La suite per attuare il Codice Amministrazione Digitale E-LEARNING E-LEARNING La proposta E-Learning della suite Agorà di Dedagroup fornisce al cliente un sistema complementare di formazione a distanza sui prodotti della suite Agorà e, a progetto, su normativa e tematiche a corredo, con l'obiettivo di completare e aggiungere valore alla'offerta tradizionale di formazione in aula. L'iniziativa vede Dedagroup coinvolta nel duplice ruolo di learning company (il soggetto che risolve con diverse soluzioni i bisogni del cliente) e content provider (fornisce i contenuti oggetto del percorso di apprendimento). Si propone un sistema didattico innovativo per l'erogazione di corsi su prodotto sia per la Pubblica Amministrazione sia per le aziende private, presentato al cliente attraverso la realizzazione di un progetto mirato. Il progetto formativo è basato su piattaforme Open Source tra le più affermate a livello internazionale nell'ambito dell'e-learning e consentirà al cliente di disporre di un ambiente didattico di tipo collaborativo, grazie al quale creare un network di apprendimento e di autovalutazione tramite strumenti di forum, test ed esercitazioni simulate. LA SOLUZIONE DI E-LEARNING Agorà Learning realizza una soluzione di E-Learning, basata sulle esigenze del cliente e personalizzata per soddisfare al meglio i bisogni formativi esplicitati dall'utente. A questo scopo si propone un percorso che porta alla definizione della soluzione per il cliente attraverso tre step: Analisi dei requisiti di web training del cliente Compilazione della matrice delle esigenze del cliente Formulazione della soluzione di E-Learning Attraverso questo percorso il consulente e-learning identifica la soluzione che meglio risponde alle esigenze del cliente in termini formativi, organizzativi, e di erogazione della formazione. A seconda della soluzione scelta sarà possibile disporre di un sistema completo (infrastruttura, contenuti, tutor) per l'addestramento sui prodotti e sulle soluzioni della suite Agorà, oppure di un modulo formativo personalizzato sia in termini di contenuti sia in termini di erogazione. DEDAGROUP 38121 Gardolo (TN) | Loc.Palazzine 120/f T. 0461 997 111 | F. 0461 997 110 info@dedagroup.it | www.dedagroup.it A CHI SI RIVOLGE L’OFFERTA In base all'esperienza dei propri esperti di formazione e training Dedagroup ha individuato due combinazioni ottimali cliente/offerta. Per i clienti con numerosità di utenti e/o distribuiti sul territorio nazionale è ideale la formula di Progetto di E Learning 'su misura'. Per i clienti con bassa numerosità di utenti, ma distribuiti sul territorio nazionale rispetto al fornitore è più adatta la formula di “Servizi di E Learning”. I VANTAGGI Efficienza Risparmiare sui costi e sui tempi di formazione del personale (trasferte, organizzazione di aula) Favorire la formazione in ambienti caratterizzati da elevato turnover del Personale Creare una community di utenti che nel tempo si autoalimenta Flessibilità Possibilità di accedere più volte al contenuto formativo (rispetto alla formazione d'aula che avviene in un preciso momento ). Interattività Learning by doing, grazie alle esercitazioni simulate o su ambiente di test. Modularità Possibilità di organizzare i contenuti di un corso secondo gli obiettivi formativi e le necessità dell'utenza. Dinamicità possibilità di acquisire nuove competenze mirate just in time e, nel caso di servizio di tutor on line, di avere un contatto dilatato nel tempo con il docente. La suite per attuare il Codice Amministrazione Digitale SEMINARI IL PROTOCOLLO INFORMATICO COME OPPORTUNITÀ DI INNOVAZIONE Destinatari Dirigenti e Responsabili del Servizio di Protocollo e Gestione documentale. La gestione informatica di flussi documentali come strumento per la trasparenza dell’azione amministrativa. Dal formato cartaceo al formato digitale Obiettivi Il seminario si propone di fornire un quadro d’insieme dell’impianto