default per lo stato del documento durante le fasi di archiviazione. Origine: E Possibile definire un valore di default per l'origine del documento durante le fasi di archiviazione. Controlli classe Padre: In questa sezione vengono visualizzati dei messaggi relativi ad eventuali controlli aggiuntivi ereditati dalla classe padre. Eliminare una classe documentale Tramite questo pulsante è possibile cancellare un elemento relativo ad un tipo o una classe documentale. La cancellazione è consentita a condizione che l'elemento selezionato per la cancellazione © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 197 non sia padre di una classe documentale. Se l'elemento selezionato fa riferimento ad una classe documentale non saranno consentite eliminazioni su classi movimentate. Definizione e modifica parametri di configurazione della classe documentale Per accedere alla finestra di figura 3 esistono due differenti modi, tramite l'apposito pulsante oppure tramite doppio click sull'elemento desiderato. Tramite la maschera Modifica è possibile modificare o creare le proprietà relative alla classe documentale. La modifica o impostazione delle proprietà di una classe documentale determina il comportamento di ARXivar al momento della archiviazione di un documento. Anche in questo caso è di fondamentale importanza e come detto per le tipologie documentali, solo da una un'attenta impostazione o configurazione ne conseguirà una migliore organizzazione e scalabilità del vostro documentale. La configurazione di una classe documentale, come visibile da figura 3, è stata suddivisa in quattro principali gruppi di proprietà disposti in quattro differenti schede: generale, regole di univocità, regole DLL e profilazione semplificata. C ome detto è possibile accedere alla finestra per la modifica delle proprieta di una classe documentale con un doppio click oppure tramite l'apposito pulsante, questo previo selezione di un elemento di tipologia documentale. Il livello di tipologia documentale può essere di: livello I (Radice), di livello II (Ramo) ed in fine (foglia) livello III La definizione o modifica delle proprietà di una classe documentale, richiamando la finestra di figura 3, da un elemento/livello di tipologia documentale livello padre, (sia Radice sia Ramo), fa si che le modifiche o impostazioni vengano ereditate anche dai rimanenti livelli figlio, escluse le proprietà il cui valore è legato ad entità soggette a regole di univocità per singolo documento come potrebbero essere i contatori di protocollo (Protocollo automatico), Marcature (attiva Marcature), concatenamenti ad altre tipologie documentali (libro unico del lavoro) ecc.. © 2010 ABLE Tech Srl 198 Guida di ARXivar fig. 3, la configurazione di una classe documentale Vedere anche: Generale, Automatismi, Regole univocità, Regole DLL, Profilazione semplificata © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.5.1 Classi Documentali - Generale Tipologie e classi documentali - Scheda (Generale) premessa: © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 199 Per utenti ARXivar provenienti da versioni precedenti la 4.5 in Gestione classi documentali è stata introdotta una nuova scheda alla quale è stato assegnato il nome "Generale", la precedente "Generale" è stata rinominata in "Automatismi". La scheda avente nome "Generale" consente di configurare gli stessi parametri configurabili quando si crea un nuovo livello di tipologia documentale, che è raggiungibile solo quando selezionato il primo livello di una tipologia documentale, ora gli stessi parametri sono sempre disponibili anche quando vi si accede in modifica da un livello superiore al primo, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto. fig.1, la nuova scheda "Generale" N.B.: La presente pagina è relativa ad una novità introdotta con il rilascio di una nuova Build relativa alla versione ARXivar 4.5.x. © 2010 ABLE Tech Srl 200 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.5.2 Classi Documentali - Automatismi Tipologie e classi documentali - Scheda (Automatismi) Premessa: C on il rilascio di una Build di ARXivar successiva alla 4.5.1 sono stata introdotte delle modifiche alla maschera relativa ai parametri di configurazione di una classe documentale, dopo tale rilascio codice e descrizione della classe documentale sulla quale si sta lavorando non sono più disponibili, per poter visualizzare tale informazione è ora necessario selezionare la scheda "Generale". fig.1, particolare maschera gestione classi documenti. Protocollo automatico Tramite la pressione del pulsante "Cambia" alla destra della proprietà "Protocollo automatico" viene richiamata l'apposita maschera per definire il protocollo da associare alla classe documentale selezionata. Per tutti i documenti che saranno archiviati utilizzando la classe documentale in questione, sarà automaticamente creato il corrispettivo numero di protocollo, il numero di protocollazione sarà riportato nel campo Numero del profilo documento nella forma Sigla/Progressivo protocollo (esempio: FA/0001) Attiva Marcature in esportazione PDF Se attivata sara possibile richiamare l'apposita procedura per impostare la marcatura di un documento durante la sua esportazione in formato PDF. La marcatura durante l'esportazione in formato PDF è basata su un sistema zonale. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 201 L'utente avrà a disposizione 5 diverse zone del documento sul quale posizionare la marcatura. La marca definibile consiste in una stringa di caratteri di tipo alfanumerico della quale sara possibile definire: font del carattere, la sua dimensione, la sua direzione (orizzontale o verticale), il colore del font. La marcatura potra essere un valore statico oppure letto da uno dei campi di profilo. La marcatura sarà posta a tutti i documenti archiviati con la classe documentale in questione ma solo durante la fase di esportazione in formato PDF. E' possibile accedere alla configurazione delle proprietà della marcatura tramite l'apposito pulsante avente etichetta "C ambia". Il comando cambia è disponibile quanto l'utente seleziona la casella di controllo "Attiva Marcature in esportazione PDF". Attiva inoltro automatico in Box Interna Se attivata, ogni qualvolta venga archiviato un documento associato alla classe documentale in questione, gli utenti selezionati tramite l'apposito pulsante riceveranno notifica dell'avvenuta archiviazione tramite posta interna di ARXivar . Lista di distribuzione o Liste di distribuzione (utenti interni) : l'attivazione dell'inoltro automatico in Box interna richiede la configurazione di liste di distribuzione. E' possibile accedere a tale configurazione tramite l'apposito pulsante "C ambia", posto alla destra della casella di controllo "Attiva inoltro automatico in Box Interna". Concatenamento libro unico del lavoro Tutti i documenti archiviati tramite classi documentali con selezionata la casella di controllo "Concatenamento libro unico del lavoro", saranno archiviati e gestiti come stabilito dalla gestione del libro unico del lavoro ex libri paga e matricola. Procedure e modalità operative rispettano quanto stabilito con gli articoli 39 e 40 della legge n. 133 del 6 agosto 2008 ed in vigore il 16 febbraio 2009. Al momento della stesura di questa guida è possibile accedere a maggiori informazioni ai seguenti link link1, link2 e link3. Stato Particolare da figura 3 Tramite questa casella combina è possibile definire lo stato di una classe documentale. E' possibile definire due differenti stati: "Attivo" e "Disattivo". Se lo stato della classe documentale in questione è uguale ad "Attivo" la classe documentale è disponibile sia per operazioni di archiviazione e ricerca di un documento, se il suo valore è posta a "Disattivo" la classe documentale non sarà disponibile per operazioni di archiviazione ma solamente per operazioni di ricerca. Fascicolazione © 2010 ABLE Tech Srl 202 Guida di ARXivar Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 2, dove sarà possibile definire una struttura di fascicolazione. Tutti i documenti archiviati tramite la classe documentale così configurata saranno automaticamente inseriti all'interno del fascicolo stabilito. A questo proposito va precisato che ARXivar non archivia fisicamente il documento all'interno del fascicolo, ma crea un collegamento logico con esso. Questo, oltre che garantirne l'univocità di versione, consente una comoda gestione dello stesso documento anche su più strutture di fascicolazione, rispettando così esigenze diverse: l'ufficio qualità potrebbe utilizzare una struttura di fascicolazione diversa da quella utilizzata dall' ufficio vendite, l'esempio classico lo si potrebbe fare su documenti relativi a dei resi cliente. La gestione fascicoli sarà approfondita nel capitolo "Strumenti di Organizzazione" alla voce Fascicoli. fig. 2, Definizione struttura di fascicolazione E' possibile stabilire strutture di fascicolazione a più livelli, sia statici che dinamici: dove statico è un livello di fascicolatura definito dall'utente per esempio Pubblici\C lienti, per dinamico si intente un livello di fascicolazione generato partendo dal valore di un campo di profilo. Tramite questo pulsante, visibile in figura 2, è possibile richiamare tutti i campi di profilo compreso i campi aggiuntivi (definibili dall'utente). Il livello di fascicolazione così creato è definito come fascicolo dinamico © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.5.3 Classi Documentali - Regole Univocità Tipologie e classi documentali - Scheda (Regole Univocità) Regole di univocità Dalla finestra Modifica classe documentale di figura 3 selezionare la scheda "Regole Univocità", da questa scheda è possibile impostare delle regole di univocità sui documenti che saranno archiviati con la classe documentale in questione. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 203 Le regole di univocità controllano che non vengano inseriti valori doppi su campi di profilazione, evitandone di fatto la duplicazione di chiavi di ricerca e le relative conseguenze di mancata integrita referenziale. Esempio di violazione regola di univocità La regola di univocità per la classe documentale Fatture di vendita esegue il controllo sui i seguenti tre campi di profilo NUMERO, DATA DOCUMENTO, DESTINATARIO Viene archiviata una fattura di vendita dove NUMERO = 100 DATA DOC UMENTO = 22/10/2009 DESTINATARIO = Mario Rossi se alla archiviazione precedente ne seguisse una seconda dove NUMERO è ancora = 100 DATA DOC UMENTO è ancora= 22/10/2009 DESTINATARIO è ancora= Mario Rossi Il controllo sulla regola di univocità risulterebbe "VERO", ARXivar avvisa l'utente tramite il messaggio di figura 5. Se durante l'archiviazione di un documento non venisse rispettata una regola di univocità, l'utente ne sarebbe informato tramite il messaggio di figura 5 e procedere con tre differenti opzioni: · "Non Gestire" in questo caso l'archiviazione procederebbe come suo solito, creando dei valori di profilazione doppi. · "Apri documento esistente ed annulla", con questa opzione verrebbe visualizzato il documento archiviato durante una precedente fase di profilazione ed automaticamente annullata quella corrente perchè considerata non valida. In questo modo non vengono creati profili doppi. · "Gestisci in base allo stato" in questo caso se la proprietà "Revisione" dello stato documento è attiva il documento sarà regolarmente archiviato anche in presenza di valori duplicati. Questo perchè lo stato di un documento ("Bozza","Da Approvare","Valido","Bloccato" ecc..) grazie alla casella di controllo "Abilita revisioni" può stabilire se un particolare documento può essere sottoposto a revisioni oppure no. © 2010 ABLE Tech Srl 204 Guida di ARXivar fig. 5, Violazione di una regola di univocità Opzioni di profilazione in caso di non univocità Questa sezione offre un ulteriore livello decisionale nel caso vengano sollevate eccezioni di non univocità, nello specifico è possibile stabilire se l'utente avrà potere decisionale nel casi di NON univocità o se l'archiviazione può avere luogo in base allo stato del documento. · C hiedi all'utente: nel caso di non univocità sarà mostrato il messaggio di figura 5. · Gestisci in base a Stato: l'utente non avrà potere decisionale sulla modalità di archiviazione. La modalità di archiviazione sarà gestità in base a quanto stabilito nella proprietà "Abilita revisioni" dello stato documentale. Come definire le regole di univocità Tramite questo pulsante è possibile creare le regole di univocità, la sua pressione visualizzerà un elenco dal quale sarà possibile selezionare cosa sottoporre al controllo di univocità e cioè: · Tutti i campi di profilo standard. · Tutti i campi di profilo aggiuntivi. · Tutti i campi di protocollo (solo se abilitati). ATTENZIONE!!! Per rendere effettive le regole di univocità sarà necessario attivarle come esposto in figura 6. La maschera di figura 6 è raggiungibile da ARXivar Server - Profilo documentale - Impostazione Profilo documentale, Scheda "Impostazioni" © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 205 fig.6, Attivazione delle regole di univocità © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.5.4 Classi Documentali - Regole DLL Tipologie e classi documentali - Scheda (Regole Regole DLL) Regole DLL Dalla finestra Modifica classe documentale di figura 3 selezionare la scheda "Regole DLL". Da questa scheda è possibile configurare i parametri necessari per aggiungere ulteriori regole di profilazione definibili dall'utente per la classe documentale selezionata. Un esempio pratico: durante le fasi di profilazione delle fatture di vendita, potreste avere l'esigenza di controllare i valori inseriti dall'utente per verificarne la correttezza ad ogni profilazione. Oltre ai campi di profilazione standard avete previsto anche un campo aggiuntivo specifico per inserire codice dell'agente di vendita. Tale codice deve rispettare delle regole di validazione; una lunghezza pari ad 8 caratteri, contenere nelle due prime cifre un valore uguale a "01" e nelle ultime 3 un valore mai diverso da "999". ARXivar non può implementare delle funzioni cosi specifiche relative alla validazione dei valori inseriti in campi aggiuntivi. Per questo motivo mette a vostra disposizione la possibilità di configurare a vostro piacimento delle regole di validazione del dato. Questo perchè ARXivar, tramite "Regole DLL" è in grado di comunicare DLL da voi progettate e contenenti funzioni, principalmente per la validazione dei dati inseriti, nulla vieta di poterle utilizzare anche per altre elaborazioni come: Interrogazioni database esterni utilizzando come parametri di ricerca i dati di profilazione, esportazione dei dati di profilazione in file C SV e tanto altro ancora... © 2010 ABLE Tech Srl 206 Guida di ARXivar ARXivar, dando la possibilità di interagire con dei componenti esterni, di fatto mette a disposizione un potente "Extension Tool", questo perchè definita la principale DLL di integrazione nulla vieta che la medesima possa utilizzare altri metodi, funzioni ecc... esposti da altre DLL da voi prodotte. C osa sono le DLL? I concetti qui espressi fanno riferimento ai sistemi operativi Microsoft Windows, tuttavia sono equivalenti in tutti i sistemi che permettono l'uso di librerie dinamiche. Una DLL (Dynamic Link Library, tradotto "libreria a collegamento dinamico") è a tutti gli effetti un codice eseguibile. Windows distingue i file di codice eseguibile tramite la loro estensione .EXE, (l'es tens ione è il s uffis s o del nome di un file preceduto da un "." punto, l'argomento è trattato, più avanti s otto il titolo "Le es tens ioni dei file in Micros oft Windows "). Ogni file eseguibile (EXE o DLL) dispone di un punto d'ingresso (chiamato entry point) invocato dal sistema operativo subito dopo il caricamento, (es empio s ubito dopo il doppio click s ul file Calc.EXE). Per una DLL il punto d'ingresso è mappato sulla funzione convenzionalmente chiamata DllMain o startup entry point, la funzione DllMain viene invocata, oltre che al caricamento della DLL, anche allo scaricamento e quando un processo viene creato o distrutto nel processo in cui la DLL risiede, cioè quando un programma che referenzia e utilizza le funzionalità di una DLL viene eseguito e poi concluso. A differenza di un file EXE, la DLL deve uscire dall'entry point non appena ha terminato le inizializzazioni necessarie. Quest'ultimo concetto è particolarmente importante nel caso vangano sviluppare delle DLL da agganciare alla proprietà "Regole DLL" di una classe documentale in ARXivar. Qualche esempio pratico Per esempio il programma calcolatrice di Windows viene eseguito grazie la presenza del file eseguibile C alc.EXE. E' possibile aprire la calcolatrice di Windows tramite un doppio click sulla relativa voce di menu, inoltre è possibile aprirla o eseguirla anche tramite un doppio click sul file C alc.EXE da esplora risorse, oppure, da start - esegui, nella casella di testo "Esegui" inserire C alc.exe e dare invio. C on le librerie a collegamento dinamico, anche se, come detto, sono a tutti gli effetti come dei file eseguibili, non vi sarà possibile eseguirle come è possibile fare con un file eseguibile .EXE. La principale differenza tra codice eseguibile (EXE) ed una libreria a collegamento dinamico (DLL), è che il codice eseguibile in esse contenuto, viene messo a disposizione ai file eseguibili (programmi EXE) che le referenziano, il tutto tramite dei collegamenti (link interni) da qui il significato di Dynamic Link Library. I file eseguibili (programmi EXE) potranno utilizzare e condividere anche con altri programmi metodi e funzioni messe a disposizione (in gergo esposte) dalla o dalle DLL in essi referenziate. Per metodo si intende una sequenza di istruzioni in codice, capaci di eseguire una o più operazioni. I metodi possono accettare dei parametri in entrata ma non possono restituire valori in uscita. Una funzione, come un metodo esegue il codice in essa contenuto, può © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 207 ricevere o non ricevere dei parametri in entrata ma a differenza di un metodo, cosa importante, restituisce sempre almeno un valore in uscita. E' giusto dire che il risultato di una funzione viene restituito, dalla DLL, sotto forma di valore al programma (File eseguibile EXE) che utilizza la DLL stessa... questa particolarità, come vedrete più avanti, viene sfruttata da quanto è possibile definire in "Regole DLL" della gestione delle classi documentali in ARXivar Server. Le estensioni dei file in Microsoft Windows N.B.: Le estensioni dei file potrebbero essere nascoste. E possibile decidere di nascondere o rendere visibili tali estensioni tramite questo semplice procedimento: da una qualsiasi finestra di esplora risorse, dalla Barra dei Menu si selezioni la voce " Strumenti", quindi "Opzioni cartella", dalla finestra "Opzioni C artella" selezionare la scheda "Visualizzazione" nella struttura ad albero che appare individuare la casella di controllo "Nascondi le estensioni per i tipi file conosciuti", se selezionata le estensioni conosciute da vostro sistema Windows non verranno visualizzate, al contrario saranno visualizzate, sia le estensioni già conosciute dal vostro profilo Windows, sia le estensioni non conosciute. Da Windows Vista in poi la classica barra dei menu, nelle finestre di esplora risorse, per valore predefinito è nascosta, per renderla visibile cliccare su Organizza quindi su Layout e selezionare la voce "Barra dei Menu" Estensioni conosciute significa che il sistema operativo sa quale programma è associato alla particolare estensione del file in questione, quindi saprà quale programma utilizzare per eseguire il file selezionato. Per esempio per i file con estensione .doc o docx, se sul vostro sistema operativo vi è installato un Microsoft Word, Windows aprirà un'istanza di Word ed al suo interno visualizzerà il contenuto del documento con estensione .doc o .docx. Quando Windows è in grado di riconoscere il tipo di file dalla sua estensione sarà anche in grado di associare l'icona che ne rappresenta il tipo di appartenenza, questa tecnica ne rende facile il riconoscimento del tipo di file anche da parte dell'operatore. Per mantenere la compatibilità di interfacciamento tra le vostre DLL e ARXivar, la loro progettazione dovrà attenersi ad alcune semplici regole e prerequisiti che ora saranno qui esposti: · Rispettare regole sia di struttura che nomenclatura dei metodi e delle funzioni (nomenclature e strutture devono essere rispettate solo nella DLL di Integrazione) · Le DLL di integrazione dovranno essere oggetti COM, in caso contrario vi sarà possibile portare a termine le operazioni di configurazione ma al momento del loro non riceverete alcuna risposta, tutti gli errori sollevati dalle vostre DLL in ARXivar saranno ignorati. · E' possibile utilizzare tecnologie differenti da C OM implementando l'interoperabilità all'interno della DLL di integrazione che comunque deve rimanere un oggetto C OM. © 2010 ABLE Tech Srl 208 Guida di ARXivar · La DLL dovrà essere registrata tramite REGSVR32 prima del suo utilizzo. In Microsoft Visual Basic 6 se compilata rispettando le regole di compatibilità progetto vi sarà sufficiente registrare la DLL solo la prima volta (vedere la proprietà equivalente per altri linguaggi di programmazione in grado di generare oggetti C OM). · La DLL dovrà contenere tante classi quante saranno le regole di validazione a voi necessarie. Ognuna di queste classi dovrà esporre una funzione pubblica chiamata GO. Tale funzione non dovrà avere parametri in entrata e restituire un valore booleano (Vero o Falso). Regole e prerequisiti. Le regole DLL permettono di aprire una comunicazione sincrona tra il front-end dei dati inseriti dal utente, e non ancora registrati ed il vostro oggetto C OM. Il nome della DLL è libero, negli esempi successivi faremo riferimento ad essa chiamandola DLLRules.DLL Seguiranno ora dei frammenti di codice di esempio. Il linguaggio utilizzato è Microsoft Visual Basic 6, nulla vi vieta di utilizzare altri linguaggi di programmazione, l'importante che l'oggetto prodotto sia un oggetto C OM. I componenti Obbligatori Il vostro progetto dovrà comprendere un Modulo.bas, il suo nome e libero e non ha nessuna importanza ai fini dell'integrazione con ARXivar. Il Modulo.bas dovrà dichiarare cinque variabili pubbliche. Nome delle variabili, sia la loro visibilità ed il tipo dato rappresentato, deve essere come esposto in figura 7, anche la modifica di un solo nome, pregiudicherebbe il funzionamento di Regole DLL. '----------------------------------------------------' Nome del Modulo: ModuloExt.Bas ' Il nome del modulo può anche essere diverso '----------------------------------------------------' In Campi scrivo: ' NomeCampoArxivar, NomeCampoUtente, ValoreCampo ' Il nome di queste variabili non può essere cambiato. Public Public Public Public Public Campi() As Variant NomeCampoArx As String NomeCampoUte As String ValoreCampoArr As Variant Counter As Integer fig. 7, definzione dei campi pubblici a livello di modulo Oltre al Modulo.bas la vostra DLL dovrà contenere almeno un modulo di classe. Al modulo di classe potrete assegnare un nome di vostro gradimento, tenendo presente che questo nome andrà definito nella casella di testo "Nome oggetto" di figura 10. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 209 Il modulo di classe dovra: · Esporre 4 proprietà, nome, visibilità e tipo dato rappresentati dalle proprietà del modulo di classe dovranno essere esattamente come esposto in sotto in figura 8. · Esporre una funzione pubblica chiamata Go. Questa funzione non dovrà gestire parametri in entrata ma restituire un valore booleano (vero o falso), si veda esempio nell'ultimo frammento di codice in figura 8. · Oltre alle proprietà e alla funzione Go, il modulo di classe dovrà esporre tutti i metodi della seguente tabella Nome Parametri in funzione entrata Operazione eseguita Valore restituito Questa funzione aggiunge uno al contatore per Contatore Nessuno l'array dei campi, dovrete inserire il codice Nessuno esposto in figura 9 AggiungiCa mpo Questa funzione aggiunge i tre valori all'arry dei Nessuno campi, dovrete inserire il codice come esposto in Nessuno figura 9 Questa funzione è creata esclusivamente per poter essere richiamata da ARXivar, al suo Go Nessuno interno potete implementare il codice a voi necessario, come possibili chiamate ad altri componenti software, l'importate è che restituisce un valore booleano (vero o falso) restituisca un valore booleano di vero o falso. Segue figura 8, contenente tutto il codice obbligatorio che dovrete implementare nel vostro modulo di classe. In figura 8, il codice esposto nella funzione Go è puramente esplicativo. Ad ogni singola regola dovrà corrispondere un apposito modulo di classe avente sempre le stesse caratteristiche. in figura 9 viene esposto il codice necessario per la validazione di un ipotetico campo aggiuntivo creato per memorizzare il codice agente, assieme ai dati di profilazione di un'ipotetica classe documentale " Fatture di vendita" '------------------------------------------------------------------'Module: ArxClass 'DLL di esempio per intercettare campie valori ricevuti da Arxivar '------------------------------------------------------------------'Proprietà obbligatorie per la costruzione della DLL Public Property Let NomeCampoArxivar(nomearx As String) 'Valore passato da Arxivar - Nome del campo di Arxivar NomeCampoArx = nomearx End Property Public Property Let NomeCampoUtente(nomeutente As String) 'Valore passato da Àrxivar - Nome del campo utente © 2010 ABLE Tech Srl 210 Guida di ARXivar NomeCampoUte = nomeutente End Property Public Property Let ValoreCanipo(Valore As String) 'Valore passato da Arxivar - Valore contenuto in Arxivar ValoreCampoArr = Valore End Property Public Property Let DimensioneArray(ArrayDim As Integer) 'Proprietà per dimensionare in modo dinamico l'array CAMPI ReDim Preserve Campi(3, ArrayDim) As Variant End Property 'Metodi obbligatori per la costruzioni della DLL Public Function Contatore() ' usato da ÀRXIVAR 'Questa funzione aggiunge uno al contatore per l'array dei campi Counter = Counter + 1 End Function Public Function Go() As Boolean 'Richiamato da ARXIVAR 'Inserire qui la routine di controllo che restituirà vero/falso 'Esempio: Controllo che in campi ci sia scritto almeno un valore 'In questa sezione, quindi l'utente potrà impostare I vari 'controlli e/o lanciare eseguibili, richiamare alter DLL etc. Dim r As Integer For r = 0 To UBound(Campi, 2) If Campi(2, r) <> "" Then Go = True Else MsgBox "IL CAMPO " & vbNewLine & "Campo: <" & Campi(i, r) & _ "> - Valore: <" & Campi(2, r) & _ ">" & vbNewLine & "NON E' VALIDO!", vbExclamation Go = False Exit Function End If Next r End Function fig. 8, codice di riferimento per il modulo di classe. Segue figura 9 contenete la parte di codice della funzione GO. Questo codice esegue il controllo di quanto digitato in un ipotetico campo aggiuntivo denominato "Agente". Il codice Agente viene considerato valido solo se lungo 8 caratteri dei quali i primi due di sinistra dovranno essere sempre uguali ad "01", mentre gli ultimi 3 dovranno essere sempre uguali a "999". 'Validazione di un campo aggiuntivo 'La funzione Go è la funzione richiamata per default da ARXivar' Public Function Go() As Boolean © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 211 'E' consigliabile inserire la gestione dell'errore 'All ' interno della funzione GO. 'Diversamente ARXivar non vi segnalerà l'errore On Error GoTo Err_manage MsgBox "Debug - Controllo chiamata" '<--Eliminare a fine test Dim r As Integer, msgErr As String msgErr = "Il Campo AGENTE è inserito in modo NON corretto. .." & vbNewLine & _ "Il Codice Agente deve: iniziare con 01 e terminare con 999, la sua " & _ "lunghezza deve essere di 8 caratteri" For r = O To UBound(Campi, 1) 'limito il controllo solo sul campo Agente If UCase(Campi(1, r)) = "AGENTE" Then 'Regole per la validazione If Len(Trim(Campi(2, r))) = 10 _ And Left(Campi(2, r), 3) = "'01" _ And Right(Campi(2, r), 4) = "999'" Then Go = True Exit For Else MsgBox msgErr, vblnformation, "Validazione codice Agente" Go = False Exit For End If End If Next r Exit Function Err_manage: MsgBox Err.Number & " " & Err.Description End Function Fig. 9, un ulterriore esempio di validazione del dato inserito. Alcune utili specifiche tecniche Quanto qui esposto fa riferimento all'utilizzo del linguaggio di programmazione Microsoft Visual Basic 6, tuttavia è possibile estendere i medesimi anche ad altri ambienti di sviluppo in grado di © 2010 ABLE Tech Srl 212 Guida di ARXivar lavorare con oggetti C OM. · La o le DLL da voi create è consigliabile siano salvate nella stessa directory di installazione di ARXivar C lient. · Le DLL andranno copiate su tutti i client, e registrate da riga di comando, supponendo che abbiate assegnato "DLLRules" come nome per la vostra DLL dovrete eseguire il seguente comando: REGSVR32 "C:\Programmi\ARXivar\DLLRules.dll" ed attendere il messaggio di avvenuta registrazione. · Nel caso di ricompilazioni della vostra DLL vi consigliamo di impostare la compatibilità di versione a "Compatibilità di progetto", questo vi consentirà semplicemente di sovrascrivere le versioni già esistenti senza aver bisogno di rieseguire il comando REGSVR32 per registrare nuovamente il componente. · Nel caso di ricompilazioni e vi troviate in difficoltà ad eseguire il Debug del componente è consigliabile aggiungere all'inizio della funzione Go una Messagebox che vi garantisca l'avvenuta chiamata alla fuznione GO, il messaggio ovviamente andrà tolto a fine distribuzione. · I valori dei campi di profilazione gestiti dalla funzionalità di ARXivar "Regole DLL" sono tutti racchiusi tra singoli apici esempio un campo di profilo dove l'utente ha inserito '1000' in realtà conterrà '1000', quindi la sua lunghezza, in questo caso non sarà 4 caratteri ma 6, quattro per la cifra 1000 più due per i due apici una ad inizio stringa ed uno a fine stringa. · All'interno della funzione GO e bene implementare sempre la gestione dell'errore, ARXivar non tiene in considerazione errori generati dalla vostra DLL semplicemente pulendone la coda. Implementando una gestione dell'errore, come in figura 9, se la vostra funzione Go sollevasse delle eccezioni l'operatore riceverebbe la segnalazione. Configurare le Regole DLL Dopo aver creato, compilato, distribuito e registrato la vostra DLL prima di poterla utilizzare dovrete istruire ARXivar al suo utilizzo, per agganciare le regole della o delle vostre DLL spostarsi nella scheda " Regole DLL" di figura 10, in questa maschera potrete configurare © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 213 fig. 10, Configurazione delle regole DLL Evento contestuale in Arxivar Da questa casella combinata potete selezionare l'evento di ARXivar dove potrete associare le chiamate alle vostre DLL per la validazione dei campi di profilo. Ad oggi è possibile abbinare le chiamate ai seguenti eventi e sezioni: · Nella sezione "Altre operazioni" nel menu a cassetti della finestra risultati di ricerca, "01-Menù contestuale 'Applica regole 'DLL' in griglia di ricerca" · Quando l'utente preme il pulsante per confermare la profilazione del documento "02-Tasto 'C onferma' in profilazione documenti" · Quando l'utente conferma la modifica di un profilo documentale "03-Tasto 'C onferma' in modifica profilo" Nome Oggetto (dll.Classe) Qui dovrete inserire il nome della vostra DLL ed il nome della classe contenete la funzione GO che desiderate richiamare. © 2010 ABLE Tech Srl 214 Guida di ARXivar Esempio DLLRules.CheckCodeAge, dove DLLRules è il nome della vostra DLL e C heckC odeAge il nome del modulo classe contenete tutti i membri (Proprietà, Metodi e funzioni di default) più la funzione GO con la vostra implementazione software. La vostra funzione GO eventualmente potra essere estesa ad altri metodi e funzioni. La funzione GO è semplicemente in grado di restituire un valore booleano (vero o falso) ARXivar sarà semplicemente in grado di interpretare il vero o il falso restituito. Etichetta del controllo In questa casella di testo è possibile definire l'etichetta del pulsante "C onferma" per le finestre di Profilazione (sia archiviazione che modifica profilo), in entrambi le implementazioni possibili, sia su "02Tasto 'C onferma' in profilazione documenti" che "03-Tasto 'C onferma' in modifica profilo". E' C onsigliabile utilizzare etichette brevi ed è abilitata la e commerciale per il tasto scorciatoia: Esempio potrete utilizzare inserire &Archivia per ottenere Archivia come nel particolare sotto. Verifica risposta Si - No, ignora risposta La funzione standard Go della vostra DLL è in grado di ritornare un solo valore booleano (vero o falso), tramite questa opzione è possibile ignorare il risultato di ritorno della funzione GO della vostra DLL. Pulsanti - Aggiungi controllo , Elimina controllo e Configura campi Impostate le precedenti proprietà tramite questo pulsante è possibile aggiungere e confermare il nuova regola. Tramite questo pulsante vi sarà possibile eliminare il controllo di validazione selezionato. Non è possibile modificare i controlli validazione aggiunti. Prima di apportare delle modifiche dovrete eliminare il controllo e aggiungerlo ex novo. Tramite questo pulsante potrete selezionare i campi di profilo ai vostri controlli di validazione personalizzati. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.5.5 Classi Documentali - Profilazione semplificata © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 215 Tipologie e classi documentali - Scheda (Profilazione semplificata) Profilazione semplificata Tramite questa scheda è possibile configurare un profilo predefinito per la classe documentale selezionata. Sarà possibile richiamare i profili predefiniti qui inseriti sui monitor Touch Panel di alcune marche di stampanti multifunzione. Grazie a questa configurazione l'operatore potrà comodamente archiviare in ARXivar i documenti fotocopiati o scannerizzati, impostando i campi di profilo tramite la tecnologia Touch Panel. Per un elenco completo delle marche delle stampi multifuzione compatibili con ARXivar visitare il nostro sito www.arxivar.it © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.6 Stati documento Configurazione di ARXivar - Stati documento Vedere anche: Stati validi per l'utente, C reare nuovo utente, Generali, Mail Premessa Un documento, qualsiasi sia la sua forma, cactacea o digitale già dai primi secondi della sua creazione si trova in un preciso stato. Seguono alcuni esempi; un'offerta cliente, potrebbe trovarsi in uno dei seguenti stati: Inserita, controllata, sotto posta a revisione, approvata, inviata, confermata ecc... Un documento di trasporto potrebbe esser già stato inserito, stampato, firmato ecc... e gli esempi potrebbero continuare per una qualsiasi altra tipologia documentale. © 2010 ABLE Tech Srl 216 Guida di ARXivar ARXivar consente di gestire con modalità e differenti riservatezze lo stesso documento a secondo dello stato in cui si trova. Sempre in base allo stato, è possibile stabilire modalità operative differenti per singolo utente, o gruppo di utenti. A secondo dello stato di un documento oltre che stabilirne le modalità operative vi sarà possibile gestirne la visibilità o abilitare un utente/gruppo di utenti alla modifica, cancellazione o revisione di documenti che si trovano in un particolare e ben definito stato. Grazie alla gestione dello stato di un documento, ARXivar è in grado di stabilire se e quando innoltrare delle notifiche a chi di dovere. fig.1, Gestione stati dei documenti, elenco deglio stati Un esempio pratico. Sempre tornando alla offerta cliente, una volta stampata, inviata (s tampata ed inviata potrebbero es s ere s tati ges tibili), ci si augura che tale offerta venga confermata dal nostro cliente, quando quest'ultima passa da uno stato da confermare a confermata ARXivar invierà una notifica a chi di dovere perchè provveda così all'inserimento del relativo ordine cliente. Già l'esempio questo piccolo esempio mostra che tramite un semplice cambio di stato, di un particolare documento "offerta cliente", di fatto ne determini la creazione di un ulteriore documento... il documento sarà di tipo "Ordine Cliente" che a sua volta si troverà in uno stato, che successivamente cambiera e darà così origine ad un ulteriore tipo di documento e così via, fino a chiudere ciò che comunemente viene identificato come ciclo attivo. Creare gli stati dei documenti E' Possibile accedere alla configurazione degli stati documenti da ARXivar Server tramite la voce di menu Stati documenti. C liccando su stati documenti avrete modo di accedere alla maschera di figura 1, in particolare ai seguenti pulsati: © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 217 Tramite questo pulsante potrete creare un nuovo stato. Tramite questo pulsante potrete entrare in modifica lo stato selezionato. Tramite questo pulsante eliminare lo stato selezionato. Per creare un nuovo stato premere il pulsante ( della maschera di Figura da non confondere con il pulsante simile visibile in figura 2 ), verrà aperta la finestra "Nuovo stato documento" di figura 2, tramite questa finestra sarà possibile creare il nuovo stato e definirne tutte le proprietà necessarie. Il pulsante di figura 2 non aggiunge un nuovo ma consente di creare le riservatezze per singolo utente o per gruppi di utenti, per maggiori dettagli vedere Utente - Stato documento. fig.2, Finestra per la creazione/modifica di uno stato documento. © 2010 ABLE Tech Srl 218 Guida di ARXivar Scheda Icone Tramite la scheda Icone, è possibile selezionare l'icona da associare allo stato. l'icona associata allo stato sarà utilizzata per poter stabilire a prima vista lo stato di un documento. L'icona qui selezionata verrà visualizzata per esempio nella griglia dei risultati di ricerca, oppure nella griglia dove vengono mostrati i documenti di processo. La selezione dell'icona da associare allo stato che si sta per creare avviene attraverso un semplice click su di essa. Una volta selezionata l'icona è possibile tornare sulla scheda generale. e spostarsi nel campo "Nome dello stato". Nome dello stato: Inserire il nome dello stato, la lunghezza massima prevista è di 20 caratteri, esempi di nome dello stato potrebbero essere "Bozza", "da confermare", "in modifica", "Valido", "Accettato" ecc... Abilita notifica automatica In questo riquadro trovate "con importazione" e "per revisione" queste due caselle di controllo se selezionate attivano l'invio di notifiche. Le notifiche vengono inviate quando un documento avente che si trova nello stato che state definendo, viene archiviato o revisionato. Riceveranno notifica dell'avvenuta archiviazione o revisione le seguenti figure: · Destinatari di profilo (Utenti di ARXivar). · Utenti di ARXivar abilitati alla ricezione automatica delle notifiche tramite Inbox interna, in questo caso la ricezione della notifica per avvenuta archiviazione o revisione è legata alla tipologia documentale del documento archiviato o revisionato. Revisione In questo riquadro trovate la casella di controllo "Revisione" se abilitata sui documenti che si trovano nello stato in questione sarà possibile creare e gestirne le revisioni, in caso contrario se la casella Revisione non risultasse abilitata le modifiche effettuate su documenti aventi tale stato documentale non generano revisioni dello stesso ma verranno semplicemente sovrascritte. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7 Utenti e gruppi © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 219 Configurazione di ARXivar - Utenti e Gruppi. Vedere anche: C reare nuovo utente, Generali, Mail, Autorizzazioni, Stati Validi per l'utente, Import utenti di Active directory Premessa Per poter accedere ad ARXivar è necessario esserne un utente registrato, come vedremo più avanti l'utenticazione è una caratteristica indispensabile per un programma di Business Process Manager quale è ARXivar. Ogni singola operazione sia che si tratti di una semplice archiviazione, modifica di un documento, invio di notifiche, esecuzione di operazioni pianificate, processi di Workflow e altro ancora ARXivar deve essere costantemente informato su chi esegue cosa e sulla base di queste informazioni sarà possibile inoltrare notifiche, informare in modo prestabilito e corretto ancora chi, come e quando dovrà eseguire tale operazione e cosi via discorrendo. Per questo motivo la configurazione di un utente non può essere limitata ad una semplice registrazione del tipo Nome Utente e password ma è giusto pensare all'utente di ARXivar come ad una entità ben precisa, un entità con delle proprietà configurabili ed in base a queste proprietà l'utente potrà eseguire un certo tipo di operazioni piuttosto che altre. Grazie ad una accurata gestione delle riservatezze, diventa estremamente semplice stabilire a quali classi documentali l'utente potrà accedere, su quali documenti potrà apportare modifiche ecc... La lista delle attività ed i relativi controlli associabili ad un utente in ARXivar è praticamente infinita. C ome per la definizione delle classi documentali anche la configurazione di utenti e gruppi richiede un'attenta e puntigliosa progettazione, una buona configurazione delle proprietà di un utente vi ripagherà in flessibilità e scalabilità del vostro documentale. In questa sezione della guida saranno esposte tutte le proprietà di configurazione per utenti e gruppi di ARXivar. Accedere alla gestione Utenti e Gruppi di ARXivar Dal modulo ARXivar Server selezionare la voce Utenti e Gruppi, nella parte destra della finestra principale di ARXivar Server vi apparirà l'elenco degli utenti e dei gruppi di ARXivar. Al primo avvio troverete solo l'utente Omogenea\Admin" © 2010 ABLE Tech Srl predefinito di ARXivar nella forma "Codice Area Organizzativa 220 Guida di ARXivar fig. 1 Elenco degli utenti- gruppi utenti di ARxivar. La maschera di figura 1 mette a disposizione dell'utente ben tre gruppi separati di pulsanti (A,B e C ) Gruppo pulsanti A Le opzioni dei pulsanti del gruppo "A" in ordine, da sinistra verso destra sono: Nuovo utente, Modifica utente, C ancella Utente, Rinomina utente. Nuovo utente: Aggiunge un utente nuovo agli utenti già esistenti, l'argomento viene trattato nel dettaglio qui. Modifica Utente: Apre la finestra della gestione utenti in modalità di modifica per l'utente selezionato dall'elenco. Cancella Utente: Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'utente al momento selezionato in elenco utenti. La cancellazione di un utente in ARXivar è una cancellazione di tipo logico. Quando l'operatore elimina un utente, questo non sarà fisicamente eliminato dalla tabella utenti, ma semplicemente marcato come utente eliminato. Questo ne garantisce l'integrità referenziale con tutti gli oggetti creati o manipolati dall'utente eliminato come: documenti, processi di workflow conclusi, notifiche ecc... Un utente eliminato non potrà più accedere ad ARXivar, tuttavia tutti gli oggetti creati o manipolati dallo stesso non prederanno tale collegamento, e sarà sempre possibile risalire al nome dell'autore di un documento. E' consigliabile non eliminare l'utente Admin, nel caso venisse erroneamente eliminato, se non si conosce la corretta procedura per il ripristino manuale, dovrete chiamare il centro assistenza clienti, in questa guida non viene volontariamente indicata la corretta procedura la procedura di ripristino utenti. E' preferibile che il ripristino di un utente sia eseguito almeno una volta dietro supervisione di un operatore. Rinomina Utente: Tramite questo pulsante è possibile rinominare l'utente al momento selezionato, non è consentito rinominare manualmente un utente magari tramite il pulsante modifica, questo perchè la modifica del nome utente scatena l'aggiornamento correlato a catena, per tutti gli oggetti creati o © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 221 modificate da tale utente ne verrà aggiornata la chiave nome utente. E' possibile rinominare tutti gli utenti tranne l'utente principale di ARXivar. L'utente principale di ARXivar è Admin, questo utente dovrà rimanere tale (Nome utente Admin, C odice utente 2) Gruppo pulsanti B Nel gruppo di pulsanti B troviamo, da sinistra verso destra gli stessi pulsanti del gruppo A, in questo caso per la gestione dei gruppi utente e sono: Nuovo gruppo: C onsente la creazione di un gruppo di utenti nella modalità esposta in figura 2 fig. 2, definizione di un nuovo gruppo utenti Nome Gruppo In questa casella di testo dovrete definire il nome del gruppo che si desidera creare. La gestione dei gruppi utenti di ARXivar potrebbe essere paragonata alla gestione dei gruppi utenti di Windows, dove è possibile associare ad un gruppo uno o più utenti semplificandone così gestione di privilegi e permessi. A questo riguardo va messo in evidenza che in ARXivar non esistono gruppi predefiniti come "Administrators - Guests - Everyone ecc...". La creazione e definizione di gruppi ed aggiunta di relativi utenti spetta all'operatore, queste operazioni dovranno essere eseguite dall'utente Admin di ARXivar. Area organizzativa Tramite questa casella combinata sarà possibile selezionare l'AOO di appartenenza del gruppo, il pulsante sulla sua destra consente una ricerca avanzata dell'area organizzativa. Una volta selezionata l'area organizzativa, la lista "Tutti gli utenti" sarà popolata con gli utenti dell'area organizzativa selezionata. © 2010 ABLE Tech Srl 222 Guida di ARXivar Tutti gli utenti In questa lista potrete selezionare l'utente da aggiungere al gruppo che state creando, l'aggiunta dell'utente al gruppo avviene tramite il pulsante includi. Alla pressione del pulsante includi l'utente selezionato in "Tutti gli utenti" sarà aggiunto all'elenco "Utenti del gruppo". La selezione degli utenti può avvenire per singolo utente o selezionando più utenti tramite la combinazione del tast C TRL + pulsante sinitro del mouse, oppure tramite la combinazione del tasto Shift + pulsante sinistro del mouse. Utenti del Gruppo Elenco degli utenti del gruppo. Per confermare la creazione del gruppo sarà sufficiente classe documentalee cliccare sul seguente pulsante. Modifica gruppo: Tramite il pulsante modifica gruppo apparirà la finestra di figura 2, da questa finestra sarà possibile includere nuovi utenti o escluderne altri. Anche in questo elenco è possibile utilizzare la multiselezione tramite la stessa combinazione di tasti C TRL o SHIFT + pulsante sinistro del mouse. Cancella Gruppo: La cancellazione di un gruppo rispetta le stesse regole della cancellazione di un utente Rinomina Gruppo: Rinominare un gruppo equivale al rinomina utente, anche in questo caso saranno applicate le stesse modalità operative di rinomina utente. Gruppi e riservatezze utente Per un gruppo utenti è possibile assegnare livelli di riservatezza e gestione degli stati documentali come avviene per il singolo utente. Le Riservatezze assegnate ad un gruppo vengono automaticamente assegnate a tutti i suoi membri, segue esempio: · Se l'utente m.rossi non è abilitato in lettura/scrittura su documenti di tipo "OFFERTE C LIENTI" ma è comunque membro di un gruppo abilitato in lettura/scrittura su tale classe documentale anche l'utente m.rossi può accedere a tale tipologia con gli stessi privilegi del gruppo di appartenenza. · Tuttavia per l'utente m.rossi potrebbe comunque risultare impossibile visualizzare le offerte clienti, anche se appartiene, come nell'esempio sopra, ad un gruppo abilitato in lettura/scrittura, questo perchè ARXivar introduce un ulteriore livello di riservatezza sull'accessibilità ai documenti, questo livello di riservatezza utilizza lo stato in cui il singolo documento si trova nel preciso istante della richiesta di accesso effettuata dell'utente m.rossi, per esempio il gruppo di appartenenza ha i privilegi di lettura/scrittura sulle OFFERTE C LIENTE, ma l'utente m.rossi oppure il gruppo stesso non possono accedere alle OFFERTE C LIENTE che sono si trovano ancora in uno stato "NON CONFERMATE". Maggiori dettagli sulla gestione degli stati documentali sono qui esposti. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 223 Gruppo pulsanti C Per quanto riguarda il gruppo di pulsanti "C " da sinistra verso destra troviamo i pulsanti: Importa Utenti, Filtro Utenti/Gruppi, Mostra i gruppi di appartenenza dell'utente selezionato. Importa Utenti: Questo pulsante vi consente di importare gli utenti del vostro dominio (Utenti di Active directory) l'argomento viene qui esposto nel dettaglio. Filtro Tramite questo pulsante è possibile creare un filtro di selezione sui documenti. Il filtro verrà applicato su tutti i documenti, per tutte le classi documentali ed ha validità solo per l'utente selezionato al momento della creazione del filtro. l'utente avrà visibilità solo sui quei documenti dove i campi di profilo saranno in grado di soddisfare i criteri di ricerca imposti dal filtro. Il Filtro rispetta la sintassi per lo scripting SQL e non deve essere comprensivo della clausola WHERE. Tramite il pulsante "Filtro" viene aperta una finestra dove l'operatore ha la possibilità di inserire il frammento di script SQL. Sempre nella stessa finestra è presente il pulsante "C ampi profilo", tramite la pressione di questo pulsante l'utente può selezionare dall'elenco il nome corretto dei campi da utilizzare nel filtro. Non è prevista nessuna verifica sulla correttezza della sintassi utilizzata. Nel caso lo script contenesse degli errori di sintassi al momento della ricerca ARXivar solleverà un errore, mentre se l'errore nella stringa del filtro fosse di logica in questo caso le ricerche non restituiranno nessun documento. Segue un esempio: Per l'utente selezionato è concesso visualizzare tutti i documenti dove il campo di profilo "NUMERO" sia maggiore di 999, lo script dovrà essere cosi costruito: NUMERO>'999' Prima di procedere, dove fosse possibile è consigliabile eseguire, tramite il gestore del RDBMS utilizzato dall'istallazione, per esempio SQL Server management studio, per Microsoft SQL Server, la query di selezione sulla tabella DM_PROFILE impostando la clausola WHERE impostata nel filtro, segue esempio: SELECT * From DM_PROFILE WHERE NUMERO>'999' in questo modo è possibile verificare la sintassi del filtro impostato sull'utente. Nel caso di errori di sintassi, l'utente avente un filtro applicato, riceverebbe degli errori a run time ad ogni conferma di ricerca documenteo. © 2010 ABLE Tech Srl 224 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7.1 Import utenti di Active Directory Configurazione Utenti e Gruppi - Import utenti di Active directory Premessa Oltre la creazione e configurazione di utenti, esposta nei precedenti paragrafi della sezione Utenti e gruppi di questa guida. E' possibile creare e successivamente configurare i Login di accesso ad ARXivar, importando gli utenti specificandone il Dominio di appartenenza. Questo avviene tramite l'interrogazione l'interrogazione di Active directory attraverso LDAP. Come importare gli utenti di Active directory del dominio selezionato. Tramite la pressione sul pulsante disponibile dalla gestione Utenti e gruppi in ARXivar Server viene richiamata la finestra di figura 1, dalla quale è possibile importare gli utenti appartenenti ad un Dominio interrogandone Active directory tramite il protocollo LDAP. Il funzionamento è semplice ed intuitivo quando il processo di importazione viene eseguito in un contesto appartenente lo stesso Domino o comunque appartenente ad un Dominio in trust con il Dominio selezionato nella casella combinata "Nome Dominio o indirizzo IP (TAB per conferma IP)" vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante "Carica Utenti" e dopo qualche secondo... l'elenco degli utenti del dominio selezionato verrà popolato da user name ed eventuale Nome completo degli utenti appartenenti al Dominio in questione o in questo caso meglio dire "Appartenenti al vostro stesso Dominio". Per questa operazione è indispensabile che l'utente di Windows con cui vengono eseguite queste operazioni sia appartenente al gruppo "Administrators". In caso contrario, cioè dove la macchia che esegue il processo di importazione non appartiene al Dominio selezionato, ne ad un eventuale Dominio trusted, nella apposita casella combinata "Nome Dominio o indirizzo IP (TAB per conferma IP)" dovrete digitare il nome del Dominio oppure il suo indirizzo IP da raggiungere, quindi cliccare sul pulsante "Carica utenti", ed attenderne la risposta... In uno scenario simile è possibile riuscire ad ottenere l'elenco degli utenti quando: © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 225 · Le credenziali dell'utente Windows, loggato al momento dell'operazione di importazione, corrispondano alle stesse credenziali di un utente del dominio dal quale si intende leggerne gli utenti, che successivamente saranno selezionati per l'importazione in ARXivar, oppure: · Se le credenziali fornite tramite "Utente e Password" di figura 1, sono valide per raggiungere il dominio selezionato ed interrogarne con successo Active directory ed avere in risposta l'elenco completo degli utenti, che successivamente saranno selezionati per l'importazione in ARXivar. fig. 1, maschera per import utenti di dominio. ARXivar non garantisce il successo di interrogazioni di Active directory nei scenari di non appartenenza al dominio da interrogare, in quanto sensibili alle diverse impostazioni di policies security. Nel caso non sia possibile effettuare l'importazione con quanto sopra esposto dovrete momentaneamente adattare le vostre impostazioni di sicurezza per il tempo necessario all'importazione degli utenti da Dominio al database di ARXivar, reimpostandole a processo terminato. In base a questo argomento è doveroso sottolineare che l'interrogazione dei servizi di Active Directory giustamente richiedono un certo livello di sicurezza. © 2010 ABLE Tech Srl 226 Guida di ARXivar Significato dei campi e modalità operative Nome Dominio o indirizzo IP (TAB per conferma IP) Tramite questa casella combinata è possibile selezionare il Dominio dal quale importare gli utenti. E' possibile selezionare il nome dominio dall'elenco della casella combinata, scriverne un nome dominio non presente in elenco (la casella combinata non è a scelta obbligatoria), oppure inserire l'indirizzo IP del server da raggiungere. In figura 1 è stato inserito 127.0.0.1 per mostrare l'elenco degli utenti della stessa macchina dove gira ARXivar server, ed è solo a titolo esplicativo. Carica Utenti La pressione di questo pulsante invia la richiesta di interrogazione al dominio inserito in "Nome Dominio o indirizzo IP...." Utente: In questa casella di testo è possibile inserire il nome utente appartenente al dominio che si intende raggiungere. Il nome utente qui inserito deve appartenere ad un utente con privilegi amministrativi del Dominio in questione. Questo campo è editabile solo nel caso non siano andati a buon fine i precedenti tentativi di interrogazione di Active directory. Password: In questo campo dovrete inserire la relativa password dell'utente inserito nel precedente campo Utente. Username e Nome completo Sono le due colonne della lista utenti restituita dall'interrogazione. E' possibile selezionare gli utenti da importare in ARXivar tramite la classica casella di controllo (si veda figura 1). Nel caso gli utenti fossero parecchi, sono stati previsti degli automatismi di selezione, quali per esempio: · tramite il pulsante ad etichetta dinamica "Seleziona tutto/Deseleziona tutto" è possibile selezionare tutti gli utenti dall'elenco e importare gli utenti selezionati in ARXivar tramite la pressione del pulsante Conferma. La procedura di interrogazione, legge tutti gli utenti senza nessuna distinzione, quindi in elenco vi troverete gli utenti GUEST, NT_SERVIC ES, IUSR_ ecc... per evitare di importare in utenti comunque che comunque non saranno utilizzati, è stata prevista la possibilità di invertire la selezione. Quindi potrete procedere alla selezione degli utenti che non dovranno essere importati in ARXivar e poi tramite un click sull'intestazione della colonna Username invertire la selezione. Seleziona tutto (Deseleziona tutto) Tramite questo pulsante è possibile selezionare tutti gli utenti. Il pulsante e di tipo dinamico, cambia etichetta ed operazione a secondo delle scelte operate dall'utente. Se anche solo un utente dell'elenco © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 227 viene selezionato, tramite questo pulsate sarà possibile deselezionare gli utenti selezionati e viceversa. Conferma Tramite la pressione di questo pulsante sarà possibile dare inizio alle operazioni di importazione, la sua pressione richiama la finestra per l'inserimento/modifica utenti, dove sarà possibile definire alcune proprietà come Area organizzativa di appartenenza, stati validi per l'utente ecc... Le proprietà definite per il primo utente saranno automaticamente assegnate a tutti gli utenti selezionati per l'importazione. Annulla Questo pulsante chiude la finestra, ma non annulla eventuali precedenti conferme. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7.2 Creare un nuovo utente Configurazione Utenti e Gruppi - Creare un nuovo utente di ARXivar. Tramite questo pulsante, visibile da ARXivar Server selezionando la voce Utenti e Gruppi, si ha la possibilità di creare manualmente un nuovo utente al gruppo utenti di ARXivar. La pressione del pulsante visualizzerà una finestra avente titolo "Nuovo utente". In questa finestra andrà inserito il nome utente, che non è da confondere con nome e cognome dell'utente. Inserito lo username, per esempio m.rossi, potrete confermare tramite la pressione del pulsante OK che vi consentirà di accedere alla scheda Generale della finestra utenti in modalità "Nuovo Utente" Avvertenze: Prima di creare un nuovo utente verificarne, a parità di AOO, che lo username che si intente assegnare al nuovo utente non sia già in uso... diversamente non vi sarà possibile salvare le informazioni. ARXivar non consente di inserire nuovi utenti appartenenti alla stessa Area Organizzativa ed è in grado di verificarne la disponibilità solo dopo l'assegnazione della Area organizzativa di competenza. Inserimento dati utente di ARXivar L'inserimento dei dati relativi ad un nuovo utente di ARXivar avvengono grazie la compilazione delle 4 schede Generali, Mail, Autorizzazioni e Stati validi per l'utente, della finestra Nuovo o Modifica utente. © 2010 ABLE Tech Srl 228 Guida di ARXivar Nella scheda Generali sia in modalita inserimento che modifica sono disponibili i seguenti campi: Codice E' l'identificativo univoco dell'utente. Viene assegnato automaticamente dal sistema e non è modificabile dall'utente. Tra questi identificativi ve ne è uno riservato, il codice 2 che corrisponde all'utente Admin. L'utente Admin viene creato automaticamente da ARXivar ed è un utente con dei privilegi particolari. C ome esposto più avanti in questa guida, anche per l'utente Admin sarà necessario agire sulle riservatezze utente. Nome Utente Nel campo nome utente viene visualizzato in rosso, il nome dell'utente (username) inserito nella precedente finestra, anche questo campo, come il campo codice, non è modificabile e sarà il nome utente da utilizzare per il login in ARXivar C lient. Nome completo In Questo campo, il primo editabile della scheda generali. In questo campo dovrete inserire nome e cognome dell'utente. Dominio Questo campo, anche se editabile è consigliabile non venga utilizzato. il C ampo dominio viene popolato nel caso gli utenti di ARXivar siano stati aggiunti recuperandoli automaticamente dagli utenti di dominio tramite l'apposita procedura. Se si intende utilizzare il campo Domino, anche per utenti inseriti manualmente, è importante che quanto inserito rimanga coerente al contesto per cui è stato creato. Per esempio se si decidesse di assegnare il valore UFFIC IO QUALITÀ per tutti quegli utenti che appartengono allo stesso gruppo. L'inserimento di un nuovo utente dello stesso ufficio potrebbe creare problemi nel caso il campo Dominio fosse lasciato vuoto, oppure venisse inserito un valore del tipo UFF.QUALITÀ al posto del suo predecessore UFFIC IO QUALITÀ, quest'ultimo utente verrebbe sempre dal gruppo di utenti dell' UFFIC IO QUALITÀ causando una serie di errori logici di difficile individuazione. Area organizzativa In questo campo è possibile selezionare l'area organizzativa di competenza dell'utente. Il campo Area Organizzativa è un campo obbligatorio, non è possibile inserire utenti senza associarli ad una area organizzativa. di appartenenza. Password In questo campo definire la password dell'utente, password e username vengono utilizzati dall'utente per accedere ad ARXivar client, la password non ha scadenza e non è possibile recuperarne il valore, tramite modifica utenti è possibile solo inserire una nuova password. Codice Fiscale © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 229 In questo campo è possibile inserire il codice fiscale, sul quale, al momento del salvataggio dei dati viene eseguito un algoritmo di validazione. Il C odice fiscale diventa un campo obbligatorio se per l'utente in questione copre il ruolo di addetto alla conservazione sostitutiva. E' possibile assegnare il ruolo di addetto alla conservazione sostitutiva tramite la casella di controllo "Addetto conservazione sostitutiva" nella scheda Autorizzazioni. Attiva Aggiornamento personalizzato Questa casella di controllo se selezionata attiva una modalità personalizzata di gestione degli aggiornamenti di ARXivar C lient, in pratica sarà possibile utilizzare percorsi diversi, dove recuperare il pacchetto di aggiornamento di versione di ARXivar C lient. Firma (Carica - Elimina) Tramite il pulsante C arica è possibile selezionare una immagine con compressione jpeg (.jpg), solitamente corrisponde alla firma manuale e sottoposta a scansione dell'utente in questione oppure ad un logo o timbro e ne copre la stessa funzione. Se si tratta di firma non è da confondere con la firma digitale che è tutt'altra cosa, una firma da scansione potrebbe però essere utilizzata internamente come un timbro oppure assumere il valore di un Visto... Classe (Admin - Profiler - User) Ogni utente può appartenere ad un solo livello, i livelli utente previsti in ARXivar sono tre, Administrator, Profiler e User. Elencare qui le differenze tra le tre classi sarebbe troppo complicato, l'argomento è esposto in modo dettagliato nelle apposite sezioni argomento per argomento. Sommariamente si potrebbe indicare che un utente appartenente alla classe Admin a il livello di privilegi massimi, può per esempio accedere ad alcune voci di ARXivar Server direttamente da ARXivar C lient, può definire regole di collegamento per l'SDK e tanto altro ancora; un utente di classe Profiler non ha tutti i privilegi di un utente Administrator ma può modificare i profili documentali anche senza esserne abilitato nel caso risultasse, proprietario del documento, destinatario o mittente. L'utente User è l'utente con i livelli di privilegi minimi, qualsiasi operazione eseguita da un utente user, avviene esclusivamente solo su autorizzazione, impostata da un utente appartenente ad una classe di livello superiore. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7.2.1 Generali Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Generale) © 2010 ABLE Tech Srl 230 Guida di ARXivar Premessa E' possibile accedere a questa scheda i due differenti modalità, modalità nuovo utente o in modalità modifica utente. Modifica dati utente di ARXivar Nella scheda Generali sia in modalita inserimento che modifica sono disponibili i seguenti campi: Codice E' l'identificativo univoco dell'utente. Viene assegnato automaticamente dal sistema e non è modificabile dall'utente. Tra questi identificativi ve ne è uno riservato, il codice 2 che corrisponde all'utente Admin. L'utente Admin viene creato automaticamente da ARXivar ed è un utente con dei privilegi particolari. C ome esposto più avanti in questa guida, anche per l'utente Admin sarà necessario agire sulle riservatezze utente. Nome Utente Nel campo nome utente viene visualizzato in rosso, il nome dell'utente (username) inserito nella precedente finestra, anche questo campo, come il campo codice, non è modificabile e sarà il nome utente da utilizzare per il login in ARXivar C lient. Nome completo In Questo campo, il primo editabile della scheda generali. In questo campo dovrete inserire nome e cognome dell'utente. Dominio Questo campo, anche se editabile è consigliabile non venga utilizzato. il C ampo dominio viene popolato nel caso gli utenti di ARXivar siano stati aggiunti recuperandoli automaticamente dagli utenti di dominio tramite l'apposita procedura. Se si intende utilizzare il campo Domino, anche per utenti inseriti manualmente, è importante che quanto inserito rimanga coerente al contesto per cui è stato creato. Per esempio se si decidesse di assegnare il valore UFFIC IO QUALITÀ per tutti quegli utenti che appartengono allo stesso gruppo. L'inserimento di un nuovo utente dello stesso ufficio potrebbe creare problemi nel caso il campo Dominio fosse lasciato vuoto, oppure venisse inserito un valore del tipo UFF.QUALITÀ al posto del suo predecessore UFFIC IO QUALITÀ, quest'ultimo utente verrebbe sempre dal gruppo di utenti dell' UFFIC IO QUALITÀ causando una serie di errori logici di difficile individuazione. Area organizzativa In questo campo è possibile selezionare l'area organizzativa di competenza dell'utente. Il campo Area Organizzativa è un campo obbligatorio, non è possibile inserire utenti senza associarli ad una area organizzativa. di appartenenza. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 231 Password In questo campo definire la password dell'utente, password e username vengono utilizzati dall'utente per accedere ad ARXivar client, la password non ha scadenza e non è possibile recuperarne il valore, tramite modifica utenti è possibile solo inserire una nuova password. Codice Fiscale In questo campo è possibile inserire il codice fiscale, sul quale, al momento del salvataggio dei dati viene eseguito un algoritmo di validazione. Il C odice fiscale diventa un campo obbligatorio se per l'utente in questione copre il ruolo di addetto alla conservazione sostitutiva. E' possibile assegnare il ruolo di addetto alla conservazione sostitutiva tramite la casella di controllo "Addetto conservazione sostitutiva" nella scheda Autorizzazioni. Attiva Aggiornamento personalizzato Questa casella di controllo se selezionata attiva una modalità personalizzata di gestione degli aggiornamenti di ARXivar C lient, in pratica sarà possibile utilizzare percorsi diversi, dove recuperare il pacchetto di aggiornamento di versione di ARXivar C lient. Firma (Carica - Elimina) Tramite il pulsante C arica è possibile selezionare una immagine con compressione jpeg (.jpg), solitamente corrisponde alla firma manuale e sottoposta a scansione dell'utente in questione oppure ad un logo o timbro e ne copre la stessa funzione. Se si tratta di firma non è da confondere con la firma digitale che è tutt'altra cosa, una firma da scansione potrebbe però essere utilizzata internamente come un timbro oppure assumere il valore di un Visto... Classe (Admin - Profiler - User) Ogni utente può appartenere ad un solo livello, i livelli utente previsti in ARXivar sono tre, Administrator, Profiler e User. Elencare qui le differenze tra le tre classi sarebbe troppo complicato, l'argomento è esposto in modo dettagliato nelle apposite sezioni (Riservatezze - Stati documentali, Riservatezze - C lasse documentale). Sommariamente si potrebbe indicare che un utente appartenente alla classe Admin a il livello di privilegi massimi, può per esempio accedere ad alcune voci di ARXivar Server direttamente da ARXivar Client, può definire regole di collegamento per l'SDK, in definitiva un utente Admin potrà accedere a tutti i moduli e funzionalità di ARXivar C lient; un utente di classe Profiler non ha tutti i privilegi di un utente Administrator ma può modificare i profili documentali anche senza esserne abilitato nel caso risultasse, proprietario del documento, destinatario o mittente. L'utente User è l'utente con i livelli di privilegi minimi, qualsiasi operazione eseguita da un utente user, avviene esclusivamente solo su autorizzazione, impostata da un utente appartenente ad una classe di livello superiore. © 2010 ABLE Tech Srl 232 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7.2.2 E-Mail Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Mail) Premessa Tramite questa scheda è possibile configurare i parametri relativi alla gestione della posta elettronica. accedere ad essa dal modulo di ARXivar Server selezionando la voce di menu "Utenti e gruppi", quindi tramite la selezione di uno dei seguenti Nuovo utente o Modifica utente accedere alla scheda Mail di figura 1. fig.1, Configurazione utente di ARXivar - scheda EMail Indirizzo e-mail: In questo campo è possibile inserire l'indirizzo mail dell'utente. Questo indirizzo mail non è da confondere con quanto configurabile in "C onfigurazione POP3". Le notifiche di ARXivar oltre che essere inviate alla casella di posta di ARXivar saranno inviate anche all'indirizzo qui indicato. In questo modo l'utente potrà ricevere le notifiche anche se non dovesse accedere al C lient di ARXivar. Archivia con modalità provvisoria: se selezionata, abilità la modalità di archiviazione provvisoria. La casella di controllo è selezionabile solo se le Policy per l'archiviazione delle mail in etrata © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 233 utilizza l'opzione "Archiviazione Tutte" (cioè tutte le mail in entrata vengono archiviate), utilizzando l'opzione Tutte, di fatto tutta la corrispondenza elettronica in arrivo viene automaticamente archiviata. Attivando "Archivia con modalità provvisoria" l'operatore potrà effettuare una selezione dei messaggi da archiviare in modo definitivo. Notifica della movimentazione via SMTP: Se selezionata l'utente in questione riceverà, vie E-Mail, una notifica relativa alla movimentazione dei documenti di ARXivar. Alcuni utenti, come ad esempio il responsabile di un ufficio o di un processo, hanno la necessità di essere informati sulla circolazione di tutti i documenti. Inoltre, se si seleziona "Notifica della movimentazione via SMTP" è possibile abilitare l'utente alla ricezione della notifica anche quando l'utente non rientra tra i destinatari di tale movimentazione. Numero fax int.: In questo campo è possibile inserire il numero di fax interno. Disclaimer (file txt): Tramite l'apposito pulsante posto sulla destra del campo disclaimer è possibile definire un Path relativo ad un file di testo (.txt). All'interno del file di testo potrete definire il contenuto del disclaimer. In questo contesto per Disclaimer si intente una parte statica di testo che sarà visualizzata a piè corpo delle vostre Mail inviate tramite il C lient di posta di ARXivar. N.B.: Il contenuto del disclaimer non sarà direttamente visibile nel corpo delle vostre mail, ma viene comunque incorporato e visualizzato nel corpo della mail ricevuta dal destinatario. L'unico modo per vedere il risultato finale del vostro disclaimer è auto inviarsi una Mail. Dimensione max email in uscita: Tramite questo campo sarà possibile stabilire le dimensioni massime delle mail in uscita, nella misura di Kbyte (1024 = 1 Mb) per default questo valore viene impostato a 5000, cinque Megabyte circa. Scheda Email in entrata. © 2010 ABLE Tech Srl 234 Guida di ARXivar fig. 2, Configurazione policy per archiviazione dei messaggi emali in entrata. Policy per archiviazione email in entrata: Le opzioni a scelta obbligatoria del riquadro " Archiviazione" assumono significati diversi in relazione al valore della casella di controllo: Archivia mail manuali con dati di default (si veda figura 1) che diventa selezionabile solo con l'opzione "Archiviazione tutte", (si veda dettaglio di figura 2). dettaglio di fig. 2 • Tutte: Archivia automaticamente tutte le mail in ingresso, tranne i messaggi che verificano le regole di esclusione, (le regole di esclusione sono direttamente configurabili dall'utente, tramite le proprie personali preferenze). C on selezione Tutte il campo di profilo mittente sarà valorizzato tramite il mittente della mail, indipendentemente che quest'ultimo risulti già presente come elemento della rubrica di ARXivar oppure no. C ome già accennato l'utilizzo dell'opzione Tutte abilita la casella di controllo Archivia con modalità provvisoria che se selezionata abilità la modalità di archiviazione provvisoria, questo perchè utilizzando l'opzione Tutte tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo vengono automaticamente archiviati. Abilitando la funzionalità "Archivia con modalità provvisoria" l'operatore potrà effettuare un'ulteriore selezione tra i messaggi da effettivamente archiviare e altri da escludere. Selezione: Non archivia nessun messaggio in ingresso. La mail potrà essere archiviata in modalità manuale. L'archiviazione in manuale delle mail è resa possibile sia utilizzando il gestore di posta di ARXivar oppure tramite apposito Plug-in per Microsoft Outlook (versioni XP,2000,2003 e 2007) che vi consentirà di archiviare i messaggi di posta da Outlook direttamente in ARXivar. Solo rubriche : Archivia in modo automatico solo i messaggi il cui mittente appartiene alle rubriche pubbliche di ARXivar, tranne i messaggi che verificano le regole di esclusione. Note aggiuntive su "Archivia in modalità provvisoria": Al momento della stesura della seguente © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 235 guida questa funzionalità è significativa solo per la posta elettronica in uscita. In futuro tale funzionalità potrebbe essere estesa anche alla posta elettronica in uscita. In questo caso sarà possibile selezionare " Archivia in modalità provvisoria" sia in "Email in entrata" che in "Email in uscita", in caso contrario tale funzionalità sarà resa disponibile esclusivamente nella scheda "Email in entrata". Scheda Email in uscita Policy per archiviazione email in uscita: Le opzioni a scelta obbligatoria per quanto riguarda la posta elettronica in uscita gestisce le modalita di archiviazione dei messaggi in diverse categorie, Messaggi di posta elettronica inviati a destinatari interni ad ARXivar (Email con destinazione interna) e messaggi inviati ad altri destinatari (Email con destinazione esterna). Per quanto riguarda la posta inviata esistono, ovviamente, delle differenze relative alle opzioni a scelta obbligatoria, fino alla versione 4.4.x di ARXivar non era possibile archiviare messaggi di posta elettronica inviati a destinatari non presenti in rubrica di ARXivar. A partire dalla più recente versione 4.5.5 di ARXivar questo limite è stato superato grazie all'aggiunta di due differenti configurazioni: Email con destinazione interna e Email con destinazione esterna, in questo modo diventa possibile configurare le modalità di archiviazione della posta elettronica in entrambe gli scenari. Le opzioni a scelta obbligatoria hanno lo stesso significato per entrambe le categorie (destinazione interna o destinazione esterna) la loro suddivisione rende possibile operare scelte mirate associabili alla tipologia di destinazione (interna ed esterna) • Archivia sempre: Esegue sempre l'archiviazione della posta inviata, all’ invio apparirà la consueta maschera di profilazione. • Non archiviare mai: ARXivar non considera le mail in uscita e non sarà richiesta nessun tipo di © 2010 ABLE Tech Srl 236 Guida di ARXivar archiviazione. Questa funzionalità non ha significato per le mail inviate tramite client di posta compatibili con il Plug-in "Archivia mail", (al momento della stesura di questa guida i client di posta compatibili sono Microsoft Outlook versioni dalla XP e successive) dove l'utente può comunque procedere all'archiviazione delle mail tramite il pulsante "Archivia mail" indipendentemente da quanto qui configurato. In questo caso è possibile considerare tale opzione con l'equivalente "Seleziona" relativa alla posta elettronica in entrata. • Richiedi all'utente: Al momento dell'invio l'utente potrà decidere se archiviare oppure il messaggio inviato. Archiviazione Mail - Valorizzazione campi di profilo. Il seguente argomento è da ritenersi valido sia per la posta elettronica in entrata che per la posta in uscita e sono gestibili all'interno di ogni scheda. In ARXivar i campi di profilo standard vengono valorizzati recuperando i valori, ove è possibile dal documento stesso. Gli unici campi non automaticamente valorizzabili sono: classe e statodel documento. Per le operazioni di archiviazione automatica di un mail la definizione della classe documentale e stato del documento può avvenire tramite: · C lasse documentale e stato documento stabilite tramite eventuali regole di profilazione, definite dall'utente stesso in impostazioni personali. · C lasse documentale e stato documento stabilite in Utente e gruppi tramite la scheda Mail di C rea o Modifica utente, si veda figura 1. · C lasse documentale e stato documento stabilite in impostazioni di Posta Elettronica del server. Account POP3 Per poter inviare e ricevere mail è necessario impostare gli account SMTP (per l’invio) e gli account POP3 (per la ricezione) da ARXivar Server. Nella sotto scheda POP3 della sezione Mail della finestra di figura 1 si procede alla configurazione dell’account POP3, che deve essere definito per ogni utente che desidera ricevere posta elettronica dall’esterno. A differenza dell’account SMTP, quindi, è necessario definire un account POP3 differente per ogni utente di ARXivar che vuole usufruire del servizio di messaggistica. Poiché ogni utente può avere più di un indirizzo di posta elettronica residente su server POP3 differenti, è possibile definire per ogni utente un numero illimitato di account POP3. Gli account definiti vengono mostrati nella lista “C onfigurazione server POP3” e possono essere abilitati o disabilitati semplicemente spuntando l’account relativo. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 237 Tramite questo pulsante è possibile definire un nuovo account tramite un'apposita finestra di inserimento dati contenente i seguenti campi da compilare Alias di posta: E’ il nome che verrà visualizzato come alias del mittente nei messaggi di posta inviati. Indirizzo e-mail: Inserire l’indirizzo definito al momento dell’iscrizione al server di posta remoto. E’ fornito dall’ISP. Server POP3: Inserire l’indirizzo del server di posta remoto per il servizio di ricezione e-mail (POP3). Generalmente gli indirizzi relativi a server POP3 hanno la seguente forma pop3.nomedominio.com, Questa informazione è reperibile dal sito del vostro Internet Server Provider (ISP). Quasi tutti i fornitori di servizi internet dedicano una sezione del loro sito con le istruzioni per la corretta configurazione dei più comuni client di posta (Outlook Express, Outlook, Lotus notes ecc..) in queste sezioni potrete trovare il nome del server POP3 da inserire nel campo Server POP3. Se per qualsiasi motivo il vostro fornitore di servizi internet relativo all'indirizzo di posta dichiarato in Indirizzo e-mail:dovesse cambiare nome al server POP3, sarà necessario inserire il nuovo nome in Server POP3 per tutti gli indirizzi coinvolti. User: In questo campo dovrete inserire la username utilizzata per autenticarsi al server POP3. Anche questa viene fornita dall’ISP e spesso coincide con l ’indirizzo e-mail o parte di esso (esempio m.rossi@abletech. it oppure limitata alla prima parte m.rossi). Password: In questo campo andrà inserita la password per l'autenticazione dell’ utente al server POP3, generalmente è la stessa pasword che avete scelto al momento della vostra iscrizione/creazione account presso il vostro fornitore del servizio internet/mail. Se per qualsiasi motivo non siete in grado di recuperare tale password dovrete richiederla al vostro fornitore. Quasi tutti i fornitori di servizi internet offrono, tramite le pagine dei loro siti, una procedura per il recupero o rinnovo della vostra password. Nel caso questa password dovesse essere modificata dovrete ricordavi di aggiornarla anche in ARXivar, sostituendola o inserendola nel campo Password: Nota per amministratori: Spesso, la modifica della password per gli account di posta, da parte dei loro proprietari, giustamente avvengono all'insaputa di un amministratore di ARXivar, ovviamente la modifica di tale password dev'essere riportata anche in "C onfigurazione server POP3" di ARXivar. Per questo motivo bisogna porre particolare attenzione a non abusare sull'utilizzo di questo comodo strumento, ed è consigliabile inserire account aziendali, oppure account dove l'amministratore di ARXivar o chi per lui abbia controllo pieno sulla loro configurazione. © 2010 ABLE Tech Srl 238 Guida di ARXivar Nel caso vi ritroviate a dover soddisfare particolari esigenze (es empio: I l direttore generale vuole ricervere la pos ta di un s uo particolare Account pers onale in ARXivar? Dovrete informarlo s u come comportars i nel cas o decides s e di modificare la s ua pas s word) C omunque sia, una configurazione server POP3 errata non sarà causa di un blocco dei vari automatismi di ARXivar ad esso associati, semplicemente, l'utente con una configurazione errata non riceverà in ARXivar la posta relativa a all'account in questione. Per risolvere bastera aggiornare il tutto, inserendo o facendo inserire la nuova password. Nel caso fosse configurato il servizio Mailer di ARXivar dovrete attendere la sua successiva elaborazione e l'utente in questione riceverà in ARXivar tutta la posta in arretrato. Questo sarà possibile solo nel caso la posta non sia già stata scaricata tramite altri client. In Questo caso porre particolare attenzione a segnalazioni del tipo: "Come ma i se control l o sul mi o computer dov e uso Outl ook Express, trov o tutta l a posta che m'è sta ta i nv i a ta ed i n AR Xi v a r NO?" in questo caso dovrete verificare, assieme all'utente che lamenta il problema, se la configurazione della account di posta utilizzato per scaricare la sua corrispondenza tramite un programma esterno ad ARXivar lasci una copia delle mail sul server, in caso contrario, i messaggi di posta essendo già stati scaricati , ARXivar non sara in grado di scaricare la posta ricevuta di quel particolare account ... Cancella messaggi dal server dopo ... giorni In questa casella di testo vi sarà possibile stabilire per quanti giorni il server POP3 conserverà le vostre mail già scaricate. Passati i giorni stabili le mail saranno eliminate Cancella subito i messaggi dal server POP3 Questa casella di controllo se selezionata determina la cancellazione immediata dal server della mail scaricata. N.B.: ARXivar per default non indica mai al vostro server POP3 di eliminare i messaggi letti, per far si che il vostro server POP3 elimini la posta già letta, dovrete indicarlo specificatamente . Verifica Account Questo pulsate vi consentirà di verificare che tutte le informazioni siano state inserite in modo corretto. Annulla C hiude la finestra "C onfigurazione Server POP3" senza salvare eventuali modifiche apportate. Conferma C hiude la finestra "C onfigurazione Server POP3" salvando eventuali modifiche apportate. Questo pulsante vi permette di selezionare l’account POP3 come Account predefinito © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 239 Questo pulsante vi consente di modificare i parametri di configurazione relativi all'account selezionato. Questo pulsante vi consente di eliminare (previo conferma) i parametri di configurazione relativi all'account selezionato. Vedere Anche: Impostazioni personali utente © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7.2.3 Autorizzazioni Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Autorizzazioni) Premessa Tramite la scheda autorizzazioni (figura 1) è possibile stabilire quali moduli di ARXivar l'utente potrà utilizzare, va specificato che i moduli di ARXivar (tranne qualche eccezion) vengono fisicamente distribuiti con l'installazione del prodotto, questi saranno comunque utilizzabili dietro attivazione licenza d'uso, in caso contrario (esclusi moduli base) non sarà possibile utilizzare i moduli anche se già installati. © 2010 ABLE Tech Srl 240 Guida di ARXivar fig. 1, La scheda delle autorizzioni utente Attivazione Moduli E' composto da quattro caselle di controllo che se selezionate attiveranno il relativo modulo. Tutti i moduli di ARXivar sono soggetti ad attivazione licenza per l'utilizzo. Le licenze per i moduli di ARXivar possono essere suddivise in due categorie, Base (licenze concorrenti) ed Aggiuntive (numero utenze effettive). I Moduli aggiuntivi sono quelli selezionabili tramite apposita casella di controllo della sezione Attivazione Moduli. I moduli base non necessitano di attivazione e sono sempre disponibili a tutti gli utenti di ARXivar indipendentemente dal numero di utenti registrati. Se superato il numero di licenze disponibili, l'utente che richiederà l'utilizzo di un modulo aggiuntivo riceverà il messaggio di "licenza non disponibile". Potrà comunque continuare ad utilizzare ARXivar per altre operazioni. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 241 Le licenze dei moduli aggiuntivi, non sono di tipo concorrenziale e funzionano a quantità, l'utilizzo dei moduli aggiuntivi avviene tramite Attivazione modulo per singolo utente. Per maggiori informazioni attivazione licenza Abilitazioni Tramite le caselle di controllo di questo riquadro è possibile stabilire per quali operazioni e mansioni l'utente deve risultare abilitato: · Cancella Documenti: questa casella di controllo se selezionata abilita l'utente alla cancellazione fisica del documento archiviato in ARXivar. Quando un utente abilitato a tale operazione elimina un file il documento eliminato lo è a tutti gli effetti e non sarà possibile, se non attraverso software specializzati, recuperarne la copia originale. In ARXivar, una cancellazione di un documento consiste nella cancellazione (rimozione) fisica di file e profilo documentale dalla loro posizione fisica (Hard Disk o Database). Di un documento eliminato rimane unicamente il file di LOG contenente le informazioni relative a: Nome Utente che ha eseguito la cancellazione, Nome file eliminato ed Ora della cancellazione. Si consiglia di abilitare alla cancellazione fisica dei documenti solo l'utente Admin e configurare una cancellazione logica dei documenti tramite la gestione Stati documenti. ARXivar non prevede una gestione predefinita per la cancellazione logica di un documento, ma sarete voi stessi a configurarla con le modalità a voi più opportune e congeniali. Per esempio è possibile creare cancellazioni logiche tramite la gestione degli stati documentali creando uno stato "Eliminato" selezionabile da qualsiasi utente (qualsiasi utente potrà assegnare lo stato eliminato ad un documento m a no n a v e r ne v is ib ilità ), tramite un'intelligente gestione delle riservatezze utenti vi sarà possibile dare la visibilità a documenti aventi che si trovano nello stato "Eliminato " dovrà essere assegnata solo ed esclusivamente ad utenti abilitati alla cancellazione fisica tramite l'abilitazione "Cancella documenti"... · C ancellare profilo standard delle mail. · C rea e modificare Workflow · Inserire dei nominativi inesistenti in rubrica, durante le operazioni di profilazione. · C reare, Modificare ed eliminare liste di distribuzione. · Attivare o disattivare l'utente stesso. · Stabilire se l'utente è un addetto alla conservazione sostitutiva (in questo caso sarà obbligatorio specificarne il codice fiscale, definibile nella scheda generale dell'utente). · Escludere l'utente dal blocco delle AOO. · Abilitare l'utente alla acquisizione e gestione dei Barcode. Tipologia Licenza Tramite le tre opzioni a scelta obbligatoria viene semplificata le operazioni di configurazione autorizzazione utente e si velocizzano le operazioni di verifica la ARXivar C lient. Abilitazioni Web © 2010 ABLE Tech Srl 242 Guida di ARXivar Tramite le caselle combinate del riquadro Abilitazioni Web e possibile stabilire su quali operazione e mansioni abilitare l'utente per l'utilizzo di ARXivar Web. Nello specifico è possibile · Abilitare l'utente all'utilizzo di ARXivar C lient, se attivo l'utente potrà effettuare il login per accedere all'applicazione Web di ARXivar. · Abilitare l'utente all'importazione di documenti, · Abilitare l'utente ad effettuare ricerche complete senza nessuna limitazione. · Abilitare l'utente ad effettuare ricerche rapide. · Abilitare l'utente alla consultazione dei fascicoli. · Abilitare l'utente alla consultazione della casella di posta. · Abilitare l'utente ad utilizzare e creare delle viste personalizzate. · Abilitare l'utente alla gestione delle pratiche. · Obbliga l'utente a visualizzare gli allegati in copia conforme. · Utente guest, se selezionata l'utente di ARXivar viene considerato come un utente ospite. Questa funzionalità risulta valida solo se "Accesso C lient Web" è selezionata. L'utente in modalità ospite non tiene in considerazione le rimanenti abilitazioni indipendentemente dal loro settaggio, anche se selezionate non avranno effetto alcuno e l'utente non sarà abilitato per nessuna possibile attivita. · Disattiva cambio password, all'utente non sarà mai richiesto di rinnovare la password. