Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook
для Windows (WBS31)
Первая публикация: 23 марта 2016 г.
Americas Headquarters
Cisco Systems, Inc.
170 West Tasman Drive
San Jose, CA 95134-1706
USA
http://www.cisco.com
Tel: 408 526-4000
800 553-NETS (6387)
Fax: 408 527-0883
THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS,
INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS.
THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH
THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY,
CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY.
The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version
of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California.
NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS.
CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF
MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE.
IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT
LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS
HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network
topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional
and coincidental.
Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http://
www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership
relationship between Cisco and any other company. (1110R)
© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
СОДЕРЖАНИЕ
Интеграция WebEx в Outlook для Windows 1
Обзор интеграции WebEx в Outlook 1
Параметры интеграции в Outlook 2
Планирование совещания 5
Общие сведения о процедуре планирования совещаний 5
Организация совещания и приглашение посетителей 6
Планирование совещания WebEx 6
Планирование совещания в персональной комнате 8
Планирование персонального совещания 9
Приглашение посетителей 10
Задание шаблона повторения для совещания 11
Поддержка шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook 11
Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания от вашего
имени 13
Назначение доверенного лица на сайте WebEx 14
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook 15
Планирование совещания от имени другого организатора 17
Обзор планирования совещания от имени другого организатора 17
Планирование совещания или встречи от имени другого организатора 18
Начало совещания от имени другого организатора 18
Правка и отмена запланированных совещаний 21
Изменение запланированного совещания 21
Отмена запланированного совещания 22
Начало совещания 23
Начало запланированного совещания с помощью Microsoft Outlook 23
Начало запланированного совещания с помощью меню WebEx в Outlook 24
Начало совещания с помощью веб-сайта WebEx 24
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
iii
Содержание
Начало мгновенного или персонального совещания с помощью меню WebEx в
Outlook 24
Начало персонального совещания с помощью Outlook 25
Присоединение к совещанию 27
Присоединение к совещанию с помощью электронного приглашения на
совещание 27
Присоединение к совещанию с помощью меню WebEx в Outlook 28
Присоединение к совещанию с помощью веб-сайта WebEx 28
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx 31
Общие сведения об установке и настройке инструментов повышения
производительности WebEx 31
Установка инструментов повышения производительности WebEx 32
Установка инструментов повышения производительности WebEx 33
Открытие диалогового окна "Параметры WebEx" 34
Настройка параметров инструментов повышения производительности WebEx 34
О вкладке "Учетная запись" 35
О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас" 36
О вкладке "Предпочтительные параметры" 37
О вкладке "Инструменты" 38
Проверка версии инструментов повышения производительности 39
Проверка обновлений 39
Удаление инструментов повышения производительности WebEx 40
Удаление инструментов повышения производительности WebEx с помощью
главного меню 40
Удаление инструментов повышения производительности WebEx с помощью
панели управления 40
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
iv
ГЛАВА
1
Интеграция WebEx в Outlook для Windows
• Обзор интеграции WebEx в Outlook, страница 1
• Параметры интеграции в Outlook, страница 2
Обзор интеграции WebEx в Outlook
Интеграция WebEx в Outlook обеспечивает удобный способ быстрого планирования и начала
совещаний WebEx и совещаний WebEx в персональной комнате, а также персональных
совещаний WebEx с помощью Microsoft Outlook. При использовании интеграции WebEx в Outlook
можно выполнять эти действия без необходимости в использовании веб-сайта WebEx, с
помощью которого вы обычно планируете совещания WebEx и присоединяетесь к ним.
Интеграция WebEx в Outlook является частью инструментов повышения производительности
WebEx. Администратор вашего веб-сайта может установить инструменты повышения
производительности WebEx для вас. Если он этого не сделал, вы можете скачать инструменты
повышения производительности WebEx со своего веб-сайта WebEx. Для получения
дополнительной информации см. раздел Установка инструментов повышения
производительности WebEx, на странице 33.
После установки инструментов повышения производительности WebEx в Microsoft Outlook
отображаются параметры интеграции WebEx, с помощью которых можно быстро и с легкостью
планировать совещания WebEx.
Примечание
Перед использованием интеграции WebEx в Outlook убедитесь в соблюдении перечисленных
ниже условий.
• У вас есть учетная запись пользователя на веб-сайте WebEx.
• На вашем веб-сайте WebEx для инструментов повышения производительности WebEx
доступен параметр "Интеграция WebEx в Outlook".
• Ваш компьютер подключен к Интернету.
• Вы ознакомлены с интерфейсом Microsoft Outlook.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
1
Интеграция WebEx в Outlook для Windows
Параметры интеграции в Outlook
При планировании совещания можно пригласить на него посетителей, использовав любой
список адресов из Outlook, в том числе список глобальных адресов, список персональных
адресов или папку контактов. Если ограничение на присоединение только пользователей
WebEx не предусмотрено для совещания на вашем веб-сайте, приглашенным посетителям
не обязательно использовать интеграцию WebEx в Outlook и иметь учетную запись WebEx для
присоединения к совещанию.
В целях обеспечения безопасности совещаний в интеграции WebEx в Outlook используется
128-битное шифрование SSL для любых данных, отправляемых на ваш веб-сайт WebEx или
получаемых с него.
Кроме того, интеграция WebEx в Outlook обеспечивает перечисленные ниже возможности.
• Быстрый доступ к разделу "Мой WebEx" на веб-сайте WebEx, в котором содержится ваш
персональный список совещаний, профиль пользователя и другие параметры учетной
записи.
• Возможность начала мгновенных совещаний с помощью функции "Начать совещание
сейчас" (доступна не для всех веб-сайтов сервисной службы WebEx).
• Шаблоны приглашений на совещание
Параметры интеграции в Outlook
После установки инструментов повышения производительности WebEx в окне Microsoft Outlook
будет отображаться панель инструментов интеграции WebEx. Для закрепления панели
инструментов WebEx (равно как и панелей инструментов в Microsoft Outlook) можно выбрать и
перетащить на соответствующее место отдельные строки. Нажатие кнопки "X" позволяет
закрыть плавающую панель инструментов. Чтобы снова отобразить панель инструментов,
щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов Outlook и выберите пункт
"Инструменты повышения производительности WebEx".
Ниже приведено описание кнопок панели инструментов интеграции WebEx.
• Начать совещание сейчас. Начало мгновенного совещания или совещания в персональной
комнате. Это совещание, которое можно начать в любое время без необходимости в
предварительном планировании. Параметры мгновенных совещаний можно указать во
вкладке "Начать совещание сейчас" диалогового окна настроек WebEx. По умолчанию
мгновенные совещания проводятся в вашей персональной комнате. Если вы не хотите
использовать свою персональную комнату для мгновенных совещаний, выключите
параметр Использовать персональную комнату для всех моих мгновенных совещаний в
разделе "Настройки функции «Начать совещание сейчас»" в предпочтительных
параметрах. Начало мгновенного совещания или вход в персональную комнату. Это
совещание, которое можно начать в любое время без необходимости в предварительном
планировании. Параметры мгновенных совещаний можно указать во вкладке "Начать
совещание сейчас" диалогового окна настроек WebEx.
• Запланировать совещание. При нажатии этой кнопки в Outlook открывается окно "Встреча",
в котором содержатся параметры интеграции WebEx в Outlook для добавления совещания
WebEx, совещания в персональной комнате или персонального совещания. При выборе
параметра Запланировать совещание в персональной комнате в приглашение Outlook
будет добавлена информация о совещании в персональной комнате. Указать параметры
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
2
Интеграция WebEx в Outlook для Windows
Параметры интеграции в Outlook
запланированных совещаний можно в разделе "Параметры планирования" в Мой WebEx.
Для получения дополнительных сведений см. раздел Настройка параметров инструментов
повышения производительности WebEx, на странице 34.
Примечание
В окне "Совещание" в Outlook можно также задать параметры интеграции
WebEx.
• Меню планирования совещания. Открытие меню планирования совещания на панели
инструментов в Outlook позволяет получить доступ к перечисленным ниже параметрам.