normativo in materia di protocollo informatico e gestione documentale, evidenziando i vantaggi e le opportunità offerte dall’introduzione delle nuove tecnologie informatiche per la gestione dei documenti e degli archivi. Saranno inoltre analizzate le criticità legate alla sua attuazione e le possibili implicazioni sulla gestione dei flussi di lavoro e sull’assetto organizzativo, valutando le possibili strategie per la messa a regime dell’intero Sistema. Contenuti Introduzione Il Protocollo informatico fra obbligo normativo e opportunità di innovazione. Il Protocollo informatico e il DPR 445/2000 Gli obiettivi del Legislatore introdotti dal Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Il valore giuridico del documento informatico, quale punto di avvio del processo di digitalizzazione della PA. Dal protocollo informatizzato al Protocollo informatico. DEDAGROUP 38121 Gardolo (TN) | Loc.Palazzine 120/f T. 0461 997 111 | F. 0461 997 110 info@dedagroup.it | www.dedagroup.it Il documento informatico e la firma digitale. La trasmissione dei documenti informatici. La protocollazione e la gestione documentale. L’archiviazione digitale. Le macrofasi di un progetto di informatizzazione del Protocollo L’avvio del progetto. L’analisi organizzativa e la ridefinizione dei processi e dei flussi documentali. La scelta del livello di informatizzazione. La realizzazione della soluzione informatica. La gestione del cambiamento. Le criticità legate all’avvio in esercizio del protocollo informatico e le implicazioni sull’assetto organizzativo e sui flussi di lavoro La definizione di un percorso progettuale sostenibile. Il sostegno alla cultura del cambiamento come fattore di successo. La formazione del personale coinvolto. La definizione e la divulgazione del Manuale di Gestione. Durata La durata del seminario è di 4 ore. Al termine del seminario verrà fornita relativa documentazione e attestato di partecipazione. La suite per attuare il Codice Amministrazione Digitale SEMINARI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE: SCENARI ORGANIZZATIVI E BEST PRACTICES Destinatari Dirigenti e Responsabili del Servizio di Protocollo e Gestione documentale. Obiettivi Il seminario si propone di illustrare i possibili scenari organizzativi che potranno essere attuati per una gestione efficace dei flussi documentali grazie all'informatizzazione del Protocollo e degli Archivi tramite la soluzione applicativa Folium di Dedagroup, evidenziandone i vantaggi e le criticità, anche in rapporto ai modelli e alle prassi già definite. Saranno inoltre analizzati i diversi livelli di informatizzazione del protocollo, nell'ottica di un approccio graduale verso la completa digitalizzazione dei processi. Contenuti Introduzione I principali temi di innovazione nell'ambito della Pubblica Amministrazione. La Rappresentazione del ciclo di vita di un documento e i possibili scenari organizzativi Il flusso di protocollazione in ingresso e in uscita dei documenti cartacei ed elettronici I vantaggi offerti dall'interoperabilità di protocollo L'acquisizione DEDAGROUP 38121 Gardolo (TN) | Loc.Palazzine 120/f T. 0461 997 111 | F. 0461 997 110 info@dedagroup.it | www.dedagroup.it Il modello della protocollazione centralizzata e distribuita Le diverse modalità di assegnazione dei documenti e i possibili scenari per una razionalizzazione dei flussi documentali Il registro Ufficiale e il trattamento dei documenti riservati e dei documenti contenenti dati sensibili La gestione dei procedimenti amministrativi tramite fascicolazione elettronica La classificazione dei documenti e dei fascicoli L'organizzazione del fascicolo La gestione dei documenti di lavoro Ruoli e strumenti per governare l'organizzazione Il Responsabile di Unità Organizzativa Il Responsabile per la tenuta del Protocollo e il Manuale di Gestione Durata La durata del seminario è di 4 ore. Al termine del seminario verrà fornita relativa