TÜMOSAN TEDARİKÇİ PORTALI Kullanım Kılavuzu

TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
TÜMOSAN TEDARİKÇİ PORTALI
Kullanım Kılavuzu
1
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
İçindekiler
1. Giriş ve Genel Özellikler .......................................................................................... 3
1.1.
Giriş Ekranı ............................................................................................................. 3
1.2.
Genel Özellikler ...................................................................................................... 5
2. Satın Alma Menüsü ................................................................................................. 6
2.1.
Talep İşlemleri ....................................................................................................... 6
2.2.
Talep İşlemlerinin Kabulü ....................................................................................... 7
2.3.
Açık Siparişler....................................................................................................... 10
2.4.
Cari Ekstre ............................................................................................................ 10
2.5.
Master Planlama................................................................................................... 11
2.6.
Sevk İrsaliyesi ...................................................................................................... 12
2.7.
İrsaliye Geçmişi ................................................................................................... 13
3. Sıkça Sorulan Sorular (SSS).................................................................................. 14
2
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
1. Giriş ve Genel Özellikler
1.1. Giriş Ekranı
Portalı tüm web browserlar ile kullanabilirsiniz. Fakat Internet Explorer kullanan
tedarikçilerimizin en güncel sürümü kullanması gerekir.
Sisteme girerken, http://www.tumosan.com.tr/ adresindeki “PORTAL / TEDARİKÇİ PORTALİ”
menüsü kullanılmaktadır.
Bu adrese ayrıca, http://b2b.tumosan.com.tr/ adresinden de ulaşılabilir. İnternet adresine
gidilince aşağıdaki giriş ekranı gelecektir.
3
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
Gelen ekranda, Hesap Kodu, Kullanıcı Adı ve şifre alanları doldurularak giriş yapılır.
Tedarikçi firma daha önceden, portal kullanacak personellerinin isimlerini, mail adreslerini,
Yönetici / Finans / Sevkiyat yetki türlerinden hangisine sahip olması gerektiğini Tümosan
Satın alma Departmanına bildirmelidir. Satın alma Departmanının bu bilgileri sisteme kaydetmesi
ile kullanıcı portala giriş yapabilecektir.
Hesap Kodu: Kullanıcının Tümosan’daki S1-01-320-###### formatındaki kodudur.
Kullanıcı Adı: Tümosan Satın alma Departmanına bildirilen E-Mail adresleri personellerin
Kullanıcı adı olacaktır.
Şifre: Kullanıcı sisteme ilk kez girerken Şifremi Unuttum butonuna tıklayarak şifresini
oluşturabilecek, sonrasında oluşturduğu bu şifre ile portal kullanımına devam edebilecektir.
Şifre unutulmuşsa, Şifremi Unuttum linkine tıklanarak sistemde kayıtlı olan e-mail adresinize yeni
bir şifre gelmesini sağlayabilirsiniz.
4
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
1.2. Genel Özellikler
Sisteme ilk girişte, aşağıdaki ekran görüntüsü gelecektir. Menüde, üstte ilgili firmanın kodu
(örnekte S1-01-320-000327) kullanıcının ismi, kullanıcı kodu(örnekte eray.ozdemir@albil.com.tr)
şeklinde görünmektedir.
Çıkış işlemi, Çıkış Yap butonuyla yapılabilir. Sol tarafta ise işlemlerle ilgili menüler
bulunmaktadır. İstenilen menüye tıklanarak gidilebilir. Aşağıda girilen bir ekranın görüntüsü
bulunmaktadır.
Genel olarak ekranlarda şu özellikler bulunmaktadır.
-
-
Aramalar: Ekrandaki kayıtlar, kolonların üstünde bulunan boş alana yazılarak süzülebilir.
Bu işlem için aranacak ifadenin başına * işareti konulması gerekmektedir. (Örnekte,
*DİREKSİYON şeklinde yazılmıştır.)
Kayıtları Sıralama: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan alanda kayıtlar
büyükten küçüğe veya küçükten büyüğe sıralanabilir.
Kolonların Yerinin Değiştirilmesi: Sürükle bırak şeklinde ekrandaki kolonların yerleri
değiştirilebilir.
Kolon Gizle/Göster: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan ekranda istenilen
kolonun gizlenmesi sağlanabilir.
Kayıt Seçimi: Ekranlarda üzerinde işlem yapılacak kayıtlar, satırın başında bulunan
kutucuk tıklanarak işaretlenmelidir.
