Archivia Plus - Multimedia.it

ARCHIVIA PLUS
Informazioni base sul programma
Versione n. 2014.11.19
Data:
19/11/2014
Redatto da: Veronica Gimignani – Luca Mattioli
Approvato da: Claudio Caprara
Categoria: File standard per setup
Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti.
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più comoda di quella
cartacea perché ti offre
link ad altri documenti e
ricerca a tutto testo
Obiettivo
Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni di base sull’uso del
programma Archivia Plus.
Elenco delle versioni
2013.12.9
Release, elenco variazioni apportate
Documento distribuito con licenza Creative Commons Attribuzione - Non opere derivate 3.0 Italia.
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Indice
1.
2.
3.
4.
5.
Installare il programma ............................................................................................................................................................ - 3 Requisiti................................................................................................................................................................................ - 3 Setup ..................................................................................................................................................................................... - 3 Novità di questa versione ....................................................................................................................................................... - 3 Correzione Errore Invio Mail dopo aggiornamento Microsoft ...................................................................... - 3 Migliorie Archiviazione documenti da Console con Autospool .................................................................... - 3 Elenco dei documenti collegati ............................................................................................................................................ - 4 Corsi autodidattici e presentazioni...................................................................................................................................... - 4 alcune informazioni utili .......................................................................................................................................................... - 5 I percorsi di memorizzazione ...................................................................................................................................... - 5 Conservazione Sostitutiva e firma digitale ............................................................................................................. - 5 Marca Temporale ............................................................................................................................................................. - 5 I supporti sostitutivi e il software ARCHIREADER ................................................................................................ - 5 5.4.1.
I supporti sostitutivi in cloud............................................................................................................................. - 5 Guida Rapida ai menu .................................................................................................................................................... - 6 Moduli e opzioni del programma Archivia ............................................................................................................ - 7 -
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1. INSTALLARE IL PROGRAMMA
Il programma viene distribuito via internet al seguente link.
http://www.archiviaplus.info/download_aggiornamenti_archivia_plus.aspx
Per accedere viene richiesta la PARTITA IVA e il CODICE DI LICENZA D’USO che avete ricevuto.
REQUISITI
Per utilizzare Archivia Plus occorre:
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Pc con sistema operativo Windows xp service pack 3 o superiore (Consigliato Win 7)
Presenza di Microsoft .Net Framework 4 o superiore
Acrobat Reader per la visualizzazione dei documenti PDF
o Per l’elaborazione automatica di file pdf (come le ricevute Entratel) è necessario Acrobat
Standard o Professional versione 9, X o XI.
Per la stampa delle etichette barcode occorre una stampante Zebra GK420T o TLP2844.
SETUP
Per una NUOVA installazione seguite le istruzioni riportate nel documento
INSTALLAZIONE STANDARD
Se state effettuando un AGGIORNAMENTO, seguite le istruzioni riportate nel documento
AGGIORNAMENTO STANDARD
2. NOVITÀ DI QUESTA VERSIONE
CORREZIONE ERRORE INVIO MAIL DOPO AGGIORNAMENTO MICROSOFT
Corretto un errore che impediva l’invio mail e causato da un aggiornamento Microsoft.
MIGLIORIE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI DA CONSOLE CON AUTOSPOOL
Correzioni e migliorie nell’archiviazione documenti generati da Console.
ATTENZIONE: dopo l’aggiornamento potrebbe essere necessario Controllare e Allineare la struttura del
database (lo richiede il programma all’apertura); da ARCHICONFIG – CONFIGURAZIONE –
AMMINSTRAZIONE DATABASE – CONTROLLA E ALLINEA STRUTTURA e importare i Tipi Documenti standard
come proposto.
Il documento RELEASE, ELENCO VARIAZIONI APPORTATE, riporta l’elenco analitico delle fix, degli update e
delle nuove funzioni
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3. ELENCO DEI DOCUMENTI COLLEGATI
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Installazione Standard
Aggiornamento Standard
Archiviare le stampe Gecom Multi
Archiviare le stampe Gecom Redditi
Archiviare le stampe Gecom Paghe
Archiviare le ricevute Entratel
Calcolare i bolli sui documenti informatici
Archiviare le stampe Gamma plus e Enterprise
Archiscan: Scansione Massiva
Chiusura degli archivi e supporti sostitutivi
Spedizione impronta per Agenzia Entrate
Utilizzare i supporti sostitutivi (ArchiReader)
Installazione delle estensioni Sql
ArchiFile raccolta documenti
Release, elenco variazioni apportate
4. CORSI AUTODIDATTICI E PRESENTAZIONI
•
•
Conservazione sostitutiva negli studi Tributari e nei centri servizi Panoramica
o Conservazione di libri e registri Introduzione
o libri e registri da Gecom Multi Corso Pratico
o Conservazione Dichiarazioni Introduzione
o Conservazione dei documenti contabili Introduzione
Conservazione sostitutiva nelle aziende Introduzione
o Area Vendite
o Area Acquisti
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5. ALCUNE INFORMAZIONI UTILI
I PERCORSI DI MEMORIZZAZIONE
Il programma utilizza un percorso
principale che va creato sul server e
condiviso con gli utenti che devono
accedere all’archivio digitale (Esempio
\\Server\AMDATI\). Al suo interno vengono
create una serie di cartelle come illustrato.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E FIRMA
DIGITALE
Per attivare la conservazione a norma di legge, almeno 1 utente deve essere dotato di Smart card o
Token con Certificato digitale Qualificato (vedi www.digitpa.gov.it). Se si usa la smart card, almeno un PC
deve avere un Lettore di Smart Card. Per l’uso del certificato occorre il PIN.