◦Мой WebEx Обеспечивает доступ к разделу "Мой WebEx" веб-сайта WebEx, с помощью
которого можно управлять информацией о своей учетной записи и запланированных
совещаниях. Для получения дополнительных сведений о разделе "Мой WebEx" см.
онлайн-справку на своем веб-сайте.
◦Настройки учетной записи. Позволяет открыть вкладку "Учетная запись" диалогового
окна настроек WebEx и указать данные учетной записи пользователя WebEx, а именно,
URL веб-сайта WebEx, имя пользователя и пароль. В диалоговом окне настроек
WebEx можно также задать дополнительные параметры, например параметры
мгновенных совещаний.
◦Шаблоны совещания. Позволяет просмотреть шаблоны, сохраненные вами или
администратором на вашем веб-сайте WebEx. Шаблоны содержат настройки
совещания. Вы можете выбрать шаблон по своему усмотрению. Шаблоны совещания
доступны, только если настройками администрирования веб-сайта организаторам
разрешено использовать шаблоны для Outlook.
◦Задать полномочие на планирование. Позволяет открыть страницу "Мой профиль
WebEx", с помощью которой можно назначить доверенное лицо для планирования
или правки совещаний от вашего имени. Для получения дополнительных сведений
см. раздел "Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания
от вашего имени".
◦Справка. Позволяет выполнять поиск инструкций по использованию интеграции
WebEx в Outlook.
◦О программе. Позволяет просмотреть номер версии и информацию о лицензиях и
патентах интеграции WebEx в Outlook.
◦Проверить наличие обновлений. Обеспечивает проверку актуальности используемой
версии инструментов повышения производительности, а также доступности
обновленной версии для скачивания.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
3
Интеграция WebEx в Outlook для Windows
Параметры интеграции в Outlook
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
4
ГЛАВА
2
Планирование совещания
• Общие сведения о процедуре планирования совещаний, страница 5
• Организация совещания и приглашение посетителей, страница 6
• Планирование совещания WebEx, страница 6
• Планирование совещания в персональной комнате, страница 8
• Планирование персонального совещания, страница 9
• Приглашение посетителей, страница 10
• Задание шаблона повторения для совещания, страница 11
• Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания от вашего имени,
страница 13
Общиесведенияопроцедурепланированиясовещаний
При планировании онлайн-совещания с использованием интеграции WebEx в Outlook и отправке
приглашений на совещание необходимо иметь в виду указанное ниже.
• Интеграция WebEx в Outlook обеспечивает возможность использования базовых
параметров планирования совещания. Некоторые параметры, отображающиеся на
веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Outlook.
• Интеграция WebEx в Outlook поддерживает не все параметры повторений, доступные в
Microsoft Outlook. Для получения дополнительных сведений см. раздел Задание шаблона
повторения для совещания, на странице 11.
• Во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Microsoft Outlook, время
начала совещания отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, а не
в предпочтительных параметрах вашего веб-сайта службы WebEx.
На веб-сайте WebEx время проведения всех совещаний указано в часовом поясе, который
указан в ваших настройках сайта, без учета часового пояса, который установлен на вашем
компьютере.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
5
Планирование совещания
Организация совещания и приглашение посетителей
Организация совещания и приглашение посетителей
Чтобы организовать совещание с помощью интеграции WebEx в Outlook, см. раздел
Планирование совещания WebEx, на странице 6.
Чтобы организовать персональное совещание с помощью интеграции WebEx в Outlook, см.
раздел Планирование персонального совещания, на странице 9.
Чтобы пригласить посетителей на запланированное совещание, см. раздел Приглашение
посетителей, на странице 10.
Чтобы настроить повторяющееся совещание, см. раздел Задание шаблона повторения для
совещания, на странице 11.
Планирование совещания WebEx
Для организации онлайн-совещания с помощью интеграции WebEx в Outlook откройте новое
окно "Запрос на совещание" или "Встреча" в Outlook, затем укажите информацию и настройки
совещания.
Процедура
Шаг 1
Выполните в Microsoft Outlook одно из перечисленных ниже действий.
• Выберите параметр Запланировать совещание на панели инструментов WebEx.
• В меню Файл выберите пункт Создать > Запрос на совещание или Создать > Встреча.
Отобразится окно планирования с кнопкой Добавить совещание WebEx.
Примечание
Шаг 2
Если ваш веб-сайт WebEx поддерживает работу в облаке совместных комнат
совещаний (CMR), при планировании совещание WebEx также относится к типу
совещания CMR, благодаря чему в его данных указывается информация, с
помощью которой приглашенные могут присоединиться к совещанию с
использованием систем для видеоконференций и приложений.
Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
• Введите тему совещания в поле Тема.
• В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры
совещания.
• (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение
и выберите параметры повторения. Для получения дополнительных сведений см. раздел
Задание шаблона повторения для совещания, на странице 11.
• (Необязательно) Нажмите Добавить комнату, чтобы запланировать комнату TelePresence
в качестве ресурса комнат, благодаря чему пользователи смогут присоединиться к
совещанию с помощью устройств TelePresence.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
6
Планирование совещания
Планирование совещания WebEx
Примечание
Если ваш веб-сайт и ваша учетная запись поддерживают работу в облаке
CMR, при добавлении вами комнаты TelePresence в качестве ресурса комнат
приглашенные смогут выбрать параметр Присоединиться к совещанию
непосредственно на устройстве TelePresence.
• (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомления о
совещании.
Шаг 3
Выберите параметр Добавить совещание WebEx, чтобы указать настройки совещания.
Шаг 4
В диалоговом окне настроек WebEx выберите параметр Тип совещания для совещания WebEx
или выберите параметр Персональное совещание MeetingPlace для персонального совещания
MeetingPlace.
Примечание
При наличии учетной записи Cisco Unified MeetingPlace можно также выбрать
тип службы WebEx, а затем для параметра Тип совещания выбрать значение
Аудиосовещание Cisco Unified MeetingPlace.
Шаг 5
Введите пароль совещания или примите созданный системой пароль совещания.
Шаг 6
(Необязательно) Нажмите Ресурсы и введите имена приглашенных, которые следует назначить
альтернативными организаторами в списке Альтернативный организатор.
Примечание
• Альтернативный организатор может начать совещание, управлять им или
записать его, если организатор еще не присоединился. Альтернативный
организатор должен иметь учетную запись пользователя на вашем
веб-сайте WebEx. Если вы назначаете несколько альтернативных
организаторов, управлять совещанием будет альтернативный организатор,
который присоединится к совещанию первым.
• Альтернативный организатор должен быть одним из пользователей,
приглашенных вами на совещание, и у него должна быть учетная запись
пользователя на вашем веб-сайте WebEx.
• Если вы назначаете несколько альтернативных организаторов, управлять
совещанием будет альтернативный организатор, который присоединится
к совещанию первым.
• Несмотря на то, что альтернативный организатор может осуществить
запись совещания, владельцем этой записи является первоначальный
организатор совещания, а потому именно ему будет отправлено
уведомление о готовности записи.
Шаг 7
Укажите другие настройки совещания WebEx, затем нажмите ОК.
Для получения дополнительных сведений см. раздел Настройка параметров инструментов
повышения производительности WebEx, на странице 34.
Примечание
Шаг 8
При планировании совещания с помощью параметра Аудиосовещание Cisco
Unified MeetingPlace и выключении функций Посетители могут присоединяться
за Х мин до начала и Посетители также могут подключаться к телеконференции
до начала посетители не могут присоединяться к совещанию с мобильного
устройства, пока другой пользователь не начнет совещание на веб-сайте WebEx.
Выполните одно из указанных ниже действий.
• Отправьте посетителям приглашение на совещание. Для получения дополнительных
сведений см. раздел Приглашение посетителей, на странице 10.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
7
Планирование совещания
Планирование совещания в персональной комнате
• Нажмите Сохранить и закрыть и пригласите посетителей на запланированное совещание
позднее.
