2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
En fallstudie av vilka kritiska aspekter som finns
vid en affärssystemsimplementering
Hewraz Azad
Anna Book
Emelie Rosen
Kristoffer Schmidt
Jonas Thelander
2015-01-07
Affärssystem: Användning, projekt och marknad 723G25
1
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
Innehållsförteckning
1. Inledning
1.1 Bakgrund
1.2 Problemformulering
1.3 Syfte
1.4 Frågeställning
1.5 Avgränsning
2. Teori
2.1 Affärssystem
2.2 Förändringsmotstånd
2.3 Kommunikation, delaktighet och utbildning
2.4 Tid
3. Metod
3.1 Metod för insamling
3.2 Urval
3.3 Etik
3.4 Validitet och säkerhetsställning
4. Empiri
4.1 Bygglogistiks verksamhet
3
3
3
4
4
4
5
5
6
6
7
8
8
8
9
9
10
10
5. Analys
11
6. Rekommendation
13
7. Källförteckning
14
Bilaga
16
2
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
1 Inledning
1.1 Bakgrund
“Stora integrerade standardsystem som är heltäckande för ett företags behov av
informationsförsörjning.”
Den allt mer hårdnande konkurrensen på dagens marknader har lett till att affärssystem har blivit
ett aktuellt ämne på styrelsemötenas agenda. Denna konkurrens innebär att organisationer nu mer
än någonsin måste se över sina kostnader, minska ledtiderna och bli mer kundorienterade för att
kunna behålla sin marknadsposition och sin konkurrenskraft (Wei, 2005). De unika egenskaper
som ett affärssystem besitter kan hjälpa organisationer att bemöta den hårdnande konkurrensen i
form av att standardisera och effektivisera. Denna förmåga att generera fördelar uppstår tack vare
att affärssystemet kan få fram rätt information vid rätt tidpunkt, vilket underlättar organisationens
möjligheter att snabbt reagera på interna och externa händelser (Hedman et al., 2009).
Trots att det finns stora fördelar med affärssystem bör de kritiska aspekterna tas i beaktning vid
implementering. Det finns många exempel på företag som har upplevt misslyckade försök till att
inför ett affärssystem och idag är det cirka 60 % av alla affärssystemsprojekt som överskrider både
tidsplan och budget. (Dhinakaran & Santhosh, 2014).
Med bakgrund i ovanstående, kommer vi att utföra en fallstudie på organisationen ByggLogistik
AB, som verkar inom logisitikbranschen. Valet av organisation grundar sig i att Bygg Logistik just
nu befinner sig i en expanderingsfas och därmed kan det i framtiden vara aktuellt med en
implementering av ett affärssystem för att underlätta den interna styrningen och bemöta den
externa konkurrensen. Bygglogistik klassas som ett SME-företag (Small-and medium sizes),
(Bygglogistik, 2014 a) som definieras som ett företag med mindre än 250 anställda och omsätter
mindre än 50 miljoner euro (EC Europa, 2014).
1.2 Problemformulering
1.1 Problemformulering
Att företag investerar i ett integrerat affärssystem blir mer och mer vanligt i och med att kravet och
förväntningarna på företag ökar. Under det senaste decenniet har marknaden för faktiska
affärssystem och konsultarbete dubblerats och är numera en mångmiljardindustri (Westelius
föreläsning, 2014). För företag kan ett införande vara både en investering i resurssparande och en
förenkling av verksamheten vilket gör det till en attraktiv lösning. Däremot kan det vara både
tidskrävande och kostsamt vilket betonar vikten av att företaget noga tänker igenom de beslut som
tas i samband med utvecklandet och implementationen. Med tanke på att 60 % av alla
affärssystemsprojekt överskrider tidsplan och budget (Dhinakaran & Santhosh, 2014) samt
ovanstående bakgrund kan det vara relevant att försöka erbjuda företag rekommendationer vid en
implementering av affärssystem, samt vilka kritiska aspekter som kan vara avgörande för en
lyckad implementering från ett ledningsperspektiv.
3
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
1.3 Syfte
Rapportens syfte är att lyfta fram de kritiska aspekter som bör tas i beaktande vid en
implementering av ett affärssystem ur slutanvändarnas perspektiv. Slutmålet för rapporten är att
den skall fungera som en stödjande funktion för chefer eller projektledare på mellanstora företag i
Sverige.
1.4 Frågeställning
1.3 Frågeställning
Vilka kritiska aspekter bör Bygglogistik ta i beaktande vid en implementering av ett affärssystem?
1.5 Avgränsning
Programkursen “Affärssystem, användning, projekt & marknad (723G25)” behandlar flertalet
olika perspektiv och områden gällande affärssystem. Denna rapport kommer däremot att fokusera
på implementeringsfasen ur ett slutanvändarperspektiv. I och med den tidsbegränsning som
existerar omfattar rapporten av praktiska orsaker endast ett fallföretag. Valet av fallföretag ter sig
pragmatiskt då det existerar kontakter mellan företaget och en av rapportens författare, vilket
underlättar informationsanskaffningen kring rapporten.
4
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
2 Teori
I kommande avsnitt tas teori fram utifrån Temperaturen på affärssystem i Sverige av Hedman,
Nilsson och Westelius (2009) samt relevanta artiklar både från kurslitteraturen och externa källor.