MARCA TEMPORALE
Il programma usa i servizi di Marcatura forniti da Infocert Spa (www.firma.infocert.it). Occorre acquistare
separatamente le marche temporali e inserire i dati di accesso quando richiesto.
I SUPPORTI SOSTITUTIVI E IL SOFTWARE ARCHIREADER
La Conservazione Sostitutiva presuppone la creazione di supporti non riscrivibili Firmati e marcati
digitalmente dal Responsabile. In questi supporti viene inserito gratuitamente il software ArchiReader
che consente la ricerca, visualizzazione, stampa dei documenti conservati. ArchiReader consente anche di
verificare che il supporto sia conforme alla normativa e di ottenere l’impronta dell’archivio. Unitamente ai
supporti va consegnato il manuale d’uso di ArchiReader.
5.4.1. I SUPPORTI SOSTITUTIVI IN CLOUD
Sincronizzate la cartella AMMASTER con il vostro servizio di backup in cloud, configurate la
massima protezione dei dati e il mantenimento delle versioni. Avrete la certezza che i vostri
supporti saranno conservati in sicurezza e sempre aggiornati.
Il sistema di conservazione a “pacchetti” pilotato da ArchiMaster è compatibile con gran parte dei
cloud backup disponibili.
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GUIDA RAPIDA AI MENU
Fig. 1 Menu Principale
Fig. 2 Menu Documenti
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si
Archivia
Plus suite
Archivia
No Print
MODULI E OPZIONI DEL PROGRAMMA ARCHIVIA
si
si
si
Modulo base
ArchiSpool
ArchiConfig
Configurazione gestione e personalizzazione dell'archivio
Funzioni Base
Inserimento di File, Scansione, Visualizzazione, Ricerche
Addins Microsoft Office
Comandi nel menu di Office per archiviare file word, excel e posta
ArchiSave
Utilità per acquisire file da multifunzione o da rete
ArchiFiles
Utilità per la raccolta dei documenti
Strumenti Collaborativi
Notifiche, Annotazioni, Fascicoli, Collegamenti,
AutoSpool
Elabora stampe con file xml
ArchiSpool
Elabora Qualsiasi Spool anche PDF
ArchiPrint
Automatizza le operazioni di ArchiSpool e genera copie cartacee
ArchiTel
Elabora Ricevute Entratel, Comunica, Inail
si
si
ArchiJoin
Attiva la gestione del doppio file
si
si
ArchiMaster
Crea, Ripristina, Gestisce supporti di memorizzazione. Se attivo il
modulo FIRMA in modalità SOSTITUTIVA a norma CNIPA
no
si
ArchiProto
Attiva le funzioni di gestione del Protocollo Unificato
no
si 1
no
no
no
no
ArchiScan
Firma
Estensioni
Data Base
del
Scansione massiva
Permette
di
acquisire
lotti
di
documenti
automaticamente tramite etichette o fogli comando
Generazione etichette
Permette di comporre etichette con codice a barre da utilizzare per
la codifica automatica dei documenti
Riconoscimento
Permette di codificare i documenti tramite il riconoscimento di
Codici a Barre o Testi a carattere non proporzionale
Firma Semplice
Permette di firmare, marcare digitalmente e verificare singoli
documenti
Firma massiva
Permette di firmare e marcare digitalmente serie di documenti
Riproduzione sostitutiva
Permette di aggiungere alle funzioni di ArchiMaster le firme digitali,
le marche e i file di chiusura necessari per la Riproduzione
Sostitutiva a norma di legge
Gestione Impronte
Generazione, modifica , esportazione impronte archivi informatici
relativi a documenti tributari
Estensione Sql Express
Estensione Sql Server
separando
Permette di utilizzare un data base server basato su Sql Express
Permette di utilizzare data base Sql Server
La suite può essere estesa con i moduli opzionali, per estendere Archivia No Print occorre passare alla versione Suite e poi aggiungere le
opzioni.
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