Informacije za sponzore i izlagače - 8. hrvatski kongres o osteoporozi

7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija
O
Ob
baavviijjeessttii zzaa ssp
po
on
nzzo
orree ii iizzllaag
gaaččee
Prijava za sponzorstvo:
Prijavu s ispunjenim obrascem za sponzorstvo treba poslati na:
Medevent d.o.o.
Laginjina 9
10000 Zagreb
tel: 01 4921 779
fax: 01 4921 779
marketing@medevent.hr
www.medevent.hr
Kada se odlučite o odabiru sponzorstva, molimo Vas pošaljite nam ispunjeni obrazac. Tada ćemo Vam poslati
račun, ponudu ili ugovor, ovisno o odabranom načinu plaćanja. Nakon primitka uplate poslat ćemo Vam potvrdu o
rezervaciji odabranih stavki vezanih uz sponzorstvo/izložbu. Ostatak do punog iznosa, molimo Vas, uplatite do
početka Kongresa.
Uvjeti plaćanja:
50% kao potvrda odabranog sponzorstva
Sva plaćanja moraju biti izvršena prije početka Kongresa
Način plaćanja:
Broj računa:
OIB
2484008- 1105962055 RBA
04065891572
Otkaz:
Otkazivanje sponzorstva/izložbe morate podnijeti pismenim putem na Medevent d.o.o.
Organizatori će zadržati:



10% ugovorenog iznosa ako je otkazan 2 mjeseci prije Kongresa
50% ugovorenog iznosa ako je otkazan 2 tjedna prije Kongresa
100% ugovorenog iznosa nakon 2 tjedna do Kongresa
Opći uvjeti sponzorstva/izložbe:
Rokovi i uvjeti biti će navedeni na Obrascu za prijavu sponzorstva
7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija
M
Mo
og
gu
uććn
no
ossttii ssp
po
on
nzzo
orrssttvvaa
Mini simpozij u trajanju od 60 minuta




45.000,00 kn
standardna audio/vizualna oprema i tehnička podrška
dozvola za korištenje slogana "Mini simpozij 4. hrvatskog kongresa o osteoporozi"
logo s hyperlinkom na website-u Kongresa
program simpozija uključen je u konačni program
U želji da u najvećoj mjeri omogući vašoj tvrtki sudjelovanje u Kongresu, Organizacijski odbor je tijekom
planiranja znanstvenog programa predvidio termine ekskluzivno namijenjene satelitskim simpozijima. Nijedan
kongresni simpozij neće se održavati u isto vrijeme niti će biti s istom temom.
Kao organizator simpozija platit ćete fiksnu naknadu i sve ostale troškove simpozija uključujući kotizaciju, putne
troškove i smještaj za predavače simpozija
Program mini simpozija mora biti prezentiran predsjednicima Kongresa za odobrenje. Svi sudionici simpozija
moraju biti registrirani.
Mini simpoziji će biti ugovoreni prema redoslijedu prijave.
Mini simpozij u trajanju od 30 minuta




30.000,00 kn
standardna audio/vizualna oprema i tehnička podrška
dozvola za korištenje slogana "Mini simpozij 4. hrvatskog kongresa o osteoporozi"
logo s hyperlinkom na website-u Kongresa
program simpozija uključen je u konačni program
U želji da u najvećoj mjeri omogući vašoj tvrtki sudjelovanje u Kongresu, Organizacijski odbor je tijekom
planiranja znanstvenog programa predvidio termine ekskluzivno namijenjene satelitskim simpozijima. Nijedan
kongresni simpozij neće se održavati u isto vrijeme niti će biti s istom temom.
Kao organizator simpozija platit ćete fiksnu naknadu i sve ostale troškove simpozija uključujući kotizaciju, putne
troškove i smještaj za predavače simpozija
Program mini simpozija mora biti prezentiran predsjednicima Kongresa za odobrenje. Svi sudionici simpozija
moraju biti registrirani.
Mini simpoziji će biti ugovoreni prema redoslijedu prijave.
Konačni program
6.500,00 kn
Ekskluzivni sponzorski oglas u boji bit će objavljen na prvoj unutarnjoj stranici




