Sitt i era grupper
Att jobba i projektgrupp
Rune Olsson
PIE, IEI, LiU
2011
Vi ska undersöka:
Hur får man en grupp jobba effektivt:
• Rationellt beslutsfattande
• Projektstyrning
• Konflikthantering
• Kris
• Stödpersoner
Rationellt beslutsfattande
Speciellt vid projektarbete behöver folk
tänka rationellt:
• Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning
• Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser
av krav
• Välj rätt beslut: Beslutsmatris
Tank Intuitiv
Problemlösning
esteg
Arbetssteg
1
Ställs inför ett problem
Undersöker
1
2
2
3
Undrar, Tänker
Sover på saken
IDÉ! Insikt! AHA
4
Kollar om det fungerar
4
3
Mötesordning
anpassad till
intuitivt tänkande
Möte 1: Diskussion
Klargör.
Undersöker.
Staplar alternativ
Tid för eftertanke
• Arbetssteg:
1 lista tänkbara krav
2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper
3 sätt de krav som finns i den ”viktigaste” gruppen i kolumnen under ”Krav”
4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna 1 – 6
5 jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast?
Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen.
6 fortsätt med alla paren.
7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning.
Möte 2:Analys av
idéer
Möte 3: Beslut
Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser:
8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav.
9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få
göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet
personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden
Sugförmåga”)
Parvisa Jämförelser Exempel.
Köpa dammsugare
Krav
1
Sugförmåga
Sugförmåga
Pris
2
3
4
5
6
Antal Rang EvenPris Räck- De- Buller Till- vunna ord tuell
vidd sign
behör jäm- ning viktsfaktor
förels
er
1
1
1
1
1
5
1
0
0
1
Räckvidd
0
1
Design
0
0
0
1
Buller
0
1
1
1
Tillbehör
0
1
1
1
0
0
1
5
0
0
2
4
0
0
0
6
0
3
3
4
2
1
Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki)
Ett sätt att rangordna krav
Beslutsmatris
SEMESTER MED FAMILJEN
Krav
Analys
Idéer
Bada
Sol
a
Sh
op
a
Ko
Nat
stn
ur
ad
Fjällen
-
+
-
+
0
Gotland
+
+
+
+
+
Mallorca
+
+
+
0
-
Anv
änd
Spa
ra
Förk
asta
Förslag till
förbättring
slän Pappa åker
med kompis
g
OK
Spa
r
Spara pengar
till annat år
Hur kan ni använda dessa i ert
projektarbete?
• Diskutera i er grupp
• 3 min
• Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning
• Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser
av krav
• Välj rätt beslut: Beslutsmatris
Tänk efter efter
• Bästa sättet att lära sig hantera konflikter är att
varje vecka vid ett tillfälle fundera på om det som
hänt den senaste tiden kunde varit annorlunda
om du gjort på annat sätt under förra veckan
(förra månaden, året).
• Du lär dig se sammanhang och konsekvenser
av ditt handlande.
• Du lär dig förstå hur människor i din omgivning
tänker.
• Din EQ ökar
Inställning till konflikter som
förenklar hanteringen
• Konflikter är ofrånkomliga, viktiga mänskliga
processer. De är grunden till utveckling.
• Konflikter kan leda till såväl destruktiva som
konstruktiva resultat, så var tydlig med målet som
leder till det konstruktiva.
• Var tolerant därför att:
– Var och en har sitt eget sätt att hantera konflikter
– Konflikter kan ha olika orsak och ursprung.
• Det finns flera metoder att använda i en
konfliktsituation.
• Den som har kunskaper om hur konflikter
"fungerar", har bättre möjlighet att handskas med
dem.
Olika typer av konflikter
Missförstånd
Sakkonflikt, om något som kan
avgöras objektivt
Personkonflikt, t ex agera utanför
förväntan
Intressekonflikt, t ex värdering,
en del fackliga frågor, politik
Huvudstrategi
• Håll konflikten på så låg nivå som möjligt
• Se som sakfråga i stället för intresse
• Tolka som missförstånd i stället för
personkonflikt
10 – 20
21 – 30
31 – 40
41 – 50
51 – 60
61 – 70
71 – 80
81 – 90
91 –
Kommunikation
Vanligen
• Hur många procent anser du att ”vanligen”
står för?
• 0% = Aldrig
• 100% = Alltid
10 – 20
21 – 30
31 – 40
41 – 50
51 – 60
61 – 70
71 – 80
81 – 90
91 –
800
1
1
3
6
18
32
31
7
1
Två kompletterande vägar
Typ
Sätt att hantera
Missförstånd
Förebygg med hjälp av nedskrivna
överenskommelser,
Fråga direkt vid osäkerhet ”Hur menar du?”
”Om jag förstått rätt….” . ”Om …. så …..”
Sakkonflikt,
Objektiva värderingar
Personkonflikt,
Samtal om förväntningar på varandra:
”Mer av dig/ Mindre av dig”
Intressekonflikt
Förebygg genom en bra kick-off: tala om
varandras intressen och kolla om några
kolliderar.
Kom.: Överens om/ Inte Överens om
• Kommunikationsstrategier
–
–
–
–
Fråga direkt vid osäkerhet ”Hur menar du?”
”Om jag förstått rätt….” .
”Om …. så …..”