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.7.2.4 Stati Validi per l'utente Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Stati validi per l'utente) Premessa Tramite questa scheda è possibile stabilire le riservatezze utente a livello di stato. Quanto sarà definito per l'utente in questione sarà automaticamente riportato in Stati Documenti e relative riservatezze. Cos'è uno stato documento? © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 243 Per stato documento si intende, come dice la parola stessa lo stato in cui si trova un documento, alcuni esempi di stato del documento potrebbero essere: · Approvato - Bozza - Eliminato - C onfermato - In modifica ecc... In base allo stato in cui si trova un documento è possibile stabilire alcune regole, per esempio stabilire se l'utente in questione può visualizzare un documento con stato eliminato, oppure ancora,controllarne la modalità di modifica del profilo quando un documento si trova nello stato "In modifica" e via discorrendo... Come configurare gli stati validi per l'utente Nella scheda Stati validi per l'utente, in una apposita lista sono visibili tutti gli stati documento disponibili. E' possibili stabilire per ogni singolo stato se l'utente in questione potrà accedere ai documenti che si trovano in tale stato selezionando, tramite segno di spunta, la casella di controllo associata allo stato. per ogni stato selezionato sarà possibile abilitare o disabilitare l'utente alla modifica dei profili documentali ed alla modifica di documenti che si trovano in quello specifico stato. Per esempio un utente potrebbe essere abilitato a visualizzare tutti i documenti che si trovano nello stato "Bozza" ma non essere abilitato alla modifica del profilo documentale e nel contempo esserlo per la modifica del documento, o viceversa: abilitato alla modifica del profilo ma non alla modifica del documento, oppure, terza ed ultima modalità: essere abilitato alla sola lettura, quindi non essere abilitato alla modifica di profilo e documento, ma solo ed esclusivamente abilitato alla visualizzazione di documenti che si trovano nello stato Bozza. La scheda stati validi per l'utente prevede alcuni automatismi: tramite i pulsanti "Seleziona tutti" e " Deseleziona tutti" è possibile selezionare o deselezionare tutte le caselle di controllo relative agli stati previsti dalla vostra installazione di ARXivar. La parte inferiore “Permessi sullo stato” consente di gestire i tre diversi livelli di riservatezza a livello di stato. 1. Modifica profilo, non modifica documento. 2. Non modifica il profilo, modifica il documento. 3. Nessuna modifica consentita. il pulsante "Conferma" aggiornerà il relativo Stato documentale selezionato in griglia. Le modifiche qui apportate saranno automaticamente riportate in gestione "Stati documenti", e relativa gestione riservatezze. L'implementazione di tale funzionalità messa a disposizione in questa parte della configurazione non comporta nessuna differenza di quanto qua esposto. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 244 5.8 Guida di ARXivar DSN (Stringhe di connessione) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione di ARXivar - DNS (Stringhe di connessione) Vedere anche:Gestione campi aggiuntivi, Gestione gruppi campi aggiuntivi, Impostazione profilo documentale, Gestione gruppi di dati. Premessa Tramite ARXivar è possibile interagire con database esterni, principalmente per consentire il reperimento di informazioni utili al completamento dei profili documentali rendendo così possibile creare automatismi di profilazione ed archiviazione della vostra documentazione cartacea. Inoltre, va sottolineato che l'integrazione verso basi di dati esterne rende possibile anche l'auto completamento dei campi aggiuntivi implementati a livello di tipologia documentale. Per esempio vi sarà possibile recuperare dalle anagrafiche del vostro gestionale il nominativo di un "agente di vendita" durante la profilazione delle vostre fatture di vendita, se non che il codice di registro IVA ecc.. Grazie alle gestione centralizzata delle stringhe di connessione, ARXivar sarà in grado, al momento del bisogno, di connettersi automaticamente, alla fonte dati da voi indicata.. Vi sarà dunque possibile recuperare tutte quelle informazioni che generalmente sono memorizzate e gestite dal vostro ERP, come: gestione della contabilità, gestione del magazzino ecc.. Centralizzare le informazioni. E' facile incontrare realtà dove alcune procedure interne non necessariamente dipendenti dal ERP siano in altro modo gestite tramite database personali quali: Microsoft Access, fogli di lavoro in Excel, documenti di Word ecc.. Un corretto utilizzo delle stringhe di connessione sarà possibile recuperare anche queste utili ed a volte indispensabili informazioni. Per questo motivo al momento della definizione di una "stringa di connessione" per il recupero delle informazioni una delle prime domande da porsi sarà: la reale disponibilità di tale fonte dati... Per pianificare una corretta strategia di recupero informazioni vi basterà seguire le seguenti regole di base. Alcune regole di base: · Evitate di creare connessioni verso dati residenti su macchine che non siano server. · In caso di procedure gestite tramite database personali, assicurarsi che la procedura sia riconosciuta e che rientri negli standard aziendali. · Verificate la disponibilità del driver ODBC sulla macchina dove gira l'installazione di ARXivar Server, in alcuni scenari è necessario eseguire tale verifica anche su postazioni ARXivar C lient, si © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 245 vedano gli argomenti (workflow - Designer - Link - Link, variabili e Query). · Prima di creare una stringa di connessione verificarne accessibilità e disponibilità creando una stringa di connessione sulla macchina dove installato ARXivar Server seguendo quanto esposto in: Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test.UDL Creare e configurare una stringa di connessione in ARXivar. Per creare una o più stringhe di connessione verso database esterni procedere come segue: Accedere ad ARXivar Server, quindi da configurazioni selezionare la voce "Stringhe di connessione", vi apparira la finestra di figura 1. Nell'immagine è visibile un elenco riportante 4 connessioni. Non esistono dei modelli di riferimento, alla prima apertura e fin quando non viene creata una stringa di connessione l'elenco "Nome connessione" di figura 1 vi apparira vuoto. fig 1, finestra gestione stringhe di connessione N.B.: Non è consentita la selezione della scheda "Stringa di connessione - dettaglio", tramite click sull'apposito Tab. E' possibile accedervi tramite il pulsante modifica, previo selezione della stringa di connessione da modificare, oppure tramite doppio click sul nome della stringa di connessione da modificare. Espandere l'argometo sottostante per accedere al dettaglio dell'argomento trattato. Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test. UDL Utilizzo di file UDL passo passo 1.Assicurarsi che in doppio click su C omputer, quindi dal menu file selezionare strumenti - Opzioni cartelle - © 2010 ABLE Tech Srl 246 Guida di ARXivar visualizza, individuare la casella di controllo] - Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti (non dev selezionata), con sistemi operati in inglese (MyComputer - Tools - Folder Option - [View] la casella di contr extensions for know file types"). 2.Su uno spazio disponibile del vostro desktop click con il tasto destro del mouse selezionare la voce Nuov Documento di testo. 3.Verrà creato un file avente il nome "Nuovo documento di testo.txt", cambiare il nome in "Test.udl" e dare invio. 4.Al messaggio: "Modificando l'estensione, il file potrebbe essere inutilizzabile. Modificare l'estensione del file?", sen rispondere cliccare sul pulsante "Si". 5.l'icona del file Test.udl assumera il seguente aspetto oppure l'icona visualizzata può v versione a versione del sistema operativo. nel caso non venga visualizzata un'icona simile procedete comunqu doppio click su di essa. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 247 fig. 2, Elenco dei Driver ODBC e Provider OLE DB installati sulla macchina. 6.Tramite doppio click sul file Test.udl verrà visualizzata l'immagine di figura 2. Per default vi troverete nella scheda "Connessione" dovrete cliccare sulla scheda "Provider". Qui vi troverete l'elenco dei Driver ODBC e provider OLE DB installati sulla macchina per questo motivo il vos potrebbe essere differente da quanto mostrato in figura. Se in elenco non trovate il provider di vostro interesse non vi sarà possibile generare automaticamente la connessione ma vi sarà possible: 6.1) appoggiarvi esclusivamente sulla documentazione relativa al driver che intendete utilizzare tramite la man relativa documentazione, generalmente pubblicata sul sito del produttore. 6.2) Utilizzare gli esempi delle stringhe di connessione messi a disposizione dalla procedura di ARXivar server. caso viene eseguito il controllo sintattico sulla stringa di connessione ma non viene eseguito un test di connessione 6.3) C reare il file Test.udl direttamente sulle macchine che ne eseguiranno effettivamente la connessione, recu stringa di connessione (come mostrato nei prossimi passaggi) la potrete incollare nella apposita casella di t © 2010 ABLE Tech Srl 248 Guida di ARXivar procedura di creazione delle stringhe di connessione in ARXivar Server. Individuato il Driver ODBC o il provider OLE DB di vostro interesse selezionatelo quindi procedere cliccando sul Avanti", questo attiverà la scheda "Connessione", vedi esempio di figura 3. fig. 3, esempio di connessione verso un database di access 7.Nell'esempio di figura 3, si stà creando una stringa di connessione verso un database di Microsoft Access che s disco C:\, il suo nome è DBEsterno.mdb e non è protetto da password. Nel caso lo fosse, vi basterebbe deselezionare la casella di controllo Nessuna Password, quindi inserire la nell'apposita casella di testo. Per database protetti da password è possibile decidere se salvare la password nella stringa di connessione, al della creazione di tale stringa varrete avvisati della presenza di dati sensibili, rispondere di si, ARXivar p possibilità di nascondere le password per connessioni verso database. N.B.: La scheda "Connessione" cambia secondo il tipo do Provider OLE DB selezionato. 8.Terminato con i parametri necessari cliccare sul pulsante verifica connessione, se riceverete il messaggio © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 249 connessione completata" cliccare sul pulsante OK della finestra del messaggio e successivamente sul pu della finestra "Proprietà di Data Link". La pressione del pulsante OK della finestra "Proprietà di Data Link" ne la sua chiusura e, cosa più importate crea la stringa di connessione, che come esposto nei punti successivi potre ed incollare nell'apposito campo della finestra di configurazione stringhe di connessione lato ARXivar Server. 9.C liccando su OK la finestra verrà chiusa, a questo punto rinominare il file Test.udl in Test.txt ed apritelo con un do 10.Selezionate la parte di testo, come da figura 4 e copiatela tramite i tasti CTRL+C. Ora avete in memoria la connessione sicuramente funzionante. Quindi la potrete utilizzare nella gestione connessioni incollandola nella casella di testo come mostrato (in sezione) nella figura 4 quindi salvare la stringa di connessione come mostrato nella presente guida. Pulsanti Nuova,Modifica ed elimina. Tramite questo pulsante è possibile creare una nuova stringa di connessione. C liccando su di esso sarà aperta una finestra di dialogo dove, nell'apposito campo, dovrete inserire il nome della vostra connessione, in modo da poterla riconoscere al momento del suo utilizzo. La lunghezza massima consentita per il nome della connessione è di 50 caratteri. C reata la connessione vi sarà possibile passare alla sua configurazione tramite il seguente pulsante . Tramite questo pulsante entrate in modifica della stringa di connessione selezionata. © 2010 ABLE Tech Srl 250 Guida di ARXivar Tramite questo pulsante è possibile eliminare la stringa di connessione selezionata. Non è possibile recuperare una stringa di connessione erroneamente eliminata, dovrete procedere alla sua configurazione ex novo. Configurazione della stringa di connessione Selezionata dall'elenco di figura 1 la stringa di connessione da configurare, premendo il pulsante di modifica accederete alla scheda "Stringa di connessione - Dettaglio" figura 6, (non è possibile accedervi tramite click sull'apposito T AB, ma solo con pulsante modifica oppure tramite doppio click sulla stringa di connessione), da tale scheda dove vi sarà possibile selezionare la modalità di connessione, definirne la stringa e salvare le impostazioni. Il salvataggio tramite l'apposito pulsante esegue anche la verifica della sua conformità, non sarà possibile salvare stringhe di connessione errate. fig. 6, Finestra crea stringa di connessione, dettaglio © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 251 Tramite questo pulsante è possibile confermare la configurazione della stringa di connessione e verificarne la validità a livello di sintassi, la verifica non esegue nessun test di connessione, nel caso i parametri inseriti non fossero corretti al momento del salvataggio riceverete il messaggio riportante il tipo d'errore generato. In caso di errore la stringa di connessione non sarà salvata e resterete in modalità di configurazione. Tramite questo pulsante potrete chiudere la finestra ed abbandonare eventuali modifiche. Non è possibile annullare modifiche dopo la pressione del pulsante salva. ODBC Driver: Se selezionato è possibile definire stringhe di connessione di tipo ODBC / OLE DB Provider. ARXivar vi mette a disposizione una serie di esempi selezionabili tramite la seguente casella combinata Esempi di connessione: C liccando sulla casella combina vi verrà presentato un elenco di ODBC e OLE DB Provider, selezionando un esempio nella casella sottostante verrà riportata una stringa di connessione d'esempio. In figura 6 per esempio e visibile una stringa di connessione che utilizza il Provider OLE DB per SQL server, starà a voi completare la stringa con i corretti parametri per fare inmodo che la stringa di connessione sia valida per aprire una connessione verso il database di vostro interesse. · Dove DataSource=myServerName dovrete sostituire myServerName con il nome del server corretto. · Dove Initial C atalog=myDatabaseName dovrete sostituire myDataBaseName con il nome del Database (nell'esempio è stato inserito il nome ARC HDB) · Dove User Id=myUsername dovrete inserire il nome utente avente i permessi necessari per accedere al database (nell'esempio è stato inserito l'utente di default di ARXivar DM) · Dove Password = avete due possibilità, inserire la password in chiaro esempio (Password=12345678 Sconsigliato) oppure il tag <%PASSWORD%> ed inserire il suo valore nel campo: · Sostituzione <%PASSWORD%>: Tramite questa casella di testo è possibile inserire la password che sarà poi utilizzata all'interno della stringa di connessione in modo criptato. Alcune importanti considerazioni sulla modalità ODBC Driver: Se selezionate ODBC Drivers va evidenziato che l'elenco degli ODBC Driver e dei OLE DB Provider non © 2010 ABLE Tech Srl 252 Guida di ARXivar corrisponde ai Driver ODBC e OLE DB Provider installati sulla macchina dove gira ARXivar Server ma è un semplice elenco dei più comuni driver ODBC e Provider OLE DB in commercio. Per potersi poi realmente connettersi al database sulla macchina che utilizzerà tale stringa di connessione dovranno essere installati i driver ODBC selezionati, in caso contrario non sarà possibile raggiungere il database definito nella stringa di connessione. Trovate maggiori approfondimenti in Server collegati. Un esempio pratico: Uno degli utilizzi più comuni delle stringhe di connessione lo si trova nella, per esempio nella gestione dei campi aggiuntivi. Poniamo il caso di una classe documentale Fatture di vendita, la sua configurazione prevede l'utilizzo di un campo aggiuntivo "Codice Agente". Al momento di una ipotetica archiviazione manuale, l'operatore dovrà essere in grado di selezionare il codice agente da un elenco. Questo elenco viene recuperato da una tabella Agenti, gestita dal database della contabilità. In questo caso sarà il PC dove gira ARXivar client ad utilizzare la stringa di connessione verso tale database. E' indispensabile che i driver ODBC dovranno essere installati sul PC che sfrutta tale connessione. Uno degli errori più comuni è "Il PC 01 riesce ad archiviare e a valorizzare il codice Agente, il PC 02 esegue tutte le operazioni in modo corretto ma al momento della selezione del codice Agente va in errore e non è possibile archiviare la fattura di vendita". Significa che Lato ARXivar server è stata definita una connessione utilizzando con determinati ODBC , il PC 01 ha installato i driver corretti, il PC 02 ne è sprovvisto. Per questo motivo lato server vengono proposti comunque esempi legati ai più comuni driver ODBC e Provider OLE DB presenti sul mercato. Nel caso non fosse presente negli esempi disponibili il Driver ODBC o l'OLE DB Provider di vostro interesse dovrete eseguire quanto esposto in Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test.UDL DNS Connection: Se selezionate questa modalità dovrete creare dei file DSN. Questo è possibile da "Strumenti di amministrazione" selezionando la voce Origini Dati ODBC. La procedura richiede un minimo di esperienza nella creazione di DSN Utente, di sistema oppure su file. Visto la vastità dell'argomento la creazione di DSN file non sarà trattata in questa guida. DSN: Se avrete definito delle dei file DSN saranno mostrati nella casella di controllo DSN, vi bastera selezionare quello di vostro interesse. e se necessario dovrfete inserire nome utente e relativa password. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 253 Archivio locale Se selezionato non sarà necessario creare nessuna stringa di connessione perchè selezionando Archivio locale sarà utilizzata la stringa di connessione di ARXivar stesso. A tale proposito è possibile utilizzare anche la tecnica dei Server Collegati (modalità di utilizzo e configurazione sono qui esposte). Tramite la gestione dei Server collegati vi sarà possibile sfruttare la stringa di connessione di ARXivar per raggiungere fonti dati esterne.. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.8.1 Server collegati DNS (Stringhe di connessione) - Server collegati. Premessa Quanto esposto nel seguente paragrafo, fa esclusivamente riferimento a Microsoft SQL Server 2005 (dalla versione Express e successive), per quanto riguarda i motori di data base Oracle e MySQL si faccia direttamente riferimento ai siti dei rispettivi produttori. L'utilizzo dei server collegati (si veda figura 1) vi consentirà di gestire differenti fonti dati definendo un'unica stringa di connessione, inoltre nel caso il vostro Database di ARXivar utilizzi SQL Server (versioni 2005 e successive), in C onnessioni archivi vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante nuovo elemento, dare un nome alla nuova connessione, quindi dalla scheda "Stringa di connessione Dettaglio" l'opzione "Archivio locale" senza dovere definire nessuna stringa di connessione, ARXivar utilizzerà la stringa di connessione di default. Tramite l'utilizzo dei server collegati vi sarà possibile recuperare i dati da tabelle diverse contenute in diversi database utilizzando un'unica stringa di connessione, si veda figura due per un esempio. © 2010 ABLE Tech Srl 254 Guida di ARXivar fig. 1, esempio struttura server collegati Un esempio di estrazione dati da due differenti tabelle appartenenti a due diversi database. In figura 2 è visibile un esempio di interrogazione di due differenti tabelle appartenenti a due diversi database. Nello specifico la query di figura 2 estrae da un ipotetico database di Access collegato ad un'istanza di SQL Server 2005 con il nome di DATIERP. La query di estrazione come risultato finale restituisce numero fattura, data fattura e codice cliente di tutte le fatture archiviate nella tabella FattC li filtrando considerando solo le fatture già archiviate in ARXivar. Le frecce rosse stanno ad indicare la particolare sintassi richiesta. fig.2, Esempio sintassi per l'estrazione di informazioni tra tabelle di database differenti. Le query per l'estrazione delle informazioni tra tabelle di server collegati richiedono una particolare sintassi. Nel caso di figura 2 viene messo in evidenza la necessità di anteporre alla tabella contenente le informazioni da estrarre, il nome del database collegato (DATIERP) e di utilizzare tre punti consecutivi © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 255 come separatore per il nome della tabella (DATIERP...FattC li). Nel caso le informazioni siano presenti in più tabelle non sarà possibile fare riferimento diretto alle stesse ma sarà necessario utilizzare un alias per ogni tabella presente nella query, in figura due sono stati utilizzati gli alias ERP per la tabella DATIERP...FattC li e ARX per la tabella DM_PROFILE di ARXivar. Si noti che la sintassi può differire a secondo del Provider utilizzato per il collegamento al database esterno. Trovate maggiori dettagli nella guida in linea di SQL Server, distribuita con SQL Server. Come creare un server collegato. Va evidenziato che tale funzionalità è disponibile a partire dalle versioni di SQL Server 2005 Developer e successive. Per configurare un server collegato procedere come segue: da Esplora oggetti di Microsoft SQL Server Management studio cliccare sul ramo "Oggetti Server", quindi selezionare con click destro la voce "Server collegati" (figura 3). Dal menu contestuale che vi appare selezionare la voce "Nuovo Server collegato". fig.3, Menu server collegati SQL Server Management studio avvierà la procedura guidata per la creazione del nuovo server collegato. Sarà necessario definire il nome da assegnare al nuovo server (accetta solo maiuscole, indipendentemente dal provider utilizzato, evitate spazi o caratteri di separazione), quindi dovrete selezionare il provider. La procedura guidata continuerà con modalità differenti secondo il provider dati selezionato. SQL Server tratterrà il nuovo server collegato come un normale database appartenente e gestito dalla medesima istanza e cosa più importate, vi sarà sufficiente installare i driver ODBC necessari per creare il collegamento al Database esterno sul server dove risiede Microsoft SQL Server e non più su tutti i client. Esempi di server collegati. © 2010 ABLE Tech Srl 256 Guida di ARXivar Connessione ad AS400 (o qualsiasi driver ODBC) EXEC sp_addlinkedserver 'MIOAS400', '', 'MSDASQL', NULL, NULL, 'Driver={Client Access ODBC Driver (32-bit)};System=<systemname>; Uid=<username>;Pwd=<password>;'; EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MIOAS400', 'false', NULL, '<username>', '<password>'; MIOAS400 diventerà il nome del server collegato. Segue un esempio sintattico per una semplice query di estrazione dati: SELECT * FROM OpenQuery(MIOAS400, 'select * from libreria.tabella where miocampo = 1') Connessione ad Oracle EXEC sp_addlinkedserver 'MyOracle', 'Oracle', 'MSDAORA', '<servername>'; EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MyOracle', 'false', NULL, '<username>', '<password>'; “MyOracle” diventerà il nome del server collegato. Segue un esempio sintattico per una semplice query di estrazione dati. C on Oracle è possibile scrivere direttamente Query come nel successivo esempio: SELECT * FROM MyOracle..USERNAME.NOMETABELLA In caso la query generi errori sarà necessario ricorrere alla funzione OpenQuery come mostrato nell'esempio seguente: SELECT * FROM OpenQuery(MyOracle,'SELECT * FROM NOMETABELLA') Connessione a cartella di lavoro Excel (XLS) EXEC sp_addlinkedserver 'MioExcel', 'Jet 4.0', 'Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 257 '<percorso>', NULL, 'Excel 5.0'; EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MioExcel', 'false', NULL, '', ''; “MioExcel” diventerà il nome del server collegato. <percorso> è il percorso del file XLS, rispetto al server SQL (percorso locale sul server oppure di rete). Esempio di query (usare il dollaro $ dopo il nome foglio): SELECT * FROM MioExcel...Foglio1$ Connessione a database Access (MDB) EXEC sp_addlinkedserver 'MioAccess', 'OLE DB Provider for Jet', 'Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', '<percorso>'; EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MioAccess', 'false', NULL, '', ''; MioAccess diventerà il nome del server collegato. <percorso> è il percorso del file MDB, rispetto al server SQL (percorso locale sul server oppure di rete). Esempio di query: SELECT * FROM MioAccess...NomeTabella © 2010 ABLE Tech Srl 258 Guida di ARXivar Per avere informazioni sui server collegati impostati, è possibile usare questi comandi. EXEC sp_linkedservers EXEC sp_helpserver select * from sysservers Per eliminare la connessione ad un server collegato. EXEC sp_dropserver 'NomeServer', 'droplogins'; Riferimenti Per maggiori approfondimenti fare riferimento ai seguenti link Accesso a dati esterni Query distribuite http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa259589(SQL.80).aspx http://www.sqlstuff.dk/post/Linked-Servers-in-SQL-Server-2005.aspx http://www.devprise.com/2007/03/10/connecting-to-an-iseries-db2-database-with-sql-server-2005 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.9 Configurazione del profilo documentale © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione - Configurazioni del profilo documentale. Premessa In ARXivar l'archiviazione di un documento avviene previo inserimento manuale o automatica di informazioni atte a identificare in modo univoco il documento cosi archiviato. l'insieme di queste informazioni in ARXivar sono riconosciute sotto l'appellativo "Profilo documentale", o più raramente anche "Carta d'entità del documento"... In questa sezione della guida saranno esposti gli argomenti relativi alla parametrizzazione dei profili documentali, in quanto ARXivar consente di personalizzare struttura e modo di utilizzo dei profili documentali. La personalizzazione dei profili documentali può essere definita sia per singola tipologia documentale che per qualsiasi tipo di documento decidiate di archiviare e successivamente gestire attraverso ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 259 Nello specifico saranno tratti i seguenti argomenti: Gestione di gruppi di dati, gestione dei Campi aggiuntivi e gestione raggruppamento dei campi aggiuntivi. Il profilo documentale. Le informazioni contenute in un profilo documentale possono essere inserite sia da software autorizzato per lo scambio dati con le diverse procedure di archiviazione di ARXivar oppure inserite dall'utente tramite l'apposita maschera di profilazione documentale. I campi di un profilo documentale sono suddivisi da due principali categorie, la prima: Campi di profilo per l'archiviazione dei documenti come: · I Campi standard esempio: Mittente, Destinatario, Area organizzativa omogenea di appartenenza del documento, Tipologia documentale, data del documento, Oggetto ecc... · Campi Aggiuntivi in aggiunta ai campi di profilazione standard. Oltre ai campi standard ed ai campi aggiuntivi, vanno segnalate le note di profilo paragonabili a dei postit elettronici associabili ad ogni singolo documento che si andrà ad archiviare. Non ultimo l'elenco di eventuali allegati... per maggiori informazioni relative all'argomento vedere quanto qui esposto. La seconda riguarda i Campi di profilo per la ricerca dei documenti archiviati che sono: · Campi di ricerca quali per esempio:Area organizzativa omogenea, tipologia documentale, stato del documento, numero, documenti archiviati da n giorni ecc... · Campi standard come: ricerca per data di registrazione, per numero di commessa, per utente che ha eseguito l'archiviazione ecc... · Campi Aggiuntivi in aggiunta ai campi di profilazione standard. La configurazione del profilo documentale Da ARXivar server, tramite la gestione delle impostazioni di profilo documentale, è possibile definire il comportamento di ARXivar client durante le fasi di profilazione del documento da archiviare. Le impostazioni di profilo documentale consentono, per esempio di assegnare valori predefiniti a caselle di controllo, nascondere o visualizzare caselle di testo per l'inserimento di particolari campi di profilo, vi sarà per esempio possibile stabilire se per valore predefinito sia acconsentito dare visibilità su web dei documenti archiviati. In definitiva viene data la possibilità configurare in modo generale il comportamento di ARXivar client, facilitando così l'utente durante le fasi di profilazione manuale del documento. Come accedere alla configurazione del profilo documentale. le impostazioni del profilo documentale sono raggiungibili da ARXivar Server, selezionando la voce " Profilo documentale" come da figura 1. © 2010 ABLE Tech Srl 260 Guida di ARXivar fig 1, voce di menu "Profilo documentale" Da Profilo documentale sarà possibile accedere alle seguenti voci "Impostazioni di profilo documentale" (figura 2), "Gestione gruppi di dati", "Gestione campi aggiuntivi" e "Gestione gruppi campi aggiuntivi" Impostazioni Profilo documentale Tramite la maschera di figura 2 è possibile parametrizzare aspetto e comportamento di ARXivar. In prevalenza quanto verrà stabilito nella finestra di figura 2 (schede Etichette, Impostazioni e Prenotazione comprese) avrà effetto sulle relative operazioni di profilazione. fig. 2, La maschera per le configurazioni di base del profilo documentale. Le modifiche apportate tramite la maschera di figura due si ripercuotono su tutte le postazioni client e non essendo ad effetto immediato saranno visibili solo dopo il riavvio di ogni singola postazione. Di seguito viene riportato il significato di ogni singolo parametro, gli argomenti saranno trattati scheda per scheda. (Impostazioni Profilo documentale) - Scheda "Etichette" Gestione legame Abilita: Se selezionata attiva la gestione dei legami tra documenti. Nello specifico la casella di controllo "Abilita" se selezionata consente, lato ARXivar client, di legare tra di loro più profili documentali facenti © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 261 riferimento a documenti diversi, (per maggiori approfondimenti vendere quanto qui esposto). Se selezionata visualizza l'apposita casella di testo per l'inserimento del campo nelle finestre di ricerca e profilazione documento. Deselezionata al contrario tale campo non sarà visualizzato. Etichetta: Viene data la possibilità di assegnare un valore diverso da "Legami" (per esempio un valore possibile potrebbe essere "Concatena"). C onsiderando che tale etichetta sarà utilizzata come intestazione di colonna il numero massimo di caratteri è limitato a 10. L'etichetta è visibile solo se la casella di controllo abilita risulta selezionata. Tramite questo pulsante vi sarà possibile stabilire il testo da utilizzare tradotto nella lingua desiderata. Gestione pratiche Abilita: Se selezionata attiva la gestione delle pratiche. Nello specifico la casella di controllo "Abilita" se selezionata consente, lato ARXivar client, di attivare la gestione delle pratiche, (per maggiori approfondimenti vendere quanto qui esposto). Se selezionata visualizza l'apposita casella di testo per l'inserimento del campo nelle finestre di ricerca e profilazione documento. Deselezionata al contrario tale campo non sarà visualizzato. Etichetta: Viene data la possibilità di assegnare un valore diverso dalla etichetta "Pratiche" (per esempio un valore possibile potrebbe essere "Commesse"). C onsiderando che tale etichetta sarà utilizzata come intestazione di colonna o etichetta su un pulsante il numero massimo di caratteri è limitato a 10. L'etichetta è visibile solo se la casella di controllo abilita risulta selezionata. Tramite questo pulsante vi sarà possibile stabilire il testo da utilizzare tradotto nella lingua desiderata. Nascondi il campo scadenza: La casella di controllo "Nascondi il campo scadenza" se selezionata consente di nascondere dalle maschere di profilazione e di ricerca documenti il campo scadenza. Va selezionata solo nel caso non sia necessario gestire le scadenze dei documenti. Nascondi il campo risposta: La casella di controllo "Nascondi il campo Risposta" se attivata nasconde la casella combinata che consente di assegnare i valori "ATTESA","NESSUNA" RISPOSTO" nella maschera per la ricerca dei documenti (sezione campi standard). © 2010 ABLE Tech Srl 262 Guida di ARXivar (Impostazioni Profilo documentale) - Scheda "Impostazioni" La scheda Impostazioni definisce alcuni comportamenti di default per ARXivar client, le modifiche qui apportate si ripercuotono su tutte le postazioni di lavoro. Visibilità web di default. Questa casella di controllo se selezionata forza la selezione delle relative caselle di controllo "Visibilità Web" lato ARXivar C lient- L'utente, in fase di profilazione o di modifica profilo potrà comunque deselezionare la casella "Visibilità Web" anche se automaticamente selezionata. Non consentire la spedizione per mail/fax dei documenti interni. Questa casella di controllo se selezionata non consente l'invio dei documenti aventi come campo di profilo origine uguale a "INTERNO" tramite fax o tramite posta elettronica. Non consentire l'annullamento della profilazione delle mail da Outlook. Questa casella di controllo se selezionata non consente di annullare la richieste di archiviazione mail sollevate da Outlook, obbligando l'utente a procedere con la profilazione. Il controllo funziona solo nel caso ARXivar si attivo. In caso contrario, con ARXivar non in esecuzione apparirà la finestra di Login di ARXivar, l'utente potrà decidere di non procedere con il login evitando cosi di archiviare la mail, oppure decidere di inserire nome utente e password procedendo così alla profilazione della mail. Attiva regole di univocità. Questa casella se selezionata attiva le regole di univocità configurate a livello di classe documentale. L'utilizzo delle regole di univocità richiedono la selezione della casella di controllo "Attiva regole di univocità" qui trattata, in caso contrario tali regole non saranno tenute in considerazione. Attiva regole da DLL. Anche questa casella di controllo, come la precedente deve essere selezionata nel caso a livello di configurazione "C lasse documentale" siano state definite delle regole DLL, in caso contrario, casella "Attiva regole da DLL" non selezionata le regole DLL non avranno nessun effetto. (Impostazioni Profilo documentale) - Scheda "Prenotazioni" Tramite la scheda prenotazione è possibile definire lo stato da utilizzare per la prenotazione di un profilo documentale. La prenotazione di un profilo documentale consente di creare il profilo di un qualsiasi documento associandolo ad una qualsiasi tipologia documentale, rimandando ad un secondo momento l'archiviazione effettiva del documento. Stato: Selezionare lo stato da utilizzare per la profilazione della prenotazione. File: La prenotazione di un'archiviazione richiede la presenza di un qualsiasi file d'appoggio che sarà archiviato in attesa del documento da archiviare. Non sarà possibile visualizzare il file utilizzato per la prenotazione, nome e contenuto di tale file non ha nessuna importanza, potrebbe anche trattarsi di un file vuoto. Si consiglia di utilizzare un file di testo. Il file sarà sostituito dal documento effettivo. La prenotazione può tornare utile per ripristinare situazioni di protocollazione errate o anomale. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 263 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.9.1 Gestione gruppi di dati Configurazione - Profilo documentale (Gestione gruppi di dati). Premessa In ARXivar l'archiviazione di un documento avviene previo inserimento manuale o automatica di informazioni atte a identificare in modo univoco il documento cosi archiviato. In ARXivar l'insieme di queste informazioni è conosciuto come "Profilo documentale". Le informazioni contenute in un profilo documentale un inseme di differenti tipologie di dato quali: Date, stringhe di caratteri, numeri ecc... Un profilo documentale è composto da un gruppo di campi predefiniti e interamente gestiti da ARXivar più un gruppo di dati definibili e gestiti dall'amministratore di ARXivar, qust'ultima tipologia di dati in ARXivar viene definita come "Campi aggiuntivi", in questa sezione di guida viene esposto come sia possibile gestire definendo gruppi di dati le informazioni che successivamente saranno manipolate tramite la creazione e definizione dei campi aggiuntivi. Creare i gruppi di dati Da ARXivar Server, Profilo documentale, Gestione gruppi di dati si accede alla maschera di figura 1 che consente di definire i gruppi di dati. Tramite questo pulsante è possibile creare un nuovo gruppo, vi bastera definirne il nome, (come esempio si veda quanto esposto in figura 2). Tramite questo pulsante vi sara possibile inserire le informazioni che saranno successivamente rappresentate dal gruppo di dati stesso. Un gruppo dati potrà contenere un elenco statico di elementi atti a popolare una casella combinata ( ComboBox) da poter associare ad un campo aggiuntivo. Oltre ad elenchi statici, un gruppo di dati è in grado di rappresentare una più evoluta query di interrogazione dati, in questo caso restituendo un elenco dinamico di informazioni, che come le precedenti potrete utilizzare per popolare i vostri campi aggiuntivi. In figura 2 è visualizzato il gruppo dati definito come "Prelievi C ancelleria" rappresentante un elenco di elementi statici riferiti ad Articoli di cancelleria. Un elenco di questo tipo, potrebbe essere utilizzato come campo aggiuntivo per una ipotetica tipologia documentale impiegata per l'archiviazione dei buoni di prelievo per il materiale cancelleria, permettendo così di associare al documento archiviato © 2010 ABLE Tech Srl 264 Guida di ARXivar anche gli articoli richiesti. Mentre in figura 3 è viene mostrato come interagire con una fonte dati esterna creando cosi un elenco da poter utilizzare, in questo caso, in accoppiata con un campo aggiuntivo per una ipotetica tipologia documentale "Fatture di vendita" qualora fosse necessario aggiungere nelle informazioni del profilo documentale l'agente di vendita. fig.1, Maschera gestione gruppi di dati Tramite questo pulsante è possibile eliminare il gruppo di dati selezionato. Nella figura sotto viene mostrato come definire un elenco di elementi statici relativi ad informazioni da associare ad un campo aggiuntivo. Solitamente gruppi dati che contengono elenchi di elementi sono utilizzati con campi aggiuntivi di tipo ComboBox. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 265 fig. 2, esempio di elenco elementi statici relativi al gruppo dati Prelievi cancelleria. AOO: Porre particolare attenzione al campo AOO, l'Area organizzativa omogenea qui definita verrà ereditata dal campo aggiuntivo appartenente al gruppo dati che si stà creando. Se non specificata, i campi aggiuntivi appartenenti a questo gruppo di dati sarà disponibile per tutte le aree organizzative disponibili. Connessione: Nella figura sotto viene mostrato come definire dei gruppi di dati che prelevano le informazioni da tabelle di database esterni. In particolare nell'immagine sono messi in evidenza i campi: C onnessione facente riferimento ad una stringa di connessione verso un database esterno, tale connessione deve essere precedentemente definita tramite l'apposita procedura, per maggiori dettagli si veda quando qui esposto. Query: Dovrete inserire la query di estrazione dati in formato SQL, si noti come sia data la possibilità di gestire le colonne CodAge e Nominativo dove si da la possibilità di mappare la colonna della query contenente un codice identificativo con la proprietà "C odice" del gruppo dati che ARXivar, idem per la proprietà Descrizione che in questo caso viene associata alla colonna Nominativo, questo perchè i gruppi di dati di ARXivar sono utilizzati per valorizzare campi aggiuntivi di profilo che saranno trattati tramite le classiche caselle combinate (ComboBox). Va aggiunto che i gruppi di dati, sia di tipo Elementi che di tipo Query possono valorizzare campi aggiuntivi solo in relazione uno a uno, a differenza di quanto è possibile fare con i campi aggiuntivi gestiti tramite caselle di testo di tipo TableBox valorizzabili esclusivamente da query di estrazione, dove una solo risultato potrà valorizzare contemporaneamente più campi aggiuntivi, (Il tipo TableBox è un tipo di casella di testo che rispetta delle specifiche ARXivar e sarà trattato più avanti in questa guida.) © 2010 ABLE Tech Srl 266 Guida di ARXivar fig. 3, esempio di istruzione SQL per recuperare delle informazioni contenute in una fonte dati esterna. Nascondi colonna codice nella lista: Questa casella di controllo, se selezionata vi consentirà di visualizzare e quindi selezionare dalla relativa ComboBox del campo aggiuntivo il solo valore restituito dalla colonna mappata con la proprietà " Descrizione" del gruppo di dati. Nell'esempio di di figura 3 la C omboBox del campo aggiuntivo verrebbe valorizzata esclusivamente con quanto restituito dalla colonna "Nominativo" della fonte dati esterna. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.10 Gestione Campi aggiuntivi © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Configurazione - Gestione Campi aggiuntivi del profilo documentale. Vedere anche: Opzioni avanzate per la gestione dei campi aggiuntivi. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 267 Premessa In ARXivar l'archiviazione di un documento avviene previo inserimento manuale o automatica di informazioni atte a identificare in modo univoco il documento cosi archiviato. In ARXivar l'insieme di queste informazioni è conosciuto come "Profilo documentale" o anche carta d'identità del documento. Un profilo documentale gestisce tutte le informazioni relative al documento archiviato; queste informazioni sono un insieme di campi prestabiliti chiamati anche campi di profilo standard, come per esempio: Tipologia documentale, data di archiviazione, numero del documento, oggetto, mittente e destinatario, stato del documento, origine del documento ecc... Tramite ARXivar Server è possibile definire e personalizzare dei campi di profilazione aggiuntivi rendendo così possibile aggiungere le informazioni di profilo non previste da ARXivar. Per esempio durante l'archiviazione delle vostre fatture di vendita potrebbe essere necessario aggiungere alle informazioni del profilo documentale il codice agente associato alla fattura... in questo caso potrete creare un campo aggiuntivo dove memorizzare il codice dell'agente in questione, magari leggendo l'informazione mancante direttamente dal database del vostro gestionale. Come creare campi aggiuntivi. E' possibile aggiungere dei campi aggiuntivi da ARXivar Server, dalla voce di menu Profilo documentale, Gestione campi aggiuntivi, tramite doppio click sulla voce di menu Gestione campi aggiuntivi sarà visualizzata la maschera di figura 1. fig.1; gestione campi aggiuntivi. Prima di procedere alla creazione di nuovi campi aggiuntivi potrebbe essere necessario definire dei gruppi di dati, questa operazione non è necessaria nel caso il tipo di campo da aggiungere sarà di tipo TableBox, (il tipo TableBox è un tipo di dato na tiv o di ARXivar, l'argomento tipologie di dati ARXivar proprietari viene trattato più avanti in questo paragrafo). Dalla maschera di figura 1 è possibile creare i campi aggiuntivi solo per la tipologia documentale selezionata. Nell'esempio di figura 1 sono visibili tutti i campi aggiuntivi specifici per la classe documentale AMM.FATVEND (Amministrazione - Fatture di Vendita), questo significa che per ogni fattura di vendita archiviata durante le operazioni di profilazione i campi Num.Fattura, Cod.Agente, Pdc e Primo incasso dovranno essere valorizzati. E' possibile definire se un campo aggiuntivo non © 2010 ABLE Tech Srl 268 Guida di ARXivar possa essere lasciato vuoto, in questo caso il campo dovrà essere definito come campo obbligatorio. Per definire dei campi aggiuntivi validi per qualsiasi tipologia documentale vi sarà sufficiente lasciare in bianco la casella combinata non selezionare la classe documento, come mostrato nel dettaglio immagine sotto. fig. 2, casella combinata per la selezione della tipologia documentale. Un campo aggiuntivo valido per qualsiasi classe documentale, sarà sempre riportato nell'elenco indipendentemente dalla classe documentale selezionata, non potra essere modificato, copiato o eliminato. Per apportare modifiche ad un campo aggiuntivo con visibilità su tutte le classi documentali sarà necessario lasciare vuota la casella combinata "C lasse documento" (si veda figura sopra). AOO di appartenenza di un campo aggiuntivo. E possibile definire campi aggiuntivi visibili su tutte le AOO (Aree Organizzative Omogenee) oppure solo per la specifica AOO di appartenenza, l'Area organizzativa di appartenenza di un campo aggiuntivo (vanno esclusi i campi aggiuntivi di tipo TableBox) viene ereditata dal gruppi dati, l'Area organizzativa omogenea di appartenenza sarà cosi eredita dal campo aggiuntivo. Significato delle colonne elenco campi aggiuntivi Etichetta - C ontiene l'etichetta assegnata al campo aggiuntivo, la stessa etichetta sarà utilizzata nella maschera di profilazione e di ricerca documenti archiviati. Nome campo - C ontiene il nome interno assegnato da ARXivar al campo aggiuntivo, questo valore viene utilizzato internamente da ARXivar. Tipo - In questa colonna viene riportato il tipo di dato gestibile con il campo aggiuntivo. Classe - Riporta la classe documentale di appartenenza del campo aggiuntivo. Posizione - Indica l'ordine di tabulazione del campo aggiuntivo nella maschera di profilazione documento. Carattere - Indica la dimensione massima in caratteri del campo aggiuntivo selezionato. Significato dei pulsanti maschera campi aggiuntivi Tramite questo pulsate è possibile creare un nuovo campo aggiuntivo. C on questo pulsante entrerete in modifica del campo aggiuntivo selezionato. Elimina il campo aggiuntivo selezionato. La cancellazione di un campo aggiuntivo determina la perdita delle informazioni con esso gestite su tutti i profili documentali precedentemente archiviati. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 269 Tramite questo pulsante è possibile copiare il campo aggiuntivo selezionato da una classe documentale ad un altra di pari livello. Tramite questo pulsante vi sarà possibile eseguire un taglie e incolla di un campo aggiuntivo consentendo così di spostare il campo aggiuntivo da una classe documentale ad un altra. Tramite questo pulsante è possibile incollare il campo aggiuntivo precedentemente copiato o tagliato. Questo pulsante vi consente di tradurre per al campo aggiuntivo selezionato l'etichetta assegnata durante la fase di creazione campo aggiuntivo. C hiude la finestra di gestione campi aggiuntivi. Tipi di campi aggiuntivi Tramite la gestione dei campi aggiuntivi è possibile gestire i seguenti tipi di dato: fig 4, tipo di dato utilizzabili con i campi aggiuntivi. Textbox - Tramite il tipo di campo Textbox è possibile inserire dati di tipo testo alfanumerico, cioè comprensivo di caratteri e numeri. I campi aggiuntivi di tipo TextBox possono essere popolati manualmente oppure tramite metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Nella maschera profilo documentale e ricerca documenti il tipo campo TextBox viene utilizzato il controllo casella di testo semplice. Combobox - Tramite il tipo campo ComboBox vi sarà possibile gestire informazioni, di tipo alfanumerico, il controllo visivo utilizzato per il data entry è una casella combinata chiamate anche combobox, il controllo può gestire fino ad un massimo di due colonne (es.: Codice - Descrizione). Le informazioni in esso contenute potranno essere recuperate da un elenco dati predefiniti manualmente (si veda Gruppi di dati), oppure letti da una fonte dati, (si veda stringhe di connessione e gruppi di dati). Databox - Tramite il tipo campo Databox consente di inserire informazioni nel formato data (es.: giorno, mese e anno). I campi aggiuntivi di tipo Databox possono essere popolati manualmente oppure tramite metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Il controllo utilizzato per il data entry è una casella di © 2010 ABLE Tech Srl 270 Guida di ARXivar testo specializzata per l'inserimento di date, sulla destra viene data la possibilità, tramite apposito pulsante recuperare la data direttamente da un calendario. Checkbox - Il tipo campo Checkbox consente di gestire informazioni di tipo logico (es.: si,no - vero, falso). I campi aggiuntivi di tipo Checkbox possono essere aggiornati manualmente oppure tramite metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Il controllo utilizzato per il data entry è una casella di controllo semplice. Numeric - Il tipo campo Numeric consente di gestire informazioni di tipo numerico (es.: 123.45). I campi aggiuntivi di tipo Numeric possono essere aggiornati manualmente oppure tramite metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Il controllo utilizzato per il data entry è una casella di testo specializzata per accettare caratteri di tipo numerico. N.B.: Come separatore dei decimali è possibile utilizzare indipendentemente da quanto impostato in "Pannello esclusivamente di controllo di Windows il punto, - questo impostazioni internazionali" T a b le Bo x - Tramite il tipo campo TableBox vi sarà possibile gestire informazioni di qualsiasi tipo, come numeri e caratteri, date e logici. Il controllo TableBox, consente di recuperare le informazioni da una fonte dati, inoltre il tipo dato TableBox è in grado di aggiornare più campi aggiuntivi contemporaneamente. Il tipo di controllo utilizzato è una casella di testo semplice. Maggiori dettagli relativi al tipo di campo TableBox saranno esposti più avanti in questo paragrafo. Vedere anche: Opzioni avanzate per la gestione dei campi aggiuntivi. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.10.1 Personalizzare i campi aggiuntivi Vedere anche: Gestione campi aggiuntivi, Gestione gruppi campi aggiuntivi. Configurazione Profilo documentale (Campi aggiuntivi - Avanzate). Premessa In questa sezione vengono esposto in dettaglio le modalità operative per la creazione e personalizzazione dei campi aggiuntivi. Per ogni singolo argomento troverete la relativa immagine della maschera per la gestione dei parametri di configurazione. Ogni singola verrà esposta nel dettaglio. La gestione configurazione dei campi aggiuntivi è raggiungibile da ARXivar Server, Profilo documentale, quindi Gestione campi aggiuntivi, dalla maschera principale "Campi aggiuntivi" potrete accedere alle funzionalità trattate in questa sezione della guida. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar Tramite i seguenti pulsanti e 271 potrete accedere alla maschera di figura 2, con il primo pulsante vi sarà possibile definire un nuovo campo aggiuntivo, con il secondo vi sarà possibile accedere alla maschera di figura 1 ma in modalità di modifica. Scheda - Proprietà Globali fig. 1, maschera per l'aggiunta o modifica di un campo aggiuntivo. Tipo campo: Tramite la casella combinata vi sarà possibile selezionare il tipo campo che intendete definire. Potrete selezionare una tra le seguenti tipologie: Textbox , C ombobox, Databox, C heckbox, Tablebox. Le tipologie di campo associabili a fonti dati esterne sono il tipo campo C ombobox oppure il tipo campo Tablebox. il tipo campo C ombobox oltre che ad una fonte dati è associabile anche ad un elenco di dati manualmente precaricato. Il tipo campo Tablebox consente una più sofisticata gestione di recuper informazioni da fonti dati, in particolare tramite il tipo campo campo Tablebox oltre che recuperare le informazioni per il campo aggiuntivo ad esso associato rende possibile associare più campi aggiuntivi a fonti dati esterne, consentendo il recupero di informazioni mancanti atte a completare i vostri profili documentali. Etichetta: La casella di testo Etichetta consente di definire il testo dell'etichetta che dovrà essere visualizzato ogni qualvolta sia necessario utilizzare il campo aggiuntivo in questione (maschera di profilazione e di ricerca documenti). © 2010 ABLE Tech Srl 272 Guida di ARXivar Caratteri: Nella casella di teso caratteri sarà possibile definire la lunghezza del campo in numero massimo di caratteri inseribili, questo parametro è definibile solo per i tipo campo aggiuntivo contenente stringhe alfanumeriche, caratteri con cifre. E' possibile utilizzare dei campi contenente solo numeri ma se il tipo campo non è specificato di tipo Numeric, lo stesso sarà trattato come carattere. Se il tipo di campo è Numeric il parametro C aratteri non sarà editabile. Caratteri decimali: Definibile esclusivamente con campi aggiuntivi di tipo Numeric, con il parametro Decimali vi sara possibile definire il numero di decimali gestibili con il campo aggiuntivo di tipo Numeric qui definito. Gruppo di appartenenza: Questa casella di controllo vi consente di selezionare il gruppo di appartenenza del campo aggiuntivo. Il Gruppo di appartenenza di un campo aggiuntivo non è da confondere con gruppo dati. Tramite il gruppo di appartenenza è possibile distribuire in modo logico i campi aggiuntivi sulla maschera di profilazione per semplificarne l'individuazione durante le fasi di data entry o di ricerca documenti. Il pulsante sulla destra di questo parametro vi consente di accedere velocemente alla gestione dei gruppi di appartenenza, in questo modo vi sarà possibile definire nuovi gruppi di appartenenza durante le fasi di parametrizzazione del campo aggiuntivo corrente. Gruppo dati: Tramite la casella combina gruppo dati (per maggiori dettagli su gruppo dati cliccare qui) e possibile associare il campo aggiuntivo ad una tipologia di dati predefinita. Il gruppo dati di appartenenza può fare riferimento ad un elenco statico di voci precedentemente caricate, oppure recuperare le informazioni necessarie da una fonte dati esterna. "Gruppo dati" generalmente viene utilizzato in coppia con campi aggiuntivi di tipo Combobox. Il pulsante sulla destra di questo parametro vi consente di accedere velocemente alla gestione dei gruppi dati, in questo modo vi sarà possibile fare riferimento a fonti dati esterne anche durante la configurazione del campo aggiuntivo corrente. N.B.: E' possibile selezionare un gruppo dati solo con campi aggiuntivi di tipo Combobox. In alcuni casi la casella combinata conterrà un valore (come rappresentato in figura 1), ma se la stessa risultasse disabilitata in realtà il campo aggiuntivo non fa riferimento a tale gruppo. Fonte per il recupero dei dati: (Funzionalità valida solo per campo aggiuntivo Tablebox) Tramite il seguente pulsante è possibile definire la query per il recupero dei dati da associare al campo aggiuntivo in questione. Il pulsante "Fonte per il recupero dei dati" viene abilitato solo per campi aggiuntivi di tipo TableBox. Il pulsante apre una sotto maschera (figura 2) dedicata alla configurazione di tutti i parametri necessari per il recupero delle informazioni da una fonte dati esterna. Le modalità per una corretta configurazione sono vengono sotto esposte in una modalità passo passo. Scheda - Proprietà di connessione Aoo: Da questa casella combinata è possibile selezionare l' Area organizzativa omogenea di interesse. C ome valore predefinito viene proposto (None), questo significa che le impostazioni saranno valide per © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 273 tutte le AOO, in caso venga selezionata una AOO la configurazione sarà disponibile solo per l'Area organizzativa qua definita. Connessione: Tramite questa casella combinata vi sarà possibile selezionare la stringa di connessione verso il database di vostro contenente le informazioni necessarie, quindi prima di procedere con la configurazione di campi aggiuntivi di tipo TableBox dovrete avere già definito la stringa di connessione qui necessaria. Nel caso non ve ne fossero di disponibili o di valide potrete, tramite il tasto funzione F3 definirne di nuove senza chiudere la finestra e procedere con la configurazione. fig. 2, Sottomaschera "Impostazioni campo tabella" - della maschera "Proprietà campo personalizzato". Query: In questo campo andrà definita la query di estrazione. Inserita Sulla destra è presente un pulsante tramite il quale vi sarà possibile verificare la correttezza della query. La verifica non si limita alla sola sintassi ma eseguirà effettivamente la "Query". Va specificato che la verifica della query non si basa su un numero di record restituito, una query che restituisce zero record viene considerata valida. · I criteri di validazione si basano su: raggiungibilità dell'informazione e sintassi query. Una query non valida non consentirà il salvataggio della configurazione · La sintassi SQL dovrà attenersi alle specifiche del database al quale ci si connette tramite la © 2010 ABLE Tech Srl 274 Guida di ARXivar stringa di C onnessione che in questo caso potrebbe essere un qualsiasi DATABASE. · Nella definizione della query è consentito l'utilizzo dei comandi JOIN. tramite Campo: Stabilita la validità della query, la casella combinata "C ampo:" della sezione C ampo tabella (figura 2) sarà popolata con le "sole" colonne dichiarate nella query di estrazione. Dalla combobox combinata potrete dunque stabilire quale di queste colonne andrà a valorizzare il vostro campo aggiuntivo di tipo TableBox. C ome già accennato e come più avanti esposto, vi si ricorda che i campi aggiuntivi di tipo TableBox sono in grado di valorizzare contemporaneamente più campi di profilo di ma solo di tipo aggiuntivo. Campi di formattazione Testo, Numero e Custom: Tramite questi tre pulsanti, a scelta obbligatoria, è obbligatorio definire la tipologia di dato della colonna selezionata nella casella combinata "Campo". Stabilire il tipo di dato ( Numerico, testo o altro) sulla colonna selezionata per la valorizzazione del campo aggiuntivo di tipo TableBox, consente di eseguire la corretta estrazione della riga selezionata dall'utente durante le operazioni di profilazione dall'insieme totale di righe restituire dalla query. (ARXivar eseguirà una query valorizzando una clausola WHERE dove il valore della colonna selezionata sarà uguale al valore selezionato dall'utente). P r o ce d e r e co m e s e g ue : · Se la colonna selezionata per valorizzare il parametro "Campo" fosse di tipo alfanumerico selezionare "Testo". · Se la colonna selezionata per valorizzare il parametro "Campo" è di tipo numerico selezionare Numero, (assicurarsi che le colonne che contengono cifre siano effettivamente campi numerici e non alfanumerici). Va r ia b ile ca m p o ta b e lla : · Se la colonna fosse di tipo diverso da Testo o da Numero dovrete selezionare Custom, questo vi consentirà di definire chiavi di ricerca anche su campi data inserendo il formato riconosciuto dal database dal quale prelevate le informazioni, segue esempio: Database SQL SERVER tipo campo data: nella casella di testo prevista per la formattazione dovrete inserire esattamente quanto segue #<%VAR%>#, questo consentira ad ARXivar di eseguire una corretta estrazione anche se la clausola WHERE si riferisce ad una colonna di formato data, ovviamente con altri database dovrete sostituire il carattere # con altro. Scheda - Associazione campi Tramite la maschera mostrata in figura 3 è possibile associare i rimanenti campi restituiti dalla query con i rimanenti campi aggiuntivi; in questo modo durante la fase di profilazione sarà possibile aggiornare contemporaneamente i campi selezionati in associazioni fra campi aggiuntivi e campi della select. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 275 fig. 3, Maschera per la mappatura tra campi tabella esterna e campi aggiuntivi. Associazione fra campi aggiuntivi e campi della select. C ome già accennato il campo aggiuntivo di tipo TableBox consente di valorizzare più campi di profilo contemporaneamente, al momento della stesura di questa guida è in grado di valorizzare i campi di profilo di tipo aggiuntivo. Per consentire l'aggiornamento di altri campi aggiuntivi di profilo vi sarà sufficiente mappare i campi restituiti dalla vostra Query con altri campi aggiuntivi. Campo Select: Da questa casella combinata dovrete selezionare dall'elenco dei campi qui contenuti il campo di vostro interesse. Campo PROFILO: Da questa casella combinata dovrete selezionare dall'elenco dei campi aggiuntivi il campo che verrà valorizzato dal campo Select precedentemente selezionato. Tramite il pulsate alla destra della casella combinata "C ampo Profilo" potrete confermare la selezione effettuata, la stessa verrà aggiunta all'elenco © 2010 ABLE Tech Srl 276 Guida di ARXivar soprastante. Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'associazione selezionata in elenco. Riepilogo campi aggiuntivi: fonti di dati esterne e tipo dato. I campi associabili a fonti di dati esterne sono principalmente appartenenti a due precise tipologie e sono: Combobox e Tablebox. Il tipo Combobox è aggiornabile tramite la fonte dati definita nel gruppo dati (da non confondere con il Gruppo di appartenenza) associato al campo aggiuntivo. Il tipo Tablebox è aggiornabile tramite fonte dati esterna direttamente associata al campo aggiuntivo stesso, inoltre consente di aggiornare contemporaneamente più campi aggiuntivi. Per i rimanenti tipo di campo aggiuntivo quali: Textbox, Numeric, Checkbox e Databox, l'unica associazione ad una fonte dati può essere configurata tramite il sistema di "decodifica campi" dov'è possibile creare una associazione a tabelle del database dei dati di ARXivar, oppure creando l'associazione a dati contenuti in tabelle da voi appositamente progettate ed aggiunte al database dei dati di ARXivar (si faccia riferimento a figura 5 dove l'argomento decodifica campi viene approfondito). La guida continua esponendo i rimanenti punti relativi alla configurazione dei campi aggiuntivi. Scheda - Proprietà campo (Generale) Tramite la scheda "Proprietà campo" della finestra di figura 4 è possibile definire le principali proprietà che stabiliscono il comportamento a run time del vostro campo aggiuntivo, definendo proprietà del tipo: C ampo aggiuntivo obbligatorio, in questo caso il campo dovrà essere compilato, in caso contrario non sarà possibile procedere con la profilazione del documento. Stabilire se limitare i valori a quelli presenti nella lista associata al camp aggiuntivo (proprietà associabile a campi di tipo combobox) ecc.. Di seguito vengono esposte in dettaglio ogni singola proprietà configurabile dall'utente. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 277 fig. 4, Maschera per la definizione delle proprietà del campo aggiuntivo. Campo attivo: Tramite questa casella di controllo è possibile attivare o disattivare il campo aggiuntivo. Se selezionata (come da figura 2), il campo aggiuntivo in questione sarà attivo quindi durante le operazioni di profilazione sarà possibile inserire le relative informazioni. In caso contrario il campo non verrà visualizzato ed ogni sua proprietà come potrebbe essere "Campo Obbligatorio" perderà di significato, esattamente come se il campo aggiuntivo non esistesse. Disattivare un campo aggiuntivo di tipo TableBox non determina la disattivazione di eventuali campi aggiuntivi associati ai campi della select, questi resteranno comunque attivi e potranno essere aggiornati, oppure dovranno essere disattivati singolarmente. Posizione: Potrete impostare l'ordine di visualizzazione sulla maschera di profilazione. L'ordinamento viene impostato utilizzando un numero intero che ne determina ordine di visualizzazione e di inserimento. Esempio 1 = prima posizione, 2 = seconda, 3 = terza ecc... Un campo aggiuntivo disattivato rende disponibile la sua posizione al successivo campo aggiuntivo. Limita i valori a quelli della lista: Funzionalità valida solo con campi aggiuntivi di tipo C ombobox. Se selezionata è possibile inserire solo valori presenti nella casella di controllo (ComboBox) rendendo cosi impossibile inserire dei valori non contemplati riducendo la percentuale di data entry errati. Questa funzionalità è incompatibile con la funzionalità di Autoinserimento. Auto inserimento: Questa funzionalità è disponibile solo con campi aggiuntivi di tipo C ombobox e se selezionata vi consente di inserire elementi non presenti tra le voci selezionabili al momento della © 2010 ABLE Tech Srl 278 Guida di ARXivar profilazione. Il nuovo elemento non sarà aggiunto all'elenco del gruppo dati associato al campo aggiuntivo in questione, ma resterà disponibile solo al gruppo di voci di quel specifico profilo. Si consiglia di utilizzare questa funzionalità con moderazione, Data entry di questo tipo possono generare ridondanza nelle informazioni... quando possibile è preferibile istruire l'utente a segnalare la voce mancante e manualmente aggiunta, mettendovi cosi in condizione di mantenere aggiornati i gruppi dati. Questa funzionalità è incompatibile con la funzionalità "Limita i valori a quelli della lista". Auto completamento: Questa funzionalità è disponibile solo per campi aggiuntivi di tipo Textbox e Tablebox. Tramite questa casella di controllo è possibile attivare la funzionalità di completamento automatico del campo aggiuntivo. Per auto completamento si intende l'aggiunta automatica di tanti caratteri pari al numero di caratteri previsti, segue un esempio: se il numero totale di i caratteri previsti per il campo aggiuntivo è pari a 5 (cinque) e l'operatore inserisce 44, al momento della conferma il valore inserito da 44 sarà trasformato in 00044, cioè saranno automaticamente aggiunti tre 0 (zero) alla sinistra del dato manualmente inserito, raggiungendo cosi una stringa da cinque caratteri composta da 000 e 44 cioè 00044. C arattere di riempimento (in questo caso 0) e posizione (sinistra o destra) per l'auto completamento vengono stabiliti tramite i due controlli visualizzati nel dettaglio di figura 4. dettaglio figura 4 C on la configurazione esposta in dettaglio di figura 4 il risultato sarebbe valore inserito nel campo aggiuntivo più enne trattini aggiunti a destra esempio 44---. L'autocompletamento risulta particolarmente utile nell'inserimento di codici alfanumerici dove generalmente è facile incontrare codifiche alfanumeriche aventi il carattere di autocompletamento uguale a zero es.: 000174-25. Campo Obbligatorio: Questa funzionalità è valida per tutte le tipologie di campi aggiuntivi quali: Textbox, C ombobox, Databox, C heckbox, Numeric e Tablebox. Se selezionata il campo aggiuntivo diventa un campo obbligatorio e non sarà possibile confermare il profilo senza inserire un valore nel campo aggiuntivo obbligatorio. I campi aggiuntivi obbligatori sono riconoscibili dal un asterisco a fine etichetta esempio "Codice Agente *". Questa funzionalità è incompatibile con la funzionalità "C ampo bloccato". Campo Bloccato: Questa funzionalità blocca l'inserimento manuale del campo aggiuntivo. Questa funzionalità è incompatibile con la funzionalità "C ampo Obbligatorio". Alias per SDK: Inserire l'Alias che sarà utilizzato con le funzioni di ricerca messe a disposizione dal SDK di ARXivar, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto. Scheda - Decodifica campi Tramite questa maschera è possibile definire un sistema di decodifica (codice = descrizione) recuperando le informazioni necessarie da tabelle presenti nel database di ARXivar. Tramite decodifica campi è possibile associare dei dati a campi aggiuntivi di qualsiasi tipo. Questa funzionalità © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 279 torna particolarmente utile quando i vostri campi aggiuntivi contengono dei codici. Decodifica campi se opportunamente configurata, vi consentirà di mostrare nella griglia dei risultati di ricerca, eventuali descrizioni associate a codici, rendendo cosi più comprensibili i risultati di ricerche. Per questo scopo Potrete aggiungere delle tabelle personalizzate al database di ARXivar. In questo caso dovrete porre particolare attenzione al nome che assegnerete alle vostra tabelle, prefissi diversi dai già utilizzati si consiglia l'utilizzo di DM_, SD_ e SP_, questo per evitare che futuri aggiornamenti di ARXivar contengano nuove tabelle aventi lo stesso nome delle tabelle da voi aggiunte. Si consiglia di utilizzare delle cifre come prefisso, esempio 001_MiaTabella. fig. 5, maschera per le impostazioni di decodifica campo. Abilita il sistema di decodifica campi: Se selezionato potrete definire la decodifica dei campi. Questa casella di controllo se selezionata non solo abilità le tre caselle combinate sottostanti (Nome della fonte, C ampo codice (Join) e campo descrizione (Nuova descrizione), ma istruisce ARXivar su come trattare questo particolare campo aggiuntivo. Nome della fonte: L'elenco di questa casella combinata viene popolato con i nomi di tutte le tabelle presenti nel database di ARXivar, selezionate la tabella di vostro interesse. Campo codice (join): L'elenco di questa casella combinata viene popolato con i nomi di tutte le colonne della tabella precedentemente selezionata in Nome della fonte e corrisponde al campo aggiuntivo rappresentante un codice, nel caso di una vostra tabella aggiuntiva potrebbe essere un codice articolo. Campo descrizione (nuova descrizione): Questa casella combinata come la precedente conterrà le colonne della tabella selezionata in Nome della fonte, in questo caso dovrete selezionare la colonna contenente il valore relativo alla descrizione del campo precedentemente riferimento la © 2010 ABLE Tech Srl al precedente esempio dovreste selezionare colonna selezionato, facendo contenente la descrizione 280 Guida di ARXivar dell'articolo. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.10.2 Gestione gruppi campi aggiuntivi Configurazione - Gestione Campi aggiuntivi - (Gestione gruppi campi aggiuntivi). Premessa ARXivar Client, nelle maschere di profilazione e ricerca documenti crea dinamicamente la sezione relativa ai campi aggiuntivi, in base alla classe documentale selezionata per l'archiviazione oppure per la ricerca. La configurazione dei gruppi campi aggiuntivi consente di distribuire in modo più ordinato i controlli utilizzati per rappresentare i campi aggiuntivi, suddividendo i campi aggiuntivi secondo l'ordine del gruppo di appartenenza. La definizione dei gruppi di appartenenza dei campi aggiuntivi (figura 1) è raggiungibile da ARXivar Server, Profilo Documentale quindi "Gestione gruppi campi aggiuntivi". Definizione dei Gruppi campi aggiuntivi. Tramite la finestra di figura 1, è possibile creare, modificare, eliminare e decidere l'ordine di esposizione dei campi aggiuntivi dall'alto verso il basso, per ordine di gruppo di appartenenza. © 2010 ABLE Tech Srl Configurazione di ARXivar 281 fig.1, maschera per la creazione dei gruppi cappi aggiuntivi. Creare un nuovo gruppo campi aggiuntivi Tramite questo pulsante potrete aggiungere un nuovo gruppo di appartenenza. La maschera di inserimento gruppo richiede il solo inserimento del nome gruppo. In definitiva dovrete inserire l'etichetta da visualizzare nelle maschere di profilazione e di ricerca. In figura uno sono visibili alcune etichette possibili. Si consiglia di non superare i 29 caratteri per ogni gruppo. Modificare un nuovo gruppo campi aggiuntivi Tramite questo pulsante vi sarà possibile modificare le descrizioni precedentemente inserite. Non c'è nessun controllo su gruppi di dati già utilizzati, modifica e cancellazione sono consentite in qualsiasi momento. L'unico gruppo di dati non modificabile è il gruppo predefinito "Generale". Eliminare nuovo gruppo campi aggiuntivi Tramite questo pulsante vi sarà possibile eliminare le descrizioni gruppo desiderate tranne la descrizione predefinita "Generale". Stabilire l'ordine di esposizione dei Tramite questi pulsanti è possibile stabilire l'ordine di esposizione dei gruppi campi aggiuntivi. © 2010 ABLE Tech Srl 282 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 5.11 Conservazione Sostitutiva Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl Parte VI 284 6 Guida di ARXivar Gestione riservatezze © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar Client - Gestione delle riservatezze Premessa La seguente sezione espone nel dettaglio la gestione delle riservatezze, segue indice degli argomenti trattati: · Utente - stato del documento. · Utente - Area organizzativa omogenea - classe documentale. · Utente e gruppi mediante filtri. · Riservatezze su singolo documento. Vedere anche: ARXivar C lient - Archiviazione (C ompilazaione profilo e riservatezze) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 6.1 Utente - Stato documento © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Gestione riservatezze - Stato documento (Stati documento) Premessa ARXivar consente di gestire con differenti livelli di riservatezza lo stesso documento. In questa sezione della guida verrà esposto nel dettaglio come gestire e configurare le riservatezze in base allo stato in cui uno specifico documento si trova. Prima di poter procedere alla gestione delle riservatezze a livello di stato del documento è necessario definire utenti, gruppi di utenti e stati © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 285 documenti. Oltre quanto esposto nelle seguente sezione è possibile definire riservatezze a livello di stato documento si veda l'argomento Stati validi per l'utente. Concetti di base sulla gestione delle riservatezze degli stati documentali. Nel preciso istante di una qualsiasi richiesta operativa quale potrebbe essere: consultazione di un documento (operazioni di lettura), ricerca del documento e successiva revisione (operazione di lettura e scrittura), ricerca e invio per e-mail di un documento (operazioni di lettura ed invio) e cosi via discorrendo. Queste operazioni, sia che siano eseguite da utenti, o da un gruppo di utenti, incontreranno un primo livello di riservatezza: questo livello è lo STATO nel quale il documento si trova. Per esempio un documento, potrebbe essere stato archiviato con il campo di profilo "STATO:" valorizzato a "DA SMISTARE", se l'operatore che esegue tale richiesta non ha i diritti di accesso a documenti che si trovano in tale stato, il documento, per quello specifico utente, risulterebbe come " non archiviato", qualsiasi ricerca mirata non darebbe nessun risultato... Nell'esempio di figura 1 (particolare della maschera per la gestione Stati Documenti), sono visibili gli utenti abilitati alla gestione di documenti che si trovino nello stato documentale "DA SMISTARE", qualsiasi altro utente, o gruppo di utenti che non rientri in tale elenco non avrà accesso ai documenti che si trovano in tale stato, come se tali documenti non fossero stati archiviati. Nel caso un utente rientri nell'elenco di figura 1 e la corrispettiva colonna "Documento" è posta a False, starebbe ad indicare che tale utente potrebbe accedere in sola lettura a documenti nello "DA SMISTARE", di conseguenza non potrebbe apportare modifiche al documento selezionato. Stesse modalità operative valgono per la colonna "Profilo". La colonna Profilo fa riferimento ai permessi di modifica di profili documentali associati a documenti che si trovano nello stato in questione. Diversi livelli di riservatezze in relazione alla classe di appartenenza dell'utente, l'argomento è qui esposto: Quando e come viene assegnato lo stato ad un documento ? Uno stato viene assegnato dall'operatore in fase di archiviazione valorizzando manualmente il campo di profilo "STATO" selezionando tre gli stati disponibili e qui definibili, oppure tramite procedure custom di archiviazione automatiche con le funzionalità messe a disposizione da SDK di ARXivar, o tramite processi di Workflow. fig. 1, elenco utenti abilitati allo stato DA SMISTARE © 2010 ABLE Tech Srl 286 Guida di ARXivar Qualche esempio. In figura 2, tramite due frecce rosse vengono evidenziate le riservatezze assegnate all'utente 01. Demo\Caio realtive a tutti i documenti che verranno a trovarsi nello stato documentale "DA SMISTARE ". C on la configurazione delle riservatezze esposta in figura 2, l'utente 01.Demo\Caio potrà accedere a qualsiasi documento da smistare ma in sola lettura. Non gli sarà concesso di apportare modifiche a documenti (stabilito dal valore della colonna Documento). Non potrà apportare modifiche ai relativi profili (stabilito dal valore della colonna Profilo). fig. 2, elenco utenti abilitati allo stato DA SMISTARE, Admin potra accedere solo in lettura. Utilizzando sempre come stato documentale di riferimento "DA SMISTARE" l'utente 01.Demo\Caio potrebbe: · Modificare un documento ma non il suo profilo se: la colonna documento fosse posta a True e colonna Profilo a False. · Modificare il Profilo ma non il Documento se: la colonna documento fosse posta a False e colonna Profilo a True. · Modificare entrambe se tutte e due le colonne fossero poste a True, com'è per gli utenti f.bianchi e m.rossi di figura 2. Riservatezze per la modifica profilo e classe utente. Le riservatezze relative alla modifica di un profilo documentale oltre che essere stabilite in base allo stato documentale assegnato al documento vengono influenzate dalla classe di appartenenza dell'utente (figura 3). C ome mostrato in figura 3 è visibile il particolare della maschera per la gestione utenti di ARXivar, dove tramite una casella ad opzione obbligatoria è possibile definire la classe di appartenenza dell'utente. E' possibile associare un utente ad una delle seguenti classi Admin, Profiler o User. Per quanto riguarda le riservatezze relative alla modifica di un documento utente (Admin, Profiler, User) valgono esclusivamente le regole per definite tutte le classi a livello di stato documentale: dove colonna Documento è posta a True le riservatezze saranno valide per la lettura e © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 287 scrittura, contrariamente se posta a False, qualsiasi livello di appartenenza potrà accedere al documento in sola lettura. fig.3, Particolare maschera gestione utenti - Tipo utente. Le riservatezze relative alla modifica di un profilo documentale la classe di appartenenza di un utente influisce sulle riservatezze nei seguenti modi: User : Un utente di classe User per poter modificare un profilo documentale dovrà soddisfare quanto segue: · Rientrare nell'elenco degli utenti abilitati al particolare stato documentale o essere membro di un gruppo abilitato. · Essere un utente abilitato alla modifica del profilo documentale, tramite apposito campo della gestione degli stati documentali, "C olonna Profilo uguale a True" (Figura 2). · Oltre l'abilitazione (gestione stati, colonna 'Profilo=True') l'utente dove rientrare tra almeno una delle seguenti figure: esecutore dell'archiviazione del documento, oppure esserne il mittente , oppure il destinatario. Se un utente di Classe User non soddisfa quanto sopra non potrà modificare nessun profilo documentale, tranne l'inserimento dei campi di profilo durante l'archiviazione. Profiler : Un utente Profiler per poter modificare un profilo documentale dovrà soddisfare quanto segue: · Rientrare nell'elenco degli utenti abilitati al particolare stato documentale o essere membro di un gruppo abilitato. · Essere un utente abilitato alla modifica del profilo documentale, tramite apposito campo della gestione degli stati documentali, "C olonna Profilo = True". Admin : Un utente di tipo Admin potrà procedere alla modifica di un profilo documentale: · Rientrare nell'elenco degli utenti abilitati al particolare stato documentale o essere membro di un gruppo abilitato. · Sempre in ogni caso, indipendentemente da quanto stabilito in "C olonna Profilo=...." © 2010 ABLE Tech Srl 288 Guida di ARXivar Stati documenti - Utilizzo della maschera per la definizione degli stati. In base allo stato in cui un documento si trova è possibile stabilire per singolo utente o gruppo di utente modalità operative differenti. A secondo dello stato di un documento oltre che stabilirne le modalità operative vi sarà possibile gestirne la visibilità o abilitare un utente o gruppo di utenti alla modifica, cancellazione o revisione di documenti che si trovano in un particolare stato. In figura 4, raggiungibile da ARXivar Server, menu Stati documento e selezionando lo stato desiderato, tramite la scheda generale è possibile assegnare gli utenti e gruppi di utenti che avranno la visibilità sullo stato in questione. In figura 4 viene mostrato come impostare le riservatezze in relazione allo stato documentale, per gli esempi sarà utilizzato uno stato documentale uguale a "VALIDO", oltre che abilitare la visibilità sui documenti che verranno a trovarsi nello stato "VALIDO", tramite la maschera di figura 4 è possibile stabilire, per singolo utente o gruppo di utenti se saranno abilitati a: · Modificare documenti che si trovano nello stato "VALIDO" · Modificarne il profilo di documenti che si trovano stato "VALIDO". · Creare revisioni di documenti documento che si trovano nello stato "VALIDO". · Ricevere notifica quando un documento viene archiviato con lo stato "VALIDO". · Ricevere notifica quando viene creata una revisione di un documento. Note aggiuntive sulla modifica di profilo Il campo "Stato documento", essendo un campo di profilo può essere modificato da un utente abilitato a tale operazione. Un utente potrebbe quindi modificare lo stato documento da uno stato a lui visibile in uno a lui non visibile. Successivamente a tale modifica, l'utente non potrà più accedere a quel particolare documento, fino al momento in cui lo stesso non torni nuovamente in uno stato visibile per l'utente. Questo significa che ad un utente è comunque data la possibilita di assegnare tutti gli stati compresi quelli non a lui assegnati. Non è possibile definire stati documentali per singola AOO , la definizione di uno stato documentale ha visibilità per tutte le Aree organizzative omogenee. Configurazione riservatezze su stato documento. In figura 4 viene mostrato come configurare le riservatezze utenti a livello di stato documentale. il pulsante visualizza il riquadro Modifica dove al suo interno sarà possibile, tramite una casella combinata (combobox) selezionare l'utente o il gruppo di utenti che si intente abilitare per lo stato documentale selezionato, nell'esempio di figura 4 si sta aggiungendo allo stato Valido il gruppo utenti "Everyone", selezionando l'utente o il gruppo desiderato. Le due caselle di controllo "Modifica documento" e "Modifica Profilo" consentono di abilitare le entità selezionate per la modifica di documenti e modifica dei profili per i soli documenti che si trovano in quel preciso stato. Facendo riferimento alla figura 4 e lasciando invariate le proprietà Modifica documento e Modifica © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 289 Profilo tutti gli utenti appartenenti al gruppo "Everyone" avrebbero visibilità per i documenti che si trovano nello stato VALIDO, ma non sarebbero comunque abilitati ne alla modifica di documenti, ne alla modifica di profili dei documenti che si trovano nello stato VALIDO, l'utente 01\Admin ne avrebbe il pieno controllo. fig.1, aggiunta del gruppo Everyone abilitato alla modifica di documenti e profili per lo stato valido. il pulsante consente di modificare quanto impostato a livello utente o gruppo, abilitando o disabilitando gruppo o utente alla modifica di documenti o profili per lo stato selezionato. C ome visibile dall'immagine di figura 4 nel riquadro "Modifica" non è possibile cambiare il nome utente o nome di un gruppo precedentemente salvato, in questo caso dovrete eliminare la voce e aggiungere l'utente o il gruppo corretto. Il pulsante © 2010 ABLE Tech Srl elimina l'utente o il gruppo selezionato nella griglia Utente/Gruppo di figura 1. 