distribuirani svi sudionicima kongresa u kongresnim torbama
uključivat će kompletan znanstveni program, društvena i turistička događanja, kao i sve praktične
informacije o Kongresu
objava na kongresnom panou
objava na listi sponzora u konačnom programu
7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija
Logo na kongresnim torbama
7.500,00 kn
Sponzor će osigurati kongresne torbe za sve sudionike
 logo s hyperlinkom na website-u Kongresa
 objava na kongresnom panou
 objava na listi sponzora u konačnom programu
Akreditacije



logo na službenoj akreditaciji Kongresa
objava na kongresnom panou
objava na listi sponzora u konačnom programu
Trakice za akreditacije



5.500,00 kn
6.000,00 kn
logo na službenoj akreditaciji Kongresa
objava na kongresnom panou
objava na listi sponzora u konačnom programu
Predsjednička večera
Dogovorno
Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na prestižnoj večeri s organizatorima kongresa i
predavačima na kongresu






logo sponzora na pozivnicama i menu-u
logo sponzora na ulasku na mjesto događanja
objava na kongresnom panou
logo s hyperlinkom na website-u kongresa
objava u programu
objava na listi sponzora u konačnom programu
Koktel dobrodošlice
Dogovorno
Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na svečanom koktelu dobrodošlice za sve sudionike




logo sponzora na ulasku na mjesto događanja
objava na kongresnom panou
logo s hyperlinkom na website-u kongresa
objava na listi sponzora u konačnom programu
Svečana večera
Dogovorno
Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na svečanoj večeri svih sudionika Kongresa
 1 stranicu oglasa u boji u konačnom programu
 2 gratis kotizacije za 2 djelatnika Vaše tvrtke
 logo sponzora na pozivnicama i menu-u
 logo sponzora na ulazu u kongresne prostore
 objava na kongresnom panou
 logo s hyperlinkom na website-u Kongresa
 objava na listi sponzora u konačnom programu
7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija
Stanka uz kavu
3.000,00 kn
Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na svečanom koktelu dobrodošlice za sve sudionike




logo sponzora na mjestu događanja
objava na kongresnom panou
logo s hyperlinkom na website-u Kongresa
objava na listi sponzora u konačnom programu
Panoi za izlaganje postera




objava sponzora na ulasku u prostor s posterima
logo sponzora biti će izložen na panoima za postere
objava na kongresnom panou
objava na listi sponzora u konačnom programu
Znakovlje



5.000,00 kn
logo sponzora na svim znakovima na mjestu događanja
objava na kongresnom panou
objava na listi sponzora u konačnom programu
Umetak u torbe


5.000,00 kn
5.000,00 kn
propagandni materijal se stavlja u svaku kongresnu torbu
objava na listi sponzora u konačnom programu
Posebni zahtjevi
Svjesni smo da navedene sponzorske mogućnosti možda neće zadovoljiti Vaše marketinške ciljeve te smo, s
obzirom na to, spremni sastaviti paket koji bi odgovarao Vašim potrebama.
O
OB
BR
RA
AZ
ZA
AC
CZ
ZA
AP
PR
RIIJJA
AV
VU
US
SP
PO
ON
NZ
ZO
OR
RS
ST
TV
VA
A//IIZ
ZLLO
OŽ
ŽB
BA
A
Komercijalno znanstvena izložba održat će se u Grand hotelu. Dizajnirali smo tlocrt izložbenog prostora kako bi
omogućili maksimalno predstavljanje izlagača sudionicima. Upravo zbog ovog razloga, sve pauze za kavu će i biti
održane u prostoru izložbe.
Zakup izložbenog prostora
Cijena 1m2 podnog prostora iznosi 3.000,00 Kn plus PDV i uključuje:
- minimalna površina zakupa 2m2
spominjanje na listi izlagača u konačnom programu
stanka uz kavu za registrirane izlagače
čišćenje izložbenih prostora i prolaza
Molimo Vas, imajte na umu da čišćenje štandova, izrada izložbenog prostora i namještaj nisu uključeni u cijenu.
Sve navedeno moguće je posebno naručiti kod Medevent d.o.o.