documentazione e attestato di partecipazione. La suite per attuare il Codice Amministrazione Digitale CORSI DI FORMAZIONE L'AMMINISTRATORE DI SISTEMA E LE ATTIVITÀ PER UNA CORRETTA CONFIGURAZIONE DELL'AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) Destinatari Amministratori di Sistema e di Area Organizzativa Omogenea della Soluzione Folium. Obiettivi Il corso si propone di fornire ai partecipanti metodologie, tecniche e strumenti utili ad esercitare il Ruolo di Amministratore di sistema per la configurazione e gestione della propria Organizzazione, in sintonia con le scelte organizzative interne e secondo i processi documentali e le modalità operative definite. Contenuti Introduzione Il protocollo informatico e i principali riferimenti normativi. Panoramica sul sistema Folium: Architettura funzionale Ruoli applicativi di base Rappresentazione del flusso di lavoro dei documenti Le attività di configurazione necessarie per l'avvio in esercizio di una AOO Creazione e gestione delle Aree Organizzative Omogenee: definizione dei principali parametri di configurazione dell'AOO Gestione dell'Organigramma Gestione degli Utenti e definizione dei Ruoli applicativi Gestione del Registro Ufficiale ed eventuale definizione del Registro interno Gestione della documentazione riservata o contenente dati sensibili DEDAGROUP 38121 Gardolo (TN) | Loc.Palazzine 120/f T. 0461 997 111 | F. 0461 997 110 info@dedagroup.it | www.dedagroup.it Il flusso di protocollazione in ingresso e in uscita: ulteriori elementi di configurazione di una AOO Creazione e gestione del Titolario di classificazione dei documenti e dei fascicoli e definizione del massimario di scarto Le Liste di competenza e la definizione dei permessi di accesso ai fascicoli Creazione e gestione delle Rubriche di ausilio alle attività di acquisizione documentale La gestione del protocollo di emergenza: riferimenti normativi e dimostrazione applicativa Rappresentazione a sistema del ciclo di vita di un documento: acquisizione, assegnazione, presa in carico, fascicolazione elettronica Modalità formativa I corsi saranno erogati presso la sede del Cliente, su Sistema informativo configurato a scopo didattico. La fase erogativa si baserà su un approccio praticoesercitativo, con esercitazioni bilanciate in funzione della rilevanza degli argomenti trattati. Al termine del corso I partecipanti avranno una conoscenza specifica del sistema per quanto attiene agli aspetti di creazione, configurazione e gestione delle Aree Organizzative Omogenee, tale da garantire l'avvio in esercizio del servizio di Protocollo informatico e gestione documentale. Durata 2 giorni full time. A completamento del corso verranno fornite relativa documentazione e attestato di partecipazione. La suite per attuare il Codice Amministrazione Digitale CORSI DI FORMAZIONE L'OPERATORE DI PROTOCOLLO E LE ATTIVITÀ DI ACQUISIZIONE E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Destinatari La gestione del Registro di protocollo Operatori dell'Ufficio di protocollo e personale addetto all'acquisizione dei documenti su Registro della Soluzione Folium. L'accesso ai documenti in base ai diritti di visibilità Obiettivi La procedura Il corso si propone di fornire ai partecipanti metodologie, tecniche e strumenti utili ad esercitare il ruolo di Operatore di protocollo, con particolare riferimento alle fasi di acquisizione, assegnazione e ricerca dei documenti sul Registro Ufficiale. Contenuti Introduzione Il protocollo informatico e i principali riferimenti normativi. Panoramica sul sistema Folium: Architettura funzionale Ruoli applicativi di base Rappresentazione del flusso di lavoro dei documenti Le attività di acquisizione dei documenti su Registro La procedura di protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita: Acquisizione dei dati di nucleo minimo Acquisizione di documenti cartacei ed elettronici e degli eventuali allegati Collegamenti con