C4B Doc La Gestione Documentale, permette di CLOUD4BUSINESS SRL Piazza IV Novembre n.4 organizzare l’archiviazione e, la gestione dei documenti 20124 Milano o, di altri contenuti aziendali, su apposite piattaforme P.IVA 08401770964 software per avere i documenti e le informazioni www.cloud4business.it sempre disponibili per la ricerca, consultazione e info@cloud4business.it tel: 02 671658143 trasmissione in tempi brevissimi. La Gestione Documentale Un sistema di Gestione documentale o Document Management System (DMS) permette di salvare, creare versioni, condividere, eseguire ricerche nel contenuto e verifiche integrate nel flusso di lavoro, conservare documenti in formati e versioni diverse ed estrarre automaticamente i relativi metadati (es.: autore, titolo, ed altre informazioni personalizzate). I documenti possono inoltre essere taggati, categorizzati, e trasformati automaticamente da e per vari formati (es. da doc a pdf ecc...), Servizi in Outsourcing Spesso la struttura e l’organizzazione dell’azienda risultano inadattabili per una corretta gestione e conservazione dei documenti, Cloud4Business grazie alla sua infrastruttura permette di esternalizzare l’intero processo. Per un’ azienda o uno studio usufruire di un servizio di gestione documentale in outsourcing significa avere un'interfaccia semplice e flessibile con la quale interagire per gestire i documenti in assoluta sicurezza L'introduzione di un sistema di Gestione Documentale all'interno dell'azienda permette di ottenere notevoli grazie a protocolli di accesso protetti da meccanismi di crittografia. vantaggi economici, organizzativi, gestionali e può essere effettuata in modo del tutto trasparente senza che gli utenti si accorgano di nulla. Reingegnerizzazione del processo documentale Cloud4Business S.r.l. con C4B Doc analizza i processi sulla gestione aziendale dei documenti, e li reingegnerizza insieme al personale dell'aziendacliente, al fine di massimizzare l'efficacia dello strumento in relazione alla tipologia di documenti da gestire ed ai flussi a cui sono sottoposti. C4B Doc è DMS basato sulla piattaforma open source Alfresco che permette di gestire la digitalizzazione di documenti, l’archiviazione di documenti e file in genere, l’indicizzazione di documenti automatizzata, la gestione di processi di approvazione e revisione e l’integrazione di workflow personalizzati. Cloud4Business SRL Piazza IV Novembre n°4 Milano tel: 02 671658143 P.IVA 08401770964 C4B Doc - Vantaggi Automatizzazione dei processi Gestione mail C4B Doc permette l'introduzione di regole per E' possibile utilizzare C4B Doc come gestore delle l'esecuzione in maniera automatica di processi mail per l'archiviazione di tutte le mail ricorrenti. di aziendali, gestendo di fatto la mail come se si automatizzazione dei processi, è possibile, ad esempio, trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre, attivare dei processi per la gestione della fatturazione mediante le regole di automatizzazione dei attiva e passiva, per l'approvazione di ordini e invio processi, si possono definire dei filtri per la conferme ai fornitori e molto altro ancora. suddivisione delle mail in base al mittente, alla Attraverso queste regole priorità, all'oggetto e definire dei redirect per Gestione metadati inoltrare le mail che soddisfano alcuni requisiti e C4B Doc permette l’estrazione automatica dei molto altro ancora. metadati: all'atto del caricamento di un documento o della modifica di un documento esistente,Sostitutiva C4B Doc è Conservazione Gestione autorizzazioni in grado di leggere il documento stesso ed estrarne dei Con C4B Doc possibile definire livelli Visibilità di accesso metadati che potranno essere usati per eseguire delle diversi per i singoli utenti su cartelle ma anche su ricerche mirate. singoli documenti. Workflow personalizzati Uno dei punti di forza di C4B Doc è la possibilità di Archiviazione Elettronica creare dei workflow sui documenti di: approvazione, revisione, collaborazione, ecc… Digitalizzazione Registrazione accessi C4B Doc registra tutte le operazioni che vengono svolte sui documenti e gli accessi agli stessi. In questo Doc. modo è sempre possibile risalire all'autore di una digitale modifica o sapere chi ha letto, ed in che data, un determinato documento. Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all'anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro. Il testo integrale di questa ricerca è disponibile al seguente indirizzo www.infocamere.it/doc/osservatoriowhite.pdf Cloud4Business SRL Piazza IV Novembre n°4 Milano tel: 02 671658143 P.IVA 08401770964