Den teori som lyfts fram kommer vidare att behandlas i kommande diskussion.
2.1 Affärssystem
Enterprise Resources Planning (ERP) växte fram under 1990-talet och kom att ta marknadsandelar
från icke-integrerade system såsom Material Resources Planning (MRP). Organisationer såg
möjligheter att använda sig av leverantörer som kunde tillhandahålla en heltäckande systemlösning
där integration blev en möjlighet. Denna önskan motiverades av att organisationernas transaktioner
kom att öka vilket ledde till att de andra systemen blev obsoleta. (Magnusson & Olsson 2008).
Affärssystem kan ses som datorbaserade informationssystem som är avsedda att både stödja och
spegla företagets verksamhet samt ha en stor påverkan samt betydelse för hur verksamheten styrs
och organiseras. I systemet lagras “alla” organisationens transaktioner i en gemensam databas och i
och med detta så strävar systemet efter att integrera organisationens alla avdelningar och
funktioner (Koch, 2002) och därmed vara ett stöd vid produktionsplanering, ordermottagning,
analyser samt personaladministration. Tack vare detta kan kostnader sänkas, information kan
behandlas i en snabbare takt och därmed underlätta beslutsfattande. (Hedman et. al., 2009).
Dagens affärssystem är uppbyggda av olika moduler (applikationer) och som ovan nämnt täcker
dessa moduler in organisationens olika områden, allt från redovisning till hur man ska hantera
kundrelationer; vilket genererar möjligheten till integration. Majoriteten av tillverkarna av
affärssystem tillåter att organisationer att enbart köpa vissa moduler och inte är tvingade att
införskaffa hela paket. (Koch, 2002). Flertalet organisationer på dagens marknad upplever en
komplex tillvaro med många olika systemplattformar och flertalet IT-lösningar i sin verksamhet
(Hedman et al., 2009). Detta leder till att många att organisationer kombinerar moduler från olika
affärssystem samt behåller egenutvecklade system. Således finns det en möjlighet att integrera
dessa med affärssystemet. (Westelius, Föreläsning, 2014)
Affärssystem präglas av fyra karaktärsdrag: (1) Master-data (2) Integrerat system (3) Systemlogik
och (4) Omfång av funktionalitet. Masterdata är alla de uppgifter som förekommer i systemet och
det finns en standardisering av hur dessa skall beskrivas och införas. Ett integrerat system innebär
att alla system, både mänskliga och datorbaserade, är sammankopplade så att informationsflöden
går både vertikalt och horisontellt. Systemlogik innefattas av de underliggande styr- och
organisationsmodeller som genererar en övergripande plan hur verksamheten ska styras och ledas.
Sista karaktärsdraget handlar om funktionalitet som kan delas in i tre huvudområden där
affärssystemet ska agera: ekonomi, försäljning-order-produktion-leverans-inköp samt
personaladministration. (Hedman et. al., 2009).
Ett integrerat affärssystem skall bidra till ökad effektivitet och ge en konkurrenskraftig
organisation; hur väl detta uppnås beror på två dimensioner av nyttjandegrad. De två
dimensionerna beskriver utnyttjande av affärssystemet och den interna spridningen. Hur stor del av
affärssystemet som faktiskt används beror på hur väl systemet är integrerat i organisationen.
Mycket beror även på hur stor andel av personalen som brukar systemet samt vilka hierarkiska
positioner inom organisationen som nyttjar det. Dessutom har användarnas inställningar och
attityder en stor inverkan i affärssystemets effektivitet. (Hedman et. al., 2009)
5
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
Med den grundläggande teorin fastställd, följer nedan teori om behandlar kritiska aspekter som kan
påverka implementering av affärssystem och därmed dess planering och utfall.
2.2 Förändringsmotstånd
Enligt Robbins (1998) möter fler och fler organisationer en föränderlig och dynamisk omgivning
vilket i sin tur kräver att organisationerna måste anpassa sig för att kunna överleva. För att
organisationer ska upprätthålla sin långsiktiga effektivitet är det viktigt att de har en förmåga att
förändras och utvecklas. Det är en förutsättning att förändring leder till förbättring (Bruzelius &
Skärvad, 2011). I Hedman et. al. (2009) förklaras att många organisationer idag är missnöjda med
sitt nuvarande affärssystem exempelvis för att de inte klarar kundernas krav på ständiga
förbättringar eller att lösningarna är föråldrade. Att byta affärssystem kan då bli relevant, vilket
kan förstärkas av Sandström (2000) som menar att i och med den snabba utvecklingen som sker,
ökar behoven av omställningar som leder till ett kontinuerligt förändringsarbete i organisationen.
Problemet är dock att många människor uppfattar förändringar som besvärliga och hotande. Den
hårda konkurrensen mot organisationer ställer höga krav på snabbhet och tidmedvetenhet. Detta
innebär att de ökade kraven på företag att vara kreativa, flexibla och innovativa också ökar behovet
hos företag att ha en proaktiv styrning. (Hedman et. al., 2009).