protocolli esistenti I protocolli riservati e la gestione dei dati sensibili La registrazione di documenti interni L'assegnazione dei documenti protocollati Le diverse modalità di assegnazione dei documenti al personale o alle strutture interessate Il monitoraggio e la gestione delle assegnazioni eseguite DEDAGROUP 38121 Gardolo (TN) | Loc.Palazzine 120/f T. 0461 997 111 | F. 0461 997 110 info@dedagroup.it | www.dedagroup.it sul Registro Le diverse modalità di ricerca dei documenti sul Registro di Annullamento dei protocolli acquisiti La gestione dei collegamenti ai protocolli esistenti La protocollazione da casella di posta elettronica istituzionale La protocollazione dei documenti pervenuti tramite email: PEC e interoperabilità di protocollo L'invio dei documenti per posta elettronica La gestione del protocollo di emergenza Riferimenti normativi e dimostrazione applicativa. Modalità formativa I corsi saranno erogati presso la sede del Cliente, su Sistema informativo configurato a scopo didattico. La fase erogativa si baserà su un approccio praticoesercitativo, con esercitazioni bilanciate in funzione della rilevanza degli argomenti trattati. Al termine del corso I partecipanti avranno una conoscenza specifica del sistema per quanto attiene agli aspetti di protocollazione e gestione dei documenti nell'ambito del Registro di protocollo. Durata 1 giorno full time. A completamento del corso verranno fornite relativa documentazione e attestato di partecipazione. La suite per attuare il Codice Amministrazione Digitale CORSI DI FORMAZIONE L'UTENTE DOCUMENTALE E LA GESTIONE DEI PROCEDIMENTI TRAMITE FASCICOLAZIONE ELETTRONICA Destinatari Personale dell'Amministrazione coinvolto nella gestione dei procedimenti amministrativi e che abbia quindi esigenza di accedere ai fascicoli dell'archivio corrente per la gestione documentale della Soluzione Folium. Obiettivi Il corso si propone di fornire ai partecipanti metodologie, tecniche e strumenti utili ad esercitare il ruolo di Utente documentale, con particolare riferimento alle attività di presa in carico e fascicolazione elettronica dei documenti ricevuti e monitoraggio dei procedimenti di propria competenza. Contenuti Introduzione Il protocollo informatico e i principali riferimenti normativi. Panoramica sul sistema Folium: Architettura funzionale Ruoli applicativi di base Rappresentazione del flusso di lavoro dei documenti La gestione dei documenti ricevuti tramite assegnazione Le diverse modalità di assegnazione dei document Il monitoraggio e la gestione delle assegnazioni ricevute Presa in carico, Restituzione, Riassegnazione, Classificazione DEDAGROUP 38121 Gardolo (TN) | Loc.Palazzine 120/f T. 0461 997 111 | F. 0461 997 110 info@dedagroup.it | www.dedagroup.it Il fascicolo elettronico e la gestione dei procedimenti I criteri di visibilità sui documenti e sui fascicoli Creazione e gestione dl fascicolo elettronico La fascicolazione dei documenti ricevuti in assegnazione I documenti di lavoro e le funzionalità di gestione documentale Il monitoraggio dei procedimenti di propria competenza La ricerca dei documenti di protocollo e dei documenti di lavoro nell'ambito del Fascicolo elettronico La ricerca dei Fascicoli di propria competenza L'accesso in consultazione al Registro di protocollo Modalità formativa I corsi saranno erogati presso la sede del Cliente, su Sistema informativo configurato a scopo didattico. La fase erogativa si baserà su un approccio praticoesercitativo, con esercitazioni bilanciate in funzione della rilevanza degli argomenti trattati. Al termine del corso I partecipanti avranno una conoscenza specifica del sistema per quanto attiene agli aspetti gestione dei procedimenti amministrativi tramite fascicolazione elettronica. Durata 1 giorno full time. A completamento del corso verranno fornite relativa documentazione e attestato di partecipazione.
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