KURUMSAL GELİŞİM ARAÇLARI VE ALTI SİGMA Mustafa Murat > TKY/ Stratejik Planlama Uzmanı > mmurat06@gmail.com Dergimizin her yeni sayısında kurumsal kalite araç ve yöntemleri üzerinde durularak günümüz yönetim anlayışında ön plana çıkan yaklaşımları ve uygulamaları okuyucularımıza duyurulmaktadır. Yönetimde; etkinliğe, verimliliğe ve yüksek performansa kapı açılarak, “klasik yönetim tarzından vizyoner liderlikle, ekip çalışmasına geçmenin gerektiği” vurgulanarak “okul ve kurumlarımızda yeni yaklaşımların uygulanmasının gerekliliği” üzerinde durulmaktadır. Kurumsal gelişimde kalite araçları ve modern yönetim yaklaşımlarının uygulanması önem taşımaktadır. Ülkemizde özel sektörde başlayarak kamu kurumlarına sıçrayan ve son beş-on yıl içinde hükümet politikalarından devlet politikası haline gelen “yönetimde kalite araçlarının ve yaklaşımlarının kullanılması” artık her organizasyonun üzerinde önemle duracağı bir konudur. Uygulamada birçok kurumsal gelişim araçları ve farklı kalite yönetim sistemleri bulunmaktadır. Bunlar arasında; “Toplam Kalite Yönetimi, İSO belgelendirme sistemi, EFQM özdeğerlendirme modeli, Deming öğretileri, Altı sigma uygulamaları, Stratejik Planlama ve Stratejik Yönetim” gibi yaklaşımlar sayılabilir. Bu yazımızda “kurumsal kalite gelişimde yeni yönetim anlayışlarının ortak yönü” belirtilerek önceki sayımızda ele aldığımız altı sigmanın metodolojisinin uygulama adımları üzerinde durulacak ve stratejik planlamayla ilişkisine değinilecektir. Kurumsal Gelişimde Yeni Yönetim Anlayışlarının Ortak Yönü Gelişen, değişen ve her geçen gün önemi daha da artan yönetimde bilimsel yöntemlerin kullanılmasında “Toplam Kalite Yönetimi, İSO belgelendirme sistemi, EFQM özdeğerlendirme modeli, Deming öğretileri, Altı sigma uygulamaları, Stratejik Planlama ve Stratejik Yönetim” gibi iyileştirme uygulamaları bulunmaktadır. Sayılan tüm yaklaşımlarda kurumsal gelişim, büyük ölçüde modern yönetim anlayışlarının uygulanmasına bağlanmıştır. Bir başka açıdan “vizyoner liderlik, kurumsal gelişimde tüm kalite yaklaşımlarının başlangıç noktasını” oluşturmaktadır. Ne, Niçin, Ne zaman, Nerede, Nasıl, Kim tarafından diye bilinen “5 N bir K” ise kamu yönetiminde süreç yaklaşımlarının temel adımı olarak karşımıza çıkmaktadır. Toplam Kalite Yönetiminde önemle ele alınan ve W.Edwards Deming tarafından geliştirilen ve kısaca “PUKÖ” diye adlandırılan – Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al döngüsü ise tüm iyileştirme araçlarında kullanılan genel uygulama adımlarıdır. Stratejik Planlamada bu döngü, özde aynı anlamı taşımakla birlikte, “Bilginin sürekli toplanması, Analiz edilmesi, Değerlendirmeye tabi tutulması ve Raporlanması” olarak adlandırılmıştır. Altı Sigmada ise bu döngü kısaca “TÖAİK” diye adlandırılmış be “Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir ve Kontrol Et” adımlarıyla uygulamaya konulmuştur. Altı sigmadaki bu uygulamada farklılık ölçme ve analiz etme adımları olarak ortaya çıkmıştır. Toplam Kalite Yönetimi hizmet verilen kesimin (müşteri) memnuniyetini yükseltmeyi esas almakta ve bunun sağlanmasında ekip çalışmaları ile süreçlerin etkin kullanılmasını öngörmektedir. Altı sigma tam burada devreye girerek müşteri odaklı bir yaklaşımla belirlenen hedeflere en etkin şekilde ulaşmayı olanaklı kılan bir yönetim metodolojisi olarak karşımıza çıkmaktadır. İşlem Sırası Toplam Kalite Yönetimi (PUKÖ) 1 Planla 2 3 4 5 Uygula Kontrol Et Önlem Al - Stratejik Planlama (PEB) Bilginin Sürekli Toplanması Analiz Edilmesi Değerlendirme Raporlama - Altı Sigma (TÖAİK) Tanımla Ölç Analiz Et İyileştir Kontrol Et Altı Sigma’da Temel Aşamalar 1. Tanımla Sürecin amaç ve kapsamı tanımlanır. Göz önüne alınacak en önemli husus yapılacakların kurumun ya da süreç sahiplerinin sahip oldukları güç ve imkânlarıyla orantılı olarak ortaya konulmasıdır. Ele alınacak süreç ya da problem kurum için hayati önem taşımalı ve gereksiz işlemlere neden olmamalıdır. Tanımlama aşamasında, gerekli bilgiler toplanır. Süreç sonunda daha yüksek bir kaliteye ulaşılması, maliyetlerin azaltılması, hata payının azaltılması gibi unsurlar gözetilir. Bu aşamada “Planlanan iyileştirmenin ayrıntılı tanımı, Sonucu etkileyen faktörlerin belirlenmesi, Süreç akış diyagramı” detaylı olarak belirlenir. 