メール検索ツール利用ガイド GMO ホスティング＆セキュリティ株式会社 メール検索ツール利用ガイド − 目次 − 1. はじめに...................................................................................................................................................................................................................2 1.1 サービス内容...................................................................................................................................................................................................2 1.2 メールアーカイブの仕組み...........................................................................................................................................................................2 2. メール検索ツール .................................................................................................................................................................................................3 3. 検索...........................................................................................................................................................................................................................5 3.1 簡易検索...........................................................................................................................................................................................................5 3.2 複合条件検索..................................................................................................................................................................................................6 3.3 検索結果画面................................................................................................................................................................................................11 4. システムレポート（報告書） ...............................................................................................................................................................................15 5. システム設定........................................................................................................................................................................................................18 5.1 検索権限の追加・削除 ................................................................................................................................................................................18 6. 検索ログ・転送ログ.............................................................................................................................................................................................20 1 メール検索ツール利用ガイド 1. はじめに このマニュアルではメールアーカイブサービス「MailStocker(メールストッカー)」で提供しております、 メール検索ツールの使用方法について説明いたします。 1.1 サービス内容 Exchange サービス・アーカイブプランをお申し込みいただきますと、送受信したメールが全てアーカイブされる メールアーカイブサービス「MailStocker(メールストッカー)」を利用することができます。 MailStocker のメール検索ツールでは以下の機能を利用することができます。 ・アーカイブされたメールの検索機能 ・システムレポート（報告書）機能 ・システム設定機能（監査ユーザのみ） ・検査ログ・転送ログの確認機能 1.2 メールアーカイブの仕組み メールアーカイブサービス「MailStocker(メールストッカー)」では、以下の流れでメールをアーカイブしております。 メール送信元 Exchange ジャーナルメールボックス MailStocker サーバー メールのアーカイブ メール送信先 MailStocker のサーバーでは メールアーカイブと検索インデックスの作成が リアルタイムに行われております。 送受信したメールは Exchange の ジャーナルメールボックスにて リアルタイムに MailStocker サーバーへ アーカイブされます。 お客様のパソコンや 携帯端末等 2 メール検索ツール利用ガイド 2. メール検索ツール MailStocker のメール検索ツールについて説明いたします。 メール検索ツールには、監査ユーザーと一般ユーザーのアカウントでログインすることができます。 監査ユーザーは、コントロールパネルで設定したメールアカウント全てのメール検索を行うことができます。 また、システム設定の画面にアクセスすることもできます(一般ユーザーでは、これらの機能がご利用頂けません)。 == 注意 == メール検索ツールにログインする事ができる監査ユーザーは、ご契約時に１つ登録する事ができます。 複数の監査ユーザーを、ご利用頂く場合は別途お申し込みが必要になります。 一般ユーザーは、コントロールパネルよりメールアカウントを作成した時点で一般ユーザーのアカウント として利用する事ができます。 ① メール検索ツールを開きます。 メール検索ツールは以下の URL になります。 メール検索ツール https://mailstocker.jp/ ② メール検索ツールのログイン画面が表示されましたら「アカウント」と「パスワード」を入力し [ログイン]をクリックします。 3 メール検索ツール利用ガイド ③ メール検索画面が表示されます。 == 参考 == メール検索ツールに監査ユーザーでログインすると、左側のメニューに「システム設定」の項目が表示されます。 また、複合条件検索のメールタイプ絞込指定の画面に「自分のメールのみ検索」のチェックボックスが表示されます。 （「自分のメールのみ検索」のチェックを外すと全てのメールアカウントを検索対象にする事ができます。） ※一般ユーザーでログインすると上記のメニューは表示されません。 4 メール検索ツール利用ガイド 3. 検索 メール検索ツールではアーカイブされているメールを検索することが可能です。 メール検索には「簡易検索」と「複合条件検索」を目的に応じて使い分けることができます。 3.1 簡易検索 簡易検索は「件名（メールのタイトル）」、「内容（メールの本文）」、「アドレス（メールアドレス）」で検索することが できます。 ① ② ③ ④ ⑤ 簡易検索入力フィールドに検索語を入力します。 プルダウンメニューで検索対象を指定します（「件名」「内容」「アドレス」の中から選択することができます）。 「Fuzzy 検索（あいまい検索）」を利用する際にチェックします。 [検索]をクリックします。 検索結果が表示されます。 == 注意 == 監査ユーザーは簡易検索で検索を行うと、全ユーザーのメールが検索結果に表示されます。 5 メール検索ツール利用ガイド == 注意 == 簡易検索で検索する事ができるアドレスは、メールのエンベロープ情報に記載されたメールアドレスになります。 エンベロープ情報とは、メールヘッダーの「Envelope From (Return-Path)」に表示されているメールアドレスと 「Rcpt To (Received)」に表示されているメールアドレスになります。 ヘッダーの「From 欄」・「To 欄」や Outlook の「差出人欄」・「宛先欄」に表示されているメールアドレスとは 異なる場合があります。 == 参考 == Fuzzy 検索（あいまい検索）のチェックボックスにチェックし簡易検索を行うと、文字列単位で検索語句が分解され 検索語句の順番を問わずに検索を行う事ができます。たとえば検索文字列として「資料報告」と入力し Fuzzy 検索を行うと「資料報告」の文字列が分解され「資料」と「報告」が含まれる文書が検索結果に 表示されます。また「報告資料」と逆に記載されている文書も検索結果に表示されます。 ※検索語句によっては Fuzzy 検索（あいまい検索）で検索できない場合があります。 