Vid en omfattande förändring är det en naturlig reaktion från individer att känna osäkerhet inför
hur en förändring kommer att påverka deras situation, vilket Sörqvist (1999) förklarar som
förändringsmotstånd. Det är viktigt att kunna eliminera motstånden så fort som möjligt, för att
undvika att användarna ser negativt på det nya systemet.
Westelius diskuterar i Hedman et. al (2009) om den sociala motståndskraft som kan finnas inom
organisationer kring implementering av ett affärssystem. Vid en implementering av ett
affärssystem ska det skapas transparens kring hur individer arbetar samt hur beräkning av vissa
nyckeltal sker, vilket kan kommas att förändras vid en implementering av ett affärssystem.
Individer inom organisationen kan även känna ett “hot” från andra individer i form av att man nu
blir “tvingad” till att dela med sig av kunskap som man tidigare har behållit för sig själv. Genom
den transparens som skapas blir det inte längre möjligt att hemlighetshålla något för någon annan
inom organisationen. Förespråkare av lokalt affärsmannaskap, decentralisering, kundanpassning
och empowerment kan känna sig hotade av ett affärssystemsprojekt. Det är därför mer sannolikt att
skapa en positiv inställning inför ett affärssystemsprojekt om företaget strävar efter samordning,
standardisering, benchmarking och synergier. (Hedman et. al., 2009)
2.3 Kommunikation, delaktighet och utbildning
För att minska risken för missförstånd hos slutanvändarna är det viktigt att hålla en god dialog.
Missförstånd leder till förändringsmotstånd vilket kan reduceras om slutanvändarna förstår logiken
i förändringen och kommunikation kan uppnås genom exempelvis diskussioner och
gruppresentationer (Robbins, 2003).
Då affärssystemet ändrar arbetssättet för samtliga inom ett företag är det viktigt att alla har
möjlighet att ingå i utvecklingsprocessen. Robbins (2003) argumentation kan förstärkas av
Westelius (2006) som menar att en kommunikation mellan slutliga användare och projektledare
bör ske tidigt vid implementering för att undvika kontinuerliga revideringar vid senare tillfällen.
Författaren tar upp ett exempel på en implementering av affärssystem som ansågs vara misslyckat.
6
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
Anledningen till detta var till viss del att slutanvändarna inkluderades i utvecklingsprocessen när
det var för sent vilket ledde till en ineffektivitet inom implementeringen då slutanvändarnas åsikter
kom för sent. Detta går hand i hand med att känna delaktighet inom implementeringen, vilket
Westelius (2006) menar är en god förutsättning för att acceptera förändringen som sker efter
införandet av affärssystem. I framtagandet av förändringsförslaget av ett affärssystem är det av stor
betydelse att medarbetarna känner sig delaktiga. Medarbetarna kan engageras genom att göra
förändringen till något positivt för dem (Sörqvist, 1999).
Vid implementering av affärssystem är utbildning av användarna viktig. Vid en IT implementering
är utbildning och träning en central och kostsam del, som ofta försummas (Golembiewski, 2001).
Han förklarar vidare att formell träning kan vara en avgörande faktor i att slutanvändarnas attityder
ändras gentemot användning av datorer. Hedman et. al. (2009) förstärker argumentet genom att de
rekommenderar företag om vikten av att satsa på utbildning åt användarna, för att personalen ska
lära sig att utnyttja resurserna så väl som möjligt.
2.4 Tid
Enligt Hedman et. al. (2009) är tidsplanering en faktor som bidrar till lyckad implementering.
Baserat på exemplet där ett affärssystembyte sker hos Wermland Papers menar Hedman et. al.
(2009) att projektet måste avslutas relativt snabbt med ett högt tempo och milstolpar som nås inom
sin utsatta tid. Detta för att de inblandade ska känna att processen går framåt, då det eliminerar
misstankarna om att projektet är en omöjlig uppgift. Det får dock inte gå fortare än att tid till
reflektion ges. Affärssystemsprojektet hos Wermland Papers varade i cirka fyra månader, vilket
beskrivs som inte överdrivet långt. (Hedman et. al., 2009). Om ett projekt varar över mer än ett år
kan det uppstå storprojektproblem, dels på grund av semestrar. Ett längre uppehåll kan rubba
planer och rutiner och det är därför viktigt att projektet planeras med hänsyn till detta.
Ett tempofyllt projekt kan dock bidra till påfrestningar hos de involverade vilket i tidigare exempel
har lett till att personal "gått in i väggen". (Hedman et. al., 2009) I exemplet undveks detta genom
att superanvändarna till stor del kopplades ifrån sina ordinarie uppgifter för att frigöra tid.
Ovanstående teori har valts ut för att de på olika sätt kan ses som kritiska aspekter som påverkar
implementering av affärssystem och på så sätt kan bidra till att besvara rapportens frågeställning.
Implementering är en stor omställning för företaget och främst för de anställda (Hedman et al.,
2009) är teoridelen förändringsmotstånd en viktig aspekt. De mänskliga resurserna det vill säga de
anställda, är företagets viktigaste resurs, detta innebär att företaget bör spendera tid och andra
resurser på att värna om samt att vidareutbilda dem (Bratton & Gold, 2012). Därav är det viktigt att
i teoridelen framhäva vikten om utbildning av de anställda, deras delaktighet och hur en
välfungerade kommunikation kan komma att påverka implementering. Tid är en annan viktig
aspekt som enligt visad teori har påverkan på implementering av affärssystem.
