Kofax ケーススタディ 請求の99.99%を正しく決済することに成功 「労せずして」50% の仕事量増加を吸収 手作業処理を全面排除することに成功 承認に要する時間を 2 日に短縮 「アカウンタビリティーと透明性が徹底 されたため、当社のエグゼクティブは、資 金の正確な流れや、 だれが何を注文し、 だれがいくら支払うか把握できています。 より上手く会社経営が図れています。」 – Balasundaram Kothandaraman 氏 Hyundai Motor Company Australia、 情報通信技術統括マネージャ Hyundai Motor Company Australia が有益 な財務分析を実現 Kofax Capture と Kofax TotalAgility を使用した請求プロセスにより、透 明性とアカウンタビリティーが向上 課題 2009 年に、Hyundai Motor Company Australia (HMCA) は、 Kofax Capture™ と Kofax TotalAgility™ の導入による請求プロセスの 改善に着手しました。作業効率の向上だけではなく、 ビジネスの重要な分 野の状況把握向上も課題となりました。 財務担当者には周知のとおり、請求プロセスはどのビジネスにおいても最 も重要な日常業務の 1 つといえます。請求プロセスを適切に管理し、会社 がベンダーに対して果たすべき義務を明確に理解していないと、延滞料が 生じたり、不正確な請求額を支払って損失を被ったり、早期支払による割 引を利用できるチャンスを逃したりする可能性があります。 また、効率的で タイムリーな請求プロセスは、 ベンダーとの関係を強化するためにも重要 です。 HMCA の情報通信技術統括マネージャである Bala Kothandaraman 氏 によると、長年にわたり、請求に対する支払は HMCA にとって不透明で非 効率的なプロセスとなっていました。 「問題は、 ベンダーが社内の担当者に 紙面の請求書を送付することが多いという点でした。 このような請求書は その担当者のデスクにしばらく放置され、期日までに買掛金に計上されな い可能性があります」 と Bala 氏は述べています。 この問題を悪化させたのが、HMCA のスタッフの 50% がモバイルワーカ ーであるという点でした。 つまり、請求書を承認する担当者が、請求書の到 着後数日間席を空ける場合があったのです。 実際、 請求書が承認待ちであ ることに気付いてすらいなかったかもしれません。 また、 このプロセスには大量の紙が使用されていました。支払が承認され るまでに、1 つの請求書が複数の担当者と場所に転送される場合があり ました。 「だれの手元にどの請求書があるか、 だれも把握していませんでし た」 と Bala 氏は振り返ります。 これは、 ベンダーにとっては支払の遅延に つながり、会社にとっては延滞料の発生につながる可能性があります。 1967 年に設立された Hyundai Motor Co. は、自動車 関連の子会社と系列会社を 20 社以上有する Hyundai Motor Group へと成長しました。Hyundai Motor は、韓 国以外にブラジル、中国、 チェコ共和国、 インド、 ロシア、 トル コ、米国の 7 か国に製造拠点を持ち、2012 年には世界 で 440 万台の車両を売り上げました。Hyundai Motor の 従業員数は全世界で 80,000 人を超え、製品は小型～大 型の乗用車、SUV、商用車などのフルラインナップで展開し ています。 AP プロセスに注目したときに、Bala 氏は大幅な節約と効率向上のチャン スを見出しました。 「まず、取り扱うすべての請求書業務のアカウンタビリテ ィーと透明性を徹底したいと考えました。次に、 この書類のプロセス量を削 減したいと考えました。 さらに、使用する紙の量を削減する必要がありまし た。」 これらが改善されれば、HMCA のより大きな目標である収益力と機 敏性の維持も進みます。 ソリューション このシステムを使用すると効率がはるかに向上する理由の 1 つ に、各請求書が元の発注書と自動的に照合されることが挙げられ ます。財務統括マネージャがあらかじめ行ったビジネス上の決定で ある PO（発注書）に関連付けられていない請求書は拒否されま す。 これにより、発注書の追跡と検証を手作業で行っていた際に生 じていた遅れがなくなります。 Kofax Capture は、取り込みに基づくプロセスを自動化する、強力 な業務レベルのエンタープライズ対応のキャプチャプラットフォーム です。Kofax TotalAgility は、処理効率を高めるプロセスの設計、 自動化、 ワークフローの機能を提供します。 これらの製品を使用す ると、組織が情報を受け取った時点から関連するワークフロープロ セス全体にわたって業務を合理化できます。 PO（発注書）と一致した請求書は支払が承認され、 担当の従業 員から電子承認を受け取ります。 「すべての請求書が論理的に判 定されます」 と Bala 氏は言います。 「請求の99.99%が決済されま す。未決済の請求は審議され、論理的に判定されます。」 手作業での非効率的な AP（買掛金）プロセスを改善するには、 エンタープライズキャプチャとビジネスプロセス管理の 2 つの重 要な機能が必要となることがわかっていました。 さまざまなソフト ウェアベンダーを検討した結果、HMCA は Kofax の Capture と TotalAgility のソリューションを選択しました。 これらの機能に加えて、Microsoft のテクノロジーとの互換性とい う重要な条件もありました。HMCA はエンタープライズコンテンツ マネジメントプラットフォームとして Microsoft SharePoint を使用 しており、HMCA が頼っている他の財務ツールは SQL データベ ースによってサポートされています。 「ソリューションは SharePoint と統合する必要がありました」 と Bala 氏は述べています。 「シング ルサインオンを利用したかったので、 この点には特にこだわりまし た。」TotalAgility は両方の要件を満たしていたと Bala 氏は言い ます。