CONFINDUSTRIA CUNEO , GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali Siav – Company profile SIAV, DAL 1989 Con oltre 200 collaboratori ed un fatturato di oltre 15 Mil € sviluppa soluzioni che organizzano efficacemente i contenuti, le informazioni ed i processi per aiutare le persone e le aziende a risparmiare tempo e denaro IL NOSTRO IMPEGNO Ogni giorno affianchiamo i nostri Clienti per rispondere alle loro necessità. I nostri clienti sanno che Siav è un “solution provider”, che non offre solo un applicativo software, ma un piattaforma “viva” customizzata per loro dai nostri consulenti. Il nostro Valore è l’ESPERIENZA grazie a più di 3.000 installazioni SOLUZIONI E SERVIZI DI: Gestione Documentale Gestione dei Processi con Workflow Riconoscimento OCR e Classificazione Automatica Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica alla PA ed alle Aziende Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali Siav – Company profile PRINCIPALI MERCATI VERTICALI MANIFACTURING FINANCE GDO UTILITIES SANITA’ LOCALE PA CENTRALE OFFERTA A 360° ON PREMISES CLOUD SAAS IBRIDO SERVIZIO 90% Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali Siav – Company profile Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management solo 23 compagnie selezionate nel mercato mondiale Siav è l'unica azienda italiana che è stata ammessa Siav è inclusa nel Magic Quadrant per la prima volta Y07 Y08 Y09 Siav è inclusa nel survey per la prima volta Y10 Y11 Y12 Y13 Siav ottiene questo riconoscimento per il quinto anno consecutivo da uno dei principali analisti del mondo in ICT, dopo essere stata selezionata tra i primi 60 player internazionali. Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale Stato dell’arte nelle aziende Archiviazione e gestione cartacea dei documenti Difficoltà nella ricerca dei documenti e delle informazioni Logiche analogiche e processi non strutturati Criticità nella fase decisionale ed analitica Comunicazione interna ed esterna carente Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale Una nuova visione: governare i processi L’idea: Creazione di un fascicolo digitale per gestire i documenti, le informazioni e i processi di business collegati Lo strumento: Chiavi logiche di ricerca Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale Una nuova visione: governare i processi Rispetto delle procedure Efficienza Flessibilità Business Process Management Sicurezza Performance Riduzione dei costi Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale Il valore della dematerializzazione Il Fascicolo Digitale Strumento di archiviazione, consultazione e gestione delle informazioni e dei documenti (contratti, offerte, informazioni commerciali, documenti legali, amministrativi ecc.). Consente di gestire in modo più efficiente i flussi di lavoro e la produzione delle informazioni utili all’azienda. Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale La gestione digitale della documentazione amministrativa conviene Conservazione dell’attivo Benefici: tra 1 e 3€ a documento FORNITORE Conservazione del passivo Benefici: tra 1 e 2€ a documento ORDINE CONSEGNA FATTURA ZIONE PAGAMENTO Fatturazione elettronica strutturata Benefici: tra 8 e 12€ a fattura CLIENTE Completa dematerializzazione Benefici: tra 30 e 80€ a ciclo Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale E conviene ancora di più se è un progetto di sistema I benefici crescono in modo superadditivo, con l’aumento del grado di integrazione 100 € /ciclo Benefici a progetto Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Integrazione Ordine‐Fattura Completa Integrazione Grado di Integrazione Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale ¾ Drastica riduzione dei costi d’esercizio (carta, toner, multifunzioni, spazio per archivi ecc.) ¾ Immediata disponibilità dei documenti necessari con tempi ridotti al minimo per attività di ricerca ¾ Totale tracciabilità dei processi documentali in conformità alle procedure aziendali con specifici criteri di riservatezza ¾ Eliminazione del rischio di perdita di documenti ¾ Importante aumento dell’efficienza organizzativa ¾ Significativa riduzione dei costi di postalizzazione attraverso l’utilizzo di nuovi servizi (Posta Elettronica Certificata, Posta On line, Posta Ibrida etc.) ¾ ROI mediamente inferiore ai 12 mesi Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale Dove agire Documenti Amministrativi Fascicoli del Personale Posta in uscita e in ingresso Cartelle sanitarie Pratiche di Leasing Sistemi Qualità Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale