www.pwc.com.tr Kayıt Saklama Gereksinimleri Nedir? 29.12.2013 tarihinde yayımlanan 431 Numaralı VUK Genel Tebliği ile Gelir İdaresi Başkanlığı, I Sayılı ÖTV Listesi Mükellefleri Sektörü, Petrol piyasası, Doğal Gaz piyasası, LPG piyasası ile Tütün piyasası ile ilgili mükellef gruplarının kullandıkları muhasebe programları veya Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Sistemleri gibi yazılımlarında tuttukları kayıtlara belirli standartlar getirmek ve bu mükelleflerden istediği veri/bilgileri alabilmek için elektronik ortamda “Kayıt Saklama Gereksinimleri” zorunluluğunu getirmiştir. Bu uygulamanın asıl amacı vergi denetimini daha etkin hale getirmek için mükelleflerden standart hale getirilmiş veriler alabilmek ve bu veriler üzerinde karşılaştırmalı analizler yapabilmektir. www.pwc.com.tr Kayıt Saklama Gereksinimleri İletişim Cenk Ulu Ortak Dolaylı Vergi Hizmetleri +90 (212) 326 6424 cenk.ulu@tr.pwc.com 1 Temmuz 2014 tarihinde yürürlüğe girecek Tebliğ ile birlikte ilgili firmaların kapsamlı bir veri bütününü elektronik ortamda oluşturması ve saklaması gerekecektir. Cem Aracı Kıdemli Müdür Dolaylı Vergi Hizmetleri +90 (212) 326 6916 cem.araci@tr.pwc.com Alış Kayıtları İthalat Kayıtları Stok Kayıtları Hande Türkyılmaz Satış Kayıtları İhracat Kayıtları Üretim Kayıtları Müdür Dolaylı Vergi Hizmetleri +90 (212) 326 6914 hande.turkyilmaz@tr.pwc.com Zorunluluk kapsamına girenler I Sayılı ÖTV Listesi Mükellefiyeti Bulunanlar Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından birisine sahip olanlar, TAPDK’dan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar Tütün mamulleri ile ilgili Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler LPG Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar (Elektronik) Kayıt Saklama Gereksinimleri Tebliği Kapsamında mısınız? © 2014 PwC Türkiye. Tüm hakları saklıdır. Bu belgede “PwC” ibaresi, her bir üye şirketinin ayrı birer tüzel kişilik olduğu PricewaterhouseCoopers International Limited’in bir üye şirketi olan PwC Türkiye’yi ifade etmektedir. “PwC Türkiye”, Başaran Nas Bağımsız Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik A.Ş., Başaran Nas Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. ve PricewaterhouseCoopers Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti. ticari unvanları ile Türkiye’de kurulmuş tüzel kişiliklerden oluşan PwC Türkiye organizasyonunu ifade ve temsil etmektedir. (Elektronik) Kayıt Saklama Gereksinimleri Tebliği Kapsamında mısınız? Zorunlu Elektronik Kayıtlar Yaklaşımımız ve Hizmetimiz Yaklaşımımız Alış Satış Kayıtları İthalat İhracat Kayıtları a) Yevmiye tarihi, a) Yevmiye tarihi, b) Yevmiye numarası, b) Yevmiye numarası, c) Belge tarihi, c) Belge tarihi, ç) Belge seri-sıra no (ERP’de referans numarası kullanan mükellefler için belge üzerinde yer alan referans numarası), ç) Belge seri-sıra no, d) Alıcının/Satıcının adı veya unvanı, e) Alıcının/Satıcının soyadı, f) Alıcıya/Satıcıya ait vergi kimlik numarası (gerçek kişiler için TCKN), g) Ürün Kodu, ğ) Alınan/Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), h) Alınan/Satılan her bir mal cinsine ilişkin miktar, ı) Ölçü birimi (lt, adet, kg, saat vb.), i) Alınan/Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat, j) Alınan/Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin tutar, k) Her bir vergi türü itibarıyla alış/satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar, l) Belge üzerinde yer alan indirim ve iskonto gibi unsurlar,(satış) m) Belge toplam tutarı. d) Alıcı/Satıcının adı veya unvanı, Dönem başı ve dönem sonu mal (ilk madde malzeme, yarı mamul, mamul, ara girdi ve ticari mal) mevcutlarına ilişkin kayıtların, her bir mal cinsi ile ilgili olmak üzere asgari; Üretim Kayıtları Dönem başlangıcı, Dönem bitişi, a) Ürün kodu, g) Alıcının/Satıcının kodu, b) Cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), Miktarı, Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), c) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb.), Birim maliyet, h) Fiili ithalat /ihracat tarihi, ç) Miktar, Toplam maliyet. ı) Fiili ithalat miktarı, d) Varsa üretim süreci tamamlanmayan yarı mamullerin tamamlanma yüzdesi, b) Üretim çıktıları için; ğ) İthalatın/İhracatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi, i) Gümrük beyannamesi tescil tarihi, j) Gümrük beyannamesi tescil numarası, e) Birim maliyet, k) İthal/ihraç edilen malın G.T.