Интеграция WebEx в Outlook синхронизируется с вашим веб-сайтом WebEx, в результате чего
запланированное совещание добавляется в ваш календарь Outlook, в список совещаний на
странице "Мои совещания WebEx" вашего веб-сайта WebEx, а также на страницу персональной
комнаты, если она предусмотрена для вашей учетной записи.
Планирование совещания в персональной комнате
Запланированное совещание в персональной комнате проводится в соответствующей комнате,
а ссылка на присоединение к совещанию представляет собой URL вашей персональной
комнаты.
Чтобы запланировать совещание в персональной комнате с помощью интеграции WebEx в
Outlook, откройте новое окно "Запрос на совещание" или "Встреча" и укажите информацию и
настройки совещания.
Процедура
Шаг 1
В меню "Файл" в Microsoft Outlook выберите пункт Создать > Запрос на совещание или Создать >
Встреча.
Отобразится окно планирования, а также кнопка Добавить совещание WebEx на панели
инструментов WebEx.
Шаг 2
Откройте меню Добавить совещание WebEx и выберите пункт Добавить персональную комнату,
чтобы добавить соответствующую комнату в настройки совещания.
Примечание
Если ваш веб-сайт WebEx поддерживает работу в облаке совместных комнат
совещаний (CMR), при планировании совещание в персональной комнате также
относится к типу совещания CMR, благодаря чему в его данных указывается
информация, с помощью которой приглашенные могут присоединиться к
совещанию с использованием систем для видеоконференций и приложений.
Шаг 3
Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
a) Введите тему совещания в поле "Тема".
b) В списках "Время начала" и "Время завершения" укажите соответствующие параметры
совещания.
c) (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите "Повторение"
и выберите параметры повторения.
Для получения дополнительных сведений см. раздел Задание шаблона повторения для
совещания, на странице 11.
d) (Необязательно) Нажмите Добавить комнату, чтобы запланировать комнату TelePresence в
качестве ресурса комнат, благодаря чему пользователи смогут присоединиться к совещанию
с помощью устройств TelePresence.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
8
Планирование совещания
Планирование персонального совещания
Если ваш веб-сайт и ваша учетная запись поддерживают работу в облаке
CMR, при добавлении вами комнаты TelePresence в качестве ресурса комнат
приглашенные смогут выбрать параметр Присоединиться к совещанию
непосредственно на устройстве TelePresence.
e) (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомления о
совещании.
Примечание
Шаг 4
Отправьте приглашение.
Планирование персонального совещания
Чтобы настроить персональное совещание с помощью интеграции WebEx в Outlook, откройте
новое окно "Запрос на совещание" или "Встреча" в Outlook, затем задайте информацию и
настройки совещания.
Процедура
Шаг 1
Выполните в Microsoft Outlook одно из перечисленных ниже действий.
• Выберите параметр Запланировать совещание на панели инструментов WebEx.
• В меню Файл выберите пункт Создать > Запрос на совещание или Создать > Встреча.
Отобразится окно планирования, а также кнопка Добавить персональное совещание на панели
инструментов WebEx.
Шаг 2
Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
• Введите тему совещания в поле Тема.
• В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры
совещания.
• (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение
и выберите параметры повторения. Для получения дополнительных сведений см. раздел
Задание шаблона повторения для совещания, на странице 11.
• (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомления о
совещании.
Шаг 3
Нажмите Добавить персональное совещание, чтобы установить настройки персонального
совещания.
Шаг 4
Если отобразится вкладка Учетная запись диалогового окна настроек WebEx, введите
необходимую информацию и нажмите ОК.
Отобразится диалоговое окно настроек WebEx. При планировании совещания от имени другого
организатора в диалоговом окне настроек WebEx отображается сообщение "Вы планируете
совещание от имени организатора [имя организатора]".
Шаг 5
Установите настройки совещания WebEx и нажмите ОК.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
9
Планирование совещания
Приглашение посетителей
Для получения дополнительных сведений см. раздел Настройка параметров инструментов
повышения производительности WebEx, на странице 34.
Шаг 6
Выполните одно из указанных ниже действий.
• Отправьте посетителям приглашение на совещание. Для получения дополнительных
сведений см. раздел Приглашение посетителей, на странице 10.
• Нажмите Сохранить и закрыть и пригласите посетителей на запланированное совещание
позднее.
Интеграция WebEx в Outlook синхронизируется с вашим веб-сайтом WebEx, в результате чего
запланированное совещание будет добавлено в следующие разделы:
• ваш календарь Outlook;
• список совещаний на странице "Мои совещания WebEx" вашего веб-сайта WebEx;
• на страницу "Персональная комната", если она предусмотрена для вашей учетной записи.
Приглашение посетителей
При использовании интеграции WebEx в Outlook для планирования совещания приглашать
пользователей можно, выбирая их имена или адреса электронной почты в любом списке
контактов Microsoft Outlook. Например, если в вашей организации поддерживается глобальный
список адресов, вы можете приглашать посетителей, выбирая их имена в этом списке. Также
можно приглашать посетителей, которых нет в списке контактов Outlook, вводя их адреса
электронной почты.
После того, как вы пригласите посетителя на запланированное совещание, он получит
сообщение электронной почты с соответствующим приглашением. В сообщении электронной
почты содержится информация о совещании (в том числе его пароль) и ссылка, щелкнув
которую посетитель может присоединиться к совещанию.
Процедура
Шаг 1
Если совещание запланировано с помощью интеграции WebEx в Outlook, откройте элемент
календаря Outlook, соответствующий этому совещанию.
Шаг 2
Если открыто окно "Встреча", выберите параметр Пригласить посетителей для отображения
поля Кому, в которое можно ввести имена посетителей или их адреса электронной почты.
Чтобы удалить поле Кому, нажмите Отменить приглашение.
Шаг 3
Введите имена или адреса электронной почты в поле Кому и нажмите Отправить.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
10
Планирование совещания
Задание шаблона повторения для совещания
Задание шаблона повторения для совещания
Используя параметры работы с повторениями Microsoft Outlook, можно задать шаблон
повторения организуемого онлайн-совещания. Например, можно настроить повторение
совещания каждую среду в 14:00 до определенной даты. Интеграция WebEx в Outlook
обеспечивает планирование совещания на каждый указанный в шаблоне повторения день.
Возможности работы с повторениями, которые можно использовать с помощью интеграции
WebEx в Outlook, ограничены параметрами, доступными на вашем веб-сайте WebEx.
Процедура
Шаг 1
В окне "Совещание" или "Встреча" соответствующего совещания выберите параметр
Повторение.
Шаг 2
В диалоговом окне укажите параметры, затем выберите OК.
Поддержка шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook
В таблице ниже приведена информация об обработке шаблонов повторения Outlook в WebEx.
Совещания WebEx
Тип
Параметр Outlook
Преобразован в параметр совещания WebEx
По дням
Кажд. [X] дн.
Кажд. [X] дн.
Каждый рабочий день
Каждый рабочий день
Кажд. [X] нед. в: [воскресенье,
По
неделям понедельник, вторник, среду,
четверг, пятницу, субботу]
Для event-совещаний event Center и сеансов обучения Training
Center.
Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду,
четверг, пятницу, субботу]
При планировании в Microsoft Outlook совещания, которое должно
повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет
запланировано в Outlook надлежащим образом, однако на
веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.
Для параметра начала недели по умолчанию всегда установлено
значение "Воскресенье". Пользовательская настройка не
поддерживается, поэтому изменение дня начала недели не будет
синхронизировано с веб-сайтом WebEx.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
11
Планирование совещания
Поддержка шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook
Тип
Параметр Outlook
Преобразован в параметр совещания WebEx
По
[X]-й день кажд. [y] мес.
[X]-й день кажд. [y] мес.
месяцам
[Первый, второй, третий, четвертый, Не поддерживается
последний] день каждого месяца
[Первый, второй, третий, четвертый, Не поддерживается
последний] рабочий или выходной
день
[Перв., втор., трет., четв., посл.]
