NECマグナスコミュニケーションズ導入事例 c 創通・サンライズ ○ 株式会社 サンライズ様 契約書管理システム 「FilingStars＋紙文書電子化サービス」 複雑化・多様化するアニメ作品に関する契約書を電子化。 システムの活用により、 検索にかかる手間と時間を削減。 『機動戦士ガンダム』シリーズをはじめ、アニメーション制作会社として数々の人気作品を手掛けられている、株式 会社 サンライズ様。1本のアニメ作品を制作するにあたっては、さまざまな契約が発生します。同社様では業務上、 過去の契約書を参照するケースが多いことから、既存の契約書類を電子データ化し、文書管理システムで管理・運 用することをご決断。弊社の「契約書管理システム」を導入いただきました。 導入背景 直観的に使える操作性と、 既存契約書の電子化までできることから、 採用へ。 今回の導入事例の取材にあたり、株式 会社 サンライズ様の法務部から、部長 の巖本陽一郎様、課長の田中英二様、山 本啓太様にお話をうかがいました。 1972年 の 創 立 以 来、約300本 も の ア ニ メーション作品を制作されている、株 式会社 サンライズ様（以下、サンライズ 様）。その1本1本の作品について、さま ざまな契約書が存在します。たとえば、 出資者や共同制作者と締結する制作契 約、作品を放映するテレビ局などとの 契約、監督や脚本家、キャラクターデザ イナーなどの外部クリエイターとの契 約、キャラクターグッズなどを販売す る際の契約など、その契約は多岐にわ たります。とくに近年はアニメーショ ン人気やコンテンツビジネスの進展な どを背景に、契約内容はより多様化・ 株式会社 サンライズ様 法務部 課長 田中英二 様 ソリューション 複雑化し、1本の作品に関わる契約書類 もそれに伴って増え続けているといい ます。 これらの契約書はサンライズ様の法務 部で管理されており、作品ごとにファ イルされ、キャビネットに保管されて います。同社様では著作権を運用する 窓 口 が 分 か れ て お り、そ れ ぞ れ の ス タッフは「作品をビデオ化する場合、窓 口権はどこに帰属するのか」 「ロイヤリ ティーの配分はどうなるのか」などの 契約内容を確認したり、新たな作品を 制作する上で過去の類似ケースを参考 にする際など、日常業務の中で頻繁に 法務部を訪れて契約書を参照していま した。 法務部の巖本部長にお聞きしました。 「かつては作品数も少なかったので、各 スタッフの“こういう契約を確認した いのだけど、どのファイルを見たらい い？ ”と い う 問 い 合 わ せ に、熟 練 し た 法務部スタッフが対応していました。 しかし、作品数が増え、契約が複雑にな るにつれて、法務部ですべてを把握す ることが効率的ではなくなり、数年前 からシステムで契約書を管理する必要 性を感じていました」。そこで、サンラ イズ様のPC端末やネットワークの運 用支援およびメンテナンス等でお付き 合 い の あ っ たNECフ ィ ー ル デ ィ ン グ な ら び にNECフ ィ ー ル デ ィ ン グ シ ス テムテクノロジーに相談を持ちかけ、 FilingStarsの画面を映して ●大型ディスプレイに、 打ち合わせ。写真手前が、株式会社 サンライズ様 法務部部長の巖本陽一郎様。 同社を通じて弊社の文書管理システム 「FilingStars」をご紹介させていただく ことになりました。そして、デモを1回 実施し、導入を即決いただきました。 採用の理由について巖本部長にお聞き しました。 「我々がシステムに求めたのは、見たい 契約書をすぐに検索できること。そし て、既存の大量の契約書をシステムで 使えるようにすることでした。 FilingStarsのデモを見せていただき、 Google等でWebサイトを検索するのと 変わらない操作性で該当書類を検索で きる使い勝手の良さと、既存の契約書を 電子データ化してシステムに組み入れ ることもお任せできるということで、 NECマグナスコミュニケーションズさ んにお願いすることを決めました」。 約1ヵ月間という短期間で、 迅速かつ丁寧なシステム構築を実施。 