İ.P. numarası, f) Toplam tutar l) Ürün kodu, bilgilerini ihtiva edecek şekilde tutulması gerekmektedir. m) İthal/İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), n) İthal/İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar, o) İthal/ihraç edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar, ö) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), p) İthal /ihraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat, r) İthal /ihraç her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin toplam tutar, s) İthalat işlemleri ile ilgili her bir vergi türü itibarıyla vergi yükümlülükleri (KDV, ÖTV gibi.), t) İthalat /ihracat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN’ı. Elektronik Kayıt Saklama Gereklilikleri Danışmanlığı Girdi malın ürün kodu, f) Alıcının/Satıcının ülkesi, e) Alıcı/Satıcının soyadı, E-Dönüşüm Checkup Hizmetleri (Bütünsel Yaklaşım) a) Üretim girdileri için; Girdi malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), ş) Belge toplam tutarı, PwC Mal Stok Kayıtları Dönem başlangıcı, Dönem bitişi, E-Defter Uygulaması Danışmanlığı E-Fatura Danışmanlığı Kayıt Saklama Gereksinimleri E-Arşiv Uygulaması Danışmanlığı Üretilen malın ürün kodu, Üretilen malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), Miktarı, Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), Birim maliyet, Toplam maliyet. c) Üretim süreci için; Mamul ya da yarı mamulü üretebilmek için kullanılması gereken ilk madde ve malzeme, yarı mamuller ile üretim süreci sonunda elde edilecek ürünlerin miktar bilgileri ile tarif edildiği ürün reçeteleri, Hammadde, malzeme ve mamuller ile ilgili olarak stok, sevk ve üretim süreçlerinde oluşan fire ve zayiatın cinsi, miktarı ve ürün kodu. Yürürlük 431 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği 29.12.2013 tarihinde yayımlanmıştır. 1 Temmuz 2014 tarihinde yürürlüğe girecektir. Kayıtların oluşturulması, muhafaza ve ibrazı Kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Kayıtlar belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulur. Kayıtların oluşturulma süresi Mükellefler, bu Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işlemini, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır. Elektronik Kayıtlar Kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır. Vergi otoritesinin talep ettiği bu kayıtlar ile ilgili gerekliliklerin karşılamanın ötesinde, oluşturulacak elektronik kayıtlarının firmanızın diğer vergi beyanları, yasal defter ve kayıtları ve fiili durum ile tutarlı olması önem arz etmektedir. Hizmetimiz Baştan Sona Destek • Workshop - Firmanız bünyesinde ilgili ekipler ile görüşerek gerekli verilerin toplanması ve saklanmasının yöntemlerinin tartışılması - Verilerin mevcut olup olmadığının tespit edilmesine yardımcı olunması, eksik dataların sağlanması için önerilerin paylaşılması • Tebliğe Uyum Denetimi - Kontrol: Oluşturulan kayıtlar bütünün mevzuat tarafından belirlenmiş asgari içerik ve şartları taşıyıp taşımadığının kontrol edilmesi • Mevzuata Uygunluk Çerçevesinde Implementasyon Proje Desteği: Oluşturulan Excel, XML gibi formatların gereklilikleri karşılaması için destek verilmesi, ekiplerinizin ve IT danışmanlarının soracağı sorulara proje boyunca cevaplar verilmesi (vergi mevzuatı açısından), Gelir İdaresi Başkanlığı ile yürütülen ilişkilerde destek verilmesi (özelge başvuruları, anlaşılamayan hususların sorulması vb) • Yasal Kayıtlar ve Vergi Beyanları ile Veri Tutarlılığı Denetimi: Oluşturulan elektronik dosyaların içerdiği verilerin firmanızın mevcut yasal kayıtları, üretim raporları, vergi beyanları, KDV beyanları, ÖTV beyanları ve gümrük beyannameleri ile karşılaştırılması ve veri tutarlılığının kontrol edilmesi 1) .xls - Microsoft Excel dosyası, 2) .xlsx - Microsoft Excel dosyası, 3) .txt - Düz metin dosyası, 4) .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası, 5) .xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası. (Elektronik) Kayıt Saklama Gereksinimleri Tebliği Kapsamında mısınız?