活用事例 (PDF / 453KB)

おふぃす・ぼ∼どの活用事例
株式会社バイトルヒクマ
〒161-0033 東京都新宿区下落合2-3-18
TEL：03-5996-1321 FAX：03-5996-1322
URL：http://www.bai.co.jp
E-Mail：product@bai.co.jp
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
佐藤さんが、朝オフィスに出社して、自分のマシンを起動すると
「おふぃす・ぼ∼ど」パーソナルランチが自動的に起動します。
早速、[出社] ボタンを押すと、「おはようございます」という
メッセージを「おふぃす・ぼ∼ど」が返してくれます。
今日のスケジュールも [本日の勤務状況] に表示されているので
今日が会議の日だと確認でき、うっかり忘れをなくせます。
「念のために他のスケジュールも確認しておこう。」
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
スケジュールを確認しようと、自分のスケジュール画面を開いて
今後のスケジュールを確認してみます。
このスケジュール画面は、自分のページと、自分が所属している
グループの各メンバーが共通に使用する所属グループのページを
作成できます。
もちろん、他の社員のスケジュールも表示できます。
さて、そろそろ会議の時間です。
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
さて、会議の時間なので、[離席] ボタンをクリックして会議室へ
向かいます。
行き先リストから「会議室」を選択し、戻りの予定時間リスト
から「1 時間後」を選択します。
会議中には電話を回してほしくないので、メモ欄にメッセージを
入力しておきましょう。これで、電話を受けた人は、このメモを
見て、適切に対応してくれることを期待して、会議中に割り込ま
れる心配はなくなりました。
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
会議中に電話が鳴り、青木さんが電話をとりました。
「バイトルヒクマです。佐藤ですね。少々お待ちください。」
青木さんは、自分のマシンの「おふぃす・ぼ∼ど」の [一覧表示]
画面で、佐藤さんの表示を確認します。
電話は取り次がないようにメモがあるので、「ただいま、佐藤は
会議中ですので、折り返しお電話を差し上げましょうか？」と
答え、お客様から要件を聞き、佐藤さんに伝言を送信します。
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
青木さんは、伝言メモを入力するために、[一覧表示] から「佐藤
さん」の名前をクリックして、[操作メニュー] から [伝言入力]
を選択します。
では、お客様からの内容を連絡メモ形式で作成しましょう。
作成は、いたって簡単！必要な項目にチェックをするだけです。
お客様の名前も [参照] ボタンで [登録リスト] を表示し、選択
できます。聞き取りにくい名前でも安心して伝言メモを残せます。
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
佐藤さんが自分の席に戻り、[戻り] ボタンをクリックして、在席
状態にすると、伝言メモが届いていることを知らせるメッセージが
表示されます。
伝言メモが届いていると、タイムカード機能 (出社、退社、外出、
離席、戻り) のいずれかを操作したとき、または、表示が最新の
情報に更新されたときに、メッセージが表示されます。
メッセージに [OK] をクリックすると、着信伝言のタイトルが
一覧で表示されます。
会議中の佐藤さんに電話が入ったの巻
伝言メッセージのタイトルの中で、未読の伝言には先頭に「+」が
ついて表示されます。
読みたい伝言のタイトルをクリックすると、伝言が表示されます。
内容は、メモの入力時にチェックした項目を自動的に読みやすい
文章に変換して表示されます。送信者の顔写真も表示され、誰が
送ってくれたかも一目瞭然です。
送信者に対する確認やお礼も [返信] ボタンで簡単に返信できる
ので、社内のコミュニケーションも円滑になりますね。

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