[Перв., втор., трет., четв., посл.] [воскресенье, понедельник,
[воскресенье, понедельник, вторник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу] кажд. [x] мес.
среду, четверг, пятницу, субботу]
кажд. [x] мес.
Ежегодно [1–31] [января,..., декабря], каждый [1–31] [января,..., декабря], каждый n (n> 1) год
n (n> 1) год
[первый, второй, третий, четвертый, Не поддерживается.
последний] [день, рабочий день,
выходной день] [января,..., декабря]
[перв., втор., трет., четверт., последн.] [воскресенье, понедельник,
[перв., втор., трет., четверт.,
последн.] [воскресенье,
вторник, среда, четверг, пятница, суббота] [января,..., декабря],
понедельник, вторник, среда,
кажд. n(n>1) год
четверг, пятница, суббота]
[января,..., декабря], кажд. n(n>1) год
Дата
Без указания даты окончания.
окончания
Завершить после [X] повторен.
Закончить до [ввести дату]
Без указания даты окончания.
Завершить после [X] повторен.
Закончить до [ввести дату]
Персональные совещания WebEx
Тип
Параметр Outlook
По дням Кажд. [X] дн.
Каждый рабочий день
По
Кажд. [X] нед. в: [воскресенье,
неделям понедельник, вторник, среду,
четверг, пятницу, субботу]
Преобразованный параметр персонального совещания WebEx
Каждый день
Каждый рабочий день
Кажд. [X] нед. в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду,
четверг, пятницу, субботу]
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
12
Планирование совещания
Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания от вашего имени
Тип
Параметр Outlook
Преобразованный параметр персонального совещания WebEx
По
[X]-й день кажд. [y] мес.
[x]-й день каждого месяца.
месяцам
[Первый, второй, третий, четвертый, [1,2,3,4,31] день каждого месяца.
последний] день каждого месяца
[Первый, второй, третий, четвертый, Не поддерживается.
последний] рабочий или выходной
день
[Перв., втор., трет., четв., посл.] [воскресенье, понедельник,
[Перв., втор., трет., четв., посл.]
[воскресенье, понедельник, вторник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу] кажд. [x] мес.
среду, четверг, пятницу, субботу]
кажд. [x] мес.
Ежегодно Кажд. [1,..., 31] [января,..., декабря]
Не поддерживается.
[первый, второй, третий, четвертый, Не поддерживается.
последний] [день, рабочий день,
выходной день] [января,..., декабря]
[Перв., втор., трет., четв., посл.]
Не поддерживается.
[воскресенье, понедельник, вторник,
среда, четверг, пятница, суббота]
[января,..., декабря]
Дата
Без указания даты окончания.
окончания
Если период времени превышает год, он преобразовывается в
один год.
Завершить после [x] повторен.
Если период времени превышает год, он преобразовывается в
один год.
Закончить до [ввести дату]
Если период времени превышает год, он преобразовывается в
один год.
Назначение доверенного лица, которое может
планировать совещания от вашего имени
С помощью интеграции WebEx в Outlook пользователь может назначить доверенное лицо,
которое сможет планировать или редактировать совещания от имени пользователя.
Например, если вам необходимо регулярно организовывать совещания WebEx, вы можете
предоставить своему помощнику полномочие на планирование совещаний от вашего имени.
После выдачи разрешения доверенное лицо сможет планировать, изменять, отменять и
начинать совещания от вашего имени.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
13
Планирование совещания
Назначение доверенного лица на сайте WebEx
• Предоставьте доверенному лицу полномочия на планирование совещаний на сайте
WebEx.
• Предоставьте доверенному лицу совместный доступ в Microsoft Outlook к календарю.
Важное примечание
• В любой момент вы можете отменить ранее выданное доверенному лицу разрешение
на планирование.
Назначение доверенного лица на сайте WebEx
Для назначения доверенного лица следует делегировать ему полномочие на планирование
совещаний на странице "Мой WebEx" > Мои предпочтительные параметры на веб-сайте
WebEx. Перейти на эту страницу можно непосредственно из Microsoft Outlook.
Помимо делегирования полномочия на планирование на веб-сайте WebEx также необходимо
предоставить доверенному лицу совместный доступ к календарю Microsoft Outlook. Для
получения дополнительных сведений см. раздел Назначение доверенного лица в Microsoft
Outlook, на странице 15.
Важное примечание
• Если параметр назначения доверенного лица не отображается на веб-сайте WebEx,
убедитесь, что администратор веб-сайта включил эту функцию.
• Кроме того, доверенному лицу необходима учетная запись организатора WebEx на
сайте WebEx.
• Адреса электронной почты, указанные для вашей учетной записи и учетной записи
доверенного лица на веб-сайте WebEx, должны совпадать с указанными адресами в
Microsoft Outlook.
Процедура
Шаг 1
Выберите параметр Запланировать совещание на панели инструментов WebEx в Microsoft
Outlook.
Шаг 2
В отобразившемся меню выберите пункт Задать полномочие на планирование.
Отобразится страница "Мой WebEx > Предпочтительные параметры".
Шаг 3
Раскройте категорию Параметры планирования.
Шаг 4
В разделе Полномочие на планирование выберите параметр Выбор организатора.
Шаг 5
В окне Выбор организаторов выберите адрес электронной почты доверенного лица и нажмите
Добавить > ОК.
Шаг 6
Нажмите Сохранить.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
14
Планирование совещания
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook
Чтобы назначить доверенное лицо, необходимо предоставить ему совместный доступ к
календарю Microsoft Outlook.
Помимо совместного доступа к календарю в Microsoft Outlook необходимо делегировать
доверенному лицу полномочие на планирование совещаний на вашем веб-сайте WebEx. Для
получения дополнительных сведений см. раздел Назначение доверенного лица на сайте
WebEx, на странице 14.
Важное примечание
• Убедитесь, что календарь, совместный доступ к которому вы предоставляете
доверенному лицу, не расположен в вашей персональной папке в Microsoft Outlook.
Доверенное лицо сможет получить доступ к календарю только в том случае, если он
расположен в общей папке.
• Имя и фамилия назначаемого доверенного лица должны содержаться в глобальном
списке контактов в Microsoft Outlook.
Процедура
Шаг 1
В меню "Файл" выберите пункт Настройки учетной записи.
Шаг 2
В меню "Настройки учетной записи" выберите пункт Доверить доступ.
Шаг 3
В диалоговом окне "Доверенные лица" нажмите Добавить.
Шаг 4
Выберите имя доверенного лица и нажмите ОК.
Шаг 5
В диалоговом окне "Полномочия доверенных лиц" выберите параметр Редактор в разделе
Календарь и нажмите ОК.
Шаг 6
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно "Доверенные лица".
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
15
Планирование совещания
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
16
ГЛАВА
3
Планирование совещания от имени
другого организатора
• Обзор планирования совещания от имени другого организатора, страница 17
• Планирование совещания или встречи от имени другого организатора, страница 18
• Начало совещания от имени другого организатора, страница 18
Обзор планирования совещания от имени другого
организатора
Запланировать совещание от имени другого организатора можно, если этот организатор
предоставил необходимые полномочия.
Например, руководитель, которому необходимо регулярно организовывать совещания WebEx,
может назначить своего помощника по административным вопросам для планирования
совещания от своего имени.
Получив от другого организатора полномочия на планирование, можно планировать,
редактировать и отменять совещания от его или ее имени. Перед тем как запланировать
совещание от имени другого организатора, убедитесь, что у вас имеется учетная запись
организатора, а также в том, что на вашем компьютере установлены инструменты повышения
производительности WebEx. Фактический организатор совещания также должен делегировать
вам полномочие на планирование совещаний на веб-сайте WebEx, выбрать вас в качестве
доверенного лица в Microsoft Outlook, а также предоставить вам доступ к своему календарю.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
17
Планирование совещания от имени другого организатора
Планирование совещания или встречи от имени другого организатора
Примечание
• После планирования совещания от имени другого организатора можно при
необходимости также и начать это совещание от имени другого организатора. Для
получения дополнительных сведений см. раздел Начало совещания от имени другого
организатора, на странице 18.