TotalAgility は SQL データベースに基づいて構築されてお り、TotalAgility と Kofax Capture はどちらも SharePoint と簡単 に統合できます。 柔軟性も重要でした。 すばやく行動を起こし、市場の変化に対応で きるということは、Hyundai の特長であり中心的な価値となってい ます。 その特性は、財務業務にとって特に重要です。 「当社の財務 部門は柔軟性に優れています」 と Bala 氏は述べ、 ビジネスルー ルについては他の大企業に従うことが多いため、Hyundai のルー ルには縛られないと指摘しました。実際、2012 年の Bloomberg の記事によると、 このすばやい対応が、Hyundai と系列会社 Kia Motors Corp. が世界上位 6 社の自動車メーカーの中で最も利 益を上げている理由の 1 つとなっています。 Bala 氏は、会社の請求プロセス用に選択するビジネスプロセス管 理 (BPM) システムは、変化する財務上の要件を満たすだけでな く、 チームがそのシステムを他のアプリケーションや文書プロセス に適合させることもできる必要があると考えました。 「今後機能の 追加が必要になるとわかっていました」 と Bala 氏は言います。 「要 件に合った形にすることができる、柔軟性に富んだアプリケーション が必要でした。」 これらの要件を考慮して、Bala 氏とそのチームは、BPM とデータ キャプチャを扱うさまざまなベンダーを検討しました。 その結果、検 討中の主要なソリューションはすべて Kofax のテクノロジーに基づ いて構築されていることがわかりました。 そのプラットフォームプロ バイダを直接採用しない手はありません。 結果 Kofax の印象と HMCA での導入について尋ねると、Bala 氏は「こ のテクノロジーは実に優れています」 と答えました。 「何よりもまず、 システムを通じてすべての請求書を承認し、手作業での処理を完 全になくす必要がありましたが、 どちらの目標も達成できました。」 Kofax システムの導入前は、発注書と請求書はこれほどの精度で は追跡されず、 「会社の未払額や支出の正確な流れをだれも把握 していませんでした」 と Bala 氏は述べています。 これは組織にとっ て大きな成果であり、Bala 氏にとって重要なゴールとなっていま す。 「このテクノロジーは、 エグゼクティブが財務状況の全体像をつ かむうえで大いに役立っています」 と Bala 氏は誇らしげに言いま す。本社からのエグゼクティブの視察を振り返りながら、稼働中の Kofax 請求プロセスシステムを見たエグゼクティブが「とても感心 していました」 と Bala 氏は述べています。 ただし、 さらに重要なことは、 このシステムを使用することにより、 重要なビジネス上の決定を行う際に必要となる見通しが得ら れ、HMCA でリーダーシップが発揮されることだと Bala 氏は言い ます。 「説明責任と透明性が徹底されたため、当社のエグゼクティ ブは、資金の正確な流れや、 だれが何を注文し、 だれがいくら支払 うかを把握できています。 より上手く会社経営が図れています。」 Kofax について Kofax® plc (LSE: KFX) は、革新的なスマートキャプチャと プロセスオートメーションのソフトウェアおよびソリューシ ョンを提供する代表的企業です。ビジネスにおいて重要性の きわめて高い、顧客関係の First MileTM に貢献します。その 始点となるのは組織の業務システムであり、ここでは情報に 富んだリアルタイムなコミュニケーションを顧客から引き出 します。加えて必須となるのがストレージシステムへの接続 であり、大規模で柔軟性に乏しいエンタープライズアプリケ ーションとリポジトリから構成されていることが多く、一般 的には新しいテクノロジーに適応させるのが容易でない部分 です。First Mile が順調に進めば顧客体験は劇的に向上し、 業務コストも大幅に削減できるため、競争力、成長性、収益 性の向上をはかることができます。金融サービス、保険、行 政、医療、ビジネスプロセスアウトソーシングなど多様な市 場分野において、20,000 社にのぼるお客様が Kofax のソフ トウェアとソリューションを利用して短期間で投資対効果 (ROI) を得ています。Kofax は自社の販売およびサービス部 門に加えて、アメリカ大陸、ヨーロッパ、中東、アフリカ、 アジア太平洋の 75 カ国以上に 800 社にのぼる認定パートナ ーのネットワークを展開しています。 詳細は、kofax.jp をご覧ください。 導入時に、HMCA は年間 40,000 件の請求書を処理していまし た。現在、 オーストラリア全域のすべての Hyundai ディーラーに供 給する自動車部品サプライヤである子会社を加えると、HMCA は 約 55,000 ～ 60,000 件の請求書を処理しています。Bala 氏に よると、買収に伴うシステム負荷の増加は単純で、骨を折ることは ほとんどありませんでした。 また、各請求書の承認に要する時間がたった 2 日、最長で 5 日に 短縮されました。 モバイルワーカーの従業員がデスクに請求書をい つまでも放置することはもうありません。現在では、承認が必要にな ると従業員に電子的に通知され、制限時間内に対応しないと請求 書にフラグが設定され、 その請求書が次の承認レベルにエスカレ ートされます。 〒108-0074 東京都港区高輪3-19-26 SOC高輪ビル TEL: 03 6853 0001 Mail: mailbox.jp@kofax.com © 2013 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo, Kofax Capture, Kofax TotalAgility and First Mile are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. Other names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. (05.2013)
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