290 Guida di ARXivar Tramite questi pulsanti del riquadro Modifica è possibile confermare quanto selezionato nelle caselle di controllo "Modifica documento" e "Modifica Profilo" oppure annullare eventuali modifiche apportate. Abilita notifica automatica Tramite queste caselle di controllo è possibile stabilire se abilitare l'inoltro di notifiche. Le notifiche vengono inviate quando un documento assegnato a quello specifico stato viene archiviato oppure revisionato (con importazione si intente archiviazione di un documento in ARXivar) . Le notifiche saranno inviate ai destinatari del documento, l'invio di notifiche qui definito è limitato solo agli utenti di ARXivar ed a tutti gli utenti selezionati in "Attiva inoltro automatico Inbox interna" per i documenti associati all classe documentale selezionata al momento dell'archiviazione. Per maggiori dettagli si faccia riferimento a quanto qui esposto. Revisione Questo riquadro contiene una sola casella di controllo che se selezionata rende possibile la gestione delle revisioni per i documenti che si trovano in quel particolare stato. Se selezionata per ogni modifica apportata al documento sarà creata la relativa revisione, in caso contrario il documento sarà semplicemente sovrascritto senza creazione di revisioni. Nota aggiuntiva sui gruppi utenti di ARXivar In ARXivar non esistono gruppi predefiniti, qualsiasi gruppo viene creato dall'amministratore tramite l'apposita procedura. il gruppo "Everyone" utilizzato per l'esempio di figura 4, non è detto che rappresenti tutti gli utenti di ARXivar, ma solamente quelli inseriti dall'amministratore. A livello di configurazione riservatezze sarebbe comunque possibile definire delle proprietà ad un gruppo di utenti, per esempio abilitandolo solo alla modifica di documenti ma NON alla modifica di profili. Nel caso qualche utente appartenente a tale gruppo fosse nella necessità di dover modificare anche i profili documentali andrebbe aggiunto separatamente all'elenco Utente/Gruppo (colonna griglia di figura4) ed abilitato sia in modifica documento (colonna Documento, figura 4), sia per la modifica del profilo (colonna Profilo, figura 4), in questo modo varrebbero applicate le riservatezze applicate all'utente anche se membro del gruppo con tale limitazione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 6.2 291 Utente - Aoo - Classe © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Gestione riservatezze - Classi documentali (Riservatezze utenti) Premessa La gestione delle riservatezze per la richiesta di accesso a documenti gestiti con ARXivar è basata su quattro diversi livelli. Un primo livello in base allo stato del documento, si veda quanto esposto in " Gestione riservatezze, Utente - Stato Documento". Un secondo livello di riservatezze è associato alle classi documentali. Le riservatezze sulle classi documentali sarà esposto in questa sezione della guida. Il terzo associato al valore di uno o più campi di profilo, argomento esposto in "Gestione riservatezze, Utente e gruppi mediante filtri". Un quarto ed ultimo livello associato allo singolo e specifico documento si veda "Gestione riservatezze, Sul singolo documento". Assegnazione riservatezze utente su classi documentali In figura 1 è visibile uno schema esemplificativo riportante un'ipotetica modalità di assegnazione riservatezze utente per documenti appartenenti alle seguenti ipotetiche Tipologie documentali:DDT C lienti, DDT Fornitori, Fatture C lienti, Fatture Fornitori, Progetti, Disegni tecnici, Manualistica. © 2010 ABLE Tech Srl 292 Guida di ARXivar fig. 1, esempio assegnazione riservatezze utente su classi documentali. Tramite riservatezze utente (richiamabile da ARXivar Server, Riservatezze Utenti) è possibile definire le riservatezze per un utente su più aree organizzative e più tipologie documentali, nell'esempio di figura 1 le riservatezze per l'utente A001\m.rossi sono state cosi configurate: · L'utente A001\m.rossi potrà accedere sia in lettura che scrittura per i documenti di tipo DDT Clienti, DDT Fornitori, Fatture Clienti, Fatture Fornitori, relativi all'Area organizzativa AOO1. L'utente A001\m.rossi per quanto riguarda l'Area organizzativa AOO1 non potrà accedere a documenti appartenenti a tipologie documentali diverse da tipologie per le quali risulta abilitato, eventuali ricerche mirate non daranno nessun risultato. Per l'utente A001\m.rossi documenti appartenenti ad altre tipologie è come se non fossero mai stati archiviati, tuttavia potrà comunque archiviare documenti appartenenti ad altre tipologie ma non potrà successivamente accedervi. · Per i documenti dell'Area Organizzativa AOO2 e di tipo Progetti, Disegni tecnici e Manualistica. Per questa area organizzative le riservatezze applicate sono di sola lettura. L'utente A001\m.rossi, per quanto riguarda la documentazione relativa alla AOO2 non potrà mai apportare modifiche a nessun documento. · Per l'Area organizzativa AOO3 l'utente A001\m.rossi potrà accedere ai documenti di tipo DDT Clienti, DDT Fornitori, Fatture Clienti, Fatture Fornitori, Progetti, Disegni tecnici e Manualistica. Se le tutte tipologie documentali gestite dalla configurazione d'esempio fossero limitate alle otto "DDT Clienti, DDT Fornitori, Fatture Clienti, Fatture Fornitori, Progetti, Disegni tecnici e Manualistica", sarebbe corretto affermare che l'utente A001\m.rossi possiede pieno controllo sulla documentazione dell'Area Organizzativa AOO3. © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 293 Configurazione classi documentali riservatezze utente In figura uno è visibile il particolare della maschera per la configurazione delle riservatezze a livello di Utente, Area Organizzativa Omogenea e C lasse documentale, raggiungibile da: ARXivar server Riservatezza utenti. In questo paragrafo saranno esposte le funzionalità messe a disposizione dalla maschera di figura 2, tramite la quale è possibile configurare le riservatezze sulle classi documentali per ogni singolo utente. Importante: Ogni modifica apportata tramite la maschera di figura 2 sarà immediatamente registrata e lato ARXivar client immediatamente disponibile. Le riservatezze sulla classe documentale potrebbero non risultare disponibili in tempo reale solo nel caso l'utente interessato da tali modifiche, durante le fasi di aggiornamento stesse svolgendo operazioni di profilazione o ricerca. In questo caso gli sarà sufficiente chiudere e riaprire la maschera di profilazione o ricerca per allineare le proprie riservatezze all'ultima versione disponibile. fig.2, Particolare maschera assegnazione riservatezze su classi documentali Utente: Tramite questa casella combinata è possibile selezionare l'utente per il quale si desidera configurarne le riservatezze per le classi documentali. In figura 2 è stato selezionato l'utente 01. Demo\Admin, per l'Area organizzativa omogenea (Aoo:) 01.Demo. C on la configurazione di figura 2 l'utente 01.Demo\Admin potrà accedere in lettura/scrittura su tutte le classi documentali relative all'area organizzativa 01.Demo. La selezione dell'utente tramite l'apposita casella combinata consente di selezionare un qualsiasi utente appartenente ad una qualsiasi di una qualsiasi Area Organizzativa. © 2010 ABLE Tech Srl 294 Guida di ARXivar Selezione utenti e Aree organizzative Tramite questo il pulsante (pulsate posto alla destra della casella combinata Utente:) è possibile copiare le riservatezze dell'utente corrente su un altro utente. Tramite questo pulsante e relativa casella combinata "Aoo:" è possibile ricercare e selezionare l' Area Organizzativa desiderata. Tramite questo pulsante (a destra della casella combinata Aoo:) è possibile copiare le riservatezze dall' utente ed AOO selezionati ad un altra AOO oppure a tutte le rimanenti AOO. Questa funzionalità torna utile quando l'utente necessita delle medesime riservatezze su più oppure tutte le AOO. Livelli di riservatezza Imposta i permessi di lettura e scrittura per l'utente, AOO e Classi documentali selezionate. Imposta i permessi di sola lettura per l'utente, AOO e Classi documentali selezionate. Copia le riservatezze utente corrente dalla classe documentale selezionata in un'altra classe documentale. Significato colonne Questa colonna evidenzia le classi documentali selezionate, le classi documentali selezionate sono riconoscibili dalla relativa casella di controllo selezionata . Se la casella di controllo relativa a "TUTTI I TIPI DOCUMENTO" viene selezionata tutte le classi documentali saranno automaticamente selezionate, velocizzando cosi la configurazione. Qui a fianco viene mostrato come appare una tipologia documentale non selezionata, da notare il pulsate per l'espansione ramo della classe documentale, quando presente significa che esistono livelli figli. Selezione o deselezione di una classe di livello superiore determina la selezione/deselezione di tutte le classi documentali figlie. Questa colonna evidenzia le classi documentali non abilitate alla gestione delle revisioni. Quando selezionata, l'utente corrente per quella/quelle classi selezionate non potra accedere alla gestione delle revisioni. Questa colonna evidenzia le classi documentali abilitate alla gestione della firma elettronica. L'utente corrente sulle classi documentali selezionate risulteranno abilitati alla firma elettronica di documenti appartenenti a tali classi documentali. © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 295 Utiliy Tramite questo pulsante viene richiamato l'utility "ARXivar security Inspector" tramite il quale è possibile effettuare una analisi dettagliata sulle autorizzazioni impostate su tipologie documentali per utenti e i gruppi. "ARXivar Security Inspector" consente di generare in base alle selezioni effettuate report in formato A4, fogli di Excel e documenti XML riportanti le riservatezze impostate, nell'ordine tipologie documentali - Utenti/gruppi utenti e Utenti/Gruppi utenti - Tipologie documentali consentendone il controllo incrociato. Tramite questo pulsante è possibile esportare le tutte le riservatezze in un file CSV standard. E' possibile generare file contenenti le seguenti informazioni: · Riservatezze "Utenti -> C lassi Documentali > Stati documento" · Riservatezze "C lassi documentali -> Utenti". I file C SV sono creati a puro scopo di consultazione e per controlli incrociati. Non sono volutamente previste operazioni di aggiornamento automatico delle riservatezze partendo da file C SV cosi generati. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 6.3 Utente e Gruppi mediate filtri © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Gestione riservatezze - Utente e gruppi mediante filtri Premessa La gestione delle riservatezze attraverso il pulsante evidenziato in figura 1 è l' ultimo livello di riservatezze configurabile lato ARXivar server. I filtri rappresentano il livello massimo di riservatezza configurabile, consentendo di applicare delle riservatezze a livello di singolo campo di un profilo documentale. La gestione delle riservatezze tramite filtro. © 2010 ABLE Tech Srl 296 Guida di ARXivar fig. 1, Particolare finestra ARXivar Server, gestione utenti e gruppi Tramite il pulsante evidenziato in figura 1, è possibile creare un filtro di selezione sui documenti. Il filtro verrà applicato su tutti i documenti, per tutte le classi documentali ed ha validità solo per l'utente selezionato al momento della creazione del filtro. l'utente avrà visibilità solo sui quei documenti dove i campi di profilo saranno in grado di soddisfare i criteri di ricerca imposti tramite l'opzione "Filtro utente/gruppo", richiamabile tramite il pulsante evidenziato in figura 1. Il Filtro dovrà rispettare la seguente struttura: [C olonna1] Operatore [Valore] Operatore Logico [C olonna2] operatore [Valore] ecc... in figura 2 è visibile un esempio di filtro su unica colonna, nello specifico viene impostato sul campo di profilo "Nazione" relativa al campo di profilo selezionato tramite l'apposito pulsante "Campo Profilo", selezionando i campi tramite l'apposito pulsante vi mette al riparo su eventuali errori di sintassi). Nell'esempio specifico l'utente o il gruppo utenti, precedentemente selezionato potrà accedere ai soli documenti in italiano, dove, grazie ad una regola di profilazione precedentemente stabilita, tutti i documenti in italiano sono archiviati con il campo di profilo "Nazione" valorizzato ad "IT" ... fig.2, dettaglio finestra impostazione filtri. I filtri possono essere composti anche da più colonne, le varie condizioni andranno concatenate tramite i classici operatori logici. Sempre in figura 2 sono visibili i pulsanti riportanti gli operatori logici di utilizzo più comune. Questo pulsante espone un esempio sul corretto utilizzo degli operatori logici e di paragone. A run time non è prevista nessuna verifica sulla sintassi utilizzata. Nel caso lo script contenesse degli errori di sintassi al momento della ricerca ARXivar solleverà un errore, se l'errore non fosse di © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 297 natura sintattica ma logica in questo caso le ricerche non restituirebbero nessun risultato con la conseguente inaccessibilità alla documentazione da parte dell'utente o gruppo di utenti coinvolti dal filtro. Un ulteriore esempio pratico Segue un esempio: Per l'utente selezionato è concesso visualizzare tutti i documenti dove il campo di profilo "NUMERO" sia maggiore di 999, lo script dovrà essere cosi costruito: NUMERO>'999' Eseguire dei test prima di impostare in modo definiti i filtri Tramite il gestore di RDBMS adatto al tipo di Database utilizzato dalla vostra installazione di ARXivar. Per esempio con MS SQL Server 2005 potrete tranquillamente utilizzare tranquillamente SQL Server management studio ed eseguire una query dio estrazione tenendo presente di aggiungere dopo la clausola WHERE quello che diventerà il vostro filtro. Una query di selezione di prova potrebbe essere impostata sulla tabella DM_PROFILE per esempio: SELECT * From DM_PROFILE WHERE NUMERO>'999' in questo modo è possibile verificare la sintassi del filtro, che ARXivar applichera all'utente o al gruppo di utenti selezionato. L'esempio fa riferimento alla sola tabella DM_PROFILE, in realtà il filtro utilizzato per le riservatezze a livello di campo utilizza le tabelle relative a rubriche, ovviamente nel caso il vostro filtro utilizzi tali colonne la vostra select di test ne dovrà tenere conto. Verificata la query il vostro potrete eseguire un taglia e incolla dalla vostra select alla maschera di definizione filtro, la parte copiata dovrà comprendere tutto il testo scritto dopo la clausola WHERE. Grazie al test di verifica da voi eseguito direttamente sul vostro database tramite query di estrazione dati, oltre che garantirvi sulla sintassi corretta, vi permette di verificare direttamente che quanto impostato soddisfi realmente le aspettative e che le riservatezze che verranno poi cosi impostate siano realmente corrette. Errori di logica sulle riservatezze impostate tramite i filtri, cioè impostate su valori di singoli campi di profilo, sono di difficile individuazione... AVVERTENZE: Per query di estrazione dati dal database di ARXivar è possibile richiedere supporto all'area assistenza clienti tramite l'apertura di un apposito Ticket. ABLE Tech non risponde © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 6.4 Riservatezze su singolo documento © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 298 Guida di ARXivar Gestione riservatezze - Sul singolo documento Premessa C on questa sezione della guida viene trattato l'ultimo argomento relativo alla configurazione delle riservatezze sui documenti gestiti da ARXivar, sempre a partire dalla presente sezione della guida troverete i primi riferimenti ed istruzioni relative ad ARXivar modulo Client. Nello specifico, oltre a quanto esposto nelle precedenti sezioni della guida, in relazione alla configurazione delle riservatezze su documenti gestiti tramite ARXivar, rispettivamente: Utente - Stato documento, Utente - AOO - C lasse documentale e Utente e Gruppi mediante filtri in questa sezione saranno esposte le modalità per la configurazione delle riservatezze sul singolo documento. Impostare le riservatezze su documento selezionato. Per diverse motivazioni ci si potrebbe ritrovare nella necessità di dover condividere informazioni con utenti o gruppi di utenti abilitati ad un tipologia documentale diversa dalla vostra. ARXivar Client consente di abilitare l'accesso al singolo documento ad utenti o gruppi utenti non abilitati a quella particolare C lasse Documentale o allo Stato del documento interessato. fig.1, Particolari sulla gestione permessi singolo documento Per abilitare un utente o gruppo utenti temporaneamente o in modo persistente all'accesso a tale documento dovrete procedere come segue: Dalla griglia dei risultati di ricerca selezionare il documento da condividere, dal menu "Comandi" (si © 2010 ABLE Tech Srl Gestione riservatezze 299 faccia riferimento a figura 1), selezionare il sotto menu "Altre operazioni" quindi cliccando sulla voce di menu "Permessi sul singolo documento" avrete accesso alla finestra "Permessi per il documento", da qui potrete selezionare dall'elenco "Utenti disponibili" l'utente/utenti o gruppo/gruppi di utenti per i quali è necessario abilitare l'accesso al documento in questione, l'aggiunta di tali figure avviene tramite il pulsante "Aggiungi", mentre tramite il pulsante "Elimina" vi sarà possibile escludere utenti erroneamente aggiunti. Prerequisiti necessari per "Permessi sul singolo documento" Per poter assegnare i permessi sul singolo documento, l'utente deve appartenere alla classe Admin o Profiler: · Admin: L'utente appartenente alla classe Admin è in grado di assegnare accessi al singolo documento di tipo aggiuntivo e di tipo esclusivo. Per accesso aggiuntivo si intende il concedere permessi di accesso ad utenti o gruppi di utenti privi di tali riservatezze, sia a livello di C lasse documentale o di stato documento. Per accesso esclusivo si intente le stesse modalità del tipo accesso aggiuntivo, con l'importante differenza che la condivisione risulta valida solo solo tra l'utente che concede i permessi e l'utente o il gruppo di utenti che li ricevono. Qualsiasi altro utente non potrà più in nessun caso accedere al documento in questione anche se già proprietari aventi tutte le riservatezze necessarie (classe documentale e stato documento). Questi utenti per potervi nuovamente accedere dovranno essere esplicitamente aggiunti agli aventi diritto dall'utente Admin. · Profiler: L'utente appartenente alla classe Profiler è in grado di assegnare accessi solo di tipo aggiuntivo. Il tipo di accesso aggiuntivo è in grado di concedere solamente nuove condivisioni, non ha il potere di negare accessi di nessun tipo. · Utente di classe User: non può concedere nessun tipo di accesso. I permessi cosi concessi, sia di tipo aggiuntivo che esclusivo hanno durata illimitata e scadranno solo su intervento da parte del cedente secondo le rispettive autorizzazioni. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Parte VII ARXivar Client (introduzione) 7 301 ARXivar Client (introduzione) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Introduzione al modulo di ARXivar Client Premessa Da questa sezione della guida vengono esposte le funzionalità relative al modulo client di ARXivar, il primo capitolo della seguente sezione dopo una breve introduzione relativa alla nuova veste grafica di ARXivar C lient. La sezione di apertura è dedicata alla ricerca della documentazione gestita da ARXivar. Segue indice degli argomenti trattati: Ricerche C ampi Standard Viste Ricerche rapide Archiviazione Da File System Da Scanner Archiviazione rapida Modelli Barcode Stampanti barcode strumenti di organizzazione Associazioni Fascicoli © 2010 ABLE Tech Srl 302 Guida di ARXivar Relazioni Pratiche Legami Impostazioni personali Rubrica C aselle Mail Memo Task Fax Workflow Designer Eventi Workflow Gestione Ricerche © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 7.1 ARXivar Client (Guida rapida comandi) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar Client - Guida rapida comandi e nuovo desktop di ARXivar Premessa In questa sezione della guida vengono riportate 4 immagini con le nuove funzionalità introdotte a partire © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Client (introduzione) 303 dalla versione 4.5 di ARXivar. La seguente pagina può tornare utile ad utenti di ARXivar che da poco sono passati alla nuova release del prodotto, in questo caso vi sarà sufficiente ricercare la vecchia voce di menu tramite l'apposita procedura di ricerca all'interno della pagina corrente (si provi con la combinazione dei tasti Ctrl+F, la combinazione dei tasti può variare dal visualizzatore della guida da voi utilizzato). Se la parola relativa alla funzionalità da voi ricercata fosse presente all'interno di questa pagina, con il minimo sforzo sarete in grado di risalire alla posizione ad essa assegnata all'interno del nuovo menu, in modo da potervi velocizzare nelle fasi di auto apprendimento sull'utilizzo di ARXivar e la sua nuova veste grafica e novità relative a migliorie e nuove funzionalità introdotte. Inoltre, su nostro sito alla sezione download, documentazione, Manuali ARXivar 4.5.x, tramite il seguente link Menu da 4.4 a a.5 (per utente registrati) è possibile scaricare, un documento pdf che espone in modo dettagliato tutte le differenze (sostanziali e meno) tra le due versioni. Il Modulo client di ARXivar Il modulo di ARXivar Client può essere installato su un qualsiasi personal computer avente le seguenti caratteristiche: PC con Windows 2000 professional o successivi Ram minima 256Mb di Ram, per XP e Vista versioni Home comprese solo modulo client di ARXivar. A fine installazione vi sarà possibile accedere ad ARXivar C lient tramite doppio click sulla seguente icona , disponibile a termine installazione, oppure da Star - Programmi - ARXivar - ARXivar Client, (nello stesso gruppo di voci menu è disponibile anche eseguire il Wizard per la relativa disinstallazione). A partire dalla versione 4.5.x di ARXivar l'accesso richiede un parametro in più, ora è necessario inserire la password relativa all'utente che accede al database di ARXivar. fig.1, il login di ARXivar Sarà sufficiente inserire tale password al primo login (particolare 1 di figura 2), la password sarà salvata sul profilo dell'utente. (Nel caso non si fosse a conoscenza di tale password sarà necessario richiederla all'amministratore della vostra installazione di ARXivar). Una volta connessi al database potrete procedere con username e password dell'utente di ARXivar quindi selezionare organizzativa, e per il primo accesso la lingua, quindi accedere tramite il pulsante login. © 2010 ABLE Tech Srl area 304 Guida di ARXivar Le novità di ARXivar 4.5 fig.2, il nuovo desktop di ARXivar. La Ribbon bar Una delle principali novità è l'introduzione delle Ribbon Bar. Utilizzando questo tipo di menu tutte le principali funzionalità sono disponibili con un solo click. Il menu di ARXivar ora è suddiviso in tre schede. Scheda Home fig 3, il nuovo menu di ARXivar (La Scheda Home) Tramite questa scheda è possibile accedere a tutte le seguenti funzionalità, nel gruppo ricerca (Sezione 1 di figura 3) potrete accedere modalità di Ricerca come: Ricerche standard, Viste, Ultima Ricerca, Ricerche Rapide e Ultimi 30 giorni. © 2010 ABLE Tech Srl ARXivar Client (introduzione) Gruppo Archiviazione (Sezione 2 di figura 3), Archiviazione 305 da File, (Archiviazione Rapida novità), Moduli, Da Scanner, tramite gestione Barcode, archiviazione da Fax, tramite Form Recognition, Gestione delle prenotazioni o prenotazione archiviazione documenti, Import e Export dei documenti in formato XML, e gestione dei documenti in Buffering (documenti da archiviare, o in Buffer). Nel gruppo Organizza (Sezione 3 di figura 3) troverete le funzionalità relative all'organizzazione dei vostri documenti come Associazioni, Fascicoli e Pratiche. L'ultimo gruppo della scheda Home è il gruppo Varie comprensivo della gestione casella di posta di ARXivar ed relative gestione rubriche. Scheda Strumenti fig. 4, Scheda Strumenti Nella scheda Strumenti trovate il gruppo relativo alla funzionalità del Workflow (Sezione 1 di figura 4), in sequenza sono Designer, Gestione, Istruzioni operative, Ricerche dei relativi task, gestione Eventi ed il pulsante Esegui Workflow. Il secondo gruppo gestisce le funzionalità relative al protocollo (Sezione 2 di figura 4), le voci di questo gruppo potrebbero risultare disabilitate, (il gruppo protocollo è attivabile tramite la scheda autorizzazioni su ogni singolo utente tramite apposita richiamabile lato ARXivar Server in configurazione utenti). Le voci del gruppo protocollo sono Protocollo, Stampe, Imposta, ed Emergenza. Il gruppo Storage (Sezione 3 di figura 4) è riservato alla gestione della Conservazione sostitutiva e relativa gestione del C D-Reader. Ultimo gruppo della scheda Strumenti è il gruppo Varie (Sezione 4 di figura 4), questo gruppo troverete la voce per richiamare la gestione dei Profili personalizzati e di gestire il servizio per la stampate PDF di ARXivar. Scheda Configura fig.4, scheda configura © 2010 ABLE Tech Srl 306 Guida di ARXivar Configura è l'ultima scheda del nuovo menu di ARXivar ed è suddivisa in due gruppi, il primo gruppo contiene le chiamate a tutte le funzionalità relative alle impostazioni personali dell'utente di ARXivar ed è appunto chiamato "Impostazioni personali" (Sezione 1 di figura 4), (novità) le configurazioni vengono memorizzate a sia a livello di profilo utente Windows, sia a livello Database consentendo cosi all'utente di ritrovare le proprie configurazioni anche se accedendo ad ARXivar da altre postazioni Windows. Le voci presenti nel gruppo "Impostazioni personali" sono: Generale che sostituiscono le precedente Strumenti, Opzioni, Avanzate ecc... La funzionalità Desktop (novità) consente di gestire il formato del desktop di ARXivar (si veda figura 1), in pratica è possibile definire il tipo di icona peri vostri link salvati sul desktop di ARXivar, visualizzare il pannello dei messaggi della posta di ARXivar, il pannello relativo ai Task di Workflow, il pannello per la gestione dei Modelli di ARXivar, pannello Ricerche Rapide e Viste personalizzate. Subito dopo trovate la voce Style (novità) che consente all'utente di modificare e personalizzare ulteriormente l'aspetto grafico di ARXivar, potendo selezionare ben 4 differenti Skin. Le ultime due voci disponibili sono la gestione della vostra password utente e la gestione dei Delegati. Gruppo Strumenti di amministrazione come: Mailer per la gestione della profilazione delle vostre mail (e altro ancora), troverete la voce Alias Fax dove vi sarà possibile impostare le regole per i Fax ricevuto comprese regole di smistamento. C on le funzionalità richiamabili dalla voce Outlook che, come per i Fax vi sarà possibile implementare delle regole di profilazione sulle mail, e non ultimo tramite la voce Liste, potrete gestire le vostre liste di distribuzione. Le ultime due voci del gruppo Strumenti, rispettivamente "Configura SDK" e "Management" sono utilizzabili esclusivamente per utenti di tipo Admin. Configura SDK da utilizzare per definire le regole di profilazione tramite le funzionalità messe a disposizione dalla libreria di funzioni di ARXivar Ultima voce in assoluto di tutto il menu è il pulsante Management che risulta attivo per il solo utente Admin, tramite questo pulsante l'utente Admin potrà accedere da client ad alcune funzionalità di ARXivar Server. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Parte VIII 308 8 Guida di ARXivar Archiviazione © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar Client - Archiviazione in ARXivar vedere anche: Da file system, Profili predefiniti Premessa Questa sezione della guida è interamente dedicata all'argomento "Archiviazione". Indipendentemente dalle due modalità di archiviazione disponibili, rispettivamente: · modalità di archiviazione su File System · modalità di archiviazione su Database le modalità operative per eseguire l'archiviazione di documenti sono del tutto identiche. In figura 1 viene visualizzato il gruppo di funzioni "Archiviazione" contenente tutte le funzionalità disponibili per eseguire operazioni di archiviazione. Il gruppo "Archiviazione" della scheda "Home" raggiungibile dalla barra multifunzione (detta anche ribbon bar) di ARXivar Client. fig. 1, Funzionalità di ARXivar del gruppo Archiviazione. Descrizione rapida delle funzioni di Archiviazione File: (Manuale) Questa funzionalità consente di archiviare un qualsiasi file (multimediali compresi) selezionando il documento direttamente da file System o da una qualsiasi posizione condivisa. Rapida N.D. Funzionalità al momento della stesura della presente guida non ancora disponibile. La sua modalità di utilizzo prevista è paragonabile a quanto finora disponibile per la ricerca con le Viste personalizzate. L'operatore potrà predisporre ed automatizzare in diversi step le operazioni di profilazione ed archiviazione di documenti. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 309 Moduli (Modulistica interna), C onsente di creare il documento sulla base di modelli prestabiliti. L'utente potrà selezionare il modello tra quelli previsti, procedere alla sua compilazione e quindi alla sua archiviazione. Scansione: (Automatismo) C onsente l'acquisizione ed archiviazione tramite digitalizzazione dei documenti tramite l'imiego di Scanner. Barcode: C onsente l'archiviazione della documentazione cartacea, generalmente documenti relativi al ciclo passivo. La procedura prevede la generazione di codifiche barcode e relativa stampa su etichette. La gestione Barcode è ampiamente tratta alla apposita sezione della presente guida. Fax: C onsente di archiviare documenti FAX in uscita tramite selezione da File System, mentre per i Fax in entrata sono previste due differenti modalita di digitalizzazione: scansione con accodamento pagine, oppure scansione con separazione pagine. Recognize: Prevede una gestione per l'archiviazione massiva dei documenti. Recognize (detto anche Fo r m R e co g nitio n) utilizza un insieme di regole disegnate su Template relativi a modelli originali del documento da importare. Importazione ed archiviazione avviene tramite scansione degli stessi, e tramite il riconoscimento di zone selezionate sul template durante la fase di definizione regole di importazione, è possibile ricavare le informazioni necessarie per aggiornare i campi di profilo e procedere cosi alla successiva archiviazione. Il modulo aggiuntivo Form Recognition è ora sostituito dal più recente Spool Recognition Pro, viene mantenuto esclusivamente per motivi di retrocompatibilità con versioni precedenti di ARXivar. Le rimanenti voci del gruppo "Archivia" quali prenota e XML non saranno trattate in questa sezione ma alla sezione Strumenti di organizzazione. Buffer: C onsente di gestire i file in attesa di archiviazione. ARXivar gestisce una zona di memoria dove vi conserva tutti i documenti rimasti in sospeso e non archiviati durante precedenti sessioni di lavoro. l'operatore avrà la possibilita di procedere alla profilazione di documenti presenti nel buffer anche in un secondo momento, i documenti presenti nel buffer di ARXivar C lient vi rimarranno fino alla loro definitiva archiviazione o cancellazione. ARXivar Buffer, modalità operative e utenti Windows. Esiste un unico Buffer per singola installazione ARXivar, questo significa che a parità di utente Windows e con più utenti ARXivar che utilizzano ARXivar sullo stesso PC (ovviamente in tempi © 2010 ABLE Tech Srl 310 Guida di ARXivar differenti), entrambi gli utenti andrebbero ad condividere lo stesso Buffer (un utente ARXivar vede i documenti in buffer dell'altro utente). In situazioni come quanto sopra esposto è consigliabile che ogni utente ARXivar acceda a Windows utilizzando il proprio profilo (nome utente e password di Windows). C osì facendo ARXivar sarà in grado di memorizzare il Buffer dei documenti in sospeso nei percorsi predefiniti del singolo utente. In questo modo ogni singolo utente sarà in grado di operare esclusivamente con i propri documenti in sospeso. Archiviazione in ARXivar (concetti base) Archiviare un documento. ARXivar mette a vostra disposizione diverse modalita operative per procedere alla archiviazione di documenti. · E' possibile archiviare documenti previo selezione del documento da archiviare direttamente da disco fisso. · Tramite servizi di monitoraggio cartelle. · Tramite l'utilizzo di appositi moduli aggiuntivi di ARXivar, ed in ultimo tramite software in grado di interfacciarsi con l'SDK di ARXivar. Nel caso di documenti creati dall'utente sono previsti degli automatismi per esempio le cartelle Monitorate. Tramite la funzionalità "C artelle Monitorate", l'operatore al momento del salvataggio del documento dovrà semplicemente selezionare, come posizione di salvataggio del documento una particolare cartella che appartenga all'elenco "cartelle monitorate di ARXivar". ARXivar Client alla sua prima installazione mette a disposizione dell'utente una cartella monitorata che per valore predefinito viene creata nella posizione di "C:\archflow_save", le quali proprietà come posizione, nome della cartella e altro ancora (per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto) sono completamente configurabili da parte dell'utente. I documenti salvati in tale posizione richiamano automaticamente la procedura di profilazione che se opportunamente configurata, si vedano profili predefiniti, i documenti così salvati saranno automaticamente archiviati, senza intervento alcuno dell'utente. Fondamentalmente esistono tre differenti scenari normalmente possibili: a) L'utente salva o copia un documento in una cartella monitorata e ARXivar è attivo, viene eseguita la procedura di archiviazione (con ARXivar in s y s tr a y la procedura di archiviazione sarà comunque) b) L'utente salva o copia un documento in una cartella monitorata e ARXivar non è in esecuzione e non è in systray, la procedura di archiviazione verrà eseguita al primo riavvio di ARXivar e © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 311 verranno eseguite tante archiviazioni quanti saranno i file presenti nella cartella monitorata. c) Una qualsiasi cartella contenente dei file viene promossa a cartella monitorata. E' possibile promuovere una cartella a cartella monitorata esclusivamente da ARXivar C lient quindi alla conferma della nuova configurazione verrà eseguito quanto esposto in punto a), questo per ogni singolo file presente nella cartella. Profilo documentale o carta d'identità del documento. Per ogni singolo documento archiviato viene memorizzato in una apposita tabella del database di ARXivar, quello che in ARXivar viene definito come "Profilo documentale" Il profilo documentale può essere visto come la carta d'identità del documento archiviato. Il profilo documentale contiene una serie di informazioni e proprietà relative al documento archiviato quali: Data di archiviazione, nome del documento, Mittente e destinatari, oggetto, classe documentale di appartenenza... e via discorrendo. In definitiva il profilo documentale contiene le informazioni necessarie alla definizione degli indici di ricerca, in caso i campi di profilo previsti da ARXivar risultassero insufficienti viene data la possibilità di definire e configurare ulteriori campi aggiuntivi. Modalità per la compilazione dei profili documentali. In ARXivar sono previste differenti modalità per la compilazione dei campi di profilo: · E' possibile compilare manualmente tutti i campi di profilazione richiesti o utilizzare profili predefiniti creati e definiti dall'utente stesso. · Scrivendo del software in grado di interfacciarsi con l'SDK di ARXivar utilizzando cosi funzioni appositamente studiate per automatizzare l'archiviazione dei vostri documenti. · E' possibile procedere alla profilazione recuperando le informazioni necessarie da Database esterni. · Recuperando le informazioni necessaria al completamento dei profili documentali direttamente dal documento stesso, grazie al riconoscimento zonale di parti del documento, queste modalità richiedono l'utilizzo di moduli aggiuntivi di ARXivar. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 312 8.1 Guida di ARXivar Da file system ARXivar Client - Archiviazione da file System Premessa Le operazioni di archiviazione in ARXivar come visto al capitolo Archiviazione, prevedono diverse modalità. Nella seguente sezione della guida viene tratta la modalita "File" detta anche "Archiviazione da file System". L'archiviazione da file System consente di selezionare il file da archiviare da una qualsiasi cartella raggiungibile dall'utente Windows. Il Documento potrebbe dunque trovarsi sul file System della macchina dell'operatore, oppure in una qualsiasi altra cartella condivisa sulla rete aziendale, quindi un utente di ARXivar potrebbe tranquillamente occuparsi dell'archiviazione di documenti creati da altri utenti. E' possibile archiviare documenti di qualsiasi tipo, multimediali compresi. Archiviare un documento L'archiviazione da file System, nel caso di documenti creati dall'utente, prevede degli automatismi come per esempio il monitoraggio di cartelle. L'operatore al momento del salvataggio di un qualsiasi documento, potrà semplicemente selezionare, come posizione di salvataggio, una particolare cartella che il set up di ARXivar crea, come valore predefinito in C:\archflow_save (questa posizione è modificabile e configurabile dall'utente). I documenti salvati in tale posizione verranno automaticamente archiviati con due differenti modalità: se ARXivar attivo, al momento del salvataggio del documento verrà richiamata la procedura di archiviazione (figura 2), mentre se in caso contrario, al momento del salvataggio del documento ARXivar non fosse in esecuzione, la procedura di archiviazione verrà automaticamente eseguita al primo riavvio di ARXivar. Profilo documentale la carta d'identità del documento Per ogni singolo documento archiviato viene memorizzato quello che in ARXivar è definito come " Profilo documentale". Il profilo documentale o può essere visto come la carta d'identità del documento archiviato e contiene una serie di informazioni e proprietà del documento, tipo: Data di archiviazione, nome del documento, Mittente e destinatari, classe documentale di appartenenza, ecc.. In definitiva il profilo documentale contiene le informazioni necessarie per la definizione degli indici di ricerca, in caso i campi di profilo previsti da ARXivar risultassero insufficienti viene data la possibilità di definire e configurare dei campi personalizzati, in ARXivar chiamati profilo aggiuntivi. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 313 Compilazione dei profili documentali e riservatezze utente. Oltre a quanto esposto in Gestione riservatezze durante la profilazione di un documento ARXivar gestisce le riservatezze secondo quanto successivamente esposto: Livello 1 : viene valutato il destinatario, se utente interno usa le classi attive di questo. Livello 2 : se livello 1 è esterno viene valutato il mittente, se interno usa le classi attive di questo. Livello 3 : se livello 1 e 2 sono esterni, vengono messe le classi attive dell'autore. Compilazione dei profili documentali (modalità di archiviazione da file system) L'archiviazione dei documenti tramite la funzionalità "File" (archiviazione da file system) richiede la compilazione manuale del profilo documentale, tuttavia ARXivar consente di velocizzare le operazioni di archiviazione documenti da File System e le relative operazioni di data entry in due differenti modalità sotto elencate. Profilo di Default Dalla maschera "Importa" (si veda f ig ur a 2), tramite il tasto di funzione viene richiamata la procedura guidata per la definizione e creazione di un profilo di default. Tramite la maschera "Selezione dei campi da memorizzare" (di figura 1), l'operatore potrà selezionare i campi che andranno cosi a completare il profilo personalizzato. In questo modo saranno velocizzate le operazioni di archiviazione, semplicemente richiamando con il profilo di default precedentemente definito. I valori di un profilo di default resteranno tali fino a nuove modifiche che solo l'utente proprietario del profilo predefinito in questione potrà modificare o aggiornare. Ogni operatore può richiamare il proprio profilo di default tramite il tasto funzione . In questo modo l'operatore dovrà semplicemente provvedere a compilare manualmente i campi eventualmente non aggiornabili richiamando il profilo di default. Generalmente il numero dei campi da aggiornare manualmente è limitato ai minimi termini, ed è strettamente legato alla mansione svolta dall'operatore, poniamo per esempio un operatore con un'ipotetica mansione quale: addetto alla registrazione ciclo attivo, il tutto si potrebbe tradurre al solo inserimento del destinatario e classe documentale. E' possibile gestire un solo profilo di default per volta. © 2010 ABLE Tech Srl 314 Guida di ARXivar fig.1, Selezione campi da memorizzare per la definizione del profilo di default. Gestire più profili predefiniti E' possibile procedere alla archiviazione tramite l'utilizzo di più profili preimpostati. L'operatore ha la possibilità di creare e definire delle collezioni di "Profili preimpostati". E' possibile utilizzare profili preimpostati per singolo utente, oppure condividere i medesimi tra più utenti. Questa funzionalità in ARXivar è identificata come: gestione dei Profili predefiniti. La gestione dei profili predefiniti è raggiungibile sia da menu, selezionando la scheda "Strumenti", " Varie", quindi la voce "Profilo", oppure direttamente dalla maschera di profilazione, per esempio durante operazioni di archiviazione premendo il pulsante un profilo precedentemente definito, mentre tramite il pulsante sarà possibile selezionare definirne di nuovi. Durante la fase di archiviazione chiamata anche "Importazione documento" (figura 2), l'operatore tramite pressione del pulsate F3 puo creare e definire un nuovoprofilo predefinito. Gli sarà sufficiente assegnare un nome al nuovo profilo, i profili predefiniti cosi definiti vengono automaticamente creati sulla base dei valori letti dalla maschera di importazione (figura 2), nel caso quest'ultima fosse incompleta, l'operatore riceverà un messaggio di avviso relativo ai dati mancanti, tuttavia il salvataggio del profilo andrà a buon fine, l'operatore potrà cosi richiamare il profilo per altre archiviazioni. L'utente diventa proprietario dei profili predefiniti da lui creati, tramite apposita gestione richiamabile sia da menu (Strumenti,Varie,Profili), oppure tramite il pulsante di figura 2 potrà condividere i propri profili predefiniti con altri utenti di ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 315 fig.2 - Maschera di archiviazione, campi di profilazione standard Preferenze utente Tramite la voce di menu "Configura" - "Generale" ogni singolo utente di ARXivar ha la possibilità di configurare il proprio ambiente di lavoro, in figura 3 sono visibili i parametri di configurazione utente relativi alla profilazione. Tramite i pulsanti di opzione della sezione Maschera, l'utente potrà stabilire quale scheda visualizzare come scheda predefinita, selezionando tra la scheda "Campi standard" (visibile in figura 2), oppure la scheda "Campi aggiuntivi" (Figura 4). Nella sezione Tab attivi tramite le apposite caselle di controllo stabilire quali schede tra "Dati profilo","Dati ente" e "Allegati" quali di queste tre schede aggiuntive utilizzare. Per quanto riguarda l'archiviazione di documenti le schede di interesse "Dati ente" e "Allegati", se selezionate durante le fasi di archiviazione sara possibile definire i dati aggiuntivi relativi all'ente emittente in caso di gestione Protocollo P.A. (modulo aggiuntivo di ARXivar). Mentre per quanto riguarda la scheda "Allegati" se selezionata durante le fasi di archiviazione sarà possibile associare degli allegati al documento principale. © 2010 ABLE Tech Srl 316 Guida di ARXivar fig.3 - Preferenze utente per le operazioni di profilazione La parte centrale della maschera di figura 3 presenta la possibilità di selezionare un profilo predefinito ed utilizzarlo così come profilo predefinito durante le fasi di archiviazione. Nella maschera di figura 3 sono presenti altre configurazioni possibili ma non inerenti all'argomento trattato nella presente sezione della guida. Campi aggiuntivi La scheda campi aggiuntivi consente l'inserimento delle informazioni di profilo relative a campi non gestiti tramite i campi di profilo predefiniti di ARXivar. I campi aggiuntivi vengono definiti lato ARXivar Server e possono essere globali, cioè validi per tutte le tipologie documentali gestite, oppure specifici per classe documentale, in questo caso nella scheda "C ampi aggiuntivi" di figura 4 saranno visibili campi aggiuntivi globali più i campi specifici della classe documentale selezionata nella scheda "Campi standard" di figura 2. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 317 fig.4 - Maschera di archiviazione, campi aggiuntivi. Note Tramite la scheda note è possibile aggiungere delle note al profilo documentale relativo al documento che l'operatore sta andando ad archiviare. E' giusto paragonare le note qui inserite come dei veri e propri Post it virtuali. Dal pannello comandi della maschera di ricerca, sezione documenti tramite la funzione , è possibile utilizzare tramite la gestione delle note sul singolo documento con la seguente relazione: un documento molte note © 2010 ABLE Tech Srl 318 Guida di ARXivar fig.5 - Maschera di archiviazione, note. Allegati L'ultima scheda della maschera di importazione consente la gestione degli allegati. La scheda Allegati è opzionale ed è attivabile da "Configura - Generale", si veda quanto esposto in "Preferenze utente", durante le fasi di archiviazione tramite la scheda Allegati è possibile stabile se deve essere prevista la stampa delle etichette barcode anche per gli allegati. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 319 fig.6 - Maschera di archiviazione, allegati al documento. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 8.1.1 Campi di profilo ARXivar Client - Archiviazione da file System (Campi di profilo) Premessa Questa sezione della guida espone in modo dettagliato il significato attribuito ad ogni singolo campo di profilo della finestra di importazione documento, richiamata durante le fasi di archiviazione. © 2010 ABLE Tech Srl 320 Guida di ARXivar Nello specifico viene esposto il significato relativo ai capi presenti nella scheda "Campi standard". Non è possibile esporre argomenti guida relativi ai campi presenti nella scheda "Campi aggiuntivi" in quanto i campi qui presenti vengono creati e definiti dall'amministratore di ARXivar (per maggiori dettagli in relazione ai campi aggiuntivi si veda quanto qui esposto). Significato campi di profilo (Scheda campi standard): fig. 1, maschera di importazione documenti. Da: Indicare il mittente del documento, tramite clic su viene richiamata una maschera di ricerca dov'è possibile ricercare il soggetto desiderato. La maschera è in stile ricerca contatti di Microsoft Outlook e di facile utilizzo. A: Indicare il destinatario del documento che si stà archiviando, anche in questo caso cliccando su è possibile accedere alla maschera di ricerca contatti. CC: Stesso significato e modalità di utilizzo del campo "A:", in "C C :" andranno indicati i destinatari per conoscenza. Anche in questo caso l'etichetta è un pulsante tramite il quale è possibile richiamare la maschera ricerca contatti. AOO: Selezionare l'area organizzativa omogenea di competenza. E' possibile selezionare l'AOO tramite la casella combinata, oppure tramite il seguente pulsante . Lato ARXivar Server è possibile attivare il blocco delle Aree organizzative Omogenee, se attivata l'utente di ARXivar potrà lavorare solo con l'AOO selezionata in fase di login, non sarà quindi necessario © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 321 selezionare l'area organizzativa perchè già automaticamente definita. Classe: Va selezionata la tipologia documentale del documento che si stà archiviando. (C ampo obbligatorio), E' possibile selezionare la classe documentale sia dalla casella combinata, oppure tramite pulsante , posto alla destra della casella combinata Data doc: Indicare la data del documento, tramite questo direttamente da calendario. . pulsante è possibile selezionare la data Numero: Inserire il numero del documento (esempio fattura nr. 100, inserire 100, Documento di trasporto 1756, inserire 1756 ecc..), se il il documento che si stà archiviando non possiede una numerazione il campo può essere lasciato vuoto. Nel caso la classe documentale selezionata fosse associata ad una gestione protocollo (da non confondere con Protocollo P.A.) il campo Numero viene aggiornato automaticamente dalla gestione protocollo. Anche se la classe documentale indicata risulti associata ad una numerazione di protocollo, il campo numero può comunque essere utilizzato dall'operatore, in questo caso sarà archiviato il valore inserito dall'operatore e non la numerazione progressiva di protocollo, il contatore del numero di protocollo resterà invariato, incrementando il suo valore di uno solo al prossimo effettivo impiego. Oggetto: Oggetto relativo all'archiviazione. E possibile inserire stringhe di caratteri alfanumerici per una lunghezza massima di 500 caratteri. Origine: Indica l'origine del documento, e può assumere uno dei tre seguenti valori INTERNO, ENTRATA o USC ITA. Il suo valore può esse assegnato automaticamente in base alla classe documentale selezionata. Il campo di profilo origine è un campo obbligatorio. Stato: E' lo stato del documento, esempio "VALIDO", "DA C ONFERMARE", "ELIMINATO" ecc... Lo stato è selezionabile dalla casella combinata. Gli stati sono definiti tramite apposita procedura lato ARXivar Server. Anche il campo Stato, come il capo Origine può essere automaticamente assegnato in base alla classe documentale selezionata e va obbligatoriamente indicato. Pratiche: Tramite questo campo è possibile includere il documento all'interno di una pratica. La gestione delle pratiche va attivata lato ARXivar Server, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto, tramite © 2010 ABLE Tech Srl 322 Guida di ARXivar i seguenti pulsanti è possibile effettuare delle associazioni del documento a pratiche già in essere. Scadenza: In questo campo è possibile inserire un'eventuale data di scadenza del documento. Questo campo è da considerarsi obsoleto viene mantenuto esclusivamente per compatibilità con informazioni ed archiviazioni regresse. E' consigliabile sostituire il campo scadenza con un apposito campo aggiuntivo. E' possibile nascondere questo campo in "configurazione del profilo documentale" lato ARXivar Server. Legami: E' possibile inserire un qualsiasi valore alfanumerico, il valore qui inserito può essere utilizzato per creare dei legami con documenti precedentemente archiviati ed aventi nel campo "Legami" lo stesso valore. E' possibile configurare il campo legami in "configurazione del profilo documentale" lato ARXivar Server. Risposta: Per i documenti che richiedono una risposta è possibile utilizzare questo campo di profilo per gestirne l'avanzamento. Il campo risposta può assumere i tre seguenti valori "ATTESA","RISPOSTA" oppure "NESSUNA". E' possibile configurare questo campo in "configurazione del profilo documentale" lato ARXivar Server. File: Il campo contiene il nome originale del file selezionato per l'archiviazione. E' possibile effettuare la selezione del file che si desidera archiviare tramite la pressione del seguente pulsante . Opzioni aggiuntive di importazione: Nell'immagine sotto sono esposte una serie di funzionalità e proprietà aggiuntive attivabili al momento dell'archiviazione del documento. In quanto sufficientemente intuitive non saranno qui esposte nel loro dettaglio. Le proprietà attivabili tramite ereditarietà dalla classe documentale utilizzata per l'archiviazione del documento, come per esempio potrebbero essere "Abilita Web","Inserisci in fascicolo" ecc... sono qui ulteriormente attivabili, in caso la classe documentale non le consideri tale funzionalità già come valore predefinito. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 323 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 8.1.2 Profili Predefiniti ARXivar Client - Archiviazione da file System (Profili predefiniti) Premessa Questa sezione della guida è dedicata all'argomento "Profili predefiniti". In figura 1 è visibile la maschera principale per la gestione dei profili predefiniti, è possibile raggiungere l'elenco dei profili predefiniti tramite il menu di ARXivar Client tramite le seguenti coordinate: "Strumenti", gruppo " Varie", pulsante "Profilo". Riservatezze utente Tramite il pulsante "Profilo" l'operatore potrà accedere direttamente all'elenco dei propri profili. Visibilità ed utilizzo dei profili documentali predefiniti è gestita tramite credenziali con riservatezze a livello utente. Un utente potrà utilizzare ed avere pieno controllo dei profili documentali da lui creati e definiti (profili predefiniti dell'utente), oppure utilizzare profili definiti da altri utenti. L'utente potrà utilizzare profili predefiniti creati da altri utenti secondo il livello di riservatezza concessa dal proprietario del profilo stesso. L'utente proprietario di un profilo predefinito potrà condividere lo stesso con un altro utente o gruppi di utenti, ed assegnare sul profilo documentale in questione i seguenti tre livelli di condivisione: solo lettura, lettura e scrittura, lettura-scrittura e cancellazione. © 2010 ABLE Tech Srl 324 Guida di ARXivar fig.1, particolare della maschera principale gestione profili predefiniti. Condivisione in sola lettura: In questo caso l'utente non proprietario potrà utilizzare il profilo predefinito in questione selezionandolo dall'elenco Profili Predefiniti. Non potrà apportare nessuna modifica a struttura e definizioni del profilo predefinito in questione. Solo l'utente proprietario o un utente di tipo Admin potranno apportare modifiche, comprese cancellazione e definizione di nuove condivisioni. Lettura e Scrittura: stesse modalita di quanto esposto in condivisione in sola lettura con aggiunta dei privilegi di scrittura. Lettura, Scrittura e Cancellazione: Quando un utente proprietario di un profilo predefinito condivide il o i propri profili con altri utenti, assegnando permessi di lettura, scrittura e cancellazione, oltre che condividere il o i profili predefiniti in questione ne condivide anche il pieno controllo. La colonna "Effettuata da" mostra il proprietario del profilo predefinito. Significati dei pulsanti Da sinistra a destra troviamo, primo pulsante (verde): da utilizzare per la creazione e definizione di nuovi profili documentali. Secondo pulsante (blu): consente la modifica del profilo predefinito selezionato, non è possibile accedere ad un profilo predefinito tramite doppio click. Terzo pulsante (rosso): cancella il profilo predefinito selezionato. Quarto pulsante (lucchetto): Tramite questo pulsante sarà possibile accedere alla maschera per la gestione condivisioni profili predefiniti e assegnazione permessi di lettura. Lettura, scrittura. Lettura,scrittura e cancellazione. E' possibile condividere i propri profili predefiniti con utenti e gruppi di utenti. Un utente di tipo Admin avrà pieno controllo su tutti i profili predefiniti. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 325 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 8.2 Da scanner ARXivar Client - Archiviazione da scanner Premessa In questa sezione saranno esposte le modalità di archiviazioni di documenti tramite acquisizione da scanner. L'archiviazione di documenti da scanner è raggiungibile da ARXivar Client tramite le coordinate "Home", gruppo "Archiviazione", pulsante "Scansione", il pulsante scansione offre due differenti modalità (si veda figura 1), la prima "Scansione con accodamento", da utilizzare per l'acquisizione di documenti composti da più pagine, la seconda utile per l'acquisizione simultanea di più documenti composti da una pagina per documento. Le due modalità saranno trattate in dettaglio più avanti in questa sezione. fig.1, Archiviazione tramite acquisizione da scanner. Impostazioni scanner. L'archiviazione di documenti tramite acquisizione è consentita in due differenti modalità (si veda figura 1) , la prima modalità consente l'acquisizione di un unico documento composto da più pagine, la seconda consente l'acquisizione di più documenti ognuno composto da un'unica pagina. Entrambe le modalità condividono un'unica impostazione dello scanner. Le impostazioni dello scanner, visibili in figura 2 sono richiamabili da entrambe le modalità tramite il seguente pulsante . In particolare tramite le impostazioni dello scanner vi sarà possibile definire quali Driver Twain saranno richiamati durante le fasi di scansione. Stabilire la risoluzione in DPI da utilizzare, (s i co ns ig lia d i no n s ce nd e r e s o tto i 300). Stabilire il tipo di alimentatore: ADF caricatore per la scansione di più documenti contemporaneamente, Piano - un solo documento per volta. Il formato di acquisizione, sono previsti i formati PDF e TIFF, oltre ad altre impostazioni è anche possibile decidere di visualizzare la maschera di configurazione specifica dei driver del vostro scanner, quest'ultima selezione avviene tramite la casella di controllo "Mostra la finestra di setup", se © 2010 ABLE Tech Srl 326 Guida di ARXivar selezionata renderà possibile la configurazione di tutti i parametri di scansione tramite l'utilizzo di software specifico, generalmente installato con i driver dello scanner utilizzato. Anche in questo caso si consiglia di non scendere mai sotto i 300 DPI. fig.2, Impostazioni scanner. Scansione con accodamento. C ome già accennato è possibile archiviare documenti tramite acquisizione da scanner in due differenti modalità, acquisizione con accodamento, oppure con separazione. In modalita "con accodamento" è possibile acquisire documenti composti da più pagine (esempio una fattura di acquisto da tre pagine), quindi enne pagine un solo documento, ivi richiesta una sola profilazione. Modalità con separazione, ogni pagina acquisita si riferisce ad un singolo documento, enne pagine acquisite, enne profili documentali richiesti. In figura 3 è visibile un esempio di acquisizione in modalità "con accodamento", relativa ad un documento composto da quattro pagine, alla conferma dell'acquisizione si procederà con una singola profilazione del documento. Tranne le fasi di scansione le rimanenti operazioni di archiviazione non differiscono da una archiviazione di tipo File System. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 327 fig.3; anteprima di acquisizione. Scansione con separazione. Le operazioni di scansione con separazione sono identiche a quanto esposto in "Scansione con accodamento", la scansione con separazione considera ogni pagina acquisita come un singolo documento (vedi figura 4). Alla pressione del pulsante "Conferma" (conferma di acquisizione), seguiranno tante richieste di profilazione quante saranno il numero di pagine acquisite. © 2010 ABLE Tech Srl 328 Guida di ARXivar fig. 4, particolare maschera di acquisizione, modalità separazione. Quando utilizzare l'archiviazione da scanner (Scansione con accodamento - Scansione con separazione) Sulla base di quanto esposto nei due precedenti paragrafi, si evince che l'archiviazione di documenti tramite "Scansione con accodamento o con separazione" è da utilizzarsi per acquisizioni di singoli documenti, o comunque su quantità contenute. Dove l'operatore possa separare in modo corretto documenti da una pagina da documenti composti da più pagine. In tutti gli altri casi sarà necessario utilizzare strumenti e tecniche di acquisizione differenti quali "Barcode connector" o "Spool Recognition Professional". Interventi correttivi prima di procedere alla archiviazione di documenti acquisiti tramite scansione. A tale proposito va detto che ARXivar non può essere in grado di distinguere la reale struttura del documento che si andrà ad acquisire ed archiviare. In scenari di questo tipo solo l'operatore è in grado di stabilire quale modalità tra "Scansione con accodamento" e "Scansione con separazione" vada © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 329 utilizzata tra. Fin dove possibile ARXivar tramite segnalazioni e strumenti di correzione cerca di guidare l'utente ad un corretto utilizzo dello strumento di archiviazione manuale da scanner, per esempio si noti la barra di stato di figura 3 dove la modalità di acquisizione è con accodamento viene indicato che si andrà ad archiviare Documenti 1 da 4 Pagine. Mentre in figura 4, dove la modalità di acquisizione è con separazione viene indicato che i documenti saranno quattro ed ognuno composto da una singola pagina. Interventi correttivi e messaggistica sono equivalenti in entrambe le modalità di acquisizione. L'operatore prima di procedere alla profilazione/archiviazione del documento cosi acquisito ha la possibilità di: · Eseguire operazioni di zoom. · Non sono consentite operazioni di rotazione delle pagine acquisite. · L'operatore potrà modificare l'ordine di acquisizione delle pagine tramite semplici operazioni di trascinamento (operazioni di drag & drop), impostando così l'ordine desiderato operando direttamente sull'anteprima dell'ordine di acquisizione visualizzato nella parte sinistra della maschera di anteprima del documento, (si vedano figura 3 e particolare di figura 4). · Tramite il seguente pulsante sarà possibile eliminare dalla sequenza di acquisizione la pagina seleziona e visualizzata nell'anteprima escludendola così dall'archiviazione. Operazioni di acquisizione e archiviazione Gli strumenti di acquisizione e gestione dello scanner sono equivalenti per entrambe le modalità di acquisizioni. Tramite questo pulsante è possibile configurare lo scanner si veda "Impostazione scanner". Tramite questo pulsante si avvia la scansione delle o della pagina da acquisire. Tramite questo pulsante si procede alla archiviazione di quanto acquisito tramite scansione, le modalità differiscono da secondo del tipo di scansione effettuata. Se "Scansione con accodamento" l'operatore dovrà procedere ad un'unica profilazione (un unico documento composto da enne pagine), se "Scansione con separazione" l'operatore dovrà procedere a tante profilazioni quante saranno le pagine acquisite (un documento per ogni pagina acquisita). © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 8.3 Archiviazione rapida © 2010 ABLE Tech Srl 330 Guida di ARXivar ARXivar Client - Archiviazione Rapida Premessa Al momento della redazione della presente guida la funzionalità Archiviazione rapida non è ancora disponibile, è comunque possibile anticipare che tale funzionalità consentirà di procedere ad archiviazioni rapide previo creazione e configurazioni di profili documentali tramite procedura guidata. C ome linea guida l'archiviazione rapida prevede l'utilizzo di una procedura guidata come avviene nella definizione delle viste, l'operatore avrà la possibilità di salvare e gestire © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 8.4 Modelli ARXivar Client - Archiviazione tramite Modelli Premessa ARXivar consente di gestire dei moduli in formato Word e Excel sia per la suite di Microsoft Office sia per la suite di Open Office. Questo torna particolarmente utile per la gestione della modulistica interna, cioè per la gestione di tutti quei documenti che devono sottostare ad uno standard aziendale prestabilito. ARXivar prevede una modalità di archiviazione completamente dedicata alla gestione della modulistica interna, tale gestione prevede l'associazione dei campi di profilo documentale direttamente ai campi del vostro modulo. Questo vi consentirà una migliore gestione della vostra modulistica e dei documenti cosi prodotti. La gestione moduli è raggiungibile (figura 1), da ARXivar Client dalla scheda "Home", gruppo " Archiviazione", pulsante "Moduli". fig. 1, gestione modelli © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 331 Gestione dei moduli di Office. L'archiviazione tramite la gestione moduli comprende una completa gestione degli stessi, in figura 2 viene mostrato un particolare del pannello di gestione moduli. La gestione della modulistica in ARXivar comprende creazione, configurazione e mantenimento di tutta la vostra modulistica, nuova o già in essere. Per le operazioni di archiviazione è stata previsto l'impiego dei profili predefiniti. fig. 2, particolare del pannello gestione moduli. In figura 3 è visibile la barra degli strumenti relativa al pannello di controllo moduli, ne segue una dettagliata spiegazione sul significato e modalità di utilizzo per ogni singolo pulsante. fig. 3, barra degli strumenti per la gestione moduli. Nuovo Gruppo Tramite questo pulsante è possibile creare un numero indefinito di gruppi, un nuovo gruppo consente di gestire una quantità indefinita di moduli. La gestione ad albero dei moduli di ARXivar (figura 2) gestisce un massimo di due livelli cosi organizzati: · Radice denominata "Pubblici" · Primo livello "Gruppo moduli", l'operatore può rinominare il gruppo. · Secondo livello "Moduli". In ARXivar un modulo, è tutti gli effetti quello che in gergo si chiama template. Un template è un documento avente struttura e finalità prestabilite, la sua struttura generalmente è suddivisa in due parti. Una parte statica, sempre precisa a se stessa, ed una seconda dinamica. La parte statica di un modulo potrebbe per esempio essere composta dal logo della società, campi descrittivi e sezioni di testo predefinite... mentre la parte dinamica occuparsi della gestione di campi, o di © 2010 ABLE Tech Srl 332 Guida di ARXivar intere sezioni di documento volutamente lasciate in bianco, queste parti saranno successivamente compilate dall'operatore o se possibile tramite automatismi software. Un modulo compilato in tutte le sue parti da origine al documento vero e proprio. C liccando su viene aggiunto un nuovo gruppo alla struttura già esistente (si veda figura 2), questo sarà aggiunto all'unica radice denominata "Pubblici". La descrizione "Nuovo Gruppo (1)" viene automaticamente assegnata, il numero tra parentesi tonde corrisponde al numero progressivo di gruppi moduli fino a quel momento creati. La sua progressione tiene in considerazione gruppi creati da altri utenti e gruppi eliminati, la descrizione automaticamente assegnata potrà essere tranquillamente modificata secondo le vostre esigenze. Modificare la descrizione di un Gruppo. E' possibile apportare modifiche alle descrizioni dei gruppi tramite un doppio click sulla descrizione del gruppo, nel caso non risulti possibile modificare il nome del gruppo verificare quanto segue: · Il pannello "Moduli" deve avere lo stato attivo (lo stato attivo è riconoscibile dal colore di sfondo della barra del titolo, deve essere un colore acceso). · Nel caso la voce da modificare rimanga con sfondo grigio o comunque disabilitata, cliccare su una qualsiasi parte del Desktop di ARXivar quindi cliccare nuovamente sulla voce che si desidera modificare. · Non spostare il puntatore del mouse tra il primo e il secondo click, mantenere il puntatore fermo sulla voce da modificare. Cancella Gruppo Tramite questo pulsante è possibile eliminare il gruppo di moduli selezionato. La cancellazione di un gruppo di moduli è consentita solo se il gruppo selezionato per la cancellazione non contiene Moduli. Nuovo Modulo Questo pulsante consente di aggiungere il modulo (detto anche modello o template) alla gestione moduli di ARXivar. E' possibile aggiungere un nuovo modulo assegnadolo ad un Gruppo o direttamente alla radice "Pubblici" (si veda figura 2). L'aggiunta di un nuovo modulo avviene tramite l'apposita maschera che vi consentirà di sfogliare il vostro file system e quindi di recuperare il modulo precedentemente definito (si veda figura 4), oltre alla © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 333 selezione del modulo tramite la maschera di figura 4 vi sarà possibile definire alcune proprietà più avanti esposte. Il modulo selezionato dovrà soddisfare alcuni prerequisiti quindi dovrà essere un: · Documento di Word (Microsoft Office o Open Office) · Il documento non deve essere un modello (estensione .DOT) ma un documento word normale con estensione .DOC (.docx in Microsoft Office 2007) · Foglio elettronico di Excel (Microsoft Office o Open Office) · Il foglio elettronico non deve essere un modello di Excel (estensione .XLT) ma un normale foglio elettronico con estensione .XLS (.xlsx in Microsoft Office 2007) fig. 4, Maschera per la selezione del modulo documento (Chimato Template o modello). Al momento della aggiunta del nuovo Modulo, tramite il pulsante messo in evidenza in figura 4, è possibile associare un "Profilo predefinito", questa semplice operazione vi consentirà di automatizzare la procedura di profilazione e archiviazione di documenti creati tramite il modulo selezionato. Per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto. Modifica modulo Tramite questo pulsante è possibile modificare la struttura del modulo selezionato. La pressione apre il modulo tramite il software ad esso associato. Word nel caso di documenti word oppure Excel nel caso di moduli disegnati tramite Excel. Eventuali modifiche apportate ai moduli non sono retroattive, la modifica avrà effetto solamente sui nuovi documenti, i documenti precedentemente archiviati saranno privi di tale modifica. Cancella Modulo C liccando su pulsante è possibile rimuovere in modo definitivo il modulo selezionato. © 2010 ABLE Tech Srl 334 Guida di ARXivar Apri Modulo Questo pulsante apre il modulo selezionato. L'apertura del modulo selezionato, attraverso il pulsante in prima istanza richiede i dati di profilazione indispensabili alla successiva archiviazione, come mostrato più avanti è possibile definire automatismi di profilazione tramite "Profilo predefinito" Associazione campi modulo Campi Modulo. C liccando su pulsante "C ampi Modulo" si accede alla gestione Associazione campi modulo (detta anche mappatura campi modulo, si veda particolare in figura 5). Questa funzionalità consente l'associazione tra i capi definiti nel vostro modulo ed i campi del profilo documentale del documento che si andrà così ad archiviare, a questo proposito si ricorda che è per ogni singolo modulo possibile associare un profilo predefinito (si veda figura 4 ed argomento Nuo v o Mo d ulo ). L'associazione dei campi modulo con i campi di profilo consentirà ad ARXivar di aggiornare automaticamente i campi del modulo lasciati volutamente in bianco recuperando i valori necessari dai campi del profilo documentale durante le fasi di archiviazione. In figura 5 è visibile una associazione campi modulo, sulla colonna di sinistra sono visibili i campi del profilo documentale che saranno utilizzati per valorizzare i campi del modulo (colonna di destra). fig. 5, mappatura campi modulo e campi di profilo. Nei documenti Microsoft Word per definire i campi modulo è necessario utilizzare l'oggetto "C asella di modifica (controllo modulo)" richiamabile dalla scheda "Sviluppo", oppure in alternativa è possibile utilizzare le variabili di documento. Nel caso di Microsoft Excel un campo modulo va identificato con le coordinate della cella, per esempio in riferimento a figura 5 una mappatura possibile potrebbe essere © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 335 "C ampo profilo: Numero" con "C ampo Modulo: B2", "C ampo profilo: Da" con "C ampo modulo B4" ecc... Nel caso si utilizzi Open office si faccia riferimento alla relativa guida "Argomento: Menu, Inserisci..." Barra degli strumenti della maschera "Associazione campi modulo" (Figura 5) Aggiunge una nuova associazione tra campo modulo e campo di profilo, la pressione di questo pulsante richiama la finestra per la selezione del campo di profilo. Selezionato il campo di profilo apparira la finestra dove potrete inserire il nome del campo modulo precedentemente definito (per maggiori informazioni si veda l'argomento sopra esposto "Come creare i campi moduli in Microsoft Word 2007". La pressione del pulsante "Conferma" della finestra "Aggiungi nuova associazione al modulo" passa alla definizione di una eventuale successiva associazione mentre la pressione del pulsante " Esci" chiude la finestra "Aggiungi nuova associazione al modulo" confermando quanto configurato. Il risultato delle vostre associazioni viene mostrato come da figura 5. Abilita la modifica dell'associazione campo modulo selezionata consentendo di modificare il nome del campo modulo. Elimina l'associazione selezionata, è possibile eliminare una sola associazione per volta, se selezionate più righe verrà eliminata la prima associazione selezionata partendo dall'alto verso il basso. C onsente di configurare le preferenze di stampa. Mostra un'anteprima stampa elenco associazione campi. Stampa l'elenco associazioni campi. Definizione campi di modulo in Microsoft Word e Excel 2007. Segue una piccola linea guida sulla modalità definizione di campi in un documento di Microsoft Word, la versione di riferimento è Microsoft office 2007. C ome creare i campi moduli in Microsoft Word 2007 In questa sezione saranno esposti degli esempi passo-passo per la definizione dei campi modulo di ARXivar con Microsoft Word 2007. © 2010 ABLE Tech Srl 336 Guida di ARXivar Inserimento di un nuovo campo. 1.Aprire il modulo con Microsoft Word 2007 quindi posizionare il cursore nel punto del modulo dove si desidera inserire il campo. 2. Dal menu principale di Word 2007 (chiamato anche ribbon bar o barra multifunzione) selezionare la scheda "Sviluppo" (in caso questa non sia presente, prima di continuare si passi momentaneamente all'argomento successivo). 3.Una volta cliccato sulla scheda "Sviluppo" individuare il gruppo funzioni "Controlli" quindi cliccare su "Strumenti precedenti" (si veda particolare di figura 1). fig 1, controlli precedenti 4.C liccare sul controllo "Casella di modifica (Controllo modulo)" (si veda rosso in figura 1), cliccando su ab| di ab| cerchiato in fatto verrà aggiunto il campo al vostro modulo. Il campo aggiunto, a secondo delle impostazioni del vostro Word può assumere differenti aspetti, i più comuni sono una barra con sfondo grigio ( ) , oppure {FORMTEXT}, questo è il campo modulo aggiunto. 5.Tramite doppio click su di esso, oppure con singolo click tasto destro del mouse dal menu contestuale selezionare "Proprietà" apparirà la maschera di figura 2. In impostazioni campo nella casella di testo "Segnalibro" dovrete inserire il nome che identifica in modo univoco il campo modulo. Non è possibile omettere il parametro Segnalibro in quanto utilizzato da ARXivar. I rimanenti parametri della maschera di figura 2 potranno essere configurati a vostro piacimento e non rientrano tra i parametri obbligatori per il funzionamento di "Associazione campi - Gestione moduli di ARXivar". © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 337 fig. 2, maschera proprietà campo. 6. Ripetere da punto 3 tante volte quanti saranno i campi moduli da aggiungere. In Microsoft Excel (qualsiasi versione) il campo aggiuntivo viene identificato dalle coordinate della cella da aggiornare, non è necessario quindi definire dei campi modulo. Cosa fare se la scheda "Sviluppo" non è presente. Nel caso nel menu di Word non sia visibile la scheda "Sviluppo" procedere come segue: 1.C liccare con pulsante sinistro del mouse sul pulsante principale della barra multifunzione di Microsoft Word (vedi particolare sotto) 2.Dal menu che vi appare cliccare sul pulsante "Opzioni di Word", pulsante di sinistra nella parte inferiore del menu. 3.Selezionare la casella di testo "Mostra scheda di sviluppo sulla barra multifunzione", la casella di testo da selezionare al momento della stesura della seguente guida e utilizzando una versione di Microsoft Word 2007 in italiano basso. © 2010 ABLE Tech Srl si trova in terza posizione partendo dall'alto verso il 338 Guida di ARXivar Proprietà Modulo Questo pulsante apre la maschera di figura 6 "Proprietà modulo Office".Tramite "Proprietà modulo office" è possibile modificare alcune proprietà del modulo selezionato, quali il nome, associare un nuovo profilo predefinito o eliminare il profilo predefinito attualmente associato al modulo selezionato, bloccare il modulo da modifiche indesiderate (Blocca il modulo, al momento della stesura della seguente guida non è utilizzato) fig. 6, Maschera proprietà del modulo. Permessi Tramite il pulsante permessi, l'utente di ARXivar abilitato alla gestione dei moduli di Office può stabilire quali utenti potranno utilizzare il modulo selezionato e se potranno apportare modifiche al modulo stesso. Collegamento sul Desktop Tramite questo pulsante è possibile aggiungere al proprio Desktop di ARXivar il modulo selezionato. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 8.5 Barcode © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 339 ARXivar Client - Barcode Premessa Questa sezione della guida espone le modalità di acquisizione di documenti tramite l'ausilio di un barcode riprodotto su etichette auto adesive. I barcode cosi prodotti, dovranno essere applicati sulla documentazione da archiviare. L'identificazione di documenti tramite l'utilizzo di Barcode rimane una delle modalità più sicure per l'acquisizione di documenti appartenenti al ciclo passivo. In definitiva si pensi a tutti quei documenti non internamente prodotti e che per questo motivo diventa impossibile averne il pieno controllo, come al contrario avviene per la documentazione del ciclo attivo come fatture di vendita, offerte cliente e DDT cliente. In ARXivar l'archiviazione dei documenti tramite codice Barcode avviene in due fasi distinte: · Acquisizione logica dei documenti. Questa fase prevede la predisposizione dei profili documentali e stampa Barcode su etichetta autoadesiva. · Acquisizione fisica dei documenti sotto forma di immagine TIFF oppure formato PDF. La gestione della archiviazione tramite gestione Barcode è raggiungibile dalla barra multifunzione di ARXivar Client, scheda "Home", gruppo funzioni "Archiviazione", funzione "Barcode" come visibile in figura 1. fig. 1, gestione acquisizione documenti tramite etichette Barcode. C liccando sul pulsante "Barcode" è possibile accede direttamente alla maschera per la gestione dei barcode, oppure come mostrato in figura 1, tramite la funzionalità "Profilo documento" è possibile eseguire solamente l'acquisizione logica del documento. Questa funzionalità consente di predisporre un profilo documentale e stampare l'etichetta da applicare al documento, mentre se selezionato " Acquisisce barcode" è possibile procedere alla acquisizione fisica del documento. Entrambe le funzionalità saranno esposte in dettaglio più avanti nella presente sezione di guida. Acquisizione logica concetti di base. L'archiviazione di documenti tramite codice Barcode avviene in due fasi distinte: una prima si occupa dell'acquisizione logica del documento e stampa barcode su etichetta adesiva, la seconda prevede l'acquisizione fisica del documento. © 2010 ABLE Tech Srl 340 Guida di ARXivar L'acquisizione logica di un documento prevede 1. Definire il profilo documentale del documento da acquisire. 2. Generare un codice a barre, le informazioni in esso contenute consentono l'identificazione in modo univoco del singolo documento da acquisire 3. Stampa del codice a barre su etichetta autoadesiva. 4. Applicazione dell'etichetta sul documento. Definizione del profilo documentale, generazione barcode, stampa barcode ed applicazione su documento. La definizione del profilo documentale può avvenire con diverse modalità, seguiranno ora scenari e modalità più comuni generalmente utilizzate per la predisposizione dei profili documentali: a) L'operatore tramite la funzione "Barcode" - "Profilo documento" (si veda figura 1), andrà a definire il profilo documentale compilandone i campi recuperando le informazioni necessarie dal documento stesso. Alla conferma del profilo verrà generato e stampato su etichetta adesiva il codice barre. L'etichetta cosi prodotta andrà applicata al documento. A questo il documento potrà essere acquisito tramite apposita procedura in un qualsiasi momento. La procedura di acquisizione fisica del documento sarà trattata più avanti in questo capitolo. b) Tramite utilizzo delle funzioni messe a disposizione dall' S.D.K. Si pensi al caricamento in prima nota di una fattura di acquisto, le operazioni già in essere per la registrazione di tale documento dovranno semplicemente continuare ad operare come suo solito, il software al momento più opportuno, per esempio subito dopo la registrazione dei dati di testata della nostra fattura di acquisto dovrebbe richiamare la funzione esposta dall' SDK di ARXivar, passare tutti i parametri necessari alla definizione del profilo documentale, la funzione SDK qua esposta si occupa di creare il profilo del documento (acquisizione logica) e di stampare il barcode su etichetta autoadesiva. Logicamente ogni diversa realtà di interesse propone soluzioni e modalità differenti, sia a livello di ERP, software gestionali se non che differenti soluzioni Hardware, per questo motivo l'acquisizione logica, a differenza delle successive operazioni di acquisizione fisica richiede una attenta impostazione iniziale. Oltre a quanto esposto con l'esempio di punto b, ARXivar mette a disposizione degli strumenti esterni che prevedono funzionalità di cattura video delle informazioni necessarie, intercettazione file di Spool e quant'altro. Tutto questo va sotto il nome di Barcode connector. Queste soluzioni possono essere tra le più disparate e per ovvie ragioni di spazio non saranno trattate in questa guida. Le Soluzioni basate su Barcode connector possono essere stabilite e concordate durante le fasi di start up con l'appoggio diretto dei nostri Consulenti. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 8.5.1 341 Etichetta Barcode TODO:(Solo revisione) Pagina in costruzione ARXivar Client - Archiviazione da file System Premessa Questa sezione della guida mostra come sia possibile configurare il layout delle proprie etichette barcode. Configurazione barcode. E' possibile definire struttura e contenuto delle proprie etichette sia tramite ARXivar Server sia lato Client. Layout definiti lato ARXivar Server hanno valenza globale, questo significa che quanto definito lato server è disponibile per qualsiasi postazione abilitata alla stampa di etichette barcode. La configurazione delle etichette barcode lato server è raggiungibile tramite le seguenti coordinate di menu: Aprire ARXivar Server quindi da configurazione selezionare Barcode verrà visualizzata la maschera di figura 1, tramite la quale sarà possibile definire alcune proprietà relative alla generazione del codice barcode. fig. 1, Impostazioni generali Barcode © 2010 ABLE Tech Srl 342 Guida di ARXivar Codice identificativo Barcode (3 car.): Inserire un valore alfanumerico da tre caratteri, questo sarà aggiunto automaticamente come prefisso per tutti i barcode generati, in questo modo ARXivar sarà in grado di identificare il codice barcode generato da ARXivar nel caso il documento da acquisire contenga già codici a barre. Configurazione barcode standard: Tramite questo pulsante si accede alla maschera di figura 2, dove è possibile configurare il layout per le vostre etichette. Il layout qui configurato sarà utilizzato da tutte le postazioni ARXivar abilitate alla stampa di etichette barcode salvo eventuali personalizzazioni utente. Configurazione etichetta Barcode Lato ARXivar Server. In figura 2 viene mostrato un esempio di configurazione lato server, dove la personalizzazione è limitata alla classe documentale selezionata (vedi casella combinata indicata dalla freccia). Classe documento. E' possibile associare un Layout di etichetta per ogni singola classe documentale, oppure un solo layout valido per tutte le classi documentali. Per configurare un unico layout sarà sufficiente definire un barcode lasciando in bianco la casella combinata indicata dalla freccia in figura 2 ed a fine configurazione premere il pulsante Salva. fig.2, definizione layout etichetta barcode. © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione 343 Carica barcode Tramite questo pulsante viene caricato il codice relativo al layout della etichetta barcode, L'esempio mostrato in figura 2 fa riferimento al linguaggio EPL2 compatibile con le etichettatrici "Zebra" Modelli TLP 2824 e TLP 2844 (è possibile scaricare manuale del linguaggio EPL2 da sito http://www.zebra.com ). Le variabili racchiuse tra % fanno riferimento ai campi di recuperabili tramite il pulsante cerca (evidenziato al nel rettangolo rosso in figura 2). Ce r ca Tramite il pulsante cerca è possibile accedere alla maschera per la selezione dei campi di profilo, in questo modo sarà possibile stampare sull'etichetta barcode il relativo valore. Un campo di profilo va inserito nel corpo dell'etichetta racchiuso tra due simboli percentuale, per esempio %AOO% stamperà sull'etichetta barcode il codice della Area organizzativa omogenea. Mentre i doppi apici indicano inizio e inizio e fine della stringa da stampare esempio "%PROTOC OLLO% - %ANNO% - %DATADOC %" il risultato finale su etichetta potrebbe essere FT/0001 - 2008 - 22/05/2008. Porta stampante: Va indicata la porta della stampante LPT1:, C OM1:, ecc... è possibile nel caso di stampante condivisa indicare il nome del PC più il nome utilizzato per condividere la stampante. Valori salvati/Valori Default. Questo pulsante può assumere due differenti valori "Valori salvati" carica le ultime modifiche apportate al layout della vostra etichetta "Valori di default" al contrario ripristina i valori predefiniti relativi al layout etichetta. Un layout etichetta contente errori potrebbe impedire la stampa dell'etichetta. Stampa di prova C onsente di eseguire enne stampe di prova, il numero di etichette stampate sarà pari a quanto indicato nella casella di testo Numero Doc Test. Salva C onferma il layout, il pulsante salva conferma le modifiche apportate e chiude la finestra. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 344 8.5.2 Guida di ARXivar Stampanti Barcode Pagina in costruzione TODO: Comando q(x) dove x dimensione etichetta (Allineamento automatico) © 2010 ABLE Tech Srl Archiviazione © 2010 ABLE Tech Srl 345 Parte IX Ricerche 9 347 Ricerche © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar Client - Ricerche Premessa In questa sezione saranno esposti gli argomenti relativi alle diverse modalità di ricerca di documenti archiviati. Vista la vastità della funzionalità ricerche (figura 1), l'argomento è stato suddiviso nei seguenti sotto argomenti: C erca, C ampi standard,C ampi aggiuntivi, Dati profilo (opzionali), Protocollo P. A. ed Avanzate. Inoltre saranno esposti gli argomenti relativi al salvataggio di impostazioni di ricerca personalizzate. Per accedere alla ricerca vi sarà sufficiente cliccare sulla voce di menu C erca come da figura 1, in figura 2 è visibile il menu comandi relativo alla finestra di ricerca. In figura 2 sono visibili tutte le voci disponibili, compresa la voce Dati profilo. Dati profilo è opzionale, ed è attivabile da ARXivar Client tramite i seguenti selettori di menu "C onfigura-Generale-Profilazione, sezione Tab Attivi". Il pulsante OR In figura 3 viene evidenziato il pulsante "OR" disponibile in tutte le schede di ricerca. Questo pulsante consente di concatenare le diverse impostazioni di ricerca impostate sulle differenti schede di ricerca quali "C erca","C ampi standard", "C ampi aggiuntivi", "C ampi di profilo","Protocollo P.A." ed Avanzate, questo rende possibile costruire ed effettuare ricerche di documenti di una certa complessita. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. fig.1, Voce menu per ricerche. © 2010 ABLE Tech Srl 348 Guida di ARXivar fig.2, Opzioni della finestra ricerca. fig.3, più criteri di ricerca © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.1 Cerca Gestione ricerche - Cerca Premessa Le modalità di ricerca dei documenti archiviati e gestiti con Arxivar sono organizzate a più livelli. Ogni singolo documento è associato ad un profilo documentale. Un profilo documentale non è altro che un insieme di informazioni atte all'identificazione di quello specifico documento. Queste informazioni sono © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 349 suddivise nei seguenti gruppi logici: Campi di profilo standard: I campi di profilo standard sono comuni a qualsiasi tipologia documentale, alcuni di questi campi sono obbligatori; cioè non è possibile procedere all'archiviazione dello specifico documento senza averne valorizzato determinati campi di profilo, in questo modo sarà sempre possibile eseguire delle ricerche mirate sullo specifico documento, le operazioni relative alla valorizzazione dei campi di profilo viene esposta in modo approfondito nel capitolo Archiviazione. Campi aggiuntivi: I campi aggiuntivi sono campi definiti dall'amministratore di ARXivar, generalmente vengono creati campi aggiuntivi per singola tipologia documentale. Raramente vengono creati dei campi aggiuntivi comuni a tutte le tipologie documentali. Oltre ai campi di profilo standard e campi aggiuntivi sono state previste ulteriori modalità di ricerca, queste ultime (si veda particolare di figura 1) sono attivabili da ogni singola utenza di ARXivar, selezionando le apposite caselle di controllo del riquadro Tab attivi, visibili in maschera di figura 1. che se selezionate oltre i livelli messi a disposizione dalla configurazione base, l'operatore avrà a sua disposizione le tre seguenti schede: Dati di profilo: se selezionata, nelle maschere di ricerca (figura 2), l'operatore avrà la possibilità di definire dei criteri di ricerca sulla base di parametri quali dati associati ad elementi di rubrica (es.: Cerca in Da:, A:, CC:, Ragione sociale, Codice cliente o fornitore, Partita Iva ecc...) o su elementi associabili ai contatti. fig.1, particolare maschera Impostazioni personali richiamabile tramite le coordinate Configura - Generale scheda Profilazione. Impostare una ricerca in ARXivar Tramite i campi della maschera Ricerca Documenti di figura 2, è possibile definire dei parametri per la definizione dei criteri di ricerca. in base a quest'ultimi sarà possibile recuperare dal singolo documento al gruppo di documenti. Il motore di ricerca di ARXivar consente di ricercare il singolo documento come il gruppo di documenti, per esempio, "Riservatezze utente" permettendo, potrebbe richiedere al motore di ricerca di restituire tutte le fatture di vendita emesse nel mese di marzo... In questo caso le operazioni da eseguire sarebbero semplicemente tre: 1-selezionare la tipologia documentale "fatture di vendita", 2-Selezionare il periodo dal 1 al 30 marzo, 3-C liccare sul pulsante "Esegui" © 2010 ABLE Tech Srl 350 Guida di ARXivar nel giro di qualche istante, il motore restituirà tutta la documentazione richiesta dall'utente. Nel caso l'operatore non inserisse nessun criterio di ricerca, con un semplice click l'operatore potrebbe " Riservatezze permettendo" accedere a qualsiasi documento restituito. Un parametro lasciato vuoto, salvo particolari casi generalmente corrisponde ad un considera tutti, esempio: se non venisse selezionato nessun valore tramite la casella combinata "Classe: sarebbero restituiti tutti i documenti indipendentemente dalla loro classe di appartenenza. Ora sarà esposto il significato per ogni singolo parametro di ricerca. Con un'ultima avvertenza: durante le vostre ricerche, in particolar modo quando vengono eseguite ricerche su periodi, es.: dalla data - alla data è importante confondere la data di archiviazione con la data di un documento. Sulla prima scheda della finestra di ricerca è possibile eseguire ricerche utilizzando la data del documento, mentre ricerche effettuate per data di archiviazione possono essere effettuate utilizzando la scheda "C ampi standard". Una data documento non definita durante una la sua fase archiviazione assume lo stesso valore della data di sistema, in questo caso data documento e data di archiviazione coincideranno. fig.2, finestra inserimento criteri di ricerca con selezione su campi standard. AOO: Tramite la seguente casella combinata è possibile limitare la selezione all'area organizzativa selezionata, se lasciata vuota non verrà applicato nessun filtro e saranno restituiti tutti i documenti © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 351 indipendentemente dalla AOO di appartenenza. E' possibile selezionare l'Area organizzativa anche tramite il pulsante posto alla destra della casella combinata. Il campo diventa obbligatorio senza possibilità di scelta se l'Area organizzativa è sottoposta al blocco delle AOO. Classe: Tramite la seguente casella combinata è possibile limitare la ricerca alla Tipologia documentale qui selezionata. Tramite il pulsante posto alla destra della combobox per la selezione della classe è possibile accedere ad una finestra che ne semplifica la selezione della classe documentale che intendete impostare come filtro di ricerca. L'utente sarà in grado di selezionare esclusivamente le classi documentali per le quali risulta essere abilitato. Stato: E' possibili limitare la ricerca in base allo stato selezionato, per esempio si potrebbe stabilire che la ricerca ai soli documenti aventi lo stato uguale a "DA APPROVARE", nella pagina Ricerca sono visibili le tre caselle combinate per i campi di profilo Stato, System ID e Data Doc.: queste tre caselle combinate o combobox consentono di selezionare l'operatore di confronto per il parametro che si andrà a selezionare, segue tabella esplicativa: Operatore Significato = Uguale a valore inserito <> Diverso dal valore inserito > Maggiore < Minore Between che rientra in un range di valori (dal - al) (%) - Numero: In questo campo potrete inserire il numero del documento. Dei campi di profilo finora esposti è il primo campo dove è possibile utilizzare il simbolo %. Il carattere % consente di semplificare le ricerche nel seguente modo, per esempio: inserendo '% computer%' nel campo Oggetto, verrebbero restituiti tutti i documenti dove il campo Oggetto contiene la parola "computer" in qualsiasi posizione. Il campo Numero potrebbe contenere il numero di protocollo se la classe documentale del documento è associata alla gestione Protocollo. System ID: Accetta esclusivamente numeri interi e fa riferimento all'identificativo univoco del documento archiviato. E' l'unico parametro che consente di impostare un criterio di ricerca mirato al singolo documento archiviato, nel caso una ricerca per System id dovesse restituire più di un documento è consigliabile contattare l'assistenza tecnica per effettuare una verifica di integrità dei dati. Indietro di (?) giorni: Dove (?) inserire sostituire con il numero di giorni da considerare nella ricerca, per esempio se inserito 5 saranno restituiti i documenti archiviati negli ultimi cinque giorni, facendo © 2010 ABLE Tech Srl 352 Guida di ARXivar riferimento alla data del documento. Se il valore inserito è uguale a 0 (da non confondere con campo di ricerca lasciato vuoto) saranno considerati validi i documenti aventi data uguale alla data corrente. Il parametro di ricerca "indietro di (?) giorni" fa riferimento alla data del documento e non alla data della sua archiviazione, esempio: se un documento fosse stato archiviato un mese fa ma la data del documento fosse uguale alla data corrente, inserendo zero in "Indietro di ...." il documento verrebbe visualizzato. Data doc.: In questo campo è possibile definire i criteri di ricerca in base alla data del documento (da non confondere con la data di archiviazione), inoltre è possibile, in base al tipo di operatore di confronto selezionato (si veda tabella sopra), eseguire delle ricerche non solo su singola data ma all'interno di un range di date. (%) - Da: A: Tramite questi due parametri è possibile eseguire delle ricerche mirate tenendo in considerazione il mittente (campo Da:) o il destinatario (campo A:). Se entrambe definiti sarà possibili stabilire due differenti modalità di confronto: la prima selezionando l'operatore logico AND (valore predefinito) saranno restituiti tutti i documenti dove il mittente e destinatario sono entrambe identici a quanto definito nei campi Da: e A:, al contrario (operatore logico OR) verranno restituiti tutti i documenti dove Mittente oppure il destinatario corrispondono a quanto definito nel campo mittente o nel campo destinatario, i campi Da: e A: supportano il carattere speciale % (per maggiori dettagli si veda quanto specificato per in campo di ricerca Numero: (si veda sopra). fig.3, Particolare maschera ricerche. Ricerca Full-Text (% adv) Full-Text: Tramite la casella di testo Full-Text è possibile eseguire delle ricerche su tutti i documenti tramite una parola, frase o una sequenza di caratteri alfanumerici. Il motore di ricerca grazie è in grado di restituire tutti i documenti contenenti la parola, frase o sequenza di caratteri alfanumerici ricercate. La funzionalità Full-Text è strettamente associata ai cataloghi Full-Text generati tramite un apposito servizio (Full-Text appunto) dei più comuni motori di DATABASE. Essendo questi ultimi non sempre disponibili, esempio: l'edizione Express di Microsoft SQL Server 2005 ne è priva. Il servizio Full-Test è disponibile con versioni Express solo nelle versioni Advanced. Va sottolineato che una versione di Database completa da sola non può bastare, il servizio Full-Text si appoggia a dei cataloghi che per essere generati necessitano di una prima configurazione, (si veda quanto qui esposto). © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 353 Il pulsante indicato dalla freccia di figura 3, sarà selezionabile esclusivamente in presenza di un catalogo Full-Text. Il pulsante non fa altro che richiamare un pop up contenente alcuni esempi che vi guideranno al corretto utilizzo delle ricerche Full-Text. Se il pulsante non fosse attivo significa che il vostro servizio Full-Text non è attivo per i motivi sopra elencati, tuttavia la casella di testo Full-Text di figura 3 sarà utilizzabile, sarà possibile eseguire ricerche sul contenuto dei documenti, sarete limitati all'utilizzo del carattere speciale %, ed ovviamente dal punto di vista performante. Le ricerche Full-Text oltre che essere associate a Cataloghi possono funzionare esclusivamente in presenza del servizio OCR di ARXivar. Max Righe: Accetta un valore numerico che indica quanti documenti ritornare per pagina di ricerca . Se impostato a zero il numero di righe ritornato sarà pari al numero totale di documenti che soddisfano i criteri di ricerca impostati. Pulsante OR: Il pulsante OR evidenziato in figura 3, se utilizzato non fa altro che aggiungere i criteri di ricerca fin'ora selezionati a successive impostazioni di ricerca definite nelle rimanenti schede di ricerca. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. Vedere anche Ricerche tramite campi standard Ricerche tramite campi aggiuntivi Ricerche tramite Dati di profilo Ricerche tramite P.A. Ricerche tramite scheda Avanzate Ultima ricerca Ricerche rapide Ultimi 30 giorni Viste © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 354 9.1.1 Guida di ARXivar Campi standard Gestione ricerche - Ricerche Standard Premessa Tramite la scheda "Campi standard" è possibile eseguire delle ricerche valorizzando parametri di uso meno comune. I criteri di ricerca qui definibili possono essere aggiunti a successivi parametri di ricerca inseribili nelle rimanenti schede, la concatenazione dei valori deve sempre essere effettuata tramite il pulsante "OR" (figura 2). La concatenazione dei parametri di ricerca avviene sempre in OR. Mettere i parametri di ricerca in "OR" significa: restituire i documenti dove i risultati soddisfano i paramatri già impostati nella presente scheda oppure i parametri inseriti in altre schede. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. Significato parametri di ricerca. Data registrazione: In questo campo è possibile definire i criteri di ricerca in base alla data di archiviazione del documento (da non confondere con la data del documento, es.:data fattura). E' importante non confondere il significato di questi due campi in quanto spesso ragione di ricerche errate... inoltre è possibile, in base al tipo di operatore di confronto selezionato tramite l'apposita casella combinata, gli operatori di confronto sulla data di archiviazione mesi a vostra disposizione sono: maggiore a, minore di, uguale a e dalla data - alla data, tramite il pulsante , vi sarà possibile selezionare la data da calendario. © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 355 fig. 1, Scheda per l'inserimento dei criteri di ricerca standad. fig.2, Pulsante OR per la concatenazione criteri di ricerca. Data scadenza: stesse modalità di selezione relative alla data di registrazione (archiviazione), il parametro qui inserito vi consente di recuperare documenti in scadenza o già scaduti in relazione al periodo inserito. CC: E' possibile limitare la ricerca per documenti dove i destinatari assegnati per conoscenza soddisfano il criterio di ricerca qui inserito. Tramite il pulsante è possibile eseguire delle selezioni dall'elenco di rubrica solo se il nominativo inserito parte di esso risulti tra gli elementi della vostra rubrica. Esempio: in C C : viene inserito ros, premendo il pulsante vi saranno proposti tutti gli elementi di rubrica contenenti ros, in caso contrario se quanto inserito in C C : non fosse presente tra gli elementi di rubrica non sara visualizzato nessun elenco. Archiviato da: Tramite la casella combinata archiviato da: è possibile limitare la ricerca su documenti archiviati dall'utente di ARXivar qui selezionato, la casella combinata contiene tutti gli utenti di ARXivar. Workflow: Tramite la casella combinata Workflow: è possibile limitare la selezione di ricerca in base allo stato di avanzamento del documento se lo stesso è associato ad un processo di Workflow, vi sarà possibile limitare la ricerca su documenti associati a processi in corso, già conclusi, entrambe (in corso e conclusi)... © 2010 ABLE Tech Srl 356 Guida di ARXivar Origine: C onsente di limitare la ricerca su documenti aventi origine "Interna", in "Entrata" o "Uscita". Abilita Web: C onsente di limitare le ricerche sui soli documenti che risultano essere abilitati per il modulo ARXivar Web, oppure sui soli non abilitati. ARXivar Client consente di stabilire se un particolare documento può essere gestito tramite ARXivar Web oppure no, in alcuni casi potrebbe tornare utile verificare se il particolar documento risulta disponibile anche via web. Nome file: C onsente di ricercare i documenti tramite il loro nome originale. ARXivar quando archivia un documento, salva nei campi di profilo il nome originale del file selezionato per l'archiviazione. Un esempio valido può essere quando un operatore procede all'archiviazione da file System e seleziona il documento da archiviare. Il campo di ricerca standard Nome file supporta il carattere speciale % (percentuale), per maggiori dettagli sul carattere speciale % fare riferimento a quanto QUI esposto. Importante: Durante la fase di archiviazione è possibile stabilire il livello importanza del documento (livelli a disposizione sono 3, Importante o meno importante, nessun livello). Tramite il campo di ricerca importante è possibile effettuare delle ricerche limitando i risultati al tipo di livello impostato.. Protocollo: Questo parametro di ricerca è suddiviso in due differenti caselle di testo, una per il numero e la seconda per l'anno di protocollazione. E' possibile effettuare ricerche solo per numero, solo per anno o specificando entrambe. Risposta: ARXivar consente di archiviare i propri documenti attribuendogli, oltre che allo stato in cui il documento si trova, anche degli stati in attesa di risposta, tipo "ATTESA, NESSUNA e RISPOSTO", ATTESA: il documento è in attesa di una risposta "(es.: richiesta di ferie)", NESSUNA: il documento non richiede nessun tipo di risposta. RISPOSTO è stata evasa una richiesta di risposta. Tramite la casella combinata della scheda Ricerca Campi standard, è possibile eseguire delle ricerche richiedendo la selezione di documenti che soddisfino il tipo richiesto. Pratiche: Nella casella combinata Pratiche è possibile effettuare delle ricerche di documenti associati al numero di pratica qui selezionato. ARXivar ha previsto una gestione personalizzata delle Pratiche, dalla maschera di ricerca vi sarà possibile accedere a tale gestione tramite i pulsanti , il secondo pulsante vi consente di eliminare la pratica selezionata anche da operazioni di ricerca... Legami: Il campo di ricerca legami funziona come il campo pratiche, potrete eseguire delle ricerche inserendo il nome assegnato al legame tra documenti precedentemente creato. Il campo di ricerca legami supporta il carattere speciale % (per maggiori dettagli fare riferimento a quanto QUI esposto). © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 357 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.1.2 Campi aggiuntivi Gestione ricerche - Campi aggiuntivi vedere anche: Gestione dei campi aggiuntivi. Premessa La scheda per le ricerche su campi aggiuntivi, raggiungibile da ARXivar C lient - Home - C erca, gruppi di Campi - Campi aggiuntivi, consente di effettuare ricerche impostando i criteri di ricerca su i campi aggiuntivi. C ome esposto in questo punto della guida (QUI) è possibile associare campi aggiuntivi alle tipologie documentali in due differenti modalità. La prima consente di creare uno o più campi aggiuntivi a tutte le tipologie documentali, la seconda prevede di limitare l'aggiunta solo ad una specifica tipologia di documenti, dunque la scheda di ricerca perCampi Aggiuntivi (figura 1), potrebbe assumere fattezze differenti sulla base della classe documentale selezionata per la ricerca nella scheda ricerche. fig. 1; Scheda di ricerca Campi aggiuntivi. La scheda di ricerca "Campi Aggiuntivi" sulla base di quanto sopra esposto potrebbe quindi assumere aspetto e struttura completamente differente di caso in caso. In figura 1, per esempio, sono mostrati i campi aggiuntivi associati ad una ipotetica classe documentale "Fatture di vendita". In questo caso i campi aggiuntivi associati alla classe documentale "Fatture di Vendita" prevede l'inserimento di tre campi aggiuntivi quali "Agente di vendita", "Articolo principale" ed una "Data scadenza", in questo caso sarà possibile effettuare delle ricerche definendo l'agente di vendita ed ottenere cosi tutte le vendite effettuate dallo stesso Agente di vendita, oppure sapere quante fatture associabili allo specifico agente dio vendita sul particolare articolo e limitare le vendite per data scadenza fattura, ecc... Riassumendo, la scheda di ricerca C ampi aggiuntivi consente di impostare differenti criteri di ricerche © 2010 ABLE Tech Srl 358 Guida di ARXivar sulla base della associazione "C lasse documentale" più "C ampi aggiuntivi" ad essa associati. C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca" e "Ricerca tramite C ampi standard" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di concatenare più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili, consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. fig.2, Pulsante OR per la concatenazione criteri di ricerca. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.1.3 Dati profilo Gestione ricerche - Campi aggiuntivi Premessa La scheda per l'inserimento dei criteri di ricerca "Dati Profilo" di figura 1 è l'unica delle schede opzionali, l'utente di ARXivar può decidere di abilitarla oppure no. Questa funzionalità è attivabile da ARXivar Client tramite le seguenti coordinate di menu "C onfigura - Generale, Profilazione (Attivare o disattivare la casella di controllo Dati profilo della sezione Tab attivi). Tramite la finestra Dati profilo è possibile definire delle ricerche mirate analizzando i dati relativi agli elementi di rubrica, sulla base dei dati di profilo degli elementi di rubrica inseriti durante le fasi di archiviazione del documento, nello specifico sarà possibile impostare dei criteri di ricerca sulle figure come: Mittente, destinatario e per conoscenza, dove le modalità di selezione sono sotto esposte. Campi relativi agli elementi di rubrica. © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 359 In questa sezione non saranno esposti i significati di tutti i campi di profilo degli elementi di rubrica, in quanto sufficientemente intuibili. Va evidenziato che qualsiasi campo prevede l'utilizzo del carattere speciale % (Percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono ampiamente qui esposte. fig.1, L'opzionale maschera di ricerca Dati Profilo attivabile da ARXivar Client da "Configura - Generale, Profilazione" Casella di controllo DA: Se selezionata, la ricerca terrà in considerazione esclusivamente i dati relativi al Mittente. Sarà possibile estendere tale criterio anche agli elementi quali Destinatari selezionando l'apposita casella di controllo A contemporaneamente ad DA, idem per gli elementi CC (Per Conoscenza). Casella di controllo A: Se selezionata, la ricerca terrà in considerazione esclusivamente i dati relativi al o ai Destinatari. Sarà possibile estendere tale criterio anche agli elementi quali Mittente selezionando l'apposita casella di controllo DA contemporaneamente ad A, idem per gli elementi di CC (Per Conoscenza). Casella di controllo CC: Se selezionata, la ricerca terrà in considerazione esclusivamente i dati relativi agli elementi CC (Per Conoscenza). Sarà possibile estendere tale criterio anche agli elementi quali Mittente selezionando l'apposita casella di controllo DA contemporaneamente ad CC, idem per gli elementi quali Destinatari selezionando anche l'apposita casella di controllo. © 2010 ABLE Tech Srl 360 Guida di ARXivar fig.2, Pulsante OR per la concatenazione criteri di ricerca. C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca", "Ricerca tramite C ampi standard" e " C ampi aggiuntivi" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di concatenare più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili, consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.1.4 Protocollo P.A. Gestione ricerche - Campi Protocollo P.A. Premessa Tramite la scheda per l'inserimento dei parametri di ricerca Protocollo P.A. è possibile gestire le ricerche relative alla protocollazione in uscita del mittente (definiti anche come dati ente). Nello specifico tramite i campi della scheda di figura 1 potrete eseguire delle ricerche inserendo gli estremi relativi alla protocollazione dell'ente emittente. Le modalità sull'utilizzo del carattere speciale % (Percentuale) che troverete nella seguente sezione della guida vengono qui esposti. Protocollo: E' il numero di protocollo in uscita assegnato al documento dall'ente emittente. Se noto vi sarà possibile eseguire delle ricerche mirate per singolo documento. Accetta solo numeri e non è previsto l'utilizzo del carattere speciale (%) Data Protocollo (intesa come periodo dal al): © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 361 Tramite le date dal - al, sarà possibile eseguire delle ricerche considerando i documenti do la data di protocollazione rientri nelle due date inserite. Nessun periodo specificato considera valida qualsiasi data. Ufficio: In questo campo è possibile definire la ricerca al singolo ufficio dell'ente emittente. Il campo di ricerca Ufficio accetta l'utilizzo dei carattere speciale % (Percentuale). Le modalità di utilizzo del carattere speciale % sono qua esposte. fig.1, campi di ricerca protocollo P.A. (dati ente mittente) Persona: Durante le fasi di archiviazione dei documenti protocollati da terzi, oltre la possibilità di memorizzare l'eventuale ufficio di competenza dell'ente emittente, avrete a vostra disposizione un campo dove inserire e quindi associare al profilo del documento il nominativo di una persona di riferimento. Tramite questo campo avrete la possibilità di limitare le ricerche di documenti dove il nominativo della persona risulti uguale, o tramite il carattere speciale % simile a quanto qui inserito. Le modalità di utilizzo del carattere speciale % sono qua esposte. Tipo spedizione: Tramite la casella combinata "Tipo spedizione" vi sarà possibile limitare le ricerche tramite i campi "Protocollo P.A." a quanto qui inserito durante le operazioni di ricerca documenti. La casella combinata "Tipo Spedizione" non prevede la possibilità di utilizzare il carattere jolly %. E possibile definire nuovi tipi di spedizione da poter poi utilizzare durante le fasi di archiviazione tramite ARXivar C lient alle seguenti coordinate di menu "Strumenti - Protocollo - (Imposta, Spedizioni). Vs . R if e r im e nto : Oltre ai campi Ufficio e Persona è possibile utilizzare con le medesime modalità, carattere speciale % compreso, il campo Vs. Riferimento. © 2010 ABLE Tech Srl 362 Guida di ARXivar R ice r ca a lle g a to : La gestione degli allegati, per quanto riguarda l'archiviazione e gestione del protocollo P.A. differisce dalla normale gestione degli allegati di ARXivar, (si veda quanto qua esposto). Nel caso del protocollo P.A. la gestione degli allegati prevede la possibilità di creare dei riferimenti ad allegati non necessariamente archiviati, segue esempio: Archiviazione di documentazione relativa ad un progetto. La documentazione potrebbe essere composto da un documento principale ed n documenti di vari formati quali planimetrie pantografie e via discorrendo. Durante l'archiviazione (Protocollo P.A) ARXivar vi consentirà di archiviare il documento principale e di memorizzare in appositi campi (previsti da 1 a 15) informazioni aggiuntive relative alla rimanente documentazione (disegni, planimetrie pantografie ecc..) senza dover procedere alla loro digitalizzazione. Tramite il campo Ricerca allegato sara dunque possibile eseguire delle ricerche sugli allegati Protocollo P. A. E' possibile utilizzare il carattere speciale %. fig.2, Pulsante OR per la concatenazione criteri di ricerca. C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca", "Ricerca tramite C ampi standard", "C ampi aggiuntivi" e "Dati profilo" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di concatenare più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili, consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.1.5 Avanzate Gestione ricerche - Campi Avanzate Premessa La scheda Avanzate è l'ultima delle sei messe a disposizione per eseguire ricerche dei vostri documenti archiviati in ARXivar. Tramite suoi parametri di ricerca, principalmente specializzati per eseguire delle ricerca di documenti © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 363 gestiti tramite il modulo aggiuntivo di ARXivar "Conservazione sostitutiva". La scheda "Avanzate" è suddivisa in tre sezioni, "Conservazione sostitutiva","Ricerca in CD-READER - DEVICE" e "Altro". Ricerca documenti per la Conservazione sostitutiva: Per valore predefinito la scheda "Avanzate" è abilitata per l'inserimento dei criteri di ricerca relativi ai volumi di conservazione e C D-READER, selezionando la casella di controllo "Ricerca documenti per la Conservazione sostitutiva" diventa possibile affinare le vostre ricerche distinguendo tra Documenti non unici e documenti unici e per periodo se selezionato. Documenti non unici - Documenti Unici: Tramite queste due caselle di opzione potrete decidere di limitare il range di ricerca tra documenti non unici e documenti unici di conservazione sostitutiva. Periodo: La casella combinata Periodo vi consente di restringere il campo di ricerca sui periodi di conservazione stabiliti tramite l'apposita configurazione lato ARXivar Server. fig.1, la scheda Avanzate delle maschera di ricerca. Documenti in Volume temporaneo: Se selezionato limita le ricerche esclusivamente all'interno del volume temporaneo. © 2010 ABLE Tech Srl 364 Guida di ARXivar R ice r ca d o cum e nti p r e s e nti ne l v o lum e d i co ns e r v a z io ne : Ogni qualvolta che tramite la gestione conservazione sostitutiva viene generato un volume di conservazione ARXivar richiede di associare a tale volume un codice identificativo. Dalla casella combinata "Ricerca documenti presenti nel volume di conservazione" vi sarà possibile selezionare tale codice di volume e limitare le vostre ricerche al volume qui selezionato. Etichetta CD Reader: Inserito il codice precedentemente assegnato ad una raccolta documenti gestita tramite C D - READER la ricerca restituirà tutti i documenti in esso contenuti. Per questo parametro di ricerca è previsto l'utilizzo del carattere speciale % (percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono ampiamente qui esposte. Etichetta CD: Inserito il codice precedentemente assegnato ad una raccolta documenti conservati ed archiviati su cd la ricerca restituirà tutti i documenti in esso contenuti. anche per questo parametro di ricerca è consentito l'utilizzo del carattere speciale % (percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono ampiamente qui esposte. Note: Arxivar consente di associare un qualsiasi documento archiviato una quantita praticamente infinita di annotazioni. Queste annotazioni vanno viste come dei post it virtuali applicabili ad ogni singolo documento. Tramite il parametro di ricerca note è possibile ricercare dei documenti facendo riferimento a quanto precedentemente inserito nelle diverse note applicate, anche per questo parametro di ricerca è consentito l'utilizzo del carattere speciale % (percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono ampiamente qui esposte. fig.2, Pulsante OR per la concatenazione criteri di ricerca. C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca", "Ricerca tramite C ampi standard", "C ampi aggiuntivi" e "Dati profilo" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di concatenare più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili, consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 365 geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.2 Ultima ricerca Gestione ricerche - Ultima ricerca Premessa: In figura 1 è visibile il gruppo delle voci di menu relativo alle operazioni di ricerca. Tramite il pulsante cerca è possibile accedere a sei differenti modalità di ricerca quali: C erca, C ampi standard, C ampi aggiuntivi, Dati di profilo, Protocollo P.A., Avanzate, tramite il pulsante Viste vi sarà possibile accedere alla maschera per la gestione delle viste personalizzate, quindi Ultima ricerca, argomento esposto nella seguente sezione della guida. Seguono poi le due ultime funzionalità Ricerche Rapide e Ultimi 30 giorni. fig. 1, Richiamo selzione ultima ricerca. Ultima ricerca La funzionalità di ricerca "Ultima ricerca" consente di richiamare la finestra richiamabile con il pulsante cerca ma con tutti i criteri di ricerca valorizzati all'ultima ricerca effettuata, questo vale per tutte le sei schede gestite tramite la finestra di ricerca documenti. Questa funzionalità torna particolarmente utile per operazioni di ricerca ripetitive che richiedono poche variazioni rispetto l'ultima ricerca effettuata, in questo modo l'operatore dovrà modificare il minimo indispensabile per recuperare il o i documenti ricercati. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 366 9.3 Guida di ARXivar Ricerche rapide Gestione ricerche - Ricerche rapide Vedere anche: C erca, Scheda parametri di ricerca "Scheda campi standard", Scheda parametri di ricerca "C ampi aggiuntivi", Scheda parametri di ricerca "Dati di profilo", Scheda parametri di ricerca "Protocollo P.A.", Scheda parametri di ricerca "Avanzate", modalità di ricerca "Ultima ricerca" Premessa: Tramite il pulsante presente nel gruppo "Operazioni" della maschera di ricerca è possibile salvare per nome tutti i criteri di ricerca impostati, in questo modo ogni singolo utente di ARXivar è in grado di potersi creare e gestire a proprio piacimento diverse modalità di ricerca. Il salvataggio tiene in considerazione quanto impostato su tutte e sei le schede: Ricerca, C ampi aggiuntivi, Dati di profilo (se attivata), Protocollo P.A. ed Avanzate, una volta impostati i criteri di ricerca è necessario salvare ed assegnare un nome alla vostra impostazione di ricerca creando cosi una nuova "Ricerca Rapida". L'utente di ARXivar potrà poi gestire le personali ricerche rapide tramite l'apposito pannello "Ricerche Rapide" di figura 1. fig.1, Gestione ricerche rapide. Gestione pannello ricerche rapide Esegue la ricerca rapida in attualmente selezionata in elenco. C onsente di modificare la ricerca rapida precedentemente salvata. © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 367 Visualizzare/non visualizzare la maschera con i parametri di ricerca impostati, se il pulsante si presenta come in immagine di riferimento (sfondo colorato), ad ogni esecuzione della ricerca rapida selezionata sarà visualizzata la maschera con i parametri di ricerca preimpostati, in questo caso prima di cliccare sul pulsante esegui, l'operatore potrà intervenire e sulla base di quanto già stabilito aggiustare a proprio piacimento i criteri di ricerca... Una Ricerca Rapida avente il flag di visualizza maschera posto ad ON diventa facilmente riconoscibile dalla corrispettiva icona sul desktop di ARXivar, (si veda particolare di figura 1, ordini d'acquisto). Elimina la Ricerca Rapida selezionata dall'elenco. Non sarà possibile recuperare ricerche rapide eliminate. rende possibile il salvataggio su desktop di ARXivar della ricerca rapida selezionata. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.4 Ultimi 30 giorni Gestione ricerche - Ultimi 30 giorni Vedere anche: C erca, Scheda parametri di ricerca "Scheda campi standard", Scheda parametri di ricerca "C ampi aggiuntivi", Scheda parametri di ricerca "Dati di profilo", Scheda parametri di ricerca "Protocollo P.A.", Scheda parametri di ricerca "Avanzate", modalità di ricerca "Ultima ricerca", "Ricerche rapide" Premessa Oltre quanto finora mostrato (si vedano gli argomenti elencati in Vedere anche) esiste un' ulteriore e comoda funzionalità richiamabile tramite il pulsante di figura 1. Il pulsante ultimi 30, esegue un'estrazione comprensiva dei soli documenti aperti negli ultimi 30 giorni. Questa funzionalità può essere paragonabile alla funzione di Windows "File recenti". © 2010 ABLE Tech Srl 368 Guida di ARXivar fig.1, pulsante per la visualizzazione degli utlimi 30 documenti ricercati. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 9.5 Viste Gestione ricerche - Viste personalizzate Vedere anche: C erca, Scheda parametri di ricerca "Scheda campi standard", Scheda parametri di ricerca "C ampi aggiuntivi", Scheda parametri di ricerca "Dati di profilo", Scheda parametri di ricerca "Protocollo P.A.", Scheda parametri di ricerca "Avanzate", modalità di ricerca "Ultima ricerca", "Ricerche rapide", Ultimi 30 giorni Premessa Oltre a quanto finora esposto rispetto alle differenti funzionalità relative al recupero di informazioni e documenti gestiti tramite ARXivar questa sezione della guida introduce un nuovo argomento: Le viste personalizzate di ARXivar. Prendendo a prestito dalla terminologia utilizzata da Database manager : una vista è un'insieme di righe è colonne atte alla visualizzazione (viste) di dati provenienti da una o più tabelle di database. Un Database Manager ottiene una vista tramite la creazione di Query tramite il linguaggio SQL. ARXivar mette a disposizione tutto questo tramite un semplice Wizard, in questo modo l'operatore sarà in grado di costruire e salvare (come avviene per la funzionalità ultima ricerca) tutte le viste di cui ritiene avere bisogno. La funzione Viste è richiamabile dalla scheda di menu "Home", gruppo "Ricerche", voce "Viste" (figura 1). fig.1, come accedere alla gestione Viste. C liccando sul pulsante Viste di figura uno verrà aperto e visualizzato il pannello di figura 2. La sua posizione, per valore predefinito è in modalità ancorata e sul lato sinistro del desktop di ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 369 L'operatore potrà spostare tale pannello dove meglio preferisce. (le modalità di finestre e pannelli ancorabili è qui esposta). Gestione pannello ricerche rapide Esegue la Vista attualmente selezionata. C onsente di creare e definire una nuova vista. fig.2, pannello Viste personalizzate. C onsente di accedere in modifica alla vista precedentemente salvata previo selezione dall'elenco Viste. C onsente di eliminare la vista selezionata. Richiama la gestione autorizzazioni utenti, tramite questo pulsante sarà possibile condividere le viste personali con altri utenti. Inoltre per gli utenti abilitati alla sola esecuzione della vista personalizzata selezionata è possibile stabilirne i permessi di: Esecuzione e modifica oppure di Esecuzione,Modifica e C ancellazione. L'utente di ARXivar proprietario della vista potrà: eseguire,modificare ed eliminare la Vista selezionata in qualsiasi momento. Rende possibile il salvataggio su desktop di ARXivar della ricerca rapida selezionata. © 2010 ABLE Tech Srl 370 Guida di ARXivar Creare una nuova Vista personalizzata ARXivar consente di creare e configurare Viste sui dati di ARXivar per la ricerca di documenti ed informazioni associate ai relativi Profili Documentali. Tramite l'utilizzo di un semplice Wizard (figura 3) ed in soli quattro passaggi riuscirete a definire e configurare le vostre Viste personalizzate fig.3,Wizard per la creazione e configurazione delle Viste in ARXivar. Nome della ricerca: In questo campo è possibile assegnare un nome alla vostra Vista, è da tenere presente che se la vista viene condivisa con altri utenti il nome qui assegnato apparirà nell'elenco Viste personalizzate. Modalità di esecuzione: Tramite le due caselle di opzione "Mostra finestra di ricerca" e "Esegui la ricerca senza passare dalla finestra", diventa possibile inserire ulteriori parametri di ricerca aggiungendo così ulteriori filtri di selezione. La scelta "Mostra finestra di ricerca" determina uno step di progettazione in più tramite il quale sarà possibile stabilire quali campi di profilo valorizzare per Dati di Default: Tramite la casella combinata Classe: Vi sarà possibile limitare la vista alla classe documentale qui selezionata. La selezione di una classe influenza anche la scelta delle colonne da visualizzare nella finestra risultati di ricerca perchè saranno presi in considerazione anche i campi aggiuntivi specifici della classe selezionata. Questo pulsante accede alla finestra "Elenco campi di profilo" dove potrete selezionare i campi da aggiungere alla vostra Vista. I campi qui selezionati saranno poi visualizzati nella finestra "Risultati © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 371 della ricerca". N.B.: il Wizard consente di passare a successivi step di configurazione indipendentemente dal numero di colonne selezionate. Nel caso non vi siano colonne selezionate, il risultato di una vista sarà una maschera "R is ulta ti d e lla r ice r ca " priva di colonne, saranno visualizzate esclusivamente le colonne relative alle Icone informative. Tramite questo pulsante vi sarà possibile eliminare il campo di profilo selezionato escludendolo cosi dalla finestra "Risultati della ricerca". C onsentono di stabilire l'ordine di visualizzazione delle colonne selezionate, da sinistra verso destra, nella finestra "Risultati della ricerca". C liccando su avanti passerete allo step successivo. Definizione dei campi non editabili. C liccando sul pulsante "avanti" si passa allo step successivo, dove (si veda particolare di figura 4) è possibile assegnare ai campi di profilo dei valori di ricerca predefiniti. In questo modo andrete a definire delle viste specializzate, recuperando i documenti i quali valori di profilo soddisfino i criteri di ricerca qua inseriti. L'operatore non avrà modo di modificare, durante l'esecuzione della Vista personalizzata i criteri di ricerca qua stabiliti. Generalmente le condizioni non editabili vengono valorizzate con valori statici atti a soddisfare sempre le modalità di ricerca per cui è stata creata la Vista personalizzata, per esempio in figura 4 è visibile il criterio di ricerca impostato sulla data del documento, in questo caso la vista personalizzata terrà in considerazione solo i documenti dove la data documento risulti essere antecedente 28 giorni la data di sistema. © 2010 ABLE Tech Srl 372 Guida di ARXivar fig.4, Maschera per l'inserimento dei parametri di ricerca non editabili. E' possibile assegnare valori di ricerca predefiniti per qualsiasi campo di profilo presente nella maschera "Condizioni non editabili". Tramite click sul pulsante Avanti sarà possibile concludere la definizione della vostra Vista personalizzata, oppure, nel caso sia stata selezionata l'opzione "Mostra la finestra di ricerca" (si veda figura 3), il pulsante Avanti non concluderà gli step di configurazione e la procedura guidata procederà con gli step successivi passando alla maschera di figura 5 per la definizione delle condizioni variabili e quindi, in questo caso editabili durante l'esecuzione della Vista personalizzata in questione. Condizioni variabili (editabili durante l'esecuzione della Vista personalizzata) Dalla maschera di step 2 (figura 4), è possibile accedere al successivo ed step della procedura guidata, (maschera di figura 5), dove tramite l'utilizzo del pulsante vi sarà possibile aggiungere ulteriori criteri di ricerca, questi a differenza delle condizioni non editabili saranno modificabili ad ogni esecuzione della vista personalizzata in questione. Questo pulsante vi consente di eliminare eventuali parametri precedentemente selezionati. La configurazione delle condizioni variabili è resa possibile solamente da quanto stabilito al primo step di configurazione (fare riferimento a quanto esposto figura 3) dove tramite le due caselle © 2010 ABLE Tech Srl Ricerche 373 fig. 5, step per la definizione delle condizioni variabili. di opzione, l'operatore può decidere se per la Vista personalizzata che sta configurando sarà necessario poter modificare dei criteri di ricerca (opzione di step 1 "Mostra finestra di ricerca"), in questo caso durante l'esecuzione della vista l'operatore potrà intervenire modificando i valori relativi alle condizioni Variabili qui stabilite. Le condizioni Variabili possono essere inizializzate con dei valori predefiniti e modificabili durante l'utilizzo della Vista personalizzata. Condizioni variabili, valori di default Tramite la finestra di figura 6 sarà possibile definire i valori predefiniti relativi ai criteri di ricerca, in questo modo ogni qual volta la Vista personalizzata sarà in grado di soddisfare i criteri diricerca l'operatore potrà semplicemente confermare l'esecuzione della vista personalizzata. © 2010 ABLE Tech Srl 374 Guida di ARXivar fig. 6, Inizializzazione con i valori di default delle condizoni variabili. © 2010 ABLE Tech Srl Parte X 376 10 Guida di ARXivar Strumenti di organizzazione © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar Client - Strumenti di Organizzazione Premessa Il corrente capitolo espone i dettaglio i principali strumenti di organizzazione messi a disposizione da ARXivar, in particolare saranno esposti argomenti relativi ad associazioni, relazioni e legami tra documenti archiviati, gestione della fascicolazione ed allegati ed alcuni automatismi relativi alla definizione di profili documentali. Oltre ad argomenti relativi alla gestione dei documenti vengono trattati argomenti relativi alla configurazione del proprio ambiente operativo. Quanto sopra è esposto in dettaglio tramite i seguenti argomenti: Associazioni Fascicoli Relazioni Pratiche Legami Allegati Profili predefiniti Impostazioni personali © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Strumenti di organizzazione 10.1 Associazioni Pagina in costruzione 10.2 Fascicoli Pagina in costruzione 10.3 Relazioni Pagina in costruzione 10.4 Pratiche Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl 377 378 10.5 Guida di ARXivar Legami Pagina in costruzione 10.6 Allegati Pagina in costruzione TODO: In questa sezione specificare differenze gestione allegati (Archiviazione ordinaria/Archiviazione allegati Protocollo P.A.) 10.7 Profili predefiniti Pagina in costruzione Profili predefiniti © 2010 ABLE Tech Srl Strumenti di organizzazione 10.8 Impostazioni personali Strumenti di organizzazione - Impostazioni personali utente di ARXivar. Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl 379 380 Guida di ARXivar Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl Strumenti di organizzazione 10.9 Conservazione sostitutiva © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl 381 Parte XI Rubrica 11 Rubrica © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Pagina in costruzione 11.1 Caselle Pagina in costruzione 11.2 Mail Pagina in costruzione 11.3 Memo Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl 383 384 11.4 Guida di ARXivar Task Pagina in costruzione 11.5 Fax Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl Parte XII 386 12 Guida di ARXivar Workflow © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 Workflow di ARXivar Premessa Questa sezione della guida introduce l'argomento Workflow ARXivar permette di definire delle procedure in grado di rappresentare i flussi aziendali delle informazioni e dei documenti. Un classico esempio è il ciclo per la gestione delle offerte di vendita: Ricezione di una richiesta di offerta da parte del vostro cliente, prima valutazione, creazione offerta, valutazione e approvazione interna, invio al cliente vostra migliore offerta ecc... Ricevimento, creazione di documenti, valutazioni, tutte queste operazioni coinvolgono più persone, diverse figure professionali e diverse mansioni svolte. Quanto fin'ora esposto si tratta di situazioni lavorative generalmente presenti in ogni azienda, ma spesso gestite in modalità diverse a seconda delle abitudini, delle necessità e del tipo di organizzazione interna La flessibilità di ARXivar è tale da permettere di definire qualsiasi tipo di processo, ed assegnare lo svolgimento dei compiti agli utenti previo selezione automatica o manuale degli stessi, determinando le tempistiche e i vincoli di processo, le condizioni di scelta e i possibili esiti. Argomenti trattati C onfigurazione del Workflow, Disegnare i Workflow, il modulo Designer Guide passo-passo: Disegnare un workflow, Eseguire un workflow Strumenti di gestione e di controllo: C ome eseguire un Workflow, Eventi, Gestire i Workflow, Ricerche © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.1 Configurazione © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 387 ARXivar Workflow - Configurazione. Premessa Per utilizzare il modulo Workflow di ARXivar oltre a quanto già esposto in Configurazione di ARXivar per il suo corretto funzionamento è necessaria la configurazione di ulteriori strumenti quali: · C onfigurazione di un C alendario lavorativo per singola Area Organizzativa Omogenea (Obbligatorio). · C onfigurazione di un Organigramma (Obbligatorio per enti pubblici). · C reazione e configurazione degli Esiti di processo (Obbligatorio). · C onfigurazione delle figure professionali (Consigliato, da ritenersi obbligatorio per organizzazioni con frequenti cambi struttura). · C onfigurazione delle mansioni (Consigliato, da ritenersi obbligatorio per organizzazioni con frequenti cambi struttura). Le configurazioni del workflow sono raggiungibili sia da apposito menu di ARXivar Server sia da menu di ARXivar Client. In ARXivar Server è possibile: Tramite ARXivar Server è possibile definire calendario lavorativo e organigramma tramite le seguenti coordinate di menu: "Workflow documentale", quindi Calendario lavorativo o Gestione Organigrammi. In Arxivar Client è possibile: Tramite ARXivar Client è possibile definire le seguenti configurazioni: esiti, figure professionali e mansioni. Il tutto è raggiungibile dal modulo gestione workflow raggiungibile dalla barra multifunzione di ARXivar C lient selezionando le scheda "Strumenti". Dal gruppo di funzioni "Workflow" selezionare " Designer". Aperto a sua volta anche la maschera Designer contiene una barra multifunzione, dal gruppo Impostazioni (si veda particolare di figura 1) è possibile accedere a definizione Esiti, Figure professionali e Mansioni. fig.1, impostazioni generali. © 2010 ABLE Tech Srl 388 Guida di ARXivar Raggiunte le "impostazioni generali" lato ARXivar C lient (figura 1), queste risultano non abilitate, è possibile abilitare il pulsante "Impostazioni generali" esclusivamente tramite l'apertura di un workflow esistente, oppure durante le fasi di creazione di un nuovo workflow. In versioni di ARXivar successive all'attuale, è possibile che la funzionalità "Impostazioni generali di Workflow" diventi accessibile anche lato ARXivar Server o comunque risulti essere sempre accessibile (abilitata) senza necessariamente dover aprire o creare un workflow... Configurazione di un workflow, prerequisiti minimi. Per creare un nuovo workflow è necessario avere precedentemente definito un Calendario lavorativo e un organigramma di base, in caso contrario non sarà possibile portare a termine la procedura di creazione del Workflow. Se la vostra installazione fosse priva di organigramma fare riferimento a quanto qui esposto. Configurazione di un calendario lavorativo La prima impostazione necessaria per poter utilizzare un workflow è la creazione del calendario. In caso contrario potrete creare dei Workflow ma di fatto questi non potranno essere utilizzati, quindi dovrete definire un calendario lavorativo. E' possibile definire un calendario lavorativo di default, semplicemente impostando ore lavorative di una giornata tipo, inserire una data di inizio e una di fine calendario e selezionare l'area organizzativa, quindi cliccare sul pulsante "Salva" (si veda figura 2). La funzione del calendario è quella di definire gli orari lavorativi per tutti i giorni della settimana: questo consente di poter calcolare in modo sicuro una data di scadenza per le varie attività da svolgere e per i processi globali, tenendo conto di orari, di festività, dei giorni non lavorativi, delle ferie etc. (Festività e ferie vanno configurate manualmente anno per anno) © 2010 ABLE Tech Srl Workflow fig. 2, Calendario lavorativo, vengono definiti giorni e orari lavorativi 389 fig. 3, Calendario festività definite tramite azzeramento orario lavorativo Ore giornata lavorativa: In questa casella di testo dovrete indicare le ore lavorative, è possibile inserire solo numeri interi non sono gestite la mezzora non viene gestita. Area organizzativa: Selezionare dalla casella combinata l'area organizzativa omogenea. E' necessario definire un calendario lavorativo per ogni singola area organizzativa dove è previsto l'utilizzo di Workflow. Dalla data: Inserire la data inizio calendario, la data non deve essere superiore alla data che si andrà ad inserire in " Alla data:". Alla data: Inserire la data di termine calendario. La data qui specificata non deve essere inferiore alla data inserita in "Dalla Data:" Mattino - Dalle ore: Inserire l'ora di inizio lavori del mattino. L'orario qui inserito non deve essere superiore all'orario inserito in "Alle ore" mattino e "Dalle ore - Alle ore" della fascia pomeridiana. Alle ore: Inserire l'orario di fine lavoro del mattino. L'orario qui inserito non deve essere inferiore all'orario indicato in "Dalle ore" del mattino. © 2010 ABLE Tech Srl 390 Guida di ARXivar P o m e r ig g io Da lle o r e : Inserire l'ora di inizio lavori del pomeriggio. L'orario qui inserito non deve essere superiore all'orario inserito in "Alle ore" pomeriggio e inferiore a "Dalle ore - Alle ore" della fascia mattutina. Alle ore: Inserire l'orario di fine lavori della fascia pomeridiana. L'orario qui inserito non deve essere inferiore ai precedenti orari di inizio/fine inseriti. Caselle di controllo riportanti i sette giorni della settimana. Selezionare la giornata lavorativa, per esempio, i primi cinque giorni della settimana sono lavorativi lavorativi si dovrà selezionare Lunedì, martedì, mercoledì, giovedì e venerdì, come mostrato in figura 2. Alcuni esempi Si prenda come riferimento quanto mostrato in figura 2. In questo caso la pressione del pulsante salva andrebbe a creare un calendario lavorativo per l'area organizzativa 01.Demo, dalle ore 9 alle 13 e dalle 14:30 alle 18:30, per i giorni dal lunedì al venerdì compreso a partire dal primo gennaio del 2009 all'ultimo giorno dell'anno 2020. In questo modo saranno considerati tutti i giorni lavorativi e non vengono presi in considerazione giorni di ferie e festività, l'unica festività programmata (si veda figura 3) è il 25 dicembre dell'anno 2009. Festività e ferie vanno programmate per singola giornata nel seguente modo: selezionare dal calendario la giornata interessata ed azzerare gli orari dalle ore - alle ore in entrambe le fasce (Mattino e pomeriggio) quindi premere il pulsante salva. Sono consentite anche sospensioni parziali degli orari. Il calendario è modificabile in qualsiasi momento anche a processi avviati. E' possibile anche definire orari di lavoro spalmati su diversi turni. Poniamo l'esempio relativo ai seguenti orari lavorativi: Primo turno di lavoro dalle ore 6 alle 14 per i primi 5 giorni della settimana, secondo turno lavorativo dalle 14:00 alle 22:00 per i primi 5 giorni della settimana, basterà procedere come segue: inserire 8 ore lavorative, area organizzativa interessata, dalla data alla data, impostare nella fascia del mattino dalle 06:00 alle 14:00 , quindi selezionare i primi 5 giorni della settimana, cliccare su salva. Ripetere la stessa operazione specificando l'orario relativo al secondo turno cioè dalle 14:00 alle 22:00 e premere salva, cosi facendo il secondo orario andrà ad aggiungersi al precedente. Note aggiuntive: E' importante definire un calendario lavorativo per ogni singola AOO, questo consente la condivisione di processi tra AOO differenti. Definendo un calendario lavorativo solo per alcune AOO nel caso un particolare processo coinvolgesse utenti appartenenti ad AOO prive di calendario lavorativo il workflow non andrebbe a buon fine. Configurazione di un Organigramma di base. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 391 Non è possibile creare un workflow documentale senza avere prima definito un organigramma di base (detto anche organigramma standard). In realtà i Workflow disegnati per la gestione di processi aziendali, a differenza di quanto avviene in enti pubblici, non richiedono una configurazione basata su organigrammi a più livelli, in scenari aziendali privati, anche se nulla vieta l'utilizzo di organigrammi più complessi, la loro gestione diventa possibile anche tramite l'utilizzo di organigrammi ad un unico livello basando il resto delle procedure a mansioni e figure professionali, semplificando di gran lunga gestione di processi e mantenimento dei workflow stessi. C ome già accennato non è possibile creare un qualsiasi workflow senza avere preventivamente definito un organigramma. Passo-passo seguiranno ora le modalità per la corretta definizione di un organigramma ad un unico livello: Creazione di un organigramma (passo-passo) Creare un organigramma standard 1. Eseguire ARXivar Server, dal menu di sinistra individuare e selezionare la voce Workflow documentale, quindi selezionare dal menu di sinistra la voce "Gestione organigrammi" appare la maschera di figura 1 (Wizard organigramma). 2. La maschera di figura 1 propone due opzioni, Nuovo Organigramma e Carica Organigramma, per valore predefinito trovate selezionato "Nuovo Organigramma", inserire un nome al vostro organigramma di base esempio "Standard" e cliccare su "Avanti", passerete al passo 2 della procedura guidata (maschera di figura 2). fig. 1, Creazione di un organigramma di base © 2010 ABLE Tech Srl 392 Guida di ARXivar 3. Dalla casella tipologia selezionare "UTENTE" (sezione 1, figura 2). 4. Dalla casella Istanza selezionare un utente esempio vostra codice AOO \ Admin (sezione 2, figura 2). fig. 2, Definizione nodo Organigramma. 5.C liccare sul pulsante indicato dalla freccia in figura 2 (sezione 3, figura 2). 6.C liccare sul pulsante "Salva e esci" per terminare la procedura guidata. Rappresentazione degli utenti appartenenti ad un organigramma. Le potenzialità di un organigramma correttamente progettato, trovano la massima flessibilità di utilizzo esclusivamente se l'assegnazione di attori (esecutori), avviene tramite l'utilizzo degli appositi alias (trattai più avanti). Nell'immagine sotto trovate un esempio di come sia possibile utilizzare un alias, in questo caso per specificare l'esecutore del processo corrente è stato utilizzato l'alias utente "Sub-process", nello specifico l'esecutore diventerà l'utente che nell'organigramma di riferimento risulti essere di livello immediatamente inferiore al livello dell'esecutore del precedente task. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 393 ARXivar matte a disposizione tre alias prestabiliti alias quali User-process, Sup-process e Subprocess. Tramite l'utilizzo degli alias diventa cosi possibile far riferimento a: livello e nome utente appartenenti all'organigramma associato al Workflow in questione. ARXivar non consente di creare workflow senza relativa associazione ad un organigramma, per questo motivo diventa obbligatorio definire un organigramma in qualsiasi caso, anche se la progettazione dei vostri workflow non ne prevede l'utilizzo, ma riferimento ad esecutori avviene in modo diretto (non consigliato) o tramite l'ausilio di mansioni e figure professionali (Consigliato). Per modo diretto si intende la definizione di un esecutore tramite relativo nome utente, non è consigliabile definire processi tramite tale modalità... Per la definizione degli organigrammi ARXivar non prevede un limite massimo predefinito, è quindi possibile definire quanti organigrammi si ritengano necessari. Significato alias. Utente che avvia il processo di Workflow. Utente di livello organigramma immediatamente inferiore al livello dell'utente corrente. Utente di livello organigramma immediatamente superiore al livello dell'utente corrente. Esiti. La maschera "Impostazioni generali workflow" di figura 4 è raggiungibile dalla barra multifunzione del modulo di Workflow "Designer" il quale a sua volta è raggiungibile esclusivamente da ARXivar Client. La maschera di "Impostazioni generali workflow" è selezionata per la gestione degli Esiti. · La stessa maschera condivide le impostazioni generali relative a Mansioni e figure professionali. · L'accesso al modulo Designer è consentito solo ad utenti abilitati alla progettazione di Workflow. Nota : Per abilitare un utente alla creazione e modifica dei Workflow procedere come s egue: es eguire AR Xi v a r Ser v er quindi da "Uten ti e g r u p p i " s elezionare l'utente des iderato, dalla mas chera "M od i f i ca Uten ti " s elezionare la s cheda "Au tor i z z a z i on i " , individuare la s ezione "Atti v a z i on e m od u l i ", la s elezione della cas ella di controllo "W or kf l ow " attiva l'utente alla creazione, © 2010 ABLE Tech Srl 394 Guida di ARXivar modifica e cancellazione ai progetti di Workflow. Tale autorizzazione deve es s ere attentamente valutata (per maggiori informazioni s i veda quanto qui es pos to). fig.4, Impostazioni generali Workflow - Mansioni, Figure professionali, Esiti Cos'è un esito? Per esito si intende rappresentare le possibili modalità di conclusione di un Task determinando così il risultato finale di un processo di workflow. L'esito di un task è da ritenersi strettamente correlato ad un link. Ogni qualvolta un'operatore, tramite la funzione "Concludi Task" indica al motore del Workflow il termine delle operazioni eseguite, è obbligato a selezionare (vedi figura 5) un esito, determinando così attraverso il collegamento (Link) associato all'esito selezionato il passaggio al task di destinazione. fig. 5, selezione dell'esito a conclusione task. Le possibili modalità di conclusione di un task devono essere stabilite precedentemente o durate le fasi di progettazione di un workflow, a partire dalla versione 4.5 è possibile definire nuovi esiti direttamente da Workflow designer. Ogni singolo Esito, come già accennato, in realtà determina la successiva selezione di uno specifico Link (collegamento) in uscita. La selezione di un esito, può essere esclusivamente effettuata dall'operatore, nuovamente si osservi figura 5, dove l'operatore può selezionare tra uno dei due possibili esiti qui possibili quali "Conferma" o "Rifiuto", se l'utente dovesse selezionare l'esito "Conferma" il motore di © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 395 workflow seguirebbe il collegamento ad esso associato e passerebbe al processo connesso alla parte terminale del collegamento, stesso meccanismo nel caso l'operatore selezionasse "Rifiuto", ovviamente, in questo caso il motore di Workflow seguirebbe un percorso alternativo a "Conferma". Note Aggiuntive · E' Possibile assegnare quanti Esiti risultino essere necessari. · L'esito definisce la descrizione del link in uscita sostituendo il doppio punto interrogativo con la descrizione dell'esito ad esso associato, (si veda immagine sotto.) diventa Come definire gli Esiti (riferimento - figura 4) L'impostazione degli esiti avviene tramite la maschera di figura 4, selezionando la voce di menu "Esiti" nella parte di destra verranno visualizzati tutti gli esiti precedentemente creati. Tramite questo pulsate si procede alla creazione di un nuovo esito, tramite la maschera di figura 6, sarà sufficiente aggiungere la descrizione e selezionare la relativa icona dall'elenco sottostante. Si tenga presente che la descrizione qui inserita sarà poi proposta all'operatore e utilizzata come descrizione per i link in uscita. Tramite questo pulsante sarà possibile apportare modifiche all'esito selezionato. La modifica di un esito è limitata alla modifica dell'icona, è possibile associare un'icona diversa da quella assegnata durante la creazione dell'esito, selezionare o deselezionare la casella di controllo "C ostituisce un avanzamento nel processo" (il significato di questa casella di controllo viene trattato nel dettaglio più avanti in questa sezione della guida). Non è possibile modificare la descrizione assegnata durante la fase di creazione dell'esito. Nel caso la descrizione necessiti di variazione si dovrà procedere prima alla sua cancellazione (tramite apposito pulsante). Per ovvie ragioni di integrità referenziale non è possibile eliminare un esito utilizzato all'interno di un qualsiasi workflow. Vedere cancellazione di un esito modalità sotto esposta. Cancellazione di un esito Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'esito selezionato. Non è consentita la cancellazione di un esito in essere, per ovvie ragioni di integrità referenziale tale operazione non è consentita. Per procedere alla cancellazione di un esito utilizzato da un qualsiasi Workflow sarà necessario procedere alla modifica del o dei workflow interessati, sostituendo l'esito da eliminare con un altro esito (creato ad hoc oppure con un esito temporaneo). Per sostituire l'esito sarà necessario modificare tutti i link associati a tale esito. Una volta modificati tutti i link di tutti i workflow interessati sarà possibile procedere alla © 2010 ABLE Tech Srl 396 Guida di ARXivar loro cancellazione. fig. 6, Creazione o modifica di un esito. Nome dell'esito Inserire la descrizione dell'esito, si tenga presente che la descrizione qui inserita sarà utilizzata come descrizione dei link in uscita esempio: Costituisce un avanzamento nel processo (Obsoleta) Questa casella di controllo è mantenuta per compatibilità con versioni precedenti di ARXivar, dove era necessario stabilire l'esito selezionato costituiva un avanzamento di processo oppure no. Ora tutti gli esiti comportano un avanzamento di processo, la sua selezione/deselezione è del tutto ininfluente. Mansioni La maschera "Impostazioni generali workflow" di figura 7 è raggiungibile dalla barra multifunzione del modulo di Workflow "Designer" il quale a sua volta è raggiungibile esclusivamente da ARXivar Client. La maschera di "Impostazioni generali workflow" è selezionata per la gestione delle Mansioni. · La stessa maschera condivide le impostazioni generali relative a Esiti e figure professionali. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 397 · L'accesso al modulo Designer è consentito solo ad utenti abilitati alla progettazione di Workflow. Nota : Per abilitare un utente alla creazione e modifica dei Workflow procedere come s egue: es eguire AR Xi v a r Ser v er quindi da "Uten ti e g r u p p i " s elezionare l'utente des iderato, dalla mas chera "M od i f i ca Uten ti " s elezionare la s cheda "Au tor i z z a z i on i " , individuare la s ezione "Atti v a z i on e m od u l i ", la s elezione della cas ella di controllo "W or kf l ow " attiva l'utente alla creazione, modifica e cancellazione ai progetti di Workflow. Tale autorizzazione deve es s ere attentamente valutata (per maggiori informazioni s i veda quanto qui es pos to). fig. 7, Gestione Mansioni. Che cosa è una Mansione ? Per mansioni si intende la definizione di gruppi di utenti di pari grado operativo, cioè in grado di svolgere la stessa mansione, le mansioni sono definibili tramite la maschera di figura 7. L'immagine sotto relativa ad un particolare ricavato dalla maschera "Proprietà task" mette in evidenza la definizione degli esecutori di un ipotetico processo. L'esecuzione del task è stata assegnata alla mansione "Backoffice". In Questo caso il mansione "Backoffice" un task. Dettaglio 1 © 2010 ABLE Tech Srl motore del Workflow invierà a tutti i membri della 398 Guida di ARXivar Un Task è una notifica contenente l'elenco di attività da portare a termine secondo istruzioni è tempistiche prestabilite. Nel caso l'esecuzione di un task esecuzione venga assegnata ad una mansione, viene inviato inviato a tutti i membri appartenenti allo stesso gruppo/mansione, il primo membro che porterà a termine tale task ne determina la chiusura anche per i rimanenti membri appartenenti alla stessa mansione. L'assegnazione dell'esecuzione di un task ad una mansione consente di non dover ridisegnare i workflow nel caso di cambi struttura all'interno della propria organizzazione. In tal caso basterà aggiornare i membri appartenenti alle mansioni interessate da eventuali cambi di struttura. Configurazione e manutenzione delle Mansioni. L'impostazione degli esiti avviene tramite la maschera di figura 7. Selezionando la voce di menu " Mansioni" nella parte di destra verranno visualizzati tutte le mansioni precedentemente create. Tramite questo pulsate si procede alla definizione di una nuova mansione. Il tutto è gestito tramite la maschera di figura 8, sarà sufficiente inserire il nome descrittivo della nuova mansione, selezionare l' area organizzativa di appartenenza, quindi selezionare dall'elenco di sinistra gli utenti di ARXivar da includere. Tramite questo pulsante sarà possibile apportare modifiche alla mansione selezionata. E' possibile modificare una mansione escludendo o aggiungendo utenti. La possibilità di modificare la struttura di una Mansione rappresenta la massima flessibilità relativa a selezione degli esecutori di processo nei vostri workflow. Si consiglia di prendere la buona abitudine assegnare, come esecutori di task, una Mansione piuttosto che un utente di ARXivar, questo perchè, come più avanti spiegato, vi consentirà di non dover modificare tutti i vostri workflow nel caso di eventuali ed imprevisti cambi di personale. Nel caso l'esecuzione di Task fosse direttamente assegnata ad utenti specifici ed ad un certo punto anche un solo utente cambiasse reparto o altro sareste costretti a modificare uno per uno tutti i workflow coinvolti da tale cambiamento. Al contrario, assegnando una Mansione (anche composta da più utenti) come esecutore di processo (task), in caso di cambi struttura imprevisti vi sarà sufficiente modificare la struttura delle Mansioni e i vostri workflow continueranno a funzionare in modo corretto. Per ragioni di integrità referenziale non è consentito modificare il valore di "Nome mansione" e "Area organizzativa" Tramite questo pulsante è possibile eliminare una Mansione. Per ragioni di integrità referenziale non è consentita la cancellazione di una mansione utilizzata come esecutore di un qualsiasi task. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 399 fig. 8, Aggiornamento e modifica delle mansioni per la gestione dei workflow. Nome mansione: Inserire il nome della mansione, non è possibile inserire il nome di una mansione già in essere. Area organizzativa: Definire l'area organizzativa di riferimento per la mansione. Pulsante Aggiungi: Tramite questo pulsante è possibile aggiungere gli utenti rendendoli membri della mansione in questione. L'aggiunta dell'utente tramite il pulsante "Aggiungi" avviene previo selezione dall'elenco di sinistra denominato "Tutti gli utenti". Pulsante Elimina: Il pulsante "Elimina" esclude dalla mansione in questione l'utente selezionato dall'elenco di destra denominato "Utenti del gruppo". Tutti gli utenti: Elenco completo di tutti gli utenti di ARXivar escluso gli utenti già aggiunti all'elenco "Utenti del gruppo" (elenco di destra). La selezione dell'utente avviene tramite click del pulsante sinistro, l'elenco supporta la multiselezione degli utenti tramite combinazione dei tasti C TRL + pulsante sinistro del mouse. Utenti del gruppo © 2010 ABLE Tech Srl 400 Guida di ARXivar Questo elenco contiene tutti gli utenti appartenenti alla mansione in questione. Figure professionali La maschera "Impostazioni generali workflow" di figura 9 è raggiungibile dalla barra multifunzione del modulo di Workflow "Designer" il quale a sua volta è raggiungibile esclusivamente da ARXivar Client. La maschera di "Impostazioni generali workflow" è selezionata per la gestione delle Figure professionali. · La stessa maschera condivide le impostazioni generali relative a Esiti e Mansioni. · L'accesso al modulo Designer è consentito solo ad utenti abilitati alla progettazione di Workflow. Nota : Per abilitare un utente alla creazione e modifica dei Workflow procedere come s egue: es eguire AR Xi v a r Ser v er quindi da "Uten ti e g r u p p i " s elezionare l'utente des iderato, dalla mas chera "M od i f i ca Uten ti " s elezionare la s cheda "Au tor i z z a z i on i " , individuare la s ezione "Atti v a z i on e m od u l i ", la s elezione della cas ella di controllo "W or kf l ow " attiva l'utente alla creazione, modifica e cancellazione ai progetti di Workflow. Tale autorizzazione deve es s ere attentamente valutata (per maggiori informazioni s i veda quanto qui es pos to). fig. 9, Aggiornamento e modifica delle figure professionali per la gestione dei workflow. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 401 Cos'è una figura professionale? Differenze tra figure professionali e mansioni. Le figure professionali possono essere paragonate alle mansioni e come tali vengono utilizzate per la rappresentazione di uno o più utenti di ARXivar. I membri appartenenti ad un gruppo di figure professionali possono essere: · Utenti di ARXivar · Gruppi utenti di ARXivar · Mansioni Le figure professionali devono essere utilizzate per rappresentare utenti che a parità di ruolo o competenza professionale siano in grado svolgere le attività a loro assegnate. E possibile assegnare l'esecuzione di tali attività esclusivamente ad un singolo utente o un singolo gruppo di utenti oppure ad una singola mansione. L'assegnazione delle attività avviene previo selezione di una delle entità sopra citate, che sono selezionabili da un elenco direttamente proposto dal motore di workflow, il quale sulla base di quanto progettato è in grado di proporre il gruppo di figure professionali stabilito come esecutore del task in questione. Modalità di selezione della figura professionale durante l'esecuzione di un workflow. C ome accennato nel precedente paragrafo un gruppo di figure professionali può contenere da uno a più elementi (utenti, gruppi di utenti e mansioni). E' obbligatorio selezionare un unico elemento. Nel caso la selezione ricada su un gruppo di utenti o su una mansione tutti gli utenti del gruppo o della mansione selezionata riceveranno la stessa notifica relativa alle attività da svolgere, il primo utente che porterà a termine le attività previste dal task assegnatogli ne determina la chiusura anche per i rimanenti utenti coinvolti come esecutori del task perchè appartenenti alla stessa mansione o allo stesso gruppo utenti di ARXivar. Ulteriori concetti base Il principale concetto che differenzia un gruppo di figure professionali dalle Mansioni è il seguente: · E' possibile definire un gruppo di figure professionali per tutte le Aree Organizzative mentre un gruppo di mansioni richiede l'assegnazione ad una specifica Area Organizzativa omogenea. · E' possibile assegnare come esecutore di un task una "Mansione" senza dover specificare il singolo utente che dovrà eseguire le attività previste dal task. Tutti gli elementi appartenenti alla mansione indicata come esecutrice del task riceveranno un notifica contenet alle diverse attività previste task in questione. Il primo utente appartenente alla mansione designata come esecutrice del task che concluderà tali attività ne determina la conclusione anche per tutti i rimanenti utenti membri della stessa mansione, automaticamente · C on una figura professionale, al contrario di quanto previsto con le mansioni, diventa obbligatorio selezionare dall'elenco proposto l'utente, o la mansione appartenente alla figura professionale designata come esecutrice delle attivita previste dal processo di workflow. © 2010 ABLE Tech Srl 402 Guida di ARXivar L'operazione di selezione dell'utente può essere affidata ad un utente coinvolto dai processi di workflow che quando necessario sarà chiamato ad operare tale selezione. Questo si verifica generalmente alla conclusione di un task, oppure quando l'utente avvia un Workflow tramite la selezione dell'evento "Selezionabile dall'utente" e come prima operazione sia prevista la valorizzazione di una figura professionale. Per valorizzazione di una figura professionale è intesa la selezione di un utente dall'elenco proposto. L'elenco può essere composto da utenti, mansioni e gruppi di utenti appartenenti al gruppo figure professionali in questione. L'utente o la mansione o il gruppo di utenti selezionato diventerà l'esecutore del successivo task e dovrà eseguire tutte le attività previste. Oltre a quanto già esposto è possibile valorizzare un figura professionale automaticamente tramite una apposita proprietà del link, valorizzabile in modalità di progettazione workflow. · Nel caso la selezione di una figura professionale ricada su un gruppo di utenti di ARXivar o su una mansione, esattamente come avviene con le mansioni, tutti gli utenti appartenenti al gruppo selezionato diverranno potenziali esecutori del task, come già detto a determinare la chiusura delle attività sarà il primo utente (membro del gruppo selezionato) che porterà a termine tutte le attività previste dal task loro assegnato, in questo modo diventa possibile sfruttare il motore di ARXivar con la stessa flessibilità delle mansioni con la grossa differenza che in questo caso la mansione viene selezionata durante l'esecuzione del workflow. Per raggiungere questo risultato vi sarà sufficiente sfruttare i gruppi utenti di ARXivar già definiti o di crearne ad hoc ed aggiungerli come membri alle vostre figure professionali. Riassumendo: le figure professionali richiedono la selezione dell'entità (in gergo "valorizzare la figura professionale") che dovrà eseguire le attività previste dal task, mentre una mansione non richiede tale valorizzazione. Tutti i membri appartenenti alla stessa mansione potranno eseguire le attività previste dal task in questione, in questo caso, il primo utente che porta a termine tali attività ne determina anche la chiusura per tutti gli altri membri appartenenti alla stessa mansione. La figura professionale tiene un comportamento simile alla mansione quando l'elemento selezionato non è un singolo utente ma un gruppo utenti di ARXivar o una mansione, in quanto un gruppo di figure professionali può contenere da uno a più utenti, sia gruppi di utenti di ARXivar sia un gruppi Mansione. Configurazione e manutenzione delle figure professionali. L'impostazione delle figure professionali avviene tramite la maschera di figura 10. Selezionando la voce di menu "Figure professionali" dalla maschera di figura 9 nella sua parte di destra verranno visualizzati tutte le figure professionali precedentemente create, da tale elenco e possibile selezionare la figura professionale che si intende modificare. Tramite questo pulsate si procede alla definizione di una nuova figura professionale. Il tutto è gestito tramite la maschera di figura 10, sarà sufficiente inserire il nome descrittivo della nuova figura professionale, quindi selezionare dall'elenco gli utenti di ARXivar da includere come membri © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 403 appartenenti alla figura professionale in questione, cliccare su conferma per salvare la figura professionale così definita. fig. 10, aggiornamento e modifica di una figura professionale. Tramite questo pulsante sarà possibile apportare modifiche alla figura professionale selezionata, modificare una figura professionale consiste nella inclusione o esclusione di utenti o di gruppi di ARXivar tramite l'apposita casella di controllo posta alla sinistra di ogni elemento presente nell'elenco di figura 10. Gli elementi vengono recuperati dal database di ARXivar. In Questo elenco sono presenti i nominativi di gruppi e di utenti di tutte le Aree Organizzative Omogenee configurate. Non è consentito modificare il nome assegnato alla figura professionale. Tramite questo pulsante è possibile eliminare la figura professionale selezionata. Per ragioni di integrità referenziale non è consentita la cancellazione di figure professionali impegnate come esecutrici di un task di workflow utilizzata come esecutore di un qualsiasi task Nome della figura professionale Inserire il nome della figura professionale, il nome assegnato identifica in modo univoco il gruppo di figure professionali. Elenco privo di etichetta © 2010 ABLE Tech Srl 404 Guida di ARXivar C ontiene utenti, Gruppi di utenti e mansioni, per promuovere l'elemento a membro del gruppo di figure professionali in questione è sufficiente selezionarlo tramite l'apposita casella di controllo. Pulsante Conferma Salva le modifiche apportate al gruppo di figure professionali selezionato. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2 Designer (progettazione) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar Workflow - Designer. Premessa In questa sezione della guida troverete esposti gli argomenti relativi al modulo di ARXivar "Workflow designer", mostrato in figura 1. Il modulo Workflow designer consente di disegnare e gestire i vostri processi aziendali tramite un semplice ed intuitivo editor grafico di flowchart (diagrammi di flusso), il tutto tramite semplici operazioni di drag & drop e valorizzazione delle proprietà esposte dai vari elementi che costituiscono un particolare workflow. La guida, dopo una breve presentazione del modulo Designer espone, partendo dalla barra multifunzione, ogni singola funzionalità messa a disposizione a tutti gli utenti ARXivar abilitati alla progettazione dei Workflow. La sezione dedicata ad ARXivar Workflow Designer termina con degli esempi pratici suddivisi in due categorie Disegnare un workflow (passo-passo) e l'esecuzione di processi aziendali tramite ARXivar Workflow. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 405 fig. 1, il designer di ARXivar Workflow ARXivar Workflow, che cos'è ? ARXivar Workflow è un modulo di ARXivar Client che consente di gestire i processi aziendali. ARXivar Workflow non è un semplice editor grafico nel quale disegnare i flussi documentali, ma di un vero e proprio ambiente di programmazione tramite il quale è possibile definire variabili, assegnare e controllarne il valore, creare iterazioni, gestire eventi e condizioni, gestire parametri in entrata, restituire valori, gestire accessi a fonti dati (lettura e scrittura), creare e richiamare sottoprocessi, pilotare esiti finali delle attività previste e, caratteristica difficile da trovare nei linguaggi di programmazione, con ARXivar workflow è possibile modificare in un qualsiasi punto un processo in corso d'esecuzione (come dire modificare un programma a run-time) dando la possibilità di salvare tali modifiche sia nel processo di Workflow in questione oppure in un nuovo processo semplicemente cambiandone il nome. Questa particolarità è resa possibile perchè ogni singolo workflow © 2010 ABLE Tech Srl 406 Guida di ARXivar in esecuzione in realtà è un'entità a se stante, chiamata istanza di workflow. Tutte queste e molte altre funzionalità sono a disposizione di colui che progetta i workflow, disegnandoli sulla base dei processi aziendali tramite l'utilizzo di strumenti di facile ed intuitivo utilizzo. Gli strumenti messi a disposizione per la progettazione dei Workflow si dividono in dure categorie: strumenti grafici e strumenti non grafici quali: Strumenti grafici: · il task. · il link. · il punto di connessione. · il processo collegato. altri strumenti non grafici: · le variabili di processo · i timer. Esempio introduttivo sulla gestione dei processi e documenti principali di processo. La gestione dei processi ARXivar mette a disposizione una serie di eventi configurabili e relative istruzioni operative. Il modulo prevede uno strumento di ricerca tramite il quale sarà possibile verificare lo stato di avanzamento di uno o più processi quali: operazioni in ritardo, carico di lavoro degli operatori e via discorrendo. Uno dei concetti fondamentali del workflow è che un processo prende sempre avvio da un documento detto "documento principale di processo". Il documento principale di processo attraverserà tutte le operazioni (Tasks) previste dall'intero workflow.Il documento principale di processo può essere modificato, revisionato, ad esso è inoltre possibile associare altri documenti (detti d o cum e nti s e co nd a r i d i p r o ce s s o ). Sui documenti secondari di processo è possibile eseguire delle operazioni quali: recupero di informazioni utili utili al proseguimento del Workflow, invio tramite fax o mail del o dei documenti secondari di processo, creare delle relazioni tra il documento principale e il o i documenti secondari di processo, oppure stabilire che un documento secondario diventi a tutti gli effetti il documento principale di processo, in questo caso il precedente documento principale diventerà un documento secondario di processo. Nota: Possono essere associati al massimo 999 documenti secondari per un totale di 1000 documenti gestibili con da un workflow. Avviato il workflow il documento principale può essere modificato dagli utenti solo se ciò viene esplicitamente specificato oppure si può decidere di demandare all’utente tale scelta, il quale potrà stabilire se operare direttamente sul documento originale o su una copia locale previo operazione detta: copia nel buffer di modifica. Questa copia sarà convalidata o meno durante le diverse fasi del processo. La convalida determina la sostituzione del documento principale di processo con il documento memorizzato nel buffer di modifica, in questo modo il documento principale di processo resterà in sola consultazione per tutti gli altri utenti. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 407 Quanto sopra esposto è limitato ad un semplice esempio introduttivo, come generare e gestire documenti principali di processo e buffer di modifica viene esposto più aventi nelle apposite sezioni della presente guida. Come accedere ad ARXivar designer. Per accedere ad ARXivar Workflow Designer eseguire ARXivar Client e come mostrato in figura 2. Sempre dal gruppo di funzioni Workflow è inoltre possibile accedere alle funzionalità Gestione, Istruzioni, C erca, Eventi ed Esegui singolarmente esposte nelle apposite sezioni. Nota: il gruppo di funzioni workflow di figura 2 è accessibile esclusivamente agli utenti ARXivar abilitati a tale funzionalità si veda quanto qui esposto. fig. 2, come accedere ad Arxivar designer. ARXivar Workflow Designer Dal gruppo di funzioni Workflow di figura 2 selezionare la scheda "Strumenti" per accedere al modulo di ARXivar Workflow Designer cliccare su Designer (come sopra in fig. 2). In figura 3 è visibile la barra multifunzione del modulo Designer. fig. 3, Barra multi funzione del Workflow designer La barra multifunzione è suddivisa in tre gruppi "Workflow", "Elementi flowchart" ed "Impostazioni" ogni singola funzionalità è abbinata ad un numero di riferimento utilizzato nella succesiva legenda: © 2010 ABLE Tech Srl 408 Guida di ARXivar 1. Nuovo - Apri - Salva Nuovo: questa funzionalità consente di creare un nuovo Workflow. La creazione di un nuovo workflow è resa possibile solo se vengono soddisfatti i seguenti prerequisiti minimi: · Licenza del modulo di workflow attivata. · L'utente di ARXivar deve essere abilitato al consumo di tale licenza. Questo è reso possibile lato ARXivar Server (si veda quanto qui esposto). · Per l' area organizzativa omogenea in questione deve deve essere stato definito almeno un organigramma. · Avere definito almeno un utente oppure un gruppo di utenti oppure mansioni oppure figura professionale. Il pulsante Nuovo accede alla maschera di figura 4 dov'è vengono valorizzate alcune proprietà del workflow in questione. Oltre i prerequisiti minimi sopra esposti la valorizzazione di alcune delle sue proprietà sono obbligatorie. Figura 4 mette in evidenza i campi che consentono la valorizzazione di queste proprietà, alcuni di questi sono obbligatori e sono messi in evidenza dalle tre frecce rosse e cioè: Supervisori, Nome, Organigramma. fig. 4, Definizione proprietà di un workflow tramite la creazione di un nuovo workflow. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 409 Apri: tramite il pulsante Apri è possibile accedere alla visualizzazione ed eventuali aggiornamenti di Workflow già esistenti, l'apertura di un Workflow esistente determina l'abilitazione del gruppo di funzioni Impostazioni (figura 3) e quindi la possibilità di accedere alle funzioni in esso contenute quali Organigrammi (nr 11 di fig.3) dove è possibile visualizzare l'organigramma corrente e Impostazioni generali (nr 10 di fig. 3) consentendo l'inserimento, modifica o cancellazione di Esiti, mansioni e figure professionali (la cancellazione è consentita esclusivamente se l'elemento che si intente eliminare non è impiegato in nessun workflow). Sa lv a : Questa funzionalità consente di salvare tutte le modifiche apportate al workflow e risulta essere abilitato solo dopo l'apertura di un workflow esistente o la definizione di uno nuovo. 2. Salva metafile. C onsente il salvataggio di un file immagine di tipo .emf (Enhanced Windows Metafile, formato nativo di Windows utilizzato per la condivisione della grafica vettoriale), contente il disegno del Workflow selezionato. Questo file risulta di particolare comodità nel caso sia necessario trasferire lo stesso workflow su un altro database di ARXivar. Al momento della stesura della presente guida la gestione dei workflow non è prevista la loro esportazione verso altri database. L'unico sistema di replica di un singolo processo di workflow è del tutto manuale. La funzionalità salva metafile vi consente poi di stampare il file .emf avendo poi un riferimento grafico al processo di workflow originale. 3.Task Tramite questo pulsante è possibile aggiungere un nuovo Task ad un workflow, (vedere anche Task). Oltre l'aggiunta di nuovo task questo pulsante prevede due ulteriori funzionalità che in ordine sono modifica e cancellazione del task selezionato. Il pulsante Task viene abilitato previo apertura di un workflow esistente o durante la creazione di un nuovo workflow. 4.Link Tramite questo pulsante è possibile aggiungere un nuovo Link al workflow in questione (vedere anche Link). Il pulsante "Link" oltre all'aggiunta del Link al workflow in questione prevede quattro ulteriori © 2010 ABLE Tech Srl 410 Guida di ARXivar funzionalità quali modifica link, elimina link, modifica punto di origine link e punto di destinazione. Il pulsante Link viene abilitato previo apertura di un workflow esistente o durante la creazione di un nuovo workflow. 5.Condizione Tramite questo pulsante è possibile aggiungere una nuova Condizione al workflow in questione (vedere anche Condizione). La funzionalità Condizione è anche chiamata punto di connessione. Il pulsante C ondizione oltre l'aggiunta di nuovo punto di connessione prevede due ulteriori funzionalità quali modifica e cancellazione del punto di connessione selezionato. Il pulsante punto di Condizione viene abilitato previo apertura di un workflow esistente o durante la creazione di un nuovo workflow. 