7
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
3 Metod
Denna fallstudie har vi valt att utforma efter en induktiv ansats, vilket betyder att logiska slutsatser
dras utifrån den insamlade empirin inom ämnesområdet som analyseras emot de teorier som
används (Bryman & Bell, 2011).
3.1 Metod för datainsamling
Denna fallstudie om Bygglogistik startade med att vi tog kontakt med två anställda på företagets
kontor i Linköping för att få en bättre förståelse kring hur Bygglogistik är uppbyggt och hur de
interna processerna ser ut. Den första kontakten som togs var via mail och telefon, för att dels som
ovan nämnts få en bättre inblick i verksamheten, dels även att få klartecken kring att Bygglogistik
var villiga att medverka i studien. Kontakten som knöts i början av perioden var även till stor
fördel när intervjufrågorna utformades eftersom att vi då visste mer om företaget.
För att få in data har vi valt att använda oss av intervjuer som metod. Intervju är ett lämpligt
alternativ eftersom förståelse sökes för hur intervjuobjektet uppfattar världen, utifrån den
intervjuades egna upplevelser och uppfattning om verkligheten (Justesen & Mik-Meyer, 2011).
Intervjuerna utformas efter en semi-strukturerad metod, där frågor har förberetts inför
intervjutillfället för att sedan följas upp med följdfrågor anpassade kring rådande situation och
ämne. Intervjupersonen kommer även att få ta del av huvudfrågorna innan intervjutillfället för att
fundera på att skapa sig en uppfattning om vad intervjun kommer att baseras på (Justessen & MikMeyer, 2011).
Intervjuerna genomfördes på Bygglogistik Linköpingskontor för att dels underlätta för de
intervjuade samt att de skulle vara i en miljö där de kände sig trygga. För vår egen del kändes det
även relevant att få se arbetsplatsen som de anställda befinner sig på. Under intervjuerna har
intervjuaren antecknat de svar som erhållits samt haft möjlighet att ställa eventuella följdfrågor vid
behov för att erhålla så pass tillfredsställande information som möjligt. Vi utförde även en
kompletterande intervju med arbetsledaren för att få ytterligare information som kunde hjälpa oss i
analys och rekommendation Denna intervju genomfördes via telefon då vi redan hade en god
kontakt med respondenten samt att det bara var två frågor som vi ville ha svar på.
3.2 Urval
När vi valde vilka personer som var av störst relevans att intervjua kom vi fram till att det var
viktigt att personerna inte sysslade med exakt samma sak. Genom att deras arbetsuppgifter skiljer
sig något får vi en bredare grund av information som i sin tur förhoppningsvis stärker reliabiliteten
i arbetet (Bryman & Bell, 2011).
En timme brukar vara lämpligt för en intervju, men då vissa forskare hävdar att en intervju kan ta
ungefär 20 timmar att bearbeta om den varar en timme, och med tanke på tidsintervallet vi har kan
inte alltför många intervjuer göras (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Därav kommer vi välja att ha ett
fåtal kortare intervjuer för vårt arbete.
8
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
3.3 Etik
Den intervjuade ska även känna sig trygg och kunna prata fritt genom att man under intervjun har
skapat ett fördomsfritt spelrum (Justesen & Mik-Meyer, 2011). I och med kommunikativ
validering kan även den intervjuade känna sig trygg med att få gå igenom materialet och ha
möjlighet att korrigera sina påståenden såsom de förklaras i undersökningen (Justesen & MikMeyer, 2011, s. 40).
3.4 Validitet och säkerhetsställning
För att intervjumetoden ska ha kvalité krävs det att svaren är goda, detaljerade och innehållsrika.
Därför är det viktigt och det krävs att intervjuaren har ställt korta och enkla frågor, för att få se bra
svar som möjligt. Att visa ett genuint intresse under intervjun är viktigt för att informanten ska
vara motiverad till att svara ärligt (Johannessen & Tufte, 2003). För att empirin ska vara så korrekt
som möjligt är det viktigt att man använder sig av kommunikativ validering, det vill säga att de
intervjuade får möjlighet att se den färdiga analysen eftersom de har bidragit med det empiriska
materialet.
9
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
4 Empiri - ett användarperspektiv
4.1 Bygglogistisks verksamhet
Idag har Bygglogistik en verksamhet som går ut på att sköta de logistikproblem som i regel uppstår
på byggarbetsplatser, både vid mindre och större projekt. Det innefattar allt från att se till att
byggarbetsplatsen har transportvägar och lösningar som möjliggör en fungerande arbetsplats till att
ansvara för intransport av material och materialhanteringen. Utöver detta erbjuder företaget även
konsulter som är specialister på logistik som kan ge viktigt kunskap till de större
byggentreprenader som finns på marknaden, till exempel NCC och Skanska (Bygglogistik, 2014,
A).
Bygglogistik använder sig av ett system de själva utvecklat och har äganderätt till som heter
“Lognet”, vilket är till för att planera materialtransporterna till arbetsplatserna runt om i Sverige.