• В любой момент организатор, предоставивший полномочия на планирование, может
отменить его.
Планированиесовещанияиливстречиотименидругого
организатора
Чтобы запланировать совещание или встречу от имени другого организатора, необходимо
сначала открыть календарь этого организатора в Outlook (для этого организатор должен был
ранее предоставить вам совместный доступ к своему календарю).
Процедура
Шаг 1
Откройте календарь организатора в Outlook, выполнив указанные ниже действия.
a) Открыв приложение Microsoft Outlook, в меню Файл выберите пункт Открыть > Папка другого
пользователя.
Отобразится диалоговое окно "Открытие папки другого пользователя".
b) Введите имя действительного организатора или нажмите Имя, чтобы выбрать имя
действительного организатора.
c) Выберите Календарь в списке Тип папки, затем щелкните ОК.
Примечание
Открыть календарь другого пользователя можно различными способами,
в зависимости от вашей настройки представлений в Outlook. Подробности
см. в справке по Microsoft Outlook.
Отобразится календарь в совместном доступе.
Шаг 2
При просмотре нескольких календарей одновременно щелкните календарь фактического
организатора один раз.
Шаг 3
Откройте новое окно "Запрос на совещание" или "Встреча" в Outlook, затем укажите
информацию и настройки совещания.
Начало совещания от имени другого организатора
После того как вы запланировали совещание от имени другого организатора, фактический
организатор получает в Outlook соответствующее сообщение электронной почты с
подтверждением.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
18
Планирование совещания от имени другого организатора
Начало совещания от имени другого организатора
Перед началом работы
Убедитесь в наличии совместного доступа к календарю Outlook фактического организатора.
Процедура
Шаг 1
Откройте календарь организатора в Outlook, выполнив указанные ниже действия.
a) Открыв приложение Microsoft Outlook, в меню Файл выберите пункт Открыть > Папка другого
пользователя.
Отобразится диалоговое окно "Открытие папки другого пользователя".
b) Введите имя действительного организатора или нажмите Имя, чтобы выбрать имя
действительного организатора.
c) Выберите Календарь в списке Тип папки, затем щелкните ОК.
Примечание
Открыть календарь другого пользователя можно различными способами,
в зависимости от вашей настройки представлений в Outlook. Подробности
см. в справке по Microsoft Outlook.
Отобразится календарь в совместном доступе.
Шаг 2
Дважды щелкните элемент, соответствующий совещанию, в календаре другого организатора.
Откроется сообщение электронной почты с подтверждением.
Шаг 3
Чтобы начать совещание, убедитесь в том, что вы вошли на веб-сайт WebEx с помощью своей
учетной записи организатора, затем следуйте инструкциям в сообщении электронной почты.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
19
Планирование совещания от имени другого организатора
Начало совещания от имени другого организатора
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
20
ГЛАВА
4
Правка и отмена запланированных
совещаний
• Изменение запланированного совещания, страница 21
• Отмена запланированного совещания, страница 22
Изменение запланированного совещания
Совещание, запланированное с помощью интеграции WebEx в Outlook, можно в любой момент
изменить с помощью Outlook. Например, можно изменить время начала, задать новый пароль,
выбрать параметр для телеконференций и так далее.
После правки запланированного совещания с помощью интеграции WebEx в Outlook всем
приглашенным на совещание посетителям отправляется обновленное приглашение на
совещание. Кроме того, обновляется информация о совещании на вашем веб-сайте WebEx.
Примечание
• В случае отмены совещания WebEx на веб-сайте WebEx изменения не будут отражены
в Outlook. Например, если совещание было отменено на веб-сайте, оно не будет
отменено в календаре Outlook. Поэтому для отмены совещания рекомендуется
использовать только Outlook. Правка совещания, запланированного в Outlook, с
помощью веб-сайта Webex не приводит к желаемому результату.
• При переносе или отмене одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft
Outlook изменения будут также отражены только на веб-сайте WebEx.
Процедура
Шаг 1
Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
Шаг 2
Отредактируйте информацию о совещании или измените его параметры либо на панели
инструментов, либо во вкладке "Встреча".
Например.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
21
Правка и отмена запланированных совещаний
Отмена запланированного совещания
• Изменить настройки совещания WebEx можно, нажав Изменить параметры.
• Удалить ранее установленные настройки совещания WebEx можно, нажав Отменить
совещание WebEx.
• Добавить или изменить шаблон повторения можно, следует нажать Повторение.
• Правку текста сообщения электронной почты с приглашением на совещание следует
выполнять во вкладке Встреча.
Шаг 3
Выполните одно из указанных ниже действий.
• Чтобы отправить посетителям по электронной почте обновленное приглашение и
сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Отправить обновленные
сведения.
• Чтобы сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Сохранить и
закрыть.
Интеграция в Outlook синхронизируется с веб-сайтом сервисной службы WebEx, в результате
чего данные совещания обновляются и на веб-сайте.
Отмена запланированного совещания
Если совещание запланировано с помощью интеграции в Outlook, можно отменить это
совещание в Outlook.
После отмены совещания в Outlook интеграция в Outlook синхронизируется с вашим веб-сайтом
WebEx и удаляет совещание с веб-сайта WebEx.
Примечание
В случае отмены совещания с поддержкой только WebEx на веб-сайте WebEx изменения
не будут отражены в Outlook. Например, если совещание было отменено на вашем веб-сайте,
оно все равно будет отображаться в календаре Outlook. Поэтому Outlook следует
использовать для отмены или правки совещания с поддержкой только WebEx в случае,
если оно изначально было запланировано с помощью Outlook.
Процедура
Шаг 1
Откройте элемент календаря Outlook, соответствующий совещанию.
Шаг 2
Выберите Отменить совещание.
Шаг 3
Выберите Да в окне подтверждения.
Шаг 4
Выберите Отправить уведомление об отмене.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
22
ГЛАВА
5
Начало совещания
• Начало запланированного совещания с помощью Microsoft Outlook, страница 23
• Начало запланированного совещания с помощью меню WebEx в Outlook, страница 24
• Начало совещания с помощью веб-сайта WebEx, страница 24
• Начало мгновенного или персонального совещания с помощью меню WebEx в Outlook,
страница 24
• Начало персонального совещания с помощью Outlook, страница 25
Начало запланированного совещания с помощью
Microsoft Outlook
Процедура
Шаг 1
Откройте элемент, соответствующий совещанию, в своем календаре Microsoft Outlook.
Шаг 2
Перейдите по ссылке, предназначенной для начала совещания.
Ссылка, приведенная в данных элемента, соответствующего совещанию, предназначена
только для организаторов совещания. Она отличается от ссылки, приведенной в приглашении
для посетителей, с помощью которой они могут присоединиться к совещанию. Для получения
дополнительной информации см. раздел Присоединение к совещанию с помощью электронного
приглашения на совещание, на странице 27.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
23
Начало совещания
Начало запланированного совещания с помощью меню WebEx в Outlook
Началозапланированногосовещанияспомощьюменю
WebEx в Outlook
Процедура
Шаг 1
Открыв панель инструментов WebEx в Microsoft Outlook, выберите параметр Запланировать
совещание и нажмите Начать запланированное совещание.
Отобразится диалоговое окно "Начало запланированного совещания", в котором будет
отображен список совещаний, запланированных вами ранее.
Шаг 2
Выберите тип совещания, которое необходимо начать.
Шаг 3
Нажмите Начать.
Начнется совещание. Также будет отображено окно диспетчера совещаний.
Начало совещания с помощью веб-сайта WebEx
Процедура
Шаг 1
Открыв Microsoft Outlook, выберите параметр WebEx.
Шаг 2
В меню "Запланированное совещание" выберите пункт Мой WebEx.
Вам может быть предложено войти на свой веб-сайт WebEx, если вы еще не вошли в систему.
Отобразится страница "Мои совещания WebEx".
Шаг 3
Убедитесь, что в списке вверху страницы задан параметр Совещания, организатором которых
вы являетесь.