6.Processi nidificati Tramite il pulsante processi nidificati è possibile aggiungere al workflow principale altri Workflow di ARXivar precedentemente creati. I Workflow aggiunti al workflow in fase di progettazione, chiamati anche "Workflow secondari". E' possibile suddividere i workflow secondari in due categorie, una prima denominata "Processi nidificati", la seconda "Processi collegati". La prima è graficamente rappresentabile. In figura 5 è visibile la forma utilizzata per la sua rappresentazione. La seconda "Processi collegati" a differenza della prima non è graficamente rappresentabile ed è esclusivamente possibile definire dei workflow secondari di tipo "Processi collegati" definendo il workflow secondario tramite apposite proprietà esposte a livello di Link. Processi nidificati e processi collegati in dettaglio: Processi nidificati: è corretto paragonare un processo nidificato ad un normale Task in quanto le successive attività previste dal workflow principale verranno eseguite solo ed esclusivamente al termine di tutte le attività previste dal workflow secondario di tipo "Nidificato". E' possibile inserire chiamate a workflow di tipo nidificato esclusivamente tramite il pulsante "Processi nidificati". Un processo nidificato viene graficamente rappresentato da un rettangolo composto da due bande verticali e con un'icona rappresentante un orologio. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 411 fig. 5, Esempio di processi nidificati e processi collegati. Processi collegati: E' possibile collegare dei workflow secondari ad un workflow principale esclusivamente tramite la gestione delle proprietà di un Link (si veda figura 5 parte evidenziata dalla freccia in rosso). In questo caso il processo collegato viene mandato in esecuzione secondo quanto definito nelle proprietà del link che lo richiamano. Le modalità per stabilire il collegamento al workflow secondario sono definibili nella scheda Azioni, sezione "Processi collegati" (si veda particolare di figura 5). Un workflow secondario di tipo processo collegato non è graficamente rappresentato in quanto esclusivamente richiamabile da un link e non ferma l'esecuzione del Workflow principale. Riassumendo: Workflow nidificati: esecuzione in modalità asincrona, di conseguenza il workflow principale non esegue i task successivi fino a completa conclusione di tutte le attività previste dal workflow secondario. E' possibile collegare dei workflow nidificati esclusivamente tramite l'apposito pulsante "Processi Nidificati". Solo i processi di tipo nidificato possono essere graficamente rappresentati. Processi collegati: esecuzione in modalità sincrona, il workflow principale non deve attendere il termine del processo collegato. I processi collegati sono esclusivamente richiamabili da un link (si veda particolare esposto in figura 5). Un workflow principale quanti sotto workflow può controllare? In un Workflow e possibile aggiungere quanti processi secondari sia ritenuto necessario. Un workflow secondario potrà a sua volta contenere ulteriori sotto processi e così via. Quanto sopra mette in evidenza un ulteriore similitudine del Workflow di ARXivar con le tecniche di programmazione dove un problema di una certa complessità va suddiviso in © 2010 ABLE Tech Srl 412 Guida di ARXivar sotto problemi, facilitandone gestione e mantenimento. Modalità di utilizzo e configurazione di sotto processi sono largamente esposte nella sezione ad essi dedicata. 7. Pausa Tramite questo pulsante è possibile programmare una Pausa di una durata configurabile in ore, minuti e secondi. Una pausa interrompe l'esecuzione di un intero workflow. E' possibile introdurre una pausa tra il termine dell'esecuzione di parte o di tutte le attività previste da più task task e l'inizio di attività previste da uno o più successivi task. Questo significa che una pausa è in grado di gestire più link in entrata e più link in uscita. Le pause vengono generalmente utilizzate per attendere il termine di operazioni indipendenti ed esterne al workflow in esecuzione, esempio la disponibilità di informazioni disponibili solo a partire da una certo orario in poi. C onfigurazione ed utilizzo delle Pause all'interno dei vostri workflow sono esposte in dettaglio nella sezione ad esse dedicata. 8.Variabili Tramite questo pulsante è possibile definire delle variabili da poter utilizzare durante tutta la durata del processo di workflow. Le variabili qui definite vengono chiamate "Variabili di processo". Le variabili di processo possono essere valorizzate manualmente dagli esecutori, automaticamente durante le varie fasi del processo in esecuzione, oppure recuperandone il valore dal contenuto di documento o da risultati ottenuti da interrogazioni su basi di dati sia esterne che di ARXivar. Le variabili di processo possono rappresentare i seguenti tipi di dati: · numerico con segno (separatore delle migliaia non gestito, come separatore di decimali utilizzare il punto indipendentemente dalla localizzazione del sistema operativo host) · alfanumerico (stringhe di lettere o numeri ed altri caratteri speciali escluso %) · Data/Ora (gg/mm/aaaa hh:mm) · Boolean (True/False) · Combo (casella combinata di valori alfanumerici) Le variabili di processo vengono generalmente utilizzate in combinata con le condizioni dove in base al particolare valore di una variabile sarà possibili stabilire i diversi punti di uscita di un task. C onfigurazione ed utilizzo delle variabili di processo all'interno dei vostri workflow sono esposte in © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 413 dettaglio nella sezione ad esse dedicata. 9.Timer Tramite questo pulsante è possibile creare e configurare dei Timer. Un timer è esclusivamente attivabile tramite apposite proprietà esposte a livello di Link. E' possibile definire il tempo di attesa di un timer nel formato di giorni, ore e minuti. Un Timer alla sua scadenza è in grado di inviare mail ed eseguire operazioni lato server quali esecuzione di file eseguibili, batch e script di vario genere. I timer sono esposti in dettaglio alla sezione loro dedicata più avanti in questo capitolo. 10.Impostazioni generali Si veda quanto qui esposto 11.Organigrammi Si veda quanto qui esposto 12.Sicurezza © 2010 ABLE Tech Srl 414 Guida di ARXivar Si veda quanto qui esposto Vedere anche: Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo) contenete un esercitazione che prevede la progettazione di un semplice workflow Eseguire processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo) viene mostrato come eseguire il workflow disegnato tramite l'esercizio di Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passopasso) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.1 Task ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Task. Vedere anche: Proprietà task - generali, Proprietà task - Esecutori, Proprietà task - documenti, Proprietà task - operazioni, Proprietà task - automatismi, Proprietà task - esiti Premessa La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Task. Nello specifico saranno trattati gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di workflow in questione. Nota aggiuntiva: C ome potrete facilmente intuire la configurazione di parametri e proprietà esposte da task e link in più situazioni possono entrare tra di loro in conflitto, spetta a chi progetta workflow evitare che le diverse configurazioni entrino tra di lo in conflitto. Implementare controlli ad hoc o troppo rigidi invaliderebbe gli indispensabili concetti astratti tipici dei linguaggi di programmazione. Che cosa è un Task nei workflow di ARXivar ? Un task è un elemento del Workflow di ARXivar, la seguente immagine ne è la rappresentazione grafica. L'elemento Task rientra tra gli elementi di workflow di maggiore importanza in quanto tramite © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 415 un'attenta e corretta configurazione delle sue moltecipli proprietà consente un'ottima pianificazione dei processi aziendali. Tramite un task è possibile definire le operazioni da eseguire, definirne gli esecutori di tali operazioni quali: utenti,gruppi di utenti,figure professionali o mansioni ecc.., e tanto altro ancora. Questa sezione della guida espone nel dettaglio tutti gli elementi/proprietà configurabili tramite l'elemento task. Come aggiungere un task ad un workflow: E' possibile aggiungere un nuovo task esclusivamente da ARXivar client - Strumenti - dal gruppo Workflow cliccare su Designer. Aperta la maschera "Gestione Workflow documentale" potrete creare un nuovo Workflow oppure modificarne uno già esistente. Per maggiori dettagli si veda "C ome accedere ad ARXivar designer", è inoltre possibile aggiungere un nuovo task all'istanza di un workflow in fase di esecuzione, in questo caso, il nuovo task aggiunto sarà esclusivamente presente per quella specifica istanza del workflow in esecuzione, tale aggiunta non sarà riportata nel workflow originale. fig.1, Proprietà strumento task. © 2010 ABLE Tech Srl 416 Guida di ARXivar Definizione di un task Pulsante per l'aggiunta di un nuovo task al workflow corrente (nuovo o modifica). il pulsante "Task" è individuabile nella barra multifunzione della maschera "Gestione Workflow documentale" citata nel precedente paragrafo. Indipendentemente dalla modalità di lavoro, sia che si tratti della creazione di un nuovo workflow o della modifica di un workflow esistente, la pressione del pulsante task (figura sopra) determina la visualizzazione della finestra di figura 1 "Proprietà task". La maschera Proprietà task è organizzata su sei schede denominate: · Generale · Esecutori · Documenti · Operazioni · Automatico · Esiti Vedere anche: Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo) contenete un esercitazione che prevede la progettazione di un semplice workflow Eseguire processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo) viene mostrato come eseguire il workflow disegnato tramite l'esercizio di Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passopasso) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.1.1 Task, generali Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Generali © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 417 Premessa: Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Generale" della finestra "Proprietà Task". fig. 2, Proprietà task - scheda "Generale". Fase: Inserire una descrizione ridotta che descriva il task in questione, in particolare le operazioni che saranno svolte dagli esecutori. Quanto inserito nella casella di testo "Fase:" sarà riprodotto nel poligono graficamente raffigurante il nuovo task. La forma del poligono è definibile dall'utente secondo quanto stabilito nella proprietà Forma, più avanti trattata in tutti i suoi dettagli. Dettaglio: Inserire una descrizione dettagliata in relazione alle operazioni previste dal task in questione e che dovranno essere eseguite dagli attori (esecutori) associati a tale task. Tale descrizione viene utilizzata per dare una prima informazione agli esecutori coinvolti dal task in questione tramite visualizzazione della stessa. la visualizzazione di quanto inserito in "Dettaglio:" avviene tramite la finestra Task dell'utente, l'esecutore può visualizzare tale finestra tramite doppio click sull'elemento interessato selezionabile dall'elenco dei propri task attivi, presente in un apposito pannello visualizzabile sul desktop di ARXivar. (Per maggiori dettagli si veda il punto "III Esecuzione delle attività previste dal workflow e stabilirne l'avanzamento" l'argomento è raggiungibile tramite il seguente LINK). Nella casella di testo "Dettaglio:" è possibile inserire, oltre a del testo statico, anche dei valori " © 2010 ABLE Tech Srl 418 Guida di ARXivar variabili" semplicemente mappando una zona del testo qui inserito con i campi di profilo. Tale associazione è resa possibile grazie al pulsante posto a destra della casella di testo. La pressione di questo tasto consente la selezione di tutti i campi di profilo oppure la selezione delle variabili di processo (per maggiori dettagli sulle variabili di processo si veda quanto qui esposto), in questo modo sarà possibile valorizzare parte del testo recuperando i valori dal profilo documentale o direttamente dalle variabili di processo. Segue un piccolo esempio: Si potrebbe valorizzare il campo "Dettaglio" con: Verificare la richiesta pervenuta dal cliente % MI T T ENT E% e indicare il commer.. .. .. dove %MITTENTE%, a run time la parte di testo racchiusa tra i simboli di percentuale "%" viene automaticamente sostituita con il nome del mittente. Il valore viene recuperato dal profilo documentale relativo al documento principale di processo. ATTENZIONE: si consiglia di evitare l'utilizzo del simbolo % nel campo "Dettaglio:" in quanto, come sopra specificato, tale valore è utilizzato dal parser per la valorizzazione delle parti variabili del testo qui indicato. Durata e attivazione task gg: hh: mm: Inserire il tempo necessario stabilito per l'esecuzione del task espresso in gg=giorni, hh=ore e mm=minuti. In base a quanto definito in gg: hh: mm: il motore del workflow sarà in grado di stabilire la data e l'ora della scadenza del task stesso. Il conteggio inizia a partire dalla data e ora di ricezione della notifica di assegnazione task. Scadenza: Oltre alle proprietà gg: hh: mm: sopra esposte è possibile definire una scadenza tramite l'utilizzo di una variabile di processo espressamente definita per tale scopo. Per esempio tale variabile potrebbe venire valorizzata dal link precedente il task in questione. Attivazione: Stesse modalita della proprietà "Scadenza" sopra citata, in questo caso la variabile di processo dovrà determinare data e orario di attivazione del task. Anche se il supervisore del task fosse a conoscenza dell'esatto nome assegnato alle variabili di processo è consigliabile l'utilizzo dell'apposito pulsante posto alla destra di entrambe le proprietà. Questo garantisce l'utilizzo di una corretta sintassi (utilizzo e posizionamento di caratteri speciali, in questo caso '§') utilizzati dal sistema per la valorizzazione delle proprietà. Si ricorda che il designer non è sempre in grado di rilevare errori di sintassi o di forma. In questo caso un errore di questa natura potrebbe compromettere l'esatta esecuzione del Workflow. Errori di questa natura non sempre sono di facile individuazione. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 419 Modalità operativa Attendere tutti i Links collegati: Questa opzione a scelta obbligatoria se selezionata e nel caso il task attivo possedesse più Link in entrata, quanto stabilito nel task in questione (Operazioni, Esecutori, Azioni ecc..) verrebbe preso in considerazione solo ed esclusivamente quando tutti i link in vengono eseguiti, solo al verificarsi di questa condizione gli esecutori previsti riceverebbero relativa notifica di assegnazione task. Difficilmente vi ritroverete a progettare workflow di questo tipo e per questo motivo la l'opzione di scelta obbligatoria predefinita è "Procedere al primo Link ricevuto". Procedere al primo Link ricevuto: (Opzione predefinita) Funzionalità simile alla precedente "Attendere tutti i Links collegati" tranne che in questo caso, quanto previsto nel task in questione, viene eseguito al termine di uno dei link collegati. Istruzioni Operative C onsente di associare al task in questione del testo contente delle istruzioni operative. Per selezionare l'istruzione operativa ed associarla cosi al task in questione utilizzare l'apposito pulsante posto alla destra del campo "Istruzioni operative" . C liccando sul pulsante si accede alla maschera per la selezione delle istruzioni operative. Per impostazione predefinita l'elenco presente nella maschera è vuoto, è possibile inserire nel campo "Ricerca" parte del nome assegnato all'istruzione operativa e premere il pulsante "Filtro" della maschera "Ricerca operazioni operative", verranno cosi proposte tutte le voci che soddisfano quanto inserito in campo "Ricerca", oppure non inserire nessun valore nel campo "Ricerca" e premere il pulsante "Filtro", in questo modo saranno visualizzate tutte le istruzioni operative precedente inserite. Selezionare con doppio click l'istruzione operativa desiderata, L'operazione selezionata sarà cosi associata al task in questione. Nel campo "Istruzioni operative" della maschera "Proprietà task" riporterà l'ID (codice identificativo) dell'istruzione operativa selezionata. In questo modo gli esecutori previsti quando riceveranno il task in questione oltre a quanto definito nel campo Dettaglio del task potranno visionare le istruzioni operative. E' possibile associare una sola istruzione operativa per singolo task indipendentemente dal numero di operazioni previste dal task in questione. Tuttavia, il testo inseribile in una singola istruzione non è praticamente sottoposto a limiti di inserimento, torna dunque semplice pensare di inserire in una unica istruzione operativa tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento di tutte le operazioni previste dal task. E' possibile riutilizzare un' istruzione operativa per più task e per più workflow creando cosi delle relazioni uno a molti (un'istruzione operativa associata a molti task). Creazione, aggiornamento e cancellazione delle istruzioni operative viene esposto in dettaglio nella presente questa guida al capitolo "Istruzioni". ATTENZIONE: Il modulo "Istruzioni" per la creazione,aggiornamento e cancellazione delle istruzioni operative non implementa l'integrità referenziale per la relazione "Istruzione operativa" e "Task", di © 2010 ABLE Tech Srl 420 Guida di ARXivar conseguenza non esistono vincoli per la cancellazione di istruzioni operative associate a task, in questo caso i workflow interessati continueranno a funzionare ma tutti i task precedentemente associati all'istruzione operativa eliminata ne risulteranno privi. Priorità: Tramite la casella combinata "Priorità:" E' possibile assegnare un livello di priorità al tasktra tre livelli disponibili, "NORMALE, MEDIA, ALTA". Grafica Forma: La casella combinata "Forme" consente di selezionare l'aspetto grafico da assegnare al task in questione. La casella combinata contiene ben 42 differenti poligoni che potrete selezionare per dare un significato visivo ai vostri task. Le forme selezionabili comprendono praticamente tutte le forme comunemente utilizzate nel disegno di flowchart (diagrammi di flusso). Seguono alcuni esempi di elementi di flowchart (tra i più comunemente utilizzati), comprensivi della descrizione che dovrete selezionare dalla casella combinata "Forma" per ottenere la relativa rappresentazione grafica. Nota: La forma selezionata non ha nessuna influenza sulle proprietà del task in questione. il significato della forma è puramente visiva e non implementa metodi proprietari esclusivamente associabili al tipo forma/elemento selezionato. Il designer-workflow di ARXivar stabilisce il significato associato al singolo elemento di flowchart indipendentemente dalla sua forma grafica, il significato di ogni singolo elemento avviene per configurazione e valorizzazione di parametri e proprietà. Gli elementi configurabili di un workflow di ARXivar sono: Task, Link, Condizione, Processi collegati , Pausa, Variabili e Timer, tutti questi elementi, escluso "Variabili" e "Timer" possono subire modifiche ed aggiustamenti da parte dell'utente. L'unico elemento che consente all'utente di modificarne la forma grafica è l'elemento Task i rimanenti elementi aventi una rappresentazione grafica possono subire modifiche relative a dimensione e colori (sfondo e testo). L'elemento Link avrà sempre il colore predefinito blue, può ottenere il colore rosso © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 421 quanto tramite il Link vengono attivati dei timer. Le sue proprietà grafiche modificabili possono essere lunghezza, angolazione, punto di partenza e punto di arrivo. Colore testo: Tramite il pulsante posto alla destra del campo "Colore testo" è possibile visualizzare la classica finestra di dialogo per la selezione del colore da utilizzare per il testo visualizzato all'interno del task. E' importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore sfondo", ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico rappresentante il task risulterebbe illeggibile. Il colore predefinito è un Blue scuro. Font: Tramite il pulsante posto alla destra del campo "Font" è possibile visualizzare la classica finestra di dialogo per la selezione del tipo carattere da applicare al testo visualizzato all'interno del task in questione, vi sarà possibile stabilire tipo carattere, stile e dimensione. Allinea: Tramite l'apposita casella combinata è possibile stabilire la posizione desiderata del testo visualizzato all'interno del task in questione. Colore sfondo: Tramite il pulsante posto alla destra del campo "Colore sfondo" è possibile visualizzare la classica finestra di dialogo per la selezione del colore da associare allo sfondo della forma grafica utilizzata per il task. E' importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore testo", ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico rappresentante il task risulterebbe illeggibile. Il colore predefinito è un Giallo. Icona task Tramite la pressione del pulsante cambia è possibile selezionare da un elenco predefinito di Icone, l'icona da associare al task in questione. Elimina storia Task: Questa casella di controllo, se selezionata determina la cancellazione tracciabilità task. Il motore del workflow di ARXivar mantiene uno storico per ogni singolo task contenete una serie di informazioni quali: Stato del task, data e ora di inizio, Nome assegnato al task, Utente esecutore, Data e ora di prevista scadenza, data e ora di fine task, esito di conclusione, il codice che identifica in maniera © 2010 ABLE Tech Srl 422 Guida di ARXivar univoca il singolo task, eventuali revisioni documento principale di processo e la descrizione dettagliata del task. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.1.2 Task, esecutori Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Esecutori Premessa: Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Esecutori" della finestra "Proprietà Task", si veda figura 2. fig. 3, Proprietà task - scheda "Esecutori". Tramite la scheda Esecutori è possibile definire gli esecutori del Task in questione, cioè gli utenti di © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 423 ARXivar che dovranno eseguire le operazioni previste dallo specifico task. Membri: E' un elenco atto a contenere l'elenco degli esecutori del task corrente. Assegnazione di Utenti, mansioni, figure professionali o utenti speciali Tramite questo pulsante è possibile includere nell'elenco Membri gli esecutori (chiamati anche a tto r i) del task corrente. L'aggiunta degli esecutori avviene tramite questo pulsante avviene tramite la selezione dell'elemento interessato dalla maschera "Seleziona utente" mostrata nell'immagine qui sotto mostrata. particolare elenco categorie utenti selezionabili. Tramite la maschera seleziona utente è possibile selezionare l'esecutore o esecutori dagli utenti di ARXivar in questo caso suddivisi in quattro differenti categorie quali: · Categoria Utente: Questa categoria consente di selezionare uno o più esecutori tramite selezione nome utente di ARXivar, la selezione dell'utente desiderato avviene trami un semplice click sull'utente desiderato e successiva pressione del pulsante "C onferma". E' possibile effettuare delle selezioni multiple (più utenti contemporaneamente) semplicemente unendo al click del pulsante sinistro del mouse la pressione del pulsante CTRL. Tasto sinistro del mouse + CTRL consente una selezione multipla degli utenti secondo un ordine stabilito dall'operatore, sostituendo il pulsante CTRL al pulsante SHIFT (maiuscola) la selezione multipla sarà ti tipo sequenziale comprensiva del primo all'ultimo nominativo selezionato. · Categoria Mansione: Questa categoria consente di selezionare la o le Mansioni ed assegnarla/le come esecutrice del task, (per sapere cosa sia una mansione e come viene definita si veda quanto qui esposto). Le modalità di selezione sono identiche a quanto esposto sopra in "C ategoria Utente". Nel caso la categoria mansioni risultasse non espansa vi sara sufficiente cliccare sul seguente pulsante . Quando la proprietà "Esecutore" del task viene valorizzata da una mansione tutti gli utenti appartenenti alla mansione selezionata riceveranno notifica relativa all'assegnazione del particolare task. Il primo utente che porterà a termine tutte le operazioni previste dal Task (conclude il task), ne determina la chiusura anche per tutti gli altri utenti appartenenti alla stessa mansione. © 2010 ABLE Tech Srl 424 Guida di ARXivar · Categoria Figura Professionale: Questa categoria consente di selezionare la o le figure professionali ed assegnarla come esecutrice del task (per maggiori informazioni relative al "figura professionale" si veda quanto qui esposto). Le modalità di selezione sono identiche a quanto esposto in "Categoria Utente" (s i veda poco s opra penultimo paragrafo). Nel caso la categoria figura professionale risultasse non espansa sarà sufficiente cliccare su , esplodendo Categoria: Figure professionali vi sarà dunque possibile selezionare la figura professionale desiderata. Diversamente da quanto avviene con esecutori appartenenti ad una Mansione, gli utenti facenti parte della figura professionale non saranno automaticamente chiamati ad eseguire le attività previste dal task, nel caso di figura professionale tra gli utenti appartenenti alla figura impostata come esecutore del task solo uno sarà chiamato ad eseguire le attività previste, tale utente può deve essere selezionato automaticamente previo apposita configurazione lato Link oppure selezionato dall'utente quale esecutore del precedente task. Nel caso fosse assegnata una figura professionale al primo task dell'intero workflow la selezione dell'utente esecutore deve essere impostato sul primo link, in caso contrario nessuna entità sarà in grado di eseguire tale selezione, la notifica "Hai nuovi task" sarà per valore predefinito inviata allo User-Process (si veda sotto categorie speciali). Dunque una figura professionale in realtà mette a disposizione un gruppo di utenti, solo uno di questi dovrà essere l'esecutore effettivo. L'esecutore può essere valorizzato: automaticamente grazie una funzionalità specifica dell'elemento di workflow chiamato link (in questo caso il link precedente al task in questione), oppure manualmente da un operatore previo una specifica operazione configurabile tramite un'apposita proprietà del gruppo "Operazioni task" qui esposta. · Categoria Speciale: Questa categoria rende possibile assegnare il task a tre diversi esecutori logici quali: lo User-Process, oppure il Sub-Process o il Sup-Process. Le tre figure hanno il seguente significato: - User-Process: Fa riferimento all'utente che ha avviato il processo. ARXivar considera un operatore come "Utente che ha avviato il processo" nei seguenti casi: 1. In ARXivar C lient da pannello "Risultati di ricerca", previo selezione del documento desiderato, l'utente esegue il comando "Workflow > Avvia nuovo processo di Workflow". 2. L'utente esegue da ARXivar C lient un'archiviazione di un documento, qualsiasi sia la modalità utilizzata per l'archiviazione se la tipologia documentale assegnata è associata ad un evento di workflow del tipo "Assegna il tipo di documento", l'utente che esegue l'archiviazione sarà lo User-Process di tutti i processi di workflow cosi scatenati (in questo caso il nome utente da abbinare allo Us e r -P r o ce s s viene recuperato dal nome utente di Login ad ARXivar). © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 425 3. Tutte le modalità di importazione documenti (si veda SDK, Spool Recognition Pro ecc...) richiedono come parametro obbligatorio un nome utente di ARXivar valido, l'utente cosi indicato diventa lo User-process per eventuali workflow cosi scatenati. - Sup-Process: Fa riferimento diretto all'organigramma associato al particolare workflow (per "Organigramma" si veda quanto qui esposto). L'esecutore Sup-Process è l'utente di livello/ organigramma immediatamente superiore al livello/organigramma occupato dall'esecutore del task precedente. - Sub-Process: Fa riferimento diretto all'organigramma associato al particolare workflow (per "Organigramma" si veda quanto qui esposto). L'esecutore SUB-Process è l'utente di livello/ organigramma immediatamente inferiore al livello/organigramma occupato dall'esecutore del task precedente. Un esempio, un workflow per la gestione richiesta permesso ferie: Esecutore assegnato al primo task è "User-Process". L'utente m.rossi seleziona il modulo ARXivar di richiesta ferie; compila profilo e parti libere del modulo di richiesta ferie.. all'atto della archiviazione, l'utente m.rossi automaticamente scatena il workflow "Gestione richiesta permesso ferie". L'utente m.rossi in questo scenario è impersonato come User-process... Essendo una richiesta ferie dovrà essere convalidata da un suo superiore, dunque l'esecutore del Task di convalida richiesta ferie dovrà esse impostato come Sup-Process, cioè l'utente che a livello di organigramma risulta essere il diretto superiore dell'utente Signor Mario Rossi. Alcune considerazioni: Associare come esecutori di un determinato task, direttamente uno o più utenti, come per esempio viene mostrato nella seguente immagine: dov'è sono stati selezionati tre utenti "01\Bruno, 01\Marco e 02\Mario", piuttosto che optare per la selezione di una figura professionale o, come mostrato nella successiva immagine: © 2010 ABLE Tech Srl 426 Guida di ARXivar di una mansione, nel caso la vostra organizzazione subisca un cambio del personale (dimissioni, cambi struttura o di ruoli ecc..) potrebbe richiedere una modifica di tutti i task coinvolti da tale modifica. Esempio: l'utente m.rossi è stato selezionato come esecutore in enne task di enne Workflow. l'utente m. rossi cambia mansione oppure presenta le sue dimissioni, è facile intuire che tutti i workflow dove l'utente m.rossi risulta come esecutore andrebbero modificati secondo le seguenti modalità: Come prima operazione: Individuare tutti i workflow coinvolti da tale variazione, apportare l'opportuna modifica sostituendo l'esecutore m.rossi con un altro utente. Come seconda: Aggiornare tutte le singole istanze dei Workflow coinvolti e apportare, come sopra, l'opportuna modifica. Per questo motivo, ovviamente dove possibile, si consiglia di fare uso di Mansioni e figure professionali. Assegnando come esecutore/i del task mansioni o figure professionali, il verificarsi di uno o più cambi struttura all'interno della vostra organizzazione, vi sarà possibile aggiornare tutti i workflow semplicemente modificando mansioni e figure professionali coinvolte da un'eventuale cambio struttura organizzativa. Le modifiche apportate a Mansioni o figure professionali, a differenza di una cancellazione o cambio utente, hanno la capacità di ripercuotersi automaticamente su tutti i task compresi quelli già avviati.. Per maggiori dettagli sulle Mansioni (configurazione e utilizzo) si veda quanto qui esposto, per "Figure professionali" fare click sul seguente Link. Ulteriori approfondimenti in Mansioni e figure professionali.. Assegnazione di Utenti da organigramma Tramite questo pulsante potrete selezionare gli utenti direttamente da organigramma, la selezione da organigramma è semplice ed intuitiva, si veda l'immagine successiva, dove è sufficiente espandere i differenti rami dell'organigramma e selezionare l'utente desiderato ed assegnarlo quindi come esecutore del task. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 427 Cancellazione di un elemento Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'elemento selezionato dall'elenco membri esecutori. Attivazione automatismi per esecutori task. Sulla parte destra della scheda "Esecutori" della maschera "Proprietà task" è possibile abilitare una serie di automatismi che verranno presi in considerazione dal motore di workflow al momento dell'esecuzione del task in questione. Il particolare mostrato nella successiva immagine mette in evidenza le caselle di controllo selezionabili per la loro attivazione. Notifica per mail SMTP agli esecutori: Selezionando questa casella di controllo, il motore di Workflow invia la notifica relativa all'assegnazione del task in questione. Questo automatismo richiede una corretta configurazione di un server SMTP lato ARXivar Server. Inoltre gli esecutori del task in questione devono possedere un indirizzo e-mail valido. E' possibile assegnare un indirizzo e-mail tramite gestione Utenti e gruppi (ARXivar Server) secondo quanto qui esposto. Selezione esecutore in base alla lista: La selezione di questa casella attiva la possibilità di selezionare da un'apposita lista quale "Utente" dovrà eseguire il task in questione. La lista viene creata recuperando tutti gli elementi di tipo utente assegnati come esecutori al task in questione. Gli utenti chiamati a dover eseguire tale selezione possono essere: · Gli utenti che rientrano tra gli esecutori di un task con "Selezione esecutore in base alla lista " attivata. · Gli utenti che scatenano un processo di workflow dove il primo task abbia "Selezione esecutore in base alla lista" attivata. © 2010 ABLE Tech Srl 428 Guida di ARXivar Nel caso l'utente chiamato ad eseguire tale selezione dovesse chiudere la lista degli utenti candidati all'esecuzione del particolare task, quindi senza operare una scelta, in questo caso il task in questione sarà assegnato all'utente Admin. Selezione esecutore in base all'organigramma: Simile a "Selezione esecutore in base alla lista", ovviamente l'elenco degli utenti candidati all'esecuzione di tale task saranno utenti appartenenti all'organigramma e nel caso di mancata assegnazione il task in questione sara assegnato all'utente di livello più alto nell'organigramma. Richiesta di Presa in carico: Selezionando questa casella di controllo, gli esecutori associati al task corrente potranno decidere di prendersi in carico tutte le operazioni previste dal task stesso. Il primo utente che effettuerà tale scelta diventerà unico esecutore del task in questione, i rimanenti esecutori saranno automaticamente sgravati da qualsiasi attività prevista. Richiesta password alla conclusione task: Questa funzionalità, se attivata, richiede l'inserimento della password dell'utente di ARXivar. Quando l'esecutore, una volta concluse tutte le attività richieste dal task in questione procede alla sua conclusione, il motore del Workflow procederà con la richiesta di inserimento password. L'esecutore per poter concludere il task dovrà cosi inserire la propria password del suo utente ARXivar. Questo garantisce che le operazioni previste dal task siano state effettivamente eseguite dall'utente definito come esecutore del task, in caso di mancato inserimento password o password errata non è possibile concludere il task in questione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.1.3 Task, documenti Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Documenti Premessa: Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Documenti" della finestra "Proprietà Task". © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 429 Quanto esposto nella presente sezione di guida, riguarda la configurazione delle operazioni e relative proprietà previste dal task tramite la scheda "Documenti" (particolare mostrato dalla figura sopra visualizzata). La scheda "Documenti" contiene quattro caselle di controllo tramite le quali è possibile attivare una serie di funzionalità (che saranno esposte in dettaglio più avanti nella corrente sezione delle guida). Tramite i pulsanti sopra evidenziati è possibile aggiungere, modificare o eliminare le operazioni previste dal task in questione. Le operazioni qui definite si traducono in attività che gli esecutori saranno chiamati a svolgere interagendo con il o i documenti del workflow. In oltre, la configurazione di queste attività prevede l'aggiunta al workflow in questione di ulteriori documenti al workflow in questione. C ome più avanti esposto, vedremo come sarà possibile sostituire il documento principale di workflow con un nuovo documento. Il Documento cosi promosso a nuovo "documento principale di workflow" può essere un nuovo documento oppure un documento già archiviato in ARXivar. La scheda documenti in dettaglio Tramite la scheda documenti è possibile definire da una a più operazioni visualizzate per descrizione nell'unica lista della scheda "Documenti" Tramite questo pulsante è possibile apportare delle modifiche all'operazione selezionata, mentre la pressione del seguente pulsante si procederà alla cancellazione dell'operazione selezionata. Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 4 tramite la quale è possibile definire proprietà e funzionalità relative ad operazioni effettuabili sui documenti di processo. Quanto segue rispetta la struttura della maschera mostrata in figura 4, troverete cosi gli argomenti relativi ad azioni esposti in sezioni quali: sezione "Azione", sezione "Modalità di input file", "Tipo documento", "Opzioni", "Relazione tra documenti", mentre gli argomenti relativi a funzionalità automaticamente gestite dal task saranno esposti singolarmente per singola funzionalità. © 2010 ABLE Tech Srl 430 Guida di ARXivar Sezione "Azione" Nuovo documento: Selezionando la casella di controllo "Nuovo documento" l'esecutore del task sarà chiamato ad aggiungere al workflow corrente un nuovo documento. il documento andrà aggiunto al workflow corrente secondo le modalità stabilite in "Modalità di input file", che potranno essere tutte selezionate. Nel caso il task in questione preveda tutte le modalità di input file possibili, cioè l'esecutore potrà aggiungere un nuovo documento di workflow sia da Modello, sia da File System, sia da Scanner o tramite Web Service, l'utente in questione potrà selezionare dall'elenco attività la modalità di acquisizione a lui più congeniale. Documento già archiviato: Selezionando la casella di controllo "Documento già archiviato", l'esecutore sarà chiamato ad aggiungere al workflow corrente un nuovo documento. Il documento da aggiungere al Workflow corrente, essendo un documento già archiviato (un documento di ARXivar) va selezionato dalla finestra risultati di ricerca e quanto stabilito in "Modalità di input file" (si veda paragrafo successivo) non avrà nessun effetto. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 431 fig. 4, proprietà e funzionalità previste per le operazioni sui documenti gestiti dal workflow. Sezione "Modalità di input file" Nota: Anche se a prima vista, le quattro modalità di input file qui configurabili possono sembrare tra di loro incompatibili, in realtà è possibile optare per una selezione completa di tutte e quattro le differenti opzioni. All'esecutore verrà data la possibilità di scegliere tra le quattro diverse modalità quella a lui più congeniale. Modello: Tramite la casella combinata "Modello:" è possibile stabilire che la modalità di aggiunta documento avvenga tramite il modulo di ARXivar qui selezionato. © 2010 ABLE Tech Srl 432 Guida di ARXivar Un modulo di ARXivar consiste in documenti di Word o Excel (Microsoft Office o OpenOffice) aventi una struttura predefinita, esempio Modulo richiesta ferie, modulo richiesta prelievo materiale di cancelleria, modulo offerta cliente ecc.. La casella combinata contiene tutti i modelli di ARXivar fino a quel momento disponibile. File system Questa casella di controllo se selezionata darà la possibilità all'esecutore di poter selezionare il documento da aggiungere all processo corrente previo selezione del documento da file system. Scanner Se selezionata consente l'aggiunta del nuovo documento direttamente da scanner. Questa opzione risulta compatibile con la modalità di input file "File system" quindi è possibile selezionare entrambe le modalità. Web Service Se selezionata l'aggiunta del nuovo documento avverrà tramite apparecchi multifunzione quali scanner, stampanti ecc.. provvisti della funzionalità Touch panel. Questa modalità richiede che l'apparecchiatura multifunzione risulti compatibile con il prodotto TPX (richiedere elenco marche delle multifunzione compatibili al proprio rivenditore ARXivar, TPX è un applet java appositamente scritto per ARXivar). Sezione "Tipo documento" Tramite le tre opzioni a scelta obbligatoria mostrate sopra è possibile stabilire le seguenti regole: Principale del processo Se selezionata, fa in modo che il documento coinvolto dal task in questione diventi il documento principale di processo. Se nel momento dell'esecuzione del task in questione, vi fosse già definito un documento principale, quest'ultimo verrà automaticamente subclassato a documento secondario. Secondario di processo Se selezionata promuove come "Secondario di processo" il documento coinvolto dal task in questione. Allegato al processo C ome "Secondario di processo" in questo caso il documento coinvolto sarà considerato come © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 433 documento in allegato al processo in corso. Che cos'è il documento principale di processo Il documento principale di processo è il documento verso il quale il workflow fa diretto riferimento per il recupero delle informazioni necessarie alla corretta programmazione e gestione del workflow stesso e delle attività da esso previste. Queste informazioni vengono recuperate dal profilo documentale associato al documento principale di processo o/e dal contenuto del documento stesso, le informazioni cosi recuperate potranno essere cosi utilizzate per la valorizzazione di variabili e proprietà del processo (per ulteriori dettagli si veda quanto esposto in "Esempio introduttivo", l'esempio introduttivo contiene un semplice workflow a scopi didattici ed introduttivi, avente lo scopo di avvicinare l'operatore preposto alla progettazione di workflow alle logiche di flusso esecutivo e decisionale del motore di workflow di ARXivar). Un workflow non può essere eseguito senza la presenza di un documento (si veda eseguire un workflow e argomento Eventi). Il documento principale di processo inizialmente è il documento tramite il quale è stato avviato un workflow, in realtà e già dal primo task, il documento principale potrebbe essere declassato a documento secondario, questo è reso l'obbligatorio documento principale, possibile esclusivamente se il workflow prevede, oltre l'aggiunta di altri documenti, detti documenti secondari di processo, si veda sezione "Tipo documento" di figura 4. Un Workflow può gestire un unico documento principale per volta ed 'enne' documenti secondari di processo. Nota: il numero massimo di documenti secondari gestibili da un unico workflow (escludendo quindi eventuali processi nidificati) è di 999. Sezione "Opzioni" Seleziona invio fax/mail: Questa funzionalità ha effetto solo su documenti secondari o allegati di processo. Se selezionata marca e predispone così il documento/i in questione, (sia che si tratti di documento secondario o allegato di processo), per l'invio dello stesso. Il documenti cosi selezionati verranno successivamente inviati ai destinatari del profilo documentale dei documenti in questione (l'invio avviene tramite apposita funzionalità gestita dall'elemento di workflow © 2010 ABLE Tech Srl 434 Guida di ARXivar denominato Link e trattato nel prossimo capitolo). C ome specificato nel capitolo dedicato all'elemento Link, vedremo che l'invio prevede tre differenti modalità, invio per e-mail o per Fax oppure in entrambe le modalità. Nel caso di utenti interni, l'indirizzo mail utilizzato per l'invio è quello indicato in Indirizzo e-mail si veda figura 1 in C onfigurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Mail), mentre per l'invio via Fax il numero di fax utilizzato è quello riportato in " Numero fax int:" si veda figura 1 sempre in C onfigurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Mail). Nel caso il destinatario di profilo di documenti cosi selezionati non fosse un utente di ARXivar ma un contatto di rubrica per l'invio di mail o fax saranno utilizzati indirizzi mail e numeri di fax registrati in rubrica. Copia nel buffer di modifica: Se selezionata tutte le modifiche apportate al documento non saranno visibili nel documento archiviato in ARXivar. Questa funzionalità torna particolarmente utile nel caso siano previste delle modifiche al documento in questione. Selezionando questa opzione, l'operatore potrà apportare modifiche al documento in più step senza generare una nuova revisione dello stesso ad ogni suo salvataggio. Questa funzionalità è disponibile esclusivamente se il documento risulta essere il principale di processo. Obbligatorio: Se selezionato tutte le attività previste saranno obbligatorie. L'esecutore non potrà concludere il task senza terminare le attività qui previste. Sezione "Relazioni tra documenti" Oltre alle azioni e funzionalità fin'ora esposte tramite le caselle di controllo sopra mostrate è possibile relazionare ed/o associare il documento aggiunto al workflow in questione al documento principale del processo secondo le funzionalità messe a disposizione dalla sezione "Relazioni tra documenti". Associa al documento principale del processo: Se selezionata, come dice la descrizione, il documento cosi aggiunto verrà associato al documento principale di processo. Questa funzionalità può essere selezionata in copia alla funzionalità "Relaziona al documento principale di processo". Relaziona al documento principale del processo Se selezionata, come dice la descrizione, il documento cosi aggiunto sarà relazionato al documento principale di processo. Questa funzionalità può essere selezionata in copia alla funzionalità "Associa al documento principale di processo". La relazione qui stabilità potrà avere il livello di gerarchia stabilito tramite la successiva opzione a scelta obbligatoria come figlio del documento principale di processo o come padre dello stesso. Come figlio o Come padre © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 435 Questa opzione a scelta obbligatoria stabilisce il livello di gerarchia per la relazione tra documento aggiunto ed il documento principale di processo. Sarà dunque possibile stabilire se il nuovo documento aggiunto al workflow risulti come padre del documento principale di processo oppure come figlio. Altre funzionalità Descrizione operazione: Inserire un campo descrittivo relativo all'operazione da eseguire. Quanto qui inserito consente di identificare le varie operazioni previste su documenti, inoltre la stessa descrizione viene utilizzata nell'elenco delle operazioni che l'esecutore dovrà eseguire. Classe documento: E' possibile selezionare la classe da utilizzare per la profilazione del documento che sarà cosi aggiunto al workflow in questione. Definizione associazione campi da variabili: Tramite questo pulsante è possibile accedere alla procedura che vi consentirà di valorizzare delle variabili di processo a vostra scelta. La valorizzazione avviene tramite l'associazione dei campi di profilo del documento in questione e le variabili di processo previste dal workflow in questione. La procedura non esegue nessun controllo sui tipi dato, vi sarà dunque possibile associare una campo di profilo, per esempio di tipo data/ora ad una variabile di processo di tipo numerico, ovviamente associazioni a tipi dati diversi saranno origine di errori durante l'esecuzione del workflow. Sarà cura del supervisore del workflow creare associazione corrette tra C ampi di profilo (comprensivi di campi aggiuntivi) e variabili di processo. Inserisci in associazione: E' possibile selezionare un campo da utilizzare come valore per definire delle associazioni tra documenti, Tramite questo pulsante vi sarà possibile selezionare una variabile di processo utilizzando il © 2010 ABLE Tech Srl 436 Guida di ARXivar valorizzare da essa rappresentato per definire il campo di associazione. Inserisce in fascicolo: C onsente di definire una struttura di fascicoli, le modalità di configurazione sono identiche a quanto esposto in Tipologie e classi documentali - Scheda (Generale) sezione fascicoli. Nota aggiuntiva: Prima di procedere con la definizione di una nuova struttura di fascicolazione è necessario salvare il task in questione, una struttura di fascicolazione richiede che il task sia già presente come entità reale all'interno del workflow, in caso contrario le definizioni di strutture di fascicolazione non saranno salvate. La relazione tra task e strutture di fascicolazione è di uno a molti è quindi possibile creare più strutture di fascicolazione con un singolo task tramite il pulsante: . Funzionalità aggiuntive Oltre a quanto sopra esposto la scheda "Documenti" della maschera proprietà task prevede altre quattro funzionalità aggiuntive Accesso in scrittura sul documento principale: Se selezionata l'esecutore potrà apportare modifiche al documento principale di processo e creare cosi delle revisioni. Consenti modifica profilo: Se selezionata all'esecutore sarà consentito apportare modifiche al profilo del documento principale di processo. Inserire manualmente in fascicolo: Se selezionata l'esecutore potrà procedere alla fascicolazione manuale dei documenti di processo. Crea nuova memo: Se selezionata richiede all'esecutore l'inserimento di una ARXivar Memo, l'esecutore dovrà indicare il destinatario. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 437 12.2.1.4 Task, operazioni Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Operazioni Premessa: Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Operazioni" della finestra "Proprietà Task". Quanto configurabile tramite la scheda "Operazioni" si traduce in operazioni/azioni che l'esecutore/i saranno chiamati ad eseguire prima di concludere il task. C ome vedremo alcune operazioni risulteranno, per impostazione predefinita, essere obbligatorie; quando un'operazione risulta essere obbligatoria l'esecutore disegnato per lo svolgimento di tali attività non potrà concludere il task senza aver prima portato a termine tale attività. fig. 5, Proprietà task - scheda "Operazioni". Sezione "Figure professionali" C onsente di definire operazioni atte alla valorizzazione manuale di figure professionali (è possibile automatizzare la valorizzazione di figure professionali tramite metodi esposti dall'elemento di workflow © 2010 ABLE Tech Srl 438 Guida di ARXivar Link presentato nel prossimo paragrafo). La relazione tra task ed richiesta di valorizzazione di "Figure professionali" è uno a molte. Anche se difficilmente vi ritroverete a dover effettuare richieste di questo tipo (le particolari attività previste difficilmente coinvolgeranno figure professionali differenti); tuttavia una relazione di questo tipo consente di poter richiedere all'esecutore previsto dal task di valorizzare anche più di una figura professionale tramite la configurazione di un unico task. Descrizione: Quanto qui inserito diventerà l'etichetta generica da associare alla o alle operazioni di richiesta valorizzazione figura professionale, per esempio "Selezione figura professionale", (la lunghezza massima consentita è di 50 caratteri alfanumerici). Tuttavia è possibile definire da una a più operazioni relative alla valorizzazione di figure professionali, in questo caso il campo Descrizione sarà ripetuto per ogni operazione creata tramite il seguente pulsante: tramite questo pulsante è possibile definire una nuova operazione per la richiesta di valorizzazione di una figura professionale. C liccando su di esso si accede alla maschera denominata "Elenco figure professionali". La maschera mostra l'elenco completo di tutte le figure professionali create tramite l'apposita procedura "C onfigurazione delle figure professionali". Sarà sufficiente selezionare la figura professionale desiderata e cliccare sul pulsante conferma (pulsante evidenziato nell'immagine sotto), inoltre, nel caso il task in questione preveda, tramite gli appositi link, più punti di uscita sarà possibile abbinare all'operazione di scelta "Figura professionale" anche l'esito (si veda immagine sotto) istruendo cosi il motore di Workflow quale flusso esecutivo seguire. L'operazione di richiesta di valorizzazione della figura professionale è per impostazione predefinita obbligatoria, l'esecutore del task non potrà concludere il task stesso senza avere prima valorizzata la figura o figure professionali come da programmazione task. Non è prevista la possibilità di modificare un'operazione di tipo richiesta valorizzazione "figura professionale", in caso di errore dovrete prima procedere alla sua cancellazione, quindi definire nuovamente l'operazione. Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'operazione selezionata. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 439 Sezione "Variabili di processo" Questa sezione consente di definire operazioni relative alla valorizzazione manuale delle variabili di processo da parte dell'esecutore chiamato ad eseguire le operazioni previste dal task in questione, (è possibile automatizzare la valorizzazione delle variabili di processo tramite metodi esposti dall'elemento di workflow Link presentato nel prossimo paragrafo). Il tipo di relazione tra task e valorizzazione delle " Variabili di processo" è uno a molte, è possibile dunque richiedere all'esecutore previsto di valorizzare più variabili di processo tramite quanto definito nel task in questione. Descrizione: Quanto qui inserito diventerà l'etichetta generica da associare alla o alle operazioni di richiesta valorizzazione Variabile di processo, per esempio "Valorizza variabili di processo", (la lunghezza massima consentita è di 50 caratteri alfanumerici). Tuttavia è possibile definire da una a più operazioni relative alla valorizzazione di "Variabili di processo", in questo caso il campo Descrizione sarà ripetuto per ogni operazione creata tramite il seguente pulsante: Nuova valorizzazione: Tramite questo pulsante è possibile inserire l'operazione relativa alla richiesta di valorizzazione di una variabile di processo. L'esecutore del task in questione, oltre altre possibili attività previste dallo stesso task, si ritrovera' a dover valorizzare la variabile di processo qui indicata. Tramite il pulsante sopra indicato è possibile selezionare dall'elenco variabili di processo la variabile che l'esecutore dovrà manualmente valorizzare. Elimina richiesta di valorizzazione: Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'operazione selezionata. Ordine di inserimento: Nel caso l'esecutore sia chiamato a valorizzare più di una variabile di processo, tramite questi due pulsanti è possibile stabilire l'ordine di visualizzazione dei campi di input per l'inserimento dei valori da assegnare alle rispettive variabili di processo. Sarà sufficiente selezionare dall'elenco visualizzato nell'immagine sopra e tramite i pulsanti stabilire l'ordine di inserimento. © 2010 ABLE Tech Srl 440 Guida di ARXivar Valorizzazione obbligatoria: Tramite questo pulsante è possibile dichiarare l'operazione di valorizzazione della di una o più variabili di processo qui previste. Quando le richieste di Valorizzazione dell variabili di processo risultano cosi marcate (si prenda come esempio la richiesta di valorizzazione della variabile nVa lue mostrata nell'immagine poco sopra) l'esecutore non potrà concludere il task senza prima assegnare un valore alle variabili. R e g o le d i v a lid a z io ne : Tramite questo pulsante è possibile aggiungere delle regole sulle quali basi è possibile stabilire l'obbligatorietà della valorizzazione della variabile, (funzionalità poco utilizzata ma comunque disponibile). Sezione "Comandi" La sezione comandi permette di definire file eseguibili quali programmi o procedure batch che l'esecutore sarà chiamato ad eseguire. Grazie alle variabili di processo è inoltre possibile valorizzare in modo sicuro eventuali parametri da dover passare come argomento alle procedure esterne ad ARXivar. Tramite questo pulsante si accede alla maschera "C omandi", dov'è possibile definire quanto segue: · Inserire una descrizione in riferimento al comando che l'esecutore dovrà eseguire. · Tramite un apposito pulsante è possibile sfogliare il File System e selezionare cosi quale procedura batch o quale programma l'esecutore dovrà eseguire. · Tramite un secondo pulsante è possibile accedere a campi di profilo o variabili di processo ed utilizzare cosi il valore in essi contenuto da passare come argomento al comando da eseguire. · Tramite due caselle di controllo, la prima "Attende conclusione comando", la seconda " Esecuzione obbligatoria". La prima se selezionata determina il comportamento del flusso esecutivo del singolo task, cioè stabilisce se il task in questione potrà procedere immediatamente a operazioni successive o dovrà attendere il termine dell'esecuzione del comando cosi impartito. La seconda, se selezionata determina che l'esecuzione del comando o dei comandi è di tipo obbligatorio, in questo caso l'esecutore potrà procedere alla conclusione del task a lui assegnato solo ed esclusivamente dopo aver eseguito tutti i comandi di tipo obbligatorio. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 441 Questo pulsante consente di modificare quanto precedentemente predisposto. Tramite questo pulsante è possibile eliminare la predisposizione di un comando. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.1.5 Task, automatismi Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Automatismi Premessa: Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Operazioni" della finestra "Proprietà Task". fig. 6, Proprietà task - scheda "Automatico". La scheda "Automatico" consente di definire per il task in questione degli automatismi quali: · Invio di mail. · Modificare l'esecutore del task. © 2010 ABLE Tech Srl 442 Guida di ARXivar · Procedere con l'avanzamento del flusso esecutivo. La pressione del pulsante visibile sul lato destro di figura 6 sopra mostrata consente di accedere alla maschera di seguito mostrata e definire cosi un'operazione che sarà automaticamente eseguita secondo quanto configurato. C ome visibile nell'immagine sopra, è possibile automatizzare l'invio di una mail via SMTP (questa modalità presuppone una corretta configurazione delle credenziali per l'utilizzo di un server SMTP, indispensabile per l'invio di posta si veda quanto qui esposto). Di assegnare le operazioni previste dal task in questione ad altro operatore tramite l'opzione "Cambia operatore Task" oppure di procedere con l'avanzamento (conclusione) del task in questione "AVANZA TASK". Definizione orario di avanzamento Trattandosi di operazioni eseguite automatiche è possibile schedularne l'avvio secondo le seguenti modalità: è possibile impostare l'avvio del tipo di operazione selezionata dopo tot giorni, ore e minuti, da quando il task in questione riceve lo stato di attivo (cioè dal momento in cui il flusso esecutivo del workflow entra nel task in questione). Segue esempio: Poniamo che il task in questione riceva lo stato di attivo alle ore 15 di oggi e definizione orario di avvio fosse impostata come "Imposta manualmente intervallo di tempo" e in hh: avessimo inserito 2 (cioè un valore pari a due ore), il motore di workflow manderebbe in esecuzione quanto selezionato in "Tipo operazione" alle ore 17:00 di oggi, oppure se avessimo inserito 1 nel campo gg: l'esecuzione di quanto © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 443 stabilito scatterebbe alle ore 15 di domani. E' possibile impostare l'orario di attesa attivazione task sulla base di quanto inserito in gg:, hh: o mm:, oppure anche sulla base di quanto stabilito tramite una variabile di processo appositamente definita, magari richiedendo la sua valorizzazione all'esecutore del precedente o corrente task, oppure automaticamente, tramite i metodi messi a disposizione dall'elemento di workflow chiamato Link, tramite i quali sarebbe possibile stabilire questi tempi sulla base del risultato di un'ipotetica interrogazione eseguita su una base dati esterna, com'è possibile immaginare le possibilità sono moltecipli... Oltre a quanto già esposto è possibile stabilire se il calcolo della scadenza deve tenere conto del calendario lavorativo oppure no. Configurazione delle operazioni selezionabili Il resto della configurazione degli automatismi è sufficientemente intuitiva in quanto i rimanenti controlli vengono attivati o disattivati sulla base del tipo di operazione selezionata. Il controllo utente abilitato, quindi utilizzabile è solo quello relativo al comando selezionato. Segue esempio: se selezionata l'operazione "Avanza task", principalmente pensato per stabilire quando il task in questione si deve considerare concluso, verrà resa disponibile la selezione dell'indispensabile Esito di uscita dal task tramite attivazione dell'apposita casella combinata avente descrizione "Esiti:" diventando cosi possibile quale esito di uscita dal task dovrà essere utilizzato. (Avanza task è particolarmente utile in tutti quei casi le attività previste dal task richiedono tempi macchina o di elaborazione predefiniti ed indipendenti dalla attività umana) , oppure ancora: se venisse selezionato "CAMBIA OPERATORE" vedremmo rendersi disponibile la possibilità di selezionare il nuovo nominativo del esecutore. Notifica via SMTP: Vengono attivati tutti i controlli utente utili per definire mittente, destinatario, corpo ed allegati della mail da inviare. La selezione di un automatismo abilità esclusivamente i controlli utente relativi al particolare automatismo selezionato e ne disabilità tutti i rimanenti, i parametri inseriti sono controllati, è impossibile per esempio stabilire di inviare una mail via SMTP senza indicare l'indirizzo del destinatario ecc... © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.1.6 Task, esiti Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Esiti © 2010 ABLE Tech Srl 444 Guida di ARXivar Premessa: Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Esiti" della finestra "Proprietà Task". Tramite questo pulsante è possibile definire una nuova condizione. Questo pulsante consente di modificare quanto precedentemente configurato, è sufficiente selezionare la condizione di validazione dall'elenco e cliccare sul pulsante modifica. E' anche possibile accedere in tramite doppio click sulla condizione di validazione che si desidera modificare. Tramite questo pulsante è possibile eliminare la predisposizione di una condizione di validazione. fig. 7, Proprietà task - scheda "Esiti" e definizione della condizione. Tramite la scheda "Esiti" di figura 7, è possibile definire delle regole atte alla verifica della validità dell'esito selezionato dall'Esecutore al momento della conclusione del task ad esso assegnato (si veda particola visualizzato sotto in figura 8). E consentito implementare regole di validazione anche se il task prevede un unico esito per la sua conclusione. fig. 8, selezione dell'esito da parte dell'esecutore per la conclusione del task. Tramite l'implementazione di formule atte alla definizione di condizioni (si veda "De f iniz io ne d e lla co nd iz io ne " sopra in figura 7) diventa possibile istruire il motore di Workflow su come effettuare dei controlli di validazione. Se i valori rappresentati dalla o dalle variabili di processo coinvolte dalla formula non soddisfano per un © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 445 qualsiasi motivo la condizione cosi definita tramite l'apposita formula, l'esito selezionato non sarà considerato valido, di conseguenza non sarà possibile concludere il task in questione. Segue un esempio: Poniamo il caso che l'esecutore sia chiamato ad inserire il valore totale di un'offerta a cliente nella variabile di processo denominata "ValoreOfferta" e il sistema è informato che non è possibile emettere offerte clienti inferiori a 150,00Euro basterebbe: · Selezionare l'esito interessato dalla condizione dalla casella combinata (si veda sopra figura 7). · Quindi inserire la seguente condizione %ValoreOfferta%>=150. In questo caso la condizione tornerebbe vero vera solo se il valore dell'offerta inserito dall'esecutore fosse maggiore o uguale a 150, in caso contrario la condizione non sarebbe valida e di conseguenza non verrebbe validato il relativo esito selezionato. Nel caso il task in questione prevedesse un solo esito di uscita, l'esecutore ne sarebbe informato tramite apposito messaggio e non gli sarebbe possibile concludere il Task. Il testo del messaggio, come esposto più avanti, è configurabile tramite apposita procedura (si veda sotto in figura 9). Un ulteriore esempio è visibile sopra in figura 7 dove l'esito " Conferma" sarà ritenuto valido solo se la variabile di processo conterrà almeno 1 carattere. Ulteriori modalità di configurazione: · Gli esempi sopra esposti mostrano formule che eseguono delle comparazioni esclusivamente tra un dato variabile recuperato da una variabile di processo ed un valore costante, è possibile effettuare comparazioni anche tra variabili di processo esempio %ValoreOfferta%>=% ValoreMinimoOffClienti%. · E' possibile definire più condizioni per un unico Esito, in questo caso la sua validazione sarà basata sul risultato di più condizioni. · E' possibile definire più condizioni per un unico Esito creando tramite il pulsante una condizione ad hoc tramite sempre abbinando la condizione sempre allo stesso Esito, oppure, con una sola formula per esempio e mettendo in AND tutte le condizioni previste per lo stesso "Esito" (esempio: % ValoreOfferta%>=150 AND %ValoreOfferta%=<800), è consentito anche l'utilizzo dell'operatore "OR". · E' Possibile definire un'unica condizione per più esiti, in questo caso sarà necessario definire la stessa condizione, una per singolo esito. · E' Possibile definire un'unica regola per tutti gli esiti previsti dal task. In questo caso è sufficiente definire una sola condizione e selezionare la casella di controllo "Condizione valida per tutti gli esiti" evidenziata dal cerchio in rosso (si veda sopra figura 7). Definire il testo del messaggio Nel caso non venga validata la selezione di un esito, l'esecutore del task sarà avvisato tramite © 2010 ABLE Tech Srl 446 Guida di ARXivar un'apposita finestra di messaggio, tramite la scheda messaggi è possibile definire il testo da utilizzare come corpo del messaggio. Dalla finestra "Definizione della condizione", come mostrato sotto in figura 9, selezionare la scheda " Messaggi", quindi selezionare la lingua desiderata tramite un solo click. Posizionare il cursore nell'unica casella di testo, inserire il corpo del messaggio e cliccare sul pulsante , il testo verrà automaticamente riportato a fianco della lingua selezionata. Mentre il seguente pulsante ripropone il testo della lingua selezionata. fig. 9, Inserimento testo del messaggio da visualizzare. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2 Link ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Link. Vedere anche: Proprietà link - azioni, Proprietà link - fascicolazione, Proprietà link - operazioni, Proprietà link - variabili, Proprietà link - timer e comandi Premessa La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Link. Nello specifico saranno trattati gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di workflow in questione. Nota aggiuntiva: C ome potrete facilmente intuire la configurazione di parametri e proprietà esposte da task e link in più situazioni possono entrare tra di loro in conflitto, spetta a chi progetta workflow evitare che le diverse configurazioni entrino tra di lo in conflitto. Implementare controlli ad hoc o troppo rigidi invaliderebbe gli indispensabili concetti astratti tipici dei linguaggi di programmazione. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 447 Che cos'è un Link nei workflow di ARXivar ? Un link, la seguente immagine ne è la rappresentazione grafica, è l'elemento di workflow in grado di stabilire il flusso esecutivo del processo di Workflow. Il link, oltre che avere una rappresentazione grafica "una freccia di colore blue" atta ad indicare un punto di partenza ed il relativo punto di arrivo è rappresentato tramite del testo contenente la descrizione di un altro elemento di Workflow: l' Esito. L'elemento Esito è parte integrante del Link, non può esistere Link senza un Esito abbinato, difatti come vedremo poco più avanti l'esito è la prima e più importante proprietà del link, un workflow avente un link senza la proprietà esito correttamente valorizzata sarebbe origine di errori e l'installazione di ARXivar si ritroverebbe con un Workflow inutilizzabile. Nel capitolo "Task" sono esposte le operazioni necessarie per la configurazione di proprietà e, in special modo, le attività che l'esecutore o esecutori sono chiamati a svolgere. Principali differenze tra l'elemento di workflow "Task" e l'elemento "Link" Un'importante differenza tra attività configurabili all'interno di un Task e attività configurabili all'interno di un Link sono: · Le attività a livello di Task vengono assegnate agli esecutori (utenti di ARXivar), in modo diretto oppure tramite astrazione degli stessi consentita da Mansioni, Figure professionali o SupProcess, Sub-Process e User-Process. L'operatore sarà chiamato ad interagire direttamente con il workflow e dovrà portare a termine le operazioni ad esso o essi assegnate. · Le attività a livello di Link vengono principalmente eseguite dal motore di workflow. Link e Esiti La proprietà "Esito" porta questo nome semplicemente perchè è uno dei pochi elementi, oltre le operazioni previste dal task, selezionabili dall'utente. L'utente può stabilire l'esito conclusivo dei task ad esso assegnati. L'utente esecutore di un particolare task, terminate le operazioni è chiamato a concludere il task, (in gergo "mandare avanti il workflow al task successivo"), le operazioni di "C oncludi Task" presentano una casella combinata contenente tutti gli Esiti di uscita previsti per quel specifico task. L'esecutore selezionando l'esito più appropriato in realtà istruisce il motore di Workflow su quale Link dovrà utilizzare per passare al task successivo, in questo caso è l'utente grazie agli esiti ed ai Link ad essi associati a stabilire il flusso esecutivo di un Workflow. In figura 1 è visibile come viene effettuata © 2010 ABLE Tech Srl 448 Guida di ARXivar l'associazione tra Link e Esito fig. 1, Associazione di un link ad un esito. In figura 2 sono visibili tre link di uscita associati a tre differenti esiti, in questo caso l'operatore "esecutore del Task" quando eseguirà la procedura "Concludi Task" potrà selezionare un esito tra i tre possibili: "Rifiuto","Conferma" oppure "Rilavorazione", in base alla selezione esito effettuata il motore di workflow seguirà il percorso del link associato all'esito selezionato dall'utente. fig.2, tre diversi esiti di uscita. C ome già accennato un Link collega un elemento di workflow di partenza ad un altro elemento di arrivo. Gli elementi di partenza possono essere: l'elemento Start, Task, Condizione, (l'elemento condizione viene chiamato anche punto di connessione) e l'elemento Pausa , gli elementi di arrivo possono essere gli stessi elementi di partenza, con l'aggiunta dell'elemento Finish. L'elemento Start potrebbe essere considerato anche come elemento di arrivo, si prenda in considerazione il verificarsi di particolari condizioni che richiedano di riprendere l'esecuzione dell workflow dall'elemento Start (torna al punto di partenza)... in questo caso dovremmo avere previsto un Link che ritorni all'elemento Start, in uno scenario simile l'elemento "Start" diventa anch'esso un elemento di arrivo. Al contrario un elemento Finish non potrà mai essere un elemento di partenza, (per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto). Come aggiungere un Link. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 449 C ome già anticipato un Link collega un punto di partenza ad un punto di arrivo, nel presente paragrafo vedremo le differenti modalità per creare questo collegamento tramite l'unico strumento previsto dal Workflow designer "il Link" Per poter disegnare un Workflow in ARXivar è indispensabile l'utilizzo di periferiche di puntamento quali i comuni Mouse (consigliato), trackball o tavoletta grafica. Non è possibile disegnare un workflow tramite l'utilizzo di sola tastiera. Per aggiungere un link la prima operazione necessaria è selezionare un elemento di partenza valido (si vedano gli elementi sopra citati), la selezione deve avvenire tramite click del pulsante sinistro del mouse o equivalente comando con periferiche di puntamento di altro tipo. Selezionato l'elemento di partenza, nell'immagine sotto viene mostrato come appare un elemento quando si trova nello stato selezionato, dal menu del designer workflow e dal gruppo "Elementi flowchart" cliccare sul pulsante "Link" in alternativa cliccare con il pulsante destro del mouse sull'elemento precedentemente selezionato ed dal menu contestuale che vi appare selezionare la voce " Aggiungi Link", nella parte centrale dell'elemento precedentemente selezionato deve apparire un'ulteriore quadratino blue. Posizionare il cursore del mouse sul quadratino centrale, il cursore del mouse deve assumere il seguente aspetto a significare la disponibilità per la successiva operazione di trascinamento (vedi sotto in figura 3 la rappresentazione grafica di tale operazione), quindi mantenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinate il cursore del mouse fino a raggiungere il successivo elemento di arrivo. Durante questa operazione sarete aiutati da una linea guida di colore nero che vi mostrerà in anteprima il risultato di quello che sarà il percorso del vostro Link, il rilascio del pulsante sinistro determina il punto di arrivo del link stesso. Sotto in figura 3 si tenta di rappresentare graficamente quanto sopra esposto, nel particolare viene zoomato il formato del cursore quando si trova sul punto di partenza del link dall'elemento start, la linea tratteggiato color grigio rappresenta il link finito che andrà a collegare Start con Task 1. fig. 3, rappresentazione grafica definizione di un link. Come aggiustare il percorso di un Link. A volte potrebbe tornare utile aggiustare il percorso di uno o più link rendendo così più ordinata la visione di insieme del workflow, oppure potrebbe essere necessario modificare i punti di partenza o di © 2010 ABLE Tech Srl 450 Guida di ARXivar arrivo di uno specifico link, per queste situazioni procedere come segue: Il Link essendo a tutti gli effetti un elemento come lo è un task, o una condizione è un elemento selezionabile, quindi prima di procedere è necessario selezionare il Link in questione tramite la solita operazione di "click con il pulsante sinistro sul link da modificare", anche per il link se selezionato dovranno apparire i quadrati blue chiamati maniglie, (come mostrato sotto in figura 4), il numero delle maniglie di un link selezionato può variare in proporzione alla dimensione in lunghezza del link stesso. fig. 4, modalità di trascinamento link. Per ridimensionare e dare la forma desiderata al link in questione è sufficiente eseguire delle operazioni di trascinamento, selezionato il link desiderato posizionare il cursore del mouse sulla maniglia desiderata, quindi mantenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare (come mostrato in figura 4) la maniglia nella posizione desiderata, rilasciato il pulsante sinistro il link manterrà la forma cosi data. Vedrete che le maniglie aumenteranno o diminuiranno sempre in proporzione alla lunghezza del link in questione. Non è possibile eliminare maniglie ritenute in eccesso, il processo di cancellazione delle maniglie in eccedenza avviene in automatico con il primo rilascio del Link in questione. Modifica di un punto di partenza o di un punto di arrivo di un Link. In alcune situazioni potrebbe essere necessario modificare un punto di arrivo o di partenza di un link, per apportare modifiche di questo tipo è sufficiente selezionare il link in questione, come indicato nel precedente paragrafo, quindi tramite click del pulsante destro potrete accedere al relativo menu contestuale dove potrete selezionare, a secondo delle vostre necessita "Modifica origine link" oppure "Modifica fine link", quindi a secondo della vostra scelta potrete trascinare una delle due estremità del link in questione dal o verso l'elemento desiderato. Definizioni di un Link Nel seguente paragrafo sono trattate le modalità di configurazione relative alle proprietà ed azioni esposte dall'elemento di workflow "Link". Il pulsante "Link" è individuabile nella barra multifunzione del modulo di "Designer Workflow" nel gruppo funzioni "Elementi flowchart". © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 451 Il Pulsante a discesa (o drop down button) visibile nell'immagine sopra visualizzata, è utilizzabile per l'aggiunta di un nuovo LINK ad un qualsiasi elemento del workflow in progettazione, oltre alla creazione di un nuovo link consente di: · Modificare le configurazioni di un link precedentemente definito (si veda sotto, figura 5). · Di modificarne l'origine (punto di partenza del link) del Link selezionato. P osizionado il cursore del mouse sulla maniglia indicata dalla freccia rossa, tramite un operazione di trascinamento è possibile spostare l'attuale punto di partenza e agganciarlo ad un altro elemento di workflow compatibile con l'elemento link. Gli elementi compatibili sono "Task", "Condizioni" e "Pause" · Modificarne la fine (punto di arrivo del link), del Link selezionato. Posizionado il cursore del mouse sulla maniglia indicata dalla freccia rossa, tramite un operazione di trascinamento è possibile spostare l'attuale punto di arrivo e agganciarlo ad un altro elemento di workflow compatibile con l'elemento link. Gli elementi compatibili sono "Task", "Condizioni" e " Pause" · Di eliminare un link. Se un il link viene eliminato e l'operazione di cancellazione confermata, tutte le configurazioni vanno perse in modo irreversibile. Le operazioni richiamabili con il pulsante a discesa Link, sono disponibili anche da menu contestuale richiamabile tramite click con pulsante destro del mouse, il menu contestuale visualizzato è contestuale all'elemento selezionato. Il Link Per poter accedere in modifica delle proprietà di un link è necessario che questo sia prima correttamente selezionato come mostrato nel seguente particolare Un link correttamente selezionato mostra dei piccoli quadrati nome di "maniglie", questo di colore blue che in gergo prendono il perchè vengono utilizzate per trascinare e ridimensionare l'oggetto in questione, la presenza dei due punti intterrogativi "??" sta ad indicare che il link non possiede nessuna proprietà ancora configurata. © 2010 ABLE Tech Srl 452 Guida di ARXivar Il prerequisito minimo richiesto per far si che un link possa essere utilizzato dal workflow è che almeno la sua proprietà Esito: sia correttamente configura (per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto). Tramite le operazioni esposte nel precedente paragrafo è possibile accedere alla maschera visualizzata sotto nell'immagine di figura 5, tramite la quale è possibile configurare o modificare le proprietà del link attualmente selezionato. fig.5,Configurazione - Link Si tenga presente che il capitolo tratta nel dettaglio l'elemento "Link", dunque quanto sarà successivamente esposto è strettamente correlato a situazioni ed eventi che potranno verificarsi in un contesto ben definito ossia: Azioni, funzioni e proprietà qui configurate saranno consumate ed utilizzate direttamente al motore di workflow e non ad un utente, il tutto nel passaggio da un elemento Task ad altro task. Per esempio quando un Link deve eseguire un'azione di Copia file fuori linea, quando il motore di workflow eseguirà questa operazione il documento principale di processo sarà copiato in un percorso raggiungibile dall'utente quale esecutore del TASK successivo. E' dunque importante comprendere che quanto viene configurato su di un link è principalmente relativo alla preparazione di operazioni che dovranno essere completate od eseguite nel successivo task. Le operazioni programmate sul link vengono eseguite dal motore di workflow nel passaggio tra un task e l'altro, tutto quello che riguarda: inizializzare una o più variabili di processo, recuperare informazioni da una fonte dati esterna, inviare mail, mandare in esecuzione sotto workflow in modalità sincrona e altre attività di predisposizione, ove sono richiesti particolari automatismi senza dover richiedere l'intervento dell'utente, questo e altro ancora sono tutte operazioni configurabili attraverso le proprietà ed azioni esposte dall'elemento di workflow "LINK". © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 453 Proprietà ed azioni configurabili sono organizzate e disposte su cinque schede denominate: · Azioni · Fascicolazione · Operazioni · Variabili · Timer e comandi © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2.1 Link, azioni Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Scheda Azioni Premessa: Per semplificare argomenti ed alcuni concetti base associabili all'elemento di Workflow quale è il "Link" la guida si avvale di un piccolo glossario: · Link corrente: fa riferimento al link correntemente selezionato per la configurazione di parametri e proprietà da esso esposte. Un link risulta selezionato quando assume l'aspetto seguente: i il numero di maniglie (i piccoli quadrati di colore blue) può variare in base a al numero di punti selezionati ed alla lunghezza del link corrente. · Esecuzione del link: il termine "esecuzione del link" viene utilizzato per la rappresentazione astratta relativa all'esecuzione di azioni ed operazioni configurabili tramite i parametri e proprietà esposte dall'elemento di Workflow Link. In realtà un link non viene eseguito ma percorso dal flusso esecutivo del particolare workflow, il motore di workflow eseguirà azioni ed operazioni sulla base di quanto definito e configurato a livello di link. Un link collega un task ad altro task. · Documento pdp: Documento principale di processo, dove pdp stà per principale di processo © 2010 ABLE Tech Srl 454 Guida di ARXivar Proprietà Link - Azioni Questa sezione della guida espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Azioni" della finestra "Proprietà Link", per semplificare l'esposizione della notevole quantità di proprietà ed azioni qui configurabili, la scheda visibile per intero, sotto in figura 1. fig. 1, Proprietà link scheda Azioni. La scheda Azioni sarà suddivisa in 5 differenti, la prima relativa ad azioni eseguibili sul documento principale di processo come la copia fuori linea del documento principale di processo, copia in linea del documento pdp e gestione revisione del documento pdp (pdp acronimo di Principale di processo), inoltre introduce l'argometo "Note di processo". Si faccia attenzione alla selezione delle funzionalità mostrate nell'immagine sottostante, in quanto una non esclude l'altra. Per esempio se selezionata "Copia file fuori linea" non dovrebbe essere selezionata la "Copia file in linea e genera revisione", oppure "Copia file in linea" in caso contrario, se entrambe selezionate il motore di workflow copierà il documento pdp fuori linea, dopodiché lo copierà da fuori linea nuovamente in linea, ed a secondo dei casi si occuperà do generare una nuova revisione, lo stesso dicasi per "Copia file in linea". Anche se sconsigliato, quanto sopra è tuttavia configurabile sul medesimo link... In questo caso saranno eseguite in sequenza tutte le operazioni correlate alle azioni selezionate secondo il seguente ordine: © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 455 C opia del file fuori linea - firma digitale - copia del file in linea con revisione o copia del file in linea senza revisione. E' comunque consigliabile distribuire queste tre azioni su differenti e appropriati link. Copia file fuori linea: Se selezionata, il documento principale di processo (da ora in poi chiamato documento P.d.P), sarà copiato in una particolare zona di memoria, questa copia sarà accessibile con privilegi di lettura e scrittura esclusivamente da utenti di ARXivar designati come esecutori del successivo task. Gli esecutori, come precedentemente accennato, potranno salvare le modifiche apportate al documento pdp attualmente copiato fuori linea. Il salvataggio di un documento pdp copiato fuori linea non da origine ad una nuova revisione anche se quest'ultimo viene modificato. Non verranno create nuove revisioni, almeno fino a quando il documento pdp rimane fuori linea (si tenga presente che gli esecutori hanno accesso al documento pdp copiato fuori linea e non al documento originale). La copia di un documento pdp fuori linea automaticamente sottopone il documento pdp originale a vincoli di workflow. Un documento sottoposto a vincoli di workflow è automaticamente in sola lettura, nessun utente anche avente privilegi amministrativi potrà apportare modifiche al documento in questione. Eventuali modifiche apportate alla copia del documento pdp effettuate da utenti designati come esecutori danno origine ad una nuova revisione del documento pdp solo se espressamente richiesto (si veda il successivo argomento "Co p ia f ile in line a e g e ne r a r e v is io ne "). Copia file in linea e genera revisione: La proprietà "Copia file in linea e genera genera revisione" al momento se selezionata ordina al motore workflow di eseguire un ripristino del del documento pdp (dove pdp Principale di Processo). Per il ripristino, il motore di workflow dovrà recuperare il documento pdp precedentemente copiato fuori linea (si faccia riferimento a quanto sopra esposto in "Co p ia f ile f uo r i line a "). Questa funzionalità determina anche la creazione di una nuova revisione del documento pdp Selezionando "C opia file in linea e genera revisione" la revisione del Documento pdp viene creata sempre in ogni caso, indipendentemente dal fatto che la copia fuori linea abbia subito modifiche oppure no. Copia file in linea: © 2010 ABLE Tech Srl 456 Guida di ARXivar Se selezionata il motore di workflow eseguirà le stesse operazioni come esposto sopra in "Copia file in linea e genera revisione" esclusa la generazione della revisione. Nota di processo da variabile: Se selezionata verrà automaticamente creata una nota di processo. Il corpo della nota viene automaticamente compilato recuperando il testo da una variabile di processo, la quale potrà anch'essa valorizzata tramite gli appositi strumenti configurati sullo stesso link, si veda poco più avanti, quanto esposto all'argomento "C onfigurazione proprietà ed azioni, Proprietà Link - Scheda Variabili Variabili". Invio a liste di distribuzione - Ricalcola relazioni - Elimina processo. Il seguente gruppo di funzionalità consente di predisporre tre differenti attività quando il workflow eseguirà il link in questione. In questo caso non esiste una particolare correlazione tra le tre differenti funzionalità, potrebbero essere tranquillamente tutte e tre selezionate. Invia a lista di distribuzione: Se selezionata sarà possibile inviare dei commenti agli altri esecutori del task. Ricalcola relazioni con servizio: Ricalcola relazioni con servizio, se selezionata il link invierà una richiesta al Servizio C ollegamenti, il quale dovrà essere in esecuzione e correttamente configurato (per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto). Elim ina p r o ce s s o a lla f ine : Per impostazione predefinita tutti i processi (compreso i processi conclusi) in uno storico ad essi dedicato. In questo modo è possibile procedere con delle consultazioni. In caso non si ritenga necessario archiviare il particolare processo basterà selezionare la casella di controllo "Elimina processo alla fine", generalmente questa funzione viene attivata sull'ultimo link del processo in questione. Firma digitale La seguente sezione è interamente dedicata alla firma digitale dei documenti. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 457 Richiedi firma digitale (necessita di documento fuori linea) Questa casella di controllo se selezionata richiede di firmare digitalmente il documento principale di processo. Quando il motore di workflow eseguirà il particolare link ARXivar C lient eseguirà la procedura per firmare digitalmente il documento. In questo caso l'operatore interessato dovrà eseguire l'operazione da una postazione dove gli sia consentito e portare a termine l'operazione di firma digitale richiesta. I prerequisiti richiesti sono: · Il documento principale di processo deve essere stato precedentemente copiato fuori linea (si veda quanto esposto in copia file fuori linea in "Proprietà Link - Azioni"). · La postazione ARXivar Client richiede una licenza correttamente configurata relativa al componente "CompEd DigitalSign". · L'esecutore deve essere attivato per la firma digitale (si veda quanto qui esposto) · Se prevista il link andrà a buon fine esclusivamente se l'operazione di firma digitale andrà a buon fine, in caso contrario non sarà possibile procedere al successivo task o concludere il processo nel caso il link in questione fosse precedente all'elemento Finish preceduto da un elemento di tipo condizione utilizzato in appoggio. E' possibile stabilire che i processi coinvolti da firma digitale debbano rimanere comunque fermi fino a firma digitale apposta con successo. In questo caso sarà sufficiente utilizzare un solo link di uscita progettato per la firma digitale, in questo modo il task precedente al link in questione verrà concluso solo se l'operazione di la firma digitale terminerà con successo. Se fosse comunque necessario proseguire, anche se l'operazione di firma digitale non fosse andata a buon fine, semplicemente progettando un link alternativo oltre il link con la richiesta di firma digitale. In questo caso sarà utile implementare una variabile di processo appositamente pensata per gestire il risultato dell' operazione di firma digitale. Questo vi consentirà di valutare i processi richiedenti operazioni di firma digitale non andati a buon fine. Variabile a cui assegnare il risultato: Questa casella combinata consente la selezione di una variabile di processo atta a contenere il risultato dell'operazione di firma digitale secondo i seguenti criteri: Se l'operazione di firma digitale dovesse per qualsiasi motivo fallire la variabile qui indicata non verrebbe valorizzata, è dunque importate assicurarsi che la variabile, prima del suo utilizzo risulti essere vuota (inizializzata a ""), sarebbe una buona abitudine, magari in uno dei link precedenti impostare una preventiva operazione di azzeramento della stessa tramite il comando "SET" discusso più avanti. Se, al contrario, l'operazione di firma digitale dovesse terminare con successo la variabile qui © 2010 ABLE Tech Srl 458 Guida di ARXivar selezionata verrebbe valorizzata con il nome del documento firmato. Anche in questo caso è comunque buona abitudine assicurarsi che la variabile, prima del suo utilizzo risulti essere vuota (inizializzata a "") in modo tale che eventuali successivi test non risulti del tutto esatti semplicemente perchè la variabile utilizzata contenesse valori assegnati da altre operazioni. Spedizione Questa sezione della scheda "Proprietà Link - Azioni" consente di programmare tutte le azioni relative all'invio del documento pdp (dove pdp sta per principale di processo) o documenti secondari via mail o fax. Invia per fax il documento principale Se selezionata invia via Fax il documento principale di processo al numero di Fax del destinatario indicato nel profilo del documento pdp. Se selezionata sarà possibile aggiungere al documento pdp anche i documenti di processo secondari. In questo caso saranno considerati validi per l'invio via fax del documento pdp solo i documenti secondari selezionati. La selezione della sola casella di controllo invia per fax predispone la casella combinata "Priorità" per l'invio via FAX. Nel caso fosse predisposto l'invio via Fax e via e-mail sarà possibile selezionare la priorità di invio, FAX, MAIL o MAIL+FAX Invia per e-mail il documento principale C ome Invia per fax, in questo caso sarà obbligatorio definire tramite l'apposito pulsante la struttura della mail che il motore di workflow dovrà utilizzare per l'invio della mail. L'opzione Invia per e-mail consente di creare un file Zip contenente tutti i documenti (pdp e secondari) e richiedere la notifica di avvenuta ricezione della mail. La mail sarà inviata all'indirizzo mail del destinatario di profilo del documento pdp. La selezione della sola casella di controllo invia per e-mail predispone la casella combinata "Priorità" per l'invio via MAIL. Nel caso fosse predisposto l'invio via Fax e via e-mail sarà possibile selezionare la priorità di invio, FAX, MAIL o MAIL+FAX Aggiungi documenti secondari selezionati © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 459 Questa azione diventa selezionabile solo se il link in questione prevede l'invio della documentazione via Fax o via e-Mail o per entrambe, in caso contrario non sarà possibile selezionare la casella di controllo. Se selezionata consente l'invio dei documenti secondari di processo secondo le modalità precedentemente selezionate (Fax, Mail o Fax e Mail). Crea unico file Zip Questa azione diventa selezionabile solo se il link in questione prevede l'invio della documentazione via e-Mail o via Fax e via e-mail ma non se selezionato solo l'invio via Fax. Se selezionato il motore di Workflow provvederà a creare uno Zip contenente tutta la documentazione da inviare. Mail con notifica di avvenuta ricezione Nel caso il link prevede azioni di invio della documentazione via e-mail diventa possibile richiedere una notifica di avvenuta ricezione (ricevuta di ritorno). Priorità Questa casella combinata consente di stabilire la priorità che il motore di workflow dovrà rispettare per l'invio della documentazione. Sarà possibile selezionare tra invia FAX, MAIL oppure MAIL+FAX. Seleziona documento principale da inviare mail / fax Da selezionare per operazioni di selezione documenti (obsoleta). Deseleziona documento da inviare mail / fax Da selezionare per operazioni di esclusione documenti secondari dall'invio via mail e via fax. (obsoleta). Variabile a cui assegnare stato di spedizione Tramite apposito pulsante posto sulla destra della casella di testo preposta per la selezione della variabile di processo è possibile selezionare la variabile di processo predisposta per contenere lo stato di spedizione. Processi collegati Questa sezione della scheda "Proprietà Link - Azioni" consente di impostare tutte le azioni relative alla gestione di processi collegati. E' possibile eseguire dei processi collegati, detti anche sotto workflow. © 2010 ABLE Tech Srl 460 Guida di ARXivar Tramite la sezione "Processi collegati" è possibile mandare in esecuzione altri workflow. I workflow mandati in esecuzione da un Link saranno eseguiti in modalità sincrona al workflow corrente, cioè a differenza dei workflow nidificati non interrompono il flusso esecutivo del workflow chiamante e non restituiscono nessun valore al workflow chiamante. Per ulteriori informazioni riguardo l'argomento "Processi collegati e processi nidificati" si veda quanto qui esposto Esegui workflow Questa casella combinata contiene i workflow selezionabili. E' importante sottolineare che il workflow qui selezionato sarà eseguito in maniera sincrona al workflow principale è dunque importante selezionare workflow che non possano entrare in conflitto con il workflow principale. Aggiungi documenti secondari di processo Se selezionata i documenti secondari del processo principale saranno aggiunti al processo di workflow collegato. Aggiungi allegati di processo C ome "Aggiungi documenti secondari di processo" in questo caso saranno aggiunti gli allegati di processo. Aggiungi variabili di processo Se selezionata consente di aggiungere una variabile del processo principale al processo collegato. E' possibile selezionare la variabile da aggiungere al processo collegato tramite il seguente pulsante . Note aggiuntive: Quando il motore di Workflow aggiunge una variabile dal processo principale al processo collegato in realtà esegue una copia fisica della variabile selezionata, copiando "Nome variabile", "Etichetta", "Descrizione", "Formato" ed l'eventuale "Valore" in essa contenuto. Questo valore potrebbe tornare utile ed utilizzarlo cosi nel Workflow collegato. Si tenga presente che una variabile cosi aggiunta diventa in realtà visibile esclusivamente a run-time. Per poterne sfruttare nel workflow collegato il valore ad essa precedentemente assegnato, la variabile aggiunta dovrà risultare visibile anche a design time. Quanto sopra è possibile semplicemente creando nel workflow collegato manualmente una variabile d'appoggio avente "Nome e formato" identici alla variabile che durante la vera esecuzione del workflow sarà fisicamente aggiunta al workflow collegato. C reando una semplice variabile d'appoggio, come sopra indicato, per esempio diventa possibile progettare Workflow collegati in grado di prendere, per esempio decisioni sulla base del valore in essa contenuto e passato a run time durante l'aggiunta della variabile selezionata. E possibile utilizzare il suo © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 461 valore sfruttando la seguente funzionalità: "Ottenere valori da variabili di processo (GET)" argomento qui esposta. Aggiungi note di processo Se selezionata il motore di workflow copia le note di processo dal workflow principale al processo collegato. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2.2 Link, fascicolazione Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Scheda Fascicolazione Premessa: Per semplificare argomenti ed alcuni concetti base associabili all'elemento di Workflow quale è il "Link" la guida si avvale di un piccolo glossario: · Link corrente: fa riferimento al link correntemente selezionato per la configurazione di parametri e proprietà da esso esposte. Un link risulta selezionato quando assume l'aspetto seguente: i il numero di maniglie (i piccoli quadrati di colore blue) può variare in base a al numero di punti selezionati ed alla lunghezza del link corrente. · Esecuzione del link: il termine "esecuzione del link" viene utilizzato per la rappresentazione astratta relativa all'esecuzione di azioni ed operazioni configurabili tramite i parametri e proprietà esposte dall'elemento di Workflow Link. In realtà un link non viene eseguito ma percorso dal flusso esecutivo del particolare workflow, il motore di workflow eseguirà azioni ed operazioni sulla base di quanto definito e configurato a livello di link. Un link collega un task ad altro task. · Links logici: i fascicoli di ARXivar non contengono una copia fisica del documento ed eventuali relativi allegati, in realtà un fascicolo contiene un collegamento logico alla copia fisica del documento originale... questo consente di avere lo stesso documento in più fascicoli, o meglio consente la gestione della fascicolazione multipla, coprendo così le più disparate necessità organizzative anche a parità di Area Organizzativa Omogenea, semplicemente consentendo di avere lo stesso © 2010 ABLE Tech Srl 462 Guida di ARXivar documento in più fascicoli dando e dando la certezza che in ogni fascicolo corrisponda la stessa versione del documento pdp, (archiviare in fascicolo il riferimento e non una copia fisica del documento evita la possibilità di avere versioni diverse dello stesso documento archiviate in diversi fascicoli). · Documento pdp: Documento principale di processo, dove pdp stà per principale di processo Proprietà Link - Fascicolazione In figura 1 sono visibili i controlli che consentono la configurazione di operazioni relative alla gestione della fascicolazione tramite l'elemento di workflow denominato Link. fig. 1, Proprietà link scheda fascicolazione. La scheda fascicolazione consente di associare un nuovo percorso di fascicolazione al documento pdp, prelevando il riferimento al documento pdp dall'attuale fascicolo ed assegnadolo ad un nuovo fascicolo. Le proprietà di fascicolazione "Rimuovi dal fascicolo" e "Inserisci in fascicolo" sono compatibili esclusivamente con il Documento Principale di Processo, non qui è possibile stabilire strutture di fascicolazione per altri tipi di documento che non siano documenti principali di processo. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow E' possibile inserire documenti diversi dal documento pdp solo se ad esso relazionati 463 o documenti allegati o secondari di processo tramite le proprietà esposte nel sottogruppo Inserisci nel fascicolo. E' inoltre possibile inserire il Documento pdp in una Pratica/Commesse. In Sintesi Tramite un link ed i parametri di fascicolazione è possibile: · Rimuovere da uno o più fascicoli il documento pdp ed eventualmente aggiungerlo ad altri fascicoli. · Eseguire la sola operazione di inserimento documento pdp in uno specifico fascicolo. · Eseguire operazioni di inserimento di documenti che non siano il documento pdp (quali documenti secondari e allegati semplicemente definendone il grado relazione). · Eseguire l'inserimento di un documento pdp in una pratica. · Tutte le operazioni previste dalla fascicolazione ed inserimento in pratiche sono tutte singolarmente eseguibili. Rimuovi dal fascicolo Tramite questo pulsante è possibile selezionare il fascicolo di partenza. Il motore di workflow si occuperà di rimuovere il documento pdp dal fascicolo qui indicato. Una volta confermata la struttura dalla quale rimuovere il Documento pdp non è possibile intervenire su di essa, nel caso sia necessario apportavi delle modifiche procedere prima alla sua cancellazione tramite l'apposito pulsante e definire una nuova struttura. Nel caso il riferimento allo stesso documento pdp fosse presente in diversi fascicoli (più di un fascicolo) è possibile indicare da una a più strutture di fascicolazione dalle quali procedere con la rimozione del documento pdp. Tramite il seguente pulsante previo selezione della voce desiderata dall'elenco "Rimuovi dal fascicolo" è possibile eliminare una struttura di fascicolazione. Inserisci in fascicolo Tramite questo pulsante è possibile stabilire una o più strutture di destinazione per il documento pdp, in questo caso nelle strutture qui selezionate il motore di workflow creerà i riferimenti al documento pdp. E' possibile definire in più fascicoli il riferimento allo stesso documento pdp (lo stesso documento contenuto in più fascicoli). Nel caso venisse definita una struttura di fascicolazione inesistente questa sarà automaticamente creata. Tramite il seguente pulsante previo selezione della voce desiderata dall'elenco "Inserisci in fascicolo" è possibile eliminare una struttura di fascicolazione. © 2010 ABLE Tech Srl 464 Guida di ARXivar Inserisci nel Fascicolo Questa funzionalità consente di definire strutture di fascicoli atte a contenere riferimenti a documenti diversi dal documento principale di processo. Grazie alla configurazione di questi parametri tramite un Link è possibile fascicolare dei documenti che non siano necessariamente il documento principale di processo. La fascicolazione di documenti che non siano documenti principali di processo è consentita per i soli documenti aventi almeno una relazione con il Documento pdp, in base al loro grado di relazione con il documento pdp e tramite la selezione di una delle opzioni "Dirette e indirette", oppure "Dirette", oppure "Padre", oppure "Figlio" sara possibile stabilire quali documenti siano da considerare validi per la fascicolazione. In oltre è possibile definire la fascicolazione nella struttura definita in "Inserisci nel fascicolo" di Documenti secondari di processo e di eventuali allegati. Inserisci in pratica Tramite questo pulsante è possibile selezionare la pratica dove inserire il Documento pdp tramite il Link in questione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2.3 Link, operazioni Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Scheda Operazioni © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 465 Premessa: Per semplificare argomenti ed alcuni concetti base associabili all'elemento di Workflow link verrà ora esposto un piccolo glossario: · Link corrente: fa riferimento al link correntemente selezionato per la configurazione di parametri e proprietà da esso esposte. Un link risulta selezionato quando assume l'aspetto seguente: i il numero di maniglie (i piccoli quadrati di colore blue) può variare in base a al numero di punti selezionati ed alla lunghezza del link corrente. · Esecuzione del link: il termine "esecuzione del link" viene utilizzato per la rappresentazione astratta relativa all'esecuzione di azioni ed operazioni configurabili tramite i parametri e proprietà esposte dall'elemento di Workflow Link. In realtà un link non viene eseguito ma percorso dal flusso esecutivo del particolare workflow, il motore di workflow eseguirà azioni ed operazioni sulla base di quanto definito e configurato a livello di link. Un link collega un task ad altro task. · Task successivo o Task di destinazione: come precedentemente accennato un link collega un elemento di workflow (elemento di partenza) ad un elemento (elemento di arrivo o destinazione), quando si incontra il termine "Task successivo" si fa riferimento ad un elemento di arrivo di tipo Task. C ome vedrete nella successiva sessione della guida tramite un link è possibile configurare diverse proprietà e parametri associati all'elemento di arrivo (generalmente un Task) consentendo in questo modo di predisporne il successivo ambiente operativo. Gli elementi di arrivo (raggiungibili tramite link) all'interno di un workflow possono essere: un Task, una C ondizione (detto anche punto di connessione), · Valorizzare la figura professionale: definire l'utente appartenente alla figura professionale selezionata, l'utente definito (selezionato) diventa l'esecutore effettivo per le attivita previste dal task dove come esecutore è impostata la figura professionale in questione. Se l'esecutore è associato ad una figura professionale questa va sempre valorizzata. Una figura professionale può essere valorizzata manualmente da Task o automaticamente da Link previo opportuna configurazione (si veda Assegna utente/variabile a figura professionale più avanti in questo capitolo). La valorizzazione della figura professionale da task viene effettuata dall'operatore quale esecutore del task precedente, il quale sarà chiamato ad effettuare tale selezione dall'elenco utenti appartenenti alla figura professionale impostata come esecutrice del successivo task. · Documento pdp: Documento principale di processo, dove pdp stà per principale di processo. © 2010 ABLE Tech Srl 466 Guida di ARXivar La scheda operazioni La scheda operazioni assieme alla scheda azioni è la scheda con il numero più alto di configurazioni, in particolare tramite la scheda operazioni è possibile predisporre l'ambiente operativo del del task successivo, oppure è possibile operare sull'assegnazione di privilegi aggiuntivi agli esecutori del task successivo, o ancora, consentire Accesso in scrittura sul documento, Modifica profilo, Inserimento Manuale in fascicoli. C onfigurare operazioni di conversioni documenti in PDF, su documenti di tipo Principale, Secondari oppure Allegati. Tramite il gruppo di parametri Assegna utente/variabile a figura professionale, valorizzare come esecutore del task successivo l'utente appartenente ad una particolare Figura professionale specificando quello che può essere L' Utente/Variabile. Tramite l'esecuzione del link in questione variare la tipologia del documento principale, definire tramite il parametro Notifica utenti un elenco utenti a quali inviare una notifica interna o oppure una Notifica SMPT. Le ultime operazioni quali Attiva marcatura pdf che consente per i documenti pdp (che siano in formato pdf) di aggiungere una posizione del documento selezionabile una marcatura, oppure tramite "Attiva importazione documenti" è possibile importare nuovi documenti al workflow in questione. Proprietà Link - Operazioni In figura 1 sono visibili i controlli che consentono la configurazione delle operazioni che saranno eseguite sia dal Link corrente oppure dal task di destinazione. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 467 fig.1, la scheda operazioni della maschera Proprietà Link. Task successivo: è riferito al primo elemento task incontrato dal link in questione. Consente di modificare le proprietà del task successivo. Questa casella di controllo se selezionata abilità l'esecutore del task successivo di apportare modifiche alla configurazione del task ad esso assegnato. In questo caso eventuali modifiche saranno applicate solo a quella specifica istanza di workflow in esecuzione. L'esecutore può accedere al particolare task reso cosi modificabile tramite il seguente pulsante : Il pulsante "Processo" è presente nella maschera di figura 12 dell'argomento "Eseguire un workflow" qui esposto. Task di destinazione: è riferito al primo elemento task incontrato dal link in questione. Assegna permessi al task di destinazione. C ome già accennato tramite quanto sarà selezionato in "Assegna permessi al task di destinazione" © 2010 ABLE Tech Srl 468 Guida di ARXivar è possibile predisporre l'ambiente operativo per gli esecutori associati al task di destinazione del link corrente, in particolare saranno assegnati dei privilegi aggiuntivi agli esecutori del successivo task. I privilegi assegnati previo configurazioni parametri di un link hanno validità esclusivamente per l'esecuzione di attività previste dal task di destinazione associato al Link corrente. Accesso in scrittura sul documento Questa casella di controllo se selezionata, abilità l'utente quale esecutore del task di destinazione alla modifica del documento pdp. Questa funzione ritorna utile nel caso l'utente, qui previsto come esecutore del successivo task non possieda tali privilegi. Modifica profilo Questa casella di controllo se selezionata abilità l'utente esecutore del task di destinazione alla modifica del profilo del documento pdp. Questa funzione ritorna utile nel caso l'utente, qui previsto come esecutore del successivo task non possieda tali privilegi. Inserimento manuale in fascicoli Questa casella di controllo se selezionata abilità l'utente, quale esecutore del task di destinazione, all'aggiunta del documento pdp in una struttura di fascicolazione. Conversione documenti in PDF. Il seguente gruppo di operazioni se selezionate vengono eseguite con l'esecuzione del Link. Principale Questa casella di controllo se selezionata, durante l'esecuzione del link in questione eseguirà la conversione del documento pdp dal in formato PDF. N.B.: Si consiglia di eseguire almeno una prova di tale conversione. Il test va effettuato eseguendo un Workflow di prova sul PC che in produzione dovrà eseguire tale conversione. Il test va eseguito in special modo se il PC predestinato alla conversione è una macchina Windows 7, alcune versioni precedenti di ARXivar sotto Windows 7 non riuscivano a portare a termine in modo corretto tale conversione. La prova può essere effettuata indipendentemente su uno dei tre tipi di documenti (Principali, secondari o allegati), il processo di conversione è identico per tutte e tre le tipologie di documento. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 469 Se co nd a r i Questa casella di controllo se selezionata durante l'esecuzione del Link i documenti secondari di processo verranno convertiti in formato PDF. E' possibile eseguire conversioni sullo stesso link sia del documento principale di processo sia dei documenti secondari di processo. Allegati Anche per questa casella di controllo se selezionata sarà possibile convertire nel formato PDF i documenti "Allegati". Anche per la casella di controllo "Allegati" valgono le specifiche di "Principale" e "Secondari" Abilita marcature PDF in base alla classe documentale Questa casella di controllo, che per valore predefinito risulta sempre selezionata, consente di applicare ai PDF una marcatura in una particolare posizione del documento PDF. La marcatura può avere le seguenti caratteristiche: · Definita da una stringa di caratteri. · Definita tramite la selezione di uno o più campi di profilo. · E' possibile definire dimensione e colore dei caratteri da utilizzare per la stampa della marcatura. · E' possibile stabilire l'orientamento della marcatura (orizzontale o verticale). · E' possibile stabilire in quale posizione del documento posizionare la marcatura secondo le seguenti possibili posizioni: angolo sinistro alto, oppure nell'angolo destro alto, oppure in centro, oppure in uno dei due angoli bassi del documento. Le specifiche sopra elencate sono configurabili lato ARXivar Server, si veda "C lassi Documenti", selezionata la classe documentale di vostro interesse è possibile accedere alla maschera di figura 2, previo selezione casella di controllo "Attiva marcature in esportazione PDF" quindi cliccare, partendo dall'alto, sul secondo pulsante "Cambia" fig. 2, configurazione marcatura PDF (Lato ARXivar Server, classi documento) © 2010 ABLE Tech Srl 470 Guida di ARXivar Assegna utente/variabile a figura professionale Tramite l'operazione "Assegna utente/Variabile a figura professionale" (si veda immagine sotto di figura 3) è possibile programmare il Link corrente in modo tale che al momento della sua esecuzione il motore di workflow sia in grado di valorizzare automaticamente la figura professionale qui definita (si veda glossario in premessa del capitolo corrente). L'assegnazione di un utente di una figura professionale definibile tramite lo strumento di figura 3 può avvenire in due differenti modalità, è possibile selezionare l'utente da un apposito elenco (valorizzazione statica) oppure utilizzando il valore contenuto in una variabile di processo (valorizzazione dinamica). La valorizzazione della figura professionale da variabile di processo può risultare una soluzione vincente in diverse situazioni perchè consente di valorizzare la figura professionale sulla base di espressioni, questo consente la progettazione di Workflow estremamente flessibili. fig.3, valorizzare automaticamente una figura professionale. Per esempio: si supponga di disegnare un workflow per la gestione offerte cliente: Sulla base del valore dell'offerta il workflow dovrà automaticamente stabilire quale utente appartenente alla figura professionale denominata "Commerciale" dovrà essere chiamato per eseguire le attività previste da un particolare task, per risolvere si potrebbe procedere come segue: · C reare due variabili di processo, la prima che chiameremo "ValoreOfferta" sarà utilizzata per rappresentare il valore dell'offerta. · Una seconda da utilizzare per rappresentare l'utente appartenente alla figura professionale, il nome della seconda variabile sarà "UtenteEsecutore". · La prima variabile di processo ValoreOfferta (). · Quando ValoreOfferta conterrà un valore (è possibile valorizzare variabili di processo tramite task o tramite link) sarà possibile assegnare alla variabile UtenteEsecutore il nome dell'utente appartenente alla figura professionale impostando per esempio delle semplici formule, per esempio se ValoreOfferta è uguale o superiore ai 5000 euro allora UtenteEsecutore potrebbe essere valorizzata con "01\Mario.Rossi", se inferiore ai 5000 ma superiore ai 4000 allora UtenteEsecutore sarà uguale a "01\Cristian.Bianchi" ecc... Una volta che UtenteEsecutore conterrà una nome utente valido, tramite la configurazione Link (vedi sopra in figura 3) vi sarà possibile valorizzare la figura professionale utilizzando il valore contenuto nella variabile UtenteEsecutore (Valorizzazione dinamica). Il valore assegnato ad una variabile di processo rimane tale fino a nuove impostazioni, potrete dunque utilizzare la variabile UtenteEsecutore nel link appropriato. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 471 Le variabili di processo utilizzate per valorizzare la figura professionale dovranno essere valorizzate come segue codice Area organizzativa + Backslash + Nome utente di ARXivar. Per esempio se il codice dell'area organizzativa fosse AO01 e l'utente di ARXivar fosse M.Rossi la variabile dovrà contenere AO01\M.Rossi, l'utente dovrà appartenere alla figura professionale, quando valorizzate automaticamente una variabile di processo secondo l'esempio riportato sopra non esiste nessun controllo, se il nome utente assegnato alla variabile non fosse presente il workflow non verrebbe concluso. Tramite questo pulsante è possibile selezionare quale figura professionale sarà valorizzata, selezionata la figura professionale sarà possibile selezionare l'utente appartenente alla figura professionale precedentemente selezionata (valorizzazione statica), oppure sarà possibile selezionare la variabile di processo (valorizzazione dinamica) la variabile è distinguibile dagli utenti perchè hanno come prefisso e suffisso il simbolo percentuale (esempio %UtenteEsecutore%), l'elenco presenta solo variabili di tipo Alfanumerico. Tramite questo pulsante è possibile modificare la valorizzazione selezionata. Tramite questo pulsante è possibile eliminare la valorizzazione selezionata. Variare la tipologia del documento principale Tramite la casella combinata "Variare la tipologia del documento principale" è possibile selezionare la nuova tipologia, quando il link sarà eseguito la classe documentale qui indicata sarà assegnata al documento principale di processo. Se in gestione eventi vi fossero configurazioni di tipo "Assegna il tipo di documento" associati alla tipologia documentale selezionata in "Variare la tipologia del documento principale", quando il link in questione viene eseguito dunque il motore di Workflow "Assegna il nuovo tipo di documento", in questo caso eventuali workflow associati a tale evento non saranno eseguiti. In caso contrario si potrebbe darebbe origine ad esecuzioni di workflow nidificati difficilmente gestibili. Per eseguire processi di workflow nidificati si veda quanto qui esposto. Notifica utenti In notifica utenti è possibile inserire l'utente o un elenco di utenti, separando tramite punto e virgola, un utente da un altro (01\Admin;01\m.rossi ecc...). Gli utenti qui indicati (da uno a enne) il motore di workflow invierà una notifica. Notifica utenti è valorizzabile tramite l'utilizzo di variabili di processo, le © 2010 ABLE Tech Srl 472 Guida di ARXivar quali dovranno essere precedentemente valorizzate con un nome utente nelle forma Area organizzativa omogenea\nome utente. Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera che consente di selezionare utenti interni e variabili di processo. Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 4 tramite la quale è possibile definire struttura della notifica che il link dovrà inviare. Notifica SMTP Notifica SMTP funziona come Notifica Utenti, sia nella selezione degli utenti che nella definizione della struttura della notifica (fare riferimento alle descrizioni dei due pulsanti) precedentemente trattati sopra in "Notifica utenti". La differenza tra notifica SMTP e Notifica Utenti è la seguente: in Notifica utenti la stessa viene inviata esclusivamente ad utenti interni, mentre in Notifica SMTP viene inviata secondo le seguenti modalità: · La notifica viene inviata all'indirizzo mail associato all'utente/i di ARXivar qui inseriti. · Anche per la notifica via SMTP è possibile selezionare gli utenti tramite l'apposito pulsante possibile inserire organizzativa\nome direttamente (esempio: il nome utente rispettando 01\Admin). Si consiglia l'utilizzo sempre la dell'apposito forma pulsante . E' Area per selezionare i destinatari della notifica, in modo di evitare possibili errori sintattici. Per inviare la notifica a più utenti contemporaneamente ogni singolo utente va separato da punto e virgola che viene automaticamente inserito se la selezione degli utenti avviene da elenco. · Notifica SMTP consente l'invio di notifiche anche ad utenti esterni, o comunque di poter inserire direttamente l'indirizzo e-mail del o dei destinatari (in caso di invii multipli i diversi indirizzi vanno separati dal punto e virgola). · Nel caso si utilizzino indirizzi e-mail è preferibile utilizzare una variabile di processo valorizzata con l'indirizzo e-mail o con indirizzi e-mail separati da punto e virgola. C ome noterete tramite il pulsante è possibile selezionare sia utenti che variabili di processo. Configurazione parametri invio notifica (Notifica interna / Notifica SMTP) C liccando sul pulsante sia per l'invio di notifiche interne o notifiche via SMTP si accede alla maschera di figura 3, dov'è possibile configurare la notifica che sarà inviata durante l'esecuzione del Link in questione. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 473 fig.3, configurazione struttura e parametri notifica Mittente In questo campo è possibile definire un mittente, tramite il pulsante è possibile accedere ad un elenco di utenti interni e figure professionali. La selezione del mittente potra dunque cadere esclusivamente su un utente interno o su una figura professionale. Oggetto In questa casella di testo è possibile inserire l'oggetto. L'oggetto della notifica potra essere composta da parti di testo statiche, oppure d da parti di testo dinamiche. Tramite il pulsante E' possibile selezionare delle variabili di processo, o dei campi di profilo che andranno a valorizzare le parti dinamiche del testo dell'oggetto. I campi di profilo selezionati sono racchiusi e riconosciuti tramite il simbolo percentuale %, esempio selezionando il campo di profilo PRATICA la parte di testo conterrà il seguente valore %Pratica% che a run time verrà automaticamente sostituito con il numero effettivo del numero di pratica relativo al profilo del documento principale di processo. Il carattere speciale utilizzato per identificare una variabile di processo è § (esempio: §UserAge§), in questo caso la parte di testo relativa a §UserAge§ sarà automaticamente sostituito con il valore contenuto nella variabile di processo selezionata. Il pulsante utilizzato per il testo del corpo della notifica richiama la stessa finestra richiamata per il campo oggetto. Anche per il campo corpo è quindi possibile creare delle parti di testo dinamiche selezionando i valori da campi di profilo e da variabili di processo. I campi di profilo saranno valorizzati recuperando i valori dal profilo del documento principale di © 2010 ABLE Tech Srl 474 Guida di ARXivar processo. Corpo In questa casella di testo è possibile inserire il testo che verrà utilizzato come corpo della notifica. Tramite questo pulsante si ottengono gli stessi risultati sopra esposti per il campo oggetto. Allega documento principale Questa casella di controllo se selezionata consente di inviare il documento principale di processo come allegato della notifica. Allega documenti secondari Questa casella di controllo se selezionata consente di inviare come allegati i documenti secondari di processo. Notifica di ricezione Questa casella di controllo se selezionata invia al mittente la notifica di avvenuta ricezione. Attiva Marcatura pdf Tramite questa casella di controllo se selezionata (si veda immagine sopra) è possibile attivare la marcatura di documenti. La marcatura qui applicata viene recuperata dall'immagine memorizzata nel campo firma (si veda immagine sotto) dell'utente di ARXivar (per maggiori dettagli vedere quanto qui esposto). E' possibile applicare marcature esclusivamente a documenti di tipo pdf. Tramite il pulsante è possibile accedere alla gestione marcatura, cliccando su di esso è possibile © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 475 accedere alla maschera "Marcatura PDF" dove è possibile definire: · Posizione della marcatura all'interno del documento tramite coordinate X,Y in punti (in aiuto i punti saranno convertiti nell'unità di misura cm). · Definire la dimensione dell'immagine. · Stabilire da quale utente di ARXivar recuperare l'immagine Firma. (Anche in questo caso è possibile recuperare il nome utente da una variabile di processo). · Su quale pagina inserire la marcatura. Su Pagina personalizzata sarà necessario indicare il numero di pagina dove inserire la marcatura, ulteriori possibili selezioni sono: Solo su ultima pagina oppure Su tutte. Attiva importazione documenti Se selezionata consente di aggiungere automaticamente nuovi documenti al workflow corrente. Tramite il pulsante si accede alla procedura per la definizione delle regole di importazione. E' possibile configurare da una a enne regole di importazione. Una regola di importazione automatica di documenti consente di specificare: · Parametri di ricerca per selezionare il o i documenti da importare. · Specificarne la tipologia del documento "Principale","Secondario" o "Allegato". · Specificarne il livello di relazione "Padre" o "Figlio" · Possibilità di evidenziare il documento per il suo invio via e-mail/Fax. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2.4 Link, variabili Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Variabili Premessa: Tramite le variabili di processo (per maggiori dettagli su variabili di processo si veda quanto qui trattato), è possibile rappresentare valori alfanumerici, numerici, booleani (vero/falso), indirizzi URL, URI, EndPoint di Servizi Web, indirizzi e-mail ecc... © 2010 ABLE Tech Srl 476 Guida di ARXivar Questa sessione della guida, tratta argomenti relativi alla configurazione di parametri e proprietà che verranno poi utilizzate dal motore di workflow quando eseguirà lo specifico Link. SET (assegnazione valori a variabili di processo). Queste configurazioni rendono di fatto possibile la valorizzazione automatica di variabili di processo (operazioni di SET ). Tenendo conto che una variabile di processo è in grado di rappresentare dati di tipo Numerico, Alfanumerico, Booleano (vero/falso), Combo (il tipo Combo è un tipo Collezione trattato più avanti), è possibile valorizzare una variabile di processo recuperando i valori da: · C ampi di profilo del documento principale di processo. · C ampi di profilo aggiuntivi del documento principale di processo. · Valori di processo (trattati più avanti nella seguente sezione della guida). · Valori predefiniti (informazione di tipo statico). · Risultato di query eseguite su fonti dati esterne o interne ad ARXivar. GET (ottenere valori da variabili di processo). Oltre alla valorizzazione di variabili di processo tramite "Proprietà Link - Variabili" è possibile recuperare i valori da variabili di processo e valorizzare: · C ampi di profilo del documento principale di processo. · C ampi di profilo aggiuntivi del documento principale di processo. · C ampi modulo (documenti Word e Excel Microsoft Office e Open Office). Proprietà Link - Variabili C liccando sulla scheda "Variabili" (si veda, sotto in figura 1), è possibile configurare le proprietà del link selezionato, quando il motore di Workflow andrà ed esegue il link in questione e sulla base di quanto configurato procederà alla valorizzazione delle variabili di processo qui coinvolte dalla configurazione (si veda quanto esposto sopra nel paragrafo SET ), di recuperare i valori contenuti nella variabili di processo indicate ed assegnarli a campi di profilo o di modulo (si veda quanto sopra esposto nel paragrafo GET ). © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 477 fig. 1, Proprietà Link - Configurazione variabili di processo. C ome vedremo in questa sezione della guida esistono diverse modalità e possibilità per valorizzare variabili di processo od ottenere dei valori dalle stesse. Per esempio, sopra in figura 1 viene indicato che il particolare link esegue due operazioni, un' operazione di SET che tramite una connessione (per connessioni verso database si veda quanto esposto in DSN - Stringhe di connessione) verso una specificata fonte dati, viene eseguita una query di selezione. Il valore restituito dalla query aggiorna la variabile di processo "TitoloCapitolo". E' possibile stabilire, già a prima vista, che la variabile "TitoloCapitolo" viene valorizzata tramite una query, dalla presenza della lettera 'S' nella colonna Query (lettera evidenziata sotto nel cerchio rosso). Lo stesso Link esegue un'operazione di GET che come già detto, tramite operazioni di GET il valore rappresentato dalle variabili di processo può essere utilizzato per valorizzare C ampi di profilo (aggiuntivi compresi) e campi di modulo (si veda sezione Modelli). Sempre Nell'esempio sopra di figura 1 il valore della variabile di processo denominata "IsReadAndCorrect" viene passato al campo di profilo CHECK23_39. In questo caso specifico il campo è un campo aggiuntivo. (Si vedano specifiche tecniche a piè pagina) Assegnare valori a variabili di processo (SET) - Ottenere dei valori dalle variabili di © 2010 ABLE Tech Srl 478 Guida di ARXivar processo (GET) Questa sezione tratta nel dettaglio le modalità di configurazione del link selezionato relativo ai parametri configurabili per operazioni di SET sulle variabili di processo. Sulla parte destra dell'elenco delle variabili di processo valorizzate tramite le operazioni di SET sono visibili (figura 1 sopra) tre pulsanti tramite i quali è possibile : Tramite questo pulsante è possibile definire delle nuove regole per la valorizzazione di variabili di processo. Previo selezione in elenco della variabile desiderata, tramite questo pulsante è possibile accedere in modifica della regola di valorizzazione precedentemente definita. Previo selezione in elenco della variabile desiderata, tramite questo pulsante è possibile procedere alla cancellazione della regola di valorizzazione precedentemente definita. Nuova regola di valorizzazione variabile di processo. Tramite l'apposito pulsante per la creazione di una nuova regola di valorizzazione si accede alla maschera di figura 2. C ome vedremo più avanti, la stessa identica maschera viene utilizzata anche per la definizione delle regole di recupero valori da variabili di processo (operazioni di GET). C ome visibile, le caselle di controllo relative alla gestione dei campi modulo risultano non abilitate. Questo perchè al momento della stesura della presente sezione di guida non è ancora possibile valorizzare variabili di processo prelevando i valori necessari dai campi di modulo, quindi per le operazioni di SET queste sono momentaneamente non abilitate alla selezione. Seguirà ora il significato di ogni singolo controllo presente nella maschera di valorizzazione. Per semplicità e brevità di esposizione i controlli in comune tra operazioni di SET e GET saranno esposti una sola volta ed il nome del controllo trattato avrà come suffisso la seguente stringa di caratteri : · (SET e GET) C onfigurazione valida in entrambe le modalità (sia per operazioni di SET che operazioni di GET) · (solo GET) C onfigurazione valida solo per operazioni di GET. · (solo SET) C onfigurazioni valide solo per operazioni di SET. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 479 fig. 2, definizione di una regola di valorizzazione. Variabile di processo: (SET e GET) Tramite questa casella combinata è possibile selezionare la variabile di processo sulla quale è sarà possibile effettuare operazioni di SET o di GET. Campo profilo: (SET e GET) C ontiene il nome del campo di profilo (aggiuntivi compresi) associato alla variabile di processo selezionata. Su operazioni di SET il valore contenuto nel campo di profilo qui indicato sarà utilizzato alla valorizzazione della variabile di processo (variabile di processo=Campo profilo). Al contrario, con operazioni di GET sarà il valore contenuto nella variabile di processo selezionata nella casella combinata "Variabile processo" a valorizzare il campo di profilo qui indicato (Campo profilo=variabile di processo). Questo pulsante consente di accedere, tramite apposita maschera, all'elenco dei campi di profilo e aggiuntivi, dove sarà possibile selezionare il campo desiderato. Il campo selezionato sarà riportato in "C ampo profilo:" dove non è possibile modificare il valore selezionato. La casella C ampo profilo è volutamente non editabile questo garantisce la selezione corretta del nome campo di profilo. Questo pulsante consente di eliminare l'associazione tra variabile di processo e campo di profilo, questa operazione rende nuovamente disponibile la variabile di processo per la definizione di una nuova regola di valorizzazione. Campo Modulo: (solo GET) © 2010 ABLE Tech Srl 480 Guida di ARXivar La funzionalità "Campo modulo" è configurabile solo per operazioni di tipo GET. C onsente di assegnare il valore di una variabile di processo al campo di modulo indicato nella casella di testo "Campo modulo:" (si veda particolare immagine sotto). Operando su operazioni di tipo GET le caselle di controllo (ora nell'immagine sotto disabilitate) risulteranno abilitate ed hanno il seguente significato: per le caselle di controllo selezionate il valore rappresentato dalla variabile di processo selezionata nella casella combinata "Variabile processo:" viene automaticamente assegnato al campo modulo Indicato. Nota aggiuntiva: al momento della stesura della presente guida, la versione 4.5.20 di ARXivar non prevede (anche se editabile) l'utilizzo del parametro di configurazione "Campo modulo:" per operazioni sulla variabile di processo di tipo SET eseguendo cosi l'operazione inversa a GET, cioè recuperando il valore dal campo modulo qui indicato ed assegnadolo alla variabile di processo, tale modalità sarà in futuro disponibile. (L'abilitazione ad operazioni di SET con campi moduli sarà riconoscibile dall'abilitazione delle caselle di controllo "Documento principale", "Documenti secondari" e Allegati ora disabilitate su operazioni di tipo SET come mostrato nell'immagine sotto). C he cos'è un campo modulo ? Nella casella di testo "Campo modulo" è possibile inserire il nome assegnato ad uno o più campi di modello (per maggiori informazioni si faccia riferimento a quanto QUI esposto). I modelli di ARXivar possono essere documenti di word o fogli di calcolo Excel (Microsoft Office o Open Office), in un modello di office è possibile definire quanti campi modulo sia ritenuto necessario. Un campo modulo è un particolare campo che può essere predisposto all'inserimento di dati. Nel caso di ARXivar i campi modulo in prevalenza vengono utilizzati per rappresentare valori di campi di profilo documentale. Nel caso di documenti word è possibile creare i campi modulo tramite l'inserimento di Bookmark (segnalibri) sul documento che farà poi da modello, nel caso dei fogli di Excel il campo modulo è individuabile dal nome cella (esempio: B5, B7, B8 ecc...). Nel caso di Word la definizione di un campo modulo richiede un nome esempio "NUMDOC", "DATADOC" ecc.. Questo è il nome da inserire nel "C ampo modulo:", facendo riferimento ai nomi precedentemente utilizzati come esempio, se la variabile di processo contenesse il numero di documento in "C ampo modulo:" andrebbe inserito il nome del bookmark "NUMDOC", l'inserimento dei nomi campo modulo va fatta con particolare attenzione in quanto non esiste nessun modo per verificare la correttezza del nome campo inserito. In quando durante le fasi di progettazione di un Workflow non è possibile stabilire con certezza quale modello (word o Excel sarà processato). Un nome campo inserito in modo scorretto solleva un errore durante l'esecuzione del Workflow. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 481 Documento principale: (la casella di controllo documento principale è selezionabile solo per operazioni di GET). Se selezionata viene effettuata una ricerca sul documento principale di processo. Il motore di workflow esegue una ricerca del nome campo indicato nella casella di testo "Campo modulo:", se il campo ricercato esiste viene valorizzato con il valore rappresentato dalla variabile di processo selezionata nella casella combinata "Variabile processo:". Documenti secondari: (la casella di controllo Documenti secondari è selezionabile solo per operazioni di GET). Se selezionata viene effettuata una ricerca su tutti i documenti secondari di processo. Il motore di workflow esegue una ricerca del nome campo indicato nella casella di testo "Campo modulo:", se il campo ricercato esiste viene valorizzato con il valore rappresentato dalla variabile di processo selezionata selezionata nella casella combinata "Variabile processo:". Se la precedente casella di controllo "Documento principale" fosse selezionata l'aggiornamento viene eseguito sul documento principale e su tutti i documenti secondari di processo. Allegati: (la casella di controllo Documenti secondari è selezionabile solo per operazioni di GET). Se selezionata viene effettuata una ricerca su tutti gli Allegati di processo. Il motore di workflow esegue una ricerca del nome campo indicato nella casella di testo "Campo modulo:", se il campo ricercato esiste viene valorizzato con il valore rappresentato dalla variabile di processo selezionata nella casella combinata "Variabile processo:". E' possibile effettuare selezioni multiple, è dunque possibile selezionare contemporaneamente tutte e tre le caselle combinate, ricerca ed aggiornamento vengono eseguiti nel seguente ordine "Do cum e nto p r incip a le " (se selezionata), "Do cum e nti s e co nd a r i" (se selezionata), "Alle g a ti" (se selezionata). Va lo r i d i p r o ce s s o : (solo SET) Questa casella di controllo consente di selezionare una serie di valori predefiniti messi a disposizione dal motore di Workflow, ed è utilizzabile esclusivamente con operazioni di "SET", dunque il valore qui selezionato sarà utilizzato per valorizzare la variabile di processo selezionata nella casella combinata " Variabile processo:", con operazioni di "GET" la casella combinata "Valori di processo:" risulta disabilitata. Dalla casella combinata "Valori di processo:" è possibile selezionare un valore tra quelli di seguito elencati, oltre ai valori di processo la casella combinata contiene anche tutte le figure professionali disponibili. Elenco dei valori di processo selezionabili · Data conclusione Task (contiene la data di scadenza task precedente al link che si sta configurando). · Esecutore task (contiene l'esecutore corrente del task precedente al link che si sta configurando). © 2010 ABLE Tech Srl 482 Guida di ARXivar · ID Task (id del precedente task). · ID Processo (contiene ID del processo in corso). Valori di default: (solo SET) In questa controllo utente è possibile inserire il valore predefinito per la variabile di processo selezionata in "Variabile processo:", il controllo utente di default è una casella combinata priva di etichetta posta alla sinistra del pulsante formula, (si veda particolare sotto). Quando nella casella combinata "Variabile processo:" viene selezionata, la variabile di processo da configurare il campo "valore di default" diventa editabile tramite un il relativo controllo utente sensibile al tipo dato rappresentabile dalla variabile di processo selezionata. Alcuni esempi pratici: nel caso il tipo dato rappresentato dalla variabile di processo fosse Boolean sarà possibile definire il valore di default tramite una casella a scelta obbligatoria "Option Box" che consentirà di impostare il valore predefinito tra vero o falso. Nel caso la variabile di processo selezionata rappresenta dei valori di tipo testo il controllo per inserire il valore di default sarà una casella di testo, nel caso di data ora apparirà un controllo personalizzato per l'inserimento di data e ora e via discorrendo. Formula: (solo SET) E' possibile utilizzare il pulsante "Formule" esclusivamente per operazioni di tipo SET, non è possibile applicare formule per l'assegnazione a campi di profilo o di modulo applicando delle formule a valori rappresentati tramite variabili di processo. Tramite il pulsante "Formula"si accede alla maschera di figura 3, nella parte alta è ben visibile in colore "rosso" la variabile di processo selezionata e che si andrà a valorizzare tramite la formula definita dall'utente. La formula va inserita nell'apposito spazio, come riferimento si veda figura 3 dove inserito il valore 'True'. Non è necessario inserire il nome della variabile di processo, lo fa il motore di workflow. Per esempio quanto mostrato in figura 3 corrisponde a IsReadAndC orrect = True. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 483 fig. 3, valorizzare variabili tramite formule personalizzate. Se per caso all'interno della vostra formula dovrete inserire il nome di una variabile di processo è consigliabile utilizzare il mouse anziché scriverla manualmente, questo vi garantisce l'utilizzo di una sintassi corretta sia per quanto riguarda errori di battitura sia per quanto riguarda la scelta dei caratteri di riconoscimento utilizzati dal motore di workflow. Difatti è possibile includere nella formula ulteriori variabili di processo, basterà selezionare la variabile desiderata dall'elenco "Variabili di processo" visibile in figura 3 tramite un doppio click sulla variabile selezionata ed essa sarà inserita nel modo corretto all'interno della formula. Quando si eseguono operazioni di questo tipo fare particolare attenzione alla posizione del cursore al momento del doppio click, perchè la variabile cosi selezionata verrà inserita in quell'esatta posizione. Si consiglia di utilizzare il mouse anche per la selezione di operatori e funzioni quali + - / * Now(), Date(), True e False. Argomento correlato: Proprietà Link - Query Proprietà Link - Variabili, alcune specifiche tecniche. E' possibile distinguere i campi aggiuntivi da campi di profilo standard dal loro nome. Nel caso di campi di profilo aggiuntivi il nome del campo contiene il tipo di dato rappresentato, esempio TESTO1_10 rappresenta e contiene dati di tipo alfanumerico, C HEC K23_39 contiene valori booleani (vero/falso), DATA01_22 valori di tipo data e ora ecc.. i due gruppi di cifre in coda al nome del campo sono ad uso interno, nello specifico il primo gruppo indica l'ordine di visualizzazione nelle maschere di inserimento, il secondo è un Number-ID univoco. E' importante che le variabili di processo siano dello stesso tipo dato che dovranno rappresentare, viceversa la sorgente dati deve essere dello stesso tipo dato rappresentato dalla variabile di processo. © 2010 ABLE Tech Srl 484 Guida di ARXivar Per esempio: il vostro Workflow necessita di una variabile di processo per rappresentare la data e l'ora di una particolare scadenza. Al momento della creazione della variabile di processo andrete a selezione il tipo Data/Ora, in questo caso quando dovrete valorizzare tale variabile il dato passato dovrà essere di tipo Data ora. Il passaggio di dati di tipo differente dal tipo dati rappresentabile da una variabile di processo non sempre solleva degli errori intercettabili. Per esempio è possibile sommare due variabili di tipo testo, questa operazione eseguirà una concatenazione dei due valori, esempio: MiaVariabileUno = "10", MiaVariabileDue = "10", se entrambe le variabili al momento della loro creazione fossero state definite come tipo Testo, sommando MiaVariabileUno a MiaVariabileDue il risultato non sarà 20 ma 1010, questo darebbe origine a risultati inaspettati e sarebbe il classico errore di difficile individuazione. In altri casi si potrebbero perdere porzioni di informazione come il passaggio di dati di tipo testo a variabili di tipo Data/Ora. E' dunque importante quando si creano le variabili di processo selezionare il tipo corretto sulla base del tipo di dato che dovranno rappresentare. C ome visibile sopra in figura 1 la gestione delle variabili di processo, tramite la maschera "Proprietà Link" è possibile avere una sola anteprima delle configurazioni impostate, non è per esempio possibile stabilire il tipo dato rappresentato dalla variabile di processo, lo stesso dicasi per i campi di profilo standard e campi Modulo (diverso per i campi aggiuntivi, dove è possibile risalire al tipo dato rappresentato dal nome stesso del campo aggiuntivo)... Per la definizione del nome delle variabili di processo si consiglia dunque l'utilizzo della notazione ungherese, la quale prevede nella definizione dei nomi di variabili o oggetti l'utilizzo di prefissi atti ad indicare il tipo di dato o oggetto rappresentato dalla variabile. la notazione ungherese viene utilizza in quei sistemi dove è difficile stabilire o definire il tipo di dato rappresentato. Il Workflow di ARXivar, essendo un linguaggio di programmazione ad interfaccia grafica consente di definire il tipo dato esclusivamente durante la creazione della variabile di processo ma non durante il suo effettivo utilizzo. Al momento della stesura della presente guida è possibile trovare dei riferimenti ai prefissi da utilizzare ai seguenti indirizzi internet: qui oppure qui, tuttavia nulla vieta l'utilizzo di prefissi personalizzati, l'importante che quanto utilizzato richiami il tipo dato rappresentato e possa essere di aiuto durante operazioni di SET o GET nella configurazione di un LINK di Workflow). © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2.4.1 Query Creare query di estrazione dati tramite il pulsante "Query" © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 485 Argomenti correlati: DSN Stringhe di connessione, Server collegati, Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test.UDL. fig. 1, il pulsante query. Premessa: Tramite il pulsante "Query" è possibile valorizzare delle variabili di processo tramite il risultato di semplici query di estrazione dati. Questo richiede una connessione valida verso la fonte dati contenente le informazioni necessarie. La seguente sezione della guida, oltre che informare l'utente sulle differenti modalità di configurazione delle proprieta dell'elemento di workflow "Link", nello specifico sulle funzioni messe a disposizione dal pulsante Query, sono fornite informazioni aggiuntive relative a Driver ODBC in alcuni casi indispensabili per poter definire delle connessioni valide verso fonti dati esterne ad ARXivar. Query (solo SET) Il pulsante Query, anche se risulta attivo per operazioni di GET, essenzialmente viene utilizzato per operazioni di valorizzazione delle variabili di processo, quindi con operazioni di SET, tuttavia il pulsante " Query" è attivo anche per operazioni di tipo "GET" questo perchè, come vedremo più avanti, oltre eseguire query di estrazione è possibile eseguire Query di aggiornamento, quindi nel momento in cui viene eseguito il link in questione è anche possibile aggiornare dati appartenenti a fonti dati esterne. E' del tutto indifferente eseguire query di aggiornamento tramite operazioni di SET o tramite operazioni di GET, l'argomento "Query di aggiornamento" è trattato più avanti nella presente sezione di guida. Aggiornamento di una variabile di processo tramite risultati di una Query di estrazione. Le Query possono essere eseguite sia sul Database di ARXivar (su database di ARXivar, consentito solo tramite opzione "Stringa di connessione" figura 2) sia su fonte dati esterna. In entrambi i casi valorizzare una tramite query necessita dei seguenti prerequisiti: · Una connessione valida verso una fonte dati (per maggiori dettagli sulla gestione delle connessioni in ARXivar si veda quanto qui esposto) · La Query dovrà restituire un solo valore. Definita la variabile di processo da valorizzare (come mostrato nell'immagine sotto), il primo passaggio consiste nel definire la stringa di connessione verso il database contente le informazioni da recuperare come qui esposto. © 2010 ABLE Tech Srl 486 Guida di ARXivar Un piccolo esempio sull'utilizzo di query nella configurazione delle variabili di processo: nel particolare dell'immagine sopra è stata selezionata una variabile di processo "ModalitaSped" che come si intuisce dal nome assegnatogli dovrà rappresentare la modalità di spedizione predefinita per il cliente quale destinatario del documento principale di processo. "ModalitaSped" viene valorizzata tramite una Query di estrazione dati. La Query deve interrogare una tabella "Anagrafiche clienti" e restituire la modalità di spedizione assegnata allo specifico cliente. Il riferimento al cliente, indispensabile per la clausola WHERE della query viene recuperato dal campo destinatario del profilo del documento principale di processo che a sua volta viene gestito tramite un'ulteriore variabile di processo chiamata " CodCliente" la query definita sarà semplicemente: SELEC T PrefSpedizione FROM AnaCli WHERE AnaCli.CodCli ='%CodCliente%' L'assegnazione del risultato della query alla variabile di processo ModalitaSped sarà automaticamente assegnato dal motore di Workflow. La sintassi della query potrebbe differire a secondo del driver ODBC utilizzato per la connessione verso base dati interessata. Come definire una stringa di connessione per consumare Query di estrazione dati durante l'esecuzione di un LINK C ome qui accennato prima di scrivere la query di selezione per recuperare le informazioni utili a valorizzare una variabile di processo è necessario accedere alla fonte dati contenente tali informazioni, quindi è necessario specificare la corretta modalità di connessione verso la base dati di vostro interesse. Il tutto si traduce nella definizione o utilizzo di una stringa di connessione, questo è possibile tramite: · l'utilizzo di una stringa di connessione già configurata lato ARXivar Server, questo richiede la selezione dell'opzione "Stringa di connessione" (come in sotto in figura 2). Selezionata l'opzione a scelta obbligatoria "Stringa di connessione" è possibile selezionare la connessione desiderata dalla casella combinata. · Definirne una nuova stringa di connessione tramite una delle due rimanenti opzioni a scelta obbligatoria quali "ODBC Driver" oppure "Dsn Connection" (visibili sotto in figura 2). © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 487 fig. 2, definire una stringa di connessione valida. Le due rimanenti opzioni a scelta obbligatoria "ODBC Driver" o "Dsn connection" consentono: · La prima "ODBC Driver" di definire una connessione ad hoc. E' richiesta la conoscenza sulla sintassi da utilizzare per definire in modo corretto una stringa di connessione verso la base dati desiderata. Tramite la casella combinata "Esempi di connessione" (figura 2), ARXivar mette a vostra disposizione degli esempi di stringhe di connessione verso i più comuni motori di database. Selezionato il driver ODBC di vostro interesse il campo "Dsn:" viene popolato con la relativa stringa di connessione, sarà sufficiente sostituire i valori proposti dall'esempio con i valori corretti per esempio: nome database, nome utente, password, Nomi istanza o percorsi di file system ecc... · DNS connection, richiede la presenza sulla macchina di DSN definiti dall'utente, DSN di sistema o DSN su file, quelli già esistenti sono selezionabili tramite l'apposita casella combinata. La casella combinata è precaricata con le definizioni "DSN" presenti sulla macchina, nel caso non fosse presente il particolare DSN dovrete cliccare sul pulsante "Esci" di figura 2, definire il DSN mancante quindi rientrare nella maschera di figura 2 e continuare con la configurazione selezionando la Dsn connection ora presente nella casella combinata. Note tecniche: tutte e tre le possibilità offerte da ARXivar per la selezione o definizione delle stringhe di connessione quali "Stringa di connessione", "ODBC Driver" e "Dsn connection" vi consentiranno di accedere praticamente a tutte le basi dati esistenti. Va comunque sottolineato che le tre opzioni si basano su i Driver ODBC installati. © 2010 ABLE Tech Srl 488 Guida di ARXivar In alcuni scenari i driver ODBC forniti da Microsoft non bastano. Le macchine chiamate ad eseguire le query, (sono da considerare tutte le postazioni di ARXivar Client dove l'utente ARXivar rientra tra gli esecutori di workflow che prevedono l'utilizzo di query). Queste postazioni dovranno essere provviste dei driver appropriati, a secondo del tipo della fonte dati da raggiungere. Generalmente il sito del produttore del DATABASE fornisce gratuitamente i driver ODBC per Windows (per maggiori dettagli sull'argomento si veda quanto qui esposto). Riassumendo Il recupero di informazioni tramite Query di selezione che richiedano una connessione verso una base dati esterna ad ARXivar necessitano di una connessione valida verso il Database, in alcuni scenari potrebbero bastare i driver forniti da Microsoft in altri sarà necessario recuperare i driver mancanti. Il seguente elenco puntato potrebbe essere d'aiuto: 1.L'installazione di Driver ODBC appropriati è necessaria su tutte le macchine ARXivar C lient che saranno coinvolte dall'esecuzione da processi di workflow che implementano query di selezione su base dati esterna, o comunque diversa da quella utilizzata da ARXivar (in questo caso la macchina client utilizzando ARXivar avrà già a bordo i driver necessari, indipendentemente dalla base dati ARXivar compatibile quali Microsoft SQL Server, Oracle e MySQL). 2.E' possibile stabilire l'elenco dei driver disponibili (ndr il percorso successivamente indicato può variare a seconda della versione di Microsoft Windows) da Pannello di controllo - strumenti di amministrazione - origine dati ODBC . Oppure creando un file di testo e modificandone l'estensione da .txt ad .udl come qui mostrato,rinominato il file in "nome file.udl" facendo doppio click su di esso si avvia la procedura per definire delle connessioni tramite la tecnologia OLE-DB, sulla prima scheda dello wizard denominata "Provider" troverete l'elenco completo dei driver al momento installati sulla macchina. 3.Quasi sicuramente vi ritroverete ad eseguire queste operazioni sulla macchina dove state disegnando il vostro workflow, non è detto che i driver qui disponibili lo siano anche sulle altre macchine che dovranno eseguire il workflow che state progettando, in caso contrario le query non saranno eseguite. Nelle migliori delle ipotesi bloccando di fatto il processo di workflow, in altri casi sfalsando il flusso esecutivo del processo di workflow dando cosi origine ad errori di logica difficili da individuare. 4.C on ARXivar configurato per l'utilizzo di Microsoft SQL Server diventa possibile sfruttare la potenzialità offerta dalla funzionalità Server Collegati (si veda quanto qui esposto), tramite questa funzionalità è possibile collegare alla stessa istanza di SQL Server utilizzata da ARXivar altre fonti dati esterne, se richiesti anche in questo caso è necessario disporre dei driver ODBC appropriati ma in questo caso con la grande differenza che basterà installare i driver ODBC sul server senza doversi preoccupare di dover installare gli stessi driver ODBC su tutte le postazioni © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 489 ARXivar C lient in quanto le query di selezione utilizzeranno la stessa connessione utilizzata da ARXivar demandando al server la gestione degli accessi a fonti dati esterne ma in questo caso già collegate... Definita una stringa di connessione valida è possibile procedere alla scrittura della query di selezione tramite sintassi "Structured Query Language" (linguaggio SQL). La validità della connessione viene verificata nel momento dell'esecuzione del test di verifica Query tramite a apposito pulsante (argomento trattato nel prossimo paragrafo). E' necessario porre particolare attenzione al contenuto dei messaggi rilasciati dal test di validità query, una stringa di connessione errata o non convalidata viene segnalata tramite appositi messaggi tipo: - Problemi nell'apertura della connessione reperimento della stringa di connessione. oppure - E' Necessario indicare una stringa di connessione valida. Definire una query di selezione. Definita una stringa di connessione valida (si veda quanto qui esposto) sarà possibile definire la query di selezioni il quale risultato andrà a valorizzare la variabile di processo selezionata. Questa fase richiede una conoscenza delle strutture delle tabelle che la query andrà ad interrogare, conoscera la sintassi del dialetto SQL che potrebbe differire dallo standard SQL sulla base del Driver ODBC utilizzato per la connessione, oppure per particolari specifiche del motore di database. Query: C liccare sulla scheda Query, come mostrato sotto in figura 3. Nella casella di testo multilinea del campo "Query:" scrivere la query. © 2010 ABLE Tech Srl 490 Guida di ARXivar fig. 3, definire la query di estrazione. La query dovrà rispettare i seguenti prerequisiti: · La lunghezza massima di caratteri consentita, spazi compresi è di 1.950 caratteri. · E' consentito l'utilizzo di chiamate a funzioni (solo se supportate dal motore di database sottostante). · Nelle clausole WHERE l'utilizzo di variabili di formato testo dovranno essere racchiuse tra singoli apici, esempio ... WHERE FirstName='%Dest%' · Il testo della query dovrà superare il test richiamato tramite il seguente pulsante che esegue a tutti gli effetti la query, se l'esecuzione della stessa verrà eseguita con successo significa che connessione e sintassi sono valide. Il test non è eseguito sul numero righe restituite dalla query, la query potrebbe restituire anche zero righe, è importante che tutto corrisponda alla perfezione come: nomi di colonna delle tabelle coinvolte dalla query corrette, nomi delle tabelle corretti, sintassi corretta. · La verifica sulla connessione tramite il pulsante avviene in modo indiretto, questo significa che dovrete verificare che la connessione dichiarata sia effettivamente quella corretta. Segue esempio: nel caso tale connessione puntasse ad un database avente tabelle con lo stesso nome © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 491 delle tabelle impiegate dalla query e fossero selezionate tutte le colonne (esempio Select * oppure Select ALL) il test della query andrebbe a buon fine dando cosi origine ad un errore di logica e di difficile individuazione. E' dunque consigliabile evitare la selezione completa di tutte le colonne nelle proprie query utilizzando forme del tipo: SELEC T myC olumnName FROM myTableName ecc... piuttosto che SELEC T * FROM myTableName ... · C ome già detto la pressione del pulsante esegue la query, nel caso vengano utilizzate delle clausole WHERE alla pressione del tasto vi sarà richiesto di valorizzare il o i parametri utilizzati, questo solo per permettere l'esecuzione di prova della query. Il valore utilizzato per il parametro qui inserito non ha nessun effetto per la definizione della query, l'importante che quanto inserito non sia origine di errori nell'esecuzione della query di test. Esempio: se il parametro si aspetta dei valori numerici interi sarà il caso di inserire valori numeri interi, se il parametro si aspetta valori testo sarà il caso di inserire una serie di caratteri. Tramite questo pulsante è possibile eliminare il testo della query. Variabili di processo: C ontiene l'elenco delle variabili di processo disponibili. E' possibile utilizzare le variabili qui elencate come parametro nelle clausole WHERE. In questo caso si consiglia di selezionare la variabile di processo tramite un doppio click su di essa. Questo vi garantisce un sintassi corretta. La variabile cosi selezionata sarà inserita nella posizione del cursore all'interno del testo della query è dunque opportuno posizionare il cursore nella posizione desiderata prima di procedere col la selezione della variabili di processo tramite il doppio click. Campo di Select che valorizza la variabile: A test query superato la casella combinata sarà popolata dal nome delle colonne indicate nella query (troverete l'elenco delle colonne delle tabelle coinvolte dalla query), selezionare la colonna da utilizzare per valorizzare la variabile di processo che Link aggiornerà quando eseguirà la query qui definita. Definire una query di aggiornamento Tramite la configurazione di un Link e sempre tramite la scheda "Variabili" è possibile definire delle query di aggiornamento. Anche se ARXivar non è volutamente progettato per accedere in scrittura su fonti dati esterne e sollevandosi da qualsiasi responsabilità per un utilizzo inappropriato di tale strumento, ne sconsiglia l'utilizzo tramite lo strumento richiamabile dal pulsante "Query". © 2010 ABLE Tech Srl 492 Guida di ARXivar Va sottolineato che la verifica della query, richiamata tramite il pulsante è a tutti gli effetti eseguita sul database, per quanto riguarda una query di selezione essendo un'operazione di sola lettura non c'è nessun problema, essendo di sola lettura non apporterà nessuna variazione alla base dati. Eseguire operazioni di verifica per query di tipo diverso da una query di selezione è un'operazione altamente rischiosa in quanto, con la maggior parte dei motori di database esistenti (escluso motori di database di tipo X-Base che non cancellano fisicamente il record) i record coinvolti dalla query verrebbero modificati o eliminati in modo permanente, sarebbe solo un ripristino da copie. C ome esposto nei precedenti argomenti, dove la guida espone le modalità per all'accesso a fonti dati in sola lettura, fornendo una serie di strumenti di supporto e di controllo, non altrettanto ARXivar fornisce strumenti per l' accesso ai dati in scrittura e sopratutto il supporto per la verifica sulla correttezza della sintassi relativa a query di aggiornamento dati (quali query di aggiornamento, accodamento o cancellazione) verso fonti dati, demandando scelta e responsabilità a chi decidesse di utilizzare lo strumento query (figura 4) per eseguire query di aggiornamento. Per esempio è possibile eseguire un aggiornamento ad una fonte dati utilizzando lo strumento "Query" durante l'esecuzione di un Link. In figura 4 la query esegue un operazione di scrittura su un'ipotetica tabella chiamata C ustomerInvoce valorizzando la colonna di nome ARXivarID con il valore contenuto nella variabile di processo denominata %DOC NUMBER%. Volutamente l'esempio mostra una query di aggiornamento potenzialmente dannosa, un'istruzione di questo tipo aggiornerebbe il campo ARXivarID con il valore contenuto nella variabile di processo % DOC NUMBER%... ma avendo omesso la clausola WHERE l'aggiornamento avrebbe effetto su tutte le righe della tabella C ustomerInvoce. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 493 fig.4, Una query di aggiornamento. La query in oggetto sarebbe eseguita quando il motore di Workflow esegue il Link che la contiene, è possibile configurare query di aggiornamento sia per operazioni di tipo SET sia per operazioni di tipo GET. Anche le query di aggiornamento come le query di selezione richiedo sintassi e stringa di connessione corretta, verifica questa che a differenza delle query di aggiornamento, accodamento o cancellazione, per le query di selezione è possibile richiamare tramite il pulsante . ARXivar non esegue nessuna verifica su query di aggiornamento dunque le query avranno sempre esito negativo. C ome sopra citato ARXivar non eseguirà mai nessun test di verifica su query in scrittura dato che tale verifica esegue a tutti gli effetti la query specificata nel campo multilinea "Query:", una verifica di questo tipo potrebbe potenzialmente eseguire una query che, anche involontariamente potrebbe aggiornare dei dati in modo scorretto. ARXivar volutamente non esegue test su query che siano diverse da query di sola lettura... controllo e risultato ottenuto tramite query che eseguono operazioni di scrittura sono completamente demandate all'utente che decide di sfruttare uno strumento pensato per la sola lettura. © 2010 ABLE Tech Srl 494 Guida di ARXivar per salvare e quindi confermare l’esecuzione di una query di aggiornamento è necessario inserire un qualsiasi valore nella casella combinata "Campo di select che valorizza la variabile" e cliccare su conferma. Se connessione e sintassi della query fossero corrette il motore di Workflow al momento dell’esecuzione del link in questione aggiornerebbe i dati come indicato dalla query. Eventuali errori di sintassi o di connessione potrebbero terminare in modo imprevisto il processo esecutivo del workflow coinvolto dall’operazione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.2.5 Link, timer e comandi Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Timer e comandi Argomento correlato: Designer workflow - Timer Premessa: Questa sezione di guida tratta l'argomento relativo alla attivazione dei timer del Workflow di ARXivar. Tramite la configurazione di un link, selezionando la scheda "Timer e Comandi" è possibile configurare un Link facendo in modo che durante la sua esecuzione vengano attivati o disattivati i timer selezionati (si veda figura 1). Tramite la scheda Timer e C omandi, oltre che programmare l'attivazione o disattivazione di Timer è possibile definire l'esecuzione di un comando previo selezione di un file eseguibile quali potrebbero essere file aventi estensione .exe, .vbs, .bat, .js ecc.., o di modificare lo stato del documento principale di processo. Nel caso di richiesta esecuzione di un comando è possibile stabilire la modalità di esecuzione (sincrona/asincrona). Selezionare un timer. Tramite la pressione del seguente pulsante si accede alla maschera "Elenco Timer" (vedi particolare di figura 1) dove sarà possibile selezionare dall'elenco il timer da attivare. Dalla maschera "Elenco Timer" sarà sufficiente selezionare il timer desiderato tramite singolo click sull'elemento "Timer © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 495 di controllo" quindi per confermare il "Timer" sarà sufficiente cliccare su conferma. Quando il motore di Workflow andrà ad eseguire il Link interessato, i Timer coinvolti saranno attivati ed allo scadere dell'intervallo di tempo impostato (si veda figura 2 oppure si faccia riferimento o a quanto qui esposto) il servizio "ARXivar Service" sulla base delle proprietà del Timer attivato invierà una notifica ai rispettivi destinatari oppure eseguirà il comando previsto. Su un unico Link è' possibile attivare da uno a più Timer, non è possibile garantire la precisione su tempi di invio notifica e esecuzione comando. Lo scadere dell'intervallo potrebbe ritardare di qualche secondo ( mai anticipare), i ritardi possono variare da qualche millesimo di secondo a qualche secondo, dipende dal variare delle disponibilità di risorse, a partire dal momento di attivazione Timer fino alla scadenza dell'intervallo di tempo previsto. Un doppio click su un timer selezionato consente di accedere alle impostazioni del timer stesso ed apportare eventuali modifiche. fig. 1, Timer e comandi, selezione di Timer per la sua attivazione. Tramite questo pulsante è possibile fermare i Timer precedentemente attivati. Le modalità di selezione sono identiche alla selezione di attivazione Timer. E' possibile selezionare dalla maschera Elenco Timer di figura 1, solo Timer che risultano essere stati selezionati per l'attivazione. Nel caso non vi fossero Timer selezionati per l'attivazione l'elenco della maschera "Elenco Timer" risulterebbe vuota. © 2010 ABLE Tech Srl 496 Guida di ARXivar Un doppio click su un timer selezionato consente di accedere alle impostazioni del timer stesso ed potervi apportare eventuali modifiche. fig. 2, modifica del timer selezionato. Esegui comando: Tramite questo pulsante è possibile selezionare un file eseguibile quale potrebbe essere un programma, oppure uno script, file batch ecc.. il file selezionato sarà eseguito quando il motore del Workflow eseguirà il link in questione. Il file eseguibile qui selezionato accetta parametri in entrata selezionabili tramite l'apposito pulsante sottostante. Tramite questo pulsante è possibile selezionare campi di profilo del documento principale di processo oppure delle variabili di processo, rendendo cosi possibile il passaggio di argomenti al file eseguibile selezionato tramite il pulsate precedentemente esposto, gli argomenti passati come parametro saranno i valori rappresentati dai campi di profilo o dalle variabili di processo selezionate. E separatori da utilizzare per il passaggio di più argomenti potrebbe variare dal tipo di file eseguibile selezionato come comando. Attendere conclusione comando Tramite questa casella di controllo è possibile stabilire se quanto selezionato in Esegui comando andra eseguito in modalità sincrona oppure asincrona. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 497 fig.3, Esecuzione e modifica stato documento principale di processo. Cambia lo stato documento in: C ambiare lo stato di un documento selezionando il nuovo stato dalla casella combinata "C ambia lo stato documento in:", il nuovo stato documento verrà applicato al momento dell'esecuzione del link in questione. La casella combinata contiene tutti gli stati definiti lato ARXivar Server, è possibile stabilire il cambio stato di un documento selezionando il novo stato da associare al documento principale di processo. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.3 Condizione ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Condizione. Vedere anche: Variabili di processo, Link Premessa La seguente sessione della guida tratta l'argomento relativo alla configurazione delle proprietà dell'elemento di workflow chiamato condizione. Che cos'è l'elemento "Condizione" nei workflow di ARXivar ? L'elemento condizione nei workflow di ARXivar è lo strumento che sulla base del risultato di una o più espressioni è In grado: · Di dirigere/ridirigere il flusso esecutivo del workflow che lo contiene. © 2010 ABLE Tech Srl 498 Guida di ARXivar · Di assegnare una figura professionale. · Di variare la tipologia documentale del documento principale di processo. E' possibile utilizzare espressioni di qualsiasi tipo, da semplici per esempio: se la variabile di processo chiamata ImportoOfferta è minore di 100 allora esegui l'operazione : · passa al Task B tramite la selezione automatica dell'Esito "Procedi" · oppure se ImportoOfferta è maggiore di 99 allora seleziona la figura professionale "C ommerciale" dove l'utente è "AOO1\m.rossi" e cambia la tipologia documentale da Offerte clienti ad Offerte clienti (Valutazione) e passa al successivo task selezionando l'esito " Segnalazione". · Oppure se TipoDocumento è minore di 100 e TipoCliente è uguale a "Prospect" allora passa al Task C . Le operazioni di selezione esiti, figure professionali, cambi di tipologia documentale saranno automaticamente effettuate secondo la configurazione delle proprietà esposte dall'elemento di workflow " Condizione". fig 1, esempio di utilizzo elemento condizione. L'elemento condizione è conosciuto anche come punto di connessione; osservando la rappresentazione di figura 1 è facile intuire che sulla base del risultato delle espressioni configurate la " condizione" di figura 1 , tramite i Link Procedi o Segnalazione, connette i successivi step del processo corrente in due diversi punti di arrivo possibili, tramite il Link "Segnalazione" passa al Task successivo, tramite il Link "Procedi" passa oltre. Un elemento condizione, al contrario di quanto rappresentato in figura 1, può gestire anche più di un Link in entrata, in questo caso è possibile configurare l'elemento "Condizione" in modo tale che il workflow esegua le valutazioni solo quando tutti i Link in entrata abbiano terminato tutte le operazioni ad essi assegnate, questa modalità è indispensabile quando l'elemento "Condizione" esegue valutazioni sulla base di risultati delle operazioni a carico dei Link in entrata e dunque diventa necessario avere a disposizione tutti i valori necessari per procedere alla valutazione successiva. Un elemento condizione come impostazione predefinita è configurato in modo da procedere immediatamente alla valutazione dell'espressione configurata giù al ricevimento del primo link. Esempi e modalità di configurazione dell'elemento "Condizione" sono qui esposti. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 499 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.3.1 Condizione - Punti di connessione Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Condizioni - punti di connessione Argomento correlato: C ondizione, Variabili di processo, Link Premessa: Tramite la presente sessione della guida saranno esposte le modalità per la configurazione dell'elemento "Condizione" Come configurare un punto di connessione - elemento "Condizione" Selezionato l'elemento "C ondizione" desiderato, (segue elemento "C ondizione" nello stato selezionato) tramite un click con il pulsante destro dal mouse selezionare dal menu contestuale che vi appare le voce "Proprietà", accederete alla maschera di figura 1 denominata "Nodo condizione". Tramite la maschera nodo di condizione è possibile definire le espressioni necessarie per poter eseguire il reindirizzamento del flusso esecutivo del processo di workflow corrente. IMPORTANTE:La valutazione effettuata dall'elemento "Condizione" è di tipo monodirezionale su condizione vera. C oncettualmente non è dunque possibile progettare configurazioni basate su espressioni del tipo se condizione A = 100 esegui B diversamente esegui C , ma sarà necessario dedicare un'unica valutazione per possibili diversi esiti, quanto sopra sarebbe dunque possibile con: · Se condizione A=100 esegui B (tradotto: se la variabile di processo A è uguale a 100 allora esegui Link con esito B) · Se condizione A<>100 esegui C (Tradotto: se la variabile di processo A è diversa da 100 allora esegui Link con esito C) oppure sarebbe possibile Quindi sulla base di un valore rappresentato da una variabile di processo o quanto definito tramite un'espressione composta risulta "Vero" tramite l'elemento "Condizione" anche chiamato "Punto di connessione" è possibile: · Dirigere il flusso esecutivo del workflow. © 2010 ABLE Tech Srl 500 Guida di ARXivar · Valorizzare una figura professionale quale esecutrice del successivo task. · Assegnare una nuova tipologia documentale al documento principale di processo. tenendo presente che è le possibile dirigere, valorizzare ed assegnare, quindi eseguire contemporaneamente tre operazioni tramite una sola valutazione per volta, esempio: se la variabile di processo %MiaVariabile%=100 allora "Dirigi" il workflow tramite il Link associato all'esito "Procedi", " Valorizza" la figura professionale "Commerciale" con l'utente "AOO\m.rossi" e "Assegna" al documento principale di processo la classe documentale "Offerte Clienti (Prospect)". Come definire una nuova condizione. Per definire una nuova condizione di avanzamento (flusso esecutivo del workflow) cliccare sul pulsante " Nuova condizione", dunque si accede alla maschera di figura 2 "Definizione della condizione". Il modo più semplice per definire una nuova condizione è stabilire una valutazione sulla base del valore rappresentato da una variabile di processo, dunque: 1.selezionare con un doppio click la variabile di processo desiderata. 2.La variabile selezionata apparirà nell'apposito riquadro e decorata dagli appositi Tag (esempio % miavariabile%), i simboli percentuale "%" vengono utilizzati dal motore di workflow per distinguere la variabile di processo. Si consiglia di selezionare la variabile di processo sempre tramite doppio click, in questo modo la variabile verrà inserita con la sintassi corretta. 3.Tramite gli appositi pulsanti selezionare l'operatore desiderato (+, -, =, <, ecc..) e completare così l'espressione desiderata. (esempio %bCorretto%=True), anche in quest caso si consiglia di selezionare gli operatori tramite l'apposito pulsante. 