3.2 複合条件検索 複合条件検索では、検索オプションを指定することにより絞込み検索を行うことが可能です。 「メールタイプ絞込み指定」や「検索キーワード」、「その他設定」の項目を指定し検索することができます。 6 メール検索ツール利用ガイド ① メールタイプ絞込指定で「メールタイプ」「メール方向」「暗号化メール」を必要に応じて選択します。 ② 検索キーワードを入力します。 検索キーワードは 10 個まで指定することができます。 [追加]をクリックするとキーワード入力欄を追加することができます。 ③ その他設定で「日付範囲」「結果表示ソート順」の設定を必要に応じて設定します。 ④ [検索]をクリックします。 ⑤ 検索結果が表示されます。 各検索オプションの項目について説明いたします。 1) メールタイプ絞込指定 「メールタイプ」、「メール方向」、「暗号化メール」を指定することにより絞込み検索を行うことができます。 7 メール検索ツール利用ガイド 【メールタイプ】 ・自分のメールのみ検索（監査ユーザーのみ表示） ログインしたアカウントのメールアドレスのみを検索対象とすることができます。 チェックを外すとアーカイブされた全ユーザーのメールが検索対象になります。 ・受信通知メール 「開封済みメッセージの要求（Outlook の場合）」や「開封確認メッセージの要求（Outlook Express の場合）」に チェックが付けられたメールに限定して検索を行うことができます。 （受信通知メールはメールを開封した際に開封メッセージが表示されるメールです。） ・添付ファイル付メール 添付ファイルが添付されたメールに限定して検索を行うことができます。 [ 検索対象となるファイルの種類 ] ファイルの種類 MS Word MS Excel MS PowerPoint MS Visio MS RTF 一太郎 PageMaker Adobe PDF OASYS 圧縮ファイル HTML テキスト バージョン 95/97/98/2000/2002/2003/2007 V7/95/97/2000/2002/2003/2007 95/97/2000/2002/2003/2007 95/97/2000/2002/2003 1.3/1.4/1.5 5/6/7/8/9/10/11/13 6.0/6.5 1.0/1.1/1.2/1.3/1.4/1.5/1.6/1.7 5/6/7/8 zip,rar,tar,tgz,lzh,gz [ 検索対象外のファイルの種類 ] ・読み取りパスワード付のファイル ・Mac 対応の Word・Excel・PowerPoint ファイル ・自己解凍形式の圧縮ファイル ・サードパーティー製のアプリケーションで作成・編集されたファイル ・上記一覧に無いアプリケーションのバージョンで作成・編集されたファイル ・重要フラグ付メール アイテムのオプションで、重要度「高」のメールに限定して検索を行うことができます。 （重要フラグ付メールは「このメッセージは"重要度 -高"で送信されました」と表示されているメールになります。） ・Encrypted Attachment パスワード保護付きの ZIP 形式のファイル、または RAR 形式のファイルが添付されているメールに限定して 検索を行うことができます。 8 メール検索ツール利用ガイド 【メール方向】 ・全方向（送受信メール） 全てのメールを検索対象とする場合に設定します。 ・外から内へ（受信メール） 外部のメールアドレスから、お客様のメールアドレスに送信されたメールを検索対象とする場合に設定します。 ・内から外へ（送信メール） お客様のメールアドレスから、外部のメールアドレスに送信されたメールを検索対象とする場合に設定します。 ・内から内へ（送受信メール） お客様の同一ドメイン内のメールアドレス同士で送信されたメールを検索対象とする場合に設定します。 （たとえば社内の社員どうしで送受信されたメールが対象になります。） 【暗号化メール】 ・暗号化メール 暗号化されたメールのみを検索対象とする場合に設定します。 ・署名(PGP/SMIME)付メール PGP 署名・S/MIME 署名付きのメールのみを検索対象とする場合に設定します。 == 注意 == 暗号化メールは本文は暗号化されている為、検索結果には表示されません。 ヘッダー部分は暗号化されていない為、ヘッダー部分の情報のみ検索結果に表示されます。 2) 検索キーワード 「送信者」「受信者[To/Cc/Bcc]」「送受信者アドレス」「件名」「メールおよび添付ファイル内容」 「添付ファイル名」「添付ファイル属性」を検索キーワードに設定することができます。 また、検索キーワードの「and」「or」「not」指定を行うことができます。 9 メール検索ツール利用ガイド 【検索条件】 ・送信者 送信者を検索キーワードとして指定する場合に入力します。送信者は「メールアドレス」「表示名(氏名)」 「メールアドレスの一部」など、ヘッダーの From に記載されている情報が検索対象になります。 ・受信者[To/Cc/Bcc] 受信者を検索キーワードとして指定する場合に入力します。受信者は、ヘッダーの「To」「Cc」に記載されている 情報が検索対象になります。また、「BCC」に設定されて送信されたメールも検索対象になります。 ・送受信者アドレス エンベロープ情報に記載されたメールアドレスを検索キーワードとして指定する場合に入力します。 送信者アドレス・受信者アドレスの両方が検索対象になります。 ・件名 メールの件名を検索キーワードとして指定する場合に入力します。 ヘッダーの Subject に記載されている情報が検索対象になります。 ・メールおよび添付ファイル内容 この項目を選択し検索キーワードを入力すると、メールの本文、または添付ファイルの内容が検索対象になります。 ・添付ファイル名 添付ファイルのファイル名を検索キーワードとして指定する場合に入力します。 ・添付ファイル属性 添付ファイルに設定されているファイル属性を検索対象にすることができます。 検索対象となるファイル属性は「タイトル(題名)」「表題（subject）」「作成者」「キーワード」「コメント」になります。 == 注意 == 送受信者アドレスで検索する事ができるアドレスは、メールのエンベロープ情報に記載されたメールアドレス になります。エンベロープ情報とはメールヘッダーの「Envelope From (Return-Path)」に表示されている メールアドレスと「Rcpt To (Received)」に表示されているメールアドレスになります。 ヘッダーの「From 欄」・「To 欄」や Outlook の「差出人欄」・「宛先欄」に表示されているメールアドレスとは 異なる場合があります。 【検索演算子】 ・and 追加検索キーワードの検索演算子を「and」に設定すると「追加検索キーワードを含む」メールが 検索結果に表示されます。 ・or 追加検索キーワードの検索演算子を「or」に設定すると「最初の検索キーワード」、または「追加検索キーワード」に 該当するメールが検索結果に表示されます。 10 メール検索ツール利用ガイド ・not 追加検索キーワードの検索演算しを「not」に設定すると「最初の検索キーワード」に該当するメールから 「追加検索キーワード」に該当するメールが除外されて検索結果に表示されます。 3) その他設定 検索範囲の日付指定や、結果表示のソート順を指定することができます。 ・日付範囲 開始日付と終了日付を指定することができます。プルダウンメニューで日付を設定するか カレンダーアイコンで日付を設定することができます。 ・結果表示ソート順 検索結果の並び順を指定することができます。「件名」「送信者」「日付」「サイズ」を指定することができます。 また、それぞれの項目の後ろに付いている「＋」「−」で昇順・降順を指定することができます。 「＋」は昇順 「−」は降順を示します。 3.3 検索結果画面 簡易検索、または複合条件検索で検索した検索結果画面について説明いたします。 11 メール検索ツール利用ガイド ① 検索結果のヒット数、検索キーワード、開始・終了日付、メールタイプが表示されます。 ② 検索結果の一覧を「HTML エクスポート」にてエクスポートすることができます。また、「絞込検索」をクリックすると 絞込検索の検索キーワードの変更や追加を行うことができます。 ③ 検索でヒットしたメールの一覧が表示されます。 ・チェックボックス ・・・ メールを転送する際にチェックボックスにチェックします。 ・フラグ付き ・・・ 添付ファイル付きメール、重要フラグ付きメールの場合、フラグ付き欄にアイコンが表示されます。 ・件名/送信者 ・・・ メールの件名、送信者、メールアドレスが表示されます。 ・内容 ・・・ 検索キーワードが表示されている部分の内容が表示されます。 ・サイズ ・・・ メールのサイズが表示されます。 ・日付 ・・・ メールの受信日時・送信日時が表示されます。 ・関連メール ・・・ 該当メールに関連したメールを表示することができます。 （送受信者が使用しているメーラーによっては、関連メールとして識別されない場合があります。） ④ チェックボックスにチェックしたメールを転送することができます。 ⑤ 検索結果の並び順を並び替えることができます。 並び順は「件名」「送信者」「日付」「サイズ」を指定することができます。また、それぞれの項目の後ろに付いている 「＋」「−」で昇順・降順を指定することができます。「＋」は昇順、「−」は降順を示します。 1) ファイルエクスポート 検索結果の一覧を HTML ファイルにエクスポートすることができます。 1. 「HTML エクスポート」をクリックします。 2. エクスポートする対象を選択することができます。 エクスポートする項目のチェックボックスにチェックを入れ「エクスポート」をクリックします。 12 メール検索ツール利用ガイド 3. ファイルダウンロード画面が表示されます。 [開く]をクリックすると HTML ファイルがブラウザで表示されます。 [保存]をクリックすると HTML ファイルとして保存することができます。 4. HTML ファイルを開くと以下の画面が表示されます。 2) 個別メールの表示 メールの件名をクリックすると、個別にメールの内容を確認することができます。 1. メールの件名をクリックします。 13 メール検索ツール利用ガイド 2. メールの本文が表示されます。 ・検索キーワードに該当する部分が反転表示されます。 ・「右クリック保存」の箇所を右クリックし[対象をファイルに保存]をクリックすると eml 形式のファイルとして 保存することができます（eml 形式のファイルは、Outlook Express にインポートすることができます）。 ・メールに添付ファイルが存在する場合、この画面からダウンロードすることができます。 3) メールの転送 「転送」をクリックするとアーカイブされているメールを、ログイン中のアカウントに転送することができます。 1. 