Шаг 4
Нажмите кнопку Начать рядом с необходимым совещанием.
Начало мгновенного или персонального совещания с
помощью меню WebEx в Outlook
Чтобы начать мгновенное или персональное совещание в Microsoft Outlook, нажмите Начать
совещание сейчас.
По умолчанию мгновенные совещания проводятся в вашей персональной комнате. Если вы
не хотите использовать свою персональную комнату для мгновенных совещаний, выключите
параметр "Использовать персональную комнату для всех моих мгновенных совещаний" в
разделе "Настройки функции «Начать совещание сейчас»" в предпочтительных параметрах.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
24
Начало совещания
Начало персонального совещания с помощью Outlook
Начало персонального совещания с помощью Outlook
Процедура
Шаг 1
Открыв Microsoft Outlook, выберите параметр WebEx.
Шаг 2
В меню "Запланированное совещание" выберите пункт Начать персональное совещание.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
25
Начало совещания
Начало персонального совещания с помощью Outlook
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
26
ГЛАВА
6
Присоединение к совещанию
• Присоединение к совещанию с помощью электронного приглашения на совещание,
страница 27
• Присоединение к совещанию с помощью меню WebEx в Outlook, страница 28
• Присоединение к совещанию с помощью веб-сайта WebEx, страница 28
Присоединение к совещанию с помощью электронного
приглашения на совещание
Получив электронное приглашение на совещание, вы можете присоединиться к нему одним
из перечисленных ниже способов.
• Присоединение к совещанию WebEx. Выбрать ссылку для присоединения к совещанию,
приведенную в электронном приглашении. Выбрав ссылку в приглашении во время работы
на компьютере, вы присоединитесь к совещанию с помощью компьютера. Выбрав ссылку
в приглашении на мобильном устройстве и установив мобильное приложение Cisco WebEx
Meetings, вы будете перенаправлены в это приложение для присоединения к совещанию.
• Присоединение с помощью приложения или системы для видеоконференций. Если для
вашего веб-сайта WebEx и вашей учетной записи включена функция использования
облака совместных комнат совещаний (CMR), в электронном приглашении указывается
адрес видео для совещания. Вы можете указать этот адрес видео в своей системе для
видеоконференций или в своем приложении, чтобы присоединиться к совещанию. Кроме
того, если организатор запланировал вашу систему TelePresence в качестве ресурса
комнаты в Microsoft Outlook, вы можете нажать кнопку Присоединиться к совещанию в
системе TelePresence, чтобы присоединиться к совещанию непосредственно с помощью
этой системы.
• Присоединение по телефону. Если вы хотите присоединиться к совещанию по телефону,
а не онлайн, позвоните по указанному в приглашении номеру системы. Аналогичным
образом можно выполнить присоединение к персональному совещанию или к
аудиосовещанию.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
27
Присоединение к совещанию
Присоединение к совещанию с помощью меню WebEx в Outlook
В приглашении на совещание содержится другая информация, которая может понадобиться
для присоединения к совещанию, например номер совещания или код доступа, пароль
совещания, числовой пароль совещания для присоединения с помощью видеосистемы или
телефона.
Если вы являетесь организатором и вам нужен ключ организатора или код доступа
организатора, перейдите по ссылке, приведенной внизу электронного приглашения.
Присоединение к совещанию с помощью меню WebEx
в Outlook
Процедура
Шаг 1
Открыв Microsoft Outlook, выберите параметр WebEx.
Шаг 2
В меню "Запланированное совещание" выберите пункт Присоединиться к совещанию.
Откроется диалоговое окно Присоединение к совещанию, в котором будет отображен список
совещаний на текущий день, на которые вы приглашены.
Шаг 3
(Необязательно) Чтобы просмотреть список совещаний на другой день, выберите другую дату
или нажмите По неделям или По месяцам, чтобы отобразить совещания на соответствующую
неделю или месяц.
Шаг 4
(Необязательно) Чтобы просмотреть все совещания, на которые вы приглашены, нажмите
Все совещания и просмотрите полный список совещаний на своем веб-сайте сервисной службы
WebEx.
Шаг 5
В поле под списком совещаний введите свой адрес электронной почты, номер мобильного
телефона или номер совещания.
Шаг 6
Нажмите Присоединиться.
Присоединение к совещанию с помощью веб-сайта
WebEx
Перед началом работы
Для присоединения к совещанию может понадобиться указанная ниже информация.
• Пароль совещания
• Идентификатор регистрации. Только для службы Event Center. Если организатор
event-совещания требует предоставления посетителем идентификатора регистрации
перед присоединением, в отправляемом посетителю сообщении электронной почты с
подтверждением регистрации содержится уникальный идентификатор.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
28
Присоединение к совещанию
Присоединение к совещанию с помощью веб-сайта WebEx
• Номер совещания. Посетители должны указывать этот номер для присоединения к
скрытому совещанию – совещанию, которое не отображается в календаре на вашем
веб-сайте WebEx.
Процедура
Шаг 1
Открыв Microsoft Outlook, выберите параметр WebEx.
Шаг 2
В меню "Запланированное совещание" выберите пункт Мой WebEx.
Вам может быть предложено войти на свой веб-сайт сервисной службы WebEx, если вы еще
не вошли в систему.
Отобразится страница "Мои совещания WebEx".
Шаг 3
Убедитесь, что в списке вверху страницы выбран параметр Совещания, на которые вы
приглашены.
Шаг 4
Нажмите кнопку Присоединиться рядом с совещанием, к которому вы хотите присоединиться.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
29
Присоединение к совещанию
Присоединение к совещанию с помощью веб-сайта WebEx
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
30
ГЛАВА
7
Установка и настройка инструментов
повышения производительности WebEx
• Общие сведения об установке и настройке инструментов повышения производительности
WebEx, страница 31
• Установка инструментов повышения производительности WebEx, страница 32
• Установка инструментов повышения производительности WebEx, страница 33
• Открытие диалогового окна "Параметры WebEx", страница 34
• Настройка параметров инструментов повышения производительности WebEx, страница
34
• О вкладке "Учетная запись", страница 35
• О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас", страница 36
• О вкладке "Предпочтительные параметры", страница 37
• О вкладке "Инструменты", страница 38
• Проверка версии инструментов повышения производительности, страница 39
• Проверка обновлений, страница 39
• Удаление инструментов повышения производительности WebEx, страница 40
Общие сведения об установке и настройке
инструментов повышения производительности WebEx
Вы можете установить инструменты повышения производительности WebEx, чтобы мгновенно
начинать совещания или присоединяться к ним с помощью панели инструментов повышения
производительности WebEx, продуктов Microsoft Office, веб-браузеров, Microsoft Outlook, IBM
Lotus Notes, а также чтобы планировать совещания с помощью Microsoft Outlook или IBM Lotus
Notes без входа на веб-сайт сервисной службы WebEx.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
31
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
Установка инструментов повышения производительности WebEx
После установки инструментов повышения производительности WebEx можно войти в систему
и настроить параметры учетной записи WebEx, параметры мгновенных и запланированных
совещаний, а также предпочтительные параметры панели инструментов повышения
производительности WebEx, а затем выбрать, какие из инструментов повышения
производительности необходимо использовать в WebEx.
Диалоговое окно состоит из следующих вкладок:
• Учетная запись.
• Параметры инструмента "Начать совещание сейчас".
• Запланированные совещания.
• "Предпочтительные параметры".
• Инструменты
Установка инструментов повышения
производительности WebEx
Если администратор сайта включил использование инструментов повышения
производительности WebEx для сайта сервисной службы WebEx, все инструменты повышения
производительности WebEx будут автоматически установлены на вашем сайте. Кроме того,
при публикации более новых версий инструменты повышения производительности WebEx
обновляются автоматически.