Systemet är till för att maximera resursutnyttjandet och erbjuda en gemensam
informationsplattform för dem som är delaktiga i arbetet på byggarbetsplatsen. Detta system är
dock skiljt från företagets inre verksamhet som använder sig av flera andra metoder och system
(Bygglogistik, 2014, B). Kunderna använder sig också av det här systemet då de själva har
möjlighet att boka sina leveranser. Det fungerar som en sorts självbetjäning (Bygglogistik, 2014,
B).
Bygglogistik har personal som arbetar både dag- och kvällstid där de administrativa frågorna, så
som planering och samordning, sköts på dagtid och det praktiska arbetet på kvällstid. Personalen
på kvällstid är ofta deltidsanställd och kontakten mellan anställd och företag, till exempel
schemaläggning, sker mestadels genom ett intranät. När arbetet är klart på kvällen ansvarar en
arbetsledare för att företagets kunder faktureras samt för att rapportera om arbetet till den
administrativa personalen (Arbetsledare, 2014).
Idag finns det inget affärssystem som integrerar de olika funktionerna och det är mycket av
rapportering och fakturering som sköts via Excel i kontakten med kund, detta förs sedan manuellt
in i företagets system av personalen. Det finns idag inget integrerat system som samlar de olika
funktionerna och processerna på ett och samma ställe, samtlig personal på olika nivåer använder
sig av olika system och metoder i det dagliga arbetet (Arbetsledare, 2014).
10
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
5 Analys
I kommande avsnitt kommer rapportens frågeställning analyseras och besvaras utifrån den teori
och empiri som framkommit i studien.
En viktig aspekt vid införandet av ett affärssystem är att se vilken nytta affärssystemet kommer att
innebära för företaget. Ett affärssystem kan skapa en konkurrenskraftigare organisation och öka
effektivitet om det utnyttjas på rätt sätt. För att kunna lyckas med detta så är det av vikt att det
anskaffande företaget tar hänsyn till de karaktärsdrag som affärssystemet innehar, för att kunna
uppnå en bra “fit” mellan underliggande logik som affärssystemet är uppbyggt kring och den
strategi och styrfilosofi som företaget vill använda sig av. Om det inte finns en god “fit” mellan
dessa så är det en risk för att man inte uppnår de nettofördelar som är möjliga med ett affärssystem
(Hedman et. al., 2009). Bygglogistik använder sig idag av egengjort system, som heter Lognet,
som stöd för verksamheten (Bygglogistik, 2014b). Arbetsledaren (2014) förklarar att hans arbete
uppfattas som relativt omständligt genom att exempelvis skriva rapporter på ett upprepande sätt.
Genom att företaget använder sig av flera olika interna system kan de anställdas arbete vara ett
relativt ineffektivt arbetssätt där “dubbeljobb” kan förekomma. Ett av problemen för Bygglogistik
kan således anses vara att dess system inte är integrerat med hela organisationen, vilket kan
försämra organisationens funktionalitet.
Vid en implementering av ett affärssystem är det viktigt att alla potentiella användare aktivt väljer
att utnyttja systemet, för att affärssystemet ska kunna utnyttjas maximalt (Hedman et. al., 2009).
Alla potentiella användare är i detta fall de anställda. För att undvika förändringsmotstånd, blir
kommunikation ett viktigt inslag vid en implementering. Respondenten säger i intervjun att det
finns en bra dialog och kommunikation mellan de anställda, vilket Robbins (2003) menar är en
viktig del av implementeringen för att undvika förändringsmotstånd. Genom att de potentiella
användarna förstår de bakomliggande faktorerna till varför ett införande av affärssystem bör ske,
kan detta underlätta implementering. Den kunskap som de anställda besitter är viktig för företaget,
vilket gör att de mänskliga resurser är av stor vikt för en lyckad implementering av affärssystem
(Bratton & Gold, 2012). Idag har Bygglogistik inte ett särskilt integrerat informationssystem vilket
gör att det är de anställda som har stor kunskap, snarare än att kunskapen finns i ett system
(Arbetsledare, 2014). Detta gör att den mänskliga faktorn spelar en avgörande roll och är
ytterligare en anledning till att rätt kommunikation sker vid implementering, annars finns risk för
att viktig information missas eller tas för givet.
Den interna spridningen diskuteras i Hedman et. al (2009) som en viktig dimension i
affärssystemet. Sett till Bygglogistik storlek skulle den interna spridningen möjligtvis inte vara
särskilt svårhanterad, eftersom det är färre anställda att utbilda och göra till användare. Problemet
Bygglogistik har idag är att deras system inte är särskilt integrerade, det innebär alltså att de olika
systemen inte automatiskt kan utbyta data sinsemellan. För Bygglogistik skulle företaget behöva
analysera hur implementeringen av affärssystemet kan göra så att alla deras potentiella användare
kan utnyttja systemet maximalt samt att graden av användning i stödjande och operativa
affärsprocesser blir så optimal som möjligt. (Hedman et. al., 2009).