転送したいメールの左側のチェックボックスにチェックを付けます。 2. [転送]をクリックします。 3. メールが転送されます。 == 注意 == メールの転送機能を使用すると、メールはログイン中のアカウントに紐付けられたメールアドレスに送信されます。 別のメールアドレスに転送する事はできません。 14 メール検索ツール利用ガイド 4. システムレポート（報告書） MailStocker ではログイン中のアカウントのメール送受信状況を確認することができるシステムレポート(報告書) 出力ページを提供しております。メールの送受信状況を、日単位・週単位・月単位・年単位で一覧表示し システムレポート（報告書）を出力することができます。 ① 左側のメニューの[システムレポート]をクリックするとシステムレポート画面が表示されます。 ② 報告書設定項目では「統計方式」の項目が表示されます。 統計方式 ・・・ 監査ユーザーは「個人時間帯統計」「グループ統計」「グループランキング」を 選択することができます。 一般ユーザーは「個人時間帯統計」のみ利用できます。 「個人時間帯統計」は個人の送受信メールのレポート、「グループ統計」は同一ドメイン内の全体の 送受信メールのシステムレポート（報告書）を表示することができます。 （「グループランキング」はグループ作成機能が未提供の為、ご利用頂けません。） 15 メール検索ツール利用ガイド ③ 時間設定項目では日単位・週単位・月単位・年単位を設定することができます。 ・日単位 ・・・ システムレポート（報告書）を表示する日付をカレンダーよりクリックします。 ・週単位 ・・・ システムレポート（報告書）を表示する週をカレンダーの左端のチェックボックスから選択します。 ・月単位 ・・・ システムレポート（報告書）を表示する月をカレンダーのプルダウンメニューより選択し 曜日列の左端のチェックボックスを選択します。 16 メール検索ツール利用ガイド ・年単位 ・・・ システムレポート（報告書）を表示する年をカレンダーで指定し 西暦の部分をクリックすると反転表示されます。 ④ システムレポート（報告書）の送信方法を選択することができます。 ・CSV ダウンロード ・・・ システムレポート（報告書）を CSV 形式で出力することができます。 ・HTML ダウンロード ・・・ システムレポート（報告書）を HTML 形式で出力することができます。 ・転送先アドレス ・・・ 任意のメールアドレスを入力し、[送信]をクリックするとシステムレポート（報告書）を メール（HTML 形式）で送信することができます。 ・印刷 ・・・ システムレポート（報告書）（HTML 形式）の印刷画面を表示することができます。 == 注意 == システムレポートは午前 4 時に集計作業を行っております。 当日分のデータは翌日の午前 4 時以降に反映されます。 17 メール検索ツール利用ガイド 5. システム設定 システム設定画面のグループの管理機能では、検索権限の追加・削除を行うことができます。 この画面は監査ユーザーのみ表示されます。 ① 左側のメニューの「システム設定」項目の[グループ管理]をクリックするとグループ管理画面が表示されます。 ② 子グループの階層が表示されます（グループ作成機能が未提供の為、グループ名の編集は行うことができません）。 ③ 子グループのグループ名が表示されます（グループ作成機能が未提供の為、この機能はご利用頂けません）。 ④ メンバー欄には監査ユーザーが表示されます（監査ユーザーは、追加で申込頂くと複数名分表示されます）。 検索権限の項目に のマークが表示されていた場合、同一ドメイン内の全てのメールを検索することができます。 5.1 検索権限の追加・削除 監査ユーザーを追加でお申し込み頂いた場合、検索権限の追加・削除を行うことができます。 （この作業は変更したい監査ユーザー以外の監査ユーザーでログインし作業する必要があります。） 【検索権限を追加】 1. 検索権限を追加したいメンバーアカウントの左側のチェックボックスにチェックを入れ [検索権限を追加]をクリックします。 18 メール検索ツール利用ガイド 2. 検索権限の項目に のマークが表示されますと、同一ドメイン内の全てのメールを検索することができます。 【検索権限を削除】 1. 検索権限を削除したいメンバーアカウントの左側のチェックボックスにチェックを入れ [検索権限を削除]をクリックします。 2. 検索権限の項目の のマークが消え、一般ユーザーと同じ権限になります。 （再度、検索権限を追加の設定を行うと監査ユーザーと同じ権限が与えられます。） == 注意 == メール検索ツールにログインする事ができる監査ユーザーは、ご契約時に１つ登録する事ができます。 複数の監査ユーザーを、ご利用頂く場合は別途お申し込みが必要になります。 （追加の監査ユーザーを申し込みされていない場合は、検索権限の追加・削除の機能は利用頂けません）。 19 メール検索ツール利用ガイド 6. 検索ログ・転送ログ メール検索ツールでは、検索したログと転送したログを確認することができます。 【検索ログ】 メール検索ツールで検索した履歴が表示されます。 監査ユーザーでログインすると、一般ユーザーで検索された履歴も表示されます。 【転送ログ】 メール検索ツールでメールを転送した履歴が表示されます。 監査ユーザーでログインすると、一般ユーザーで転送された履歴も表示されます。 20
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