7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija
O
OG
GLLA
AŠ
ŠA
AV
VA
AN
NJJE
E::
Svi sponzori i izlagači mogu biti predstavljeni u konačnom programu, knjizi sažetaka i internet stranicama. Molimo
pošaljite vaš oglas ili logo.
OGLASNI PROSTOR

Stranice u boji u konačnom programu
1.
2.

4.000,00 Kn plus PDV
2.000,00 Kn plus PDV
Stranice u boji u knjizi sažetaka
3.
4.

cijena 1 stranice u programu
cijena 1/2 stranice u programu
cijena 1 stranice u knjizi sažetaka
cijena ½ stranice u knjizi sažetaka
4.000,00 kn plus PDV
2.000,00 kn plus PDV
Banner na internet stranicama (izravni link)
5.
cijena 1 bannera
1.500,00 kn plus PDV
Raspored izložbenog prostora
Raspored izložbenog prostora izvršit će se po datumu prijave. Kako bi se osigurala željena lokacija, potrebno je
poslati obrazac za prijavu sponzorstva zajedno s uplatom elektroničkom poštom (mailom) ili telefaksom. Nakon
primitka obrasca i uplate, prostor će biti potvrđen, a račun će Vam biti dostavljen poštom. Molimo da izabrani
paket sponzoriranja bude jasno označen na obrascu za prijavu. Izložbeni prostor bit će dodjeljivan po redoslijedu
primitaka obrazaca s uplatama. Uplate će biti vraćene ako je izložbeni prostor do prijave popunjen ili ako
ponuđeni prostor ne bude prikladan.
Način i uvjeti plaćanja
Ovi uvjeti su ugovorni sporazum između organizatora i tvrtke izlagača.
____________________________________________________________________________________________
Obrazac za prijavu sponzorstva
Obrazac za prijavu sponzorstva uzet će se u obzir samo ako je prijava ispunjena na službenom obrascu koji je i
potpisan i poslan zajdno s traženom uplatom.,potrebnom uplatom.
Registracija će se potvrditi ukoliko još ima slobodnog izložbenog prostora.
Prijavljeni izlagači će biti pismeno obaviješteni o primitku ili odbijanju njihovih prijava.
U slučaju odbijanja sve uplate će biti u cijelosti vraćene.
7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija
Obveze i prava izlagača
Registracija označava puni pristanak od strane izlagača na sve uvjete i pravila izložbe.
Svako nepoštivanje pravila dovest će do trenutnog gubitka prava na sudjelovanje bez povrata već zaprimljenih
uplata i bez daljnjeg sudjelovanja na izložbi.
Prilikom prijave obrasca za sponzorstvo izlagač se bespovratno obvezuje o zauzimanju izložbenog prostora
koji mu je dodijeljen, te o njegovu održavanju istog sve do datuma završetka izložbe.
Izlagač može samo na svojemu zakupljenom izložbenom prostoru/štandu izlagati materijale, proizvode ili usluge
opisane u obrascu za prijavu sponzorstva.
Ni u kojem slučaju nije dozvoljeno reklamiranje tvrtki koje nisu izlagači. Iznajmljivanje i podjela izložbenog
prostora/štanda je zabranjena.
Obveze i prava organizatora
Organizator preuzima obvezu podjele izložbenog prostora poštujući, koliko je god moguće, želje izlagača.
Prijave će biti razmatrane po redoslijedu dospijeća registracijskih obrazaca zajedno sa uplatama.
Organizator zadržava pravo, u slučaju apsolutne potrebe, preurediti položaj izložbenih prostora/štandova, bez
obveze nadoknade izlagačima. Organizator također zadržava pravo ponuditi izložbeni prostor/štand, koji do večeri
prije početka izložbe nije popunjen, drugom izlagaču i to bez naknade izlagaču koji se nije pojavio.
Otkazivanje
U slučaju pismenog otkaza slijedi postupak gore naveden.
Odgovornosti oko osiguranja
Organizator osigurava zaštitnu službu na području izložbe. Oprema i srodni izloženi materijali postavljeni od
strane izlagača nisu osigurani te organizator ni u kojem slučaju ne preuzima odgovornost za gubitak ili kvar
nanesen opremi ili dr. vlasništvu izlagača. Izlagač preuzima odgovornost osiguranja svojega vlasništva i osoblja te
također vlasništva svojeg osoblja te za eventualnu nanesenu štetu neće držati odgovornim organizatore.
P
Prraavviillaa iizzllo
ožžb
bee