Enligt arbetsledaren (2014) tror personen att en implementering skulle underlätta det dagliga
arbetet för de anställda. Genom att de anställda känner en trygghet i förändring minskar
osäkerheten, vilket i sin tur kan göra att förändringsmotståndet blir mindre (Sörqvist, 1999). Att
vara delaktig i implementeringen är enligt Westelius (2006) avgörande för att minska
förändringsmotstånd. I intervjun med arbetsledaren framkom det att det finns vilja hos personalen
att förstå hur systemet eventuellt skulle fungera vilket vi ser som en tillgång för företaget eftersom
11
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
det underlättar delaktigheten (Arbetsledare, 2014). Ett sätt att påverka slutanvändarnas attityd till
ett nytt affärssystem är via utbildning (Golembiewski, 2001), men med tanke den redan positiva
inställningen från arbetsledaren så tror vi inte att det bör vara ett stort problem förutsatt att dennes
medarbetare har samma inställning. Med den kompletterande frågan fick vi veta att arbetsledaren
anser att dennes medarbetare är positivt inställda till ett eventuellt affärssystem vilket tyder på ett
svagt motstånd.
Arbetsledaren (2014) anser att en implementering skulle kunna förbättra och underlätta det dagliga
arbetet. Bruzelius och Skärvad (2011) skriver att förändring leder till förbättring. Även dennes
överordnade anser att arbetsledarens arbete skulle underlättas med ett mer integrerat syste. Med
detta i åtanke anser vi att en implementering skulle kunna leda till förbättring för alla anställda
eftersom vi kan se ett visst behov av förändring.
Som det framgår i intervjun med den andra respondenten ser även denne tydliga fördelar med att
integrera företagets funktioner mer än i dagsläget. Han säger att de idag använder sig av ett CRMsystem för att sköta kontakten med många kunder. Ordagrant säger han:
“Det underlättar för alla inblandade om alla sitter på samma info, så att man kan plocka upp
tråden och gå vidare , samt att man håller all info på ett ställe.”.
Det här tyder på en bra inställning, vilket skulle underlätta en implementering eftersom
förändringsmotståndet är lågt. Idag ser han möjligheter med att utveckla den befintliga lösningen
Lognet men detta hindras till stor del för att systemet inte får bli för komplext då både kunder och
medarbetare använder sig av det. Det finns dock också en stor osäkerhet kring ett affärssystem.
Även om han som användare ser många fördelar och att det skulle förenkla arbetet så innebär det
att det inte kommer att behövas lika mycket personal vilket innebär att någon måste få gå. Det här
en ett klart exempel på vad Sörqvist (1999) säger om osäkerhet och det är något som ledningen
måste hantera.
Frågan om affärssystem är något som diskuteras högre upp i företaget och de väger fördelar mot
nackdelar för att se om det skulle löna sig. Respondenten tror att det i framtiden kan bli aktuellt
genom att det hjälper verksamheten. Det som han anser vara det största hindret är det faktum att
målgruppen inte är redo för ett sådant steg än. Det hänger mycket ihop med hur verksamheten är
utformad där det är många kunder, beroende på önskemål, som själva får registrera sina leveranser.
Det här tyder på att det eventuellt skulle kunna vara aktuellt att omstrukturera sin verksamhet vid
en implementering om de inte kan utveckla en lösning som passar både kunder och anställda.
12
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
6 Rekommendation/Diskussion
Rapportens syfte är att lyfta fram de kritiska aspekter som bör tas i beaktande vid en
implementering av ett affärssystem hos Bygglogistik AB. Under rapportens gång har vi behandlat
både teori samt empiri och ned följer de rekommendationer vi finner vara relevanta att behandla
för en lyckad implementering:

Stor vikt bör läggas på att utföra en grundlig efterforskning om leverantören, produkten,
erfarenhet samt ställa det emot organisationens egen målbild av implementering. Vid
efterforskningen så bör man även ta hänsyn till de karaktärsdrag som affärssystemet
innehar så att affärssystemets underliggande logik kring styrning matchar företagets
målbild; samt att det finns den flexibilitet som krävs för en lyckad integration. Vidare under
efterforskningen så bör det även beaktas huruvida leverantören har lokal anknytning, dess
anställdas rykte, samt möjligheten att få samarbeta med samma konsult genom hela
implementeringen.

Innan och under implementeringen är det viktigt att alla slutanvändare har en tydlig
förståelse av målbilden samt att de vet hur sina roller på arbetsplatsen eventuellt kan
komma att förändras. Vi tror inte att det är ett stort problem för Bygglogistik då
affärssystemet förhoppningsvis bara kommer underlätta arbetet. Genom denna tydlighet är
det också lätt att undvika eller bearbeta eventuella motsättningar redan innan det skulle
skapa problem för organisationen.

Viktigt att organisationen utser superanvändare, som har god kunskap kring
organisationens inre processer och är även sådana anställda som andra anställda ser upp till
och respekterar. Detta kan generera inflytande och motverka ovan nämnda möjliga sociala
motsättningar som kan existera inom organisationen Det är även av stort värde att
superanvändarna och konsulterna har ett öppet klimat med kontinuerlig diskussion kring
organisationens målbild och affärsprocessen; så att systemet anpassas väl efter dessa. Det
öppna klimatet bland alla involverade leder även till att slutanvändarna får influeras tidigt i
processen och senare revidering kan undvikas.