Tümünü Seç: Ekrandaki kayıtların tümünün seçilmesini sağlar.
Tümünün İşaretini Kaldır: Seçilmiş kayıtların işaretinin kaldırılmasını sağlar.
Excel Butonu: Excel butonuna basılarak, ekrandaki kayıtlar excele gönderilebilir.
5
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
2. Satın Alma Menüsü
2.1. Talep İşlemleri
Talep işlemleri menüsüne girildiğinde aşağıdaki ekran gelecektir.
Bu ekranda, tedarikçimize açılan taleplerimiz görülmektedir. Tedarikçimize Tümosan tarafından
talep gönderildiği, e-mail yoluyla da bildirilecektir ve tedarikçimizin talepten haberdar olması
sağlanacaktır.
Bu ekranda tedarikçi, ilgili taleplerle ilgili olarak Kabul, Ret, Revize işlemlerini gerçekleştirebilir.
Ekrandaki alanların açıklamaları şu şekildedir.
Talep Kodu: Tümosan sisteminde bu talebin numarasını belirtmektedir.
Madde Kodu: Talep edilen madde kodunu gösterir.
Madde Adı: Talep edilen madde adıdır.
Talep Miktarı: Talep edilen madde miktarıdır.
Birim: İlgili talebin birimidir.
Fiyat: Satın alma birim fiyatıdır.
Para birimi: Fiyatın para birimini gösterir.
Teslimat Tarihi: İstenilen teslimat tarihidir.
6
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
2.2. Talep İşlemlerinin Kabulü
Talep işlemleri ekranında, durum alanı bulunmaktadır. Bu alan taleple ilgili işlemlerin yapılacağı
alandır.
Şu seçenekler mevcuttur.
-
Bekliyor: Talep Tümosan tarafından portalda yayınlanmaya başladıktan sonra üzerinde
tedarikçi tarafından bir işlem yapılmazsa durumu bekliyor olacaktır.
Kabul İşlemi: Kabul edilmek istenen işlem satırlarının başındaki seç kutucuğu seçilir.
Tümü seçilmek isteniyorsa “Tümünü Seç” butonuna basılarak kayıtlar seçilir.
Ardından “Onayla” butonuna basılarak Durum alanı Kabul haline döner. Sistem bu esnada
aşağıdaki uyarı mesajını verecektir.
7
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
Kayıtlar yukarıdaki şekli alır. Burada Kaydet butonuna basılması gerekmektedir. Kaydet
butonuna basılmadan ekrandan çıkılması herhangi bir işlem yapılmamasına neden olacaktır.
Kullanıcının kabul ettiği talepler Talep işlemleri ekranından kaybolacaktır. Siparişe dönüşen bu
kayıtlar Açık Siparişler ekranından takip edilecektir.
-
Red İşlemi: Kullanıcı, talep satırlarının bir kısmını veya tamamını reddetmek isteyebilir.
Bu durumda kabul işlemine benzer şekilde reddedeceği satırları seçer, Reddet butonuna
basar, aşağıdaki uyarıyı alır.
8
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
Ekrandaki kayıtların Durum alanı yukarıdaki şekilde Reddedildi olur. Bu durumda kullanıcı
Kaydet butonuna basarak işlemini sonlandırmalıdır. Sistem red işleminde Açıklama alanının
doldurulmasını zorunlu bırakmaktadır.
Eğer açıklama girilmezse yukarıdaki uyarı alınacaktır.
-
Revize: Kullanıcı , talep satırlarının bir kısmını veya tamamını revize etmek isteyebilir. Bu
durumda kabul işlemine benzer şekilde revize edeceği satırları seçer, “Revize et”
butonuna basar. Revize işleminde de açıklama zorunludur. Kullanıcı bu işlem için de
Kaydet butonuyla işlemi tamamlamalıdır.
9
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
2.3.
Açık Siparişler
Kullanıcının sistemdeki açık siparişlerini görebileceği ekrandır. Bu siparişler, daha önce Talep
İşlemleri ekranında Kabul edilen taleplerin siparişe dönüşmüş halidir. Satırların kırmızı renkte
olması Sevk tarihinin geçtiği anlamındadır.
2.4. Cari Ekstre
Bu ekran tedarikçi firmadaki Finans Sorumlusunun ve Tümosan Müşteri İlişkiler Sorumlusunun
kullanacağı ekrandır; tedarikçinin Tümosan nezdindeki Cari ekstresini gösterir.
Girilen başlangıç ve bitiş tarih aralığındaki cari ekstre bu ekrandan alınabilir.
