Dagens
• Uppföljning av arbetet
Att vara i projektgrupp
• Mot gruppkontraktet
• Mot planen
21 sept 2011
• Ledarskap
• Konflikthantering
• Stresshantering
Projektuppföljning:
Framgångsrika projekt
Vad och hur ska vi följa upp?
Framgångskriterier
”Hur vet du att du gjort ett bra jobb
när du avslutar din arbetsdag?”
1.Vad innebär det att ett projekt är
framgångsrikt?
2.Vad krävs för att ett projekt ska bli
framgångsrikt?
Framgångskriterier
Framgångskriterier
•
•
•
•
•
•
•
Uppnår mål
Alla nöjda
Budget håller
Mår bra
Tidsplan håller
Beställare nöjd
Milstolpar uppnås
• Kompetenta medarbetare
• Förbereder projektet
• Hängivna medarbetare
Framgångskriterier
•
•
•
•
•
•
Når målet
Har kul
Tydlig planering
Bra ramverk
Fixar milstolpar
Fixar konflikter
• Tydligt mål – förstått av
alla
• Lyhörda
• Mål är mätbara
• Kan anpassa sig
• Engagemang
• Tydliga roller-funktioner
• God kommunikation
• Följ de framgångskriterier ni väljer i
gruppen under ert eget projekt
• Vi ska utvärdera det i nästa läsperiod.
SCANIA: Agenda YYYY-MM-DD
e
Project
at Experience Review (PER)
l
p
Project X
m
Projektavslut: Kick-out
Avslutsmöte: Tacka alla involverade!
Stäng konton
Utvärdering:
Vad gjorde vi bra / mindre bra?
Organisation
Kommunikation
Förslag inför kommande projekt
Lessons Learned:
Förslag på förbättringar
Te
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
hh.mm
hh.mm
Introduktion/fotografering - Ulf/Kim
Om projektet – Projektledarens perspektiv Ulf
Hur har det tagits emot av marknaden/kunderna – Marknads
representant
Återblick – Alla
Gemensam resa, hitta milstolparna/genombrotten/nitarna - Ulf
Observationer, reflektioner och slutsatser - Alla
Förbättringsförslag - Alla
Vad vill vi ha med/trycka på i slutrapporten? - Alla
Sammanfattning och vad händer sen? – PM
Slut
Info class Internal
Department/Name/Subject
SCANIA:
Welcome to this PER!
Purpose with a PER (Project Experience Review) is to:
In cooperation with knowledge carriers, key personnel and
representatives of the functions involved to capture and pass
experiences
from one project to another
Expected results today:
Jointly produced material containing a knowledge of what
happened
in the project. This shall be made available in the final report of
this project
on Inline - for use as know-how feedback for future project
participants.
Roles – what is expected of the participants in the meeting:
Each participant will represent his or her own function.
Info class Internal
Department/Name/Subject
Goda ledare
Hur märks det?
Forma bikupor!
Diskutera vad ni menar karakteriserar
en bra ledare/chef!
Minst tre punkter
Ledarens fyrbenta pall
Ledaren måste ha tillräckligt stöd från alla fyra benen.
Kompetens
Chefskap
Ledarskap
Personlighet
Ta vara på och
Känna till
ämnesområdet utveckla
administrativa
resurser för att
nå mål
Ta vara på och
utveckla
mänskliga
resurser för att
nå mål
Bra
självförtroendeo
ch
självkännedom
Förstå affärsverksamheten
Organisera
rutiner
Kommunikation Tycker om
människor
Formellt
ansvar
Samarbete
Stresstålig
Ekonomi
Budget
Konflikthantering
Tydlig
Inger förtroende
Ledarskap
=
Ta tillvara och utveckla
mänskliga resurser för att nå mål
• Bra Ledare gör det
Vem väljer du till statschef?
Svedberg,
L. (2003). Gruppsykologi – Om grupper, organisationer och ledarskap. s. 303. Lund;
Studentlitteratur.
• Kandidat A har arbetat med skrupelfria politiker och rådgör ofta
med sin astrologiska konsult. Han har två älskarinnor och dricker 810 martinis om dagen.