В процессе установки устанавливаются все инструменты повышения производительности
WebEx. Однако в любой момент можно изменить предпочтительные параметры и указать,
какие приложения необходимо использовать совместно с инструментами повышения
производительности WebEx, а также изменить другие предпочтительные параметры учетной
записи и совещаний WebEx, задав соответствующие параметры в диалоговом окне параметров
WebEx. Для получения дополнительных сведений см. раздел Настройка параметров
инструментов повышения производительности WebEx, на странице 34.
При необходимости вы также можете вручную скачать и установить инструменты повышения
производительности WebEx. Перед установкой инструментов повышения производительности
WebEx убедитесь, что ваш компьютер соответствует приведенным ниже минимальным
требованиям.
• У вас должны быть права администратора для внесения изменений в систему этого
компьютера.
• Сведения о поддерживаемых операционных системах, браузерах и другие минимальные
требования к системе см. в примечаниях к выпуску межплатформенных продуктов WebEx.
• Процессор Intel x86 (Pentium с тактовой частотой не менее 400 МГц) или совместимый
процессор.
• Поддержка JavaScript и файлов cookie в браузере.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
32
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
Установка инструментов повышения производительности WebEx
Примечание
При наличии установленной предыдущей версии инструментов повышения
производительности ее необходимо удалить, прежде чем устанавливать новую.
Кроме того, перед установкой новой версии инструментов повышения производительности
может быть необходимо закрыть некоторые приложения, например Microsoft Outlook и
браузеры. Далее необходимо будет запустить эти приложения снова, а также войти в
систему, чтобы увидеть новый интерфейс.
Интеграция WebEx для IBM Lotus Notes входит в пакет установки или скачивания
инструментов повышения производительности WebEx только в том случае, если
администратор сайта разрешил интеграцию Lotus Notes для данного сайта.
Кроме этого, системные администраторы могут осуществить массовую установку на
компьютеры с веб-сайта. Дополнительные сведения см. в руководстве ИТ-администратора
по массовому развертыванию инструментов повышения производительности WebEx по адресу
https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Установка инструментов повышения
производительности WebEx
Процедура
Шаг 1
Войдите в свою учетную запись на веб-сайте WebEx.
Шаг 2
Выберите вкладку Meeting Center.
Шаг 3
На левой панели навигации в разделе Поддержка выберите Скачивания.
Шаг 4
Под заголовком "Инструменты повышения производительности WebEx" на странице
"Скачивания" нажмите Скачать.
Откроется диалоговое окно "Скачивание файла".
Шаг 5
Сохраните программу установки на свой компьютер.
В имени файла установки будет расширение .msi.
Шаг 6
Запустите файл установки и следуйте инструкциям.
Отобразится диалоговое окно инструментов повышения производительности WebEx.
Шаг 7
Введите URL вашего веб-сайта WebEx, имя пользователя и пароль.
Что дальше
Завершив установку и войдя в свою учетную запись WebEx, проверьте заданные вами настройки
в диалоговом окне настроек WebEx. Для получения дополнительной информации см. раздел
Настройка параметров инструментов повышения производительности WebEx, на странице
34.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
33
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
Открытие диалогового окна "Параметры WebEx"
Открытие диалогового окна "Параметры WebEx"
Открыть диалоговое окно "Параметры WebEx" можно одним из указанных ниже способов.
• Чтобы открыть диалоговое окно параметров WebEx из главного меню, выберите Пуск >
Программы > WebEx > Инструменты повышения производительности > Параметры WebEx.
• Чтобы открыть диалоговое окно параметров WebEx с помощью панели инструментов
повышения производительности WebEx, выполните указанные ниже действия.
◦Если панель инструментов повышения производительности WebEx не открыта,
выполните следующее:
◦дважды щелкните пиктограмму инструментов повышения производительности
WebEx на рабочем столе;
◦Перейдите в меню Пуск > Программы > WebEx > Инструменты повышения
производительности > Инструменты повышения производительности WebEx.
◦На панели инструментов повышения производительности WebEx выберите Изменить
параметры WebEx.
• Чтобы открыть диалоговое окно параметров WebEx с помощью Microsoft Outlook или IBM
Lotus Notes, в меню WebEx выберите Параметры учетной записи.
• Чтобы открыть диалоговое окно параметров WebEx из Microsoft Office, в Microsoft Word,
Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint выберите Параметры WebEx.
Настройка параметров инструментов повышения
производительности WebEx
Процедура
Шаг 1
Откройте диалоговое окно параметров WebEx. Подробные сведения см. в разделе Открытие
диалогового окна "Параметры WebEx".
Шаг 2
На вкладке Учетная запись войдите в свою учетную запись, указав URL веб-сайта WebEx и
введя свое имя пользователя и пароль. Подробные сведения см. в разделе О вкладке "Учетная
запись", на странице 35.
Шаг 3
Нажмите Обновить.
Шаг 4
Выберите вкладку Настройки функции "Начать совещание сейчас".
Шаг 5
Укажите параметры мгновенных совещаний, которые начинаются с помощью панели
инструментов повышения производительности WebEx, продуктов Microsoft Office, браузеров,
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
34
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Учетная запись"
программ контекстных меню, а также Microsoft Outlook или IBM Lotus Notes. Подробные сведения
см. в разделе О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас", на странице 36.
Шаг 6
Выберите вкладку Предпочтительные параметры.
Шаг 7
Задайте параметры панели инструментов повышения производительности WebEx. Подробные
сведения см. в разделе О вкладке "Предпочтительные параметры", на странице 37.
Шаг 8
Выберите вкладку Инструменты.
Шаг 9
Выберите приложения, с которыми следует использовать интеграцию WebEx. Подробные
сведения см. в разделе О вкладке "Инструменты", на странице 38.
О вкладке "Учетная запись"
Параметры учетной записи используются для входа на сайт WebEx.
• URL сайта. Введите URL сайта WebEx Meeting Center, на который необходимо войти.
Пример формата URL: компания.webex.com.
Примечание
Если введен URL для сайта, который не поддерживает интеграцию
TelePresence, на таком сайте можно будет планировать совещания только с
WebEx и получить доступ к соответствующей документации.
• Username. Позволяет ввести имя пользователя учетной записи организатора на сайте
WebEx.
• Пароль. Позволяет ввести пароль учетной записи организатора на сайте WebEx.
• Запомнить пароль. Сохранить введенные имя пользователя и пароль, чтобы не вводить
имя пользователя и URL сайта при входе в следующий раз.
• Забыли пароль? Открыть страницу "Забыли пароль?" на сайте WebEx, чтобы отправить
запрос на создание нового пароля.
• Изменить пароль. Откройте диалоговое окно, с помощью которого можно задать новый
пароль.
• Язык. Проверить язык, выбранный в данный момент на сайте WebEx.
• Региональные параметры. Проверить страну и региональные параметры, выбранные
для сайта WebEx.
• Часовой пояс: Проверить часовой пояс, выбранный в данный момент на сайте WebEx.
• Изменить параметры веб-сайта службы WebEx. Открыть страницу Мой WebEx > Мой
профиль на сайте WebEx и внести изменения в свой профиль.
• Обновить. Обновить диалоговое окно настроек WebEx, чтобы получить последние
настройки с сайта WebEx.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
35
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас"
О вкладке параметров функции "Начать совещание
сейчас"
Параметры мгновенных совещаний относятся к совещаниям, начатым мгновенно с панели
инструментов повышения производительности WebEx, продуктов Microsoft Office, браузеров,
программ обмена мгновенными сообщениями, контекстных меню, а также из Microsoft Outlook
или IBM Lotus Notes.
• Шаблон совещания. Позволяет выбрать необходимый шаблон совещания.
• Тип совещания. Выбор типа совещания WebEx, который следует использовать для
мгновенных совещаний. Для этого параметра отображаются только те типы совещаний,
которые доступны для вашего веб-сайта или вашей учетной записи пользователя.
• Использовать мою персональную комнату для мгновенных совещаний. Выберите, чтобы
по умолчанию использовать для мгновенных совещаний свою персональную комнату.
• Тема совещания. Позволяет ввести тему или название совещания.