10
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
2.5. Master Planlama
Master planlama ekranında aylar bazında öngörü siparişler yer almaktadır.
Master Planlama ekranındaki öngörü siparişleri hiçbir zaman Tümosan’ın kesin sipariş taahhüdü
değildir.
11
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
2.6.
Sevk İrsaliyesi
Bu ekranda, açık siparişlerin sevk irsaliye kaydının oluşması sağlanmaktadır.
Sevk edilecek kayıtlar seçildikten sonra, Yeni Sevk İrsaliyesi butonuna basılır. Açılan ekranda
irsaliye tarihi ve irsaliye numarası alanları doldurularak İrsaliye Oluştur butonuna basılır.
12
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
Sistemde irsaliye oluşunca aşağıdaki uyarı mesajı gelecektir.
2.7.
İrsaliye Geçmişi
13
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
İrsaliye Geçmişi ekranında kullanıcı daha önce oluşturmuş olduğu irsaliyeleri ve satırlarını
görebilecektir. Kayıt Kodu sütunu (AGL-######### numarası), Ax içinde Giriş Listesi
numarasını göstermektedir.
Giriş Listesi Durumu sütunundaki tanımlamalar şu şekildedir:
Portal oluşturuldu: İrsaliyenin tedarikçi tarafından oluşturulduğunu fakat henüz Tümosan’a
ulaşmadığını gösterir.
İrsaliye oluşturuldu: Tedarikçi tarafından oluşturulan irsaliyenin, Tümosan’a ulaştığını ve
sisteme işlendiğini gösterir.
İptal edildi: Tedarikçi tarafından oluşturulan irsaliyenin herhangi bir sebepten dolayı iptal
edildiğini gösterir. Bu durumda ilgili kayıtla alakalı olarak Tümosan Satın alma departmanı ile
görüşülmesi gerekmektedir.
3. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Soru: Internet Explorer web browserı ile Tümosan portalindeki sayfalara ulaşmaya
çalışıyorum. Fakat sayfalar boş geliyor. Ne yapmam gerekir?
Cevap: Kılavuzun 3. Sayfasında belirtildiği gibi Internet Explorer sürümü en güncel versiyon
olmalıdır. Aksi takdirde veriler ekrana gelmeyebilmektedir. Tümosan, portal kullanımı için
Google Chrome web browserı önermektedir.
Soru: Sevk İrsaliyesi ekranında bize sipariş etmiş olduğunuz miktardan farklı bir miktar
göndermem gerekiyor ve Miktar sütununu değiştiremiyorum. Ne yapmam gerekir?
Cevap: Olağan dışı durumlarda, farklı miktarlar sevk edilmek istendiğinde, “Miktar” sütunu
değil “Teslimat Miktarı” sütunundaki adet değiştirilerek irsaliye oluşturulur ve sevkiyat
tamamlanır.
Soru: Oluşturduğum irsaliyelerin durumu İrsaliye Geçmişi ekranında İptal Edildi olarak
görünüyor. Bu ne manaya gelmektedir?
Cevap: İptal Edildi durumu; irsaliyenin Tümosan’daki Teslim ve Tesellüm Formeni personel
tarafından gerek miktar, gerekse stok kodu hatası nedeni ile iptal edilip, manuel olarak
tekrar girildiğini göstermektedir. Tümosan, tedarikçilerimizden bu tür hataları minimuma
indirmelerini beklemektedir.
14
TÜMOSAN Tedarikçi Portalı Kullanım Kılavuzu
Soru: İrsaliye numarasını / tarihini / miktarını yanlış yazarak sevkiyat yaptım ve kaydettim.
Nasıl düzeltebilirim?
Cevap: Tümosan
gerçekleştirilecektir.
Satın
Alma
Departmanı
ile
irtibata
geçerek
düzeltilmesi
Soru: Sevkiyat Sorumlumuz işten ayrıldı, kullanıcı şifresi ne olacak?
Cevap: Tümosan Satın Alma Departmanı ile irtibata geçilerek kullanıcının sistemden
silinmesi talep edilecektir.
Soru: Yeni Finans Sorumlumuz işe başladı, nasıl kullanıcı tanımlatabilirim?
Cevap: Sayfa 4’te belirtildiği gibi; yeni portal kullanıcısının işe başlaması durumunda
Tümosan Satın Alma Departmanı’na personelin ismi, e-mail adresi ve hangi yetki türüne
sahip olacağı bilgisi iletilmelidir.
15

Download Report