• Kandidat B relegerades från sina studier vid två tillfällen och har
rökt opium under sina ungdomsår. Nu sover han alltid till mitt på
dagen och varje kväll dricker han en halv flaska whisky.
• Kandidat C har fått tapperhetsmedalj i krig. Han är vegetarian, röker
inte, dricker bara någon enstaka öl och har inte haft några
utomäktenskapliga förbindelser.
• Alla i en arbetsgrupp utövar
funktionen Ledarskap
Ledarskapets tre stora uppgifter
11
Diagnostisera
Diagnostiserasituationen
situationen
och
ochmedarbetarna
medarbetarna
Behövs
Behövsen
enspeciell
speciell
ledarstil?
ledarstil?
33
Modifiera
Modifierasituation
situation
och/eller
och/eller
Medarbetarnas
Medarbetarnaskompetens
kompetens
och
ochmognad.
mognad.
(Revidera
(Revideraarbetsuppgifter
arbetsuppgifter
och/eller
och/ellerutveckla
utvecklamedarbetares
medarbetares
kompetens)
kompetens)
22
Utöva
Utövaden
denbehövda
behövda
Ledarstilen
Ledarstilen
(Ge
(Geberöm,
beröm,styrning
styrning
och/eller
och/ellerstöd
stöd
för
förmedarbetarna)
medarbetarna)
Steg 1 Diagnostisera situationen
och medarbetarna
Vid varje tillfälle. Aldrig ta något för givet
• Gruppen är ny/gammal.
• Uppgiften är ny/gammal
• Några medarbetare är nya
• Medarbetare har låg/hög kunskap inom området
• Komplex situation
• Välkänd situation
Börja varje projektmöte med att fråga: ”Hur är
läget med oss alla?”
Grupps utveckling och Ledarens fokus
Vad man tänker och
ser i gruppen
Nivåer, Steg
Vad ska jag göra?
Vad ska jag bidra med?
Vem är du?
Vad ska vi jobba ihop med?
Varför just vi?
Och varför grupp och inte enskilda
arbetsuppgifter?
Anpassning!
Lyssnar dom på mig?
Vad får jag ut av mitt arbete?
Är jag accepterad?
Vem bestämmer?
Ifrågasättande
Kan hantera konflikter konstruktivt
Olikheter välkomnas
Ömsesidigt beroende
TILLHÖRA
KONTROLL
SAMHÖRIGHET
Stämning i
gruppen
Ledarens fokus
Osäkerhet
Strikta gränser
mellan
personers
arbetsuppgifter
Undersöker
spelregler
Målet för
gruppens arbete
Förväntningar på
var och en
Vem bestämmer
egentligen?
Flöde i arbetet.
Utbyte av tankar
Låta alla
komma till tals
Vara tydlig
med
återkoppling
Frånvarandes
tankar är
närvarande
Söker olika åsikter
Man behöver inte
tycka lika
Stor tillit till
varandra
Beröm
Visa
uppskattning
Delegera och
följ upp.
Hur är det för dig?
Livet är din läroplan
• Vilka stilar gillar du bäst att din
chef utövar?
• Vilka är dina starka sidor och
stilar?
• Är du bäst på att Styra eller
Stödja?
• Bästa sättet att lära sig ledarskap:
Tänk efter efter: Utvärdera varje
grupparbete efter att det är klart.
…efter ett projekt;
…efter en separation.
• ”Vad var bra i vårt sätt att samarbeta?”
• ”Vad skulle vi ändra på om skulle fortsätta
vårt samarbete?”
Viktigaste ledarbeteendet för att
utveckla en grupp:
Stödja, ge beröm
Tio budord om belöning
1
2
3
4
5
• Arbete som får uppskattning blir gjort.
• Arbete som inte får uppskattning blir
inte gjort igen.
• Att stödja innebär att bekräfta någon:
”Du är OK” Skapar trygghet.
6
7
8
9
10
Att utveckla en relation och
samarbete
Konflikthantering:
Vill jag vara en
en del av lösningen eller
en del av konflikten?