「契約書管理システム」は、2013年1月に デ モ を 実 施 し、2013年2月 に 導 入 が 決 定。新年度からの運用開始に向け、既存 契約書の電子データ化とシステムの構 築を行いました。 ■約5,000件の契約書類を電子データ化 既存の契約書類は約5,000件にのぼり、 それらを何回かに分けてお預かりし、弊 社にて電子データ化を実施しました。短 期間で膨大な量を電子化しなければな りませんでしたが、サンライズ様が休日 を返上して、丁寧な事前準備を行ってく ださったこともあり、期間内に作業を完 遂することができました。 「大切な契約書をお預けするので、万一 のことを考えて、契約書ごとにナンバ リングを行い、表紙のコピーを取り、作 品ごとにまとめてお渡しするようにし ました。平日は日常業務に追われるた め、土日に集まって集中的に作業を行 いました。短期間で納品という無理を 申し上げているので、こちらも速く準 備しなければ、という思いでした。」 （巖 本部長）。 ■「契約書は美しく」のご要望に対応 サンライズ様では、契約書を「目に見え ない著作権等についての取り決めを記 した生命線ともいえる重要な書類」と 位置づけ、質の良い紙を使い、レイアウ トに気を配り、製本して美しく仕上げ ています。そのため、契約書類のスキャ ニングには慎重を期し、原本にダメー ジを与えないように配慮するととも に、書類の傾きをできる限りなくし、裏 株式会社 サンライズ様 法務部 山本啓太 様 写りの心配のある場合には袋とじ部分 に白い紙を挟んだり、スキャンで生じ た影は後から消すなど、きめ細かい作 業を行いました。 「サンライズには“契約書は美しくなく てはいけない”という伝統があり、電子 化してもその文化を継承したいと思 い、細かい注文をさせていただきまし た。おかげさまできれいに電子化でき、 大変満足しています。」 （巖本部長） ■さまざまな検索条件を設定 システム上で該当契約書を検索しやす くするために、サンライズ様で契約書 検索に必要な属性情報を洗い出してい ただき、それらのキーワードの登録作 業を行いました。これにより、作品名、 契約の締結日、契約書のタイトル、契約 相手の社名などといったキーワードか ら、該当の契約書を検索できるように 設定しています。また、クリエイターの 中にはペンネームを名乗っている人も いるため、ペンネームでも本名でも検 索できるようにするなど、細かい設定 を施しています。 テムと同時に、NECフィールディング を通じて、契約書のページ全体が1画面 で見られる縦型の大画面ディスプレイ を導入。それに伴い、検索結果画面のサ ムネイルを大きく表示したり、本来は マウスで行うページ操作をファンク ションキーで操作できるようにするな ど、リクエストに応じて実務に適した カスタマイズを施しました。 ■業務環境に適したカスタマイズを実施 サンライズ様の法務部では今回のシス 導入効果 約5,000件に及ぶ既存の契約書類を電子データ化できた。 株式会社 サンライズ様 また、 「契約書は美しく」 とする企業文化を、 電子化後も継承することができた。 過去の契約書を閲覧する際、従来はキャビネットから該当ファイルを探していたが、 法務部の専用PCで簡単に閲覧できるようになった。 さまざまな検索条件を付与したことにより、 該当の契約書を迅速に検索・閲覧できるようになった。 今後の展望 「契約書管理システム」は2013年4月よ り運用を開始。法務部に設置した専用 PCか ら、契 約 書 を 簡 単 か つ 迅 速 に 検 索・閲覧できるようになりました。 「必 要な契約書をすぐに見られる」 「新規契 約書の登録も簡単にできる」と好評を いただいています。 今回のプロジェクトについてお聞きし ました。 「納入まで時間がない中、スキャンは美 しく、サムネイル表示は大きくなど、い ろいろな要望に応えていただき、感謝 しています。弊社社長に“システムのお かげで非常に楽になった”と報告した ところ、役員会で“素晴らしいシステム を導入したので、各部署でも活用する ように”というコメントがあったとも 聞いています。」 （巖本部長） 「社内の評判も良いですし、使い勝手が 良いので、良いシステムを導入できた と思っています。土日に出勤して作業 した甲斐がありました。最近は新規契 約書を作成する際、システムで検索し やすいようにタイトルを工夫するな ど、システム導入に伴って日常業務も 少し変わってきています。」 （田中課長） 巖本部長に今後の可能性について語っ ていただきました。 「法務部には商標等の紙資料がありま すので、近いうちにそれらもシステム で管理したいと思っています。その後 は、総務部管轄の人事関係の紙資料や、 制作に関する紙資料も視野に入れてい きたいですね。システムを導入すると いうことは、現在の仕事のやり方やあ り方を大きく変えるくらいのインパク トが欲しいと思っています。システム によって、人間がもっと自由になる。今 回のシステムがその第一歩になること を期待しています」。 最後に今回のプロジェクトにあたり、 窓 口 と な っ たNECフ ィ ー ル デ ィ ン グ の流通サービス業営業部の佐藤正弘マ ネージャーに聞きました。 「短期間でのシステム導入でしたが、サ ンライズ様にご協力いただき、なんと か無事に納品することができました。 社 内 の 評 判 も 上 々 の よ う で す の で、 ホッとしています。今後もサンライズ 様のご要望に応えられるよう、頑張っ ていきたいと思います」。 「毎 日 の よ う に シ ス テ ム を 使 っ て い る の で す が、以 前 に 比 べ て 格 段 に 便 利 に な り ま し た。使 っ て い く う ち に 新たな課題も見つかると思いますの で、今 後 も ご 協 力 い た だ き な が ら、よ り良いシステムにしていきたいです ね。」 （ 山本様） c 創通・サンライズ ○ c 吉崎観音／角川書店・サンライズ・テレビ東京・NAS・BV ○ 1972年の創立以来、 『機動戦士ガン ダム』シリーズ、 『装甲騎兵ボトムズ』 『シティーハンター』『ケロロ軍曹』 『銀魂』など、数多くの人気アニメー ション作品を制作。その作品数は、 テレビシリーズ、劇場作品、オリジナ ルビデオアニメなどを含め、約300 タイトルにのぼります。近年は国内の みならず、世界各国でもサンライズ作 品は高い人気を誇っています。また、 最新のデジタル技術を駆使した映像 づくり、世界のクリエイターと手を組 んだ作品づくり、ブロードバンドを駆 使した新しい映像コンテンツの提供 などにも積極的に挑戦。映像分野の 総合コンテンツ開発企業として、世界 に誇れる映像やキャラクターの創造 を通して、未来に向けて「夢」 「元気」 「創造」を提供し続けておられます。 ■所在地： 〒167-0023 東京都杉並区上井草2-44-10 ■TEL：03-3397-0211 (代 表 ) ■URL：http://www.sunrise-inc.co.jp ■設立：1972年9月 ■事業内容： テレビアニメーション映画の製作／テレビ劇映画、 テレビ特撮映画の製作／劇場用アニメーション映画 の製作／コマーシャルフィルムの製作／テレビ、 映画、ビデオ等のアニメーション作品の企画、販売 並びに賃貸／オリジナルキャラクターの企画、製作、 承諾／オリジナルサウンドの製作並びに販売、賃貸 ／キャラクターを総合的に活用した事業業務／コン ピューターによるキャラクター・映像・音楽・他の 企画、営業、製作及び、それらのシステムの開発／ デジタル・ネットワークにおけるキャラクター・映像 ・音楽他の運用及び、それらのシステム開発 〒108-0073 東京都港区三田一丁目4-28 三田国際ビル お問い合わせ TEL：03-3798-7078（ダイヤルイン） FAX：03-3798-7095 E-mail：info@necmagnus.jp NECマグナスコミュニケーションズの情報がインターネットでご覧いただけます。 ＜ホームページ＞http://necmagnus.jp
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