Predstavnik Medeventa ima pravo odlučivanja o konačnoj podjeli izložbenog prostora.

Izlagači ne smiju dodijeljeni prostor dijeliti s drugima bez unaprijed dobivenog pismenog pristanka
Organizatora – Medeventa.

Organizator zadržava pravo promjene podjele izložbenog prostora, te njegova ograničavanja, promjenu
lokacije ili vremena održavanja izložbe ukoliko nepredvidivi događaji uvjetuju takav postupak. Ako se,
zbog nepredviđenih događaja, izložba otkaže, organizator ne preuzima odgovornost za nastale troškove,
osim za trošak iznajmljivanja izložbenog prostora.

Svi izložbeni predmeti moraju biti izloženi tako da ne blokiraju prolaze između izlagača, ili ne ulaze u
prostor drugih izlagača.
7. hrvatski kongres o osteoporozi
11.-14.04.2013. Grand hotel 4 opatijska cvijeta, Opatija

U standardnom izložbenom prostoru propisana visina iznosi 246 cm. Izlagači su odgovorni za troškove,
uređenje, postavljanje i dostavu izložbenih proizvoda te njihovo uklanjanje s područja izložbe.

Zapaljivi materijali se ne smiju koristiti. Oprema koja se izlaže ili prikazuje mora biti postavljena pod
strogim mjerama opreza.

Izlagači preuzimaju odgovornost poštivanja rasporeda izložbe, što znači da njihovi izložbeni prostori
moraju biti spremni prije početka izložbe, te da ne smiju početi spremati ili pakirati prije kraja izložbe.
Izlagačeva je obveza pokupiti svu svoju opremu i druge vrijednosti. Ako to ne učini organizator će
organizirati njihovo uklanjanje na trošak i rizik izlagača.

Izlagači su obavezni uza svoje štandove imati dovoljan broj ljudi tijekom trajanja izložbe.

Ako izlagač ne izvrši uplatu na vrijeme, manager izložbe ima pravo prekinuti ugovor, povući potvrdu
pristanka, sklopiti nove dogovore u vezi tog štanda ili zahtijevati naknadu troškova zbog nepoštivanja
ugovora.

Sudjelovanje izlagača ovisit će o poštivanju svih navedenih pravila i uvjeta. Pristup izložbi omogućen je
samo uz prikaz akreditacije koje će dijeliti organizator. Bedževi izlagača neće biti unaprijed poslani
poštom, nego će ih se moći podignuti na mjestu za registraciju.

Organizator je zadužen osigurati dnevno čišćenje prolaza između izložbenih prostora/štandova, dok su
sami izlagači zaduženi za čišćenje svojih izložbenih prostora/štandova.

Ponuda pića sudionicima od strane izlagača dozvoljena je samo ako se poštuju pravila cateringa unutar
izložbene zgrade.

Izložbeni prostor koji je na raspolaganju izlagačima, mora biti vraćen u zatečenom stanju. Ako je
oštećena ili izgubljena posuđena oprema ili je nastala šteta na zakupljenom prostoru, troškovi popravka
ili zamjene naplatit će se izlagaču.

Sva posebna dekoracija ili dodatni namještaj mora unaprijed biti prijavljen organizatoru radi autorizacije.

Reklamni paneli i sl. display-i nisu dozvoljeni izvan izložbenog prostora i kongresnog područja.

Organizator neće odobriti štandove koji ne zadovoljavaju navedene kriterije, sve dok se ne učine
potrebne izmjene.

Download Report