4.Selezionare dall'apposita casella combinata Esito l'esito appropriato. Questa selezione determina la condizione di avanzamento del workflow sulla base della valutazione impostata in punto 3. E' possibile selezionare l'esito desiderato tramite l'apposita casella combinata. La casella combinata è popolata con tutti gli esiti disponibili, è possibile selezionare l'esito desiderato in fase di definizione della condizione e disegnare il relativo link in un secondo momento (che dovrà comunque essere prima del salvataggio dell'intero workflow). © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 501 fig. 1, maschera "Nodo condizione" Modalità operative La modalità operativa selezionata per valore predefinito è "Procede ad ogni task ricevuto" Attendere tutti i Links collegati Se selezionata quanto definito in "Condizioni" ed in "Operazioni" verrà preso in considerazione ed eseguito solo quando tutti i link provenienti da precedenti Task (link in entrata) avranno terminato tutte le operazioni ad essi assegnate. Per rendere più chiaro il significato dell'opzione a scelta obbligatoria " Attendere tutti i Links collegati" si pensi a questa modalità di configurazione come una esecuzione di codice in modalità asincrona, il processo di Workflow resterà fermo nel punto di connessione cosi configurato fino a quando tutti i Links in entrata lo raggiungeranno. Procede ad ogni task ricevuto Al contrario di quanto esposto sopra in "Attendere tutti i Links collegati", quanto definito in " Condizioni" ed in "Operazioni" sarà preso in considerazione e quindi eseguito ad ogni link in entrata ricevuto. Questo significa che se l'elemento "Condizione" avesse cinque Links in entrata quanto configurato in "C ondizioni" e "Operazioni" verrebbe eseguito cinque volte. Pulsantiera: Nuova condizione Tramite questo pulsante è possibile definire una nuova condizione di "Avanzamento" e definire operazioni relative alla definizione di "Figure professionali" e cambio classe documentale del documento principale di processo. © 2010 ABLE Tech Srl 502 Guida di ARXivar La condizione di avanzamento viene valutata sul risultato di una espressione (sia questa semplice o complessa) definibile tramite la selezione di una o più variabili di processo, se il risultato dell'espressione definita tramite gli strumenti messi a disposizione dalle schede "C ondizione" risulta "Vera", il motore di workflow procederà utilizzando il Link associato all'esito selezionato nella casella combinata "Esito" (si veda figura 2), ed eseguirà le operazioni eventualmente definite nella scheda "Operazioni" Modifica condizione Tramite questo pulsante è possibile accedere in modifica alla condizione previo selezione della stessa visualizzata nell'elenco "Condizioni di avanzamento" (si veda figura 1). E' possibile modificare una condizione di avanzamento in un qualsiasi momento, tale modifica avrà effetto solo su nuove istanze di workflow e non su istanze già in esecuzione. Nel caso sia necessario che tale modifica si ripercuota anche su istanze di workflow in esecuzione sarà necessario accedere in modifica su ogni specifica istanza. Cancella condizione Tramite questo pulsante è possibile eliminare la condizione di avanzamento selezionata. La cancellazione di avrà effetto solo su nuove istanze del workflow, per procedere alla cancellazione della condizione su istanze di workflow in esecuzione sarà necessario procedere con la cancellazione della condizione di avanzamento su ogni specifica istanza di workflow in esecuzione. Elimina storia nodo: Questa casella di controllo se selezionata non terrà traccia del nodo selezionato. Per ogni singolo punto di connessione e per ogni singola istanza di workflow e è possibile storicizzare tutti i vari passaggi e valori rappresentati, consentendo cosi una successiva consultazione. Per valore predefinito la storia del nodo non viene eliminata. Alcuni esempi In figura 2 la definizione della condizione consiste in: se la variabile di processo %bCorretto%=True seleziona l'esito "Procedi" (tradotto se la variabile di processo "bCorretto" di tipo Boolean è valorizzata a vero allora seleziona il link di uscita "Procedi"). E' possibile concatenare anche più variabili di processo esempio: se il risultato della seguente espressione "(%variabile1% = %variabile2%) AND (%variabile3%-%variabile1%)= (%variabile4% * .20)" fosse vero allora il processo di workflow sarebbe incanalato attraverso il link associato all'esito selezionato, inoltre andrebbe ad eseguire quanto definito nella scheda operazioni. La scheda "Condizione" © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 503 fig. 2, definizione della condizione. Esito Tramite questa casella combinata è possibile selezionare l'esito da associare al link in uscita all'espressione della condizione che si sta definendo. Tale esito sarà associato o associabile al relativo link (vedi immagine sotto), stabilendo cosi il flusso esecutivo del workflow. Importante: C ondizioni ed Operazioni eseguire tramite l'espressione definita in "C ondizione di avanzamento" sono prese in considerazione solo se rappresentano una condizione vera. C oncettualmente non è possibile progettare configurazioni basate su espressioni del tipo se variabile A = 100 esegui B altrimenti esegui C, ma è necessario dedicare un'unica valutazione per possibili esiti diversi, quanto sopra sarebbe dunque possibile con: · Se condizione A=100 esegui il Link associato all'esito "Procedi" · Se condizione A<>100 esegui il link associato all'esito "Segnalazione" (Tradotto: se la variabile di processo A è diversa da 100 allora esegui Link con esito "Segnalazione"). La casella combinata contiene tutti gli esiti disponibili, compresi esiti già associati ad una condizione possibile questo perchè è possibile associare lo stesso esito a più valutazioni di condizione (attenzione a possibili concorrenze tra diverse condizioni). E' Possibile anche predisporre un esito per un link ancora da disegnare, in questo caso è importante definire il relativo link prima di salvare il Workflow. Variabili di processo © 2010 ABLE Tech Srl 504 Guida di ARXivar C ontiene tutte le variabili di processo disponibili. Le variabili qui presenti posso essere utilizzate per definire nuove condizioni. E' importante selezionare la variabile di processo desiderata tramite un doppio click su di essa, in questo modo sarà automaticamente applicata la corretta sintassi per l'utilizzo delle variabili di processo nelle condizioni di avanzamento. Formato C olonna contenete il tipo dato rappresentato dalla corrispettiva variabile di processo, la colonna a solo scopo informativo. Pulsantiera operatori Tramite questa pulsantiera è possibile selezionare l'operatore da utilizzare nella costruzione delle espressioni in "C ondizioni di avanzamento". La scheda "Operazioni" fig. 3, scheda operazioni della maschera "definizione della operazione" Assegna utente a figura professionale Tramite l'apposita pulsantiera apposta sulla destra dell'elenco denominato "Assegna utente a figura professionale" è possibile valorizzare una figura professionale. Valorizzare una figura professionale significa: indicare quale utente, selezionato tra il gruppo di utenti di ARXivar appartenenti alla figura professionale selezionata, (la selezione avviene tramite apposita maschera contenente un elenco di tutte le figure professionali disponibili), appartenente ad una particolare figura professionale dovrà diventare l'esecutore del task successivo. Il successivo task sarà il task connesso tramite il link associato all'esito definito dalla condizione di avanzamento. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow C onsente l'aggiunta di un nuovo utente apparente alla figura professionale selezionata, la modifica dell'utente selezionato, 505 C onsente C onsente la cancellazione dell'utente selezionato. Variare la tipologia del documento principale in: E' Possibile selezionare una tipologia documentale. La tipologia qui indicata sarà applicata al documento principale di processo modificandone sostituendosi alla precedente tipologia documentale cambiando cosi di fatto il documento principale di processo da un tipo ad un altro tipo di documento. Porre particolare attenzione nell'utilizzo di questo parametro di configurazione in particolar modo per quanto riguarda i livelli di riservatezza associati alle classi documentali. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.4 Processi nidificati ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Processi nidificati Vedere anche: Designer progettazione, processi nidificati Premessa La seguente sessione della guida tratta l'argomento relativo alla configurazione dell'elemento di workflow chiamato processo nidificato. E' possibile creare un processo nidificato tramite il pulsante visualizzato in figura 1. fig.1 Il pulsante di figura 1 è presente nel gruppo "Elementi di flowchart" nella barra multifunzione del modulo Workflow designer. Che cos'è l'elemento "Processo nidificato" ? Un processo nidificato non è nient'altro un workflow precedentemente disegnato e che viene aggiunto al © 2010 ABLE Tech Srl 506 Guida di ARXivar workflow principale. I Workflow cosi aggiunti vengono anche chiamati "Workflow secondari". Un processo nidificato è graficamente rappresentato come mostrato in figura 2. E' corretto paragonare un processo nidificato ad un processo di programmazione di tipo asincrono e nello stesso momento, come vedremo più avanti anche ad un metodo che ritorna da uno a più valori ad un codice client, nel caso del workflow il codice client è rappresentato dal workflow principale. Il flusso esecutivo del workflow chiamante resterà fermo fino a quando il processo nidificato non avrà portato a termine tutte le sue operazioni. Un sistema per ricordarsi di tale comportamento l'associare "mentalmente" l'icona rappresentante l'orologio (si veda figura 2) come sinonimo di attesa... fig 2, particolare di un processo nidificato all'interno di un workflow Prerequisiti richiesti Per poter procedere alla definizione di un processo nidificato è necessario che questo sia già presente come un'entità di tipo Workflow a se stante, in caso contrario non sarà possibile procedere all'aggiunta di un nuovo processo nidificato. Ovviamente il Workflow candidato ad essere promosso a processo nidificato dovrà trattarsi di un workflow completamente funzionante. Utilità del processo nidificato L'implementazione di processi nidificati nei propri workflow è particolarmente utile quando: · In processi aziendali particolarmente complessi tramite l'implementazione di uno o più processi nidificati è un'ottima soluzione. Va sottolineato che un processo nidificato è a tutti gli effetti anch'esso un processo di workflow comprensivo di Tasks, Esecutori, Links, C ondizioni ecc... e a sua volta potrebbe implementare ulteriori processi nidificati, tutto questo consente di progettare i propri workflow tramite sofisticate tecniche di Branch and Bound per la risoluzione di problematica anche molto complesse. · Oppure in scenari dove workflow differenti richiedano l'implementazione di una o più operazioni identiche. In questo caso sarebbe conveniente scrivere queste operazioni in un workflow dedicato e poi implementarlo come Processo nidificato in tutti i workflow che necessitano di tale implementazione evitando cosi di dover creare più volte gli stessi elementi di workflow in più processi. C reando cosi una sorta di condivisione risorse. Ulteriori informazioni e approfondimenti Per maggiori dettagli sull'argomento "Processi nidificati" si veda quanto qui esposto, esempi e modalità di configurazione di un processo nidificato sono esposte in dettaglio ai seguenti link: Processi nidificati, Generale e Processi nidificati, Proprietà di collegamento. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 507 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.4.1 Generale Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Processi nidificati - Generali. Argomento correlato: Processi nidificati Premessa: Nella seguente sessione di guida saranno esposte in dettaglio tutte le proprietà relative alla scheda " Generale" per la configurazione di un processo collegato. La pressione del pulsante "Processi Nidificati" presente nel gruppo denominato "Elementi di flowchart" nella barra multifunzione del Workflow Designer oltre che aggiungere il seguente elemento grafico rappresentate un workflow nidificato al processo di workflow che si stà progettando, consente di accedere alla maschera visualizzata sotto, in figura 1, tramite la quale è possibile configurare tutte le proprietà necessarie atte ad un corretto funzionamento e interoperabilità tra workflow principale e workflow nidificato. Le proprietà configurabili tramite la scheda Generale di un processo nidificato. C ome facile intuire dalle proprietà configurabili tramite la finestra di figura 1, del tutto simile alla scheda generale per la configurazione delle proprietà un normale task, non è sbagliato considerare un processo nidificato come se fosse un task. Il Flusso esecutivo del workflow principale procederà agli step successivi esclusivamente quando il processo nidificato avrà concluso tutte le attività in esso previste. Anche se dal workflow principale un processo nidificato è visto come un normale task non bisogna dimenticare che un processo nidificato è a sua volta un processo di workflow distinto, quindi comprensivo di Tasks ed esecutori, Links, C ondizioni ecc.., e perchè no... anch'esso con ulteriori processi nidificati. E' dunque facile intuire il livello di complessità raggiungibile. Seguiranno ora gli argomenti relativi ad ogni singolo elemento della maschera di figura 1. Nome: In questa casella di testo inserire una descrizione che indichi le principali attività eseguite tal processo nidificato. Quanto inserito nella casella di testo "Nome:" sarà riprodotto nel poligono graficamente raffigurante processo nidificato in questione (si veda esempio 1). A differenza di quanto possibile con l'elemento task, la forma grafica non è modificabile dall'utente, le uniche proprietà visuali personalizzabili sono C olore del testo, carattere, allineamento del testo e colore di sfondo. © 2010 ABLE Tech Srl 508 Guida di ARXivar Esempio 1 Si tenga presente che a quanto inserito in "Nome" ha unicamente una valenza di utilità descrittiva all'interno del diagramma di flusso del workflow principale. Quanto inserito nella casella di testo "Nome" non viene utilizzato, lato ARXivar C lient nell'elenco dei Task da eseguire, tanto meno negli appositi spazi riservati per descrizioni relative ad attività da eseguire. Quando il flusso esecutivo andrà ad eseguire un processo nidificato non fa altro che eseguire un altro processo di workflow. Dettaglio: In questa casella di testo è possibile estendere la descrizione di Nome elencando in maniera più dettagliata come e cosa esegue e cosa ritorna il processo nidificato. C ome avrete forse notato, la maschera Processo di figura 1 il campo Dettaglio è privo del pulsante per l'inserimento di porzioni di testo dinamico valorizzabile tramite variabile di processo o un campo di profilo del documento principale di processo... Questo perchè anche il campo Dettaglio come il campo Nome hanno esclusivamente un utilizzo descrittivo all'interno del workflow principale. Durata e attivazione Tramite le proprietà del gruppo "Durata e attivazione" è possibile definire gg: hh: mm: Inserire il tempo necessario stabilito per l'esecuzione del processo nidificato espresso in gg=giorni, hh=ore e mm=minuti. In base a quanto definito in gg: hh: mm: il motore del workflow sarà in grado di stabilire la data e l'ora della scadenza del processo nidificato stesso. Il conteggio inizia a partire dalla data e ora di ricezione della notifica di assegnazione task. Scadenza: Oltre alle proprietà gg: - hh: - mm: sopra esposte è possibile definire una scadenza tramite l'utilizzo di una variabile di processo espressamente definita per tale scopo. Per esempio tale variabile potrebbe essere valorizzata tramite l'apposita opzione "SET" in uno dei link precedenti l'elemento "Processo nidificato" in questione. Attivazione: Stesse modalita della proprietà "Scadenza" sopra citata, in questo caso la variabile di processo dovrà determinare data e orario di inizio esecuzione del processo nidificato. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 509 fig. 1, proprietà generali - processo nidificato. Colore testo: Tramite il pulsante posto alla destra del campo "Colore testo" è possibile visualizzare la classica finestra di dialogo per la selezione del colore da utilizzare per il testo visualizzato all'interno dell'elemento grafico rappresentante un processo nidificato. E' importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore sfondo", ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico rappresentante il task risulterebbe illeggibile. Font: Tramite il pulsante posto alla destra del campo "Font" è possibile visualizzare la classica finestra di dialogo per la selezione del tipo carattere da applicare al testo visualizzato all'interno dell'elemento grafico rappresentante un processo nidificato, vi sarà possibile stabilire tipo carattere, stile e dimensione. Allinea: Tramite l'apposita casella combinata è possibile stabilire la posizione desiderata del testo visualizzato dell'elemento grafico rappresentante un processo nidificato. Colore sfondo: © 2010 ABLE Tech Srl 510 Guida di ARXivar Tramite il pulsante posto alla destra del campo "Colore sfondo" è possibile visualizzare la classica finestra di dialogo per la selezione del colore da associare allo sfondo dell'elemento grafico rappresentante un processo nidificato. E' importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore testo", ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico rappresentante il task risulterebbe illeggibile. Modalità operative Attendere tutti tasks collegati - Procede al primo task ricevuto Tramite questa opzione a scelta obbligatoria è possibile definire ulteriori modalità di avvio del processo nidificato. C ome esposto dalle descrizioni delle due possibili scelte, se selezionata "Attendere tutti task collegati" il processo nidificato verrà caricato e mandato in esecuzione solo quando tutte le precedenti attività connesse al processo nidificato in questione tramite gli appositi Link saranno state portate a termine (Concluse), In caso contrario il processo nidificato sarà caricato ed eseguito immediatamente già quando il primo task connesso al processo nidificato avrà terminato tutte le attività da esso previste. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.4.2 Proprietà di collegamento Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Processi nidificati - Proprietà di collegamento. Argomento correlato: Processi nidificati Premessa: Nella seguente sessione di guida vengono esposte nel dettaglio tutte le proprietà esposte dall'elemento di workflow "Processo nidificato" configurabili tramite la scheda "Proprietà di collegamento" esposte in figura 1. Sessione "Processo da eseguire" Per semplicità, si pensi a quanto configurabile tramite gli elementi qui esposti ad argomenti passati come parametri dal workflow principale al processo nidificato. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 511 Esegui Workflow: Tramite questa casella combinata è possibile selezionare dall'elenco da essa proposto uno dei workflow tra i disponibili. Il Workflow così selezionato diverrà il processo nidificato del workflow principale (per wo r kf lo w p r incip a le è inteso il workflow in fase di sviluppo). Porre particolare attenzione che se il Workflow principale è già stato salvato almeno una volta anche quest'ultimo sarebbe selezionabile, in questo caso porre particolare attenzione a non selezionare lo stesso workflow che si stà sviluppando, una selezione di questo tipo creerebbe un riferimento circolare. Aggiungi documenti secondari di processo Questa casella combinata se selezionata, consente di aggiungere, ovviamente se esistenti, documenti di processo "secondari" al workflow selezionato in "Esegui Workflow" cioè al Processo nidificato. fig 1, Processo nidificato - Proprietà di collegamento Aggiungi allegati di processo Identico comportamento di quanto esposto per la casella di controllo "Aggiungi documenti secondari di processo" (si veda proprietà precedente), ovviamente in questo caso verrano passati © 2010 ABLE Tech Srl 512 Guida di ARXivar Aggiungi variabili di processo Questa casella di controllo, se selezionata, consente di passare il valore rappresentato dalle variabili di processo del workflow principale al processo nidificato. Saranno passati unicamente i valori rappresentati dalle variabili di processo selezionate. E' possibile effettuare tale selezione tramite la pressione del seguente pulsante: Nota aggiuntiva: L'attivazione del pulsante richiede selezione della casella di controllo 'Aggiungi variabili di processo', inoltre è necessario anche che le proprietà di collegamento siano state definite almeno una volta tramite pressione del pulsante conferma Il pulsante alla destra della casella di controllo "Aggiungi variabili di processo" attiverà la maschera di figura 2, consentendo cosi la selezione delle variabili di processo candidate al passaggio dati tra workflow principale e processo nidificato. fig. 2, Processo nidificato, passaggio variabili di processo IMPORTANTE: E' importante che le variabili selezionate in figura 2 e dunque candidate alla migrazione dei valori da esse rappresentati dal workflow principale al processo nidificato siano state precedentemente in esso create con lo stesso nome e dovranno rappresentare lo stesso tipo di dati. Esempio: in figura 2 sono selezionate le variabili cTitolo di tipo Alfanumerico e nPagineCapitolo di tipo numerico, in questo caso nel workflow selezionato come processo nidificato dovranno essere presenti una variabile di nome cTitolo di tipo Alfanumerico e nPagineCapitolo di tipo Numerico. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 513 Aggiungi Note di processo Questa casella di controllo se selezionata tutte le note di processo del workflow principale saranno passate ed aggiunte come tali al processo nidificato. Elementi di ritorno dal processo collegato Per semplicità, si pensi a quanto configurabile tramite gli elementi qui esposti a valori di ritorno dal processo nidificato al workflow principale, come se il processo nidificato fosse un metodo con valori di ritorno. Anche questa è un'ulteriore analogia tra il Workflow di ARXivar ed un normale linguaggio di programmazione e come sia possibile utilizzare i processi nidificati come fossero metodi pubblici e dunque richiamabili da più workflow, come quanto esposto in Utilità del processo nidificato. Aggiungi documento principale come principale del processo in corso Tramite questa casella combinata (si veda particolare della scheda "Proprietà di collegamento" nell'immagine sotto) è possibile fare in modo che il documento principale di processo del Processo Nidificato diventi il documento principale del Workflow principale (processo in corso). Questa selezione è valida solo se non selezionata l'opzione "Aggiungi documento come secondario del processo in corso" l'una se selezionata disabilita l'altra, come se fosse un opzione a scelta obbligatoria. Aggiungi documento principale come secondario del processo in corso Tramite questa casella combinata è possibile fare in modo che il documento principale di processo del Processo Nidificato vanga aggiunto come documento secondario del Workflow principale (processo in corso). Nel caso il processo di workflow principale possedesse già documenti secondari, quello ricevuto dal processo nidificato verrebbe aggiunto ai presenti. Questa selezione è valida solo se non selezionata la precedente opzione "Aggiungi documento principale come principale del processo in corso", l'una se selezionata disabilita l'altra. C ome se fosse un opzione a scelta obbligatoria. © 2010 ABLE Tech Srl 514 Guida di ARXivar Aggiungi documenti secondari di processo Questa casella di controllo, se selezionata, consente l'aggiunta di tutti i documenti secondari di processo del "Processo nidificato" al workflow principale. Aggiungi allegati di processo C ome sopra, se selezionata, i tutti gli allegati di processo del "Processo nidificato" saranno aggiunti agli eventuali allegati di processo del workflow principale. Aggiungi note di processo Questa casella di controllo, se selezionata, consente di collegare il valore rappresentato da variabili di processo del "Processo collegato" a variabili del workflow principale. Al contrario di quanto richiesto per il passaggio di valori in senso inverso (dal workflow principale al processo nidificato), in questo caso non è obbligatorio che il processo ricevente (cioè il workflow principale) possegga le stesse variabili, in questo caso è sufficiente che la variabile designata a ricevere il valore di ritorno gestisca lo stesso tipo di dato, (esempio se ritorno è un valore numerico, la variabile ricevente dovrà essere di tipo numerico ecc...) Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 3, dove nella casella combinata "Variabile processo collegato" sarà possibile selezionare la variabile del processo nidificato contenente il valore da ritornare alla variabile selezionata nella casella combinata "Variabile di processo locale". La selezione qui effettuata sarà aggiunta in elenco nell'apposita lista a due colonne Prima colonna "Processo collegato", seconda colonna "Processo locale". Dove processo collegato conterrà le variabili gestite dal "Processo nidificato", dove "Processo locale " conterrà l'elenco delle variabili gestite dal workflow principale. Previo selezione della copia di variabili, tramite il seguente pulsante è possibile modificare la selezione precedentemente effettuata, potendo selezionare una nuova variabile rappresentante il valore di ritorno, oppure selezionare una variabile ricevente diversa da quella precedentemente selezionata. Previo selezione della riga desiderata, tramite il seguente pulsante è possibile procedere alla sua cancellazione. fig 3, collegamento di variabili di processo © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 515 Variabile processo collegato C ontiene elenco di tutte le variabili del processo nidificato. Variabile processo locale C ontiene elenco delle variabili del Workflow principale. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.5 Pausa ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Pausa. Vedere anche: Variabili di processo Premessa Questa sessione della guida espone in dettaglio l'elemento di workflow chiamato Pausa e rappresentato tramite la seguente icona . L'elemento pausa non esegue azioni se non quella di mettere in pausa il flusso esecutivo del processo di workflow di cui ne fa parte. L'elemento pausa richiede almeno un link in entrata e uno in uscita, si veda figura 1 sotto, diversamente non sarà possibile implementare nei propri workflow l'elemento pausa. fig. 1, l' elemento pausa L'utilità dell'elemento pausa L'elemento pausa ritorna particolarmente utile in tutte quelle situazioni dove si è a conoscenza che tra il verificarsi di un evento ed un evento successivo ci siano dei tempi di attesa. C ome mostrato più avanti questi tempi di attesa possono essere certi oppure variabili. Tramite l'elemento Pausa e l'utilizzo di variabili di processo diventa possibile gestire entrambe le situazioni. © 2010 ABLE Tech Srl 516 Guida di ARXivar Tempo di attesa gg: hh: mm: Tramite queste caselle di testo è possibile definire la durata della messa in pausa del flusso esecutivo del Workflow in questione. Il tempo di messa in pausa del workflow in questione tramite l'elemento "Pausa" è suddivisibile in giorni, ore e minuti. Tutte e tre le unità di misura sono valorizzabili attraverso le variabili di Processo. Se la durata della pausa è certa, per esempio tempi fissi di produzione o di consegna ecc... sarà possibile definire la durata della pausa con valori statici, tuttavia si consigli di utilizzare sempre delle variabili di processo, in caso di cambi dei tempi di attesa basterà modificare il valore della variabile di processo. Se la durata della pausa non fosse certa sarà ma variabile è possibile valorizzare gg:, hh: o mm: tramite delle variabili di processo opportunamente valorizzate. E' possibile associare il valore delle relative variabili di processo per le proprietà gg:, hh: e mm: tramite l'apposito pulsante posto alla destra di ogni singola unità di misura. fig 2, le proprietà dell'elemento pausa. Modalità operativa Attendere tutti tasks collegati - Procede al primo task ricevuto Tramite questa opzione a scelta obbligatoria è possibile la modalità di avvio della messa in pausa del processo workflow. C ome esposto dalle descrizioni delle due possibili scelte, se selezionata "Attendere tutti Links collegati" il flusso esecutivo del workflow verrà messo in pausa solo quando tutte le precedenti attività connesse tramite gli appositi Link all'elemento Pausa in questione saranno state © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 517 portate a termine (Concluse), In caso contrario il flusso esecutivo sarà messo in pausa immediatamente quando il primo task connesso al all'elemento Pausa avrà terminato tutte le attività da esso previste. Esito Tramite la casella combinata Esito è possibile selezionare il Link desiderato tramite il quale il flusso esecutivo del workflow riprenderà il suo percorso esecutivo quando l'elemento terminerà il suo conto alla rovescia. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.6 Variabili di processo ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Variabili di processo. Vedere anche: C ondizioni, Disegnare un workflow, Eseguire un Workflow. Premessa Questa sessione della guida espone l'argomento relativo alle variabili di processo, in particolare si vedrà come aggiungere nuove variabili di processo all'interno di un workflow, come sia possibile aggiornarne il valore da esse rappresentato, come e quando sfruttare la flessibilità offerta dall'elemento variabile di processo. E' possibile accedere alla funzionalità per la definizione di nuove variabili di processo tramite la pressione del pulsante "Variabili" (particolare immagine sopra esposta) raggiungibile dal gruppo "Elementi di flowchart" della barra multifunzione, chiamata anche ribbon bar del modulo Workflow designer. Che cos'è una variabile di processo dei workflow di ARXivar ? © 2010 ABLE Tech Srl 518 Guida di ARXivar Una variabile di processo nei workflow i ARXivar è un elemento in grado di rappresentare una porzione di memoria destinata a contenere dei dati, i dati rappresentati tramite le variabili di processo potranno subire aggiornamenti nel corso dell'esecuzione di un workflow. Il concetto di "Variabile di processo" è a tutti gli effetti paragonabile al concetto di variabile, comune ad un qualsiasi linguaggio di programmazione tipizzato ed è dunque caratterizzata dal tipo di dato che essa è chiamata a rappresentare e dalla sua visibilità, visibilità rigorosamente limitata al workflow che la contiene, una variabile chiamata ImportoOfferta del processo di Workflow "Offerte clienti" sarà visibile e dunque utilizzabile esclusivamente dal processo di workflow "Offerte clienti" e ad eventuali processi nidificati (previo opportuna procedura di passaggio variabili dal workflow principale a workflow nidificato). In definitiva, ed è importante ricordare che il Workflow di ARXivar (al momento della stesura della presente guida) non supporta il concetto di variabile globale o pubblica, una variabile è solamente visibile e dunque solamente utilizzabile dal singolo workflow che la contiene. Caratteristiche di una variabile di processo C ome anticipato nel precedente paragrafo, il concetto di variabile di processo può essere paragonato al concetto di variabile privata di un qualsiasi linguaggio di programmazione tipizzato e come tale ne rispetta le regole fondamentali quali: · Tipi di dato rappresentabile, una variabile di processo può rappresentare tipi di dati: alfanumerici, numerici, data/ora,Booleano e Combo (il tipo di dato Combo e nativo ARXivar Workflow e sarà esposto nel suo dettaglio più avanti in questa sessione della guida). · Tipo visibilità, la visibilità di una variabile di processo è solo di tipo privata, una variabile di processo è visibile esclusivamente al Workflow che la contiene. · Nomenclatura, una variabile di processo può assumere un qualsiasi nome composta da cifre e caratteri. Variabile di processo, Regole Tipi di dati. I tipi di dato rappresentabili tramite una variabile di processo sono: · Alfanumerico Il tipo di dato alfanumerico può rappresentare un qualsiasi valore composta da lettere e cifre. Non ci sono particolari limiti nella rappresentazione di valori alfanumerici tramite una variabile di processo. Tuttavia si consiglia di evitare l'utilizzo dei seguenti due caratteri speciali quali il simbolo § e il simbolo %. L'utilizzo di questi due simboli è particolarmente sconsigliato nel caso la particolare variabile di processo venga utilizzata in concatenazione con altre stringhe di caratteri, questo perchè i simboli speciali "§" e "%" sono utilizzati dal Parser del motore di workflow per poter rappresentare a run time il valore delle variabili di processo, dunque se le variabili di processo dovessero contenere i due caratteri speciali sopra citati si potrebbero ottenere risultati non desiderati. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 519 · Numerico Il tipo di dato numerico rappresentabile tramite una variabile di processo può essere di tipo intero o a virgola mobile. Il tipo di dato effettivo (numero di decimali compreso) viene stabilito per inferenza dal run time del workflow di ARXivar. · Data/Ora Il tipo di dato "Data/Ora" rappresentabile dalle tramite una variabile di processo può rappresentare un valore di sola data, in questo caso la particolare variabile di processo restituirà una valore di tipo data nel formato giorno, mese e anno e zero ore, zero minuti e zero secondi, segue esempio: 13/05/2008 00.00.00 (separatori e formato della data potrebbero variare in base alle impostazioni internazionali di sistema), oppure, nel caso la variabile di processo dovesse rappresentare un orario sarà comprensiva di data e di orario, segue esempio: 13/05/2008 15.27.55. · Booleano Tramite una variabile di processo di tipo Boolean e possibile rappresentare il valore vero o falso (si/no). Una variabile di tipo Boolean con valore uguale a vero contiene il valore "True", se non vera contiene il valore "False". · Combo Il tipo di dato Combo è un tipo di dato ARXivar nativo. Il tipo dato C ombo può contenere una collezione di valori di tipo alfanumerico. La collezione può contenere un insieme di elementi di tipo alfanumerico. L'insieme di questi elementi viene inserito in fase di definizione della variabile di processo di tipo "Combo". L'elenco di elementi può essere inserito in due differenti modalità, manualmente, aggiungendo un elemento per volta, oppure, recuperando gli elementi necessari da una fonte dati, sia esterna che interna ad ARXivar. Le modalità di definizione degli elementi di una variabile combo sono esposti più avanti nella presente sezione della guida. Il valore rappresentato da una variabile di processo di tipo combo è dunque unicamente di tipo alfanumerico. Una variabile di tipo combo viene generalmente valorizzata manualmente a run time dall'esecutore del task che preveda tale operazione. L'operatore potra selezionare dalla casella combinata, quale elemento di interfaccia utente utilizzata per rappresentare graficamente una variabile di processo di tipo "Combo", l'elemento desiderato. Da questo momento in poi la variabile di tipo combo rappresenterà il valore alfanumerico selezionato dall'utente. Una variabile di tipo combo, può comunque essere valorizzata tramite operazione eseguita automaticamente da un Link, in questo caso il valore dovrà essere inserito manualmente in fase di configurazioni variabili dell'elemento Link. Variabile di processo, Regole di visibilità. La visibilità di una variabile di processo, come dice il nome è visibile solo a livello di processo, dunque © 2010 ABLE Tech Srl 520 Guida di ARXivar una variabile sarà visibile ed utilizzabile esclusivamente dal Workflow che la ospita. Il workflow di ARXivar non gestisce variabili pubbliche o globali. Tuttavia è possibile gestire il valore di variabili di processo con processi nidificati dove è possibile passare il valore di una variabile di processo ad una altra variabile di processo di un processo nidificato, i prerequisiti richiesti per il passaggio di valori tra variabili di processi differenti sono: il processo ricevente deve essere un processo nidificato del processo principale, il processo ricevente deve possedere una variabile di processo identica sia nel nome, sia nel tipo dato rappresentato alla variabile del processo principale. Variabile di processo, Regole di nomenclatura. L'unica regola da rispettare per il nome da assegnare alle proprie variabili di processo è quella di non includere nel nome i seguenti caratteri speciali "%" e "§". Questi due caratteri speciali sono utilizzati dal parser del motore di workflow di ARXivar. Il loro utilizzo all'interno del nome delle vostre variabili di processo potrebbero confondere il parser di ARXivar creando comportamenti imprevedibili durante l'esecuzione dei processi di workflow. Per il resto non esistono particolari regole da seguire, anzi il Workflow di ARXivar potenzialmente è in grado di gestire variabili di processo qualsiasi nome venga a loro assegnato. Dunque escludendo l'unica regola dei due caratteri speciali (% e §), il nome di una variabile di processo può contenere un qualsiasi carattere, lettere, numeri, trattini e underscore, anche se sconsigliabile è addirittura possibile utilizzare come separatori punti, spazi, virgole ecc... Questo perchè il motore del workflow di ARXivar fa riferimento alle variabili di processo non solo tramite il nome ad esse assegnato ma tramite una codice interno in grado di identificare in maniera univoca la singola variabile di processo definita. In merito di assegnazione del nome alle proprie variabili di processo è sempre meglio attenersi alle più comuni regole e convenzioni utilizzate dai più comuni linguaggi di programmazione, quali: evitare la punteggiatura e underscore, preferire a punti, trattini e underscore una notazione di tipo Camel Case esempio, preferire NomeCliente piuttosto che Nome_Cliente, o peggio Nome C liente ecc... In alcuni casi oltre che l'utilizzo della notazione di tipo camel case potrebbe tornare utile sfruttare in accoppiata la notazione ungherese e cioè aggiungere come prefisso al nome delle proprie variabili di processo il tipo di dato da esse rappresentato, per esempio usare intQuantitaPezzi per mostrare già a prima vista che il tipo dato rappresentato dalla variabile quantità pezzi è un numerico di tipo intero grazie al prefisso int. L'utilizzo della notazione ungherese torna particolarmente utile in workflow dove il numero di variabili di processo risulta particolarmente alto e dove il processo prevede calcoli utilizzando più variabili di processo. Oltre a quanto sopra esposto, è consigliabile attenersi alle regole di nomenclatura sopra citate in quanto risultano essere più vicine a convenzioni e metodologie utilizzate dai più comuni linguaggi di © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 521 programmazione. Questo vi metterà al riparo da eventuali problemi di compatibilità nel caso vi risulti necessario uno scambio di informazioni con ambienti di programmazione esterni ad ARXivar Workflow. Come valorizzare una variabile di processo. E' possibile valorizzare una variabile di processo principalmente tramite due sistemi, il primo tramite le operazioni previste da un task, in questo caso il nuovo valore viene assegnato manualmente dall'esecutore del task il quale sarà chiamato a valorizzare la variabile di processo. Ovviamente l'esecutore dovrà essere in possesso di tutte le informazioni necessarie per poter assegnare il valore corretto alla variabile in questione. Le modalità di inserimento dati da operazioni di task è qui in dettaglio descritta. Oppure è possibile assegnare un nuovo valore ad una variabile di processo automaticamente, tramite il metodo SET messo a disposizione dall'elemento di Workflow chiamato Link secondo le modalità qui in dettaglio esposte. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.6.1 Creazione e modifica Creare e modificare una variabile di processo Argomenti correlati: Task - Operazioni, Link - Variabili Premessa: Questa sessione della guida mostra come creare, modificare ed eliminare le variabili di processo. E' possibile accedere alla funzionalità per la definizione di nuove variabili di processo tramite la pressione del pulsante "Variabili" (particolare immagine sotto) raggiungibile dal gruppo "Elementi di flowchart" della barra multifunzione, chiamata anche ribbon bar del modulo Workflow designer. © 2010 ABLE Tech Srl 522 Guida di ARXivar Come definire una variabile di processo. C liccando sul pulsante avente etichetta variabili si accede alla maschera di figura 1 tramite la quale è possibile creare, modificare ed eliminare le variabili di processo. E' possibile definire quante variabili siano necessarie. Una variabile qui definita è visibile solo al workflow che la contiene, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto, una variabile di processo può rappresentare i seguenti tipo di dato: Alfanumerico, Numerico, Boolean, Data/Ora, C ombo. per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto. Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 2 tramite la quale è possibile definire una nuova variabile di processo. Per creare una nuova variabile di processo è necessario assegnare un nome valido. E' possibile assegnare un qualsiasi nome formato da lettere e numeri, per maggiori dettagli sulla nomenclatura si veda quanto quanto qui esposto. C on il seguente pulsante , previo selezione della variabile desiderata dall'elenco di figura 1, è possibile accedere, sempre tramite maschera di figura 2 alla modifica della stessa, mentre il seguente pulsante procede alla cancellazione della variabile di processo selezionata. Anche la cancellazione come la modifica richiede che la variabile si precedentemente selezionata dall'elenco visibile in figura 1. ATTENZIONE: La cancellazione di una variabile non esegue nessun controllo sul suo utilizzo è dunque possibile eliminare una variabile di processo anche se questa risulta essere utilizzata da un metodo SET di un qualsiasi elemento Link oppure da un'operazione su variabile di un qualsiasi task del workflow in questione. fig. 1, Elenco variabili di processo del workflow corrente. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 523 La maschera la creazione e modifica di una variabile di processo. Nome variabile: Inserire il nome da assegnare alla variabile di processo, è possibile utilizzare una qualsiasi valore alfanumerico, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto. Etichetta: Quanto qui inserito sarà utilizzato come etichetta per il data entry. Il valore inserito nella casella di testo "Etichetta" sarà utilizzato come per la casella di testo utilizzata dal motore di workflow per l'esecuzione di un task che prevede l'assegnazione di un valore alla variabile di processo. fig. 2, Aggiunta e modifica di una variabile di processo. Descrizione: E' possibile utilizzare questo campo per inserire una breve descrizione a supporto della variabile di processo in questione. In questo campo è possibile inserire del testo che descriva l'impiego e le modalità di utilizzo della variabile di processo. Formato: Tramite questa casella combinata è possibile definire il tipo dato rappresentato dalla variabile di processo in questione. Per maggiori dettagli in merito al tipo dato rappresentabile da una variabile di processo si veda quanto qui esposto. E' possibile definire dati di tipo Alfanumerico, Numerico, Data/Ora, Booleano e il tipo nativo ARXivar combo. Il tipo Combo. Tipo di dato combo (ARXivar native), consente di gestire una collezione di elementi di tipo alfanumerico. Il tipo di dato combo è generalmente utilizzato per la valorizzazione manuale della variabile di processo ad esso associata. Quando il motore di workflow sarà chiamato ad eseguire un task che prevede la valorizzazione manuale di una variabile di tipo combo, l'esecutore potrà selezionare da un elenco © 2010 ABLE Tech Srl 524 Guida di ARXivar predefinito il valore più appropriato. L'elenco dei valori possibili è selezionabile da una classica casella combinata. Come definire l'elenco di elementi per una variabile di formato Combo Se viene selezionato il formato C ombo sulla destra della casella combinata appare il pulsante " Proprietà" (figura 3), tale pulsante consente (quando attivo) di accedere alla maschera di figura 4 dove è possibile definire l'elenco degli elementi. (Il pulsante "P r o p r ie tà " risulta attivo solo dopo aver confermato nome e tipo della variabile di processo che si stà configurando). fig. 3, Selezione tipo dato nativo "Combo" E' possibile definire due modalità diverse per creare l'elenco di elementi selezionabili per valorizzare una variabile di processo di tipo combo. Una prima selezionando l'opzione a scelta obbligatoria denominata "Elementi Fissi" di figura 4 ed una seconda selezionando l'opzione Gruppo dati. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 525 fig. 4, Definizione proprietà tipo dato nativo Combo. La selezione di tipo "Elementi fissi" consente di aggiungere manualmente tramite il pulsante un valore alfanumerico, è possibile aggiungere quanti elementi si ritengano necessari. Tramite il pulsante è possibile eliminare l'elemento desiderato. La selezione di tipo "Gruppo dati" consente di definire l'elenco di elementi da associare alla variabile di processo di tipo combo creando l'elenco di elementi necessari recuperando i valori necessari da un elenco da un E' possibile definire due modalità diverse per creare l'elenco di elementi selezionabili per valorizzare una variabile di processo di tipo combo. Una prima selezionando l'opzione a scelta obbligatoria denominata "Elementi Fissi" di figura 4 ed una seconda selezionando l'opzione una selezione elementi fissi oppure da un gruppo dati, Un gruppo dati può a sua volta contenere una collezione di elementi statici oppure recuperando tale elenco da una fonte dati, sia queste esterna o interna ad ARXivar. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.7 Timer © 2010 ABLE Tech Srl 526 Guida di ARXivar ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Timer. Vedere anche: Link, timer e comandi Premessa La seguente sessione della guida introduce l'argomento relativo alla definizione delle proprieta di configurazione relative ai timer per il Workflow di ARXivar. Il Workflow di ARXivar consente di configurare e gestire dei timer. Tramite la programmazione di timer è possibile gestire l'invio di notifiche ad indirizzi e-mail, ad utenti di ARXivar, comprese figure professionali e Mansioni. Oltre l'invio di notifiche è possibile programmare l'esecuzione di comandi o procedura batch. La programmazione dei Timer del Workflow di ARXivar consiste nel predisporre un'intervallo di tempo espresso in giorni, ore e minuti che al suo scadere verrà eseguito quanto programmato. E possibile attivare/sospendere il count down tramite la configurazione Link si veda quanto qui esposto. E' possibile accedere alla definizione di un timer tramite click sul pulsante Timer presente nel gruppo elementi flowchart del menu Home dello specifico workflow che si stà disegnando, è possibile definire quanti Timer risultino necessari per ogni singolo workflow, in relazione di un Workflow a molti timer. Pulsante Timer Prerequisiti richiesti La gestione dei timer richiede che lo stato del servizio Windows "ARXivar Service" risulti avviato. Il servizio che per valore predefinito viene installato nella cartella di ARXivar Server "%PROGRAMFILES %\ARCHServer\" (nome eseguibile del servizio ArchService.exe) ed automaticamente aggiunto all'elenco dei servizi Windows dal set up di ARXivar Server, oltre che avviato deve essere anche opportunamente configurato come qui indicato. Elenco timer di Controllo Per accedere all'elenco di configurazione e definizione di nuovi timer (figura 1) cliccare sul pulsante Timer presente nel gruppo elementi flowchart (menu home del designer workflow). © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 527 fig. 1, Elenco timer di controllo. Significato dei pulsanti da destra verso sinistra. Tramite il seguente pulsante è possibile evidenziare tutti i Link che attivano o disattivano il Timer selezionato in nell'elenco. La pressione del pulsante determina la chiusura della maschera di figura 1 e mette in evidenza tutti i link interessati modificandone il colore predefinito da blue a rosso, facilitando così l'individuazione all'interno del Workflow dei vari punti di attivazione o disattivazione del timer selezionato. Tramite questo pulsante è possibile eliminare il timer attualmente selezionato in elenco di figura 2. Tramite questo pulsante è possibile accedere in modifica al timer attualmente selezionato in elenco di figura 2. C liccando il pulsante si accede alla maschera di figura 2 tramite la quale è possibile definire un nuovo timer e configurarne parametri e proprieta. Timer di controllo: In questa casella di testo è possibile inserire il campo descrittivo del timer che si stà configurando, è possibile creare e configurare per singolo workflow tanti timer risultino necessari. La descrizione qui inserita sarà poi utilizzata per poter identificare, al momento della sua attivazione, il timer corretto. C ome vedremo più avanti il è possibile attivare il timer tramite apposita configurazione Link come quanto qui esposto. La lunghezza massima consentita per la descrizione è di 50 caratteri. © 2010 ABLE Tech Srl 528 Guida di ARXivar fig.2, configurazione delle proprietà di un timer. Intervallo di tempo per la scadenza del timer. E' possibile definire l'intervallo di tempo nella forma di giorni, ore e minuti, quanto qui definito è da considerarsi come un vero e proprio conteggio alla rovescia. A partire dalla attivazione del timer, trascorso l'intervallo di tempo qui indicato il motore di workflow eseguirà quanto indicato in "Comando" e in "Mail". I Timer del workflow di ARXivar si appoggia al servizio ARXivar "ARXivar Service", si veda Prerequisiti richiesti come quanto qui esposto. Scheda Mail Tramite la scheda Mail è possibile configurare la mail che verrà inviata allo scadere del intervallo timer impostato. From: E' possibile impostare il Mittente della mail selezionandolo tra utenti di ARXivar, Figure professionali e Mansioni. To: Indicare il o i destinatari della notifica, tramite indirizzo o indirizzi e-mail validi. Tramite il pulsante è possibile selezionare utenti, figure professione e mansioni. Destinatari multipli vengono separati da punto © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 529 e virgola. Subject: E' possibile inserire l'oggetto della mail, tramite il pulsante è possibile inserire campi di profilo del documento principale di processo o variabili di processo. Body: E' possibile definire il corpo della mail, anche per il corpo come per l'oggetto tramite il pulsante è possibile inserire campi di profilo del documento principale di processo o variabili di processo. Allega documento principale - Allega documenti secondari - Allega allegati interni Tramite la selezione di queste tre caselle di controllo è possibile allegare alla mail di notifica il documento principale di processo, i documenti secondari e gli allegati interni. Scheda Comando Tramite la scheda "Comando" è possibile definire un'azione che verrà eseguita lato server allo scadere dell'intervallo tempo impostato nel timer. Tramite questo pulsante è possibile selezionare un file eseguibile quale potrebbe essere un programma, oppure uno script, file batch ecc.. il file selezionato sarà eseguito allo scadere dell'intervallo di tempo impostato. Il file eseguibile qui selezionato accetta parametri in entrata selezionabili tramite l'apposito pulsante sottostante. E' possibile accedere alla configurazione di un timer sia tramite l'apposito pulsante "Timer" come indicato nella presente sezione della guida, oppure tramite apposita procedura richiamabile da configurazione Link, timer e comandi. Entrambe gli scenari sono esclusivamente configurabili lato ARXivar Client. AVVERTENZA: Quanto indicato in "Esegui comando lato Server" come dice l'etichetta viene eseguito a tutti gli effetti lato server, essendo le operazioni di configurazione eseguite lato client è necessario essere consapevoli della modalità di esecuzione del comando. Quanto indicato nella scheda "Comando" viene letto ed eseguito dal servizio ARXivar Service (vedere argomento Prerequisiti richiesti), è dunque necessario che l'utente con cui gira ARXivar Service sia in grado di raggiungere ed eseguire il comando indicato. © 2010 ABLE Tech Srl 530 Guida di ARXivar Figura 3, Esegui comando lato server... Tramite questo pulsante è possibile selezionare uno o più parametri da passare come argomento al comando selezionato. La selezione ve effettuata su campi di profilo e variabili di processo. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.2.8 Sicurezza ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Sicurezza. Vedere anche: Gestione riservatezze, Riservatezze su singolo documento, Premessa: La seguente sezione della guida tratta l'argometo riguardante la gestione delle riservatezze sui documenti gestiti dal processo di workflow quali: documento principale di processo, documenti secondari e allegati di processo. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 531 L'argomento Gestioni riservatezze è trattato in dettaglio al capitolo "Gestione riservatezze" La gestione della sicurezza tramite processi di workflow In alcuni particolari processi aziendali potrebbe essere necessario assegnare delle particolari riservatezze agli esecutori delle varie attività previste dal task. ARXivar, come esposto nel capitolo " Gestione riservatezze" è in grado di gestire differenti livelli di riservatezza quali accesso a documenti archiviati, per riservatezza si intende quali operazioni l'utente di ARXivar può eseguire sul particolare documento. Per esempio un utente potrebbe avere sufficienti permessi per visualizzare un'offerta cliente ma non modificarla, un altro ancora, potrebbe accedervi in lettura e scrittura quando la particolare offerta cliente si trova in stato "Da approvare" e cosi via discorrendo ... Tramite lo strumento "Sicurezza sul singolo documento" (si veda figura 1), richiamabile da Designer Workflow; è possibile assegnare ad esecutore/i, rappresentabili tramite "Mittente - Destinatario e CC", del documento di processo e tramite apposite variabili di processo create ad hoc, nuovi livelli di sicurezza (sicurezza intesa come riservatezze su documenti). I nuovi livelli di sicurezza, sopra citati, vanno momentaneamente a sostituire (solo per i documenti coinvolti dalla specifica istanza di workflow) i livelli di riservatezza assegnati agli utenti qui chiamati in causa. Esempio: diventa possibile assegnare ad un particolare utente, il permesso di modificare il documento principale di processo, quando normalmente l'utente in questione non può accedere in scrittura su nessun documento, oppure consentire di visualizzare documenti di tipo "Fattura di Acquisto" quando l'utente in questione normalmente non può accedere a tale classe documentale. Questo può essere applicato anche allo stato documentale "Da approvare", "Approvato", "Bozza" ecc ... Seguirà ora in dettaglio la spiegazione di ogni singolo parametro configurabile tramite la maschera sotto di figura 1. Tipologia di permesso C onsente di definire la regola per l'assegnazione o rimozione di permessi esclusivi ed aggiuntivi per tutti o gli utenti selezionati. Assegna permesso esclusivo Questa opzione a scelta obbligatoria, quando selezionata assegna il permesso esclusivo relativo al tipo di documento selezionato. Il permesso esclusivo viene in questo caso assegnato solo agli utenti indicati (si veda sezione "Utenti" trattata poco più avanti). Il concetto di permesso esclusivo è esposto in dettaglio qui selezionabile. Assegna permesso aggiuntivo © 2010 ABLE Tech Srl 532 Guida di ARXivar Questa opzione a scelta obbligatoria, se selezionata assegna il permesso aggiuntivo relativo al tipo di documento selezionato. Il permesso aggiuntivo viene in questo caso assegnato solo agli utenti indicati (si veda sezione "Utenti" trattata poco più avanti). Il concetto di permesso esclusivo è esposto in dettaglio qui selezionabile. fig. 1, assegnazione di un nuovo livello di riservatezza tramite processo di workflow Rimozione di permessi aggiuntivi/esclusivi Questa opzione a scelta obbligatoria se selezionata ripristina i permessi aggiuntivi ed esclusivi assegnati agli utenti indicati, da una precedente azione di workflow . Questa opzione va selezionata quando si desidera che ad un particolare utente coinvolto da precedente un'aggiunta di permessi esclusivi o aggiuntivi gli siano ripristinate le riservatezze originali. Questa opzione ripristina le riservatezza solo agli utenti selezionati. Rimozione di tutti i permessi aggiuntivi/esclusivi Si veda la precedente "Rimozione di permessi aggiuntivi/esclusivi" in questo verranno ripristinate le riservatezze originali a tutti gli utenti coinvolti dal workflow. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 533 N.B.: Se selezionata la scheda "Utenti non sarà più selezionabile". Documento C onsente di selezionare per quale documento saranno applicate le nuove regole di sicurezza Documento principale Se selezionata, regole di assegnazione o rimozione permessi verranno applicate esclusivamente al documento principale di processo. Documenti secondari Se selezionata, regole di assegnazione o rimozione permessi verranno applicate esclusivamente a documenti secondari di processo. Documenti Allegati (Profilati) Se selezionata, regole di assegnazione o rimozione permessi verranno applicate esclusivamente ad allegati di processo (profilati). Seleziona una variabile che contenga l'ID del documento E' possibile indicare l' identificatore univo del documento sul quale applicare le nuove riservatezze. E' possibile ricercare il codice identificativo desiderato tramite l'apposito pulsante posto sulla destra della casella di testo. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.3 Elementi Start e Finish © 2010 ABLE Tech Srl 534 Guida di ARXivar ARXivar- Workflow Designer: Elementi Link e Finish Premessa: Start e Finish sono i due elementi presenti in tutti i workflow di ARXivar, sono automaticamente aggiunti dal Designer di workflow al momento della sua creazione. Elemento di Start, elemento di Finish © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.3.1 Start ARXivar- Workflow Designer: elemento di Workflow, Start Premessa: La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Start. Nello specifico saranno trattati gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di workflow in questione. Che cosa è l'elemento Start nei workflow di ARXivar ? L'elemento Start, graficamente rappresentato da indica il punto di partenza/entrata del flusso esecutivo di un workflow, non espone nessuna proprietà o azioni configurabili, unica azione consentita è l'aggiunta di un elemento Link. Per aggiungere un Link all'elemento Start è sufficiente selezionarlo tramite pulsante sinistro, (si veda immagine sotto), quindi dal menu del Workflow Designer selezionare dal gruppo elementi di flowchart l'elemento Link e procedere come quanto qui esposto, oppure, più comodamente una volta selezionato, tramite click del pulsante selezionare l'unica voce possibile "Aggiungi Link" e procedere come quanto qui esposto. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 535 Aspetto di un elemento Start selezionato. L'elemento Start è sempre rappresentato da una forma circolare o ellittica ed è possibile solamente intervenire sulla sua dimensione, una volta selezionato tramite un solo click sarà possibile stabilirne la dimensione desiderata, generalmente la dimensione predefinita soddisfa praticamente tutti le situazioni possibili. L'elemento Start, come l'elemento Finish sono sempre presenti e non è possibile procedere alla loro cancellazione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.3.2 Finish ARXivar- Workflow Designer: elemento di Workflow, Finish Premessa: La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Finish. Nello specifico saranno esposti gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di workflow in questione. Che cosa è l'elemento Finish nei workflow di ARXivar ? L'elemento Finish, graficamente rappresentato da indica il punto di partenza/entrata del flusso esecutivo di un workflow, non espone nessuna proprietà o azioni configurabili, unica azione consentita è l'aggiunta di un elemento Link. N.B.: L'aggiunta di Link ad elementi Finish, anche se al momento della stesura della presente guida è consentita, in realtà risulterà inutilizzabile, un elemento Finish avrà esclusivamente elementi Link in entrata. © 2010 ABLE Tech Srl 536 Guida di ARXivar Aspetto di un elemento Finish selezionato. L'elemento Finish è sempre rappresentato da una forma circolare o ellittica ed è possibile solamente intervenire sulla sua dimensione, una volta selezionato tramite un solo click sarà possibile stabilirne la dimensione desiderata, generalmente la dimensione predefinita soddisfa praticamente tutti le situazioni possibili. L'elemento Start, come l'elemento Finish sono sempre presenti e non è possibile procedere alla loro cancellazione. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.4 Disegnare un workflow ARXivar - Workflow, disegnare un workflow passo passo Designer lo strumento Task. Premessa In questa parte della guida trovate un piccolo esempio che vi guiderà alla creazione di un semplice workflow. L'obbiettivo dell'esercizio è quello di avvicinare l'utente all'utilizzo degli strumenti messi a disposizione dal workflow designer. Tramite una procedura passo-passo la guida mostrerà come disegnare e successivamente eseguire il workflow raffigurato in di figura 1. Al termine dell'esercizio l'utente dovrebbe essere in grado di: · C reare un workflow di media complessità. · Definire ed utilizzare le variabili di processo · C onfigurare modalità operative e condizioni di avanzamento nei punti di connessione. · Padronanza sulle differenti modalità di indirizzamento del flusso esecutivo. Oltre ai quattro punti precedentemente esposti, saranno introdotti anche i seguenti argomenti: © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 537 · C reazione e definizione dei Task (riquadri gialli e verdi di figura 1). · C reazione e definizione dei vari Link, · C reazione e configurazione di C ondizioni tramite l'utilizzo delle variabili di processo. · Definizione e assegnazione delle varie figure quali esecutori delle attività previste dal workflow. Il processo di workflow di figura 1 è in molto semplice, tuttavia potrebbe essere un buon aiuto per chi si avvicina per la prima volta a motore e designer del Workflow di ARXivar, rendendo di fatto più semplice la progettazione di workflow più complessi. L'esercizio non tiene in considerazione strumenti quali: Timer, Pause e processi nidificati/collegati (chiamati anche sotto processi o sotto workflow) I Primi passi con il Workflow designer A fine esercizio il vostro workflow dovrà essere il più simile possibile a quanto esposto in figura 1 (riquadri e frecce rosse utilizzati per i riferimenti escluse), la parte finale dell'esercizio è sarà dedicata alla sua esecuzione, per questo motivo è consigliabile che le configurazioni del workflow che andrete a disegnare siano il più simile possibile a quanto configurato nel workflow d'esempio, per raggiungere questo obbiettivo nel successivo paragrafo sono esposti l'elenco dei prerequisiti necessari per raggiungere tale obbiettivo. Durante l'esercizio vi ritroverete a configurare strumenti non ancora fin qui trattati, questo non deve essere motivo di preoccupazione in quanto in ogni singola fase sia di disegno che di configurazione saranno esposte solo per le parti strettamente necessaria allo svolgimento dell'esercizio proposto. fig.1, rappresentazione grafica del workflow proposto come esempio. Prerequisiti Quanto segue potrebbe anche già essere stato da voi precedentemente definito tramite le apposite funzionalità di configurazione qui esposte, in caso contrario per poter creare il workflow proposto dall'esercizio ci sarà bisogno di: 1.L'area organizzativa omogenea di default, per intenderci quella che avete definito durate la creazione del database di ARXivar, nel caso stiate utilizzato il database DEMO scaricabile dal © 2010 ABLE Tech Srl 538 Guida di ARXivar nostro sito (per maggiori informazioni si faccia riferimento a quanto qui esposto) il codice dell'area organizzativa sarà 01. Per comodità, durante l'esempio, quando sarà necessario fare riferimento a tale codice utilizzato sarà 01, ovviamente se il vostro dovesse differire dovrete sostituire il codice 01 utilizzato negli esempi con il vostro codice. 2.Nel caso sia già stato definito un calendario lavorativo passare al punto 3, diversamente è necessario definirne uno seguendo quanto qua esposto. 3.Nel caso non abbiate già definito un organigramma è necessario, prima di procedere, definirne uno, in caso contrario non sarà possibile creare un nuovo Workflow. Per raggiungere l'obbiettivo proposto dall'esercizio un organigramma di base, anche se composto da un solo elemento sarà sufficiente. Per la configurazione di un organigramma di base si veda seguendo veda quanto qua esposto. 4.Definizione di una variabile di processo che rispetti le seguenti caratteristiche: nome della variabile = nValue, Etichetta della variabile = Valore oppure una qualsiasi descrizione alfanumerica di vostra scelta, Descrizione = a vostra scelta. Il tipo dato dovrà essere Numerico, in quanto i valori gestiti dalla variabile di processo saranno zero o diverso da zero, anche in questo caso, per una corretta definizione della variabile di processo è possibile fare riferimento a quanto qua esposto. 5.Definire 4 differenti Esiti. I quattro esiti dovranno avere le seguenti descrizioni: Avvio, Procedi, Valorizza, Concludi. La fase di creazione degli esiti prevede la selezione di una icona utilizzata poi, durante l'esecuzione delle attività del workflow, per la rappresentazione grafica del particolare esito; la scelta dell'icona da abbinare all'esito è del tutto ininfluente per l'esito finale del nostro esercizio. Per una corretta definizione degli esiti si veda quanto qui esposto. 6. L'esecutore di tutte le attività previste dal workflow sarà sempre l'utente Admin dell'area organizzativa selezionata. I) Creazione del Workflow In questo step vedremo come disegnare il workflow dell'esempio, dovrete seguire passo passo quanto indicato, qualche punto potrebbe risultare poco chiaro, è importate che venga rispettato tutto alla lettera, l'obbiettivo finale è quello di riuscire a disegnare e progettare un workflow il più simile possibile a quanto esposto in figura 1. Ogni singolo strumento utilizzato per la configurazione e l'utilizzo del workflow sarà esposto nel suo dettaglio nelle apposite sezioni della guida. Procedere come segue: 1.Se non già in esecuzione eseguire ARXivar Client. E' importate che l'utente di login sia l'utente Admin, selezionate l'area organizzativa di default ed quindi entrate in ARXivar Client. 2.Selezionare la scheda "Strumenti", dal gruppo "WorkFlow" cliccare su "Designer", si apre il " Designer Workflow". 3.Dalla scheda "Home" cliccare su "Nuovo", si apre la finestra "Crea workflow". 4.Per valore predefinito la finestra "Crea workflow" si apre e propone la scheda "Proprietà", valorizzare i campi nel seguente modo: © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 539 In Nome: inserire: MyFirstWorkFlow premere il tasto di tabulazione per passare al successivo campo, oppure cliccare nella casella di testo prevista per il dettaglio. In Dettaglio: Il mio primo Workflow Descrizione: Il mio promo workflow 2 Organigramma: Tramite la casella combinata selezionare il primo organigramma disponibile. E' necessario avere definito almeno un organigramma, in caso contrario non vi sarà possibile salvare il workflow che state creando. 5.Passate alla scheda Supervisori. 6.Selezionate con un singolo click l'utente Admin, esempio 01\Admin. 7.C liccare sul pulsante per confermare la scelta del supervisore. 8.C liccare sul pulsante C onferma. Dopo qualche istante verrà creata la base vostro primo workflow come da figura 2. fig. 2, la base del vostro primo workflow. © 2010 ABLE Tech Srl 540 Guida di ARXivar II) Creare il primo Task Lo step II vi introduce alla definizione del primo task del workflow MyFirstWorkFlow. 1.C liccare sul pulsante Task. Il pulsante Task è individuabile nel gruppo di funzioni "Elementi flowchart" si veda figura 2 sopra. Appare maschera di figura 3 dove sarà possibile valorizzare le proprietà del primo task. fig. 3, Valorizzare le proprietà del primo task. 2.Valorizzare le proprietà del primo task come segue: a. Nella proprietà Fase: inserire Task 1 b. In Dettaglio: Task 1 c. In Durata e attivazione task in mm: 01 (lasciare invariati i campi gg: e hh:) d. C liccare sulla scheda "Esecutori" e. Quando vi trovate nella scheda "Esecutori", (si veda particolare messo in evidenza in figura 3 sezione e), cliccare sul pulsante indicato dalla freccia, vi apparirà l'elenco "Esecutori" selezionate 01\Admin quindi click sul pulsante "C onferma" della finestra "Selezione utente", questo confermerà l'esecutore selezionato è chiuderà la finestra selezione utenti. N.B: il prefisso dell'esecutore selezionato "01\..." è riferito al codice dell'area organizzativa di appartenenza, la vostra potrebbe differire da quanto qui esposto. f. C liccare sulla scheda Operazioni, all'interno della scheda "Operazioni" individuare la sezione " Variabili di processo" (si veda particolare di figura 3 sezione g). g. C liccare sul pulsante per la selezione delle variabili di processo (si veda nr 1 in rosso © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 541 particolare di figura 3), quando appare la maschera "Selezione variabile" che dovrebbe contenere la variabile di processo "nValore" fare doppio click su di essa, una volta selezionata (il tutto deve apparire come da figura 3 sezione g) cliccare sul pulsante messo in evidenza dal numero 2 (particolare di figura 3 sezione g), la pressione di questo pulsante farà apparire valorizza la colonna C ondizione a "nessuna", questo significa che la valorizzazione della variabile di processo nValore è un'operazione obbligatoria. N.B.: Nel caso la maschera "Selezione variabile" dovesse contenere qualcosa di diverso da nValore - Valorizzata a 1 - Numerico, è consigliabile che ripassate tutti i precedenti step a partire da prerequisiti in poi. Come spiegato più avanti è importante che il workflow che state configurando sia identico a quanto fin qui proposto. h. Lasciando invariato qualsiasi altro valore cliccare sul pulsante Conferma per salvare il vostro primo elemento di tipo Task, la pressione del pulsante "Conferma" determina la chiusura della finestra "Proprietà task". Se tutto è andato a buon fine dovreste trovarvi nella situazione di figura 4. (I n figura 4 è s tato volutamente nas cos to l'elemento Fi n i s h del workflow). fig. 4, l'elemento start e l'elemento di tipo Task denominato Task 1. Ora passeremo al successivo step che mostra la definizione dell'elemento di workflow di tipo Link"... III) Creare il primo link. Dopo avere creato il primo task è possibile passare alla definizione del primo link per consentire il collegamento del nodo "Start" al task "Task 1". Per creare il link procedere come segue: 1.C liccare sul nodo Start (figura 5), dopo il click a conferma della avvenuta selezione appariranno 8 piccoli quadrati di colore azzurro (il colore dei quadrati di selezione potrebbe variare in base al tema di Windows utilizzato) 2.Dal gruppo "Elementi flowchart" cliccare sul pulsante Link (come mos trato più avanti è pos s ibile aggiungere un nuovo link da menu contes tuale richiamabile tramite click con tas to des tro del mous e s ull'elemento di workflow s elezionato), al rilascio del pulsante sinistro del mouse, al centro del nodo start deve apparire un quadratino azzurro (si veda particolare di figura 5). Il quadratino indica un potenziale punto di partenza del link. © 2010 ABLE Tech Srl 542 Guida di ARXivar 3.Posizionare il cursore del mouse sul quadratino al centro del nodo start (figura 5). Il cursore del mouse cambia forma, dal suo aspetto predefinito cambia assumendo una nuova forma rappresentante un freccia rivolta verso l'alto (si veda particolare ingrandito di figura 5). 4.Quando vi trovate nella parte centrale dell'elemento Start "e solo quando il cursore del mouse assume il nuovo aspetto (aspetto puntatore del mouse evidenziato con cerchio rosso, sotto in figura 5)" selezionate con il pulsante sinistro del mouse il piccolo quadrato al centro (si veda figura 5) e senza rilasciare il pulsante spostate il puntatore del mouse fino a raggiungere il successivo elemento di workflow che in questo caso specifico è rappresentato da Task 1. TODO:ARX_DragAndDrop_Style N.B.: Durante l'operazione di punto 4, in gergo chiamata operazione di d r a g a nd d r o p , oltre l'utilizzo di una nuova rappresentazione grafica del puntatore del mouse, qui troverete in vostro aiuto una linea continua di colore nero, atta ad anticipare il risultato finale del collegamento che si andrà a creare. (altre nozioni sulle differenti modalità di trascinamento degli elementi di tipo link sono qui esposte) 5. L'operazione di drag & drop deve terminare solamente quando avrete raggiunto il task 1 (il rilascio del pulsante sinistro del mouse ne determina automaticamente il termine.). fig. 5, rappresentazione operazione di drag & drop per il trascinamentodi un elemento di tipo Link. Se il tutto ha funzionato come previsto... deve apparire una freccia di collegamento di colore Blu (si veda figura 6) avente il suo punto di partenza dal nodo "Start" ed il relativo punto di arrivo al successivo elemento di workflow, in questo caso si tratta di un elemento di tipo "Task" denominato "Task 1". fiog. 6, creazione di un nuovo link. La freccia blu, che da ora in avanti chiameremo Link mostra alla metà della sua lunghezza e nella sua parte inferiore due punti intterrogativi. Nel caso il link in questione fosse selezionato oltre ai due punti © 2010 ABLE Tech Srl Workflow intterrogativi (??) sarebbe presente anche un piccolo quadrato, il tutto simile a 543 . Provate a cliccare su una qualsiasi zona libera del vostro workflow noterete che la rappresentazione grafica dello stato del link da diventerà , questo a significare che il link non è l'elemento attualmente selezionato. Passo successivo: Definire le proprietà del primo link. Definire le proprietà del primo link. C reato il Link è necessario valorizzarne le proprietà. Selezionate il link precedentemente creato cliccando su di esso. Solamente quando la parte centrale del link assume un aspetto simile a questo , la presenza del quadratino azzurro sta ad indicare l'avvenuta selezione del link, è possibile cliccare su di esso con il pulsante destro del mouse, verrà dunque visualizzato un menu contestuale dal quale dovrete selezionare la voce "Proprietà". Selezionata la voce di menu "Proprietà" attendere qualche istante la visualizzazione della maschera " Proprietà Link" (si veda particolare visualizzato nella parte centrale di figura 7). Dalla casella combinata "Esito:" selezionate l'esito "Avvio" quindi cliccare sul pulsante "Conferma", la rappresentazione grafica del link diverrà . A questo punto è possibile procedere al salvataggio del vostro Workflow semplicemente cliccando sul pulsante "Salva" dal gruppo di funzioni "Workflow". (E' buona abitudine salvare di tanto in tanto il vostro lavoro, specialmente quando si sta lavorando a workflow particolarmente complessi) fig. 7, definizione proprietà del link. Figura 7 mostra il particolare della maschera delle proprietà di link. Avrete notato la notevole quantità delle proprietà configurabili di un link, queste saranno singolarmente esposte in dettaglio nella sezione ad esse dedicata. Facciamo il punto della situazione... Per ora e fino a fine esercizio è importante che ogni singola parte dell'esercizio sia in ogni sua singola parte del tutto rispettata per rendere possibile raggiungere l'obbiettivo finale dell'esercizio, il quale consiste nell'aiutare l'utente a prendere confidenza con gli strumenti di disegno messi a disposizione dal Workflow designer. La fase successiva consiste nell'esecuzione del workflow così progettato, a fine esercizio l'utente avrà modo di comprendere il flusso esecutivo di un Workflow di ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl 544 Guida di ARXivar Diventa facile capire che quanto sopra non è possibile se l'esercizio non viene rispettato in ogni sua singola parte in quanto diventerebbe impossibile stabilire il risultato finale di un workflow progettato e disegnato con modalità diverse da quelle qui esposte. Facendo un primo riepilogo di quanto fin'ora è mostrato dovreste essere in grado di sapere: come creare un nuovo workflow, come creare un nuovo task, come definire un esecutore di un task, come disegnare tramite operazioni di drag & drop un link e come definire la principale proprietà. Per quanto riguarda l'utilizzo degli strumenti di designer messi a disposizione dal designer del Workflow è possibile dire che vi siano state presentate tutte le sue principali funzionalità. Continiamo con l'esercizio Disegnare un task, eseguire operazioni di drag & drop per la creazione di un link, l'utilizzo del pulsante destro del mouse per richiamare i menu contestuali e via discorrendo sono sufficienti per poter continuare con il nostro esercizio. Da ora in avanti dando per scontato che quanto sopra ora rientri nelle vostre capacità di interazione con lo strumento designer, le successive operazioni da eseguire dove possibile saranno trattate ed esposte in modo implicito. Per comodità di riferimento in figura 8 viene nuovamente riproposto l'aspetto finale del workflow utilizzato per questo esercizio. Dovreste avere disegnato il punto Start, il Link Avvio ed il task denominato "Task 1". si procederà ora con il disegno del punto di connessione. IV) Creare una condizione (detto anche punto di connessione) Lo step IV vi introduce alla definizione dei punti di connessione chiamati anche "C ondizioni di workflow", il punto di connessione principalmente consente di definire sulla base Dal gruppo elementi flowchart cliccare sul pulsante Condizione, apparirà un cerchio di colore giallo del tutto simile al seguente elemento: 1. Tramite un'operazione di drag & drop trascinate il l'elemento appena creato sulla sinistra del task 1. 2. Selezionate con il pulsante sinistro del mouse il Task 1, una volta selezionato (devono apparire i classici quadrati che avvisano l'utente dell'avenuta selezione dell'elemento di workflow in questione), cliccare su di esso con il pulsante destro e dal menu contestuale che appare selezionate "Aggiungi link". N.B.: E' possibile creare la partenza di un nuovo link da un elemento di workflow selezionato esclusivamente quando al suo centro è presente un piccolo quadrato, la sua presenza nel centro di un elemento selezionato sta ad indicare che è attiva la modalità di aggiunta nuovo Link. Tale modalità resterà attiva su un qualsiasi elemento venga successivamente selezionato, fino al verificarsi di due principali condizioni: la prima viene effettivamente definito un nuovo link, la © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 545 seconda il workflow viene chiuso. fig.8, Aspetto finale del workflow dell'esercizio. 3.Tramite un'operazione di drag & drop trascinare il nuovo link a partire dal centro di task 1 verso il punto di connessione precedentemente creato.(n.b.: iniziare l'operazione di drag & drop solo quando il cursore del mouse cambia forma). 4.C reato il link tra Task 1 e il punto di connessione (cerchio giallo) selezionare il nuovo link nella zona , quindi procedere come esposto in "Definire le proprietà del primo link", in questo caso l'esito da selezionare deve essere "Procedi" e nessun altra proprietà dovrà essere valorizzata, premere il pulsante "Conferma" della finestra "Proprietà link" e passare al punto 5. 5.Selezionare tramite il pulsante sinistro l'elemento "C ondizione" poco prima creato, assicuratevi che l'elemento abbia il seguente aspetto . C lick su di esso con il pulsante destro e dal menu contestuale che appare selezionate la voce " Proprietà" ed attendere la visualizzazione della maschera di figura 9. © 2010 ABLE Tech Srl 546 Guida di ARXivar fig. 9, Maschera per la definizione delle condizioni. 6.Lasciare invariate tutte le proprietà ai loro valori predefiniti. Tramite la pressione del pulsante " Nuova condizione" (evidenziato in figura 9) verrà visualizzata la maschera "Definizione della condizione" (figura 10). Tramite la quale è possibile definire le condizioni sufficienti alla valorizzazione degli Esiti "Procedi" o "Concludi". A fine configurazione delle condizioni di avanzamento l'elenco "Condizioni di avanzamento" dovrà elencare le seguenti condizioni: Procedi %nValue%<1 C oncludi %nValue%>0 le stesse messe in evidenza in figura 9. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 547 fig. 10, il wizard per la della definizione delle condizioni. 7.L'utilizzo del wizard di figura 10 è abbastanza semplice, come prima cosa selezionate dalla casella combinata "Esito:" la voce Procedi (1), successivamente (2) doppio click sull'unica variabile di processo nValue. Il wizard mostrerà nel riquadro superiore quanto segue %nValue%. (3) C liccare sul pulsante avente il simbolo <, il wizard andrà ad aggiornare la condizione da %nValue% ad % nValue%<. (4) Tramite il pulsante sinistro del mouse dovrete posizionare il cursore alla destra del simbolo < e digitare il numero 1, il risultato finale dovrà essere il seguente %nValue%<1. (5 ) cliccare sul pulsante conferma. 8.La pressione del pulsante conferma vi riporterà nuovamente alla maschera di figura 9, cliccare nuovamente sul pulsante "Nuova condizione" per tornare al wizard di figura 10, dove dovrete ripetere le stesse operazioni di punto 7 tranne quanto segue: selezione dell'Esito uguale a " Concludi", il simbolo da utilizzare > ed il valore dovrà essere 0. Il risultato finale prima di cliccare su "Concludi" dovrà essere %nValore%>0, premere conferma sul pulsante della finestra " Definizione della condizione", la maschera "Nodo C ondizione" dovrà contenere in condizioni di avanzamento quanto segue: fig. 11, condizioni di avanzamento. 9.C omplimenti avete definito il vostro primo punto di connessione, le condizioni definite tra i punti 6,7 e 8, bastano per definire il flusso esecutivo del vostro workflow sulla base del valore della variabile di processo nValue. C liccare sul pulsante conferma della finestra "Nodo condizione" per tornare al designer. N.B.: Ricordate? La variabile di processo nVa lue verrà valorizzata manualmente dall'utente 01 © 2010 ABLE Tech Srl 548 Guida di ARXivar \ Ad m in, in quanto e s e cuto r e del T a s k 1... Va sottolineato che l'esercizio prevede la valorizzazione manuale della v a r ia b ile d i p r o ce s s o . In realtà il Workflow di ARXivar prevede che la valorizzazione delle variabili di processo possa avvenire automaticamente in svariati modi: recuperando i valori necessari da fonti dati esterne o interne ad arxivar, tramite il recupero di valori contenuti all'interno dei documenti associati al processo, tramite valori di ritorno da altri programmi ecc.. questo consente di stabilire il flusso esecutivo dei vostri processi aziendali sulla base di eventi e valori di stato di differenti oggetti che di volta in volta possono essere coinvolti dalle differenti condizioni che si possono verificare... tradotto in altre parole: avete a vostra disposizione un vero e proprio linguaggio di programmazione. 10. Tornati al designer del workflow selezionate il vostro punto di connessione, e aggiungente un nuovo link (ora dovreste essere già in grado di farlo, in caso contrario tornare a I I I ) Cr e a r e il p r im o link). Il link dovrà collegare il punto di connessione direttamente all'elemento "Finish". 11. Modificare le proprietà del Link valorizzando esclusivamente la proprietà "Esito" a "C oncludi", selezionare il Link "C oncludi" e tramite delle semplici operazioni di drag & drop (si veda figura 12) aggiustare graficamente il tutto fino ad ottenere il risultato di figura 13. fig. 12, Prima. fig.13, Dopo. 12. Perfetto, salvate il tutto tramite l'apposito pulsante . A questo punto avete a vostra disposizione un workflow completamente funzionante, a patto che l'utente 01\Admin quando andrà ad eseguire l'attivita prevista dal Task 1 valorizzi la variabile di processo nValue con un valore maggiore di 0 (ricordate? "Concludi se %nValue%>0"), il verificarsi di questa condizione renderebbe possibile la conclusione del processo attraverso il link C oncludi che "Passa" direttamente alla fine del Workflow. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 549 Come verificare il funzionamento del workflow Per testare il vostro workflow: dopo avere salvato il workflow, come specificato sopra in punto 12, chiudete il designer. Dal gruppo di funzioni "Workflow" selezionare il pulsante "Eventi", dalla finestra "Eventi" click sul pulsante "Nuovo" attendere l'apertura della finestra "Nuovo evento", dalla casella combinata " Workflow" selezionate il workflow "MyFirstWorkFlow" oppure il nome che avete voluto assegnare al vostro workflow. Dalla casella combinata " Stato evento" selezionare "ATTIVO" e come ultimo parametro dalla casella combinata "Evento collegato" selezionare "Selezionabile da tutti gli utenti" quindi click su conferma e chiudere la finestra Eventi. Bene, a questo punto dovrete eseguire una qualsiasi ricerca documenti, selezionare dal risultato di ricerca un documento qualsiasi; unico prerequisito richiesto: il documento non deve già essere sottoposto ad un processo di workflow, in caso contrario dovrete selezionare un altro documento; la selezione va eseguita con un solo click tramite il pulsante sinistro del mouse. Dalla sezione "Comandi", individuare il gruppo di comandi "Workflow", come da immagine sotto, quindi cliccare su "Avvia nuovo processo di workflow". Note aggiuntive: per valore predefinito la sezione comandi è posizionata alla sinistra della griglia dei risultati di ricerca. E' possibile stabilire se un documento è già sottoposto ad un processo di workflow quando nella griglia dei risultati di ricerca sulla riga dello stesso è viene visualizza la seguente icona , la colonna riservata alla visualizzazione dell'icona potrebbe essere nascosta. Per selezionare le colonne che si desidera visualizzare/nascondere è sufficiente cliccare con il pulsante destro del mouse sulle intestazioni di colonna della griglia dei risultati di ricerca, quindi dal menu contestuale selezionare la voce "Seleziona campi". Si apre la maschera "Avvia processo di Workflow" dalla casella combinata "Workflow" selezionate il workflow "MyFirstWorkFlow" oppure il nome che avete voluto assegnare durante la prima fase dell'esercizio, quindi cliccare sul pulsante esegui, nel giro di qualche secondo e dando per scontato che siate loggati in ARXivar con l'utente Admin, dovreste vedere apparire il ballon informativo di figura 14 che vi segnala il ricevimento delle attivita che il motore di workflow ha assegnato al vostro utente. © 2010 ABLE Tech Srl 550 Guida di ARXivar fig. 14, hai ricevuto dei nuovi task. Per eseguire le attività previste dal workflow è sufficiente: a) - individuare dall'elenco task il task ricevuto, l'elenco dei task da eseguire è visibile nel desktop di ARXivar, nel caso tale scheda non fosse presente dovrete abilitarla da menu di ARXivar C lient dalla scheda della barra multifunzione " Configura", individuare il gruppo "Impostazioni personali" (il primo a sinistra), espandere le funzionalità del pulsante "Desktop" e selezionare la voce "Visualizza finestra dei Task". b) Individuato il task appena ricevuto aprirlo tramite doppio click e seguire le istruzioni. c) l'unica attività richiesta è la valorizzazione della variabile di processo che dovrete valorizzare con un valore maggiore di 0 (zero), e) cliccare su concludi quindi selezionate "Procedi", il procedi da voi selezionato per concludere le attività a voi assegnate è quello relativo al primo Link. Valorizzando la variabile con un valore maggiore di zero il flusso esecutivo sarà automaticamente instradato per il link " Concludi" a sua volta direttamente collegato all'elemento di workflow "Finish" che segnala al motore di workflow il termine di tutto il workflow... IV) Aggiunta di task e link al Workflow di base. Passeremo ora all' aggiunta di un nuovo task e i tre rimanenti link. 1. Nel caso avete testato il vostro workflow ritornate in modalità Designer dello stesso (Arxivar Client - Strumenti - Gruppo di funzioni "Workflow" - Designer), una volta entrati in modalità designer assicuratevi che nessun elemento sia selezionato, (nessun elemento deve avere dei piccoli quadrati lungo il proprio perimetro), quindi tramite il pulsante destro del mouse cliccate su una qualsiasi zona dell'area di disegno (elementi esclusi), appare un menu contestuale dal quale dovrete selezionare la voce "Nuovo Task". 