2. Ölç Kurumsal durumu ya da sürecin tüm yönlerini ortaya koyan ve mevcut durumu açıklayan bilgiler toplanır. Bu bilgilerin nasıl toplandığı, veri toplama araçları ve güvenirliği, kontrol kartları oluşumu, önceliklendirmenin yapılması bu bölümde ortaya konacak önemli adımlardır. Geçerli ve doğru ölçümler olmaksızın sürecin mevcut performansını ve yapılan iyileştirmelerin etkilerini belirlemek zordur. Kantitatif veriler Altı Sigma'nın temelini oluşturur. İyi veri olmaksızın iyi kararlar alınamayacağından verilerin sayısal ifadesi bu aşamada önem kazanmaktadır. Ölçme aşamasındaki belirleyici unsur, neyin/nelerin ölçüleceğinin doğru belirlenerek harcanacak emek ve kaynakların karşılığında, hiçbir kullanım alanı olmayan sayfalarca veri toplanmasının önüne geçilmesidir. Bu aşama sonucunda “Sürecin/kurumun mevcut performansı, Durumu açıklayan veriler ve Durumun daha özel ve detaylı bir tanımı” elde edilmiş olur. 3. Analiz Et Sürecin, projenin ya da problemin asıl nedenlerini tanımlanması ve bunların nedenlerinin doğrulanması bu aşamada yapılır. Bu aşama sonucunda doğruluğu test edilmiş bir hipotez ortaya konacaktır. Ölçme aşamasında elde edilen verilerin doğru okunması, anlaşılması ve yorumlanması analiz aşamasının en önemli faktörüdür. Bu aşamada “beyin fırtınası, sebep-sonuç diyagramı, akış diyagramı, pareto kartları ve veri toplama planı” gibi araçlar kullanılır ve elde edilen sonuçlar iyileştirme basamağının girdilerini oluştururlar. 4. İyileştir Sürecin, projenin ya da problemin asıl nedenlerini ortadan kaldıracak çözümler üretilerek uygulama konur. Bu çözümler daha iyiye ulaştıracak bir programı, bir prosedürü ve araçları içerir. Çözümlerin üretilmesinde “beyin fırtınası, konsensüs sağlanması, planlama araçları, ve paydaş analizi” gibi tekniklerden yararlanılır. 5. Kontrol Son aşamada uygulanmaya konulan iyileştirme planının ve sonuçların değerlendirilmesi, elde edilen kazançların sürdürülmesi ya da arttırılması için yapılması gerekenlerin ortaya konulması gerçekleştirilir. Kontrol sonucunda gelinen nokta, elde edilen kazançlar, ortaya çıkan fırsatlar, dikkate alınması gereken önemli ayrıntılar belirlenmiş olur. Altı sigmadaki aşamalar, PUKÖ döngüsünde olduğu gibi kontrol aşamasından sonra tekrar başa dönerek uygulama devam eder. Altı sigma bu yönüyle yalnızca bir tekniğin ya da stratejinin uygulandığı bir yönetim özelliği taşımamakta aksine geliştirilmiş iş liderliği ve performans için esnek bir sistem olarak karşımıza çıkmaktadır. Altı sigma ile kurum ve organizasyonlar “Üretkenlikte, pazar payında ve müşteri memnuniyetinde artış; maliyetlerde, hata oranında ve iş süreci basamaklarında azalma” gibi kalite unsurlarını yakalar ve olumlu kurum kültürünün gelişmesini sağlamayı öngörürler. Altı sigmada kritik başarı faktörü herkesin oynayacağı rolün çok iyi belirlenmesine bağlanmıştır. Altı sigmanın uygulamasıyla kurumlarda aşağıdaki gelişmelerin sağlanması öngörülür: 1. Başarı grafiğinin sürekli yükselişi 2. Çalışan her personel için bir performans hedefinin sağlanması, 3. Hitap edilen kesimin değerinin hissedilmesi 4. Müşteri memnuniyet oranının sürekli artışı 5. İyileştirmenin hızlanması 6. Sistematik unsurların net olarak ortaya konulması Stratejik Planlama Altı Sigma İlişkisi Ülkemizde Stratejik Planlama, 5018 sayılı Kamu mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ortaya konmuş olan bir kamu yönetim aracıdır. Tüm resmi kurumlar ile kurumsal organizasyonların uygulamasında yasal zorunluluk bulunmaktadır. Stratejik Planlama diğer kurumsal gelişim ve özdeğerlendirme tekniklerini ve dolayısı ile altı sigma’yıda içerisinde barındıran üst yönetim etkinliğidir. Stratejik Planlama uzun vadeli planlamadır. Stratejik planlama yapılırken, mevcut durumun ortaya konmasında Toplam Kalitede sıklıkla başvurulan özdeğerlendirme modellerinden (özellikle EFQM) yaralanılır. SWOT analizine başvurulur. Altı sigma ile de süreçlerin yönetilmesi sağlanabilir. Bununla birlikte süreç iyileştirmesinde sadece Altı sigma metodolojisinden yararlanılması söz konusu değildir. Stratejik Planlamanın öngördüğü planlama aşamaları bir kurum için kurumsal gelişmeyi sağlayacak yeterliktedir.
© Copyright 2024 Paperzz