För att de utsedda superanvändarna ska kunna sköta sitt arbete kan det vara viktigt att de
befrias från några av de ordinarie arbetsuppgifterna. Vid för högt arbetstempo eller
arbetsbörda är det lätt att de börjar missköta sina uppgifter istället. Kan de lägga mycket
fokus på projektet vilket resulterar i snabba resultat så kommer de övriga anställda att se att
projektet ger resultat vilket ger positiva effekter på motivation.

För att slutanvändarna ska kunna använda affärssystemets funktioner så rekommenderas en
kontinuerlig utbildning inom affärssystemets processer och funktioner för att uppnå
maximal nytta av systemet samt att uppnå organisationens målbild som bör vara i fokus.

I många fall kan det vara relevant för företag att göra om sina affärsprocesser något för att
de bättre ska passa affärssystemet, vilket är något som Bygglogistik också behöver ha i
beaktande. Det är viktigt att de högre upp i företaget inser att de befintliga sättet kanske
inte är det bästa och att de kan modifiera sina processer något för att på längre sikt erhålla
ett bättre resultat eller en smidigare verksamhet.
13
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
7 Källförteckning
Askenäs, Linda and Alf Westelius (2003) Five Roles of an Information System: A Social
Constructionist Approach to Analysing the Use of ERP Systems, Informing Science, Vol. 6, pp.
209-220.
Bratton & Gold (2012): Human Resource Management: Theory and Practice (5 ed.) Palgrave
MacMillan
Bruzelius, L.H. Skärvad, P-H. (2011) Integrerad organisationslära. Lund: Studentlitteratur.
Bryman, A. & Bell, E. (2011). Företagsekonomiska Forskningsmetoder, Malmö: Liber
Dhinakaran, R & Santhosh, N, (2014) Factors Determining the Enterprise Resource Planning
Project-Success in Small and Medium Enterprises: Evidence from Indian Cases. World Applied
Sciences Journal 31
EC Europa, Hämtad 2014-12-18.
http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/sme-definition/index_sv.htm
Golembiewski, R T, (2001) Handbook of Organizational Behavior (2. ed), New York, Marcel
Dekker
Johannessen, A. & Tufte, P.A. (2003). Introduktion till samhällsvetenskaplig metod. Malmö: Liber
AB
Justesen, L & Mik-Meyer, N, (2011) Kvalitativa Metoder: Från vetenskapsteori till praktik.
Studentlitteratur
Koch, C (2002), The ABC`s of ERP , CIO, Hämtad 2014-12-18
http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html.
Magnusson, J., & Olsson, B. (2008). Affärssystem. Studentlitteratur
Muddling Through, Hämtad 2014-12-17
http://www.ep.liu.se/ea/cis/2006/001/cis06001c.pdf
Robbins, S P, (1998) Organizational Behavior (8. ed), New Jersey, Englewood Cliffs, Prentice
Hall
Robbins, S P, (2003) Organizational Behavior (10. ed), New Jersey, Upper Saddle River, Pearson
Education International
Sandström, B, (2000) Att lyckas som förändringsledare, Stockholm, Industrilitteratur
Svensk Bygglogistik AB, 2014a
Hämtad 2014-12-17
http://www.bygglogistik.se/sv/foeretaget/om-oss
14
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
Svensk Bygglogistik AB, 2014b
Hämtad 2014-12-17
http://bygglogistik.se/tjaenster/lognet
Sörqvist, L, (1999) Artikel till konferensen KVALITET 99, Göteborg, Kungliga Tekniska
Högskolan, Sandholm Associates
Temperaturen på affärssystem i Sverige. Hedman, Nilsson, Westelius (Red,) Studentlitteratur,
2009.
Wei, Chun-Chin; Chen-Fu Chien and Mao-Jiun J. Wang (2005) An AHP-based approach to ERP
system selection, International Journal of Production Economics Vol. 96:1, pp. 47–62.
Westelius, Alf; professor vid institutionen industriell och ekonomisk utveckling, Linköpings
universitet . Affärssystem, föreläsning 2014-12-11
15
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
8 Bilaga
Intervju 1: (Anonym), Bygglogistik AB. Intervju 2014-01-12
Vet du vad som menas med ett affärssystem?
Affärssystem – hantering av info med hjälp av IT-lösningar, i samverkan.
Har du någon gång velat införa ett affärssystem?
-följdfråga, varför/varför inte?
Ja, det hade varit bra att ha. Vi använder oss utav CRM för att hantera våra kundkontakter tex.
Det underlättar för alla inblandade om alla sitter på samma info, så att man kan plocka upp
tråden och gå vidare, samt att man håller all info på ett ställe.
Ser du det som rimligt att införa ett integrerat system eller spelar det ingen roll för
verksamheten?
I CRM ja, men de hade kunnat utvecklas bättre i vårt webb-baserade leveransplaneringsverktyg.
Det måste dock hållas enkelt för att tilltala slutkunden med.
Anser du att funktionerna är tillräckligt integrerade redan idag?
I CRM ja, men de hade kunnat utvecklas bättre i vårt webb-baserade leveransplaneringsverktyg.
Det måste dock hållas enkelt för att tilltala slutkunden med.
Har ledningen diskuterat ett eventuellt affärssystem?
-följdfråga, diskuterade de fördelar eller nackdelar?