Samtal om förväntningar på varandra
• Problemlösarstrategier
–
–
–
–
Objektiva värderingar
Problemlösarkedja,
Parvisa jämförelser för rangordning av krav
Beslutsmatris för att välja lösning
Gör man inget ökar behovet av
ansträngning att lösa konflikten
”Energi”
UPPTRAPPNING
• Bristande
kommunikation
• Attityden "det gäller att
vinna eller förlora”
• Argument som avser
motpartens
personlighet
• Hämnd
• Hotelser
Surdeg
Problem
Svårighet
Störning
”normal energinivå”
NU
Framtid
Upp- / Ned-trappning
Tid
NEDTRAPPNING
• Lyssna aktivt och vilja
förstå
• Visa respekt för varandra
som människor
• Gå till mötes
• Ha en problemorienterad
utgångspunkt
• Ge möjlighet att uttrycka
undertryckta känslor
• Stanna upp och tänk efter
Olika stilar för konflikthantering
•
•
•
•
Konkurrens
Samverkan
Anpassning
Undvikande
Typ
Sätt att hantera
Missförstånd
Förebygg med hjälp av nedskrivna
överenskommelser,
Fråga direkt vid osäkerhet ”Hur menar du?”
”Om jag förstått rätt….” . ”Om …. så …..”
Sakkonflikt,
Objektiva värderingar
Personkonflikt,
Samtal om förväntningar på varandra:
”Mer av dig/ Mindre av dig”
Intressekonflikt
Förebygg genom en bra kick-off: tala om
varandras intressen och kolla om några
kolliderar.
Kom.: Överens om/ Inte Överens om
Hävda sina egna behov
Söka vinna-vinna
Stödja den andres behov
Avfärda att det finns en
konflikt
• Kompromiss Alla är med på någonting
Har du kolla på alla stilarna för din egen del.
Att utveckla en relation och
samarbete
Viktigast om konflikter
• Vid störning fråga: ”Hur menar du?”
• Förebygg genom Kick-off, ”Gruppkontrakt”
• Berätta om förväntningar på varandra inför
grupparbete.
• Håll lågt! Sikta på bollen! Inte Spelaren!
• Tolerera inte upprepning av ”misstag”.
1
2
3
4
Jag vet vad jag vill
Jag talar om det
Jag kämpar för det
Jag avslutar
•
•
Samverksanslösning: Vinna – vinna
Förhandlingslösning: Om ….. Så…….
Projektstyrning
•
•
•
•
•
Bygger på styrbart mål: Mätbart
Målet nedbrutet till lämpliga aktiviteter
Milstolpar instoppade
Kompetensbehov utrett
Tillgänglig kompetens fördelad på
aktiviteterna
• Bra kommunikation i projektgruppen
• Metoder att hantera meningsmotsättningar
Stödpersoner
• Vilka personer har du omkring dig?
• OBS: två pers = en grupp
• Vilka relationer har du i dina ”grupper”?
stödpersoner
1 Ta ett olinjerat papper.
2 Skriv JAG mitt på pappret.
3 Ta så och fundera på vilka människor
du mött den senaste veckan. Skriv
namnen på dem runt om JAG. Lämna
lite plats runt varje namn. Rita gärna
en ring runt varje namn.
4 Fortsätt med de du träffade senaste
månaden, ...året.
5 Här suckar en del.
stödpersoner
Här suckar en del. "Alla ! Det blir ju många!
Får inte plats!"
Ja, nog kan det bli några hundra för en del.
Och det är ju meningen att du ska få
överblick över HELA ditt stödsystem.
Du kan ju till att börja med skriva ner de som
betyder något för dig. Familj, nära släkt
och vänner, klasskamrater, gamla polare,
föreningskamrater, osv.
Stödpersoner
Behov av någon som ger mig …
Kristina
Christian
Dag
JAG
Linus
S Sällskap i största allmänhet, på enkel
personlig nivå
Vara med andra
K Krisstöd. Du kan prata ut om dina
bekymmer.
Möjlighet att få hjälp och
stöd.
N Närhet. Förtrogen. Verklig intimitet.
Känslomässig närhet
H Hjälp med praktiska saker: fixa
avloppet, repa bilen osv.
Tillgång till resurser i
omvärlden
I Ifrågasättare. Så att du får förklara dig
och därigenom skärpa dina
ställningstagande,
Får perspektiv och blir
medveten
J Jobbdiskussioner. Du talar om jobbet så Får självkänsla i yrket
att du känner att dina kunskaper och
yrkeskompetens växer.
Stig
Emma
F Förebild. Du vet om en person som är
bra på något som du också vill vara bra
på
Stödpersoner
I, J
Kristina
Christian
J, F
Dag
JAG
Linus
K, I,
Stig
Emma
N
För att kunna utvecklas
Vilka är dina viktigaste
stödpersoner
N,K
N, H
… och jag får …
• Testfråga: ”Hur skulle det vara om Kalle flyttade
till Australien?”
• Om du får en grop i mage: Kalle är viktig!
• Ringa in dem med en ring till.
• Hur vill du vårda den relationen?
• Vet Kalle om att du tycker att er relation är
viktig?
• Beröm varandra när ni jobbat bra ihop!
• TALA OM DET!
Lycka till
• Med resten av projektet
• Med din tid på högskolan
• Med ditt liv
Kolla vad ni har fixat i er grupp:
Check?
Check?
Check?
Check?
Check?
Check?
Check?
Bygger på styrbart mål: Mätbart
Målet nedbrutet till lämpliga
aktiviteter
Milstolpar instoppade
Kompetensbehov utrett
Tillgänglig kompetens fördelad på
aktiviteterna
Bra kommunikation i
projektgruppen
Metoder att hantera
meningsmotsättningar