Det finns ett belöningssystem i alla organisationer
Handlingar som belönas blir utförda
Viktig fråga: Vad är det som ska belönas?
Precisera visioner, mål och prestationskrav på alla
nivåer och för alla enskilda
Identifiera för var och en vilket beteende som är
nödvändigt för att organisationen ska nå sitt mål
De anställdas prestationer ska bedömas och mätas på
ett sätt som är accepterat
Använd belöningar som uppfattas som belöningar
Rättvisa är det som folk uppfattar som rättvisa
Förankra de värderingar som belöningssystemet bygger
på i hela organisationen
Utvärdera regelbundet och anpassa systemet
1
2
3
4
Jag vet vad jag vill
Jag talar om det
Jag kämpar för det
Jag avslutar
•
•
Konsensuslösning: Vinna – vinna
Förhandlingslösning: Om ….. Så…….
Olika typer av konflikter
Missförstånd
Sakkonflikt, om något som kan
avgöras objektivt
Personkonflikt, t ex agera utanför
förväntan
Olika stilar för konflikthantering
•
•
•
•
•
Konkurrens Kämpar för sin lösning, vinna-förlora
Samverkan Vinna-vinna-lösning
Anpassning ”Vi följer din idé”
Undvikande ”Vi bryr oss inte”
Kompromiss ”Vi tar din idé nu och nästa gång
får jag bestämma”
Intressekonflikt, t ex värdering,
en del fackliga frågor, politik
Huvudstrategi
• Håll konflikten på så låg nivå som möjligt
• Se som sakfråga i stället för intresse
• Tolka som missförstånd i stället för
personkonflikt
• Sök vin-vin-lösning
Två kompletterande vägar
• Kommunikationsstrategier
–
–
–
–
Fråga direkt vid osäkerhet ”Hur menar du?”
”Om jag förstått rätt….” .
”Om …. så …..”
Samtal om förväntningar på varandra
• Problemlösarstrategier
–
–
–
–
Objektiva värderingar
Problemlösarkedja,
Parvisa jämförelser för rangordning av krav
Beslutsmatris för att välja lösning
Förebygg
• Det är alltid enklare att förebygga
konflikter än att hantera en konflikt.
• Var noga med att ställa upp
gruppkontraktet
Feedback
Jag-budskap
Beteende
Känsla
Konsekvens
Önskat beteende
Om att få framföra negativ kritik
Var och en berättar om hur han vill bli påmind om
de överenskomna reglerna vid misstanke om
regelbrott. Ett sätt är att var och en inför de
andra fullbordar meningen:
"Om du tycker att jag bryter mot något avtal
eller gjort något dåligt, vill jag att du talar om
det på detta sätt ………………………..………
…………….……………….………………………
…………………………………..…………………
… och jag lovar att lyssna utan att försvara
mig direkt."
Gör man inget ökar behovet av
ansträngning att lösa konflikten
”Energi”
Surdeg
Problem
Svårighet
”När du tar en glass utan att stänga frysen, så
smälter all mat och jag måste frosta av frysen.
Det gör mig arg och irriterad. I fortsättningen vill
jag att du ser till att frysen är stängd när du tagit
glass”
Störning
”normal energinivå”
NU
Framtid
Tid
Upp- / Ned-trappning
UPPTRAPPNING
• Bristande
kommunikation
• Attityden "det gäller att
vinna eller förlora”
• Argument som avser
motpartens
personlighet
• Hämnd
• Hotelser
HANTERA
NEDTRAPPNING
• Lyssna aktivt och vilja
förstå
• Visa respekt för varandra
som människor
• Gå till mötes
• Ha en problemorienterad
utgångspunkt
• Ge möjlighet att uttrycka
undertryckta känslor
• Stanna upp och tänk efter
Som kroppen
svar på med
PRESS
UTMANING
Kreativitet
Flyt
Positiv stress
Detta sinnestillstånd
kan nås av den som
LÄR
eller HOT
Kamp
Några tankar och tips.