2. Aggiornate le proprietà del nuovo task come mostrato sotto in figura 15. Aggiornate la scheda "Esecutori" come mostrato in II) Creare il primo Task Sezione e. 3. Aggiornato l'esecutore le proprietà del nuovo task da valorizzare come da figura 15 sono: Fase:, Dettaglio:, Durata e attivazione task e Forma. Quando andrete a valorizzare la proprietà "Dettaglio" dovrete procedere come segue: Inserita la prima parte del testo: Punto 2 - La variabile di processo è stata precedentemente valorizzata a ... cliccate sul pulsante indicato dalla freccia di figura 15. 4.Il click sul pulsante , sarà richiamata la maschera "Elenco campi di profilo", cliccate sulla scheda "Variabili" nel quale elenco troverete la vostra variabile di processo nValue, doppio click sulla stessa, la maschera verrà automaticamente chiusa e la variabile di processo sarà automaticamente aggiunta al testo precedentemente inserito, (si veda parte evidenziata in giallo di © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 551 figura 15). Da notare il carattere speciale § utilizzato come prefisso/suffisso delle variabile di processo, in questo caso tale carattere funge da TAG e sarà utilizzato dal motore del Workflow per sostituire la parte di testo §nValue§ con il valore assegnato alla variabile di processo, tale carattere non va rimosso. fig. 15, Aggiunta di un nuovo task. 5. Inserita la variabile di processo all'interno del testo della proprietà "Dettaglio:", completate la parte rimanente. Quindi impostate i 10 minuti in Durata e attivazione task, valorizzate la proprietà "Forma:" a Lasange e cliccate sul pulsante conferma. Vi dovreste trovare in una situazione simile a figura 16. © 2010 ABLE Tech Srl 552 Guida di ARXivar fig. 16, aggiunta di un nuovo task. 6. Una volta ridimensionato l'elemento relativo al task appena aggiunto tramite una semplice operazione di drag & drop trascinate il vostro nuovo task in alto in modo che si venga a trovare tra il punto di connessione e l'elemento Finish più o meno come mostrato sotto in figura 17. C ome ultima operazione rimane da definire gli ultimi 3 link, ora rappresentati in figura 17 dalle linee tratteggiate di colore grigio. La creazione e definizione di un nuovo link dovrebbe già rientrare nelle vostre capacità, in caso contrario si veda quanto esposto in III) C reare il primo link. fig.17, aggiunta dei tre link. 7. Selezionare il punto di connessione , cliccare su di esso con il pulsante destro del mouse, dal menu contestuale selezionare "Aggiungi link" e tramite drag & drop trascinare il link fino al task denominato "Punto 2", valorizzare la proprietà "Esito" del link appena creato selezionando dalla casella combinata della finestra "Proprietà Link" la voce "Procedi", (bene il link relativo alla linea nr 1 di figura 17 è stato creato ed il relativo esito posto a "Procedi"). 8. Ripetere la stessa identica operazione di punto 7, creando il link relativo alla linea nr 2 di figura © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 553 17 previo selezione del task denominato "Punto 2", quindi click con pulsante destro sul task, dal menu contestuale selezionare la voce "Aggiungi link" e tramite un'operazione di drag & drop trascinare il link fino all'elemento "Finish" e valorizzando la proprietà esito a "Concludi". 9. Anche per l'ultimo link (linea nr 3 di figura 17) ripetere le stesse operazioni, previo selezione del task "Punto 2" e aggiunta del link, che in questo caso dovrà collegare il task "Punto 2" al task " Task 1", quindi associare a quest'ultimo Link l'esito "Valorizza", risultato finale dovrà essere grossomodo simile a quanto mostrato in figura 18. fig. 18, il workflow completato. 10.Ottimo, salvare il tutto tramite l'apposito pulsante . Se l'aspetto grafico è identico a quanto mostrato in figura 18 e proprietà di Task, Link, punto di connessione, definizione esiti e variabile di processo sono state definite rispettando quanto fin qui esposto l'esecuzione del workflow dovrebbe prevedere quanto segue: 1.L'utente 01\Admin riceve notifica "Hai ricevuto nuovi task", da elenco Task doppio click su di esso. 2.Il Task 1 richiede ad 01\Admin di valorizzare la variabile di processo "Valore *", 01\Admin potrà concludere la propria attività e come unico esito potrà selezionare "Procedi". 3.Il Flusso esecutivo passa dal punto di connessione che valuta il valore della variabile di processo la quale: - se maggiore di zero tramite il link "Concludi" determina la conclusione di tutto il processo. - se minore di uno il flusso operativo, tramite il link procedi passa al task "Punto 2". 4.Il Task "Punto 2" non prevede nessuna particolare attività se non che: l'esecutore 01\Admin, grazie i due differenti esiti potrà decidere se terminare l'intero processo tramite il link "Concludi" oppure se rimandare il tutto a Task 1 e ripetere quindi nuovamente il tutto... C ome già detto in precedenza di per se il workflow progettato durante l'esercizio è molto semplice e non prevede l'interazione con nessun documento, tuttavia se avete portato a termine l'esercizio ora dovreste quantomeno avere dimestichezza con il designer, sapere come impiegare gli strumenti messi a disposizione dallo strumento stesso, sapete come utilizzare i punti di connessione, come utilizzare le variabili di processo e cosa più importante avete preso confidenza con il flusso esecutivo del motore di workflow di ARXivar. potere ora provare il vostro workflow secondo quanto qui esposto: Eseguire un Workflow (procedura passo-passo) © 2010 ABLE Tech Srl 554 Guida di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.5 Eseguire un workflow ARXivar - Workflow, come eseguire un workflow (Procedura passo-passo). Premessa: Questa sezione della guida mostra come mandare in esecuzione un workflow. Per i diversi steps andremo ad utilizzare utilizzato il workflow disegnato e progettato tramite l'esercizio qui esposto: Disegnare un workflow (passo-passo). Esistono differenti modalità per stabilire come e quando un processo di workflow deve essere eseguito, l'argomento non sarà qui trattato in tutte le sue particolarità, l'argomento viene trattato in modo approfondito nella sessione "Eventi" ed "Esegui". La seguente sessione della guida vuole essere introduttiva allargamento, in particolar modo vi saranno mostrate le modalità di associazione di un particolare evento identificato con il nome "Selezionabile da tutti gli utenti". Definito l'evento necessario per l'esecuzione di un Workflow, verrano esposti i diversi step per l'esecuzione delle attività proposte dal processo di workflow utilizzato per l'esempio. Al termine avrete preso confidenza con gli strumenti messi a disposizione da ARXivar Client in relazione agli argomenti qui trattati. I) - Associazione di un Workflow ad un evento. Per eseguire un qualsiasi processo di workflow è necessario informare l'engine di workflow quale sarà l'evento scatenate del particolare workflow. Il primo step è quindi l'associazione del particolare evento al workflow desiderato. 1. Aprire ARXivar, dalla barra multifunzione individuare la scheda "Strumenti", dal gruppo di funzioni "Workflow" cliccare sul pulsante "Eventi" e attendere la visualizzazione della finestra " Eventi", (si veda figura 3), dalla finestra eventi cliccare sul pulsante "Nuovo" di figura 1 e attendere la visualizzazione della finestra "Modifica evento" di figura 2. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 555 fig. 1, gestione eventi. 2.Dalla finestra Eventi cliccare su "Nuovo", attendere la visualizzazione della finestra "Nuovo evento" di figura 2. - Dove dalla casella combinata Workflow dovrete selezionare il workflow interessato, nel nostro caso sarà MyFirstWorkFlow (oppure il nome da voi utilizzato durante l'esercizio Disegnare un workflow (passo-passo). - Dalla casella combinata stato evento selezionare la voce "ATTIVO". - E dalla casella combinata Evento collegato selezionare l'evento "Selezionabile da tutti gli utenti". quindi cliccare su conferma. TODO:C ompletare (C onfigurazione ARXivar Service) N.B.: I processi di Workflow possono essere avviati in due differenti modalità, casella di controllo " Avvio batch" non selezionata, il processo in questione sarà avviato da ARXivar client al verificarsi dell'evento ad esso associato, casella di controllo "Avvio batch" selezionata in questo caso il processo sarà avviato tramite servizio Windows "ARXivar Service" (nel caso stiate visualizzando la presente guida su una macchina con ARXivar server cliccare qui per accedere ai servizi Windows e poter cosi accedere alle proprietà del servizio "ARXivar Service"). Il servizio di Windows ARXivar Service viene distribuito durante le operazioni di installazione di ARXivar Server. © 2010 ABLE Tech Srl 556 Guida di ARXivar fig 2., associazione di un evento ad un workflow. 3.Il click su conferma vi rimanda alla maschera Elenco eventi di figura 3 che ora mostrerà la vostra nuova associazione. fig. 3, elenco eventi associati. 4. Perfetto, abbiamo associato il nostro Workflow al tipo evento "Selezionabile da tutti gli utenti ". Questo stà a significare che il workflow qui selezionato (si prenda come riferimento le immagini di figura 2 e 3) andrà ad aggiungersi ad eventuali altri workflow associati allo stesso evento. In questo caso qualsiasi utente abilitato alla gestione dei workflow potrà, appunto come dice il nome © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 557 stesso dell'evento, selezionare il processo di workflow da mandare in esecuzione... C ome facile intuire, queste tipologie di evento richiedono l'interazione diretta dell'utente. N.B.: E' possibile raggruppare l'elenco eventi, funzionalità particolarmente utile quando l'elenco degli eventi contiene un certo numero di elementi. E' possibile raggruppare gli eventi qui elencati semplicemente cliccando con il pulsante destro sulla riga delle intestazioni di colonna. Selezionare la voce "Mo s tr a r a g g r up p a m e nto ", verrà attivata una particolare sezione di colore grigio scuro atta ad ospitare l'elemento di raggruppamento, quindi trascinare l'intestazione di colonna desiderata nella sezione appositamente creata per il raggruppamento. Si prenda come riferimento quanto mostrato nell'immagine figura 4. fig.4, selezione colonna evento per attivazione del raggruppamento. Elenco tipi di eventi disponibili. L'engine del Workflow di ARXivar interagisce con differenti tipologie d'evento, come già accennato in precedenza le diverse modalità di esecuzione dei workflow verrano esposte nel dettagli nelle apposite sezioni della presente guida quali Eventi e Esegui, tuttavia segue elenco di tutti gli eventi oggi previsti per la gestione dei vostri processi aziendali. Evento Automatic Descrizione o L'utente specifico, selezionato il documento principale di Selezionabile dall'utente NO processo deve selezionare il processo di workflow da mandare in esecuzione Qualsiasi utente abilitato alla gestione dei workflow, Selezionabile da tutti gli utenti NO selezionato il documento principale di processo deve selezionare il processo di workflow da mandare in esecuzione Genera nuova revisione (*) Assegna il documento (*) © 2010 ABLE Tech Srl tipo di SI SI Quando viene generata una nuova revisione di un documento. (*) Quando viene archiviato un nuovo documento.(*) 558 Guida di ARXivar Evento Automatic Descrizione o Cambia lo stato (*) SI Quando cambia stato del documento.(*) Documento scaduto (*) SI Alla scadenza di un documento.(*) Assegna origine (*) SI Quando viene assegnata un'origine al documento.(*) Firma digitale (*) SI Quando un documento viene sottoposto a firma digitale. (*) Modifica profilo (*) SI Quando il profilo del documento subisce delle modifiche. (*) (*) L'esecuzione dei workflow associati a questa tipologia di eventi può avvenire su qualsiasi documento coinvolto dal particolare evento. E' possibile restringere l'esecuzione di workflow associati ad eventi di tipo (*) solo se il documento in questione soddisfa tutti i prerequisiti previsti dalla particolare associazione. II) Selezionare il documento principale di processo e avvio del workflow. L'engine del workflow di ARXivar non consente l'avvio di processi senza che questi non siano associati almeno ad un documento, il documento in questo caso è identificato come "Documento principale di processo". Questo step mostra come selezionare un documento per poi lanciare l'esecuzione di un workflow selezionabile da tutti gli utenti. 1.Eseguire una ricerca documenti (di veda quanto qui esposto), ottenuto un risultato come mostrato nell'immagine di figura 5, selezionare un documento tramite singolo click pulsante sinistro del mouse. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 559 fig.5, Selezionare il documento principale di processo. 2.Dal pannello dei comandi, (che per valore predefinito è posizionato sulla parte sinistra della griglia dei risultati di ricerca, figura 5), individuare il gruppo di comandi "Workflow" espandere il gruppo tramite singolo click sinistro sul pulsante "Workflow". 3.Se il documento non è già sottoposto a processo di workflow cliccando su "Avvia nuovo processo di workflow" appare la finestra "Avvia nuovo processo di workflow" di cui è visibile particolare in figura 6. Nella casella workflow saranno presenti tutti i workflow sottoscritti al tipo evento "Selezionabili da tutti gli utenti" compresi i workflow sottoscritti al tipo evento " Selezionabile dall'utente" dove l'utente stabilito in "Nuovo evento" sia uguale all'utente corrente. N.B.: E' possibile stabilire se un particolare documento è già sottoposto ad un processo di workflow quando è presente l'icona evidenziata sopra in figura 5. La colonna della griglia dei risultati di ricerca predisposta al contenimento di tale icona è configurabile dall'utente, tramite click destro su riga intestazioni di colonna funzionalità "Seleziona campi"- fig.6, Selezione del workflow da avviare. 4.Per i successivi steps si consiglia l'utilizzo del workflow MyFirstWorkFlow qui definito. Selezionato il workflow cliccare sul pulsante "Esegui" della finestra "Avvia nuovo processo © 2010 ABLE Tech Srl 560 Guida di ARXivar workflow. Dopo qualche istante l'esecutore assegnato al primo task del workflow (nel caso di MyFirstWorkFlow 01\Admin) selezionato riceverà una notifica relativa alle attività previste dal task in questione. Se avete selezionato il workflow indicato e siete connessi ad ARXivar C lient con le credenziali del vostro utente Admin di ARXivar, nella zona della Systray dovreste vedere apparire un "Ballon" come mostrato in figura 7. fig.7, Segnalazione ricezone nuovi tasks. III) Esecuzione delle attività previste dal workflow e stabilirne l'avanzamento. In figura 10 viene visualizzato il pannello dei task ricevuti, ogni singolo task rappresenta da una a 'n' attività da svolgere. La posizione del pannello dei task è personalizzabile, l'operatore può ancorare i pannelli sul lato destro,sinistro e basso del desktop di ARXivar, oppure nel caso di doppi monitor disancorare il pannello e posizionare il pannello sul monitor di sua preferenza. La sua posizione predefinita è nella parte bassa del desktop di ARXivar. Il pannello potrebbe risultare ridotto ad icona, espanso oppure non visibile in questo caso si veda quanto espandendo l'argomento "Come visualizzare i pannelli nascosti di ARXivar." successivamente esposto C ome visualizzare i pannelli nascosti di ARXivar. Come visualizzare i pannelli task ed email. Nel caso il pannello con l'elenco dei task assegnati non fosse visibile, procedere come segue: come mostrato in figura 8, dalla barra multifunzione di ARXivar C lient individuate la scheda " Configura", quindi tra espandere il pulsante "Desktop" dall'elenco che appare selezionare la voce "Visualizza finestra task". © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 561 fig.8, gestione del desktop di ARXivar. Il click su "Visualizza finestra task" determina la visualizzazione del pannello dei Task assegnati all'utente att ARXivar C lient. Per valore predefinito le modalità di visualizzazione dei pannelli è di tipo ancorata, (si veda sez pannello ancorato risulta sempre visibile, (si veda sezione di figura 9). E' possibile modificare il tipo di ancoraggio dei pannelli (come quanto esposto in sezione 2 di figura 9), sempl pulsante della barra del titolo del pannello in questione, ogni singolo click inverte il tipo di ancoraggio del pannello Un pannello non ancorato e non avente lo stato attivo viene automaticamente ridotto ad icona (un pann riconoscibile dal colore accesso della sua barra del titolo, come il pannello Task di sezione 1 in figura 9). In sezione 3 di figura 9 sono visibili due etichette, la prima relativa al pannello delle email avente descrizione nascosto, il pannello per l'elenco dei messaggi mail è visualizzabile tramite "Visualizza finestra email" si veda sopra La seconda etichetta visibile in figura 9 sezione 3 è relativa al pannello elenco Task ridotto ad icona. Per ripristinar pannello desiderato è sufficiente cliccare sulla relativa etichetta. L'operatore tramite una semplice operazione di Drag & Drop può stabilire posizione e dimensione di un pannello, sem di drag & drop è possibile posizionare i propri pannelli sul lati sinistro, destro o inferiore del desktop di ARXivar. © 2010 ABLE Tech Srl 562 Guida di ARXivar Fig.9, differenti modalita di visualizzazione dei pannelli. Pannelli ancorati (sempre visibili), non ancorati visibili e ridotti ad Visualizzato il pannello dei task di figura 10 procedere come segue: 1. Tramite un doppio click sulla riga dove "Nome Workflow" contiene "MyFirstWorkFlow", dopo qualche istante dovrebbe apparire la maschera di figura 11. fig. 10, elenco dei task in carico. Porre particolare attenzione al comportamento della maschera dei Task di figura 12, in quanto non essendo volutamente una finestra a scelta obbligatoria, potrebbe anche posizionarsi in secondo piano, rimanendo così nascosta da ARXivar stesso. In questo caso per riportare tale finestra in primo piano vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante presente nella barra delle applicazioni come mostrato in figura 11. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 563 fig. 11, cliccare sul titolo della finestra nella barra delle applicazioni di Windows. 2. In figura 12 viene mostrata la maschera per la gestione del task. Un Task può contenere da una a enne operazioni da eseguire. Sulla parte sinistra trovate il pannello Dettagli. Anche questo pannello può essere posizionato sul lato destro, sinistro oppure basso della finestra di figura 12. Tramite il seguente pulsante è possibile stabilirne il tipo di ancoramento. Il Pannello dettagli com'è facile intuire contiene la descrizione delle operazioni a carico dell'operatore. fig. 12, Elenco delle operazioni previste dal task. Nella parte bassa sono disponibili una serie di pannelli: "Operazioni", "Documenti", "Allegati", "Note", "Istruzioni", "Storia". · Operazioni: questo pannello contiene l'elenco di tutte le operazioni previste, è possibile eseguire queste operazione tramite doppio click sulla stessa, oppure previo selezione seguita da click sul pulsante Esegui operazione. © 2010 ABLE Tech Srl 564 Guida di ARXivar Terminata l'operazione tramite il seguente pulsante è possibile forzare l'aggiornamento dell'elenco operazioni. · Documenti: questo pannello contiene l'elenco dei documenti associati al workflow in questione, la particolarità di questo pannello è quella di contenere tutte le funzionalità disponibili nel pannello di "Risultati di ricerca" del desktop di ARXivar. Sarà dunque possibile, aprire il documento, visualizzare il profilo, previo riservatezze modificarne il contenuto e via discorrendo. Potrebbe anche essere prevista una modifica al documento stesso, come operazione da eseguire. · Allegati: contiene l'elenco dei documenti allegati al documento principale di processo. · Note: contiene l'elenco di tutte le note associate al workflow, in particolare sarà possibile accedere a queste note, verificarne l'utente proprietario e la data di inserimento e su quale task. · Istruzioni: oltre quanto esposto nel pannello dettagli è possibile aggiungere delle Istruzioni aggiuntive. La gestione istruzioni è stata pensata in modo da poter contenere da una a più istruzioni, in questo modo sarà possibile istruire l'operatore su ogni singola operazione. Le note di workflow sono gestite tramite Designer Workflow. · Storia: contiene lo storico di tutti i task del workflow in questione fin'ora eseguiti. N.B.: L'ordine dei pannelli (Operazioni, Documenti, Allegati, Note, Istruzioni e Storia) potrebbero essere disposti secondo un ordine differente da quanto mostrato in figura 12, essendo posizione e disposizione completamente personalizzabili dall'utente. E' possibile ripristinare il layout predefinito della finestra di figura 12 secondo quanto esposto alla FAQ nr 14. Questo pulsante consente di visualizzare la specifica istanza del workflow in esecuzione, cliccando su di esso viene aperta la finestra "Processi avvenuti sul documento" Modifica di un workflow in esecuzione Dalla finestra "Processi avvenuti sul documento" Tramite il pulsante sarà visualizzato l'istanza del workflow, evidenziando in rosso il punto preciso in cui il processo di Workflow si trova in quel momento. Nel caso l'utente soddisfi i prerequisiti richiesti potrà apportare delle modifiche al workflow in esecuzione. Le modifiche qui apportate avranno effetto esclusivamente sulla specifica istanza del Workflow in esecuzione e non sul workflow originale. Questo è un punto di forza del Workflow di ARXivar dotandolo di notevole flessibilità esecutiva consentendo così di poter apportare delle variazioni a processi aziendali anche su workflow già in esecuzioni. 3. L'operatore terminate tutte le operazioni ad esso assegnate dovrà concludere il task determinando cosi l'avanzamento del processo di workflow. Questa operazione è resa possibile dalla pressione del pulsante " Concludi Task" di figura 12. © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 565 Questo mostrerà la finestra di figura 13. L'operatore, previo selezione "Esito" potrà cliccare sul pulsante "Conferma" determinando cosi la chiusura del task a lui assegnato e come già detto, determinando l'avanzamento del processo di Workflow. Il Processo potrà continuare esclusivamente se l'operatore avrà portato a termine tutte le operazioni di tipo obbligatorio previste dal task, in caso contrario l'operazione "Conferma" non terminerà con successo. L'operatore verrà avvisato in relazione alle operazioni lasciate in sospeso. fig. 13, la maschera concludi task. La casella combinata "Esito" di figura 13 può contenere da uno a enne esiti, il numero di esiti qui selezionabili dipende da quanti punti di uscita sono stati previsti dal particolare task. In caso di "Esito" singolo le modalità di selezione non saranno differenti, se non che in caso di singolo "Esito" l'operatore potra esclusivamente selezionare l'esito previsto. A questo punto le operazioni di avanzamento sono terminate, potrebbe comunque essere che lo stesso operatore sia o rientri tra gli esecutori del task successivo, in questo caso si vedrebbe recapitare la notifica visibile in figura 7 che riporta la il messaggio "Hai ricevuto nuovi Task" ... il tutto si ripete come da punto III) Esecuzione delle attività previste dal workflow e stabilirne l'avanzamento. © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl 566 12.6 Guida di ARXivar Workflow (Gestione) © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 ARXivar - Workflow, Gestione Premessa La seguente sessione della guida vi introduce all'ultimo argomento relativo al modulo Workflow di ARXivar. Nelle precedenti sessioni sono stati trattati argomenti relativi alla progettazione ed esecuzione di un processo di workflow. Nel particolare saranno trattati i seguenti argomenti: · Gestione: Elenco processi work flow, è possibile eliminare, definire un nuovo workflow copiandolo da uno già esistente. L' operazione di copia ework flow è consentita esclusivamente all'interno della stessa installazione. Al momento della stesura della presente guida non è possibile copiare un work flow tra installazioni (database diversi). Tramite la maschera di gestione workflow è inoltre possibile apportare modifiche a descrizione ed esecutori del workflow selezionato. · Istruzioni: Modulo che consente di gestire in modo dettagliato le istruzioni relative alle attività previste dai processi aziendali. · Ricerche: Modulo per la ricerca avanzata dei processi di workflow. E' possibile eseguire ricerche sia per processi ancora in fase di esecuzione e processi già conclusi. · Eventi: Modulo che consente di stabilire modalità e prerequisiti per l'attivazione dei vostri processi aziendali. · Esegui: C onsente di mandare in esecuzione (in modalità manuale) un qualsiasi processo di workflow, (n.d.r. è richiesta la presenza di almeno un documento archiviato e l'esatta conoscenza del relativo ID, detto anche System ID del documento prescelto quale documento principale di processo). Vedere anche: Workflow, C onfigurazione, Workflow designer, Elementi Start e Finish, Disegnare un workflow, Eseguire un workflow © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 567 12.6.1 Gestione ARXivar - Workflow, come eseguire un workflow (Procedura passo-passo). Premessa La presente sessione di guida mostra come utilizzare la maschera "Elenco processi workflow" (si veda figura 1), richiamabile da ARXivar Client e dagli utenti abilitati alla creazione e gestione dei processi di workflow. E' possibile richiamare la maschera "Elenco processi workflow" dalla barra multifunzione di ARXivar C lient dal gruppo Strumenti - Workflow. fig. 1, la maschera per la gestione dei processi di Work flow. © 2010 ABLE Tech Srl 568 Guida di ARXivar Utilizzo della maschera "Elenco processi workflow" L'utilizzo della maschera "Elenco processi workflow" chiamata anche "Gestione workflow" consente di duplicare, modificare o eliminare un Workflow precedentemente creato. Copiare un Workflow Il seguente pulsante consente di creare un nuovo workflow copiandolo da un già esistente. Per creare un workflow partendo a un workflow esistente seguire i seguenti passi: · Selezionare dall'elenco "Elenco workflow" (si veda figura 1 sopra) tramite un singolo click il workflow che si intende copiare (workflow di partenza). · C liccare sul pulsante "Copia". · La pressione del pulsante "Copia" genera il messaggio di richiesta "Sei sicuro di voler copiare il processo: ..." (dove punti di sospensione il nome del workflow selezionato). · Una vostra risposta affermativa vi consente di creare un nuovo workflow identico al workflow precedentemente selezionato. Vi sarà dunque richiesto tramite apposita finestra di assegnare un nome al nuovo Workflow. (Si consiglia di assegnare dei nomi significativi, che richiamino le operazioni che tramite il nuovo processo andrete a gestire) · Inserito il nome la pressione del pulsante "OK" darà il via alla duplicazione del nuovo workflow, dopo qualche istante riceverete il messaggio "La copia del workflow ... ... ... è avvenuta correttamente." (dove puntini di sospensione nome da voi assegnato al workflow). Una volta terminate le operazione di copia workflow avrete a vostra disposizione un workflow identico al workflow di partenza, a questo punto potrete apportare tutti gli aggiornamenti e adattamenti necessari fino a soddisfare tutte le vostre esigenze. La copia dei workflow torna particolarmente utile quando ci trova a dover definire processi particolarmente complessi consentendo di eseguire tutti i test necessari, oppure di creare nuovi processi di workflow sulla base di workflow esistenti. Alcune importanti considerazioni sulla duplicazione di Workflow. La duplicazione dei workflow, al momento della stesura della presente guida, è consentita solo a parità di installazione, cioè non è possibile copiare un workflow tra database differenti, questo perchè il workflow cosi creato potrà essere eseguito solo ed esclusivamente nello stesso contesto del workflow di partenza Per "Stesso contesto si intende": stessi utenti, stesse definizioni di mansioni e figure professionali, stesse classi documentali, stesse definizioni di stati dei documenti, stessa gestione di riservatezze, stesse aree operative ecc... © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 569 Eliminare un workflow C on il seguente pulsante è possibile eliminare il workflow desiderato previo selezione dall'elenco workflow (si veda figura 1 sopra). Una volta selezionato il workflow che si desidera eliminare vi sarà sufficiente premere il pulsante "Elimina". E' possibile eliminare qualsiasi workflow, la cancellazione è consentita anche per workflow attualmente in esecuzione, a questo proposito va ricordato che ogni workflow in fase di esecuzione fa riferimento ad una specifica istanza dello stesso workflow. Il concetto di "Istanza workflow" è trattato nell successivo argomento "Modifica del profilo di un workflow". La cancellazione di un workflow determina automaticamente anche la cancellazione di tutte le relative modalità di esecuzione (chiamate Eventi) dello specifico workflow eliminato evitando così la richiesta di esecuzione di un workflow ormai inesistente perchè eliminato. La cancellazione di un workflow non determina la cancellazione di eventuali "Istruzione operative". Porre particolare attenzione alla cancellazione di Workflow associati a workflow principali come workflow collegati o annidati, la cancellazione di questa tipologia di workflow potrebbe determinare il blocco del flusso esecutivo delle istanze dei workflow di livello superiore. Modifica del profilo di un workflow. Tramite la maschera di figura 1 (si veda fig.1, immagine ad inizio pagina) oltre la cancellazione o duplicazione di un workflow è possibile apportare modifiche al profilo del workflow selezionato. E' possibile modificare le seguenti proprietà: "Nome del Workflow", "Dettaglio", "Descrizione", "Organigramma" associato al workflow selezionato, "C olore di sfondo" per la visualizzazione del relativo task nel pannello dei task assegnati all'utente, modifica del o dei suoi supervisori ("Supervisori" - utenti abilitati alla gestione del workflow in questione), è possibile definire o modificare l'ID del documento associato ed il valore delle due modalità esecutive di default quali "Elimina il workflow dopo la conclusione" e "Gestisci documenti secondari come il documento principale", come mostrato sotto in figura 2. © 2010 ABLE Tech Srl 570 Guida di ARXivar fig. 2, profilo workflow selezionato. Cancellazione o modifica di un workflow non influenza eventuali istanze dello stesso già in esecuzione. Per istanza di un workflow di intende una copia in memoria di un workflow e l'esecuzione dello stesso associato ad un documento (documento principale di workflow) Le modifiche apportate ad un workflow tramite "Gestione workflow" non hanno effetto sull'istanza dello stesso già in esecuzione. Eventuali modifiche apportate tramite "Gestione workflow" avranno effetto solo su inizializzazioni di istanze successive. Nel caso si presentasse la necessità di apportare delle modifiche ad un workflow in esecuzione (o meglio, alla propria istanza in esecuzione) tali modifiche non andranno apportate tramite la maschera "Gestione" (figura 1 e 2), ma sarà necessario accedere alla specifica istanza del workflow in esecuzione. E' possibile accedere ad un'istanza in esecuzione in tre differenti modi: 1.Dalla finestra "Risultati di ricerca documenti", selezionando il documento principale di processo, quindi selezionando l'opzione "Mostra i processi per il documento" individuabile nel pannello " Comandi" gruppo "Workflow" del pannello "Risultati di ricerca". (Modalità disponibile solo ad operatori abilitati alla modifica dei processi di workflow). 2. Tramite la finestra "Task" richiamabile tramite doppio click sul task desiderato dell'elenco dei task assegnati all'utente. All'apertura della finestra "Task" cliccare sul pulsante "Processo". Per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto. (Modalità disponibile solo ad operatori abilitati alla modifica dei processi di workflow). 3. Tramite l'opzione "C erca" richiamabile sempre in ARXivar C lient dal menu Strumenti - Workflow, dove dopo aver impostato i criteri di ricerca potrete accedere ai processi desiderati previo selezione degli stessi. Selezionato il processo desiderato sarà possibile apportare modifiche alla relativa istanza del workflow in esecuzione. Le modifiche cosi apportate non avranno effetto solo sulla singola istanza in esecuzione. Per rendere © 2010 ABLE Tech Srl Workflow 571 permanenti le modifiche apportate ad un'istanza in esecuzione sarà necessario accedere al workflow tramite strumenti di Workflow Designer. Vedere anche: Workflow, C onfigurazione, Workflow designer, Elementi Start e Finish, Disegnare un workflow, Eseguire un workflow © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 12.6.2 Istruzioni Pagina in costruzione 12.6.3 Ricerche Pagina in costruzione 12.6.4 Eventi Pagina in costruzione © 2010 ABLE Tech Srl 572 Guida di ARXivar I processi di Workflow possono essere avviati in due differenti modalità, casella di controllo "Avvio batch" non selezionata, il processo in questione sarà avviato da ARXivar client al verificarsi dell'evento ad esso associato, casella di controllo "Avvio batch" selezionata in questo caso il processo sarà avviato tramite servizio Windows di ARXivar denominato "ARXivar Service". Il ARXivar Service viene distribuito durante le operazioni di installazione di ARXivar Server. Il Servizio ARXivar Service dev'essere eseguito con un utente avente le credenziali necessarie per accedere sia in lettura/Scrittura al Repository di ARXivar 12.6.5 Esegui Pagina in costruzione TODO: Creare un Sub-Topic per ogni scheda: - Operazioni - Documenti - Menu comandi (Solo Nota introduttiva Ricerche) - Allegati - Note - Istruzioni - Storia contenente link a © 2010 ABLE Tech Srl Parte XIII 574 Guida di ARXivar 13 SDK (Software Development Kit) 13.1 Il Software Development Kit di ARXivar © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 SDK - Il Software Development Kit per ARXivar Vedere anche: Aggiornamenti di ARXivar Premessa Il Modulo SDK mette a disposizione una serie di classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar. Il modulo SDK viene installato nel sistema operativo durante l'installazione del modulo C lient di ARXivar e può essere refernziata da tutti i linguaggi di programmazione che supportano oggetti COM. Negli esempi di utilizzo che seguono chiameremo i programmi che utilizzano le funzioni e metodi esposti dalla libreria AFSDK.DLL, "Applicazione Chiamante". Nel manuale verranno illustrate due classi di ricerca: la classe Ricerca tradizionale e a classe ArxSearch. La classe ricerca tradizionale è stata soppiantata dall'ArxSearch, più ampia e più completa. C onsigliamo di utilizzare quest'ultima perché col passar del tempo e con l'evoluzione del programma la classe ricerca tradizionale verrà considerata obsoleta e non più di utilizzo. Utilizzo della libreria e note tecniche. Il nome della Libreria di oggetti dell'SDK di Arxivar si chiama “AFSDK.DLL” e viene fisicamente installata nella cartella principale del modulo Client di ARXivar, che per default è "%PROGRAMFILES% \ARXivar\" per esempio su un sistema operativo Windows in inglese potete trovare la AFSDK.DLL qui "C : \Program Files\ARXivar\AFSDK.DLL". AFSDK.DLL è distribuita tramite l'installazione del modulo C lient di ARXivar (Installazione personalizzata). Nulla vi vieta di spostarla in una cartella o su una macchina a voi più congeniale, a patto che vi sia configurato un ambiente ARXivar (modulo client) e che AFSDK.DLL sia correttamente © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 575 registra nel registro di sistema, a questo proposito si veda il programma di utilità per Microsoft Windows REGSVR32. · E' possibile ottenere un ambiente compatibile con il modulo Client di ARXivar installandolo in modalità personalizzata. · Nel caso si installi il modulo C lient di ARXivar esclusivamente per poter referenziare dalla vostra applicazione chiamante la librerie AFSDK.DLL, localmente, dovrete ricordarvi di eseguire la Patch di aggiornamento anche su questa macchina; questo ogni qual volta venga eseguito un aggiornamento sulle altre postazioni di lavoro. · Sempre nel caso abbiate deciso di referenziare la libreria AFSDK.DLL in una posizione sul file system a voi più congeniale, ad ogni aggiornamento vi dovrete ricordare di sovvrascriverla manualmente con la nuova versione della DLL rilasciata e che tramite il pacchetto di aggiornamento verrà posizionata nella sua posizione originale. In caso contrario, la metodologia di inizializzazione degli oggetti sotto consigliata consentirà alle vostre applicazioni chiamanti di funzionare sempre e senza sollevare eccezioni di incompatibilità di versione, ma non utilizzeranno nemmeno eventuali modifiche apportante alle classi, metodi e funzioni consumate dalle vostre applicazioni chiamanti. · C ome utlima precauzione assicurarsi che nella stessa cartella della libreria AFSDK ci sia un file DocsSetup.lst sempre aggiornato ed allineato alla vostra configurazione operativa di ARXivar. Quanto esposto vi consente di utilizzare localmente, cioè sulla stessa macchina dove girano le applicazioni chiamanti la libreria AFSDK.DLL dell SDK di ARXivar, questo vi consente di sfruttare gli oggetti messi a disposizione dall'SDK di ARXivar anche con applicazioni gestionali centralizzate. Come referenziare la libreria SDK AFSDK.DLL In fase di sviluppo, è utile agganciare le classi SDK come riferimenti, istanziando gli oggetti in questo modo: Dim SDK As New AFSDK.Importa C osì facendo, si avrà il vantaggio di poter visualizzare direttamente in Visual Studio le proprietà, i metodi e i parametri di tutte le classi SDK. In fase di rilascio del software si inviata però ti rimuovere il riferimento AFSDK dal progetto, istanziando invece gli oggi tramite il C reateObject: Dim SDK As Object Set SDK = CreateObject("AFSDK.Visualizza") C osì facendo, in caso di aggiornamenti di ARXivar si eviteranno eventuali errori di automazione, dovuti al conflitto con la nuova versione della DLL. Nel caso l'applicazione chiamante fosse un gestionale centralizzato si legga quanto esposto in utilizzo della libreria e note tecniche, Validità versione: Quanto esposto risulta compatibile con le librerie del SDK di ARXivar sia per versioni 4.4.x che 4.5.x. © 2010 ABLE Tech Srl 576 Guida di ARXivar Argomenti della guida SDK: C onfigurazione classi documentali Elenco completo dei Metodi e Funzioni C onnessioni Importa - Archivia Ricerche Modifica documenti C ancellazioni Strumenti di organizzazione Workflow © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 13.2 Configurazione Classi Documentali e chiamanti © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 SDK - Configurazione associazione Classi Documentali e Applicazioni chiamanti. Premessa Le operazioni di configurazione delle classi documentali sono il fulcro di tutte le operazioni di importazione eseguite tramite AFSDK, la configurazione permette di creare l'associazione tra le tipologie di documenti presenti in ARXivar e le informazioni presenti nelle applicazioni chiamanti che intendono interfacciarsi con ARXivar (Gestionali, ERP etc che intendono archiviare fatture, bolle, documenti tecnici etc..). © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 577 Classe Configura La classe specifica per utilizzare la configurazione è chiamata "Configura" (AFSDK.Configura) la quale possiede : Esempio: Private Sub Configura() Dim SDK As AFSDK.Configura Sdk.AvviaConfig End Sub Proprietà La classe "C onfigura" non espone nessuna proprietà. Metodi della classe Configura AvviaConfig() Non richiede parametri in ingresso ed esegue direttamente l'apertura della finestra Elenco C lassi documenti di figura 1. fig. 1, Elenco configurazioni classi documentali per interfacciamento con SDK E' possibile ottenere il medesimo risultato richiamando la maschera per la gestione delle configurazioni classe documentali per SDK dal modulo C lient di ARXivar, tramite il menu "Configura" - sezione "Strumenti di amministrazione" - "Configura SDK". Creare o modificare profili di configurazione delle classi documentali per l'ARXivar SDK La maschera di partenza rappresenta l'elenco dei profili delle classi documentali impostate. In questa maschera è possibile: © 2010 ABLE Tech Srl 578 Guida di ARXivar Tramite questo pulsante creare nuovi profili di configurazione, tramite la maschera di figura 2. Tramite questo pulsante, oppure tramite doppio click su un elemento dell'elenco, apportare modifiche a profili esistenti, tramite la maschera di figura 2. Tramite questo pulsante è possibile eliminare la configurazione selezionata. (Porre particolare attenzione alla cancellazione di queste informazioni, in quanto ARXivar non sarà in grado di stabilirne collegamenti esterni). Di fatto quanto qui configurato viene utilizzato per una profilazione automatica all'atto della archiviazione di un documento, ma non è un profilo padre di un documento. Tramite questo pulsante è possibile eseguire una clonazione della configurazione selezionata, vi sarà richiesto di modificarne i campi chiave. fig. 2, Maschera per la creazione e modifica classi documentali configurazione per SDK La maschera del profilo della classe documentale contiene tutti i dati che ARXivar necessita per generare un profilo documentale in fase d'archiviazione. Il flag estendi ricerca a tutte le rubriche estenderà a tutte le rubriche la ricerca del documento nel caso in cui non venga trovato in quella di default. Nella maschera di figura 1, andranno definiti obbligatoriamente i seguenti campi aventi i seguenti significati. © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 579 Riferimenti applicazione esterna. In questo riquadro dovrete definire in Classe Documentale: una descrizione o codifica che identifichi in modo univoco la tipologia di documenti che verranno trattati tramite la configurazione, avete a disposizione 10 caratteri. Questo è un campo obbligatorio, una volta confermata la configurazione, il campo chiave Classe documentale non sarà più modificabile. In caso di errore dovrete eliminare tutta la configurazione. Azienda: in questo campo potrete indicare il nome o codice dell'azienda, nel caso l'applicazione chiamate gestisca più aziende, in caso contrario potrete utilizzarlo come campo descrittivo aggiuntivo per la vostra configurazione. Il campo può contenere un massimo di 50 caratteri, nell'elenco di figura 1 viene visualizzato in prima colonna, questo per facilitarne il riordino per azienda, nel caso sia utilizzato a tale scopo. il campo Azienda è un campo obbligatorio, una volta salvata la configurazione di profilazione, il campo chiave Azienda non sarà più modificabile. In caso di errore dovrete eliminare tutta la Definizione campi base di profilo Le rimanenti informazioni solo relative ai valori che verranno assegnati ai rimanenti campi di profilo all'atto dell'archiviazione detta anche importazione in ARXivar di un documento i campi ora elencati sono tutti campi obbligatori, pertanto dovranno essere correttamente impostati. Stato: Vi sarà possibile stabilire lo stato del documento al momento dell'archiviazione detta anche importazione di un documento in ARXivar. I Valori proposti vengono letti dal database di ARXivar in linea al momento della configurazione, grazie al file di impostazioni DocsSetup.LST. Autore predefinito: letto dagli utenti di ARXivar Origine: Origine del documento, selezionare uno dei tre possibili valori tra "Entrata, Uscita o Interno" Revisioni: Tramite questa casella combinata è possibile stabilire il tipo di gestione delle revisioni, le possibilità sono "Non gestire","Gestisci" oppure "Sovrascrivi". Questa scelta determinerà il comportamento dei metodi esposti dalle classi della libreria AFSDK al momento dell'archiviazione di un documento. · Non gestire, il documento archiviato utilizzando tale configurazione se già esistente sarà sovrascritto. Per "già esistente" sono intesi i valori di tutti i campi di profilo (la carta d'entità del documento). · Gestisci, al contrario di non gestire, la procedura applicherà tutte le regole del caso. Per esempio si stesse cercando di archiviare un documento utilizzando un profilo già esistente, che per l'importazione/Archiviazione di documenti tramite SDK, equivale ad una duplicazione, sarà verificherà la possibilità, da parte dell'autore definito nella configurazione di creare revisioni, nel caso non lo fosse l'operazione di archiviazione non andrà a buon fine. · Sovrascrivi, In questo caso i campi di profilo verranno sovrascritti, verrà incrementato il contatore delle revisioni, ed il documento sarà archiviato. © 2010 ABLE Tech Srl 580 Guida di ARXivar N.B.: Quando si utilizza l'SDK d i AR Xiv a r il termine I m p o r ta z io ne è sinonimo di Ar chiv ia z io ne . L'archiviazione di un documento da SDK non mette in condizione ARXivar di co no s ce r e se il contenuto del documento è già stato archiviato. Per l'SDK di ARXivar la duplicazione di tutti i campi di un profilo o anche una sola parte di essi p o s s o no co r r is p o nd e r e alla d up lica z io ne di un documento, in q ua nto un p r o f ilo id e ntif ica in m o d o univ o co un d o cum e nto . E' inoltre possibile s ta b ilir e q ua li s a r a nno i ca m p i chiave (consigliato), utili a definire se un d e te r m ina to d o cum e nto è g ià s ta to im p o r ta to . Per la definizione dei campi chiave vi sarà sufficiente attivare la casella di controllo d e i ca m p i d ina m ici (esposti più avanti nel seguente paragrafo ). Un e s e m p io p r a tico d i g e s tio ne ca m p i chia v e : Stabilire come campi chiave "Data Documento, Numero Documento, Codice Cliente", per l'importazione di f a ttur e d i v e nd ita , sarebbe sufficiente per identificarne in modo univoco il documento e di conseguenza stabilirne la gestione della sua revisione. AOO: Dovrete selezionare un'area organizzativa, le aree organizzative come gli utenti di ARXivar, sono informazioni lette dal database di ARXivar in linea al momento della seguente configurazione, per maggiori dettagli si veda DocsSetup.LST. il campo AOO è un campo obbligatorio. Classe: Selezionare la classe documentale, anche in questo caso come per "Stato", "Autore" e "AOO" anche le classi documentali selezionabili vengono lette dal database di ARXivar in linea al momento della configurazione della classe documentale per l'SDK di ARXivar. Web visibile: Questa casella di controllo se selezionata consente la visibilità della documentazione archiviata. Cerca contatti in: E' posibile stabilire su quale rubrica verificare l'identida del mittente o destinatario del documento dove cercare. C ome i precedenti anche questo i tipi e nomi rubriche vengono recuperate dal database di ARXivar in linea al momento della configurazione. Il campo cerca contatti in è un campo obbligatorio. Estendi ricerca a tutte le rubriche: Questa casella di controllo se selezionate estenderà a tutte le rubriche la ricerca del documento nel caso in cui non venga trovato in quella di default. Tramite questo pulsante è possibile impostare dei valori di default, questo pulsante a fine configurazione va sempre selezionato in caso contrario la configurazione risulterà priva dei due valori di default di figura 3, per tanto non sarà utilizzabile dalle applicazioni chiamanti. © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 581 fig. 3, parametri tipo rubrica, e porta stampante. Nella maschera delle impostazioni è possibile selezionare la rubrica predefinita per il controllo dei contatti e la porta predefinita di comunicazione della stampante barcode. SDK - Configurazione classi documentali e gestione dei campi dinamici in figura 5 è visibile la maschera per la definizione dei campi dinamici. Prima di attivare la scheda dei campi dinamici (particolare di figura 4). La casella combinata sulla sinistra del nome del campo di ARXivar se selezionata indica che il campo sarà utilizzato come campo chiave per la gestione delle revisione e controllo di univocità del documento. fig. 4, selezione scheda per definizione campi dinamici. Una volta attivato l'inserimento dei campi dinamici e possibile gestirli attraverso i tre pulsanti alla sinistra della lista dei campi : Inserimento nuovo campo dinamico, premendo questo pulsante viene visualizzata la maschera di figura 5. Modifica di un campo dinamico gia esistente. La modifica di un campo dinamico avviene tramite la maschera di figura 5. Eliminazione di un campo dinamico. Per la configurazione di calassi documentali per la profilazione tramite funzioni SDK è possibile gestire creare e gestire un massimo di 500 campi dinamici. © 2010 ABLE Tech Srl 582 Guida di ARXivar La definizione un campo dinamico è resa possibile tramite la selezione di un campo di profilo di tipo standard (bandierina blu), di tipo aggiuntivo (bandierina verde), C ampi di rubrica e contatti (Bandierina arancione e verde). La lista dei campi di profilo Standard,Aggiuntivi,Rubrica e contatti viene popolata leggendo le informazioni necessarie dal database di ARXivar in linea al momento della configurazione. fig.5, definizione dei campi dinamici. Configurazione o mappatura dei campi dinamici La creazione di un campo dinamico si basa sull'associazione o mappatura tra un campi di profilo di Arxivar ed un campo della "Applicazione Chiamante", per generare l'associazione basta selezionare il campo di Arxivar (campo di sinistra) tramite doppio click, tutte le informazioni necessarie relative al campo di profilo di ARXivar verrano inserite nelle relative caselle di testo del riquadro "Campo Esterno" di figura 5, rispettivamente Etichetta, Nome campo e tipo campo. Voi dovrete completare la mappatura inserendo i valori relativi ai campi della Applicazione chiamante nel seguente modo: Nome Campo: il nome utilizzato dalla applicazione chiamante per passare un determinato (generalmente si tratta di nomi di colonne di database o nomi di variabili valorizzate dall'applicazione chiamante). Valore di default: In questa casella di testo è possibile associare un valore di default per il campo definito in Nome C ampo (nel caso questo non fosse valorizzato), in questo campo è possibile inserire anche nomi recuperati dalla rubrica di ARXivar. Per inserire un nominativo della rubrica nel valore di default bisogna premere questo pulsante ed effettuando una ricerca attraverso la maschera di seguito descritta. © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 583 La maschera di ricerca consiste in un campo per le impostazioni del filtro di ricerca "Cerca in rubrica" ed un elenco di tutti i nominativi relativi alla rubrica precedentemente selezionata (si veda figura 2). Vi sarà sufficiente selezionare il nome direttamente dall'elenco e quindi cliccare sul pulsante conferma, oppure nel campo "Cerca in rubrica" impostarne i criteri di ricerca, è possibile impostare un filtro tramite le iniziali del nominativo da ricercare terminando con il simbolo %, esempio ABL% quindi premere il pulsante con il cannocchiale per trovare tutti i nominativi che iniziano per ABL. (si veda figura 6) fig. 6, maschera per la ricerca dei nominativi in rubrica. Il risultato della ricerca sarà trasmesso all''elenco sottostante, vi basterà selezionare il nominativo desiderato e confermare la scelta. Codice identificativo destinatario: Questa casella di controllo se selezionata informa il motore SDK che il dato mappato corrisponde ad un codice di anagrafica, relativo al destinatario è sarà possibile dove, possibile gestirlo come tale. Codice identificativo mittente: C ome sopra ma per il mittente del documento. 13.3 Elenco Classi, metodi e funzioni © ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076 SDK - Elenco Classi - metodi e funzioni esposte dalla libreria AFSDK Premessa Segue elenco di tutti i metodi e funzioni esposti dalle classi esposte dalla libreria AFSDK.DLL di ARXivar. Prima di procedere al loro utilizzo leggere quanto qui esposto in relazione alla configurazione delle classi documentali per l'utilizzo del SDK di ARXivar. Connessione © 2010 ABLE Tech Srl 584 Guida di ARXivar Funzione di connessione con parametri da codice Importa - Archivia: Importazione Documenti Importazione con Barcode Importazione con Scanner Revisionare e sovrascrivere Documenti Funzione di inserimento nuovo allegato al documento Ricerche ed esportazioni: Funzione di ricerca ARX-SEARC H Visualizzazione Documenti Funzione per l'esportazione di un documento Modifica documenti: Modifica Documenti Attivi Modifica Documenti Archiviati Cancellazione: C ancellazione di un documento Strumenti di organizzazione: Funzione per la creazione di un elemento e di un contatto in rubrica Funzione per impostare le riservatezze al documento Apertura Fascicoli in Arxivar Funzione per creazione/assegnazione documento fascicoli Funzione per l'invio via fax di un documento Funzione per l'inserimento di una nota al documento Funzione per impostare le associazioni per il documento Visualizzazione documenti in Associazione Funzione per impostare i collegamenti tra i documenti © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 585 Workflow Funzione relative ai workflow 13.3.1 Connessioni SDK - Classi per la gestione della connessione verso il Database di ARXivar. Premessa: La classe ManageConnections contiene tutte le proprietà necessarie per connettersi al database di ARXivar che intendete utilizzare, l'utilizzo di questa classe consente di non fare riferimento al file di © 2010 ABLE Tech Srl 586 Guida di ARXivar configurazione DocsSetup.lst. ATTENZIONE: non è possibile utilizzare la classe ManageConnections con le seguenti classi: · ARX_Search · Ricerca · Apertura Fascicoli in quanto richiedono l’accesso diretto al client. Classe ManageConnections Esempio definizione classe Importa: Dim X As New AFSDK.ManageConnections La classe ManageC onnections consente di specificare una stringa di connessione verso il database di ARXivar. Si consiglia di dichiarare ed istanziare la classe ManageC onnections con visibilità a livello di metodo (si veda esempio). Dichiarazione, definizione e valorizzazione proprietà devono essere eseguite prima delle dichiarazioni e definizioni della classe che utilizzarà le proprietà di ManageC onnections per connettersi ai dati del database di ARXivar. Metodi della classe ManageConnections I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva La classe non espone metodi. Funzioni della classe ManageConnections La classe non espone funzioni. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. Dim Conn As New AFSDK.ManageConnections inoltre si consiglia di rilasciare l'oggetto ManageConnections a fine utilizzo Esempio di utilizzo: Private Sub Archivia_Click() Dim Conn As New AFSDK.ManageConnections Conn.Provider = "SQL SERVER" ' "SQL SERVER” oppure "ORACLE" Conn.Server = "IL MIO SERVER" Conn.Database = "IL MIO DATABASE" © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 587 ' OMISSIBILI PER SQL Conn.NomeUtente = "IL MIO UTENTE" Conn.password = "LA MIA PASSWORD" ... da questo punto in poi inserire il codice relativo alla dichiarazione della classe di AFSDK, definizione delle sue proprietà e utilizzo di metodi o funzioni. Set Conn = Nothing End Sub 13.3.2 Importa - Archivia SDK - Classi per la gestione del'importazione/Archiviazione dei documenti. Premessa: In questo paragrafo vengono trattate le classi che espongono metodi e funzioni da utilizzare per l'archiviazione o importazione di documenti in ARXivar. Importazione Documenti Classe Importa Esempio definizione classe Importa: Dim X As New AFSDK.Importa La classe Importa espone le seguenti proprietà, alcune di queste devono obbligatoriamente essere valorizzate per consentire il corretto funzionamento di metodi e funzioni. Eventuali proprietà valorizzate tramite valori predefiniti saranno evidenziate. Proprietà della classe Importa (Documenti) L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. IDesterno è obbligatorio di tipo String(50) Identificativo chiave della applicazione chiamante (ID ERP) Azienda - Obbligatorio - String(50) ed indica l'azienda (come specificata nella configurazione Regola © 2010 ABLE Tech Srl 588 Guida di ARXivar SDK). ClasseDoc - Obbligatorio - String(10), indica la classe di riferimento (come specificata nella configurazione Regola SDK). Aoo - Facoltativo - String Indica l'area organizzativa omogenea. Utente - Facoltativo - String Indica l'autore del Profilo. Per i dettagli vedi esempio sotto. NomeFile - Obbligatorio - String(255) Indica il nome del file da archiviare. PathFile - Obbligatorio - String(255) Indica il percorso dove trovare il file da archiviare. GetNewDocNumber - Sola lettura - Long. Una volta lanciati i metodi ImportaDoc o ImportaForm, in caso di esito positivo questo campo viene valorizzato con il System ID del documento appena importato. TipoImporta - Facoltativo - Numeric. Tipo di import. Per l'importazione normale non serve impostarlo. Valori possibili: 1 = da scanner, 2 = importazione barcode ModeRevisione - Facoltativo - Numeric. Questa proprietà, se impostata, sovrascrive l'impostazione a livello di regola SDK. Valori: 0 = Non gestire, 1 = Gestisci, 2 = Sovrascrivi. OCRDocumenti - Facoltativo - Boolean. Se impostato a True, esegue l'acquisizione OC R per i file di tipo documento (DOC , XLS, PDF, TXT) V4.5: disabilitato in quanto la funzionalità OCR è disponibile solo tramite servizio. TabImportaForm - Facoltativo - String. Se viene usato il metodo ImportaForm, stabilisce la scheda su cui posizionarsi all'apertura. Valori: “STANDARD”, “AGGIUNTIVI”, “NOTE”, “ALLEGATI”. ModeImportTask - Facoltativo - String(1). Valorizzare per importare il documento in un task attivo; P = come documento principale; S = come documento secondario; A = come allegato. Da usare in abbinamento alla proprietà IDTask. IDTask - Facoltativo - Long l'ID del task a cui collegare il documento (corrisponde al “Task ID” nella finestra di esecuzione del task; è il campo ID della tabella DM_TASKWORK).. Send - Facoltativo - Boolean. In modalità di importazione in task attivo, impostare a True per contrassegnare il documento come “da spedire”. InsertBuffer - Facoltativo - Boolean. In modalità di importazione in task attivo, impostare a True per per inserire il documento nel buffer di modifica. Metodi della classe Importa (Documenti) I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva AggiungiCampo (NomeC ampoErp, ValoreC ampoErp, [C onsentiVuoto]) Richiede due parametri in ingresso; il primo è il nome del vostro campo come impostato in configurazione, il secondo è il valore del campo specificato. Il terzo parametro è opzionale, se impostato a True rende possibile la valorizzazione con stringa vuota (convertita a valore nullo per i tipi dato numerico e data); se False o non specificato, i campi valorizzati con stringa vuota non vengono considerati. Questo metodo è da utilizzare per tutti i campi che intendiamo passare al profilo del documento come impostato in configurazione Regola SDK. © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 589 Funzioni della classe Importa (Documenti) ImportaDoc() Non richiede parametri in ingresso ed esegue direttamente l'importazione . Restituisce una stringa con il risultato dell'importazione; il carattere iniziale è “7” se l'operazione è andata a buon fine. ImportaForm() Non richiede parametri in ingresso, avvia l'importazione tramite finestra di dialogo, precompilando le informazioni passate tramite SDK; richiede l'accesso al modulo C lient di ARXivar. Limitazioni: 1) non vengono gestite le revisioni / sovrascrittura, l'importazione è sempre di un nuovo documento; 2) vengono ignorati i parametri: Utente, ModeRevisione, OC RDocumenti, ModeImportTask, IDTask, TipoBarcode, BarcodeImposto Nota Il binomio Azienda e C lasseDoc serve per identificare la regola creata nella C onfigurazione SDK. Il binomio Aoo e Utente non è obbligatorio perché nella C onfigurazione si indica un autore di default. Codifica del valore di ritorno dei metodi ImportaDoc e ImportaForm La stringa risultante può essere interpretata in base ai primi due caratteri. · 7#: importazione avvenuta correttamente. Esempio: 7#La profilazione è avvenuta regolarmente System ID: 74 Revisione: 1## · 1#: uno o più parametri sono mancanti. La stringa completa fornisce ulteriori dettagli. · 6#: la regola specificata non è corretta. · 0#: file non trovato o altro errore. La stringa completa fornisce ulteriori dettagli. · (altro): si è verificato un errore di run-time non previsto. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. Private Sub Importa_Click() Dim Result As String Dim SDK As New AFSDK.Importa SDK.IDesterno = "IdentificativoIdEsterno" 'obbligatorio SDK.Azienda = "Sdk" 'obbligatorio SDK.ClasseDoc = "Fatture" 'obbligatorio SDK.Aoo = "Able" 'facoltativo 'Valori supportati per proprietà Utente SDK.Utente = "Aoo\Admin" 'facoltativo 'oppure © 2010 ABLE Tech Srl 590 Guida di ARXivar SDK.Utente = "Admin" 'facoltativo 'oppure SDK.Utente = 5 'facoltativo SDK.NomeFile = "prova.doc" 'obbligatorio SDK.PathFile = "C:\Documents and Settings\myuser\Desktop\Sdk\" 'obbligatorio SDK.ModeRevisione = 1 'facoltativo SDK.AggiungiCampo SDK.AggiungiCampo SDK.AggiungiCampo SDK.AggiungiCampo SDK.AggiungiCampo SDK.AggiungiCampo "Oggetto", "Prova sdk" 'facoltativo "Numero fattura", "" 'facoltativo "CodiceMi", "123" 'facoltativo "CodiceDe", "456" 'facoltativo "Reg Iva", "10" 'facoltativo "Data", "01/01/2008" 'facoltativo Result = SDK.ImportaDoc MsgBox Result Set SDK = Nothing End Sub Importazione con Barcode Classe Importa (operazioni di import documento tramite Barcode) Esempio definizione classe Importa: Dim X As New AFSDK.Importa La classe Importa espone le seguenti proprietà, alcune di queste devono obbligatoriamente essere valorizzate per consentire il corretto funzionamento di metodi e funzioni. Eventuali proprietà valorizzate tramite valori predefiniti saranno evidenziate. Proprietà della classe Importa (con Barcode) L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. IDesterno Obbligatorio String(50). Identificativo chiave della applicazione chiamante (ID ERP). Azienda Obbligatorio String(50). Indica l'azienda (come specificata nella configurazione Regola SDK). ClasseDoc Obbligatorio String(10). Indica la classe di riferimento (come specificata nella configurazione © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 591 Regola SDK). Aoo Facoltativo String. Indica l'area organizzativa omogenea dell'utente di ARXivar. Utente Facoltativo String. Indica il nome dell'utente di ARXivar risultante come autore TipoImporta Obbligatorio. Definito da utente Indica il tipo di importazione FromScanner = 1 FromBarCode = 2 CopieBarcode Facoltativo String. Indica la quantità di barcode che si vogliono stampare, se omesso viene stampata una sola copia BarcodeImposto Facoltativo String(150). Se specificato, viene utilizzato come barcode per il documento; in caso contrario il barcode viene generato da ARXivar. TipoBarcode Facoltativo String. "PRINT" = stampa il barcode (default) "FILE" = salva il barcode su file BMP; necessita dei parametri aggiuntivi. EsportaPath e EsportaNome. EsportaPath Obbligatorio se TipoBarcode="FILE", tipo String. Definisce la cartella dove salvare il barcode (solo per TipoBarcode = "FILE"). EsportaNome Obbligatorio se TipoBarcode="FILE", tipo String. Definisce il nome del file BMP per il barcode (solo per TipoBarcode = "FILE"). ModeRevisione Facoltativo Numeric Questa proprietà, se impostata, sovrascrive l'impostazione a livello di regola SDK. Valori: 0 = Non gestire, 1 =Gestisci, 2 =Sovrascrivi. Metodi della classe Importa (con barcode) I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva AggiungiCampo(NomeC ampoErp, ValoreC ampoErp, [C onsentiVuoto]) Richiede due valori in ingresso: il primo è il nome del “C ampo ERP” come impostato in C onfigura, il secondo è il valore del campo specificato; questo metodo è da utilizzare per tutti i campi che si intende passare al profilo del documento. ImportaForm Vedi sezione “Importazione Documento”. PrintBLabelByIdEsterno(IDEsterno) Ristampa il barcode relativo al documento corrispondente all'ID esterno specificato come parametro. StampaBarcodePerAllegato(DocNumber, [NumC opie]) Genera un barcode per allegato, relativo al documento con System ID passato nel primo parametro. E' possibile specificare il numero di copie da stampare, nel secondo parametro. CancelBLabelByIdEsterno(IDEsterno) Annulla il barcode relativo al documento corrispondente all'ID esterno specificato come parametro. Funzioni della classe Importa (con barcode) I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva ImportaDoc() - Restituisce un valore di tipo stringa. © 2010 ABLE Tech Srl 592 Guida di ARXivar Non richiede parametri in ingresso ed esegue direttamente l'importazione. Restituisce una stringa con il risultato dell'importazione; il carattere iniziale è “7” se l'operazione è andata a buon fine. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. Private Sub ImportaBarcode_Click() Dim Result As String Dim SDK As AFSDK.Importa Set SDK = New AFSDK.Importa SDK.IDesterno = "IdentificativoIdEsterno" SDK.Azienda = "Sdk" SDK.ClasseDoc = "Fatture" SDK.ModeRevisione = 1 SDK.Utente = "" SDK.TipoImporta = 2 SDK.CopieBarcode = "1" SDK.AggiungiCampo "Oggetto", "Prova sdk" 'facoltativo SDK.AggiungiCampo "Numero fattura", "" 'facoltativo Result = SDK.ImportaDoc MsgBox Result Set SDK = Nothing End Sub Nota Per ulteriori dettagli sulla classe Importa, consultare la sezione “Importazione Documento”. Importazione con Scanner Classe Importa (operazioni di import documento da scanner) Esempio definizione classe Importa: Dim X As New AFSDK.Importa © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 593 La classe Importa espone le seguenti proprietà, alcune di queste devono obbligatoriamente essere valorizzate per consentire il corretto funzionamento di metodi e funzioni. Eventuali proprietà valorizzate tramite valori predefiniti saranno evidenziate. Proprietà della classe Importa (da Scanner) L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. IDesterno Obbligatorio String(50) ID ERP applicazione chiamante. Azienda Obbligatorio String(50) Azienda specificata nella Regola SDK. ClasseDoc Obbligatorio String(10) C lasse specificata nella Regola SDK. Aoo Facoltativo String Indica l'area organizzativa omogenea dell'utente di ARXivar. Utente Facoltativo String Indica il nome del utente di ARXivar. TipoImporta Obbligatorio Definito da utente Indica il tipo di importazione FromScanner = 1 FromBarCode = 2 ModeRevisione Facoltativo Numeric Questa proprietà, se impostata, sovrascrive l'impostazione a livello di regola SDK. Valori: 0 = Non gestire, 1 = Gestisci, 2 =Sovrascrivi. Metodi della classe Importa (da Scanner) I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva. AggiungiCampo(NomeC ampoErp, ValoreC ampoErp, [C onsentiVuoto]) Richiede due valori in ingresso: il primo è il nome del “C ampo ERP” come impostato nella C onfigurazione SDK, il secondo è il valore da assegnare. ImportaForm Vedi sezione “Importazione Documento”. Funzioni della classe Importa (da Scanner) ImportaDoc() - Restituisce un valore di tipo stringa. Non richiede parametri in ingresso ed esegue direttamente l'importazione. Restituisce una stringa con il risultato dell'importazione; il carattere iniziale è “7” se l'operazione è andata a buon fine. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click dalla Applicazione chiamante. Private Sub ImportaScanner_Click() Dim Result As String Dim SDK As AFSDK.Importa © 2010 ABLE Tech Srl del controllo pulsante gestito 594 Guida di ARXivar Set SDK = New AFSDK.Importa SDK.IDesterno = "IdentificativoIdEsterno" SDK.Azienda = "Sdk" SDK.ClasseDoc = "Fatture" ' SDK.ModeRevisione = 0 SDK.TipoImporta = 1 SDK.AggiungiCampo "Oggetto", "Prova sdk" 'facoltativo SDK.AggiungiCampo "Numero fattura", "" 'facoltativo Result = SDK.ImportaDoc MsgBox Result Set ArxivarSDK = Nothing End Sub Nota Per ulteriori dettagli sulla classe Importa, consultare la sezione “Importazione Documento”. Revisionare e sovrascrivere Documenti Classe Revisiona Esempio definizione classe Revisione: Dim X As New AFSDK.Revisione La classe Revisiona espone le seguenti proprietà, alcune di queste devono obbligatoriamente essere valorizzate per consentire il corretto funzionamento di metodi e funzioni. Eventuali proprietà valorizzate tramite valori predefiniti saranno evidenziate. Proprietà della classe Revisiona L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. DocNumber - Obbligatorio - Long. Indica il numero (System ID) del documento che si intende revisionare oppure © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 595 IDEsterno - Obbligatorio - String. Indica il l'identificativo esterno (ID ERP) del documento che si intende revisionare. Aoo -Facoltativo - String. Indica l'AOO dell'utente autore della revisione. Utente - Facoltativo - String. Indica il nome utente dell'autore della revisione. Se non specificato, viene utilizzato l'autore corrente del documento. NomeFile - Obbligatorio - String. Indica il nome del file da archiviare come revisione. PathFile - Obbligatorio - String. Indica il percorso dove trovare il file da archiviare come revisione. ModoRevisione - Facoltativo - String. Stabilisce la modalità: "R"=Revisione, "S"=Sovrascrittura. Se non specificato viene deciso in base dallo stato. eseguiAzioni - Facoltativo - Variant. se False o 0, non viene fatto il controllo esecuzione Workflow su revisione. DocNumber - Sola lettura (non valorizzabile) - Long. Ad operazione effettuata con successo, restituisce il System ID del documento revisionato / sovrascritto. NumRev - Sola lettura (non valorizzabile) - Long Ad operazione - effettuata con successo, restituisce il numero della nuova revisione. Metodi della classe Revisiona I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva. Funzioni della classe Revisiona Revisiona() - Restituisce un valore di tipo String. Non richiede parametri in ingresso ed esegue la revisione o sovrascrittura, in base alle proprietà specificate. La stringa risultante può essere interpretata in base ai primi due caratteri. · 7#: revisione avvenuta correttamente. · 6#: errore durante la validazione dei parametri (un parametro è mancante o il file non esiste) · 0#: si è verificato un errore di run-time non previsto. · (altro): si è verificato un errore di run-time non previsto. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click dalla Applicazione chiamante. Private Sub cmdRev_Click() Dim result As String Dim resDocNumber As Long, resRevision As Integer Dim SDK As New AFSDK.Revisiona ' alternativi: DocNumber o IDEsterno SDK.docnumber = 73 © 2010 ABLE Tech Srl del controllo pulsante gestito 596 Guida di ARXivar 'SDK.IDEsterno = "T005" SDK.PathFile = "C:\Documents and Settings\myuser\My Documents" SDK.NomeFile = "TEST_1.txt" ' facoltativi: Aoo e Utente ' se non specificati viene usato l'autore corrente del documento SDK.Aoo = "TEST" SDK.Utente = "m.rossi" ' facoltativo: modalità revisione ("R"=Revisione, "S"=Sovrascrittura) ' se non specificato viene deciso in base dallo stato SDK.ModoRevisione = "R" ' facoltativo: se False o 0, ' non viene fatto il controllo esecuzione workflow su revisione SDK.eseguiAzioni = False result = SDK.Revisiona Select Case Left(result, 2) Case "7#" MsgBox result, vbInformation ' .DocNumber: restituisce il docnumber trovato (utile se passato IDEsterno) resDocNumber = SDK.docnumber ' .NumRev: restituisce il nuovo numero di revisione resRevision = SDK.NumRev Case "6#" MsgBox result, vbExclamation Case "0#" MsgBox result, vbCritical Case Else MsgBox result, vbCritical End Select End Sub Funzione di inserimento nuovo allegato al documento Classe Allegato Esempio definizione classe Allegato: Dim X As New AFSDK.Allegato La classe Allegato espone le seguenti proprietà, alcune di queste devono obbligatoriamente essere valorizzate per consentire il corretto funzionamento di metodi e funzioni. Eventuali proprietà valorizzate tramite valori predefiniti saranno evidenziate. © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 597 Proprietà della classe allegato L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. DocId - Obbligatoria - String. E’ l’id del documento utente (ID applicazione chiamante) che trova corrispondenza nella tabella SD_ASSOCDOC per recuperare il docId di ARXivar. DocNumber - Obbligatorio - Long. E’ il numero di documento di ARXivar (System ID), parametro alternativo al DocId; qualora fossero definiti sia DocId che DocNumber il programma terrà conto del DocNumber. DocFilePath - Obbligatorio - String. E’ il Path di origine dentro al quale si trova il file che si intende allegare al documento di ARXivar. DocFileName - Obbligatorio - String. E’ il nome del file che intendiamo allegare al documento di ARXivar. DocIdUtente - Obbligatorio - Integer. E’ l’id dell’utente arxivar che crea l’allegato. DocComment - Facoltativo - String. E’ il commento che è possibile associare ad ogni allegato ARXivar. Metodi della classe Revisiona I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva. Funzioni della classe Revisiona ImportaAllegato() - Restituisce un valore di tipo stringa. Non richiede parametri in ingresso, Il metodo esegue immediatamente l'importazione dell'allegato. Ritorna un valore Booleano. Vero in caso di esito positivo dell’import, Falso in caso di esito negativo. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. 'Creo un allegato avendo il doc id del documento esterno Private Sub Allegato_Click() Dim Result As String Dim SDK As New AFSDK. Allegato SDK.DocId = 100 SDK.DocFilePath = “C:\allegati” 'Senza Barra finale!!!!!! SDK.DocFileName = “prova.doc” SDK.DocIdUtente = 2 ' Che puo essere l'utente “Pippo” SDK.DocComment = “Allegato numero 01 proveniente da........” Result = SDK.ImportaAllegato © 2010 ABLE Tech Srl 598 Guida di ARXivar MsgBox Result 'Creo un allegato avendo il System ID del documento 'Dim SDK As New AFSDK. Allegato SDK.DocNumber = 17542 SDK.DocFilePath = “C:\allegati” 'Senza Barra finale!!!!!! SDK.DocFileName = “prova.txt” SDK.DocIdUtente = 2 ' Che puo essere l'utente “Pippo” SDK.DocComment = “Allegato numero 1 proveniente da........” Result = SDK.ImportaAllegato MsgBox Result Set SDK = Nothing End Sub 13.3.3 Ricerche SDK - Classi per la gestione di ricerca dei documenti. Premessa: In questo paragrafo vengono trattate le classi che espongono metodi e funzioni da utilizzare per le operazioni di ricerca dei documenti. Funzione di ricerca ARX-SEARCH Classe ARX_Serach Esempio definizione classe ARX_Search: Dim X As New AFSDK.ARX_Search La classe ARX_Search Esegue direttamente la ricerca del documento, aprendo la finestra dei risultati dal client di Arxivar (se non attivo, richiede l’accesso dell’utente). Proprietà della classe ARX_Search L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 599 CampiStd.A - Facoltativo - String. Identifica il destinatario del documento archiviato CampiStd.AbilitaWeb - Facoltativo - Enum (eSiNo). Indica la possibilità di visualizzare il documento nel web;0=nSiNo (non specificato), 1=No, 2=Si. CampiStd.Aoo - Facoltativo - String. Indica l’area organizzativa omogenea dell’utente di ARXivar. CampiStd.ArchiviatoDa - Facoltativo - String. Indica il nome completo dell’utente che ha archiviato il file CampiStd.CC - Facoltativo - String. Indica le persone in copia conoscenza del documento archiviato. CampiStd.Classe - Facoltativo - String. Indica la classe documentale del documento archiviato (codice). CampiStd.Da - Facoltativo - String. Indica il mittente del documento archiviato. CampiStd.DaACcOperator - Facoltativo - String. Identifica l’operatore di ricerca tra mittente, destinatario e copia conoscenza (AND o OR). CampiStd.DataDoc - Facoltativo - Data. Indica la data del documento. CampiStd.DataProfilo - Facoltativo - Data. Identifica data in cui il documento è profilato. CampiStd.DataScadenza - Facoltativo - Data. Indica la data di scadenza del documento. CampiStd.Importante - Facoltativo - Enum (eSiNo). Indica l’importanza del documento; 0=nSiNo (non specificato), 1=No, 2=Si. CampiStd.indietroDi - Facoltativo - String. Indica di quanti giorni antecedenti effettuare la ricerca. CampiStd.Legami - Facoltativo - String. (Si veda, ARXivar Server - Profilo documentale - Impostazione profilo documentale) CampiStd.NomeFile - Facoltativo -String - Indica il nome del file del documento da ricercare. CampiStd.Numero - Facoltativo - String - Indica il numero del documento. CampiStd.Oggetto - Facoltativo - String - Indica l’oggetto del documento. CampiStd.Origine - Facoltativo - Enum (eOrigine) - Indica l’origine del documento. Valori: 0=nOrigine (non specificato), 1=Uscita, 2=Entrata, 3=Interno CampiStd.ProtocolloMain - Facoltativo - String. (Si veda. ARXivar Server - Protocollo informatico PA Impostazioni generali di protocollo). CampiStd.ProtocolloSub - Facoltativo - String. (Si veda. ARXivar Server - Protocollo informatico PA Impostazioni generali di protocollo). CampiStd.Risposta - Facoltativo - String. Indica lo stato risposta (“ATTESA”, “NESSUNA”, “RISPOSTO”). CampiStd.RisultatiMax - Facoltativo - Numerico. Indica i risultati massimi impostati per la ricerca. CampiStd.SottoWorkFlow - Facoltativo - No, Si, nSiNo. Indica i documenti che sono sottoprocesso di workflow. CampiStd.Stato - Facoltativo - String. Indica lo stato del documento. CampiStd.SystemID - Facoltativo - Numerico. Indica l’id del documento da ricercare. © 2010 ABLE Tech Srl 600 Guida di ARXivar Metodi della classe ARX_Search I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva i primi due metodi valorizzano la proprietà di tipo collezione CampiAgg e Paratiche. CampiAgg.Add (NomeC ampoAggiuntivo, ValoreC ampoAggiuntivo, [Operatore], [Valore di arrivo](1) ) Richiede due parametri in ingresso; il primo è il “nome alias” del campo aggiuntivo, il secondo il valore in esso contenuto. C ome terzo parametro, opzionale, è possibile passare l’operatore (“=” l'operatore = , “<>”, “Like”, “>”, “<”, “Between”). C ome quarto parametro, opzionale, è possibile passare il secondo valore in caso di operatore Between. 1) Il quarto parametro opzionale è da utilizzare per passare il valore di arrivo quando l'operatore indicato tramite il terzo parametro è un BetWeen. Pratiche.Add (NumeroDiPartica) Richiede parametri in entrata che deve essere il numero della pratica in formato stringa, aggiunge il numero di pratica. Funzioni della classe ARX_Search Run() - Restituisce un valore di tipo Booleano. Non richiede nessun parametro in entrata ed esegue direttamente la ricerca del documento, aprendo la finestra dei risultati dal client di Arxivar (se non attivo, richiede l’accesso dell’utente). Restituisce False nel caso la funzione non vada a buon fine. Non viene restituito un errore, ma viene rilasciata una coda di errori tramite memorizzata nella proprietà di tipo C ollection in Errori in sola lettura . E' possibile leggere i valori iterando sulla proprietà Errori. Si veda ciclo For xErr nell'esempio di codice. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. Private Sub ARX_Search_Click() Dim Result As String Dim SDK As New AFSDK.ARX_Search Dim xErr As Integer With SDK .CampiStd.A = "ABLE\Admin" .CampiStd.AbilitaWeb = "0" .CampiStd.Aoo = "ABLE" .CampiStd.ArchiviatoDa = "ABLE\Admin" .CampiStd.Classe = "ACQ.FATTACQ" .CampiStd.Da = "ABLE\Admin" .CampiStd.DaACcOperator = "AND" ' AND oppure OR .CampiStd.DataDoc.Valore1 = "05/06/2008" 'MESE/GIORNO/ANNO © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 601 .CampiStd.DataProfilo.Operatore = ">" .CampiStd.DataScadenza.Operatore = "BETWEEN" '<, >, =, Between .CampiStd.DataScadenza.Valore1 = "05/01/2008" .CampiStd.DataScadenza.Valore2 = "05/30/2008" .CampiStd.Importante = "2" .CampiStd.IndietroDi = "2" .CampiStd.NomeFile = "assistenza.doc" .CampiStd.Numero = "789" .CampiStd.Oggetto = "%prova%" ' è possibile utilizzare i caratteri jolly % e _ .CampiStd.Origine = "3" ' 1=Uscita, 2=Entrata, 3=Interno .CampiStd.ProtocolloMain = "" .CampiStd.ProtocolloSub = "" .CampiStd.Risposta = "ATTESA" .CampiStd.RisultatiMax = "8" .CampiStd.SottoWorkFlow = "1" .CampiStd.stato.Valore1 = "VALIDO" .CampiStd.SystemID.Valore1 = "12" .CampiStd.SystemID.Operatore = ">" .CampiAgg.Add "NomeAlias", "333" ' alias per SDK .CampiAgg.Add "CampoNumerico", 6, ">" ' esempio con operatore specifico .CampiAgg.Add "CampoNum", 6, "Between", 10' esempio con due valori .Pratiche.Add "P105" ' numero della pratica End With If Not SDK.Run Then For xErr = 1 To SDK.Errori.Count Result = Result & SDK.Errori(xErr) & vbCrLf Next xErr MsgBox Result, vbExclamation End If End Sub Note aggiuntive. Per i campi di tipo data (DataDoc, DataProfilo, DataScadenza) il formato da utilizzare è Mese/ Giorno/Anno, es: "12/31/2008". Per i campi DataDoc, DataProfilo, DataScadenza, SystemID, è necessario impostare tre sottoproprietà: .Operatore (<, >, =, Between), .Valore1 (primo valore), .Valore2 (secondo valore, in caso di operatore Between). Per il campo Stato è necessario impostare due sotto proprietà: .Operatore (=, <>), .Valore1 (nome dello stato). © 2010 ABLE Tech Srl 602 Guida di ARXivar fig. 1, finestra per la definizione dell'alias per SDK. Per specificare un campo aggiuntivo, nella proprietà CampiAgg.Add, è necessario usare l’Alias per SDK, che va impostato tramite ARXivar Server, nella scheda Proprietà Campo del campo aggiuntivo interessato. E' Possibile raggiungere la scheda Proprietà campo di figura 1, da ARXivar Server - Profilo documentale - Gestione campi aggiuntivi, quindi selezionare il campo aggiuntivo in questione. Funzione per la Visualizzazione Documenti Classe Visualizza Esempio definizione classe Visualizza Dim X As New AFSDK.Visualizza La classe Visualizza, espone proprieta e metodi che consentono di visualizzare un documento archiviato in ARXivar direttamente dalla applicazione chiamante. Proprietà della classe Visualizza L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 603 obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. IDesterno - Obbligatorio - String(50). Indica la chiave della applicazione chiamante. oppure Sy s te m I d - Obbligatorio - String. Indica il system ID del documento da visualizzare. EstraiP7M - Facoltativo - Variant. Se impostato a 1 o True, per i file P7M e M7M viene visualizzato il file originale contenuto nella busta firmata. Aoo - Facoltativo - String. Indica l’area organizzativa (utilizzabile in combinazione con la proprietà Utente). Utente - Facoltativo - String. Indica l’utente che risulta nel log del documento; può essere passato come ID (es. 2), nome utente (es. “Admin”), AOO e nome utente (es. 01\Admin). Esiste - Sola lettura - String. Può assumere 2 valori : "SI" e "NO" ed indica la presenza o meno del documento. Metodi della classe Visualizza I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva. VisualizzaDoc() Non richiede parametri in ingresso ed esegue direttamente l’apertura del documento dalla applicazione chiamante. StampaDoc() Non richiede parametri in ingresso e manda in stampa il documento, sulla stampante predefinita. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. Private Sub VisualizzaDocumento_Click() Dim Result As String Dim SDK As New AFSDK.Visualizza ' alternativo: IDesterno o SystemId SDK.IDesterno = "IdentificativoIdEsterno" ' SDK.SystemId = "941" SDK.EstraiP7M = "1" ' valori ammessi: "0", "1", False, True If SDK.Esiste = "SI" Then Result = SDK.VisualizzaDoc Result = SDK.StampaDoc ' per stampare il documento Else MsgBox "Il documento non è presente in Arxivar" End If Set SDK = Nothing End Sub Note aggiuntive. © 2010 ABLE Tech Srl 604 Guida di ARXivar Sia per la visualizzazione che per la stampa, nel caso esistano più documenti associati alla chiave di ricerca utilizzate dalla applicazione chiamante viene visualizzata un'apposita maschera che vi consentirà di selezionare quale documento visualizzare. Per visualizzare il documento dalla finestra con l'elenco dei documenti sarà possibile cliccare sull'apposito pulsante Apri, oppure tramite doppio click sulla documento desiderato. Funzione per l'esportazione di un documento Classe Esporta Esempio definizione classe Esporta Dim X As New AFSDK.Esporta La classe Esporta, espone proprieta e metodi che consentono di esportare un documento archiviato in ARXivar direttamente dalla applicazione chiamante. Proprietà della classe Esporta L'esposizione delle proprietà ha la seguente forma: Nome della proprietà, modalità (valorizzazione obbligatoria o facoltativa), tipo dato, descrizione della proprietà. EsportaPath - Obbligatorio - String. Percorso di destinazione del file che si intende esportare (l'utente Windows deve avere i permessi di scrittura sulla cartella di destinazione). EsportaNome - Obbligatorio - String. Nome del file di destinazione che si intende esportare (l’estensione corretta viene aggiunta automaticamente). SystemID - Obbligatorio - Long. ID interno del documento ARXivar (DOC NUMBER) da esportare (tabella DM_PROFILE). oppure I De s te r no - Obbligatorio - Variant. Stringa con l’ID esterno (applicazione chiamante) che permette al sistema di recuperare il riferimento al DOCNUMBER di ARXivar e di conseguenza esportare un documento senza avere il suo SystemId. Alternativo al parametro SystemID. EstraiP7M - Facoltativo -Variant. Se impostato a 1 o True, per i file P7M e M7M viene esportato il file originale contenuto nella busta firmata. Esiste - Sola lettura -String. Restituisce SI se il documento è stato individuato; NO in caso contrario. Metodi della classe Esporta © 2010 ABLE Tech Srl SDK (Software Development Kit) 605 I metodi e funzioni sono esposte seguendo questa struttura: Nome del metodo/Funzione, elenco paramatri, descrizione aggiuntiva. Motodi non esposti Funzioni della classe Esporta EsportaDoc() - Restituisce un valore stringa. Lancia la procedura di esportazione; nel caso si verifichino errori, restituisce una stringa con i dettagli; altrimenti stringa vuota. Esempio in codice Visual basic 6 Si presuppone che la funzione sia contenuta all'interno dell'evento click del controllo pulsante gestito dalla Applicazione chiamante. Private Sub EsportaDoc Dim Result As String Dim SDK As New AFSDK.Espo
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