Scenario CRM Content Discovery/ Enterprise Search ERP BPI DMS/BPM Web Service & Connectors Conservazione Sostitutiva Web portal E‐mail server MFP Multichannel Fax server ICR/OCR Communication/ PEC Management Other systems BPM Orchestrator Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale APPLICATIVI Gestione Documentale Fatturazione Elettronica Gestione delle PEC Firma Grafometrica Workflow di processo Portale Documentale Mobile Content Discovery Business Process Intelligence Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale USE CASES PIÙ FREQUENTI Conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti amministrativi Gestione documentale per l’ufficio amministrativo (ordini, DDT... Approvazione di ordini di acquisto Gestione della corrispondenza (sia privato che PA) Registrazione fatture passive con integrazione ERP (tipicamente SAP) Gestione documentale e workflow nella supply chain Gestione documentale nell’ufficio HR Pre‐registrazione automatica delle fatture (Data Capture) Gestione delibere e determine negli enti pubblici Gestione elettronica delle fatture (sia in ingresso che in uscita) con workflow di approvazione Gestione della qualità (ISO) Gestione documentale nel Risk Management per gli ambienti sanitari Gestione documentale per i contratti Portali per il cittadino e le imprese nella PA e nel privato Gestione della pratica di fido Gestione documentale e workflow per la gestione dei prestiti Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale NUOVE OPPORTUNIÀ: FATTURAZIONE ELETTRONICA Schema di funzionamento Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale NUOVE OPPORTUNIÀ: FATTURAZIONE ELETTRONICA Flusso Operativo Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali I benefici della trasformazione digitale NUOVE OPPORTUNIÀ: FIRMA GRAFOMETRICA Flusso Operativo Quali sono i documenti «firmabili»? Direzione aziendale: azioni del consiglio direttivo, comunicazioni aziendali, relazioni pubbliche, relazioni degli investitori Documenti Risorse Umane: documenti dei dipendenti in azienda (contratti, assunzioni, licenziamenti), registro presenze dipendenti, formazione dei dipendenti Documenti Legali: contratti, accordi, ordini, deleghe e mandati Contabilità: fatture, affitti, richieste rimborsi spese, DDT, tasse, registri contabili, libri giornali, richieste di acquisto Documenti tecnici: disegni, piante, relazioni tecniche, preventivi, computi, piani operativi Appalti: documenti di acquisto, contratti e subappalti Documenti vendite e produzione: proposte di vendita, contratti con i clienti, report e istruzioni di produzione Certificazione qualità: documenti per il controllo della qualità (QC), Certificazioni, documenti per la formazione, procedure di prova, visite ispettive sul campo, manutenzione, rapporti di taratura Sanità: informativa privacy, consenso trattamento dati, report medici, documentazione clinica, report di laboratorio, certificati di analisi Banche e Assicurazioni: mutui, fidejussioni, gestione investimenti, contabili Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali La piattaforma documentale Siav Documenti in Entrata Web Services CRM, ERP… Scanner Fax Server e-mail PEC Documenti in Uscita Internet e-mail PEC BlackBerry iPad Document Communication System Internet Elaborazione Documenti Altre piattaforme Gestione Documentale Information Capture Integrazione Office Automazione Procedimenti (Workflow) Conversione in PDF Firma Digitale Conservazione Sostitutiva BPI Engine Ricerche e Report BPM Orchestrator Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali La piattaforma di conservazione Siav Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali Soluzioni e Servizi SIAV per la fatturazione elettronica Soluzioni «in house» Fatt. PA «Standard» Fatt PA «Enterprise» Fatturazione PA Conservazione Sostitutiva Fatturazione PA Spedizione Spedizione Pec Manager Pec Manager Standard Edition Enterprise Edition Archiflow Virgilio Archiflow Servizi in Outsourcing con applicativi presso DMO SIAV Fatturazione PA Spedizione Pec Manager Standard Edition Archiflow + ADP Virgilio • Normalizzazione XML • Invio / Monitoraggio • Gestione Ricevute e Notifiche • Repository Documentale • Conservazione sostitutiva • Servizi personalizzati Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali CONFINDUSTRIA CUNEO , GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva Grazie per l’attenzione! Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA loris.scanferla@siav.it
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