Rune Olsson
2011
Maslows
Behovs
Trappa
Och
Hjärnan
Ditt val från press till stress
Vi utsätts för
STRESS
Flykt
Negativ stress
Att hantera det som
triggar detta tillstånd
Vid
Negativ
Stress
Blockeras
synapser
Och människans hjärna fungerar som
en kanins:
Kamp eller flykt
Vardagsstress
Socialt stöd
Ständig nåbarhet
För självkänslan
Fullklottrade kalendrar
Med tolkning/värdering
Oläst e-post
Samhörighet
Ouppklarade ärenden
Med praktiska ting
Så upplevs stress
FYSISKT
Aktivitet - kamp
PSYKISKT
Passivitet - flykt
- Muskelspänningar i nacke,
axlar, käke
- Magbesvär
- Torr i munnen
- Svettas
- Huvudvärk
- Tryck över
bröstet
- Svårt att
koncentrera
sig
- Nedstämd
- Oro, rastlös
- Håglös
- Irritation
- Sömnlös
- Olust
Förstå stress
•
Lära känna igen kroppens
signaler
•
Din Tolkning av situationen
Misstag = tillfälle till inlärning
Olästa tidningar
Förändring
Gränslöst arbete
Otillräckligt medinflytande
Hotet i datorn
De korta ryckens
förhållningssätt
Bemästra stress
•
Avspänning
•
Från Meningen med livet
Till Personlig planering
•
Kost och motion
Tömma hjärnan - mental avspänning
Samband mellan
ställt krav och
utförd prestation
Två bågar för två olika
personer vid samma
tillfälle
eller
båda för samma person
vid två olika tillfällen
Mental träning i vardagen
• Öva avspänning varje dag
• Somna mjukt: när du lagt dig i sängen,
tänk på bra saker som hänt under dagen
• Vakna mjukt: när du ligger i sängen, sträck
på dig och mjuka upp lederna, innan du
stiger upp
Varje dag: på morgonen, före lunch, före plugg, före
projektarbete, vid start av möte …
1
2
3
4
5
Lugn plats. Gärna lugn musik.
Sitt stadigt med rak rygg. Utan stöd för huvudet
Följ din andning. Räkna andetagen från ett till tio
Känn muskelspänning rinna ut mot stolen och golvet
Säg något upp-peppande
Se dig som framgångsrik
6 Efter ca 10 min: Vakna och sträck på dig
Undvik alla droger:
Sprit
Kaffe
Huvudvärkstablett
Vad signalerar
Värken … tröttheten?
Rätt mat är
medicin för kroppen
Utbrändhetskurvan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Några steg mot UTMATTNINGEN
Engagemang
Försummar sig själv
Konflikter och behov avfärdas
Värdeskalan påverkas
Intolerans
Bristande engagemang
Förändringar i beteende
Tomhet
Total utmattning
I stället för utbrändhet
Förebygg utbrändhet
• Lyssna till din kropps
behov
• Var med andra
• Låt andra kommentera
ditt sätt att vara
• Ändra det som går att
ändra på …
• … acceptera det andra
• Dämpa intensiteten
ibland
• Lär dig säga NEJ!
• Stopp för överdriven
omvårdnad.
• Ompröva värderingar
• Lär dig följa din egen
takt
• Vårda din kropp
• Behöver du göra allt?
Någon annan?
• SKRATTA!
Utbränd! Några varningssignaler.
Sätt att tänka
Trossatser och
Tankesystem
Jag är helt fixerad vid arbetet
Jag vet inte var mina gränser
går!
Jag är en sådan som klarar
mig.
Jag är inte nöjd förrän
det är perfekt.
Jag känner mig alltid tvungen
att överträffa mig själv.
Sätt att göra
Jag måste stålsätta mig varje
dag
Jag känner mig alltid utsatt.
Jag måste hävda mig hela
tiden.
Jag håller saker för mig
själv alldeles för länge.
Marianne Frankehauser:
Kvinnligt – manligt –
Mänskligt.
Alla fick kolesterolrik föda
De flesta fick
sämre hälsa
Några var helt friska
Ta hand
om
varandra