• Пароль совещания. Позволяет потребовать от участникам вводить пароль для
присоединения к организуемому вами совещанию. В соответствии с настройками сайта
возможны различные требования безопасности на вводимые пароли (например,
минимальная длина и минимальное количество букв, цифр или специальных символов).
• Внести в общедоступный календарь. Включить это совещание в календари совещаний
на сайте сервисной службы WebEx. Доступно только для совещаний, совещаний по
продажам и сеансов обучения.
• Спрашивать моего утверждения при присоединении какого-либо пользователя. Позволяет
указать, что при попытке какого-либо пользователя присоединиться к организованному
вами совещанию на экране вашего компьютера должно появиться диалоговое окно
запроса на присоединение. Доступно только для сеансов поддержки.
• Аудиосоединение. Позволяет выбрать тип необходимого аудиосоединения.
◦Нет: Означает, что совещание не предусматривает аудиосоединение, либо
информацию о нем будет передана участникам без использования службы
совещаний.
◦Аудио WebEx. Означает, что при проведении совещания будет использоваться аудио
WebEx, что позволит вам использовать для участия в совещании либо телефон, либо
компьютер в качестве аудиоустройства. При выборе данного варианта необходимо
задать один из приведенных ниже параметров для службы аудио WebEx.
• Показывать посетителям глобальные номера телефонов системы. Выберите
этот параметр, чтобы предоставить посетителям из других стран список номеров
(например, бесплатных или местных), на которые они могут позвонить для
присоединения к аудио.
• Показывать бесплатный номер. Выберите этот параметр, если ваш сайт
предоставляет бесплатный номер и вы хотите, чтобы он отображался и
посетители могли звонить на него для присоединения к аудио.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
36
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Предпочтительные параметры"
Примечание
После начала совещания у участников есть возможность использовать в
качестве аудиоустройства компьютер или телефон.
◦Сторонняя телеконференция: Указывает, что во время совещания проводится
телеконференция, предоставляемая сторонней службой. Введенные в текстовое
поле инструкции автоматически будут отображены на экранах участников после
присоединения к совещанию.
Подсказка
Участнику потребуется прямая телефонная линия, чтобы получить вызов
от службы телеконференций. Однако участник без прямой телефонной
линии может присоединиться к телеконференции, позвонив на номер
телефона системы, который всегда можно найти в окне совещания.
• Тон прихода и ухода. Выберите звуковой сигнал, который будет воспроизводиться, когда
посетитель будет присоединяться к аудиосовещанию или выходить из него.
О вкладке "Предпочтительные параметры"
Предпочтительные параметры определяют некоторые функции панели инструментов
повышения производительности WebEx.
• Всегда поверх всех окон на рабочем столе. Располагать панель инструментов повышения
производительности WebEx поверх окна любого другого приложения или программы,
открытой на компьютере.
• Показывать панель инструментов повышения производительности WebEx при запуске
Windows.
• Показывать инструменты повышения производительности на панели задач.
• Показывать функцию планирования на панели инструментов повышения
производительности. Отображать на панели ссылки "Начать запланированное совещание"
и "Запланировать совещание". По нажатию одной из этих ссылок будет выполнен переход
на соответствующие страницы сайта сервисной службы WebEx.
• Адресная книга по умолчанию. Выбор почтовой программы и программы планирования
для заданной по умолчанию адресной книги. Благодаря интеграции инструментов
повышения производительности WebEx с выбранной программой электронной почты
можно без труда получать адреса электронной почты своих контактов. Выбор программы
на панели инструментов повышения производительности WebEx позволяет открывать
адресную книгу в этой почтовой программе.
• Параметры начала совещания
◦Разрешить мне изменять тему в момент начала совещания.
◦Разрешить мне изменять пароль совещания в момент начала совещания.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
37
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Инструменты"
О вкладке "Инструменты"
Параметры в данной вкладке определяют набор программ, для которых задействованы
интеграции и ярлыки WebEx.
• Электронная почта и планирование. Отображать панель инструментов повышения
производительности WebEx и команды для планирования совещаний или начала
мгновенных совещаний с помощью инструментов повышения производительности WebEx,
в частности с помощью Microsoft Outlook или IBM Lotus с использованием контактов и
календаря этих приложений.
• Microsoft.
◦Использовать WebEx с Microsoft Office. Отображать кнопки WebEx для начала
мгновенного совещания с помощью инструментов повышения производительности
WebEx и автоматического предоставления совместного доступа к выбранному файлу
или документу с помощью следующих приложений Microsoft Office:
• Excel;
• PowerPoint;
• Word.
◦Показывать панель инструментов в Internet Explorer. Отображать панель
инструментов повышения производительности WebEx для начала мгновенных
совещаний на панели инструментов Microsoft Internet Explorer.
◦Отображать в контекстных меню Windows (требуется перезагрузка). Показывать
команду WebEx для начала мгновенного совещания и автоматического
предоставления совместного доступа к выбранному файлу или документу в
контекстном меню Windows Explorer.
• Mozilla Firefox.
◦Показывать панель инструментов в Firefox. Отображать панель инструментов
повышения производительности WebEx для начала мгновенных совещаний на панели
инструментов Firefox.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
38
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
Проверка версии инструментов повышения производительности
Проверка версии инструментов повышения
производительности
Процедура
Шаг 1
На панели задач в Windows щелкните правой кнопкой мыши пиктограмму Инструменты
повышения производительности.
Шаг 2
В меню инструментов повышения производительности выберите пункт Об инструментах
повышения производительности WebEx, чтобы узнать, какая версия установлена на
компьютере.
Шаг 3
Перейдите на веб-сайт WebEx.
Шаг 4
Выберите Поддержка > Скачивания.
Шаг 5
В разделе "О Meeting Center" проверьте номер версии, приведенный в списке для инструментов
повышения производительности.
Шаг 6
Если на вашем компьютере установлена версия, отличная от указанной в списке на вашем
веб-сайте, выберите Скачать в разделе "Инструменты повышения производительности" на
странице "Скачивания", чтобы скачать новейшую версию.
Проверка обновлений
Если у вас есть возможность получать обновления инструментов повышения
производительности WebEx, вы можете проверить наличие обновлений.
Процедура
Шаг 1
На панели задач в Windows щелкните правой кнопкой мыши пиктограмму инструментов
повышения производительности.
Шаг 2
Выберите пункт Проверить наличие обновлений.
Система выполнит проверку наличия актуального обновления. Если обновление недоступно,
отобразится сообщение о том, что в данный момент установлена самая актуальная версия.
Если обновление доступно, вы можете незамедлительно установить его.
Примечание
Также можно воспользоваться командой Проверить наличие обновлений в
меню планирования совещания WebEx в Microsoft Outlook.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
39
Установка и настройка инструментов повышения производительности WebEx
Удаление инструментов повышения производительности WebEx
Удаление инструментов повышения
производительности WebEx
Инструменты повышения производительности WebEx можно удалить с помощью команд
главного меню или панели управления.
При удалении инструментов повышения производительности с компьютера удаляются все
инструменты повышения производительности и их ярлыки. Если вы хотите продолжать
пользоваться некоторыми инструментами повышения производительности, но отключить
остальные, измените параметры в диалоговом окне настроек WebEx. Для получения
дополнительных сведений см. раздел Настройка параметров инструментов повышения
производительности WebEx, на странице 34.
Удаление инструментов повышения производительности WebEx с
помощью главного меню
Процедура
Шаг 1
Выберите Пуск > Программы > WebEx > Инструменты повышения производительности >
Удалить.
Шаг 2
Нажмите Да, чтобы подтвердить удаление инструментов повышения производительности
WebEx.
Удаление инструментов повышения производительности WebEx с
помощью панели управления
Процедура
Шаг 1
Выберите Пуск > Параметры > Панель управления.
Шаг 2
Дважды щелкните пиктограмму Установка и удаление программ.
Шаг 3
Выберите Инструменты повышения производительности WebEx.
Шаг 4
Нажмите Удалить.
Шаг 5
Нажмите Да, чтобы подтвердить удаление инструментов повышения производительности
WebEx.
Руководство пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Windows (WBS31)
40