Ja, det är under diskussion hela tiden.
Nackdelar är om målgruppen inte är redo för sådant system. Fördelarna är ungefär samma som
tidigare.
Tror du att övrig personal skulle uppskatta ett affärssystem?
Skulle vara mycket uppskattat.
Skulle det gynna ditt arbete att integrera och samordna alla funktioner och delar i ditt
dagliga arbete? (schemaläggning, ekonomisk sammanställning, leveranser osv.)
Ett affärssystem som integrerar samtliga av våra arbetsmoment hade förenklat våra arbeten, men
samtidigt säkert gjort någon av oss överflödig, som med all effektivisering.
16
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
Intervju 2: Arbetsledare, Bygglogistik AB. Intervju 2014-01-05
Kan du i korthet beskriva dina arbetsuppgifter?
Jag ser till att arbetet under kvällen flyter på som det ska och ansvarar för att lösa de eventuella
problem som kan uppstå. Det är väldigt mycket som avviker från planeringen så därför är det
viktigt att för företaget att ha någon på plats som kan ta beslut som krävs. Jag har också nära
kontakt med arbetsledaren som jobbar dagtid när det uppkommer avvikande situationer eller
problem så att vi kan lösa dessa ihop.
Efter varje arbetspass så skriver jag några kortare rapporter till kunderna, skriver in de arbetade
timmarna för alla anställda samt skriver en rapport till dagpersonalen så att de får en uppfattning
om hur arbetet gick.
Hur anser du att systemet fungerar idag med avseende på rapportering och de
administrativa arbetsuppgifter som du har?
Jag tycker att det är lite omständligt så som det är idag. Mycket av det jag gör går ut på att skriva
och skicka rapporter till företagets kunder och det görs via mallar som jag fyller i och sedan
skickar via mail. Arbetet är väldigt simpelt och upprepande, mycket är klippande och klistrande i
dokumenten.
Finns det möjlighet till att underlätta eller förbättra de uppgifter som du utför?
Ja, definitivt! Det skulle underlätta väldigt att slippa göra samma sak om och om hela tiden och
fokusera på det viktiga arbetet.
Vet du vad som menas med ett affärssystem?
På ett ungefär. Jag vet att det har att göra med hur man arbetar administrativt och tekniskt. Även
lite hur man hanterar information. Jag har använt det lite tidigare på andra jobb.
Finns det möjligheter till förbättring med ett integrerat affärssystem?
Ja, det skulle underlätta mitt jobb genom att samla allting på samma ställe. Det skulle också
minska riskerna för att jag skriver fel eller skickar fel rapport till någon kund om det kan förhindra
de mänskliga misstagen något.
Vad tror du att det skulle innebära för hela verksamheten i Linköping och resten av Sverige?
Det skulle underlätta arbetet för de som skriver rapporter varje dag samt de som rättar
rapporterna. Det skulle helt enkelt bli mindre administrativt jobb. Jag tror också att det hade varit
ett bra sätt att samla information på för idag är det mycket som bara finns muntligen och är svårt
att hålla koll på. Genom att standardisera mycket av arbetet tror jag att det skulle bli lättare att
sköta de andra uppgifterna.
Finns det några eventuellt negativa konsekvenser att ta hänsyn till?
Kanske att vi skulle bli mer låsta i arbetet och inte kunna hantera avvikelser lika bra. Men jag tror
ändå att det skulle gå att lösa på ett bra sätt med rätt teknik.
Vilka kritiska aspekter tror du är viktiga att ta hänsyn till?
Att se till att lära all personal vad de faktiskt gör och hur det påverkar. Det är så lätt att inte utföra
något helt korrekt bara för att man inte vet exakt vad det är bra för. Jag tycker att det är lättare att
motivera mig om jag vet vilka konsekvenser mina handlingar får.
17
2015-01-12
Linköpings Universitet
723G25
Vad tror du är det största hindret för en implementering?
Att det skulle kosta för mycket. Jag har inte koll på de ekonomiska aspekterna men det känns som
att det brukar vara ett stort problem vid olika företagsbeslut.
Vad tror du är den största styrkan vid en implementering?
Att vi har så mycket ung personal som har lätt att hantera olika tekniska förändringar. Jag tror
också att vår positiva inställning skulle underlätta införandet eftersom att det skulle gynna oss
arbetsledare. Jag tror heller inte att det skulle vara så svårt att faktiskt skaffa en bättre teknisk
lösning för mycket av arbetet.
Kompletterande frågor med arbetsledare (Intervju gjord 2014-01-09)
Känner du att du kan ha en öppen och trygg kommunikation med dina chefer och
medarbetare?
Ja, det gör jag. Det är lätt att fråga om jag behöver hjälp med något. Jag tycker att de uppmuntrar
frågor för att undvika misstag så mycket som möjligt. På utbildningen så var de väldigt tydliga
med att säga att om vi någon gång är tveksamma om vad vi ska göra så är det bara att ringa.
Tror du att övriga arbetsledare har en liknande inställning och attityd till ett eventuellt
affärssystem som du själv?
Jag tror att de tycker ungefär som mig. Vi har till exempel pratat om vad skönt det skulle vara om
rapportskrivningen kunde vara smidigare.
18